Flyttesagsstyring i EG:Bolig

Transkript

1 Flyttesagsstyring i EG:Bolig I EG Bolig findes et modul til flyttesagsstyring, som udgør et fælles styringsværktøj for både ejendomsfunktionærer, driftschefer og sagsbehandlere. Flyttesagsstyringen i EG Bolig holder styr på rekvisitioner omkring en flyttesag, modtagne fakturaer, om sagerne er klar til afregning og om der er nogen sager der nærmer sig tidsfrister men hvor der mangler fakturaer. Flyttesagsstyringen i EG Bolig vil fremover være den måde, vi i Boligkontoret skal styre vores flyttesager. GO:Bolig vil i forhold til flyttesager udelukkende bliver brugt som arkiveringssted for de dokumenter og mails der vedrører de enkelte flyttesager. Anvendelse 1. Funktionærerne bruger det til rekvisitioner på flyttesager både normalistandsættelse, misligholdelse og afdelingens arbejder. 2. Sagsbehandlerne bruger det til at holde styr på status på flyttesager. Som sagsbehandler bør man mindst én gang om ugen tjekke følgende: a. Om alle fakturaer er kommet b. Sager er klar til afregning (sagen er rød). Systemet styrer ud fra rekvisitioner til fraflytter og ikke rekvisitioner til afdelingen. Det er fraflytters andel, der er styrende for afregningsfrist. c. Sager nærmer sig afregningsfrist, men hvor der mangler fakturaer (sagen er orange). Her skal der rykkes for fakturaer, så sagen kan afregnes rettidigt senest 4 uger efter endt istandsættelse (dvs. normalt = fraflytningsdato + 2 uger til istandsættelse + 4 uger til flytteafregning). 3. Driftscheferne: Når den færdig flyttesag modtages fra ejendomsfunktionærerne til gennemsyn og godkendelse, kan driftschefen bruge flyttesagsstyringen til at foretage en prioritering mellem de sager, der er klar til afregning. Alle sager, der er klar til afregning (fakturaer vedr. fraflytter er modtaget), står som udgangspunkt som "røde". Ved at markere sagerne som manuelt klar til afregning (klikke på den grønne knap til højre i sagens linje) kan sagen gives en højere prioritet end de andre sager, som er klar til afregning

2 Vejledning Flyttesagsstyringen findes i EG under menupunktet Flyttesag Flyttesager. Herefter åbner flyttesagsstyringen i EG Bolig Web: For at se status på alle aktuelle flyttesager udfyldes felterne Afdeling med selskabs og evt. afdelingsnummer og under Bogf.Status vælges "Opsagte flyttesager" klik herefter på "Søg"

3 Dette giver en oversigt med en masse farver, som forklares i de efterfølgende afsnit. Farvekoder Flyttesagens linje kan blive vist med 5 farver: Hvid: Flyttesager der endnu ikke opfylder kriterierne for at få en farve. Disse sager skal man ikke bekymre sig om. Gul: Der er gået 5 uger eller derover siden fraflytningsdatoen/synsdatoen, og der er stadig udestående fakturaer. Her skal rykkes for fakturaer, da sagen jf. lejeloven skal afregnes senest 4 uger efter endt istandsættelse. Orange: Der er gået 3 uger eller derover fra frigørelsesdatoen eller der er gået 3 uger eller derover siden seneste faktura i flyttesagen blev modtaget, og der er stadig udestående fakturaer. Her skal rykkes for fakturaer, da sagen jf. lejeloven skal afregnes senest 4 uger efter endt istandsættelse. Rød: Flyttesagen er klar til afregning. Grøn: Flyttesagen er manuelt sat til afregnet (Ved at klikke på den grønne firkant). Det kan aftales lokalt at fx driftschefer markerer sager klar til afregning for at angive en prioritering i afregningerne. Grønne sager vil således skulle afregnes før røde.

4 En flyttesag kan godt hoppe over en farve. Fx vil en flyttesag gå direkte fra hvid til rød, hvis der 2 uger efter frigørelsesdatoen er kommet fakturaer til alle rekvisitioner. Hermed er flyttesagen klar til afregning. Afregningskode Flyttesagerne er markeret med en grøn og rød/hvid firkant til højre i billedet: Ved at klikke på den grønne firkant kan man manuelt sætte flyttesagen klar til afregning (med mindre der er åbentstående rekvisitioner). Rød firkant betyder, at systemet melder flyttesagen klar til afregning. Hvid firkant betyder, at flyttesagen endnu ikke er klar til afregning. Du kan ved at klikke på enten den grønne, røde eller hvide firkant ud for en flyttesag markere hele linjen enten rød, grøn eller hvid. Du bliver bedt om at bekræfte markeringen, når du klikker på firkanten. Den grønne firkant bruges til at godkende en afregning. Den røde og hvide firkant bruges til at fjerne denne godkendelse.

5 Noter Der er mulighed for at sætte noter på en flyttesag ved at klikke på det lille "i" der ligger i den enkelte sagslinje. Noterne kan bruges til orientering mellem fx ejendomsfunktionærer, driftschefer og sagsbehandlere, hvis der er vigtig information om sagen. Hvis der er koblet noter på sagen bliver i-et rødt. På hver note bliver det registreret, hvem der har oprettet noten og hvornår. Link til flyttesagskontokort Giver mulighed for at se alle bogførte poster på fraflytter.

6 Link til hhv. Lejemål og Lejer Ved at klikke på enten lejemålsnummer eller lejernummer i sagslinjen kan man komme til hhv. lejemålskartoteket eller lejerkartoteket i EG Bolig Web. Oprydning Der ligger for alle kontorer en række gamle flyttesager på listen over sager klar til afregning mv. Disse sager kan godt være afregnet, men er bare ikke afsluttet korrekt i EG Bolig. Der vil derfor skulle ske en oprydning i disse sager. EG supporten rydder så vidt muligt op i alle sager med frigørelsesdatoer før 1/1/2013. Dvs. at de sager der fremgår af listen, vil være nogen, som afdelingskontoret skal forholde sig til enkeltvis. Hvis der er brug for hjælp i den forbindelse, kan man kontakte EG supporten.