Håndbog om økonomistyring. Fredensborg Kommune. Kasse- og regnskabsregulativ for Fredensborg Kommune

Transkript

1 Håndbog om økonomistyring Fredensborg Kommune Kasse- og regnskabsregulativ for Fredensborg Kommune

2 Forord, april 2010 Håndbog om økonomistyring Forord Denne håndbog indeholder de regler og retningslinjer som gælder for økonomistyringen i Fredensborg Kommune. Håndbogen er opbygget med en indledende beskrivelse af den overordnede økonomiske styring i kommunen, hvorefter der er en række uddybende bilag. Bilagene omhandler alt fra beskrivelser af ansvar og kompetencer til regler og retningslinier for den enkelte medarbejders arbejde i dagligdagen. Det er hensigten, at Økonomistyringshåndbogen for Fredensborg Kommune kan benyttes som et opslagsværk, hvor budgetansvarlige ledere og medarbejdere kan orientere sig i forhold til de regler og retningslinier, som gælder for den økonomiske styring. Økonomistyringshåndbogen udgives i elektronisk form som løbende opdateres. Håndbogen ligger på Medarbejderportalen under Kommunaldirektøren, Økonomi og Strategi, Økonomi. Hvis der sker ændringer til håndbogen vil dette fremgå af Medarbejderportalen. Der er også udarbejdet en pixiudgave af Håndbog om økonomistyring i både en elektronisk og papirbaseret version. (Økonomistyring i Fredensborg Kommune Kort sagt) Det er fastsat i styrelsesloven, at Byrådet fastsætter reglerne for kommunens kasse- og regnskabsvæsen i et kasse- og regnskabsregulativ. Håndbogen erstatter det tidligere kasseog regnskabsregulativ. Dette betyder, at revisionen skal have tilsendt håndbogen til orientering. Den samme procedure gælder for ændringer til Håndbogen. 2

3 Håndbog om økonomistyring Del 1, opdateret april 2010 Håndbog om økonomistyring Del 1 Det overordnede afsnit i Økonomistyringshåndbogen omhandler Fredensborg Kommunes styringsfilosofi, rollefordeling, økonomisk politik samt bevillinger og rammer. Formålet med afsnittene er, at præsentere læseren for de overordnede rammer, der er for Styringsfilosofi Økonomisk politik Rollefordeling Bevillinger og rammer styringen i Fredensborg Kommune, herunder opgavefordelingen, og de værktøjer der benyttes i økonomistyringen. I det følgende gennemgås først kommunens styringsfilosofi som sætter rammerne for den økonomiske styring i kommunen. Herefter gennemgås rollefordelingen mellem politikere og administration og mellem de forskellige afdelinger i administrationen. Kommunens økonomiske politik og rammerne for økonomistyringen beskrives afslutningsvist. 1. Fredensborg Kommunes styringsfilosofi Fredensborg Kommunes styringsfilosofi bygger på princippet om mål- og rammestyring. Byråd og direktion fastlægger mål, rammer og fælles retningslinier, og sikrer dermed en klar og entydig central ledelse. Afdelinger og institutioner har ansvaret for egen drift og udvikling og prioriterer selv - under hensyn til centrale mål og rammer. Dermed sikres det nødvendige råderum for decentral ledelse. Til at understøtte den valgte styringsfilosofi er der udarbejdet en række konkrete styringsredskaber, herunder visionen, politikker, budgetdokumentet Økonomi og kvalitet, ledetråden og lederaftaler/årsplaner. Visionen og de vedtagne politikker udgør fundamentet for kommunens styring. I den årlige budgetproces sker en konkretisering af visionen og de vedtagne politikker samtidig med, at de overordnede økonomiske rammer herfor fastlægges. Med direktionens ledetråd sættes mål for organisationens strategiske udvikling. På baggrund af politikker, budget og ledetråd formuleres konkrete mål for de enkelte afdelinger og institutioner i lederaftaler/årsplaner. Opfølgning Lederaftaler/ årsplaner Vision Politikker Ledetråden Økonomi og kvalitet Visionen I februar 2007 vedtog Byrådet Fredensborg Kommunes vision: Fredensborg Kommune tilfredse borgere (se boks). Visionen bæres af ordene mangfoldighed, bæredygtighed, udvikling, dialog, åbenhed og sammenhæng. Visionen sætter retning for hele kommunen og afspejler sig i vores handlinger og initiativer på alle områder. Fredensborg Kommune tilfredse borgere Kommunen skal med sin natur, kultur og mangfoldighed være en bæredygtig kommune i udvikling. I tæt dialog med borgerne skabes en attraktiv kommune, kendetegnet ved åbenhed og sammenhæng. 2

4 Politikker Siden 2007 er der udarbejdet politikker på en lang række af kommunens serviceområder. En politik indeholder en række overordnede politiske målsætninger, der angiver de politiske pejlinger, udviklingsønsker og mål for et konkret politikområde. Udarbejdelse af politikkerne sker med udgangspunkt i den af Byrådet vedtagne skabelon for formulering af politikker. På baggrund af behandling i de relevante fagudvalg vedtages politikker af Byrådet, og er som sådan klare mål, der skal efterleves i hele kommunen. Direktionen er ansvarlig for udmøntning af de vedtagne politikker. Vedtagne politikker: Borger- og brugerinddragelsespolitik Børne- og ungepolitik Handicappolitik Integrationspolitik og handleplan Sundhedspolitik Ældrepolitik Frivilligpolitik Kultur- og idrætspolitik Erhvervs- og turismepolitik Økonomi og kvalitet Den samlede udvikling af Fredensborg Kommune tilrettelægges gennem budgetarbejdet og den fysiske planlægning, hvor formålet er, at samordne kommunens politiske målsætninger og den økonomiske og fysiske planlægning gennem en årlig helhedsorienteret planlægning. Budgettet struktureres i politikområder, der knytter budget og politikker sammen. Budgettet indeholder således de overordnede mål og rammer og danner strukturen for det strategiske arbejde på både politisk og administrativt plan (se også afsnit 4). Som led i budgetprocessen opstilles mål for udviklingen af kvaliteten indenfor kommunens serviceområder (politikområder). Målene indgår i den såkaldte kvalitetskontrakt, som regeringen med kvalitetsreformen har pålagt alle kommuner at udarbejde. Budgettet vedtages i oktober måned og er Byrådets overordnede centrale styringsværktøj. Ledetråden Ledetråden er direktionens årlige strateginotat. Med Ledetråden formulerer direktionen krav og forventninger til den organisatoriske udvikling de kommende år. Ledetråden sætter således retning for organisationens udvikling og angiver, hvilke direktionsinitierede tværgående indsatser og projekter, der skal løftes i det kommende år. Indsatserne er rettet mod organisationen, borgerne og medarbejderne. Ledetråden præsenteres hvert år af direktionen i august/september. Lederaftaler og årsplaner Lederaftaler indgås hvert andet år med alle afdelingschefer og institutionsledere i kommunen. Med udgangspunkt i afdelingernes og institutionernes egen hverdag konkretiseres mål i politikker, budget (herunder mål i kvalitetskontrakten) og direktionens ledetråd i aftaler med den enkelte leder om, hvilke mål dennes afdeling eller institution skal arbejde med de kommende år. I forlængelse heraf udarbejdes årsplaner. I årsplanerne beskriver afdelingerne og institutionerne, hvordan de vil arbejde med de opstillede mål i lederaftalen, ligesom der er mulighed for at opstille lokale mål for afdelingen eller institutionen. Ansvaret for udarbejdelsen af lederaftalerne er fælles for de to aftaleparter, dvs. direktør eller afdelingschef på den ene side og afdelingschef eller institutionsleder på den anden side. Lederaftalerne er som sådan et dialogbaseret værktøj. Årsplanerne er afdelingernes og institutionernes eget handlingsorienterede redskab. Opfølgning dokumentation og evaluering Mål og rammer skal følges op. Derfor skal Fredensborg Kommune i lang højere grad end hidtil dokumentere resultater og effekter af kommunens indsats. Styringsfilosofien er baseret på, at de opstillede mål er formuleret således, at det er muligt at følge op på og evaluere de igangsatte aktiviteter. 2

5 2. Rollefordelingen Styringsfilosofien baseres på en klar rollefordeling. Byråd og direktion fastlægger mål, rammer og fælles retningslinjer, således at Fredensborg Kommune via en klar og entydig central ledelse i de kommende år kan manøvrere i spændingsfeltet mellem de mange nationale og lokale hensyn og krav. Afdelingerne og institutionerne har ansvaret for egen drift og udvikling, og prioriterer selv under hensyn til centrale mål og rammer. Den decentrale ledelse betyder, at opgaverne bliver løst og udviklet, hvor fagligheden er størst og tættest på borgernes behov. Grænsen mellem det centrale og decentrale ansvar er klar. Fredensborg Kommune er en kommune med en vidtgående decentralisering. Men samtidig centraliseres visse opgaver, hvor det giver mening med administrative fællesskaber og hvor der kan indhøstes stordriftsfordele. Rollefordelingen i den administrative styring kan skitseres således: Byrådet Byrådet har det overordnede ansvar for Fredensborg Kommunes udvikling og for, at borgerne får de ydelser, de har ret til. Byrådet formulerer: politikker og mål, fastlægger budget og serviceniveauer og varetager den samlede politiske helhedstænkning i kommunen. Derved styrer Byrådet via mål og bevillinger. Byrådet ledes af borgmesteren, som også er den øverste leder af administrationen. Byråd og borgmester støttes i deres arbejde af direktionen. Direktionen Direktionen er Byrådets og borgmesterens nærmeste rådgiver, og koordinerer kommunens samlede drift og udvikling. Direktionen har det overordnede ledelsesansvar og dermed for: at kommunen følger gældende lovgivning at realisere de lokalpolitiske mål for drift og udvikling at koordinere og skabe sammenhæng og sætte den overordnede retning for ledere og medarbejdere at sikre en løbende organisatorisk udvikling, der matcher en moderne kommune. Direktionen ledes af kommunaldirektøren. Afdelinger og institutioner Alle afdelinger og institutioner har under hensyn til centralt fastlagte mål og rammer, herunder eget budget, ansvar for: drift, faglig kvalitet og metodeudvikling, økonomi, personale og udvikling Alle afdelinger og institutioner arbejder systematisk med at fastlægge, dokumentere og følge op på lokale mål. Direktørerne er ansvarlige for afdelinger og institutioner inden for eget direktørområde. Afdelingschefer refererer til direktørerne, institutionslederne til afdelingscheferne. De tværgående afdelinger: Strategi og Ledelse, Løn og Personale, IT og Rådhus, Kommunale Ejendomme og Økonomisk Afdeling har dels en række understøttende servicefunktioner over for direktion, øvrige afdelinger og institutioner i hele organisationen, dels bidrager de til den tværgående koordination og helhedstænkning i Fredensborg Kommune. 3. Den økonomiske politik i Fredensborg Kommune Hovedmålsætningen for den økonomiske politik er at sikre en bæredygtig økonomisk udvikling, der på sigt skaber de nødvendige økonomiske frihedsgrader for en langsigtet strategisk udvikling, der kan understøtte visionen om tilfredse borgere. For at opfylde 3

6 hovedmålsætningen skal kommunens budgetter indrettes på at kunne opfylde følgende 5 målsætninger: 1. Overskud på det skattefinansierede budget Den ordinære driftsvirksomhed skal udvise et overskud, som kan finansiere de forudsatte anlægsudgifter og den forudsatte gældsafvikling samtidig med at kassebeholdningen fastholdes. Det betyder, at der lægges op til at sigte efter at skabe et overskud på driftsbudgettet på ca mio.kr.; jf. punkterne Anlægsrammen skal blive uafhængig af indtægter fra salg af grunde og aktiver Finansieringen af anlægsrammen skal dermed gradvist overgå til at være uafhængig af indtægter fra salg af grunde og aktiver. Det betyder, at der sigtes mod fuld finansiering af den normale anlægsramme på ca. 35 mio.kr. årligt uden salgsindtægter. 3. Afvikling af den langsigtede gæld Kommunens langfristede gæld skal nedbringes med henblik på at skaffe tilstrækkeligt økonomisk råderum til fortsat strategisk udvikling af kommunens aktiviteter. Der sigtes mod, at kommunen som gennemsnit årligt afdrager 10 mio.kr. på den langfristede gæld. 4. En robust kassebeholdning Kassebeholdningen skal have en størrelse, så der er tilstrækkelig likviditet til at sikre en tilstrækkelig økonomisk robusthed/stabilitet ved uforudsete ændringer i budgetforudsætningerne mv. Kommunens mål er, at have en kassebeholdning på 60 mio.kr. (40 mio.kr. til håndtering af de almindelig forekommende udsving svarende til 1000 kr. pr. indbygger, og 20 mio.kr. til håndtering af den eksponering, som kommunens Sale og Lease Back arrangement medfører i forhold til finansielle udsving). 5. Lavest mulige skatteprocenter Skatteprocenterne skal være så lave som muligt, men fastlægges i overensstemmelse med gældende regler og på basis af en grundig forudgående vurdering af udgiftsbehov og serviceniveauet. Opfyldelsen af de overordnede målsætninger for økonomien skal afspejles i den måde, hvorpå økonomistyringen tilrettelægges i kommunen. For at opnå overskud på det skattefinansierede område skal driften løbende effektiviseres, således at der stadig er rum til igangsættelse af nye initiativer. En løbende effektivisering er vigtig, så der herved skaffes et politisk råderum inden for rammen til udvikling, så behov og ønsker kan imødekommes. 4. Bevillinger og rammer Mål- og rammestyring Fredensborg Kommune anvender mål- og rammestyring med udbredt decentralisering og uddelegering af ansvar. Det sikrer sammenhæng i dagligdagen mellem de faglige kompetencer og prioriteringen af den økonomiske ramme. Mål- og rammestyring betyder, at der indenfor hvert politikområde udmeldes en økonomisk ramme, som er til rådighed for at opfylde de udmeldte servicemål. Herudover er der en række mere specifikke mål for ydelsen, som skal sikre indholdet i ydelsen dvs. sammenhængen mellem pris og kvalitet. Undtaget herfor er udgifterne på de indsatsstyrede områder dvs. områderne for udsatte børn og unge, beskæftigelse, vidtgående specialundervisning, den aktivitetsbestemte medfinansiering af sundhedsområdet samt voksenhandicap, da det på disse områder ikke er muligt at rammestyre udgifterne på samme vis som på de rammestyrede områder. Byrådets forudsætning for, at de indsatsstyrede områder friholdes fra rammestyringen er, at der årligt udarbejdes en økonomisk masterplan. Masterplanen skal præcisere, hvilken indsats der skal gøres for at sikre, at udgifterne minimeres. Det kan fx være i form af revisitering af sager, 4

7 gennemførelse af konkrete projekter, indførelse af nye arbejdsmetoder, forbyggende indsatser, ændring i arbejdsgange, justering i visitationskriterier mv. Bevillingsniveauet er i Fredensborg Kommune fastsat til politikområder. I Fredensborg Kommune er budgettet opdelt i 18 politikområder. Et politikområde omfatter ensartede aktiviteter fx børn, bygningsvedligeholdelse, beskæftigelse, grønne arealer mv. At bevillingsniveauet er fastsat til politikområder betyder, at det kræver en tillægsbevilling at overføre beløb mellem politikområder, også selvom disse er inden for samme udvalgsområde. Herudover sondres der mellem indsatsstyrede områder og rammestyrede områder. Det kræver ligeledes en beslutning i Byrådet før der kan flyttes penge mellem indsatsstyrede og rammestyrede områder. 5

8 Håndbog om økonomistyring Del 2, opdateret april 2010 Håndbog om Økonomistyring Del 2 I Økonomistyringshåndbogens del 2 er de forskellige delelementer i Budget og kommunens økonomiske styring Arbejdsdeling regnskab konkretiseret i 18 bilag. Bilagene er og koordinering opdelt i temaerne: arbejdsdeling og Fællesaftaler Bogføring koordinering, budget og regnskab, bogholderi og fællesaftaler. Bilagene omhandler alt fra beskrivelser af ansvar og kompetencer til regler og retningslinier for den enkelte medarbejders arbejde i dagligdagen. Arbejdsdeling og koordinering 1. Bevillingsregler 2. De budgetansvarliges opgaver Budget og regnskab 3. Procedure for udarbejdelse af budget 4. Budgetopfølgning 5. Retningslinier for god økonomisk sagsbehandling 6. Procedure for regnskabsaflæggelsen 7. Overførselsadgang 8. Anvendt regnskabspraksis Bogholderi 9. Integreret anvisning 10. Betalingsfrister 11. Kassefunktioner og forskudskasser 12. Opbevaring og registrering af midler 13. Afstemning af konti i pengeinstitutter samt mellemregnings- og registreringskonti 14. Kontrol og afstemning ved anvendelse af elektroniske ind- og udbetalingssystemer Fællesaftaler 15. Forsikringsforhold og risikostyring 16. Leje og leasing 17. Indkøb 18. Finansiel styring 6

9 Håndbog om økonomistyring Bilag 1, opdateret april 2010 Bilag 1 Bevillingsregler Afsnittet omhandler en beskrivelse af, hvad en bevilling er, hvilke typer der er af bevillinger og bevillingsniveauet i Fredensborg Kommune. Herudover behandles afslutningsvist øvrige bevillingsmæssige forhold. 1. Hvad er en bevilling? En bevilling er en bemyndigelse fra Byrådet til at afholde udgifter og oppebære indtægter inden for de fastsatte økonomiske rammer og i overensstemmelse med de vilkår, hvorunder bevillingen er givet. Der må ikke træffes udgifts- eller indtægtsmæssige dispositioner i kommunen, uden den fornødne bevilling foreligger fra Byrådet. Undtaget herfra er lovbundne poster som kommunen er forpligtet til at yde og kalkulatoriske poster (jf. Indenrigs- og Sundhedsministeriets regler). Det er Byrådet, som har bevillingskompetencen og denne kan ikke delegeres. Bevillingsafgivelsen sker med vedtagelsen af årsbudgettet. Årsbudgettets bevillingsmæssige funktion er fastsat i styrelseslovens 40. Det fremgår heraf, at de poster på årsbudgettet, hvortil kommunalbestyrelsen har taget bevillingsmæssig stilling, afgiver den bindende regel for den næste års kommunale forvaltning. Sammen med årsbudgettet vedtages flerårsoversigten, der indeholder budgetoverslag for de næste 3 år. Formålet er at sikre, at der sker en vurdering af de mere langsigtede virkninger, som beslutningerne i årsbudgettet indebærer. Byrådet vedtager i Fredensborg Kommune nettobevillinger, hvilket betyder, at der ved større indtægter er mulighed for at afholde større udgifter, såfremt forudsætningerne for bevillingen overholdes. Dette er dog under forudsætning om, at afholdelsen af udgifterne er i overensstemmelse med de vilkår som er tilknyttet bevillingen. Såfremt forudsætningerne for bevillingen ændres, skal der indhentes en ny bevilling hos Byrådet. 2. Bevillingstyper Der er 3 forskellige bevillingstyper henholdsvis driftsbevillinger, anlægsbevillinger og tillægsbevillinger. Driftsbevillinger omfatter alle kommunens driftsudgifter og indtægter samt refusioner (dvs. kontoplanens dranst 1 og 2). Driftsbevillingerne er ét årige og gives ved budgettets vedtagelse. Anlægsbevillinger omfatter kommunens udgifter og indtægter (dvs. kontoplanens dranst 3). Anlægsbevillinger kan være èt eller flerårige, og budgetlægges med et rådighedsbeløb. Anlægsbevillinger kan gives på et hvert tidspunkt af året, såfremt der er afsat et rådighedsbeløb til afholdelse af udgiften i budgettet. En anlægsbevilling kan ikke anvendes før Byrådet har godkendt frigivelse af rådighedsbeløb. Selvom anlægsbevillinger er flerårige, kan der kun i det enkelte regnskabsår afholdes udgifter til anlægsarbejdet svarende til det i budgettet opførte rådighedsbeløb. Tillægsbevillinger kan omfatte såvel drifts- og anlægsbevillinger som frigivelse af rådighedsbeløb til anlægsbevillinger, som godkendes af Byrådet i årets løb. Tillægsbevillinger kan både omhandle mer- og mindreudgifter, nye aktiviteter, 2

10 ændringer i de forudsætninger der er til budgettet, ændringer i forhold til tidligere beslutninger mv. Ovenstående 3 bevillingstyper omhandler kun hovedkonto 0-6. Herudover er der en række finansielle poster uden bevillingsmæssig funktion, fx renter, lån, afdrag, skatter og finansforskydninger. Det skal endvidere nævnes, at der for institutioner underlagt rammeaftalen for Kommunekontaktråd (KKR) gælder særlige regler. Dette er beskrevet i et særskilt notat, som ligger på medarbejderportalen under Kommunaldirektøren, Strategi og Økonomi, Økonomisk Afdeling. Det kan være vanskelligt at skelne mellem drifts- og anlægsudgifter, da dette kan afhænge af den konkrete situation og kontekst. Som nogle mere generelle forhold, der må indgå i overvejelserne om sondringen mellem driftsudgifter og anlægsudgifter skal peges på følgende: En vurdering af udgiftens størrelse og karakter (type) i forhold til den pågældende institutions eller aktivitets sædvanlige udgiftsniveau En vurdering af, om der som følge af udgiften sker en væsentlig ændring i den pågældende institutions eller aktivitets sædvanlige udgiftsniveau Styringsmæssige overvejelser Nybyggeri af større omfang bør altid henføres til anlægssiden Udgifter til ombygning, renovering m.v. vedrørende lejede lokaler bør som hovedregel henføres til driftssiden. Der kan dog forekomme situationer, hvor lejemålets længde og udgiftens størrelse kan begrunde en henføring til anlægssiden (se endvidere budget og regnskabshåndbogens kapitel 2.2. på Indenrigs- og Sundhedsministeriets hjemmeside). I tilfælde, hvor sondringen mellem drifts- og anlægsudgifter giver anledning til tvivl kan endvidere henvises til de for staten gældende regler, som er fastsat i Finansministeriets økonomisk-administrative vejledning. Heri er specielt omtalt følgende situationer: Vejledende for, om en udgift til vedligeholdelses- og ombygningsarbejder bør henføres under drift eller under anlæg, er dels om arbejdet indebærer væsentlige ændringer i bestående bygninger eller anlæg, dels om formålet med eller brugen af bygningen m.v. ændres væsentligt. Er dette tilfældet, bør udgiften konteres under anlæg. Udgifter til anskaffelser af materiel, inventar m.v. bør som hovedregel henføres under drift. Anskaffelser, der medfører en væsentlig forskydning af institutionens driftsudgiftsniveau, bør dog henføres under anlæg. Vægten lægges således ikke på, om den konkrete anskaffelse er ordinær eller ekstraordinær. Anskaffelser af materiel og inventar i forbindelse med kommunalt nybyggeri afholdes i alle tilfælde som en del af byggeudgiften. Udgifter til behovsanalyse og programoplæg for et bygge- eller anlægsarbejde kan henføres til driften. Hvor der er etableret særlige byggeadministrationer, gælder dette også udgifter til udarbejdelse af byggeprogram. Projekteringsudgifter i øvrigt henføres under anlæg. Ifølge Indenrigs- og Sundhedsministeriets regler kan anlægs- og tillægsbevillinger afgives på et hvilket som helst tidspunkt på året. I Fredensborg Kommune tilstræbes det dog, at tillægsbevillinger kun gives i forbindelse med de 3 årlige budgetrevisioner der er for henholdsvis drift- og anlægsområdet. 3. Det fastsatte bevillingsniveau i Fredensborg Kommune Bevillingsniveauet er i Fredensborg Kommune fastlagt på politikområder. Hver bevilling er en totalramme. Det er Byrådet der fastlægger bevillingerne og det kræver en beslutning i Byrådet for at kunne flytte penge mellem bevillingerne. Der sondres herunder mellem indsatsstyrede områder og rammestyrede områder. Det kræver ligeledes en beslutning i Byrådet før der kan flyttes penge mellem indsatsstyrede og rammestyrede områder. Inden for de rammestyrede områder ligger de opgaver, hvortil der 2

11 kan udmeldes en fast økonomisk ramme til løsning af de udmeldte servicemål. Her er opgaven at tilpasse serviceniveauet til den økonomiske ramme der er afsat. Områderne for udsatte børn og unge, beskæftigelse, vidtgående specialundervisning, den aktivitetsbestemte medfinansiering af sundhedsområdet samt voksenhandicap, betragtes som de indsatsstyrede områder. Årsagen til dette er, at det ikke er muligt at styre disse områder, på samme måde som de rammestyrede udgifter. Byrådets forudsætning for at de indsatsstyrede områder friholdes fra rammestyringen er, at der årligt udarbejdes en økonomisk masterplan. Masterplanen skal præcisere, hvilken indsats der skal gøres for at sikre, at udgifterne minimeres. Det kan fx være i form af revisitering af sager, gennemførelse af konkrete projekter, indførelse af nye arbejdsmetoder, forbyggende indsatser, ændring i arbejdsgange, justering i visitationskriterier mv. De økonomiske masterplaner er det primære administrative og politiske redskab til at fastlægge indsatsen for at økonomistyre og minimere udgifterne på de indsatsstyrede områder. Kommunens bevillingsregler kan sammenfattes som illustreret i følgende tabel: Budgetlægning Styringen af området Rammestyrede områder Økonomisk ramme der prisfremskrives. Serviceniveau skal altid tilpasses rammen. Indsatsstyrede områder Budgetmodel baseret på mest muligt pris x mængde. Budgetmodellen er en del af masterplanen. Økonomisk masterplan fastlægger indsatserne på området. På de indsatsstyrede områder er det ikke muligt at styre direkte på, hvor mange borgere der visiteres, da det afhænger af den konkrete sagsbehandling. Den budgetansvarlige leder har ansvaret for at udarbejde en økonomisk masterplan til drøftelse i fagudvalget, der konkretiserer hvilken indsats der gøres for at minimere udgifterne. 4. Øvrige bevillingsmæssige forhold Der gælder særlige forhold, når bevillinger anvendes på en måde, der kan have økonomiske konsekvenser for kommunen ud over det umiddelbart anvendte beløb. Det kan være anvendelse af beløb, hvorved et udvalg påtager sig en risiko og binder kommunen økonomisk frem i tid eller lignende. Dispositioner af denne karakter skal altid godkendes af Byrådet. Af eksempler kan nævnes: Underskudsgarantier (hvis beløb ikke afholdes inden for rammen) Igangsættelse af projekter med tilskud fra EU, landsbyggefonden mv., hvor kommunen indgår et samarbejde, som forpligter kommunen i fremtiden. Garantiforpligtelser 3

12 Håndbog om økonomistyring Bilag 2, opdateret april 2010 Bilag 2 De budgetansvarliges opgaver Dette bilag omhandler de opgaver og forpligtelser, som de budgetansvarlige har på de forskellige niveauer i organisationen. 1. De budgetansvarliges opgaver Generelt for budgetansvarlige ledere på alle niveauer er, at de er forpligtiget til månedligt at følge op på forbrugsudviklingen for deres område på både drifts- og anlægssiden. Det sker ved at følge med i månedlige anvisningsrapporter som trækkes i økonomisystemet Mål og Midler. Anvisningsrapporterne attesteres løbende og arkiveres i 5 år. Anvisningsrapporterne arkiveres i Acadre. I Acadre opretter de budgetansvarlige en mappe der hedder Budget år XX- Godkendte anvisningsrapporter- måned enhedens navn. J.nr , facet Ø09. Når anvisningsrapporten er gemt i mappen af den budgetansvarlige, har dette samme status som en underskrift. Hvis området eller institutionen endnu ikke har Acadre gemmes en underskrevet rapport i ringbind, som skal være tilgængelig for revisionen. Den budgetansvarlige leder skal med de månedlige rapporter sikre at budget og forbrug er korrekt. Såfremt budgettet ikke er korrekt, er det den budgetansvarliges ansvar at informere den nærmeste foresatte om ændringerne. Ved de 3 årlige budgetrevisioner gennemgår de budgetansvarlige deres budget med henblik på, om budgettet er korrekt. Ved integreret anvisning, skal den budgetansvarlige foretage stikprøvekontrol. Hver måned kontrolleres 5 % af enhedens samlede antal bilag, se Anvisningsrapporter og stikprøvekontrol i bilag 9. Det påhviler de budgetansvarlige at sikre, at der er originale bilag som dokumenterer samtlige transaktioner. Dette kan fx være kasseboner, togbilletter eller lignende. Ved finansiel status, som foretages kvartalsvist, har de budgetansvarlige ledere for hvert område ansvaret for afstemning og saldospecifikationer på alle konti på hovedkonto 9 (konti i pengeinstitutter, mellemregnings- og restancekonti). Dvs. den budgetansvarlige skal kontrollere, at der finder en afstemning sted og vurdere den. Afstemningen skal påtegnes af den budgetansvarlige og af personen, som har foretaget afstemningen. Den budgetansvarlige udarbejder en forretningsgangsplan for, hvor ofte der skal foretages afstemning indenfor området. Der skal dog som minimum foretages en afstemning hver gang Økonomisk Afdeling udsender en finansiel status. Se endvidere bilag 13. Direktørens ansvar Direktøren er ansvarlig for: 1. at udpege budgetansvarlige 2. have en løbende dialog med de budgetansvarlige 3. fremlægge sager med bevillingsmæssige konsekvenser til de politiske udvalg Direktøren er budgetansvarlig for sit område, herunder at ingen udgifter eller indtægter afholdes uden bevilling. Direktøren udpeger en budgetansvarlig for hvert politikområde. En oversigt over de budgetansvarlige på de forskellige områder findes på Medarbejderportalen, områder, Kommunaldirektøren, Økonomi og Strategi, Økonomi. 4

13 Politikområder Bevillingsniveauet er sat på politikområderne. Den budgetansvarlige for et politikområde kan delegere budgetansvaret for dele af rammen til fx afdelingschefer eller institutionsledere (også kaldet funktionsniveauet eller stedniveauet). På de forskellige serviceområder kan der være særlige spilleregler forbundet med denne delegation fx budgetmodeller der opstiller regler for brugen af rammen. Ved en delegering af ansvar skal Økonomisk Afdeling orienteres herom. Ud over at være ansvarlig for overholdelse af økonomirammen skal den ansvarlige for politikområdet også føre tilsyn med, at lovgivningen overholdes. Funktionsniveauet/Stedniveauet Dette niveau omfatter institutioner og afdelinger. I nogle afdelinger kan der også være delegeret kompetence til en ansvarlig for et omkostningssted som er betegnelsen for en ensartet udgiftstype fx sygedagpenge. Den budgetansvarliges opgave er overordnet beskrevet, at sikre at budget og forbrug er korrekt og at rammen overholdes. Af følgende organisationsdiagram fremgår den administrative organisering af budgetansvaret. Af diagrammet fremgår direktørområderne og hvilke politikområder der hører under disse. Herudover fremgår hvilke udvalg politikområderne er tilknyttet til. 2

14 Fredensborg Kommune Miljø og Teknik Job og Velfærd Børn og Kultur Kommunaldirektøren Natur og Miljø Miljø- og Teknikudvalget Beskæftigelse Arbejdsmarkedsudv alget Fritid og Erhverv Fritids- og Erhvervsudvalg Beredskab Økonomiudvalg Kommunale Grønne områder Miljø- og Teknikudvalget Sundhed og Forebyggelse Social- og Sundhedsudvalget Skole Børne- og Skoleudvalg Borgerservice, admini-strativ og politisk støtte Økonomiudvalg Kommunale Ejendomme Plan- og Klimaudvalg Pleje og Omsorg Social- og Sundhedsudvalget Unge og Integration Børne- og Skoleudvalg Finansiering Økonomiudvalg Veje og Trafik Miljø- og Teknikudvalg Handicap og Socialpsykiatri Social- og Sundhedsudvalg Børn Børne- og Skoleudvalg Anlæg Økonomiudvalg Udsatte børn Børne- og Skoleudvalg Kultur og Turisme Kultur- og Turismeudvalg 3

15 Håndbog om økonomistyring Bilag 3, opdateret april 2010 Bilag 3 Procedure for udarbejdelse af budget Dette bilag omhandler den overordnede budgetproces, herunder hvilke tidsfrister kommunen er underlagt i forhold til udarbejdelsen af budgettet. Formålet med bilaget er, at give et indblik i budgettets tilblivelse såvel politisk som teknisk. Dette bilag er relevant for alle medarbejdere, da budgettet sætter rammerne for de ydelser kommunen producerer og de arbejdsvilkår, der er for de ansatte i kommunen. 1. Den overordnede budgetproces Byrådet godkender hvert år en tids- og handlingsplan for udarbejdelsen af forslag til kommende årsbudget samt de generelle principper for administrationens udarbejdelse af det første budgetoplæg. Samtidig lægger Byrådet de overordnede rammer for budgethøringer i forhold til brugerbestyrelser og kommunens MED-udvalg m.v. Budgetudarbejdelsen foregår herefter under Økonomiudvalgets overordnede ledelse og ansvar. Senest den 15. september udarbejder Økonomiudvalget til Byrådet forslag til kommunens årsbudget for det kommende regnskabsår. Forslaget ledsages af budgetoverslag for en treårig periode. Budgetforslaget skal undergives 2 behandlinger i Byrådet med minimum 3 ugers mellemrum. Byrådets 2. behandling og vedtagelse af budgettet skal senest ske den 15. oktober året før budgetåret jf. reglerne i Styrelseslovens 38. Budgettet er Byrådets overordnede centrale styringsværktøj. Budgettet struktureres i politikområder, der knytter budget og politikker sammen. Budgettet indeholder således de overordnede mål og rammer og danner strukturen for det strategiske arbejde på både politisk og administrativt plan. Alle budgetbeløb skal entydigt henføres til en person (budgetansvarlig), som har det umiddelbare ansvar for at overholde budgettet og for at føre tilsyn med anvendelsen heraf. Målene med budgetprocessen er: At skabe en forudsigelig og gennemskuelig politisk beslutningsproces At skabe et beslutningsgrundlag, der giver mulighed for tværgående prioritering og er tydeligt i forudsætninger og usikkerheder Budgetprocessen er bygget op om tre politiske begivenheder: byrådets budgetseminar i april, Byrådets budgetseminar i august samt den formelle budgetvedtagelse senest 15. oktober. Herudfra kan budgetprocessen inddeles i fire faser, som vist i nedenstående figur. 4

16 Figur 1. Den overordnede budgetproces Udmøntningsfase Januar Forberedelsesfase Budgetvedtagelse Oktober Beslutningsfase Budgetseminar april Budgetseminar august Bearbejdningsfase Økonomiudvalget gennemfører hvert år en evaluering af budgetprocessen, som grundlag for administrationens udarbejdelse af forslag til næste års tids- og handlingsplan for budgetlægningen. I forhold til at sikre det bedst mulige beslutningsgrundlag er det vigtigt, at aktivitetsforudsætningerne og budgetbemærkningerne, som ligger til grund for budgettet, dokumenteres. Dette giver det bedste beslutningsgrundlag, men også et værktøj til at vurdere det løbende forbrug. Ved dokumentation forstås, at budgetforudsætningerne er beskrevet og journaliseret som led i budgetlægningen. 2. Væsentlige tekniske budgetprincipper Budgetterne på serviceområderne reguleres for ændringer i befolkningstallet, efter fremlæggelse i en selvstændig sag. Budgettet reguleres løbende for de nyeste pris- og lønfremskrivningsprocenter udmeldt af Kommunernes Landsforening. Prisfremskrivningen er i nogle år reduceret jf. budgetforlig Skatter i overslagsårene budgetteres som hovedregel med vækst- og reguleringsprocenter for skatter og udskrivningsgrundlag udmeldt af Kommunernes Landsforening. Tilskud og udligningsbeløb i overslagsårene budgetteres ved hjælp af beregningsmodellen Tilskudsmodellen fra Kommunernes Landsforening. I budgetoplægget tilføjes det 4. budgetår, som i udgangspunkt er en kopi af 3. budgetår. Dannelsen af det 4. budgetår er særlig relevant i forhold til budgettering af skatteindtægter, tilskud og udligning samt anlæg. Dette skyldes, at budgetlægningen tager udgangspunkt i de politisk godkendte forudsætninger for budgetårene. Herudover foretages en fremskrivning af det 4. budgetår på baggrund af mængdeberegninger i budgetmodellerne på de indsatsstyrede områder og i demografifremskrivningen på de områder hvor der er anvendt mængder i budgetlægningen. Ændringer som følge af Lov- og cirkulæreprogrammet indarbejdes ikke automatisk, men fremligges i en selvstændig sag. Øvrige budgetteringsprincipper i budgetlægningen vil blive lagt op som selvstændige handlemuligheder, som bliver beskrevet i administrationens budgetvurderinger, dels ved byrådets budgetseminar i april, dels ved budgetseminaret i august. 2

17 Håndbog om økonomistyring Bilag 4, opdateret april 2010 Bilag 4 Budgetopfølgning Dette bilag omhandler de 5 forskellige former for budgetopfølgning, der er i Fredensborg Kommune. Budgetopfølgning involverer alle ansatte i kommunen, da budgetopfølgning handler om overholdelse af budgetter, herunder overholdelse af de forudsætninger, der ligger til grund for dette. Der er 5 forskellige former for budgetopfølgning i Fredensborg Kommune: Budgetopfølgning som er den månedlige kontrol de budgetansvarligere foretager af deres økonomi Budgetrevision som er de 3 årlige budgetopfølgninger på politikområder (30. april, 31. juli og 30. november) Økonomisk orientering som er en månedlig status på kommunens økonomi som forelægges Økonomiudvalget til orientering Den (lovpligtige) kvartalsvise opfølgning til Byrådet på det specialiserede socialområde Den løbende ledelsesinformation til fagudvalgene Formålet med de forskellige former for budgetopfølgning er dels at sikre en tæt opfølgning på forbrugsudviklingen dels at sikre, at styringsgrundlaget er opdateret til de gældende forudsætninger. 1. Budgetopfølgning De budgetansvarlige ledere er forpligtet til månedligt, at foretage en opfølgning på forbrugsudviklingen på deres område. Dette gælder for såvel driftsudgifter som anlægsudgifter (og indtægter). Når de budgetansvarlige følger op på budget og forbrug, bør de vurdere, om det er realistisk at budgettet overholdes. Ved konstatering af merudgifter på det rammestyrede område skal den budgetansvarlige finde konkret finansiering inden for egen ramme eller inden for politikområdet. Et mindreforbrug kan benyttes til at dække et merforbrug. Et mindreforbrug må ikke anvendes til serviceudvidelser. Såfremt der viser sig, at være et mindreforbrug som følge af højere indtægter, ydelser der bortfalder eller ikke gennemføres, skal dette medtages i en af de 3 årlige budgetrevisioner. Dette er for at sikre, at der sker en politisk prioritering af mindreforbrugets anvendelse på tværs af politikområder. Hvis det ikke er muligt at anvise et mindreforbrug indenfor rammen, skal finansieringen af merforbruget findes på anden vis. Det kan fx være ved ændringer i indholdet af den pågældende serviceydelse eller ændring af andre serviceydelser indenfor samme politikområde. Hvis ændringerne påvirker serviceniveauet i væsentligt grad i forhold til det budgetlagte, skal den budgetansvarlige leder fremlægge en sag til politisk behandling. Dette sker ved at den budgetansvarlige leder fremsender en sag til direktionen. Hvis direktionen er enig i, at det ikke er muligt at finde midler inden for området uden at ændre på servicen væsentligt, videresendes sagen til behandling i Økonomiudvalg og Byråd. En koordinering i forhold til de 3 årlige budgetrevisionssager vil være hensigtsmæssig, da Økonomiudvalget og Byrådet også her skal tage stilling til de øvrige ændringer i forhold til forudsætningerne i det vedtagne budget. Ved konstatering af merudgifter på de indsatsstyrede områder skal den budgetansvarlige leder undersøge mulighederne for at finde finansiering til merudgiften inden for området. Det kan fx 3

18 være i form af revisitering af sager, gennemførelse af konkrete projekter, indførelse af nye arbejdsmetoder, forbyggende indsatser, ændring i arbejdsgange, justering i visitationskriterier mv. Ved merforbrug på et af de indsatsstyrede områder skal den budgetansvarlige leder således fremlægges en sag til fagudvalget med hvilke nye indsatser der kan igangsættes for at sikre at udgifterne på området minimeres dvs. at der sker en skærpelse af den økonomiske masterplan. Såfremt det ikke er muligt at finde finansiering til merudgifterne fremlægges en tillægsbevillingssag til Byrådet. Ved konstatering af et mindreforbrug på det indsatsstyrede område enten som følge af ændringer i mængder eller priser skal dette fremlægges som en tillægsbevillingssag til Byrådet. Budgetopfølgningen foretages af de budgetansvarlige og de budgetansvarlige kan inddrage Økonomisk Afdeling, såfremt dette er nødvendigt i forhold til løsningen af opgaven. 2. Budgetrevision Der foretages 2 forskellige budgetrevisioner, da drifts- og anlægsudgifter (og indtægter) behandles i 2 forskellige sager. Fælles for begge budgetrevisioner er, at forbrugsudviklingen opgøres 3 gange årligt på følgende datoer: 30. april, 31. juli og 30. november. Budgetrevision, drift Der foretages en samlet budgetrevision for alle politikområder 3 gange årligt. Budgetrevisionen på politikområder behandles først i de respektive fagudvalg som indstiller håndtering af eventuelle mer- eller mindreforbrug til Økonomiudvalg. Sagen behandles afslutningsvist i Byrådet. I 1. og 2. budgetrevision (30. april og 31. juli) vil budgetrevisionen typisk omhandle ændringer til de budgetforudsætninger som har ligget til grund for budgettet, da man efter budgetårets start i højere grad har indsigt i forbrugsudviklingen mv. I årets 3. budgetrevision (30. november) vil der i højere grad være fokus på fejl og mangler i de 2 første budgetrevisioner og i næste års budget. Til en budgetrevision skal alle budgetansvarlige foretage en grundig gennemgang af, om de budgetforudsætninger (dvs. aktivitetsforudsætninger og budgetbemærkninger), der ligger til grund for budgettet holder. For de indsatsstyrede områder, hvor der er implementeret budgetmodeller, skal der følges op på om forudsætningerne i disse holder hvad angår pris og mængder. Ved konstatering af merudgifter på det rammestyrede område skal den budgetansvarlige finde konkret finansiering inden for egen ramme eller inden for politikområdet. Hvis det ikke er muligt at anvise et mindreforbrug indenfor rammen, skal finansieringen af merforbruget findes på anden vis. Det kan fx være ved ændringer i indholdet af den pågældende serviceydelse eller ændring af andre serviceydelser indenfor samme politikområde. Hvis ændringerne påvirker serviceniveauet i væsentligt grad, kan der fremlægges en sag til politisk behandling med henblik på stillingtagen til, hvilke justeringer der skal foretages af serviceydelserne. Dette sker ved at den budgetansvarlige leder fremsender en sag til direktionen. Hvis direktionen er enig i, at det ikke er muligt at finde midler inden for området uden at ændre på servicen væsentligt, videresendes sagen til behandling i Økonomiudvalg og Byråd. Et mindreforbrug der opstår på et område, må ikke anvendes til serviceudvidelser. Sådanne omplaceringer kræver en politisk behandling, således at der sker en politisk prioritering af mindreforbrugets anvendelse på tværs af politikområder. Ved konstatering af merudgifter på de indsatsstyrede områder skal den budgetansvarlige leder undersøge muligheder for at finde finansiering til merudgiften inden for området. Det kan fx være i form af revisitering af sager, gennemførelse af konkrete projekter, indførelse af nye arbejdsmetoder, forbyggende indsatser, ændring i arbejdsgange, justering i visitationskriterier mv. Ved merforbrug på et af de indsatsstyrede områder skal den budgetansvarlige leder således fremlægges en sag til fagudvalget med hvilke nye indsatser der kan igangsættes for at sikre at udgifterne på området minimeres dvs. at der sker en skærpelse af den økonomiske 2

19 masterplan. Såfremt det ikke er muligt at finde finansiering til merudgifterne fremlægges en tillægsbevillingssag til Byrådet. Ved konstatering af et mindreforbrug på det indsatsstyrede område enten som følge af ændringer i mængder eller priser skal dette fremlægges som en tillægsbevillingssag til Byrådet. I budgetrevisionen medtages tillægsbevillinger og tekniske korrektioner, hvor tillægsbevillinger medføre mer- eller mindreudgifter er tekniske korrektioner udgiftsneutrale. En tillægsbevilling kan både omhandle et mer- eller mindreforbrug eller en korrektion mellem drifts- og anlægsudgifter (også selvom denne korrektion er udgiftsneutral). Tekniske korrektioner omhandler enten udgiftsneutrale korrektioner mellem politikområder eller mellem de rammestyrede og indsatsstyrede områder. Fælles for tillægsbevillingerne og de tekniske korrektioner er, at de alle skal godkendes af Økonomiudvalg og Byråd (se endvidere bilag 1 Bevillingsregler). I særlige tilfælde medtages i budgetrevisionen også budgetomplaceringer inden for et politikområde, hvis disse kan have særlig politisk interesse. En budgetomplacering er en omplacering indenfor et politikområde. Formålet med en budgetomplacering er, at opnå et mere retvisende budget, hvis budgetforudsætningerne har ændret sig på et område. Administrationen har bemyndigelse til at foretage budgetomplaceringer inden for eget politikområde, dog ikke mellem det rammestyrede og indsatsstyrede område jf. bevillingsreglerne. Teknisk foregår det ved at områderne giver Økonomisk Afdeling besked som derefter foretager omplaceringen i økonomisystemet. Herudover kan den budgetansvarlige endvidere benytte budgetrevisionerne til at fremlægge øvrig information som fx særlige udredninger på områder, eventuelle mer- og mindreforbrug, der først kan afklares til næste budgetrevision eller anden information, som skønnes nødvendig i forhold til politikernes styring af området. Det skal tilstræbes at alle ønsker om tillægsbevillinger behandles i de 3 årlige budgetrevisioner og kun i særlige tilfælde fremsættes i selvstændige sager. De 3 årlige budgetrevisioner behandles først i fagudvalg som indstiller forslag til håndtering af eventuelle mer- eller mindreforbrug til Økonomiudvalg. Sagen behandles afslutningsvist i Byrådet. Det er Økonomisk Afdeling, der udarbejder den samlede sag til Økonomiudvalg og Byråd, men det er områderne som indsender de ændrede forudsætninger, fejl og mangler, der er på de respektive politikområder i forhold til vedtagne budget. Før hver budgetrevision får områderne tilsendt en tidsplan fra Økonomisk Afdeling, som indeholder fristerne for fremsendelse af materiale. Af tidsplanen fremgår også, hvornår budgetrevisionen behandles af henholdsvis fagudvalg, Økonomiudvalg og Byråd. Fremadrettet vil den samlede budgetrevisionssag blive sendt samtidig til fagudvalg og Økonomiudvalg. Hvis fagudvalget vælger, at skærpe eller ændre administrationens indstilling til håndtering af mer- eller mindreforbrug fremlægges dette på selve Økonomiudvalgets møde. Dette skyldes, at det ikke er tidsmæssigt muligt at få ændringer indarbejdet i den samlede budgetrevisionssag. Budgetrevision, anlæg På anlægsområdet blev der indført en ny styringsmodel i 2007, som betyder, at anlægsaktiviteter som er indenfor anlægsstyringsmodellen først prioriteres og igangsættes, når finansiering er realiseret i form af grundsalg eller salg af øvrige aktiver. Det er ved de 3 årlige budgetrevisioner, anlægsprojekter indenfor anlægsstyringsmodellen prioriteres og igangsættes i takt med finansieringen realiseres. Herudover er der anlægsudgifter som er finansieret uden for anlægsstyringsmodellen et eksempel på dette er Ny Asminderød skole. Anlægsbevillinger til disse anlægsudgifter frigives i takt med at byggeriet opføres og i henhold til den plan for opførelsen som er indlagt i budgettet. Det er ved de 3 årlige budgetrevisioner, at de afsatte rådighedsbeløb uden for anlægsstyringsmodellen frigives. 3

20 Hvis et område ønsker at overføre midler fra drift til anlæg skal dette også ske som en tillægsbevillingssag ved en af de 3 årlige budgetrevisioner. Budgetrevisionssagen for anlæg behandles i Økonomiudvalg og Byråd. Det er Økonomisk Afdeling der udarbejder den samlede sag til Økonomiudvalget. Før de 3 årlige budgetrevisioner skal områderne fremsende deres ønsker til anlægsbevillinger og frigivelse af rådighedsbeløb. Såfremt der er merforbrug på igangværende anlægsprojekter skal dette også forelægges i budgetrevisionerne. Hvis der er mindreforbrug på et anlægsprojekt, inddrages dette i budgetrevisionerne. Økonomisk Afdeling fremsender før hver budgetrevision en tidsplan med de tidsfrister der gælder for fremsendelsen af materialet og tidsplanen for behandlingen af sagen i Økonomiudvalg og Byråd. 3. Økonomisk Orientering Hver måned forelægges Økonomiudvalget en status på kommunens økonomi, også kaldet Økonomisk Orientering. I den økonomiske orientering følges der op på kommunens samlede driftsudgifter og finansielle nøgletal, prognoser mv. samt forbruget på politikområder. Herudover kan den økonomiske orientering endvidere omhandle særlige fokusområder. Formålet med den økonomiske orientering er, at give Økonomiudvalget indsigt i den løbende udvikling i kommunens økonomi. Den økonomiske orientering udarbejdes af Økonomisk Afdeling. Såfremt månedlige opfølgning giver anledning til spørgsmål, følges der op på disse i den førstkommende budgetrevision. 4. Den (lovpligtige) kvartalsvise opfølgning på det specialiserede socialområde Ifølge økonomiaftalen for kommunerne i 2010 skal Byrådet fra den 1. maj 2010 modtage kvartalsvise oversigter over udgiftsudviklingen på det specialiserede socialområde dvs. udsatte børn og unge, udsatte voksne og handicappede med henblik på at sikre overholdelsen af budgetterne. Hvert kvartal skal Byrådet have en oversigt over budget og forventet forbrug opgjort pr. ultimo marts, juni, september og december. De kvartalsvise oversigter skal indgå i en løbende drøftelse mellem Regeringen og KL om udgiftsudviklingen på det specialiserede område. Kommunerne skal til brug for denne drøftelse indberette de kvartalsvise oversigter senest en måned efter opgørelsen dvs. 1. maj, 1. august, 1. november og 1. februar. 5. Ledelsesinformation til fagudvalgene I Fredensborg Kommune skal der i løbet af 2010 implementeres ledelsesinformation til alle fagudvalg. Første skridt i implementeringen er, at fagudvalgene får økonomiopfølgninger på deres politikområder. På de indsatsstyrede områder vil disse blive suppleret med en opfølgning på mængder og priser som er udgangspunktet for budgetmodellerne i masterplanerne. Alle udvalg vil også modtage løbende opfølgning på sygefravær på deres politikområder. På sigt udbygges ledelsesinformationen til fagudvalgene også med andre fokusområder. 4

21 Håndbog om økonomistyring Bilag 5, opdateret april 2010 Bilag 5 Retningslinjer for god økonomisk sagsbehandling Dette bilag omhandler de retningslinjer, der gælder for den økonomiske sagsbehandling i kommunen. Retningslinjer for god økonomisk sagsbehandling omhandler de krav, der er til sager, der skal behandles i de politiske udvalg. Retningslinjerne gælder kun for sager med konsekvenser for kommunens økonomi. Retningslinjerne skal overholdes af alle ansatte i kommunen. Der kan endvidere henvises til vejledningen God Sagsfremstilling, der ligger på Medarbejderportalen under Politik, God sagsfremstilling. Som led i den økonomiske styring har direktionen besluttet, at alle sager med økonomiske konsekvenser skal have en økonomigodkendelse af Økonomisk Afdeling. Direktørerne i fagområderne vil derfor ikke modtage sager med økonomiske konsekvenser, som ikke har fået en økonomigodkendelse. Proceduren sikrer, at alle økonomiske konsekvenser belyses i sagerne før udvalgsbehandlingen. Dette sikrer kvaliteten i den økonomiske sagsbehandling og hensynet til den tværgående styring af kommunens økonomi. I dette bilag præciseres, hvad god økonomisk sagsbehandling indebærer for fagområderne. Først beskrives hvilke økonomiske oplysninger, der bør fremgå af en sag, der skal udvalgsbehandles. Herefter beskrives hvordan fagområderne får en økonomisk godkendelse af deres sager og processen herfor. 1. Hvilke oplysninger skal fremgå af sagen En sag til udvalget skal beskrives i dagsordensskabelonen. Hvordan dagsordenskabelonen skal benyttes er beskrevet i Vejledning i skrivning af dagsordenspunkter til Byråd, udvalg og direktion (findes på Medarbejderportalen). Som det fremgår af vejledningen kan de økonomiske oplysninger både fremgå af sagsfremstillings- og bevillingsafsnittet. Alle økonomiske oplysninger, der skal træffes beslutning om, skal dog fremgå af bevillingsafsnittet. For at sagen kan blive godkendt af Økonomisk Afdeling, skal samtlige økonomiske konsekvenser være belyst. Af bevillingsafsnittet skal følgende oplysninger fremgå: Sagens økonomiske konsekvenser i indeværende budgetår og overslagsår Skelnen mellem engangsudgifter og permanente udgifter samt eventuelle afledte udgifter Hvilken bevilling udgiften afholdes indenfor Sondring mellem drifts- og anlægsudgifter Har beslutningen konsekvenser for andre allerede besluttede projekter eller andre udvalgsområder? I bevillingsafsnittet er der et bevillingsskema. Såfremt udvalgsindstillingen indebærer økonomiske konsekvenser, skal disse fremgå af bevillingsskemaet. Af bevillingsskemaet skal fremgå hvilken funktion udgiften afholdes på og på hvilken funktion udgiften finansieres. Det er vigtigt, at bevillingsskemaet er korrekt udfyldt for at sikre, at det er helt klart, hvad beslutningen indebærer. Det er meningen, at oplysningerne i bevillingsskemaet direkte skal kunne overføres til økonomisystemet, såfremt indstillingen vedtages. 2. Økonomigodkendelsen Den økonomiske godkendelse sker ud fra en vurdering af, om samtlige relevante økonomiske konsekvenser er belyst i sagen og at disse fremgår korrekt af sagen. Såfremt Økonomisk Afdeling finder, at nogle af de økonomiske konsekvenser ikke er tilstrækkeligt belyst, gennemføres en dialog mellem Økonomisk Afdeling og sagsbehandleren. Det er 5