Handleplan. Bilag til strategi for kommunikation

Transkript

1 Handleplan Bilag til strategi for kommunikation

2 Indhold 1. Indledning Pressestrategi Effektivisering af arbejdsgang omkring pressemeddelelser Synlighed uden for kommunegrænsen Udvikling af presserum Presseovervågning Eksterne kanaler Strategi for sociale medier Øget anvendelse af video Relancering af hjemmeside Web tv fra Kommunalbestyrelsesmøder Interne kanaler Strategi for dybere implementering af intranet Øget anvendelse af video Nordfyns Kommune som koncern Sprogpolitik Den attraktive arbejdsplads Præsentationsteknik Grafiske værktøjer Handleplan

3 1. Indledning Denne handleplan skal læses i sammenhæng med Strategi for kommunikation Kommunikationsstrategien udmøntes i nedenstående handleplan. Aktiviteterne fordeler sig på følgende indsatsområder, som afspejler de tilsvarende afsnit i kommunikationsstrategien: Pressestrategi Eksterne kanaler Interne kanaler Nordfyns Kommune som koncern 2. Pressestrategi 2.1. Effektivisering af arbejdsgang omkring pressemeddelelser Udfordring Behov for effektivisering af udsendelsesprocedure ved pressemeddelelser Der indføres et presseudsendelsesværktøj, der gør det muligt at udsende og publicere pressemeddelelser på hjemmeside/intranet i én og samme arbejdsgang. Det sikrer, at pressemeddelelser også kommunikeres indad i organisationen. Der vil i samme forbindelse blive designet en særlig grafisk skabelon, som pressemeddelelser fremadrettet skal udformes i. Tidsramme Iværksættes 1. kvartal Pressemeddelelser publiceres altid på hjemmeside og intranet, og arkivet er altid opdateret Synlighed uden for kommunegrænsen Udfordring Nordfyns Kommune har et udviklingspotentiale, når det gælder gennemslag/ synlighed uden for kommunegrænsen. Vi forløser dette potentiale ved at sende relevante pressemeddelelser til en række medier, som vi normalt ikke sender til f.eks. fagtidsskrifter, som af sagens natur er interessebårne og derfor har meget motiverede læsere. Valget af modtagermedie skal altid være baseret på en kvalitativ vurdering af nyhedens relevans for det pågældende medie. Det fordrer abonnement på en opdateret medieliste med journalisters interesseområder og en forhåndsaccept fra journalisterne om at modtage 2 Handleplan

4 pressemeddelelser inden for deres interesseområder. Der vil kunne opbygges medielister til de hyppigste temaområder, f.eks. byudvikling. Tidsramme Iværksættes 1. halvår Nordfyns Kommune kan via pressemåling konstatere minimum 6 historier årligt med gennemslag uden for kommunen Udvikling af presserum Udfordring Presserum skal udvikles, og det skal sikres, at indholdet til en hver tid er opdateret Der etableres et nyt presserum på hjemmesiden, som indeholder vores pressemeddelelser, pressekontakter og billedarkiv. Presserummet udarbejdes med afsæt i de standarder som flere andre kommuner anvender (VOCAST) Tidsramme Iværksættes 1. halvår Presserummet indeholder altid de opdaterede oplysninger mht. pressemeddelelser, billedgallerier, kontaktinformationer mv Presseovervågning Udfordring Der efterspørges et medieovervågningsværktøj, som skal sætte borgmester/direktion i stand til at monitorere presseomtaler på deres respektive ansvarsområder og dermed øge deres muligheder for at agere proaktivt i pressen. Desuden vil monitoreringen give mulighed for at følge op på den synlighed, som kommunen opnår via sit pressearbejde. Der investeres i medieovervågningsværktøj, som er skræddersyet til vores behov. Tidsramme I drift 1. halvår Nordfyns Kommune bruger systematisk medieovervågning senest 1. juni Handleplan

5 3. Eksterne kanaler 3.1. Strategi for sociale medier Udfordring Der savnes en strategi for Nordfyns Kommunes tilstedeværelse på de sociale medier. Der igangsættes et arbejde, som skal munde ud i en særskilt strategi for de sociale medier. Følgende medier skal indeholdes: Facebook, Instagram, Twitter og LinkedIn. Projektansvarlig Webmaster / Kommunikationskonsulent Tidsramme 1. halvår 2016 Nordfyns Kommune har forholdt sig bevidst til brugen af sociale medier og har herunder besluttet sig for på hvilke medier, man er aktiv Øget anvendelse af video Udfordring Brug af video vinder frem både på hjemmesider, de sociale medier mv. Denne udvikling bør også Nordfyns Kommune agere på. Der etableres et internt korps af videokommunikatører med henblik på at få videodækket relevante møder/events inden for de respektive afdelingers områder. Der skal satses på kommunikatører, der brænder for mediet og derfor er motiverede for at tage rollen på sig. Alle videokommunikatører udstyres med en personlig ipad, som blandt andet skal bruges til videoredigering og antages at have en iphone til videooptagelse. Derudover indkøbes 2 stk. stativ til ipad og ekstern mikrofon, som kan lånes af borgmesterkontoret. Der afvikles kursus i videoteknik og storyboard, som alle videokommunikatører skal gennemgå. Tidsramme I drift inden udgangen af De 4 direktørområder har alle en videokommunikatør inden udgangen af 2015 og arbejder aktivt med videoformidling på intranet og på hjemmesiden Relancering af hjemmeside Udfordring Hjemmesiden trænger til et generelt servicetjek Hjemmesiden har været i drift i 3 år uden større udvikling/ændringer. Der igangsættes et projekt, som skal munde ud i en modernisering / relancering af hjemmesiden. Relanceringen skal omfatte en revurdering af form, indhold og indholdsstruktur. Relanceringen skal tage udgangspunkt i en brugeranalyse. 4 Handleplan

6 Projektansvarlig Webmaster Tidsramme I drift inden udgangen af Ny hjemmeside inden udgangen af Web tv fra Kommunalbestyrelsesmøder Udfordring 25 procent af vores borgere kender ikke til muligheden for at følge Kommunalbestyrelsens møder på web tv, og kun 11 procent af de borgere, der kender til det, har benyttet sig af det. Iværksættes en markedsføringsbølge 2 Tidsramme 1. halvår 2015 Generel stigning i den gennemsnitlige seerfremkvens pr. udsendelse 4. Interne kanaler 4.1. Strategi for dybere implementering af intranet Udfordring Intranettet er udfordret af mangel på opbakning i organisationen, hvilket modarbejder effektiviseringsdagsordenen. Konkret forhindrer det kommunen i at høste det effektiviseringspotentiale, som normalt bør ligge i et velfungerende intranet. Der udarbejdes en strategi for en dybere implementering af intranet. Projektansvarlig Webmaster Tidsramme 2. kvartal Der er indholdsansvarlige på alle relevante sider Øget anvendelse af video Udfordring Brug af video vinder frem både på hjemmesider, de sociale medier mv. Denne udvikling bør også Nordfyns Kommune agere på. Der etableres et internt korps af videokommunikatører med henblik på at få videodækket relevante møder/events inden for de respektive afdelingers områder. Der skal satses på kommunikatører, der brænder for mediet og derfor er motiverede for at tage rollen på sig. Alle videokommunikatører udstyres med en personlig ipad, som blandt andet skal bruges til videoredigering og antages at have en iphone til videooptagelse. Derudover indkøbes 2 stk. stativ til ipad og ekstern mikrofon, som kan lånes af borgmesterkontoret. 5 Handleplan

7 Tidsramme I drift inden udgangen af De 4 direktørområder har alle en videokommunikatør inden udgangen af 2015 og arbejder aktivt med videoformidling på intranet og på hjemmesiden. 5. Nordfyns Kommune som koncern 5.1. Sprogpolitik Udfordring For stor varians i sprogkvalitet. Der udarbejdes en sprogpolitik. Tidsramme 2. halvår Sprogpolitik vedtaget af Kommunalbestyrelsen januar Den attraktive arbejdsplads Udfordring Behov for øget synliggørelse af fordelene ved at være medarbejder i Nordfyns I samarbejde mellem HR, Løn og Personale og Kommunikation forberedes et projekt omkring Employer Branding. Formålet vil være at styrke tiltrækning, fastholdelse og udvikling af medarbejdere ved en øget synliggørelse af Nordfyns Kommune som en attraktiv arbejdsplads på parametre som sundhed, udvikling, innovation og social kapital. / HR Tidsramme Der er udarbejdet en idébeskrivelse til projektet senest 3. kvartal Do Det gode brev Udfordring Jf. borgeranalysen er der et udviklingspotentiale omkring vores breve, specielt omkring imødekommenhed. Desuden peger fritekstsvarene også på, at der er et forbedringspotentiale på generel sproglig opmærksomhed. Projekt Det gode brev iværksættes i 1. kvartal 2015 Projektansvarlig Fællessekretariatet Tidsramme I drift 1. halvår Do. 6 Handleplan

8 4.5. Præsentationsteknik Udfordring Ønske blandt ledere/medarbejdere om værktøjskurser i præsentationsteknik. Som opfølgning på projekt Det gode brev iværksættes i 1. halvår 2016 medarbejderkurser i præsentationsteknik. Projektansvarlig Fællessekretariatet Tidsramme 1. halvår 2016 Do Grafiske værktøjer Udfordring Projektansvarlig Tidsramme Ønske blandt ledere/medarbejdere om værktøjskurser i vores skabelonværktøjer Der afvikles to årlige workshops i brugen af værktøjerne Kommunikationskonsulent Løbende To årlige workshops 7 Handleplan