INDHOLDSFORTEGNELSE. Introduktion i DKK s klubsystem... 2

Transkript

1 INDHOLDSFORTEGNELSE Introduktion i DKK s klubsystem Orientering til specialklubber og kredse om DKK s klubsystem Medlemsadministration Udstillingsadministration af udstillinger/skuer samt øvrige arrangementer:... 4 Fordele ved brug af systemerne Hvad koster det så?... 5 Support Brugervejledning... 7 Adresse, hverv og medlemmer... 8 Fanebladet Forbindelser:... 9 Fanebladet Medlemmer: Fanebladet Hverv: Udskrifter Udmeldelse af medlemmer Automatiske medlemsopkrævninger via DKK Registrering af kontingentbetalinger til Klubben Fanebladet Medlemsgrupper Aktivitets oversigt prøve Administration af prøver/aktiviteter Brug af hundeweb prøve Opret prøve Kontroller oplysninger om prøven / aktiviteten Indtastning af deltagere på prøven / aktiviteten Overfør evt. online tilmeldinger til prøven / aktiviteten Udsending af inden kataloget er dannet Overførsel af indbetalte anmeldelsesgebyrer Vedligehold tilmeldinger til prøven / aktiviteten Vedligehold dommere og Hold/Ekvipasjer Dommere Hold/Ekvipasjer Semifinale og Finale OBS!! Kun enkelte prøvevarianter Tilmeldte der ikke kom på hold Udskrifter samt udsending af elektroniske startnumre eller supplerende Udsending af elektroniske PM er Udskrift af manuelle PM er Efteranmeldelser Registrering af resultater Afslut registreringen overfor DKK Administrer arrangement Ændre Password Medlemsdokument... 42

2 Introduktion i DKK s klubsystem. Orientering til specialklubber og kredse om DKK s klubsystem. I denne orientering kan du læse mere om: Hvad kan man bruge medlemsadministration til Hvad kan man bruge udstilling/aktivitet administration til Hvilke fordele er der for klubberne ved at bruge dem Hvad koster det så Support til klubber og kredse Medlemsadministration. Den første del af systemet er medlemsadministration. Det er et enkelt og effektivt system til at styre sine medlemmer, labels til bladadressering og kontingent opkrævninger. I medlemsadministrationen kan man følgende: Oprette og vedligeholde information om, hvem i klubben der har forskellige tillidshverv. Oprette og vedligeholde kartotek over medlemmer af klubben. Medlemskartoteket deler data med DKK s system, således at fx adresseændringer kun skal foretages en gang. Herved vil specialklubben/kredsen få vedligeholdt adresse ændringer automatisk. DKK kan endvidere se information om medlemskabet af specialklubben, så et medlem ikke behøver at fremsende separat dokumentation for dette, hvis medlemmet fx skal have specialklub rabat ved en stambogsføring. Oprette og vedligeholde kontingenttyper på medlemmer. Man kan enten vælge at få udskrifter eller labels for de medlemmer der skal opkræves eller man kan vælge at benytte DKK s elektroniske opkrævningssystem, hvor medlemmerne opkræves via PBS. Hvis man vælger at lade DKK styre opkrævninger/indbetalinger skal man anmode DKK om at blive tilsluttet denne service. Oprettelse til dette skal foretages i samarbejde med DKK og man skal forvente en ekspeditionstid hos banken på ca. 2 måneder. De elektroniske opkrævninger indlæses herefter automatisk i systemet efter betalingen, hvor DKK modtager en fil fra banken med disse indbetalinger. Alle indbetalinger indgår på en fælles konto hos DKK, som herefter overfører disse månedsvis til klubberne/kredsene. 2

3 I forbindelse med udskrifter af medlemslister eller adresselabels, er det muligt at afgrænse efter forskellige kriterier som postnummer, medlemstype eller betalingsdatoer. Man kan endvidere udlæse data i Excel format til brug for særlige rapporter. Der er følgende 2 muligheder for brug af medlemsadministrationen: Gør alting selv løsningen. Her sørger klubben selv for at oprette og vedligeholde medlemmer i systemet. Hvis man er en klub med et lille og overskueligt antal medlemmer, så vil man måske også foretrække selv at stå for det praktiske arbejde med opkrævning af kontingenter og registrering af indbetalinger. Så hjælper systemet med udskift af labels og mulighed for at registrere medlemsindbetalingerne manuelt. Gør det selv løsningen med automatiske opkrævninger. Her er det stadig klubben selv der tager sig af oprettelse og vedligeholdelse af medlemmer, men når medlemskontingentet forfalder, bliver dette automatisk opkrævet af DKK via DKK s opkrævningssystem. Herved bliver medlemmet automatisk opkrævet enten via betalingsservice eller med en opkrævning på papir. Indbetalingerne indlæses også automatisk og der rykkes for evt. ubetalte kontingenter inden medlemmet til slut udmeldes ved fortsat kontingent restance. 3

4 Udstillingsadministration af udstillinger/skuer samt øvrige arrangementer: Man kan i Aktivitets oversigt udstilling via Tilføj ny ansøgning ansøge DKK om afholdelse af udstilling/skue samt andre arrangementer jævnfør gældende regler. For udstillinger er ansøgningsfristen 5 måneder. Når DKK godkender denne ansøgning, så kommer udstillingen eller arrangementet automatisk med på udstillings- eller aktivitetskalenderen på Vedligeholde de udstillinger / skuer og arrangementer man har planlagt. Uddelegere administration af en bestemt udstilling/skue eller arrangement til andre brugere, som så får ansvaret for den praktiske registrering omkring dette. Udstillingssystemet er udviklet til at administrere det praktiske forløb omkring tilmelding, klassevalg, dommere, udskrift af formularer og registrering af resultater. Systemet gør det muligt for specialklubben og kredse selv at varetage alle de registreringer der skal foretages omkring afholdelsen af en udstilling. Det er samme system der stilles til rådighed for klubberne, som DKK selv bruger til at administrere alle udstillinger med. I udstillingssystemet kan man følgende: Administrere de praktiske forhold omkring klasser, priser, evt. gruppefordelinger osv. Registrer tilmeldinger til udstillingen. Det kan enten være tilmeldinger man indtaster manuelt eller tilmeldinger via DKK s online tilmelding/betaling, som overføres direkte ind i udstillingen hvis klubben har anmodet om web-tilmelding ved ansøgningen om afholdelse af aktiviteten. Når alle tilmeldinger er registreret, så skal man kontakte DKK på post@dkk.dk og færdigmelde indtastningen af anmeldelser. DKK udskriver herefter alle de dokumenter der skal bruges til udstillingen såsom katalog, udstillingskritikker, præmielister og startnumre. DKK forbeholder sig 5 arbejdsdage til ovenstående arbejde. Al materiale sendes herefter til klubben, som selv står for udsendelse til udstilleren. Ved udstillinger med flere racer, dommere, og ringe kan man administrere fordeling af disse, bedømmelsesrækkefølge af racer, opdeling af racer og evt. aspiranter. Hvis der er påført aspiranter skal dette meddeles DKK ved færdigmeldingen. 4

5 Efter udstillingen registreres alle resultater ud fra præmielisterne. Til slut færdigmeldes udstillingen overfor DKK. Herved bliver alle resultaterne overført til DKK s systemer, og vil kunne ses på En af de gode fordele ved udstillingssystemet er, at det giver klubberne og kredsene mulighed for at kunne udnytte DKK s online tilmelding og betaling. Det giver bl.a. følgende fordele: Oplysningerne om hund og klassevalg kontrolleres undervejs i tilmeldingen, så man får elimineret de typiske fejl omkring dette i tilmeldingerne. Udenlandske hunde skal dog godkendes af administratoren for udstillingen. Her kan hundeweb være til stor nytte til kontrol af registreringsnumre på allerede oprettede udenlandske hunde i systemet. Hvis hunden ikke allerede findes i DKK s system, skal der indsendes en kopi af hundens stambog når udstillingen færdigmeldes til DKK. Anmelderen kan online betale med de mest gængse indbetalingskort eller betale tilmeldingen online via sin netbank. Klubben ved herefter, at alle disse online tilmeldinger er betalt, så man sparer tid og ressourcer til at kontrollere dette. Alle online tilmeldingerne kan indlæses på udstillingen på få sekunder, så man sparer alt arbejdet med at registrere disse manuelt. Man skal dog stadig godkende de udenlandske tilmeldinger. Der er følgende 2 muligheder for brug af udstillingssystemet: Gør det selv løsningen. Her sørger klubben selv for at administrere hele udstillingen i systemet og DKK sørger for udskrifter af de nødvendige dokumenter til udstillingen. Klubben registrerer selv alle deltagere og andre oplysninger. Efter udstillingen registrerer klubben selv alle resultater. Vi gør det hele for dig løsningen. Her indsender klubben blot tilmeldingerne til DKK, som så sørger for registrering af alle deltagere, udskrifter af materiale og efterfølgende registrering af resultater. Fordele ved brug af systemerne. For klubber og kredse er der bl.a. følgende fordele ved brug af systemet: Systemerne er web baserede, som man fx kender det fra sin web bank. Det betyder, at der ikke skal installeres eller vedligeholdes noget software på de enkelte PC man bruger systemerne fra. Alt der kræves er en standard PC med Internet Explorer og en forbindelse til Internettet. Alle data lagres i top sikret datacenter med døgnovervågning. Herved undgår specialklubben at fx medlemsdatabasen ligger på en tilfældig PC, hvor den måske går tabt ved et uheld. Systemerne udnytter muligheden for samspil af data med DKK s systemer og registreringer. Det er nemt for klubben at uddelegere arbejde med systemerne og flytte arbejdsopgaverne rundt mellem forskellige personer. En ny person skal blot have tilsendt det relevante link til systemerne, samt en ID og password til opgaverne. Er der udskiftning i personkredsen, ændrer man blot password på opgaverne og sender linket videre til de nye personer. Så er opgaven flyttet videre. Hvad koster det så? Som udgangspunkt er klubbernes brug af disse systemer gratis. DKK stiller systemerne frit til rådighed for specialklubber og kredse, og DKK skal blot have dækket sine reelle omkostninger, når DKK udfører opgaver for klubberne i forbindelse med disse systemer. Medlemsadministration: Gør alting selv løsningen, hvor klubben selv laver hele administrationen er fuldstændig gratis. 5

6 Gør det selv løsningen med automatiske opkrævninger, hvor DKK håndterer alle medlemsopkrævninger og indbetalinger samt rykker for ubetalte kontingenter, koster et etableringsgebyr (engangsudgift) på kr samt kr. 24 per opkrævet medlem pr. år. Udstillings system: Gør det selv løsningen. Her registrerer klubben alle deltagere samt resultater og DKK udskriver de nødvendige dokumenter til udstillingen. Prisen for dette fremgår af det udsendte materiale til klubber og kredse. Udstillingen skal være færdigregistreret med alle resultater senest 30 dage efter afholdelsen, ellers kommer klubben til at betale Vi gør det hele for dig pris for at DKK registrerer alle resultaterne. HUSK at kritikker, præmielister og katalog fortsat skal indsendes til DKK som hidtil. Vi gør det hele for dig løsningen. Her indsender specialklubben blot tilmeldingerne til DKK, som så sørger for registrering af alle deltagere, udskrift af materiale og efterfølgende registrering af resultater. Prisen for dette fremgår af det udsendte materiale til klubber og kredse. Support. Smarte systemer gør det ikke alene nøglen til succes er at give brugerne af systemet den rigtige hjælp med at få brugen af systemet til at lykkes. I DKK er vi helt klar over, at disse systemer vil blive brugt af klubber og kredses frivillige arbejdskraft, som ikke er professionelle på området og hvor der måske ofte er ændringer i opgavefordelingen, så nye kommer til og skal bruge systemerne. Mange af de spørgsmål der vil dukke op, vil du kunne finde svar på i denne brugervejledning. Finder du ikke svarene i denne brugervejledning kan du få telefonsupport hos DKK ved at kontakte DKK s kontor om formiddagen, på hverdage, i mellem 10 og 12 på telefon eller pr. mail på lale@dkk.dk. 6

7 Brugervejledning Vejledning i klubsystemet Start af klubsystemet Du starter klubsystemet indefra din Internet Explorer. Hvis du ikke allerede har gemt et link til systemet, så findes linket her Klub systemet har følgende 4 menuvalg: Adresse, hverv og medlemmer Aktivitets oversigt udstilling Aktivitets oversigt prøve Administrer arrangement Her administrerer man stamoplysninger om klubben, tillidshverv og foretager alt vedrørende medlemsadministrationen. Her ansøger man om nye udstillinger/skuer og vedligeholder information / ansøgninger om eksisterende udstillinger. Her ansøger man om nye prøver / andre aktiviteter og vedligeholder information / ansøgninger om eksisterende prøver / andre aktiviteter. Her opretter man kurser, foredrag mv. som man ønsker annonceret på Ændre Password Her kan man ændre kodeordet til klub systemet. 7

8 Adresse, hverv og medlemmer I dette menuvalg ser man stamoplysninger om klubben øverst i skærmbilledet, og nedenfor er der 5 faneblade(har klubben opkrævninger via DKK så er der 6 faneblade) med forskellige muligheder: 8

9 Fanebladet Forbindelser: Al oprettelse i medlemssystemet starter her. På dette faneblad definerer man de medlemstyper som klubben har. Medlemstypen defineres som forbindelser dvs. den forbindelse der er mellem klub og medlem. Eksempelvis medlem, husstandsmedlem, gratismedlem o.s.v. Har klubben en medlemstype som ikke findes i listen, bedes klubben kontakte DKK for oprettelse af denne. Der er mulighed for at vælge løbende eller fast kontingent periode. Løbende kontingent omfatter altid 12 mdr. løbende kontingent fra indmeldelsestidspunktet. Hvis et medlem indmeldes 1.5. løber kontingentperioden til (altså 12 løbende måneder). Bemærk, at hvis klubben vælger en løbende periode, så kontroller at det ikke strider imod klubbens vedtægter ved valg. Fast medlemskontingent vil altid starte i den måned som klubben har anført som startmåned. Eksempelvis måned januar vil kontingentperioden være fra 1.1. til Herefter oprettes klubbens/kredsens medlemmer i fanebladet medlemmer 9

10 Fanebladet Medlemmer: På dette faneblad kan man oprette, se og administrere alle sine medlemmer. Oprettelse foregår via Tilføj et nyt medlem. Hvis personens Person ID kendes, indtastes dette nr. ellers kan medlemmet søges frem via Søg. OBS - Navnet på et medlem må aldrig ændres. Dette skal ændres via DKK ligesom der ikke må byttes rundt på navnene på 2 medlemmer. Der er flere muligheder for søgninger. Hjælp hertil findes under Hjælp til søgning på skærmbilledet. Husk at bruge * ved søgning for at få alle med. Hvis medlemmet findes, så klik på person ID. Herefter tilføjes personens forbindelse og betalt til = måned og år. Her er det ligeledes muligt for klubben at påføre en kommentar på medlemmet hvis der er brug for det. Denne kommentar kan kun ses af klubben. DKK og klubsystemerne deler en fælles persondatabase, så man tilføjer nye medlemmer ved at vælge dem i den fælles persondatabase ikke ved at indtaste navn og adresse. Det er overvejende sandsynligt, at et nyt specialklub medlem allerede står i person databasen idet medlemmet formodentlig har en hund som vedkommende er registreret som ejer af. Hvis medlemmet ikke findes oprettes dette via Opret ny person : 10

11 Personer kan søges frem via deres telefonnummer eller indtastes forfra. Ved Gade udfyldes de 3 første bogstaver og en drop-down kommer frem med match. På denne drop-down vælges den korrekte vej. Når der trykkes næste søger systemet om personen allerede findes. Hvis dette er tilfældet, så klik på personens Person ID og gem, ellers gem den nye person. Bemærk! Der kan kun oprettes én person pr. person ID (dvs. det er ikke muligt at oprette Ulla og Moni Olsen på et person ID, dette er to personer og de skal derfor oprette som Ulla Olsen og Moni Olsen med hvert sit person ID) Personer skal ALTID oprettes med et for- og efternavn, ikke som hr. fru eller frk. Når alle medlemmer er oprettet i systemet kan de forskellige hverv tildeles via fanebladet Hverv 11

12 Fanebladet Hverv: I dette faneblad kan man indlægge oplysninger om, hvilke tillidshverv forskellige personer har i klubben/kredsen. Man klikker på linket Tilføj et nyt tillidshverv og så udfylder man hverv og PEID (person ID). Når oplysningerne gemmes henter systemet selv personoplysninger. Herefter har klubben et fuldstændigt medlemsregister, hvor alt omkring medlemmer varetages. Udskrifter På fanebladet Medlemmer findes link til siden med udskrifter, her kan man vælge mellem 3 typer af udskrifter: Eksport af data til Excel Medlems liste i PDF format Adresse labels i PDF format (A4 labels i 3 kolonner og 8 rækker 70x36 mm, fx Avery L5179 eller Qline ) Udskrifterne kan afgrænses efter forskellige kriterier, fx postnumre, datoer og medlemstyper. Hvis den udskrift der er behov for ikke findes som PDF fil, så kan man med fordel eksportere data til Excel. Herefter kan man anvende Excel til at lave den ønskede udskrift. 12

13 Udmeldelse af medlemmer For at udmelde medlemmer sætter man en stopdato, som er den dato hvor medlemmer ønsker at udmelde sig. Ved en evt. genindmeldelse sletter man stopdatoen, og så bliver medlemmet igen aktivt. Hvis et tidligere medlem (et medlem med stop dato) ønsker at genoptage sit medlemskab, så skal man finde personen under det gamle person ID og fjerne stopdatoen. Medlemmet skal og kan ikke oprettes igen. Ønsker et medlem at ændre sit medlemskab (f.eks. fra aktivt til passivt medlemskab) så skal dette ligeledes ske på det eksisterende medlems ID, der skal ikke oprettes et nyt medlems ID. 13

14 Automatiske medlemsopkrævninger via DKK DKK tilbyder klubberne/kredsene at køre automatiske medlemsopkrævninger for dem. Ønsker klubben at tilmelde sig dette skal der søges i god tid da tilmeldingen tager ca. 2 måneder(i banken). De automatiske opkrævninger fungerer sådan, at der måneden inden medlemskabet udløber genereres en opkrævning til medlemmet til betaling den 10. i sidste måned af medlemskabet. Denne opkrævning sendes enten via betalingsservice, hvis kunden har tilmeldt kontingent betalingen her, eller printes på en papiropkrævning med tilhørende girokort. Betalingerne overføres og registreres elektronisk via betalings-id. Klubben/kredsen tilmeldt dette har et ekstra faneblad Krav hvor oplysninger omkring betalinger og overførsel findes. Opkrævning: Alle medlemmer opkræves i måneden hvor deres medlemskab udløber, til betaling den 10. i første måned af deres nye medlemskabsperiode. Opkrævningerne laves i Collection service (Danske Banks betalingssystem) og indsendes ca. den 20. i måneden, og fordeles af PBS på betalingsservice aftaler og printede opkrævninger med girokort. Der er ca. 20 dages betalingsfrist på girokortet ved betalingsservice står kontingentet på månedens betalingsservice oversigt. Rykkere: I slutningen af den måned, hvor indbetaling skulle ske senest den 10., udsendes rykkere til alle, som ikke har betalt. Rykkerne bliver altså lavet ca. 20 dage efter sidste betalingsdato. Disse rykkere har sidste indbetalingsdato den 20. i efterfølgende måned, så medlemmerne igen har ca. 20 dages betalingsfrist. Alle disse rykkere køres også via Collection service, men denne gang kun via printede opkrævninger med girokort. Stopdato for medlemskab: I slutningen af følgende måned, dvs. ca. 10 dage efter sidste betalingsfrist for rykkerne, følges der op på status for disse rykkere. Alle, der har betalt, fortsætter automatisk deres medlemskab, og for de som ikke har betalt, køres der en stopkørsel, som sætter datoen som stopdato for deres medlemskab. Medlemmet er altså udmeldt per den dato men personen fortsætter selvfølgelig i systemet uden at blive slettet! Alle personer optræder ideelt set kun 1 gang i systemet og kan have et vilkårligt antal medlemskaber i forskellige klubber tilknyttet. Hvert af disse medlemskaber har en tilknyttet medlemsperiode, som enten kan være fast som fx kalenderår, eller løbende i forhold til hvornår medlemmer har meldt sig ind. Alle medlemskaber opkræves i sidste måned af medlemsperioden til betaling i starten af 1. måned i næste medlemsperiode. Hvis perioden for flere medlemskaber falder sammen, så opkræves disse på samme opkrævning. Rykker procedurerne retter sig ikke mod specifikke perioder, men går i stedet efter åbne, ikkeudlignede poster. Så rykker proceduren rykker for alle åbentstående poster, uanset hvilken periode de hidrører fra. Derfor er det vigtigt, at man sætter stopdato for medlemmer, der tidligere er rykket, før man laver nye rykkere, ellers vil disse personer blive rykket igen. Det er de samme opkrævnings- og rykkerprocedurer der bruges til alle medlemmer, uanset hvilken type af medlemskab de har. Derfor er det ikke muligt at have forskellige opkrævnings og rykker tidspunkter for forskellige klubber. Alle kommer med i samme opkrævnings- eller rykker fil, uanset hvor medlemskabet stammer fra. Alle indbetalinger kommer også retur i samme betalingsfiler. Herved bliver der mindst muligt arbejde for bogholderiet, som kun skal håndtere indsendelse af 2 opkrævningsfiler hver måned, og modtage en samlet fil med indbetalinger hver uge. Hvis en klub ønsker at benytte andre betalingstidspunkter eller rykkerprincipper, så må de selv håndtere hele opkrævningen. Alle kontingent betalingerne går i samme kasse i DKK, nemlig den konto hvor alle indbetalingerne havner. I slutningen af hver måned overføres hver klubs andel af kontingenter til klubben. 14

15 Registrering af kontingentbetalinger til Klubben Er klubben tilmeldt Automatiske medlemsopkrævninger via DKK og modtager en betaling på en opkrævning sendt via DKK s medlemsopkrævningssystem så skal registrering af betalingen foregå via fanebladet medlemmer. Ud for medlemmet klikkes på TID og beløbet vedkommende er opkrævet ses nederst. Er dette beløb identisk med det beløb klubben har modtaget trykkes på Sett oppkrævningen til betalt. Er beløbet ikke identisk må betalingen ikke registreres hvis det modtagne beløb er mindre. I så fald må klubben opkræve det manglende beløb før man registrerer betalingen. Er det modtagne beløb større end det systemet oplyser der er opkrævet så kan du godt registrere betalingen og klubben står så for tilbagebetaling af det overskydende beløb. Er medlemmet opkrævet kontingent til både klubben og DKK på samme opkrævning så kan klubben ikke registrere en del af betalingen. I så fald må den returneres til medlemmet med besked om at medlemmet skal sende den samlede betaling til DKK. 15

16 Er der ifølge systemet slet ingen opkrævninger = Ingen åbne oppkrævninger ble funnet, til medlemmet så kan betalingen ikke registreres og må sendes retur til medlemmet. 16

17 Fanebladet Medlemsgrupper På dette faneblad kan man lave forskellige former for medlemsgrupper. Klikkes på Opret grupper og fordel medlemmer så fordeler systemet automatisk alle medlemmer efter hvilke hunderacer de er registreret med i DKK. Død meldes en hund i DKK og er det den eneste hund medlemmet ejer af racen så vil medlemmet forsvinde fra den pågældende racegruppe næste gang der trykkes på Opret grupper og fordel medlemmer. Man kan køre denne gruppefordeling lige så tit man vil. Ved klik på hver enkelt gruppe får man en oversigt over gruppens medlemmer og kan manuelt tilføje flere medlemmer eller slette medlemmer. Manuelt tilknyttede medlemmer vil forblive på den enkelte gruppe indtil man sletter medlemmet ved at klikke på skraldespanden ud for medlemmet. Man kan også oprette helt nye interessegrupper via Opret ny gruppe baseret på egne kriterier. F.eks. Lydighed, Agility, Brugshundemedlemmer, Udstillingsmedlemmer mv. og selv fordele medlemmer til disse grupper. 17

18 Aktivitets oversigt prøve Dette punkt har samme funktioner som aktivitetsoversigt udstillinger i dette punkt definerer man alle de arrangementer, der ikke er udstillinger, f.eks. jagtprøver, lydighed, agility, mentalbeskrivelser, lure coursing etc. OBS - En del af skærmprintene i dette afsnit har gul baggrundsfarve. Det skal der blot ses bort fra. Administration af prøver/aktiviteter Dette menupunkt bruger klubben til sin administration af prøver og aktiviteter. Man bruger Tilføj ny ansøgning for at oprette en prøve/aktivitet og man kan vedligeholde dommere, datoer mv. ved at klikke på Ansøgning ud for den enkelte prøve/aktivitet. OBS: Skærmbillederne for den enkelte prøvevariant/aktivitet kan variere en del fra de viste skærmbilleder i denne manual som beskriver den overordnede brug af prøvesystemet og ikke den enkelte prøvevariant/aktivitet. 18

19 Brug af hundeweb prøve Opret prøve Gå til: KLUBSYSTEMET -> Aktivitets oversigt prøve. Her vælger man linket Tilføj ny ansøgning. Så får man et billede med ansøgningen, som man udfylder og indsender til DKK ved at klikke på knappen Lagre. Nu optræder prøve i klubsystemet og er med på HUNDEWEB.DK under prøver/aktiviteter. Husk at angive om der ønskes web tilmelding eller ej og husk at angive password til Arra. 19

20 Når prøven/aktiviteten er lagret logges der på prøven/aktiviteten via Gå til Arra : Første gang man logger sig på, skal man oprette en bruger via Redigere signaturer Legg til ny Husk at klikke på Luk når du har oprettet en ny bruger. Herefter vælger du dit brugernavn i feltet Vælg signatur og klikker OK. Første gang en prøve / aktivitet åbnes bliver du bedt om at acceptere reglerne for brug af hundeweb prøvesystemet. 20

21 Kontroller oplysninger om prøven / aktiviteten Gå til: PRØVESSYSTEMET -> Hovedmenu -> 1. Admininistrere arrangementet, priser, klasser mv Her udfylder man oplysninger om: Prøvested hvis man har glemt det på ansøgningen eller er nødt til at rette det Anmeldelsesfristen evt. rabat der skal gives for medlemskab af den afholdende klub (skal udfyldes ved web-tilmelding) evt. rabat for hund 2, 3, mv. med samme ejer (skal udfyldes ved web-tilmelding) Oplyser priserne for de enkelte klasser (skal bruges ved web-tilmelding) I bunden noteres hvis kataloget skal starte med et andet nummer end 1. Når disse oplysninger er lagt ind, klikkes lagre nederst og man er nu klar til at registrere manuelle deltagere på prøven / aktiviteten ligesom det vil være muligt at web-tilmelde hvis klubben har valgt at benytte denne facilitet. 21

22 Indtastning af deltagere på prøven / aktiviteten Gå til: PRØVESYSTEMET -> Hovedmenu -> 2. Før arrangementet - > 1. Opret manuelle tilmeldinger. Her indtaster man de deltagere, der har tilmeldt sig prøven/aktiviteten. For langt de fleste hunde kan man nøjes med at indtaste registreringsnummer, fører, klasse og evt. afvigelser ved betalingen. Hurtig reg knappen kan bruges når man er sikker på at oplysningerne om hund og ejer er korrekte. Ved behov for ændringer til dette bruger man den almindelige OK knap, som giver et mere detaljeret indtastningsbillede med mulighed for ændringer. Hvis hunden der skal tilmeldes prøven/aktiviteten ikke findes i hundedatabasen (en udenlandsk hund der ikke tidligere har været på prøve eller udstillet i Danmark), så får man et indtastningsbillede hvor man registrerer følgende oplysninger omkring hund og ejer: Data på hund med navn, titler, fødselsdag, race, farve, køn Afstamning på hund med reg.nr., navn og titler på forældre. Oplysning om ejer med navn og adresse Oplysning om opdrætter med navn, postnummer og land Oplysning om fører Oplysning om ønsket klassevalg Oplysning om betaling Disse data om udenlandske hunde accepteres til selve prøven/aktiviteten, men gemmes midlertidigt i et særligt register. Før oplysningerne og hunden og dens resultater bliver overført til DKK s hundedatabase skal DKK have tilsendt kopi af hundens stamtavle, så vi kan verificere oplysningerne. Overfør evt. online tilmeldinger til prøven / aktiviteten Gå til: PRØVESYSTEMET -> Hovedmenu -> 2. Før arrangementet - > 3. Arbejd med tilmeldinger fra web -> Importer tilmeldinger fra Web. Her kan man se alle de online tilmeldinger til prøven/aktiviteten, som venter på at blive overført. Når tilmeldingerne skal overføres markeres de, og man klikker på overfør. Online tilmeldinger, hvor oplysningerne om hunden er indtastet manuelt, ligger i en særlig afdeling Web tilmeldinger som ikke kunne overføres korrekt fra Web, hvorfra de først overføres, når oplysningerne er godkendt. Bemærk udenlandske hunde er i DKK s database registreret med et mellemrum efter landebetegnelsen (S 15400/98). Det kan være en stor hjælp at søge hunden frem ved hjælp af ALT+S. Der er flere muligheder for søgning efter samme princip som på hundeweb. Du kan benytte hundens registreringsnummer eller navnet/dele af navnet. HUSK at bruge * ved søgning for at få alle med. Hvis hunden findes så klik på Reg.nr. og hundens data kommer frem. HUSK og tjek om ejeren i DKKs system er den samme som på anmeldelsen. Findes hunden ikke, skal du huske at få en kopi af stambogen, som indsendes til DKK når prøven/aktiviteten er afholdt 22

23 Udsending af inden kataloget er dannet Gå til: PRØVESYSTEMET -> 2. Før arrangementet - > 7. Epost admin.- > Opret Hvis man har brug for at udsende om f.eks dommerændring nyt, terræn eller lign. før kataloget er dannet så er det muligt ved at benytte denne funktion. På billedet der fremkommer retter du overskriften, hvis det er nødvendigt og udfylder den besked der skal udsendes. Tryk så på Gem og nederst kan du nu søge frem hvem mailen skal af sted til. Har man dannet hold under 2. Før arrangementet - > 4. Arbejd med dommere og hold/ekvipasjer - > 2. Hold/Ekvipasjer kan man vælge at udsende mails til kun de tilmeldte som ikke er kommet på hold, ligesom man kan vælge kun at sende besked til dem der er tildelt til et hold. Når alle der skal have mailen tilsendt er tilføjet mailen trykkes på gem og luk. 23

24 Du returnerer nu til dette billede hvor du nu kan klikke på send . Så snart du klikker på denne sendes mailen. Fortryder du inden du har sendt mailen sletter du alt ved at klikke på den lille skraldespand. Når du først har trykket på Send kan du ikke fortryde. Overførsel af indbetalte anmeldelsesgebyrer Når anmeldelsesfristen er udløbet og alle hunde fra web er hentet ned på arrangementet i administrationsdelen skal man ind på Efter Arrangementet og her benytte punkt 4. Udbetaling af penge fra elektroniske tilmeldinger. Man skal indtaste konto (reg.nr. og konto nr.) hvortil pengene skal udbetales inden man beder om udbetalingen. Man kan først anmode om udbetaling når anmeldelsesfristen er udløbet. Man kan også sende en mail til post@dkk.dk hvor man angiver at man ønsker at få de indbetalte anmeldelsesgebyrer overført. Det er vigtigt i mailen at angive arrangementets type 24

25 "Markprøve Stående Jagthunde", LP, Agility eller Udstilling, arrangementets nummer, arrangementets dato samt hvilken konto (reg.nr. + konto nr.), pengene skal overføres til. Herefter vil DKK overføre alle indbetalte penge fra det angivne arrangement til arrangementsledelsens konto. Ønsker man en oversigt over hvem der har betalt hvad kan man trække en liste over betalingerne inde på Hovedmenu Aktivitets oversigt prøve - Dommer/Andet 25

26 Vedligehold tilmeldinger til prøven / aktiviteten Gå til: PRØVESYSTEMET -> 2. Før arrangementet - > 3. Find tilmeldinger. På dette sted kan man ud fra nedenstående søgebillede få en oversigt over udvalgte tilmeldinger med mulighed for at rette i disse. Man kan søge efter tilmeldte hunde ud fra Race, Navn eller registreringsnummer og man kan søge ejere ud fra Navn og adresseoplysninger. Vælg eventuelt race og klik på OK (øverste ok). Herefter kommer alle hunde med den valgte race frem og ved klik på reg.nr. kan oplysningerne for den enkelte hund ses på skærmen. Eventuelle fejl og mangler kan så registreres på hunden. Det er også her du kan slette en fejloprettelse. 26

27 Vedligehold dommere og Hold/Ekvipasjer. Gå til: PRØVESYSTEMET -> 2. Før arrangementet - > 4. Arbeid med dommere og hold /Ekvipasjer Når alle hundene er tilmeldt på en prøve/aktivitet, skal oplysninger om dommerne og holdene/ekvipasjerne lægges ind. 1. Dommere Her tildeles prøvedommere og evt. eksteriørdommere til de prøver der kræver en sådan. Vælg Legg til ny prøvedommer og vælg dommere ud fra listen. Er det en udenlandsk dommer som ikke findes på listen kan denne tilføjes nederst. Mangler en dansk dommer bedes dette meddelt til DKK og først efter vedkommende er oprettet kan denne tildeles prøven/aktiviteten. Når alle dommere er oprettet klikkes nederst til højre på Dommere og partier/ekvipasjer. 27

28 2. Hold/Ekvipasjer Her vælges dommerne for de enkelte klasser. Er der for mange tildelte hunde til 1 dommer kan man her splitte klassen op i 2 hold. Man kan se de tilmeldte hunde ved at klikke på. På næste side forklares, hvordan man ændrer på den rækkefølge de tilmeldte hunde deltager i. Man kan markere en enkelt hund og flytte den til et senere eller tidligere tidspunkt ved at benytte knapperne Man kan bytte om på 2 hunde ved at markere disse 2 hunde (ved hjælp af CTRL) og derefter trykke på 28

29 Når man er tilfreds med rækkefølgen er man klar til at få generet katalog og udskrevet papirer til prøven/aktiviteten. 3. Semifinale og Finale OBS!! Kun enkelte prøvevarianter For enkelte prøvevarianter kan man opretter flere runder/semifinaler/finaler. Det gør man ved at klikke på Opret et nyt hold på oversigten over Hold/Ekvipasjer. Her udfylder man med et partinr. husker at markere det er runde 2, 3 mv. og tildeler dommere mv. 4. Tilmeldte der ikke kom på hold Er der tilmeldte som der ikke er plads til på holdene kan man trække en liste med disse hunde. Man kan vælge at tilbagebetale gebyret (oplyst konto nummer fremgår af listen og man kan sende mail til alle webtilmeldte via 2. Før arrangementet > 7. epost admin), overføre dem til en anden prøve(hvor de oprettes som manuelle tilmeldinger) eller hvis der er mange oprette yderlig en prøve. Vælger man sidste mulighed skal alle hunde oprettes manuelt på denne prøve. Oplysningerne kan ikke trækkes fra den ene prøve til den anden. Det er manuel indtastning. 29

30 Udskrifter samt udsending af elektroniske startnumre eller supplerende Gå til: PRØVESYSTEMET -> 2. Før arrangementet - > 5. Katalog og udskrifter OBS ikke alle prøvevarianter har denne mulighed. Vælg 1. Generer katalog. Når systemet er færdig med at generere katalog kommer du til denne side: Her kan du udskrive startnumre/kvitteringer, katalog samt præmielister. For nogle. ikke alle prøvevarianter/aktiviteter, er der desuden mulighed for at udsende elektroniske PM er samt e- mails til on-line anmeldte hunde. OBS!! Vær opmærksom på at, i det øjeblik klubben begynder på at udsende PM er så må kataloget IKKE genereres på ny. Udsending af elektroniske PM er Inden klubben begynder udsending af dokumenter til prøven/aktiviteten er der nogle dokumenter der skal klargøres. Der skal laves én PDF-fil(denne ene fil må godt være på flere sider) som indeholder alle de oplysninger du ønsker at udsende til prøvedeltagerne: PM, ringlister mv. samt evt. en JPG/JPEG fil med klubbens logo (helst sort/hvid) som max. må fylde 100 kb. Desuden er der mulighed for til startnumrene at indtaste klubbens adresse/kontakt informationer samt 5 korte beskeder såsom indgangspriser, dato for næste prøve mv. I mailen der udsendes med startnumrene er der ud over standardteksten mulighed for at tilføje en kort tekst på max. 255 tegn. I skærmbilledet Udlæs datafiler foretages følgende: Under Udsending af startnumre på vælg: 30

31 Klik her for at skrive ekstra information som kommer med i en der udsendes Indtast adresse/kontakt informationer (kommer på startnummeret - øverst) Indtast evt. 5 korte beskeder i Bundtekst (kommer på startnummeret nederst og den første linie kommer med fed tekst) Indtast evt. en kort tekst på max. 255 tegn som kommer med i selve en ud over standard teksten. Se standardteksten på næste side. HUSK hvis I har udenlandske udstillere fra andre lande end Danmark, Norge og Sverige så skal den korte tekst også indeholde en engelsk version. Udstillere fra andre lande end Danmark, Norge eller Sverige får den tilsendte mail på engelsk. Tryk OK når alt er indtastet. Herefter uploades klubbens logo, hvis det ønskes med på nummerskiltet. Tryk Gennemse/Browse og find dit logo der hvor du har gemt det på din maskine. Vælg derefter Upload og filen gemmes herefter i skærmbilledet. Gentag proceduren med Info/PM og upload også denne. 31

32 Eksempel på mail der udsendes: For god ordens skyld skal det oplyses at klubbens informationer ikke kommer til at stå med rødt men derimod med samme skrifttype og størrelse som resten af mailen. 32

33 Herefter kan du køre en test hvor du indtaster din egen adresse og klikker på Kør startnr test. Systemet tjekker nu om du har skrevet en gyldig adresse. Har du det sender systemet 4 tilfældige tilmeldinger til din mail-adresse og du kan tjekke om alt ser OK ud. Systemet skriver startnummer blir nå genereret og sendt til. (Test). Er der fejl i adressen kom der en kort fejlmeddelelse og du bedes indtaste korrekt e- mail og gentage proceduren. Startnummer testen kan gentages lige så mange gange man ønsker. Man skal taste F5/opfrisk/refresh indtil systemet skriver at der er afsendt 4 mails og knappen Bekræft at startnummer testen gik godt kommer frem. Ser alt OK ud og du er tilfreds kan du nu bekræfte at startnummer testen gik god ved at klikke på Bekræft at startnummer testen gik godt Nu får du en tekst frem med at startnummer testen blev bekræftet med dato og en knap til udsendelse af elektronisk startnumre: Generer startnr elektronisk Du får nu en meddelelse om du er sikker på at du vil starte udsendelsen af startnumre. Tryk OK. Du får så en tekst om at udsendingen er startet med dato og tidspunkt. Under startnumre sendt med kan du nu ved hjælp af F5/opfrisk/refresh følge antallet af der er sendt ud. Vær opmærksom på at udsendingen af elektroniske PM tager tid. 200 PM er tager ca min. 33

34 Udskrift af manuelle PM er Når alle elektroniske startnumre er udsendt kan du begynde at udskrive de manuelle. Det gøres under Udskrift til PDF fil. Du vælger Alle dage, Alle og ved land skal der vælges specificeret: For Danmark vælges DK, for Norge og Sverige vælges NO/SE og for øvrige lande vælges Andre, dette gøres af hensyn til det sprog mail og startnummer udskrives i. OBS - Hvis man i land vælger Alle kommer alle oplysninger ud på engelsk. Når du har valgt hvad der skal skrives ud trykker du på knappen Generer PDF. Afvent minimum 15 sekunder før du klikker på Hent generert pdf fil som står nedenunder Generer PDF. Du får nu en boks frem hvori du skal vælge Åbn (se næste side). 34

35 Når du får startnumrene frem (der kan gå et øjeblik) så vælger du at udskrive disse startnumre på din egen printer. Det kan anbefales at anvende en lidt kraftigere kvalitet papir end 80 g/m2. Til eventuelle efteranmeldte hunde (se nedenfor) udskrives startnumre til disse ligeledes her. Under Alle vælges Kun etteranm. På samme måde kan startnumre med diverse mangler udskrives her. Herefter udestår kun at sende de udskrevne numre til prøvedeltagerne. Efteranmeldelser Skulle klubben efter endt behandling af prøve være nødsaget til at registrere efteranmeldelser kan dette lade sig gøre via: 2. Før arrangementet -> 6. Registrer efteranmeldelser. Er der allerede udskrevet papirer til øvrige deltagere vil de efteranmeldte hunde stå alene sidst i kataloget og der udskrives startnumre kun til disse ved at ændre alle til kun etteranm. Er der endnu ikke udskrevet papirer, vælger man at generere kataloget på ny og udskrive papirer til alle. VIGTIGT!! - Det er meget vigtigt ikke at generere kataloget på ny efter man har udskrevet papirer da der vil blive genereret nye katalognumre og de udsendte papirer derved ikke er korrekte. 35

36 Registrering af resultater Gå til: PRØVESYSTEMET -> 3. Efter arrangementet - > 2. Resultat registrering Registreringen af resultater foregår i et billede som dette: Skærmbilledet kan variere meget i udseende alt efter hvilken prøve man er i gang med at registrer præmier for. Men fælles for alle er at alle hunde der har deltaget i klassen står på listen, i samme rækkefølge som de fremgår at præmielisten Man indtaster simpelthen samme værdier som fremgår af præmielisten. Felterne har intelligent styring, så de lukker og åbner for indtastning, alt efter hvilke resultater hunden har fået. HUSK i bunden at hakke af i Resultater ferdig registreret ellers vil prøven ikke kunne færdigmeldes til DKK. 36

37 Afslut registreringen overfor DKK Gå til: PRØVESYSTEMET -> 3. Efter arrangementet - > 3. Ferdigmeld På dette punkt afslutter klubben arbejdet med prøven/aktiviteten. Resultaterne for alle prøvedeltagende hunde skal være registreret og det skal være sket max 30 dage efter prøven er afsluttet. Punktet giver klubben en oversigt over antallet af hunde på prøven, og hvad det har kostet at registrere prøven i DKKs prøvesystem. Klubben får herefter en faktura på dette beløb. Det er vigtigt at notere i Andre oplysninger til DKK et kontonr. til klubbens konto, som DKK kan overføre evt. web-anmeldte hundes gebyr til hvis det ikke allerede er overført tidligere på opfordring fra klubben. Her er der ligeledes mulighed for at notere andre kommentarer til DKK. Resultaterne fra prøven overføres først til DKKs database når klubben har færdigmeldt prøven/aktiviteten via dette punkt og når DKK har modtaget en kopi af præmielisterne med underskrifter fra prøveledere, dommere mv. For kopien af præmielisterne gælder det samme som for registrering af resultaterne, at DKK skal have præmielisten i hænde max 30 dage efter prøven er afsluttet. Priserne for opstartsgebyr og pr. start kan oplyses ved henvendelse til DKK. 37

38 Administrer arrangement Her kan man oprette kurser, træning, foredrag mv. som klubben eller kredsen gerne vil annoncere med på På oversigten vises de opslag som klubben/kredsen allerede har lagt ind og øverst til venstre kan man oprette et nyt opslag på Opret nyt arrangement. På oversigt kan man slette et opslag hvis arrangementet/aktiviteten bliver aflyst eller lignende. 38

39 Når man opretter et nyt opslag skal følgende felter udfyldes: Herefter trykkes på Gem og yderligere 2 punkter kommer frem: Til hvert opslag kan man vedhæfte et billede (max 100 KB) samt 1 eller flere dokumenter. Når alt står som man ønsker det og alt er vedhæftet klikker man på Publiser. 39

40 Opslaget findes nu på I oversigten klikkes på Læs mere og alle oplysninger der er indtastet vises. 40

41 Efterhånden som klubben/kredsen modtager tilmeldinger kan klubben/kredsen frit vælge at benytte punktet Tilmeldinger. Her kan man oprette deltagerne efterhånden som de tilmelder og listen kan printes ud og bruges på arrangement/aktivitetsdagen. Mener du der mangler arrangement typer bedes du rette henvendelse til DKK på: 41

42 Udbetaling af tilmeldingsgebyrer Når anmeldelsesfristen er udløbet skal klubben/kredsen have anmeldelsesgebyrerne udbetalt. Det gør I ved at sende en mail eller blot udfylde med reg.nr. og kontonummer og derefter trykke på Slutopgjør OBS specialklubber betaler et administrationsgebyr på kr. 95,00 for at benytte web-tilmelding. Dette vil blive fratrukket tilmeldingsgebyret før dette udbetales til specialklubben. Ændre Password Dette menupunkt bruger klubben til at ændre password til klub systemet. Hvis der er ændringer i de personer, som skal have adgang til systemet, så ændrer man blot kodeord, og giver den nye adgangskode til de personer, der skal have adgang fremover. Medlemsdokument Kredsene har mulighed for at gemme dokumenter som efterfølgende kun kan læses af personer som har medlemsnummer af DKK tilknyttet deres bruger på hundeweb.dk. Vælg Legg til nytt medlems dokument øverst. Udfyld med en beskrivelse Find filen der skal gemmes via Browse og tryk derefter på Gem. 42

43 På oversigten optræder dokumentet nu. Kopier linket ude under Hundeweb url og benyt dette på Kredsens hjemmeside/mails eller lign. Når medlemmerne benytter dette link skal de logge på Min Side på hundeweb.dk og kun hvis de har deres gyldige medlemsnummer tilknyttet her vil de kunne læse dokumentet. 43