GRIBSKOV KOMMUNE OFFENTLIGT UDBUD VEDR. DRIFT AF TORVECAFEN 1 PÅ HELSINGE SKOLE HERUNDER MAD TIL BRUGERE AF SVØMMEHAL OG BIBLIOTEK M.FL.

Transkript

1 18. april 2012 GRIBSKOV KOMMUNE OFFENTLIGT UDBUD VEDR. DRIFT AF TORVECAFEN 1 PÅ HELSINGE SKOLE HERUNDER MAD TIL BRUGERE AF SVØMMEHAL OG BIBLIOTEK M.FL. April

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1.0 INDLEDNING KONKURRENCEBETINGELSER M.V ORDREGIVER UDBUDSPROCEDURENS AFVIKLING KRITERIER FOR TILDELING AF DEN UDBUDTE KONTRAKT GENERELLE KRAV OG RETNINGSLINIER VEDRØRENDE TILBUDSGIVNING Systematik og formkrav Bekendtgørelse/annoncering: 18. april Spørgemøde: 21. Maj kl Tinghusets anneks, Vestergade 2, 3200 Helsinge Frist for yderligere spørgsmål vedr. udbudsmaterialet som ikke er blevet besvaret på spørgemødet. 30. maj 2012 kl Tilbudsfrist: fredag 8/ kl Kontraktens ikrafttræden 22/ Forbehold Foreskrevet dokumentation KRAVSPECIFIKATION DRIFT AF TORVECAFEEN Generelt (Minimums)åbningstid Indhold og priser Priser fri prisdannelse Åbningstid - torvecafeen Kvalitets- og serviceniveau i øvrigt Gældende retningslinjer og anbefalinger Kvalitet Kvalitet: Kød og Pålæg Torvecafeen er en arbejdstitel for cafeen. Kommunen indgår gerne i en dialog med den valgte Leverandør om andet navn 2

3 Kvalitet fisk og fiskeprodukter Kvalitet fjerkræ og fjerkræprodukter Kvalitet brød Kvalitet Ost og mælkeprodukter Kvalitet grønt og frugtprodukter GENERELLE FORUDSÆTNINGER FOR OPGAVELØSNINGEN Kvalitetskontrol m.v Forpagterens kvalitetssikring Personaleforhold...17 Inddrage skoleelever...19 Produktionselever/Socialt medansvar Ledelsesdialog...20 BILAG 1 GRIBSKOV KOMMUNENS KOST- OG SUNDHEDSPOLITIK...21 BILAG 2. KONTRAKT...22 BILAG 3: TILBUDSLISTE

4 1.0 INDLEDNING Forpagteren af Torvecafeen får en central betydning for virkeliggørelse af vores nye Skole, Svømmehal og bibliotek. Kommunen vil aktivt støtte op om den nye forpagter og sammen kan vi skabe en succes, udtaler formand for Børneudvalget Anders Gerner Frost Dette udbudsmateriale vedrører drift af Ny Helsinge skolens cafe kaldet Torvecafeen. Det er dog ikke bare en skolekantine, men et centralt omdrejningspunkt for Gribskov Kommunes kommende kultur tilbud. Cafeopgaven er vigtig og et højt prioriteret område for kommunen. Store Torv, hvor cafeen er beliggende, har åbent fra kl på hverdage, lørdage kl , søndage kl Opførelse af Ny Helsinge Skole sker som et såkaldt OPS projekt. (Offentligt Privat Samarbejde) E. Pihl & Søn og Kemp & Lauritzen står for opførelse og væsentlige dele af den fremtidige bygningsdrift. Dette sker via et projektselskab Helsinge Skole OPS A/S. Selskabet kommer med aftalen til at stå i spidsen for en omfattende opgave, der ikke blot omfatter selve byggeriet, men også drift og vedligehold af bygningerne over en periode på 25 år. Ny Helsinge skole og svømmehal er pt. under opførelse, og skoledelen samt biblioteket forventes at stå klar til åbning efter efterårsferien 2012, mens svømmehallen vil være klar til ibrugtagning den 1. februar I byggeriet indgår en samlet kantine/cafe, der skal stå for maden til skoleeleverne og 4

5 medarbejdere på skolen samt uddannelsescentret, og samtidig varetage cafe-driften i forhold til brugerne af svømmehal og bibliotek. Grebet rigtigt an, er der et stort potentiale. Skolen bygges som en 3-sporet skole med plads til ca. 750 elever plus medarbejdere. Uddannelsescentret huser forskellige unge-rettede uddannelsestilbud såsom kommunens 10- klassetilbud, Ungdommens uddannelsesvejledning, en lokal produktionsskole, 2 ungeforløb fra Jobcentrets Kompetenceenhed. I alt kommer uddannelsescentret til at huse i omegnen af 200 unge elever, samt medarbejdere. Kapaciteten i svømmehallen antages at ligge på et niveau svarende til besøgende om året. Svømmehallens åbningstid er fastlagt til et gennemsnit på 72 timer pr. uge. For biblioteket samt lokalerne der bruges af diverse foreninger, musikskole osv. vil der ca. være 200 besøgende/brugere om dagen. Skole og svømmehal benytter flere faciliteter fælles som fx indgang, cafétorv, omklædning og parkering. Indgangspartiet forventes sammenbygget med den eksisterende del af Helsinge Skole, således at der dannes en fælles "indgangsportal" for skole, svømmehal, administration, pædagogisk servicecenter, folkebibliotek og kulturhus. Et forsigtigt skøn anslår at mellem 200 og 250 brugere af skole vil spise på hverdage i cafeen, mens 50 fritidsbrugere dagligt indtager mad/drikkevare. Der vil primært være tale om forældre til børn, der modtager svømmeundervisning, svømmehalsgæster, eller medlemmer, sekundært kulturhusbrugere og biblioteksbrugere. 5

6 Kontrakten udbydes for en periode på næsten 4 år regnet fra (efter efterårsferie) til med mulighed for forlængelse med yderligere frem til Mad til gæster af svømmehal påtænkes som nævnt tidligst at ske fra 1.februar Aftalen kan i kontraktperioden gensidigt opsiges med 12 måneders varsel. Gribskov Kommunens Sundhedspolitik for børn og Unge fremgår af bilag 1. Udkast til kontrakt fremgår af bilag 2. Cafe og køkken placering af bilag 2.1., inventaroversigt, 2.2. Tilbudslisten, der skal benyttes ved tilbudsgivning er vedlagt som bilag 3. 6

7 2.0 KONKURRENCEBETINGELSER M.V. 2.1 Ordregiver Gribskov Kommune Rådhusvej Helsinge Att.: Konsulent Kenneth Bak Andersen Mail: kbaan@gribskov.dk Telefon: Udbudsprocedurens afvikling Udbuddet er omfattet af Tilbudslovens 15 d, og følger i tillempet form retningslinjerne for et Offentligt udbud dvs. at alle kan byde på opgaven. Den udbudte kontrakt vil blive tildelt den tilbudsgiver med det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Det økonomisk mest fordelagtige tilbud vil blive identificeret ved anvendelse af de delkriterier, som fremgår af punkt 2.3 nedenfor. Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af de indkomne tilbud. 2.3 Kriterier for tildeling af den udbudte kontrakt 7

8 Ordregiver vil identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud ved inddragelse af følgende evalueringskriterier opstillet i prioriteret rækkefølge: 1. Pris (40 %) 2. Kvalitet, herunder sortiment udover minimumskravet (30 %) 3. Samarbejde, herunder evnen til at konceptudvikle med fokus på brugertilfredshed og ernæring, samt udviklingsparathed i øvrigt, herunder evt. deltagelse ved uddannelse af produktionsskoleelever (20%) 4. Minimums åbningstider angivet i tilbuddet. (10%) Jo længere åbningstider, jo bedre. 2.4 Generelle krav og retningslinier vedrørende tilbudsgivning Systematik og formkrav Tilbud skal enten sendes som rekommanderet post til Kenneth Bak Andersen, Gribskov Kommune, som afleveres i kommunens reception.. Tilbud skal indsendes/afleveres i en kuvert, der har påskriften: " Tilbud på mad til Ny Helsinge skole. MÅ IKKE POSTÅBNES. ATT. Kenneth Bak Andersen. Kuverten skal være lukket med kraftig tape eller lign. TidsplanMilepæle April Maj Juni Juli August Sept Okt. Nov Dec Jan Feb Udsendelse af udbudsmateriale 18 Spørgemøde/besigtigelse 21 Tilbudsfrist 8 Valg af tilbudsgivere Kontraktindgåelse Driftsstart

9 2.4.2 Bekendtgørelse/annoncering: 18. april 2012 Lokal avis, hjemmeside og Udbud.dk Spørgemøde: 21. Maj kl Tinghusets anneks, Vestergade 2, 3200 Helsinge Frist for yderligere spørgsmål vedr. udbudsmaterialet som ikke er blevet besvaret på spørgemødet. 30. maj 2012 kl Tilbudsfrist: fredag 8/ kl Seneste frist for modtagelse af tilbud Kontraktens ikrafttræden 22/ Tilbudsgiver er bundet af det afgivne tilbud indtil den 31. oktober Kommunen ønsker at drøfte en samlet informationsplan i forhold til brugere med den vindende virksomhed for at få en god start på opgaven. Endelig aftale er først indgået, når Kommunen har afgivet accept på et tilbud. Tilbudsgiver afholder selv alle omkostninger i forbindelse med udarbejdelsen af tilbud. Alle tilbud skal opfylde alle instruktioner og betingelser, som angives nedenfor. Der henvises til vedlagte tilbudsliste i bilag 2, der skal anvendes ved tilbudsgivningen. 9

10 Tilbuddet skal konsekvent referere til de relevante punkter i nærværende udbudsmateriale. Tilbudsgiver skal forholde sig til ordregivers kravspecifikationer til de udbudte kontrakter, jf. nedenfor pkt. 2. Forbehold skal angives i listeform i overensstemmelse med pkt. Forbehold nedenfor Forbehold Følgende gælder om forbehold: Der må ikke tages forbehold for grundlæggende udbudsbetingelser, identiteten af den udbudte kontrakt skal i det væsentlige fastholdes. Med grundlæggende udbudsbetingelser menes grundlæggende funktionelle krav til de kravspecificerede ydelser og produkter under punkt 4. Forbeholdene opstilles i listeform med overskrifter for hvert forbehold og nummerering i overensstemmelse med de punkter i udbudsmaterialet, som forbeholdene relaterer sig til. Ordregiver kapitaliserer alle væsentlige forbehold, og lægger summen af forbeholdene til tilbudssummen. I det omfang tilbudsgiver ikke udtrykkeligt tager forbehold, lægges det til grund, at tilbudsgiver ikke har forbehold til udbudsmaterialet Foreskrevet dokumentation Dokumentation som vedrører tilbudsgivers økonomiske og tekniske kvalifikationer skal vedlægges i et omfang, der fremgår af tilbudslisten, jfr. Bilag KRAVSPECIFIKATION 3.1 Drift af Torvecafeen 10

11 Udbuddet vedrører alene Torvecafeens område dvs. der er ingen begrænsninger i hvad der spises og medbringes andre steder uden for området. Dog har Forpagteren altid en mulighed for at byde sig til. Store Torv rengøres dagligt af andre end forpagter, og rengøringen skal tilpasses forpagterens behov. Rengøring af undervisningskøkkenet samt produktionskøkkenet, varetages af forpagter, dog vil en anden end forpagter to gange årligt foretage hovedrengøring. Det forudsættes at forpagter flytter alt ikke nagelfast udstyr. Forpagter varsles i god tid, og altid inden 3 hverdage før planlagt rengøring. Udbuddet består af to delaftaler: a) en aftale vedrørende mad og drikke til eleverne på Helsinge skole, b) mad og drikke til gæster til svømmehal og bibliotek. Der kan ikke bydes på kun én aftale, og der kan ikke afgives alternativt bud. Det er dog ikke et krav, at der faktisk produceres mad fra køkkenet. Køkkenet består af 125 m2, og er gengivet i bilag 2.1. til kontrakt. Udstyret, der følger med forpagtningen fremgår af inventarbilag til kontrakt, bilag Skønner tilbudsgiver at der grundet løsning af ovennævnte opgaver er brug for enkelte andre udstyr/inventar-dele, og dette kan købes indenfor rammerne af det tilbud på udstyr kommunen har modtaget, kan tilbudsgiver oplyse dette i sit tilbud. Den samlede økonomiske ramme kan dog aldrig overstiger den anslåede omkostning i bilag 2.2. på kr Omkostningerne ved ændret udstyrs program skal klart fremgå af tilbuddet, da dette i modsat fald måske ikke er konditionsmæssigt, ligesom det entydigt skal fremgå om tilbudsgiver betinger sit bud af en ændret inventarløsning Generelt Kostpolitikken for Gribskov Kommune tilsigter, at maden 11

12 o skal tilgodese gode og sunde kostvaner for kantinens brugere o skal være velsmagende og varierende beregnet til hverdagsbrug o skal være frisktillavet af gode råvarer, hvor de hygiejniske krav til produktionsforholdene overholdes o skal anrettes og serveres indbydende for cafeens brugere Maden er skal herudover være kendetegnet ved at være tilberedt af råvarer af god kvalitet. at følge årstidens råvarer (i størst muligt omfang). at fremstå æstetisk og sansemæssige lækker ved serveringen. at tilsætningsstoffer så vidt muligt undgås. At miljø- og energimæssige hensyn indtænkes både i forhold til indkøb, tilberedning, opbevaring og affald. Rammerne for måltidet skal medvirke til, at måltidet bliver en god oplevelse. Der må kun rent undtagelsesvis anvendes engangsservice i forbindelse med kantinedriften. Det kan evt. ske ved større arrangementer og ved børnefødselsdage i svømmehallen. Der må ikke sælges røgvare af nogen art. Ad. A) Mad til skoleelever Aktuelt løser virksomheden Gia, Birkerød, opgaven med mad til skoleelever. Produktionsstedet er fra et eksternt køkken. 12

13 Gribskov Kommune vægter sund mad højt. Cafetilbuddet skal tage sit afsæt i Gribskovs vision for børn og unge, om at alle børn og unge skal spise sundt hver dag og være fysisk aktive mindst 60 minutter om dagen. Visionen bygger på det faktum, at sund kost og motion er fundamentet for et langt og sundt liv som: Giver barnet en bedre trivsel og indlæringsmuligheder Skaber sunde kost- og motionsvaner for resten af livet Er med til at forebygge alvorlige livsstilsygdomme som overvægt, sukkersyge, kræft og hjertekarsygdomme Derfor er det helt naturligt, at den nye madordning grundlæggende skal følge Fødevarestyrelsen anbefalinger: 1. Spis frugt og grønt hver dag 2. Spis fisk og fiskepålæg flere gange om ugen. 3. Spis kartofler, ris eller pasta og fuldkornsbrød hver dag. 4. Spar på sukkeret især fra sodavand, slik og kager. 5. Spis mindre fedt især fra mejeriprodukter og kød. 6. Spis varieret og bevar normalvægten 7. Sluk tørsten i vand. 8. Vær fysisk aktiv. Børn og unge mindst 60 minutter om dagen. Endvidere henvises til kommunens kostpolitik på ILE/Kost-%20og%20bev%C3%A6gelsespolitik.pdf (Minimums)åbningstid Minimums åbningstid:

14 3.1.3 Indhold og priser Elevmad Der skal kunne leveres (elev)mad til følgende priser: Indhold Pris, inklusiv Frugt 5 moms, kr Gulerødder/andet grønt Pose med nødder, tørret frugt 5 10 Mini sandwich 10 Suppe (vegetar) 15 Dagens salat 15 Sandwich/grov bolle og varm ret 20 Vand ad libitum. Sluk tørsten i vand!! Den nuværende mælkeordning fortsætter uafhængigt af forpagtningen. Ad. B) Mad til brugere af svømmehal og bibliotek 14

15 3.1.4 Priser fri prisdannelse Torvecafeens priser til brugere af svømmehal, bibliotek og gæster i øvrigt skal svare til sammenlignelige steder og endvidere forudsættes det, at TC har et væsentligt udbud af vitamin- og proteinrige føde- og drikkevarer (sunde retter, frugt, mælkeprodukter m.v.) Åbningstid - torvecafeen Det tilstræbes at cafeen holdes åben når der er aktiviteter i og omkring Svømmehal og bibliotek, men den nærmere åbningstid skal koordineres med GKs ledelse eller den nedsatte arbejdsgruppe Kvalitets- og serviceniveau i øvrigt Det er en vigtig parameter, at maden til stadighed tilpasses ønskerne hos cafeens brugere Gældende retningslinjer og anbefalinger Det forudsættes at maden, der leveres lever op til de til enhver tid gældende standarder og anbefalinger, Kvalitet Der udbedes som hovedregel tilbud i bedste kvalitet. I tvivlstilfælde vedr. varernes kvalitet, er Kommunen berettiget til at indhente sagkyndigt skøn fra Fødevarestyrelsen, hvis bedømmelse er afgørende i sagen. 15

16 Kvalitet: Kød og Pålæg Alle pålægsvarer skal fremstilles af velbehandlede råvarer på virksomheder med autorisation eller godkendt registrering af Fødevarestyrelsen. I øvrigt henvises til de gældende love, anordninger og bekendtgørelser, herunder om brugen af levnedsmiddeltilsætninger af enhver art. Pålægsvarer skal fremstilles i henhold til god håndværksmæssig praksis. Pålægsvarer skal produceres efter en veldefineret opskrift. EU Direktiver for færdigpakkede varer skal følges Kvalitet fisk og fiskeprodukter Frisk fisk skal opfylde EU normer for de pågældende varer i det omfang disse findes eller bliver udarbejdet Kvalitet fjerkræ og fjerkræprodukter Fjerkræ og fjerkræprodukter skal opfylde EU normer for de pågældende varer i det omfang disse findes eller bliver udarbejdet Kvalitet brød Det forudsættes at brød der indgår i Forpagterens tilbud er friskt brød, og der skal være forskellige brødtyper at vælge imellem. Bake off produkter kan anvendes Kvalitet Ost og mælkeprodukter Skal opfylde EU normer for de pågældende varer i det omfang disse findes eller bliver udarbejdet og gældende myndighedskrav mht. indhold, temperatur og holdbarhed skal overholdes. Det forudsættes at der ikke anvendes UHT- behandlede mælkeprodukter og eneste undtagelse herfra er kakaomælk. 16

17 Leverancer af mælkeprodukter til forbrugende afdelinger gælder at de anvendes/uddeles samme dag de er produceret og senest på 3. dagen efter mejeriets pakketidspunkt, for syrnede mælkeprodukter dog senest på 4. dagen. For ost og osteprodukter er det det enkelte produkts karakteristik og holdbarhed der er afgørende Kvalitet grønt og frugtprodukter Skal opfylde EU normer for de pågældende varer i det omfang de findes eller bliver udarbejdet. Det skal tilstræbes at der anvendes årstidens frugter og grønsager, gerne lokale dvs Smag på Nordsjælland. Som hovedregel anvendes ikke frosne grønsagsblandinger, medmindre den samlede opfattelse af det producerede måltid tillader anvendelse af disse komponenter, for at opnå den bedste kvalitet. 3.2 Generelle forudsætninger for opgaveløsningen Kvalitetskontrol m.v. Det forudsættes at tilbudsgiverne er bekendt med gældende fødevarelovgivning Forpagterens kvalitetssikring Tilbudsgiver skal fremkomme med et eksempel på Forpagterens kvalitetssikring, (evt. håndbog, hvis en sådan forefindes) Personaleforhold Leverandøren har ansvaret for at ansætte tilstrækkeligt og kvalificeret personale. 17

18 Værdighedskrav Leverandøren og dennes medarbejdere skal kunne lide børn og unge, og have en inspirerende personlighed, og skal kunne leve op til kommunens politik for værdighed, hvoraf fremgår: Krav til din værdighed Værdighedskravet forudsætter, at du gennem din adfærd og ytringer viser dig værdig til den agtelse og tillid, som stillingen kræver. Kravet betyder, at der hverken i tjenesten eller uden for tjeneste er forhold, som gør dig uværdig til stillingen. Værdighedskravet kan være overtrådt, hvis du begår (eller har begået) en strafbar handling, men der er mange andre forhold der kan medføre overtrædelse. Eksempelvis kan en lærer ikke færdes i rockereller stofmiljøer. Og en ansat i ældreplejen kan ikke i sin fritid være kendt for at omgåes trick- eller lommetyve og dermed udsætte sig selv for mistanke herom. Værdighedskravet vil også kunne overtrædes, hvis en medarbejder misbruger sin kommunale ansættelse til at true andre med sin indflydelse i kommunen. Eller hvis medarbejderen spreder usande eller vanærende påstande om sine kolleger eller ledere, også selv om dette sker i medarbejderes fritid eller fx. i udtalelser på Facebook eller lignende. Du skal som medarbejder være loyal over for din arbejdsplads. Det stiller krav til din omtale af arbejdsplads, kolleger og ledelse. Du må ikke fremsætte åbenbart urigtige oplysninger om forhold inden for dit arbejdsområde eller udtale dig i urimelig grov form. Du har ret til at kritisere forholdene på din arbejdsplads, men det fremtidige samarbejde kan blive vanskeliggjort hvis det ikke sker under iagttagelse af hensyn til sædvanlige former og praksis på dit arbejdsfelt for hvordan du forinden har forelagt din kritik på rette tid og sted, fx. over for leder eller tillidsrepræsentant. En tommelfingerregel er at bruge den sunde fornuft, og overholde almindelige adfærdsnormer for anstændig behandling af både andre mennesker og arbejdspladsen. 18

19 Leverandørens personale har tavshedspligt i forhold til fortrolige oplysninger denne måtte blive bekendt med i forbindelse med varetagelse af opgaven. Forpagter skal indhente børneattester ved ansættelser af personaler, der færdes i cafeen, og i tilbudet skal oplyses Børneattest for alle påtænkte medarbejdere, der ved opstart tænkes tilknyttet cafeen, herunder forpagter selv. Disse attester må ikke være mere end et ½ år gammel regnet fra tilbudsfristen Inddrage skoleelever Tilbudsgiverne opfordres til i deres tilbud at beskrive om elever fra de ældste klassetrin kan deltage i administrationen af skolemadsordningen. Produktionselever/Socialt medansvar I forbindelse med arbejdet omkring etablering af en lokal produktionsskole i Gribskov Kommune beliggende i uddannelsescentret, har ønsket været at samtænke den nye produktionsskoles behov for et undervisningsproduktionskøkken med driften af kantinen/caféen på den nye Helsinge skole. Den grundlæggende tanke og væsentligste styrke med et sådan samarbejde er, at produktionsskoleeleverne får direkte adgang til at indgå i reel produktion, og derved stifter bekendtskab med alle aspekter af hverdagen i et køkken. Tilbudsgiver skal redegøre for sin holdning hertil evt. med konkrete tilkendelser af forløb og lign. 19

20 3.2.4 Ledelsesdialog Der skal etableres samarbejder, retningslinjer for informationsudveksling m.v., der tilgodeser en effektiv og kvalitetsbetonet samarbejde. Der nedsættes en samarbejdsgruppe, der skal initiere fælles udviklingsinitiativer. Udover Leverandøren består gruppen af en repræsentant fra Ny Helsinge Skole, Uddannelsescentret, svømmehal, bibliotek, og direktion. Se endvidere kontraktens pkt

21 BILAG 1 GRIBSKOV KOMMUNENS KOST- OG SUNDHEDSPOLITIK Se ILE/Kost-%20og%20bev%C3%A6gelsespolitik.pdf 21

22 BILAG 2. KONTRAKT Kontrakt vedrørende køb af skolemad til Ny Helsinge Skole samt drift, forpagtning, af cafe Torvecafeen 1 Parterne Med henblik på at betjene skoleelever på Ny Helsinge skole på de i udbudsbeskrivelsen anførte vilkår, publikum og brugere af svømmehal og bibliotek bortforpagter Gribskov Kommune (i det følgende kaldt GK) herved til XXXXXX (i det følgende kaldet forpagteren) den i nærværende kontrakt beskrevne cafe/cafeteriavirksomhed pr. 22. oktober Der forventes tidligst brugere af svømmehal den 1. februar Aftalens genstand. Aftalen består af følgende dokumenter: 1. Nærværende aftale 22

23 2. Evt. præciseringsnotater, herunder referat fra spørgemøde, 3. Udbudsbeskrivelse af april Forpagterens tilbud af XX Dokumenterne har prioritet efter ovennævnte rækkefølge. 3 Forpagtningens omfang og lokaler Det forpagtede omfatter det i Ny Helsinge Skole etablerede Køkken med tilhørende Cafe, Torvecafeen (i det følge kaldet for TC) omfattende det på vedhæftede tegning markerede område, bilag 1. I forpagtningen medfølger inventar i henhold til specifikation inventarliste, jf. Bilag 2. Denne inventarliste gennemgås ved start og ophør af forpagtningsaftale og dens rigtighed stadfæstes ved underskrift af såvel forpagter som repræsentant fra GK. Forpagter har ansvaret for løbende erstatning og udskiftning af service (tallerkner, bestik og lign). Telefon medfølger i forpagtningen, men forpagteren betaler abonnementsafgift og samtaleafgift. Lokalerne skal til enhver tid opfylde de krav, som myndighederne, herunder sundheds- og brandmyndighederne, måtte stille, både ved forpagtningens indgåelse og senere. Omkostningerne ved opfyldelse af krav stillet af myndighederne afholdes af GK, for så vidt angår krav vedrørende bygninger og faste bygningsinstallationer i den nuværende café s område (jf. bilag 1). Andre omkostninger afholdes af forpagteren. Forpagter har tilladelse til at ændre Caféens navn, under forudsætning af, GK s accept. 23

24 4 Forpagtningens overtagelse Forpagtningsforholdet tager sin begyndelse med overtagelsesdag den 22. oktober 2012 fra hvilken dato forpagteren bærer risikoen for de af forpagtningen omfattede lokaler. Forpagtninger indrømmes om muligt adgang til køkkenet/cafeen den 1. september Cafeens drift Forpagteren skal udover leverancer af skolemad, jfr. udbudsbeskrivelsen afsnit herom i forpagtningsperioden drive almindelig cafévirksomhed med det formål at betjene publikum og brugere bedst muligt, hvorfor det tilstræbes at virksomheden som udgangspunkt holdes åben når der er aktiviteter i og omkring Svømmehal og bibliotek/kulturhus. Åbningstiderne for skole ordningen er hverdage fra kl , mens den øvrige åbningstid koordineres med GKs ledelse eller den nedsatte arbejdsgruppe. Forpagteren skal oppebære de nødvendige bevillinger i forhold til det udbud der til enhver tid findes i caféen. Opsætning af musikboks og spilleautomater må ikke finde sted uden kommunens udtrykkelige og skriftlige accept. Bortset fra de fastsatte (fixerede priser) omfattet af skolemadsaftalen, skal TC s priser i øvrigt svare til sammenlignelige steder og endvidere forudsættes det, at TC har et væsentligt udbud af vitamin- og proteinrige føde- og drikkevarer (sunde retter, frugt, mælkeprodukter m.v.). Varesortimentet skal understøtte GKs vedtagne Sundhedspolitik. Opsætning af friture eller lign. er i den forbindelse ikke tilladt. De fixerede priser fremskrives efter nettoprisindeksten, medmindre andet konkret aftales. Forpagter har ret til at forestå udsalg af højt specialiseret artikler til brugere som ellers ikke tilbydes i udsalg i nærområdet. 24

25 Alle udgifter til nævnte udsalg afholdes af Forpagteren. Forpagter har ret til at tilbyde madleverancer ved større arrangementer, men ledelserne kan frit vælge mellem indkomne tilbud/leverandører. Det vil sige at forpagter ikke har en eksklusiv ret til at levre mad ved sådanne arrangementer udenfor selve cafeeområdet. Kontantsalg af billetter og hjælp til husets foreninger Forpagteren har ikke eksklusivitet på leverancer udenfor caféområdet. Brugere, sponsorer og lignende har ret til at levere/medbringe mad og drikkevarer udenfor cafeområdet, såfremt dette ønskes af GKs ledelse. Forpagteren har dog mulighed for - og opfordres til - at indgå faste leverings- og prisaftaler med de tilknyttede foreninger m.fl. Forpagteren har det fulde ansvar for virksomhedens ordinære drift, og for at denne stedse fremtræder med et tiltalende præg og i renlig og velholdt stand. Forpagteren er forpligtet til at sørge for, at der altid iagttages god og passende orden, og at kunderne betjenes på bedste måde. Rengøring af inventar og lokaler i undervisningskøkkenet og produktionskøkkenet påhviler forpagteren, som afholder udgifterne hertil, dog bistår GK/OPP leverandøren med 2 årlige hovedrengøringer, hvilket skal varsles mindst 3 hverdage før. Rengøring af Torvehallen, herunder stole og borde, foretages af GK/OPP leverandøren (ikke forpagter) på daglig basis. Retningslinjer for rengøring af inventar og lokaler, retningslinjer for afholdelse af kurser, aftale om nøgler og alarm, som er forpagteren bekendt, skal ligeledes overholdes. Det til enhver tid gældende 25

26 ordensreglement for hallen gælder såvel for forpagteren som dennes personale og gæster, og forpagteren er ansvarlig for overholdelse heraf. Som en del af den daglige drift og inden for Caféens åbningstid skal forpagter være behjælpelig med udlevering af nøgler samt registrering af brugere ved udlejning/udlån af lokaler i Svømmehal. Forpagteren forpligter sig til et samarbejde omkring kontantsalg af adgangsbilletter til Svømmehal i de perioder hvor GK foreninger tilbyder foreningssvømning (uden krav om fast medlemskab i foreningen). 6 Forpagterens inventar m.v. Forpagteren er forpligtet til for egen regning at holde virksomheden forsynet med sådanne driftsaktiver, udover de kommunen tilhørende inventargenstande m.v. ifølge specifikation, jf. bilag 2, som er nødvendige til kontraktmæssig drift af den forpagtede virksomhed. Inventar, service m.v. til brug i virksomheden skal anskaffes efter særlig aftale med GK og være af ordentlig standard og kvalitet, ligesom inventar m.v. stedse skal vedligeholdes efter samme standard. Driftsaktiver og inventar m.v. som forpagteren har anskaffet til virksomheden, kan kun medtages ved forpagtningsforholdets ophør, forudsat at fjernelse kan ske uden skade på den GK tilhørende faste og løse ejendom. 7 Vedligeholdelse Ejendommens udvendige vedligeholdelse, herunder rensning af udvendige kloaker m.v., påhviler GK. 26

27 Al indvendig vedligeholdelse af lokaler påhviler GK. Maskiner,redskaber og inventar, som tilhører GK, må kun udskiftes i samråd med GK. Det påhviler forpagteren at renholde og pleje inventar m.m. på god og forsvarlig vis. Tilsyn hermed påhviler GK, til dagligt repræsenteret ved stedlig ledelse. Endvidere skal forpagteren straks rette henvendelse til ledelsen, dersom maskiner og inventar tilhørende GK trænger til serviceeftersyn eller reparation m.v. Udgifter til serviceeftersyn, reparation og løbende vedligehold af inventar, maskiner m.v. som tilhører GK, påhviler forpagter. Ved forpagtningsforholdets ophør skal den GK tilhørende faste og løse ejendom afleveres i ordentlig og vel vedligeholdt stand, og forpagteren er forpligtet til at erstatte sådanne mangler og skader, som ikke skyldes naturligt slid og ælde. Uden GKs skriftlige godkendelse må forpagteren ikke foretage nogen forandring af det forpagtede. 8 Forsikring Forpagteren er forpligtet til at tegne erhvervsansvarsforsikring for cafeen. På opfordring skal policer og præmiekvitteringer forevises. 9 Afståelse Forpagteren skal ikke påregne at få tilladelse til at fremleje, bortforpagte eller afhænde sin virksomhed, hverken helt eller delvis, ej heller for en kortere periode. 10 Forpagtnings afgift Forpagteren betaler til kommunen en forpagtningsafgift på kr pr. år, + evt. tillæg for betydelig omsætningstilvækst, første gang 1. januar

28 GK fremsender faktura på á conto beløbet. Primo januar betales for 1. kvartal, primo april for 2. kvartal osv. Tillægget for øgede drifts- og vedligeholdelsesudgifter, jf. ovenfor, beregnes på baggrund af bruttoomsætningen eksklusiv moms, som følgende: 0,4 % af omsætningen fra kr og op efter. Skolemad er inkluderet i denne omsætningsopgørelse. Forpagtningsafgiften forhøjes én gang årligt hver den 1. januar med den procentvise ændring i nettoprisindekset fra oktober forrige år til oktober året før. Forhøjelsen sker således første gang den 1. januar 2014 med den procentvise ændring i nettoprisindekset fra oktober 2012 til oktober Såfremt nettoprisindekset skulle ophøre med at blive beregnet, er parterne enige om i stedet at anvende et andet eller bestående indeks, der mest muligt svarer til nettoprisindekset. Regnskab Forpagteren er forpligtet til at anlægge og gøre dagligt regnskab for virksomheden efter regler, der anvises ham af GK repræsenteret ved GKs ledelse og som dagligt har adgang til eftersyn og kontrol heraf. Senest den 15. i hvert kvartals begyndelse afleverer forpagteren en underskrevet rapport over omsætningen i det foregående kvartal. Senest 1. maj hvert år tilstilles der GK slutrapport over omsætningen i det foregående omsætningsår. Slutrapporten skal være underskrevet af forpagteren og revideret af statsautoriseret eller registreret revisor. 11 Vand, varme og el GK sikrer levering af vand, el og varme til den forpagtede virksomhed, men GK er uden ansvar for driftsforstyrrelse af enhver art. El og vand betales efter forbrug (bimåler). 28

29 12 Depositum Forpagteren har ved forpagtningens indgåelse indbetalt kr til GK. Det stillede depositum henstår som sikkerhed for at forpagteren opfylder sine forpligtelser i henhold til nærværende kontrakt, herunder erstatning af tab af forpagtningsafgift i tilfælde af ophævelse af kontrakten i utide, reparation istandsættelse eller fornyelse af inventar, maskiner eller lignende, som forpagteren i henhold til denne kontrakt har ansvaret og risikoen for, og opfyldelse af vedligeholdelsespligten, herunder istandsættelse ved fraflytning. 13 Opsigelse Forpagtningen og herunder samarbejdet med GK samt skolen, de foreninger der har til huse i Svømmehal/bibliotek, evalueres min. en gang om året. I det første driftsår aftales dog mindst to møder, første gang 1. december Fra kommunen deltager en repræsentant fra Ny Helsinge Skole, svømmehal, bibliotek, evt. produktionsskole og direktion. Første evaluering finder sted januar Aftalen ophører den , dog er der mulighed for forlængelse med yderligere 2 år frem til Mad til gæster af svømmehal og bibliotek påtænkes tidligst at ske fra 1.februar Aftalen kan i kontraktperioden gensidigt opsiges med 12 måneders varsel. Såfremt aftalen ikke opsiges senest 6 måneder før udløb, løber denne videre med et gensidigt opsigelsesvarsel på 6 måneder, dog maksimalt til og med

30 14 Forhold ved ophør Når forpagtningskontrakten ophører på grund af opsigelse eller på grund af forpagterens død eller anden aftale kan der rettes henvendelse til GK fra den fratrædende med anmodning om, at en eventuel efterfølgende forpagter søges tilpligtet, mod rimelige betalingsvilkår, at overtage det på ophørstidspunktet, til virksomheden af forpagter indkøbte inventar m.v., til en pris der fastsættes ved vurdering af de pågældende genstande til med henblik på fortsat brug på stedet. En sådan ordning kan dog ikke forventes opnået, såfremt forpagtningsforholdet ophører på grund af misligholdelse, eller såfremt virksomheden af GK ikke ønskes videreført som hidtil, ligesom ordningen forudsætter, at GK finder en forpagter, som GK ønsker at antage, og som vil overtage virksomheden på disse betingelser. Udgifterne ved vurderingen betales af den fratrædende forpagter. Såfremt der ikke mellem den fratrædende forpagter og GK kan opnås enighed om, hvem der skal være vurderingsmand, udpeges denne på forpagterens regning af civildommeren i retskredsen. Forpagteren har ikke ved forpagtningsforholdets indgåelse betalt noget beløb for goodwill eller lignende og er ved sin fratræden ej heller berettiget til afståelsessum, goodwill eller lignende, hverken af en efterfølgende forpagter eller af GK. I denne forbindelse er parterne enige om, at kontraktforholdet som forpagtning falder uden for lejelovgivningens område. 15 Tvister I tilfælde af uoverensstemmelser mellem parterne, hvad enten denne uoverensstemmelse vedrører misligholdelse, fortolkning eller andre forhold, der har tilknytning til nærværende kontrakt eller ej, følges principperne i erhvervslejeloven kapitel 14. Tvister indbringes således i 1. instans for 30

31 byretten (benævnes boligretten), jf. 76 stk.1. Såfremt tvisten ikke kan løses her følges 77, stk. 1-2, hvor tvisten helt eller delvist afgøres ved voldgiftsretten. 16 Misligholdelse Hver af parterne er berettiget til, uden varsel, at ophæve kontrakten på grund af væsentlig misligholdelse fra den anden parts side. Som væsentlig misligholdelse, der uden varsel giver GK ret til at ophæve forpagtningen, henregnes bl.a. følgende forhold: a) Udeblivelse med betaling af afgift i henhold til kontraktens 10 med mere end 8 dage efter at skriftligt påkrav har fundet sted. b) Gentagen vægring ved at efterkomme GKs henstillinger med hensyn til restaurantens drift, vedligeholdelse og gode orden. c) Gentagne tilfælde af konflikter med bevillingsmyndighederne. d) Tab af bevilling og/eller myndighedstilladelse der ellers var nødvendig for drift af caféen. e) Undladelse af at betale afgifter til det offentlige. f) Forpagterens konkurs, likvidation som solvent eller insolvent, betalingsstandsning, såvel offentlig som privat, eller dødsbobehandling uden vedgåelse af gælden. Foranstående opregning tilsigter ikke at være udtømmende. Såfremt misligholdelse tillige medfører tab for den anden part, er denne berettiget til at kræve erstatning for det lidte tab. 17 Tinglysning Kontrakten må ikke tinglyses på ejendommen. Gribskov Kommune 31

32 Helsinge, den FORPAGTER XXXXXXXX Underbilag Bilag 1 Kortbeskrivelse Bilag 2 Inventar oplistning 32

33 BILAG 3: TILBUDSLISTE Udbud Ny Helsinge Skole, skolemad og mad til brugere af svømmehal og bibliotek m.fl. Tilbudsliste I henhold til udbudsbrev og den medsendte udbudsbeskrivelse tilbyder undertegnede at udføre de beskrevne opgaver for Gribskov Kommune på de i tilbudet anførte vilkår. Dato: Virksomhedsnavn: Referenceperson: Adresse: Tlf. Underskrift: 33

34 Vejledning Tilbudslisten er et værktøj, der skal lette tilbudsgiveren i udarbejdelsen af tilbud i henhold til den vedlagte udbudsbeskrivelse af april Tilbudslisten kan sendes elektronisk til tilbudsgiver i wordformat, således at tilbudsgiver kan arbejde i selve teksten. Samtidig skal tilbudslisten sikre muligheden for en ensartet sammenligning af de indkomne bud. Derfor er det væsentligt at strukturen fastholdes. Det skal bemærkes, at Kommunen kan vælge at se bort fra tilbud, der ikke opfylder de i udbudsbeskrivelsen anførte konditioner. Tilbudsgiver vil altså ikke blot blive lavt vurderet på manglende indhold under de enkelte punkter. Udfyldelse af tilbudsliste Tilbud skal afsnitsopdeles i overensstemmelse med tilbudslistens afsnit 1 og 2 med underafsnit. Det vil sige, at tilbudet skal opdeles i et teknisk forslag og et økonomisk forslag. Vedrørende de tekniske forslag skal tilbudsgiver udarbejde beskrivelser for hvert underafsnit. I det økonomiske forslag er det tilstrækkeligt at udfylde de indeholdte skemaer. Evt. angivelse af tal i parentes henviser til udbudsbeskrivelsen. 34

35 Tilbudsstruktur: 1. Tekniske forslag 1.1 Virksomhedsbeskrivelse Virksomhedens aktiviteter Regnskaber for perioden 2010 og Hvordan sikre I kvaliteten? Øvrige oplysninger af betydning for vurdering af virksomheden Diverse erklæringer Tro- og love om forfalden gæld TR O OG LOVE-ERKLÆRI NG Gæld til det offentlige Ved underskrift erklæres det hermed, at virksomheden ikke har ubetalt forfalden gæld til offentlige myndigheder overstigende kr., jf. lov nr af 21. december 1994 samt efterfølgende lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger. Ved enkeltmandsvirksomhed erklæres det i øvrigt ved underskrift, at indehaveren ligeledes ikke har ubetalt forfalden gæld til offentlige myndigheder overstigende kr. 35

36 VIR KSOMHE DENS NAVN : A D R ES S E: CVR N R.: DATO: UN DERSK RIFT: Børneattest (må ikke være ældre end ½ år.regnet fra tilbudsfristen). Se endvidere 7DE6BEDF84E8/0/P274_0310.pdf Underleverandører I det omfang tilbudsgiver påtænker at anvende underleverandør(er), der opnår brugerkontakt, skal tilbudslistens afsnit udfyldes for underleverandørerne. 1.2 Referencer med tilhørende kontaktpersoner 1.3 Organisation og produktion Hvordan har tilbudsgiver tænkt sin virksomhed organiseret i forbindelse med løsning af opgaven? Den konkrete produktionsteknik samt angivelse af evt. ønsker om andet udstyr indenfor rammen på de kr., der er afsat til bestykning. 1.4.Kvaltet (30%) 36

37 1.4.1 Sortimentsliste for skolebespisning ud over minimumskrav. Angiv produkter med tilhørende pris. Henvis evt. til pkt.2.3 nedenfor Sortimentsliste for tilbud til brugere af svømmehal og bibliotek. Angiv produkter med tilhørende pris. Henvis evt. til pkt nedenfor Fremadrettede initiativer til fremme af spiselyst og velvære elever og andre brugere Forslag i øvrigt af betydning for Kommunens vurdering af kvaliteten 1.5 Samarbejde (20%) Forslag til den gode start. Hvordan ser tilbudsgiver, at vi kommer godt i gang gang med cafédriften. Hvordan skal tilbuddene præsenteres i forhold til elever og brugere af svømmehal og bibliotek Erfaringer med ansættelse af personer på kontakthjælp, fleksjob eller lign. (Socialt medansvar) Holdning til - og redegørelse for - Tilbudsgivers medvirken til uddannelse af elever fra produktionsskolen 1.6. Åbningstider (10 %) Hverdage Lørdage Søndag og helligedage 1.7. Eventuelle forbehold 37

38 2. Økonomisk forslag (40%) Alle priser anført i tilbudslisten er, medmindre det er konkret anført, inklusiv moms, dog er et evt. driftstilskud uden moms se nedenfor Evt. driftstilskud Angivelse af evt. årligt driftstilskud for drift af skoletilbud Kr. pr år Sortimentsliste Produkter efter tilbudsgivers valg Tilbudt pris i kr. pr. stk. 38

39 2.3. Prisliste for levering af øvrige varer til møder og arrangementer Varer (blot eksempler) Tilbudt pris i kr. pr. stk. Kager 1/1 Lagkage 1 stk. tærte (jordbær/hindbær) Flødekage 1 tørkage Fødselsdagskringle 20 pers. Smørrebrød Almindeligt Luksus Ostemad på franskbrød Drikke Kaffe, kande, l liter Kaffe, Kop The, Kande, 1 liter The, kop 39

40 40