Svaret til alle tre spørgsmål er et rungende ja!

Transkript

1 Gør kommunikation mere skade end gavn? Kommunikation er en essentiel del af projektledelse; op imod 90% af et projekt er kommunikation, men alligevel viser projekters erfaringsopsamlingsrapporter ofte, at der netop gøres for lidt ud af dette område. De fleste projektledere har lært at lave en interessentanalyse, der munder ud i en kommunikationsmatrix og en kommunikationsplan, der angiver interessenterne, kommunikationsmediet, frekvensen samt hvem, der er ansvarlig for at kommunikere fra projektet - så hvad går galt? - Har vi for dårlige vaner mht. at udføre kommunikationsplanen? - Vælger vi de forkerte kommunikationskanaler? - Er vi for dårlige til at formulere et budskab? Svaret til alle tre spørgsmål er et rungende ja! For meget, for sent Selvom projektet starter rigtigt, så er det sjældent, at kommunikationen flyder hensigtsmæssigt undervejs i projektet. Typisk vil intentionerne være rigtige, men når den store arbejdsbyrde for alvor rammer så er det sjældent før den kommende milepæl, at projektlederen tvinges til at gøre status, og derefter kompenserer for manglende løbende kommunikation ved at e status ud til alt og alle - hvilket medfører unødvendig støj for dem, for hvem budskabet ikke er relevant. Hvor meget tid, en projektleder bør bruge til kommunikation, kan diskuteres. Det er dog sjældent, at man ser en projektplan, hvor der er reelt er allokeret tid til kommunikation, hvilket kan være medvirkende til, at kommunikationen flyder i store klumper. Plan the work, work the plan det kan ikke siges for mange gange. Vær fokuserede i valget af interessenter, i hvilken type af informationer, der skal kommunikeres ud, og tag kommunikation med som en løbende aktivitet i projektplanen. Investerer din virksomhed i projektkommunikation? Det er de færreste projektledere, der har en baggrund fra journalisthøjskolen, og lige så få virksomheder, der investerer i kommunikationstræning af sine medarbejdere udover det obligatoriske sådan leverer du effektive powerpoint præsentationer kursus. Pointen er, at vi på læreanstalterne på omfattende vis lærer at opbygge og understøtte en argumentation, hvilket kun sjældent er relevant ved udsendelse af projektkommunikation, og dette medfører dokumenter, status s og lignende, der er så lange, at man ved første blik enten vælger at skubbe den foran sig, eller går på jagt efter et tripple-espresso-shot for at kunne holde sig koncentreret til at tygge sig igennem e- mailen. Jeg har mødt flere ledere, som ser bort fra mails, der ikke umiddelbart kan forstås ud fra de første 5-10 linier (i MS Outlook jargon kendes dette som det indhold der vises i preview / læseruden). , Intranet eller 1-1 kommunikation? 1 1 Kilde: Ledernes Hovedorganisation, Børsen Sølvgade 10, København K tel fax info@peakconsulting.dk 1 / 5

2 En undersøgelse viser, at de mest effektive måder at kommunikere budskaber på, er: Afdelingsmøder (89%) Møder (72%), Stormøder (66%) / nyhedsbreve (51%) Intranet/ Internet (34%) Som det kan ses er Intranet/Internettet ikke den mest effektive måde at kommunikere på. Selv om vi kan læne os op ad statistikker for at finde de mest effektive kommunikationskanaler, glemmer vi ofte at have modtagerens interesse for øje samt at have indsigt i, hvorledes kommunikationskanalen skal bruges. Hvis vi tager udgangspunkt i mediet, som for mange bliver en tidsrøver, når det kommer til de mængder af støj, det kan genere, så har flere større danske virksomheder taget konsekvensen. Ved at indføre en code of conduct opdrages medarbejderne til at have respekt for mediet og sine kollegaers tid. Dette gøres ved at klarlægge, hvornår det er relevant at maile, samt eksplicit at angive over for modtagerne, hvad deres forventede action er, og have respekt for, hvordan til og cc attributterne skal benyttes. Jeg har set flere eksempler på ledere, som bevidst ikke læser mails, de er kopieret på, da det i virksomheden er praksis at gøre dette, for at modtager(en) skal tage budskabet alvorligt. Jeg siger ikke, at man skal undlade at kommunikere meget, dette er i høj grad et virksomhedskulturelt spørgsmål. Men selv i den perfekte verden, hvor alle projekter afsender relevant kommunikation på det relevante tidspunkt til de relevante modtagere, så ender vi alt andet lige med en stor bunke kommunikation, vi skal arbejde os igennem. Så blot fordi de basale forudsætninger er på plads, er der stadig (en) stor risiko for, at det skrevne budskab enten drukner i mængden eller bliver underprioriteret. Medier Personlig stil Modtagere Type af projekt Formidlingskompetence Budskab Kultur Kompleksitet i budskab Sølvgade 10, København K tel fax info@peakconsulting.dk 2 / 5

3 Jamen, jeg er så effektiv foran min computer! Selvom de fleste, inklusive undertegnede, har en forkærlighed for elektronisk kommunikation blandt andet på grund af dets rækkevidde, og fordi man altid kan starte en kommunikation op, så er det aldrig nok for at nå ud til at alle typer af mennesker. Kommunikation og interessentpleje foregår på gangen, i frokoststuen og i omklædningsrummet. Som en erfaren projektleder så rigtigt har sagt, der skal slides mindst ét par sko op på et projekt, hvilket er et mantra, som jeg og mine kollegaer forsøger at efterleve. Undlad de lange dialoger, få budskabet ud, walk the talk, og som en ekstra bonus har du mulighed for at øge motivationen i projektteamet, hurtigere afklare problemstillinger og få en bedre fingerspitzgefühl med dit team, din leverandør eller kunde. Er DU en dårlig formidler, og hvad kan du gøre ved det? Organisationer, der har et budskab, der skal ud, har enten en professionel funktion, der varetager skreven kommunikation eller en aftale med en ghostwriter, et PR selskab eller lignende for at tilsikre, at deres budskab bliver kommunikeret mest effektivt. I projekter eller i programmer, hvad enten det er projektledere, programlederen, projektkontoret eller sponsorer, der er ansvarlige for kommunikationen, er der ingen garanti for, at denne person reelt har det nødvendige kompetencesæt for at sikre, at budskabet bliver formuleret på bedste vis. Man kan spørge sig selv, om det vil gøre en forskel om det er projektassistenten eller projektlederen, der formulerer og strukturerer budskabet, og umiddelbart vil de fleste have (en) tendens til automatisk at vælge den mest erfarne person. - Overvej derfor, om virksomheden, programmet eller projektet ikke har mest gavn af, at det er den bedste kommunikator, der er med inde over budskaberne. Hvad end din funktion er i din organisation, så kan du ikke outsource alt og vil selv enten på formel eller uformel måde skulle tage din del af kommunikationsansvaret. Så spørgsmålet er, hvornår du sidst har gjort noget for at skærpe dine kommunikationskompetencer? Alle kan trænge til at få genopfrisket sin teori på at formulere og præsentere et budskab og have gavn af at få ny inspiration eller bliver trænet i at tilpasse sin kommunikation individuelt og afkode, at modtageren også opfatter budskabet korrekt. Inden for sidstnævnte findes der mange filosofier, for eksempel NLP (Neuro-Linguistic Programming) og Enneagrammet det vigtigste er at du finder en filosofi, der passer til din stil. Sølvgade 10, København K tel fax info@peakconsulting.dk 3 / 5

4 Det du vil sige Hvad de er interesserede i Relevans Kommunikation, kommunikation og kommunikation Hvis vi vender tilbage til hovedspørgsmålet: Gør kommunikation mere skade end gavn, så er mit svar nej! Fortsæt med at kommunikere, og husk: 1) Skriv klart Modtageren skal forstå budskabet med det samme, undlad brug af jargon, ironi, sarkasme og komplekse sætninger. 2) Forventningsafstem med modtageren Modtageren ved præcis hvad denne skal foretage sig efterfølgende (til information, action påkrævet inden dato, m.v.) 3) Hold dig til enkle budskaber Direkte information, kort og præcis information, brug evt. vedhæftninger hvis emnet kræver uddybning 4) Investér i kommunikationsuddannelse og søg ny inspiration Selvom du er senior projekt- eller programleder, vil det typisk være her, din værktøjskasse er mangelfuld 5) Face value Investér i nogle behagelige sko, og gå ud og se folk i øjnene Sølvgade 10, København K tel fax info@peakconsulting.dk 4 / 5

5 Om forfatteren Henrik Timm, Partner i Peak Consulting Group Henrik har en omfattende erfaring indenfor programstyring, projektstyring og kvalitetsledelse. Henrik har en baggrund som projektleder/programleder/teamleder bla. hos SDC, Banedanmark, Rigspolitiet og hos Dong Energy. Henrik er god til formidling på alle organisatoriske niveauer og har en god evne til at skabe samarbejde mellem systemudvikling og forretning og deres processer Henrik er uddannet Cand Merc. samt har en samfundsvidenskabelig basisuddannelse fra RUC. Henrik er certificeret i IPMA og er desuden IPMA assessor. Henrik er certificeret i Leadership Coaching, PRINCE2, MSP og ISTQB. tel ht@peakconsulting.dk Sølvgade 10, København K tel fax info@peakconsulting.dk 5 / 5