1. punkt på programmet: Hvad gør vi i dag?

Transkript

1 Efter indledning og spisning bød Kirsten Pilgaard velkommen på arbejdsgruppens vegne og Pia Bille introducerede til aftenens program. Herefter gik vi gang med 1. punkt på programmet: Hvad gør vi i dag? 3 minutter fra hvert sogn om status. Opsamlet således (der er kun taget hensyn til de deltagende sogne): Svogerslev, Gadstrup, Gundsømagle har ikke kirkekontor/kordegn, Gundsømagle har heller ikke præstesekretær. Dåstrup-Ørstrup og Syv, som ikke deltog har iflg. Provsten ansat en fælles adm. medarbejder på næsten fuldtid. Vor Frue-Vindinge, Himmelev, Jyllinge, Ågerup, Sct. Jørgensbjerg, Søndre har kordegne og kontorer. Snoldelev har fælles kordegn og kontor med Tune. Domsognet har to kontorer, et kordegnekontor og et økonomikontor. Jyllinge og Himmelev har afskaffet kordegnens kirketjeneste. Jyllinge, Himmelev, Domsognet, Gundsømagle, Svogerslev har eksterne regnskabsførere. Gadstrup, Ågerup har regnskabsfører/kasserer, der er medlem af rådet. Vor Frue-Vindinge, Søndre og Sct. Jørgensbjerg har regnskabsfunktionen som en del af kordegnestilling. Domsognet har selvstændigt regnskabs- og administrationskontor Kirkekontorerne er typisk åbne hverdage eller 9-12 samt torsdag Rundgang i sognene Vor Frue-Vindinge: - Præget af en række nød- og ad hoc løsninger i de seneste år pga. sygdom og afskedigelse mm. - Arbejdsgruppe ser på mulighed for nytænkning, fordi to stillinger er ledige Gadstrup - Præstesekretær laver kirkebogsføring. - Kasserer som er medl. af mhr, bruger megen tid på at indhente attestationer, fakturaer osv. - Ingen kordegn, men præstesekretær, laver kirkebogsføring - Valgt sekretær i menighedsrådet Himmelev: - En række problemer i forbindelse med færdiggørelsen af sognegården, kirkeplanerne, langtidssygemeldt medarbejder mm. Har skabt ekstra administrative byrder for præster, menighedsrådsmedlemmer og andre medarbejdere - Ekstern regnskabsfører bor i Odense det fungerer glimrende.

2 Kordegn fører kirkebøger - Behov for at få redefineret kordegnestilling ved kommende nybesættelse - Præsterne vil gerne have mere sekretærhjælp bl.a. til konfirmandmateriale - Kirkeværgen skal aflastes har meget at gøre - - Store vikaromkostninger Domsognet - Har to kontoret: 1) kordegnekontor, som har samarbejde med Søndre Sogn og 2 kordegne. 2) administrationskontor, som står for økonomi, sekretariat mm. - Kordegnekontoret laver gudstjenestelister, ansættelsesaftaler og lidt sekretærfunktion - Administrationskontoret står for budget og regnskab, sekretariat, arkitektopgaver (fuldtids ansat arkitekt), bygningsforvaltning, fondsforvaltning (menighedspleje med 11 regnskaber og omsætn. på 1.3 mio kr., salgsfond, mm). Menighedsplejen omfatter bl.a. udlejning af ejendomme, sorggrupper, prep-grupper, besøgstjeneste, hellig kors kirkesal, natkirken. Jyllinge: - Kirkesys som planlægnings- og kalenderredskab: fravær, ferie, tjenester, brug af lokaler, kirkelige handlinger osv. - Hver tirsdag personalekaffe 1 gang om måneden egentligt kalendermøde - Har lavet analyse af medarbejderopgaver gennem tidsregistrering. Giver et godt arbejdsredskab til planlægning af medarbejderopgaver og stillingsbeskrivelser i fremtiden.. - Ansat ekstern regnskabsfører bilag godkendes af den relevante, bogfører hjemme, fakturerer alt, oplæg til budget, kvartalsrapport, deltager i stort set alle rådsmøder. Kører løn og alle indrapporteringer til provstiet. Ågerup - Administrationen køres effektivt af kordegn, kasserer og formand. - Graver varetager kirketjeneropgaver - Kalendermøder en gang om ugen Gundsømagle - Er atypisk ved, at menighedsrådsformanden udfører en betydelig del af de administrative og økonomiske funktioner på frivillig basis. - Sognepræst fører kirkebøger. Der er ingen sekretær. - Personalemødet i februar kommer med ønsker til budget i marts, indarbejdes i forbudget, som er grundlag for fordeling af midler - Kirkegård udliciteret Søndre Sogn/Jakobs - Arbejder sammen med domkirken om kirkebogsføring - Sekretæropgaver og kalender ligger hos kordegn

3 Svogerslev: - Regnskabsføring ekstern, men formand laver udtræk til mhr. - Præsten har sekretær som varetager kirkebogsføring, 10 t ugtl. - Ingen kalenderfunktion eller sekretær. Kun kbf. sp. er fuldtids ansat. - Kirkegård outsourcet til Østre Sct. Jørgensbjerg - Tilfredsstillende adm. bemanding (kordegn og kontorassistent) - Kalendermøde ugentlig - Ny kirketjener har fået indarbejdet fleksibilitet i beskrivelse 2. Brainstorm om ideer og overvejelser 1. Samarbejde om regnskabsfunktioner - Samle regnskabsfunktioner på kontor have ekspertise sammen - Elektronisk så meget som muligt færrest mulige papirbilag - 2. Hvad er menighedsrådsmedlemmernes opgave - Alm mhr.medlemmer skal frigøres fra det administrative, ellers mister vi rådsmedlemmerne - Man kan selv sætte grænser for hvor meget tid man bruger på tal - For meget hænger på menighedsrådsmedlemmer - 3. Kirkebogsføring - Fællesskab om kirkebøger er muligt i dag - Samle kirkebogsføringen i hele provstiet på få større kirkekontorer - 4. Administration og medarbejdere - Personaleadministration kan samles i større enheder - Sygdom gensidig vikariering, omstilling, ferievikariering på provstibasis - Vi er amatører på personaleadministration brug for professionelle. - Vigtigt med undersøgelser af arbejdsopgaverne som i Jyllinge - Hvor meget er vi parat til at acceptere, at vi har delte medarbejdere - Roskilde Bys sogne kunne danne et fællesskab om administration - Fælles telefonsystemer kunne være en besparelse - Samle alle funktioner i eet kontor - Holbækmodellen for provstifuldmægtig - Fleksibilitet i samarbejde med vikariering - Byggestyring i fællesskab - Der er prestige i at sidde i de tekniske adm. udvalg - Nytænke indhold i stillinger - Samle deltidsstillinger

4 Principielt - Elektronisk så meget som muligt færrest mulige papirbilag - Vi skal finde ud af, hvad vi mister ved at slå ting sammen åbningstid, ingen folk - Vigtigt at overveje kundebetjening åbningstider - Vi skal have bedre service end kommunen (nærhed osv.) 3. Prioritering I en prioriteringsrunde blev nedenstående tre hovedemner taget ud til nærmere drøftelse i bordrunde, så alle grupper kommer til alle emner og får mulighed for at kommentere andres ideer til emnet - Samarbejde om regnskab og økonomifunktion - Samarbejde om kirkebogsføring - Hvad mister vi/ går vi glip af ved administrativ centralisering? A. Samarbejde om regnskab/økonomi: Der er betydelig interesse for samarbejde/fællesskab om regnskab og økonomiforvaltning. Der er behov for at få undersøgt, hvem der har uløste behov, og hvem i provstiet, der kan dække behov/udbyde ydelser. Der skal høstes stordriftsfordele. Samarbejde kan evt. finansieres forholdsvist efter antal bilag. Godkendelse og attestering af bilag, budgetkontrol o.l.er fortsat menighedsrådets ansvar. Derfor er det vigtigt at lave en præcis funktions- og procesbeskrivelse. Menighedsrådenes nuværende praksis er meget forskellig. Der er behov for præcis og skriftlig dokumentation og instrukser, herunder også, hvem der refererer til hvem. Det enkelte menighedsråd skal have et EAN-nr. Det skal afklares, hvor et regnskabssamarbejde organisatorisk skal høre hjemme: entreprisemodel er den mest farbare vej. Konklusion: Der bør nedsættes et udvalg, der kan lave et udkast til en samarbejdsaftale B. Samarbejde om kirkebogsføring: Der er forskellige holdninger til betydningen af den personlige kontakt med kirkekontor/sognepræst ud fra kirkebogsføringen i fremtiden. Nogle mener, at attester mv. stadig vil være en betydelig kilde til kontakt, andre mener, at internet vil være fremtidens måde at løse den slags på, så man skal satse på, at kontakten i sognet handler om det kirkelige.

5 De tre gamle kommuner i provstiet kunne være udgangspunkt for en egentlig samarbejdsløsning med få kirkekontorer til kirkebogsføring. På det korte sigt bør der ses på, hvem der har uløste behov: man kan gå sammen med nabosogne om vikariering eller om at komme ind under et større sogns kirkekontor. Konklusion: Første skridt er behov for en analyse af 1) sognenes behov 2) kundernes behov. Det er ikke den tekniske kirkebogsføring, der er problemet, men betjeningen af medlemmerne, der er meget delte meninger om betydningen af og indholdet deri. Men der er enighed om, at det er vigtigt, at der er lokale åbningstider. C. Hvad mister vi/ går vi glip af ved administrativ centralisering? Det er vigtigt, at den lokale sognegård er et åbent sted, hvor der er mennesker og en åbningstid for henvendelser osv. Service, fleksibilitet, nærhed er kodeord, men det behøver måske ikke at være de kirkebogsmæssige og økonomiske opgaver, der er i centrum. Det kan måske være opgaver, der er tættere knyttet til det kirkelige (de kirkelige handlinger, kommunikation, aktiviteter), en form for lokale sognesekretærer. Omvendt kan der også argumenteres for, at regnskabsføringen ikke må komme for meget på afstand. Vikariering ved ferie og sygdom er nemmere ved centralisering. Menighedsrådene kunne få mere tid til det kirkelige, og man kunne måske få en kvalitetsforbedring i stillinger og opgaveløsning. Vi mangler fakta om brugen af kontorerne. Hvad er serviceforventningerne? Vi mangler også en klar beskrivelse af, hvad der er de frivilliges opgaver, og hvad der er de professionelles opgaver. Se i øvrigt bemærkningerne til tema B, idet der var et betydeligt overlap mellem synspunkterne i de to grupper Opsummering Helt overordnet har vi for så vidt angår kirkebogsføring, administration og økonomi brug for, på tværs af sognene, at få overblik over, hvem der har udækkkede behov, som de kunne tænke sig at finde løsninger på i fællesskab, og hvem der har kapacitet, herunder lokalekapacitet, til at påtage sig sig opgaver for andre sogne. Initiativer i forlængelse heraf behøver ikke at give en voldsom centralisering. Det kan fx blot føre til tosidede aftaler fx mellem nabosogne.

6 Vi skal i fællesskab have udviklet en model for en samarbejdskontrakt, der kan bruges ved samarbejde mellem sogne og økonomi og administration. Den skal hjælpe med at klargøre de forhold, der er nødvendige at tage stilling til, hvis samarbejde skal aftales. Styregruppens oplæg er at vi nedsætter en arbejdsgruppe, der trækker på de kompetencer, der er rundt omkring i sognene. Bl.a. trækker på konpetencer i de sogne, hvor der allerede er en arbejdsdeling mellem de valgte menighedsrødder og købt regnskabsfører. Umiddelbart virker det, som om der er mange problemer, som skal løses. Men det er tekniske problemer - og dermed problemer, der kan findes en teknisk løsning på, når vi får samlet de folk, der har forstand på det. Vi har også brug for i fællesskab at få afklaret, hvor grænsen går mellem de opgaver, der løses af valgte menighedsrødder, og de opgaver, der skal løses af professionelle. Afklaring heraf vil være et vigtig grundlag også for konstituering af arbejdet i de nye menighedsråd, der skal træde sammen efter det kommende valg. I forhold til kirkebogsføring er der lagt op til, at vi overvejer om vi med fordel kan etablere fx 3 enheder der kan stå for den samlede kirkebogsføring i provstiet. Det vil give mulighed for at gentænke behov for åbningstid i de lokale kirkekontorer og dermed behov for bemanding bl.a. under sygdom og i ferier. Når vi begynder at pille ved eksisterende strukturer, skal vi overveje både de muligheder, det giver os og de tab, vi eventuelt lider. I den sammenhæng må vi hæfte os ved, hvor lidt vi egentlig ved om de faktiske forhold. Fx hvor mange henvendelser af forskellig slags, vi har i sognene pr. dag. På hvilket grundlag kan vi egentligt vurdere behovet for åbningtid, når vi ikke kender antallet og karakteren af henvendelser. Der er et behov for at indhente flere fakta bl.a. om antal henvendelser pr. dag. Det ville give os et grundlag for at vurdere, hvad der skal til at imødekomme borgernes behov. I styregruppen ser vi 2 opgaver, det er nødvendigt at tage fat i relativt hurtigt: 1) Nedsætte en arbejdsgruppe der kan beskrive modeller for samarbejde om administration og økonomi (det ikke borger-rettede) 2) Analyse af borgernes ønsker og forventninger til den service kirkekontorerne skal give. Referat ved Kaj Bollmann, suppleret af de øvrige arbejdsgruppemedlemmer