Sektorredegørelse Fællescentrene

Transkript

1 Sektorredegørelse Fællescentrene 1 - Beskrivelse af området Greve Kommune har 3 fællescentre, hvis ydelser retter sig mod 4 målgrupper: 1. Borgere og virksomheder, (kommunikation, leverandørkontakt, borgmesterhenvendelser mv.) 2. Byrådet og Direktionen, (Sager, dagsordener, møder, strategiske og tværgående indsatser) 3. Fagcentre (Koordination af tværgående indsatser og rådgivning) 4. Institutioner (Rådgivning fx HR, personale, økonomi, it, indkøb, udviklingsprojekter mv.) Fællescentrenes ydelser kan kategoriseres i 3 fokusområder: For det første driver fællescentrene på det administrative niveau i samarbejde med Direktionen den overordnede strategiske udvikling fx gennem det understøttende arbejde med Direktionens strategiplan, budget, digitalisering, personale- og HR-indsats. For det andet leverer fællescentrene konsulentydelser og driftsstøtte til institutioner og centre og understøtter derved hele organisationen, fx gennem analyser, rådgivning, Help desk/driftsstøtte mv. For det tredje er fællescentrene overordnet ansvarlige for kvaliteten af en række ledelsesopgaver og skal sikre tilgængelig viden om kommunens regler, værdier, faglighed mv. for opgaverne HR, Personale, Projekter, kommunikation, økonomistyring, digitalisering, it mv. Fællescentrene skal sikre, at reglerne er beskrevet, og at der er mulighed for råd og vejledning om opgaverne til understøttelse af centre og institutioner i ledelsesopgaverne. Derudover skal fællescentrene gennem vejledninger og kurser give mulighed for, at der kan opbygges tilstrækkelige kompetencer hos lederne og de medarbejdere, der beskæftiger sig med disse opgaver. Der er tale om et styrbart udgiftsområde. Udgifterne er indenfor servicerammen. 2 - Udfordringer og tilhørende indsatsområder Fællescentrene er generelt udfordret på de samme områder som resten af organisationen. Det drejer sig især om den stramme økonomi med 0-vækst og det deraf afledte behov for effektiviseringer og tilpasninger samt om den demografiske udvikling, der betyder færre erhvervsaktive skatteydere, flere ældre og lidt færre børn. Disse udfordringer peger på tre prioriterede indsatsområder for fællescentrene: Fastholde en målrettet borgerbetjening med kvalitet i ydelserne - Effektivisere processer og arbejdsgange I en tid med presset økonomi er det mere nødvendigt end nogensinde, at undersøge om opgaver kan løses mere effektivt og med højere produktivitet. Effektivisering kan bruges til at fastholde et stabilt og genkendeligt serviceniveau ved brug af færre ressourcer. Processen ved effektiviseringen kan imidlertid også være med til at skabe et bedre overblik over præcis, hvilke ydelser kommunen tilbyder borgerne. Det kan gøre os i stand til at fokusere indsatsen i forhold til, hvad vi på den ene side skal yde og hvad vi på den anden side gerne kan yde. BUDGETOPLÆG

2 En fokusering på den kommunale kerneydelse risikerer at gå ud over serviceniveauet og bør derfor følges op af en målrettet forventningsafstemning i forhold til borgerne. En af de metoder til effektivisering er Lean, der er specielt godt til at kortlægge eksisterende processer og sætte fokus på ineffektivitet. - Udvikling gennem innovation Som led i de økonomiske udfordringer er der løbende brug for at udvikle fagligheden og opgaveløsningen, så kommunens tilbud til borgerne fortsat er professionelle og tidssvarende. Ved at holde os up to date på fagligheden og metoderne kan vi også sikre en effektiv opgavevaretagelse i fremtiden. Innovation er en særlig praksisorienteret tilgang til udvikling, der kombinerer og bruger ny eller kendt viden på en ny måde. Innovation har en eksperimenterende tilgang til udvikling, hvor resultaterne ikke kendes på forhånd, men hvor der altid skabes merværdi. Innovation er også en særlig måde at forholde sig til udfordringerne på med fokus på løbende forbedringer og hvor fejl er legitime, fordi vi lærer af dem. Greve Kommune vil gennemføre et forløb, der skal udbrede kendskabet til innovation i organisationen og på sigt skabe en innovationskultur, der skal sikre nye løsninger, bedre service og mere effektive processer. - Kvalitetssikring Ved at fokusere på den kommunale kerneydelse, bliver kommunen bedre i stand til at definere, hvilke ydelser der leveres og i hvilken kvalitet. For at være i stand til at gøre det, skal der udvikles systemer, der jævnligt og systematisk kan måle på kvaliteten i ydelserne og sikre, at de lever op til målsætninger. En løbende kvalitetssikring gennem målinger kan også være med til at tilpasse og udvikle fagligheden på det givne område. - Kompetenceudvikling Kravet om løbende effektiviseringer og tilpasninger er med til at skabe en dynamisk hverdag for alle medarbejderne i organisationen. For at gøre dem bedre i stand til at håndtere denne dynamik og for at sikre at organisationen får udnyttet alle de potentialer, der findes i medarbejdergruppen, skal der være fokus på kompetenceudvikling. Det handler både om kompetenceudvikling i forhold til den enkelte medarbejders fagområde men også i forhold til de måder vi samarbejder og udvikler os på for eksempel gennem projektarbejde og innovation. - Fundraising Udvikling af nye projekter og tiltag ud over vores kerneydelse kan understøttes ved at kigge udenfor vores egen organisation efter finansiering. Derfor er et målrettet og systematisk arbejde med fundraising en god investering, hvis vi fortsat vil udvikle vores faglighed og vifte af tilbud. Der findes en lang række offentlige og private puljer og fonde, der yder tilskud til kommunale projekter. Greve Kommune har allerede haft fokus på området gennem et stykke tid og en endnu mere fokuseret indsats på området vil kunne betale sig. - Digitalisering Greve Kommune har gennem mange år haft fokus på digitalisering. Dels som en udvidet serviceydelse overfor borgerne og dels som en effektiviseringsmulighed. Der er et stigende behov for at forholde sig til om digitalisering skal være et supplement til de eksisterende servicetilbud eller om digitalisering kan stå i stedet for nogle af vores servicetilbud. Det er derfor vigtigt at fokusere på digitale løsninger, der hvor det giver mening og der hvor det kan betale sig. BUDGETOPLÆG

3 Fastholde en økonomi i balance med en stram økonomisk politik og styring - En stram økonomisk styring Byrådet vedtog i 2009 en økonomisk politik for kommunen, som indeholder pejlemærker for den økonomiske udvikling, der kan styres efter, og som understøtter det flerårige sigte med budgetlægningen. Den Økonomiske Politik indeholder således en række konkrete målsætninger for budgettet. Byrådet har endvidere vedtaget målsætninger for årets løbende økonomistyring med fokus på udvalgenes overholdelse af det vedtagne budget. Målsætningerne skal bidrage til, at Byrådet vedtager et økonomisk fornuftigt og robust budget, at budgettet bliver overholdt, så der opnås et godt regnskabsresultat. - Udvikle styringsværktøjer som for eksempel ledelsesinformationssystemer Greve Kommune satte et nyt økonomisystem i drift i november 2008, og i 2009 er der arbejdet med udvikling af kontoplanen og økonomirapporterne. Der er i 2010 udviklet en ny 4-årig model for arbejdet med budget Modellen tager højde for, at budgetteringsbehovene og fokusområderne er forskellige i en 4-årig byrådsperiode. Årets løbende økonomistyring og opfølgningen på budgettet er ligeledes videreudviklet, så budgetopfølgningen ikke alene indeholder en kroneopfølgning på de forskellige budgetposter men også indeholder en opfølgning på de aktiviteter, der udløser behovet for udgifter. Kommunens nye budgetteringsmetoder, arbejdsgange og det nye økonomisystem giver et godt fundament for at kunne indføre et ledelsesinformationssystem, der evt. kan koble data for økonomi med data for personale. Det kan fremme en endnu bedre styring og understøtte ledelsesopgaven for institutioner og centre. - Understøtte økonomistyringen gennem effektivisering og kvalitetssikring I 2008 indførte Greve Kommune strukturerede økonomitilsyn i kommunens centre og institutioner. I 2009 gennemførte besøg i 25 institutioner og centre. Det har løbende givet anledning til råd og vejledning og evt. påtale af forhold, der skulle forbedres. Samtidig blev der arbejdet med evaluering og videreudvikling af konceptet for økonomitilsynet og opfølgningen på dette. I 2010 skal der arbejdes med yderligere udvikling af konceptet, så der ud over fokus på både kontrol og service, vil blive arbejdet med effektivisering af de økonomiske arbejdsgange ud fra en fælles dialog mellem Økonomi & It og den konkrete institution/center. Endvidere er der i 2010 igangsat projekt om effektivisering af kontrolindsatsen for de økonomiske kontroller. Endelig vil Byrådet i 2010 blive forelagt en opdateret udgave af Økonomiregulativet, som indeholder kommunens regelsæt for de økonomiske arbejdsgange. Opdateringen af regulativet har fokus på at skabe større klarhed over de økonomiske opgaver og ansvar og effektivisering af opgaverne. - Konkurrenceudsætte serviceydelser, hvor der er økonomi i det Greve Kommune har et mangeårigt fokus på konkurrenceudsættelse af kommunens ydelser. Økonomiaftalen mellem KL og Regeringen indeholder et mål for kommunernes konkurrenceudsættelse af ydelserne, og Greve Kommune lever indtil videre op til målet. Da målet stiger år for år og udgør 26,5 i 2010, er det afgørende, at Greve Kommune fastholder dette fokus ikke blot for at overholde Økonomiaftalen, men også for at sikre, at kommunens borgere får ydelser i bedst mulig kvalitet til den billigst mulige pris. Indkøbsfunktionen understøtter kommunens centre og institutioner, når de har behov for hjælp til gennemførelse af udbud. Ligeledes indgår Indkøbsfunktionen indkøbsaftaler, der sikrer bedst mulige priser for kommunens varekøb. Indkøbsarbejdet videreudvikles løbende blandt andet ved samarbejde med regionens øvrige kommuner i et indløbsfællesskab. - Søge alternativ finansiering gennem for eksempel fundraising BUDGETOPLÆG

4 Fastholde attraktive arbejdspladser med en høj trivsel - Lavere sygefravær Greve Kommune har haft fokus på sygefravær gennem mange år. Særligt i det seneste Personalepolitiske Regnskab (2008) blev der sat fokus på at beskrive sygefraværet og fastlagt indsatsområde. I 2009 blev der for første gang i flere år målt en faldende tendens i sygefraværet i forhold til både 2006, 2007 og Der er komplekse årsager til sygefravær, og indsatser skal derfor ses i et bredt perspektiv, herunder ikke mindst med fokus på god ledelse. Blandt nogle af de største indsatser i de seneste år, målrettet nedbringelse af sygefraværet, er: Obligatoriske velfærdssamtaler i forbindelse med sygefravær, uddannelse af B4 (before)- stress-teams, psykologhjælp og sundhedstiltag. Også Forebyggelsesfonden er blevet søgt med tiltag målrettet det længerevarende sygefravær. Desværre blev der givet afslag. Trods kontinuerligt fokus og indsatser på flere områder, er der fortsat brug for at have sygefravær som et indsatsområde, både af hensyn til de sygdomsramte medarbejdere, de tilbageblevne og den samlede organisations funktionsevne og økonomi. - Lavere personaleomsætning Højkonjunkturen gennem årtiet har ændret arbejdsmarkedsmobiliteten betydeligt. Dette har også udfordret Greve Kommune, der i 2. kvartal 2008 have en ekstern personaleomsætning på 21 %, hvor omsætningen toppede. De seneste opgørelserne viser en klart faldende tendens, og personaleomsætningen er i 4. kvartal 2009 på 16 %. Der er mange naturligvis årsager til personaleomsætning, bl.a. pensionering og midlertidige ansættelser. Samtidig er det også naturligt og givtigt for en arbejdsplads at have en vis personaleomsætning. Med udsigt til kamp om de kvalificerede medarbejdere og færre økonomiske ressourcer, er det et nødvendigt indsatsområde at havde fokus på at fastholde de kvalificerede medarbejdere længst muligt. Et vigtigt redskab til at synliggøre årsager til personaleomsætning og behov for indsatser er trivselsmålingerne, der afføder et samlet Personalepolitisk regnskab samt exitundersøgelser, hvor alle medarbejdere der fratræder ansøgt bliver spurgt om årsagerne hertil. - Rekruttering God rekrutteringskraft hænger tæt sammen med lavere personaleomsætning og evnen til at skabe den mest kvalificerede arbejdsstyrke. Indsatsen er vigtig, da den både afspejler udfordringen i kampen om arbejdskraft og altså evnen til at tiltrække de kvalificerede medarbejdere men også indeholder vigtigheden af, at rekrutteringen bedst muligt sikrer, at det rigtige match mellem arbejdspladsen og medarbejder finder sted. I Greve Kommune anvendes på leder og specialistniveau højt anerkendte tests, der kan medvirke til dette, og rekrutteringsguiden giver en række nødvendige og grundlæggende anvisninger. - Kompetence- og teamudvikling Én af de mest afgørende faktorer for definitionen på det gode job er at der er mulighed for faglig kompetenceudvikling. Udviklingen kan både være af uddannelsesmæssig karakter, men bestemt også have karakter af faglig udvikling som følge af kompetenceudvikling i dagligdagen og stor indflydelse på eget arbejde. Samtidig er en velfungerende og udviklende kollegagruppe også en parameter, som er meget afgørende for vurderingen af om arbejdspladsen er attraktiv. Fællescentrene har ansvar for, at organisationens kompetencer i.f.t. til f.eks. økonomistyring, personaleadministration og politisk dagsordenproduktion vedligeholdes og udvikles. Én af måder, hvorpå der kan skabes større effekt af kompetence- og teamudviklingsaktiviteter er at lave tværgående forløb, hvor der er fælles behov. Dette er blevet udviklet betydeligt gennem de seneste år, men der synes fortsat at være et potentiale for at lave fælles forløb, særligt under hensynstagen til de færre økonomiske ressourcer. BUDGETOPLÆG

5 - Ledelsesudvikling God ledelse er forudsætningen for at skabe arbejdspladser med høj trivsel. Dette er bl.a. baggrunden for at ledelsesgrundlaget i 2008 blev pudset af, - og en ledelsesudviklingsstrategi blev formuleret i Ledelsesudviklingsstrategien danner rammen for de indsatser Greve Kommune vægter fra Fokus er både på individ, gruppe og organisationsniveau. I 2010 gennemføres en ledelsesevaluering for alle ledere med personaleansvar. Der er prioriteret en del ressourcer til dette i erkendelse af ledelsesudviklingens store betydning for den generelle trivsel, også i betydningen af at anvende de personalemæssige ressourcer bedst muligt. Ledelsesudviklingen er udviklet med øje for sammenhæng til den generelle trivselsmåling (Personalepolitiske Regnskab) og denne skal som næste skridt kobles meningsfuldt til de lovpligtige Arbejdspladsvurderinger og den arbejdsmiljømæssige indsats i øvrigt. Det skal bemærkes, at Arbejdstilsynet i 2010 har øget deres fokus på Greve Kommune. Således har kommunen i årets første 4 måneder allerede haft 10 tilsyn samt 3 tilsyn på de selvejende institutioner mod 6 tilsyn i 2. halvår Forandringer som følge af effektiviseringer, besparelser og arbejdsmangel, herunder også uansøgte afskedigelser. Det må antages, at Greve Kommune i de kommende år står over for betydelige forandringer, der både vil ændre måden jobbet udføres på og også vil medføre uansøgte afskedigelser som følge af arbejdsmangel. Dette er en væsentlig del af det samlede billede, der danner sig, når udfordringer skal beskrives. Både på organisationsniveau, ledelses- og på medarbejderrepræsentantniveau skal denne udfordring drøftes og håndteres. Igennem de seneste år er der afholdt forløb omkring arbejdspres og arbejdsglæde og der er sat fokus på stressforebyggelse. De forandringer der måtte blive gennemført de kommende år, vil udfordrer en række af de ovenstående temaer, og nødvendiggør at der særskilt tænkes i indsatser, der kan afhjælpe de reaktioner, der kan starte en uheldig cirkel. 3 - Leverancer Fællescentrene er rammestyrede, og der er ikke konkrete aktiviteter, der driver udgifterne på området, men det er omvendt den tildelte personaleressource, der alt andet lige sætter rammerne for fællescentrenes aktivitetsniveau. På It-området er der dog opstillet konkrete servicemål i såkaldte ServiceLevelAgrement (SLAaftaler). I 2010 indeholder Direktionens strategiplan et projekt, der blandt andet har til formål at kortlægge fællescentrenes ydelser og opstille mål for disse. Resultatet vil blive indarbejdet i næste års sektorredegørelse. Som udgangspunkt vil Strategi & Ledelse synliggøre nogle af centrets hovedopgaver ved at udvikle nøgletal på følgende områder: 1. Betjening af politiker, direktion, råd, nævn m.v. 2. Udviklingsopgaver 3. Kommunikationsopgaver I det følgende oplistes en række nøgletal for aktiviteterne i fællescentrene. BUDGETOPLÆG

6 1. Antallet af uansøgte afskedigelser År Antal Indtil maj måned Antal afholdte forløb i perioden Forløb - udvikling, test, samarbejde, konfliktløsning mv. 34 Arbejdspresarbejdsglæde 11 APV forberedelse Antal forløb der er aflyst pga. manglende ressourcer i perioden Test - gruppeforløb 4 Samarbejde, coaching, stress, mobning, vision, mission, kommunikation mv Sygefravær Konto 6 Greve Rådhus BUDGETOPLÆG

7 5. Medarbejderomsætning Konto 6 Greve Rådhus 6. Antal henvendelser til It-supporten i perioden Incidents (fejl) Requests Samlet antal henvendelser Antal henvendelser til Økonomisupporten i perioden Antal henvendelser i alt Antal henvendelser i gennemsnit om ugen 255 Antal henvendelser i gennemsnit om dagen Antal indkøbsaftaler i år 2010 Indkøbsfunktionen er kontraktholder 41 Andre aftaler som Indkøbsfunktionen har kendskab 33 (I en del aftaler yder Indkøbsfunktionen bistand). Tidligere politisk godkendte servicemål Der er ingen tidligere servicemål BUDGETOPLÆG

8 Tal bilag til Sektorredegørelse - Fællescentrene Beløb i kr priser Budgetområde Emne/opgaveområde/sted Serviceramme Center for Økonomi og It 101 En pose penge x 103 Restudfordring og reglforenkling x 103 Lønpuljer x Center for Strategi & Ledelse 101 Driftssikring af boligbyggeri x 101 En pose penge x 102 Kommunalbestyrelsesmedlemmer x 102 Kommissioner, råd og nævn x 102 Valg x Center for HR & personale 101 En pose penge x Tjenestemandspension x 103 Trepartsmidler x 103 Lønpuljer x 101 Øvrige centre x 102 Øvrige centre x 103 Øvrige centre x Samlet budget BUDGETOPLÆG