KOM GODT I GANG MED EPOS HR DIALOGMODUL

Transkript

1 KOM GODT I GANG MED EPOS HR DIALOGMODUL BRUGERMANUAL FOR ADMINISTRATORER VERSIONSNR JUNI 2015

2 Indholdsfortegnelse 1 Indledning Manualens opbygning Administration "Skabelon og felter" og " s" Opret og rediger dialogskabelon Opret kombinationsfelt Kopiering af dialogskabelon Aktivering og deaktivering af dialogskabelon Sletning af igangværende procesforløb Opsætning af s Skabelon til udviklingsplaner Oprettelse og redigering af skabelon til udviklingsplaner Rapporter Leder - Sådan arbejder du med en dialogproces Indkaldelse Skabeloner og processer Roller og organisation Start forløb Kvittering for igangsat dialogforløb Leders overblik Tilpasning af visning i "Leders overblik" Brugen af "Leders overblik" Dialogskemaet Medarbejder - Sådan arbejder du med en dialogproces Eksempel 1: Medarbejder indtaster referatet og leder godkender Eksempel 2: Leder indtaster referatet og medarbejder godkender Leder - Sådan arbejder du med udviklingsplaner Overblik og funktioner Opret ny udviklingsplan Medarbejder - Sådan arbejder du med udviklingsplaner Opret ny udviklingsplan Analyse og rapportering Juni 2015 Side 1

3 1 Indledning Dialogmodulet er, som navnet antyder, baseret på dialogen mellem leder og medarbejder. Det omhandler således medarbejderrelaterede udviklingsprocesser og andre processer, der indebærer såvel lederens som medarbejderens engagement og opfølgning. Eksempler herpå er: Medarbejderudviklingssamtaler (MUS) Karriereplaner Opfølgningssamtaler Fratrædelsessamtaler Seniorsamtaler Vurdering af indsats og performance. Herudover er der via udviklingsplanen mulighed for at lave personlige planer omkring blandt andet: Målstyring Kompetenceudvikling Uddannelsesplanlægning. Epos HR kan imødekomme mange forskellige processer. Af samme årsag kan processerne tilpasses hver enkelt virksomheds måde at gribe tingene an på. Alle processer er endvidere understøttet af automatiske s, som genereres løbende i forhold til processens fremdrift. Endelig kan administrator, leder og medarbejder løbende følge med i, hvor langt de enkelte processer og planer er. 1.1 Manualens opbygning Kapitel 2 omhandler de opsætninger, som kun administratorer kan foretage. Kapitlerne 3 7 er også tiltænkt administratoren, men blot beskrevet med udgangspunkt i hvordan ledere og medarbejdere kan bruge modulet. Hensigten er, at kunden kan genbruge dele af beskrivelsen til egen manual. Juni 2015 Side 2

4 2 Administration "Skabelon og felter" og " s" Dette kapitel omhandler oprettelse og redigering af skabeloner (skemaer og udviklingsplan), som bruges til dialog mellem leder og medarbejder. Det beskrives endvidere, hvordan man kan slette et dialogforløb og redigere i skabeloner. 2.1 Opret og rediger dialogskabelon Redigering af dialogskabeloner foregår på samme måde som oprettelsen og redigeringen af andre dynamiske skabeloner i Epos HR. Der henvises til "Brugermanualen for administratorer Basismodulet", kapitel 3 - omkring opsætning og redigering af en skabelon. I dialogmodulet er der tilføjet en ekstra felt-type, og denne vil blive beskrevet i næste afsnit. Dialogskabeloner oprettes og redigeres via "Administration" "Opsætning" "Skabeloner og felter" "Dialogmodul - Opsætning af skabeloner": Opret kombinationsfelt Det er kun i dialogskabelonerne, man kan anvende kombinationsfelter. Kombinationsfelter består af flere felter, som sættes sammen i ét felt. Derved kan man oprette en form for tabel, hvor svarmulighederne er ens på samtlige rækker. Et eksempel kan se således ud: Under "Analyse" kan man søge på hvert enkelt felt i kombinationsfeltet. Juni 2015 Side 3

5 Øvelse sådan gør du: Vælg "Administration" "Opsætning" "Skabeloner og felter" "Dialogmodul - Opsætning af skabeloner". 1. Vælg "Ny skabelon" og giv den et navn eller: 2. Vælg en allerede oprettet skabelon ved at markere den og klik på "Rediger skabelon". 3. Klik på "Administrer felter". 4. Vælg "Nyt felt". 5. Angiv navn til feltet (spørgsmålstekst eksempel; "Hvordan vurderer du den generelle trivsel?"). 6. Vælg felttype "Kombinationsfelt". 7. Vælg "Nyt kombifelt". 8. Angiv navn på kombinationsfelt (eksempel "Medarbejdertrivsel") og klik på "Opret kombi-felt". 9. Vælg de ønskede felttyper fra drop-down-boksen én ad gangen og klik på "Tilføj" (eksempel; "Combobox", "Tekst-felt", "Dato" ). 10. Klik på den øverste felttype (eksempel; "Combobox") og klik på "Rediger". 11. Angiv navn til comboboksen (eksempel; "Angiv niveau"), rediger indholdet og klik på "Gem". 12. Klik på den næste felttype (eksempel; "Tekstfelt") og klik på "Rediger". 13. Angiv navn til tekstfeltet (eksempel; "Bemærkninger") og rediger evt. størrelsen på feltet. Klik på "Gem". 14. Klik på den næste felttype (eksempel; "Dato") og klik på "Rediger". 15. Angiv navn til datofeltet (eksempel; "Deadline") og klik på "Gem". 16. Gentag samme procedure for alle felter der er indeholdt i kombinationsfeltet. 17. Afslut ved at klikke på "Opret". Juni 2015 Side 4

6 Når kombinationsfeltet er oprettet, kan det genbruges: 1. Klik på "Administrer felter". 2. Vælg "Nyt felt". 3. Angiv navn til feltet (spørgsmålstekst eksempel; "Hvordan vurderer du trivslen i afdelingen?"). 4. Vælg felttype "Kombinationsfelt". 5. Vælg kombinationsfeltet (eksempel "Medarbejdertrivsel"). Klik på "Opret". Når overstående felter er oprettet, indsættes de i skabelonen. 2.2 Kopiering af dialogskabelon Det er muligt at kopiere en dialogskabelon, således at man ikke skal oprette et helt nyt skema. Dette vil typisk være relevant, når der er en ny dialogrunde, hvor der er behov for mindre rettelser i skemaet. Man skal dog være opmærksom på, at hvis man ændrer i feltet, vil ændringen også gælde for det gamle skema. Gå ind under "Administration" "Opsætning" "Skabeloner og felter" "Dialogmodul - Opsætning af skabeloner". For at kopiere den ønskede dialogskabelon klikkes der på, og herefter fremkommer følgende skærmbillede: Angiv navn på skabelonen og klik "Gem". OBS: Hvis der bliver ændret i felterne, slår det også igennem på øvrige dialogskabeloner, hvor de felter er anvendt. Ønskes der helt uafhængige felter, skal de oprettes på ny. 2.3 Aktivering og deaktivering af dialogskabelon Deaktivering af en dialogskabelon medfører, at ledere ikke kan starte nye runder med den pågældende skabelon. Ligeledes kan igangværende "runder" med den deaktiverede dialogskabelon ikke afsluttes. Dialogskabelonen vil herefter ikke fremgå i ledelsesoverblikket eller under analyse. Til gengæld vil skabelonen være gemt i medarbejderens dialogarkiv på det niveau, man er kommet til i processen. Ved igen at aktivere skabelonen vil skabeloner igen blive synlige som hidtil, og processen kan fortsætte. Juni 2015 Side 5

7 For at aktivere eller deaktivere en skabelon vælg via "Administration" "Opsætning" "Skabeloner og felter" "Dialogmodul - Opsætning af skabeloner". Klik på "Aktivér skabelon" eller "Deaktivér" ved den pågældende skabelon under "Funktioner". 2.4 Sletning af igangværende procesforløb Det er muligt at slette et procesforløb for en medarbejder. Gå via "Administration" ("Basis" ) "Medarbejderliste" "Dialogarkiv" eller "Ledelse" "Leders overblik" "Dialogarkiv". Klik på "Slet" ud for det relevante skema for at annullere processen og derefter evt. starte en ny. Denne facilitet er kun tilgængelig for administrator. OBS: Vær forsigtig med at slette skemaer, hvor der er angivet dato i kolonnen "Godkendt", idet disse er gennemførte forløb. 2.5 Opsætning af s PBJ har i forbindelse med implementeringen opsat en række , som er knyttet op på de forskellige dialogprocesser. Disse s er således afhængige af den proces, de skal understøtte, idet de relaterer sig til de enkelte trin i processen (se afsnit "Skabeloner og processer" for en beskrivelse af de 4 processer). Redigering af gøres via "Administration" "Opsætning" " s" " s til dialogværktøj" eller " s til udviklingsplan". I første rullemenu "Vælg skabelon" angiver du, hvilken du vil redigere. Juni 2015 Side 6

8 Et eksempel på en kan se således ud: Det er muligt for administrator at tilrette emne- og brødteksten i de opsatte s, hvorimod det ikke er muligt at vælge, om en skal sendes eller ej. Maileditoren giver mulighed for at give s/hændelser et individuelt præg, som matcher organisationens øvrige design for kommunikation. Det er muligt at ændre i farve, font og skrifttype. Editoren kan indeholde op til tegn. I felterne "Emne" og "Tekst" kan man benytte følgende tre flettefelter: [SUPERVISOR_NAME] = Lederens navn [EMPLOYEE_NAME] = Medarbejderens navn [TEMPLATE-TITLE] = Tildelt navn på dialog- eller kompetenceskabelonen/skemaet Skabelonnavnet kan ligeledes ændres af administrator. 2.6 Skabelon til udviklingsplaner Udviklingsplanen i Epos HR giver mulighed for at registrere samt følge op på planlagte og aftalte aktiviteter for den enkelte medarbejder. Funktionen kan benyttes for eksempel i forlængelse af MUS, hvor medarbejderen skriver de aftalte mål eller opgaver fra samtalen ind i udviklingsplanen. Funktionen kan også benyttes som en skabelon til løbende registrering af kommende aktiviteter. Eksempler herpå kan være konkrete arbejdsopgaver eller projekter, mål for personlig eller faglig udvikling eller kurser, som den pågældende medarbejder skal gennemføre. Administrator kan tilgå medarbejdernes udviklingsplaner på to måder: Enten via "Administration" "Medarbejderlisten", hvor der ud for hver fremsøgt medarbejder kan klikkes på ikonet for udviklingsplanen, således at man ser udviklingsplanerne for den enkelte medarbejder. Eller som en leder via "Ledelse" "Udviklingsplan", hvor man får et samlet overblik over udviklingsplanerne fordelt pr. medarbejder, enhed eller for hele organisationen. Juni 2015 Side 7

9 Når medarbejderen opretter en ny udviklingsplan, sendes der en til lederen. Indholdet i denne mail og evt. tilkøbte mails kan redigeres på samme måde som beskrevet i kapitlet Opsætning af s For yderligere beskrivelse i brugen af udviklingsplan se kapitlet "Leder - Sådan arbejder du med udviklingsplaner" Oprettelse og redigering af skabelon til udviklingsplaner Kun administrator har adgang til at oprette og redigere selve skabelonen til udviklingsplanen. Det foregår på samme måde som for andre dynamiske skabeloner i Epos HR. Én væsentlig forskel i udviklingsplanen i forhold til de øvrige skabeloner er, at feltet "Udgift" skal indgå, da det bruges til at beregne de totale udgifter. Dette kan ses via "Ledelse Udviklingsplan: Feltet "Udgift" er oprettet ved levering af modulet. Feltet tilføjes og redigere som alle andre felter. OBS: Felttypen "Medarbejderfelt", som er skjult for leder, kan ikke anvendes i skabelonen til udviklingsplanen. Juni 2015 Side 8

10 2.7 Rapporter Bjælken "Rapporter" giver bl.a. adgang til en prædefineret rapport, der omhandler "Status på proces": Såfremt der ønskes en afgrænsning af søgningen, kan der via ikonet opsættes datoafgrænsning (ansættelsesdato) og specificeres hvilke afdelinger, der skal indgå i resultatet. Resultatet kan eksporteres til Excel, Word eller PDF, ligesom det naturligvis kan printes direkte. OBS: Husk at nulstille dit filter inden næste rapport. Juni 2015 Side 9

11 3 Leder - Sådan arbejder du med en dialogproces Dette kapitel beskriver indkaldelse, afholdelse og opfølgning på en dialogproces for en leder. Fremgangsmåden er den samme for administratorer, og derfor er denne vejledning også tænkt til administratorer. Personer med brugerrettigheden "Dialogadministrator" har administratorrettigheder på dialogmodulet for enten alle enheder eller udvalgte enheder (se Basis manual for brugerrettigheder). Dialogadministrator har således adgang til de samme funktioner som en almindelig administrator med undtagelse af menuen "Rapporter". 3.1 Indkaldelse Som leder/dialogadministrator kan man kun igangsætte dialogforløb for underordnede/tildelte medarbejdere. Man starter dialogprocesserne via: "Ledelse" "Start dialogforløb": Når man klikker på dette menupunkt, guides man igennem 3 trin: 1. Valg af skabeloner og proces 2. Valg af roller og organisation (søgningskriterier) 3. Valg af medarbejdere og start af dialogforløb. Det er muligt at bevæge sig frem og tilbage mellem de enkelte trin, når dialogforløb igangsættes. Dette gøres med knapperne "Næste" og "Forrige". På de næste sider bliver de 3 trin gennemgået Skabeloner og processer Fanebladet "Skabeloner og processer" indeholder følgende funktioner: Valg af skabeloner/skemaer (aktive skabeloner er tilgængelige) Valg af proces i tilknytning til skabelon (på billede er vist fire procesvalg) Juni 2015 Side 10

12 Der kan være op til 4 forskellige processer, afhængige af hvem der skriver konklusionen, og hvem der skal godkende konklusionen: 1. M-L: Medarbejder indtaster referatet og leder godkender 2. L-M: Leder indtaster og medarbejder godkender 3. M-M: Medarbejder klarer alt 4. L-L: Leder klarer alt. I overstående billede er der valgt et skema/skabelon for en medarbejderudviklingssamtale (MUS/LUS). Den valgte proces medfører, at medarbejderen udfylder og lederen godkender. Klik på "Næste" for at forsætte. Juni 2015 Side 11

13 3.1.2 Roller og organisation Fanebladet "Roller og organisation" fungerer som søgekriterie for de medarbejdere, man ønsker vist i næste faneblad. Lederens enheder er som standard markeret, og hvis man har få medarbejdere, kan man blot klikke på "næste". Hvis man har mange medarbejdere, kan man med fordel anvende følgende søgekriterier: "Udvælg organisationer": o Ved markering af organisationsenhederne vises medarbejderne i disse enheder i næste faneblad. o Leder er afgrænset til at afkrydse organisationsenheder, som lederen er ansvarlig for. o Organisationstræet kan "foldes ud" og "foldes ind" efter ønske. o Man kan vælge "Markér alle" og "Nulstil" i forhold til valg af organisationsenheder "Udvælg roller": o Ved markering af rollerne vises de medarbejdere, der er tilknyttet de valgte roller i næste faneblad. "Søg": o I søgefeltet kan medarbejdere fremsøges efter navn. "Begræns medarbejderliste (antal ledere pr. medarbejder)": o Ved afkrydsning af "Flere ledere" vises medarbejdere med flere ledere. o Ved afkrydsning af "Én leder" vises medarbejdere med kun én leder. o Ved afkrydsning af "Leder mangler" vises medarbejdere uden ledelsesrelationer. Juni 2015 Side 12

14 3.1.3 Start forløb 1 2 I den øverste tabel (1) vises resultatet af valgene i fanebladet "1. Skabeloner og processer" samt hvor mange medarbejdere, der opfylder søgekriterierne. I den nederste tabel (2) angiver man hvilke dialogforløb, der skal startes for hvilke medarbejdere. Der er følgende funktioner: 1. Medarbejdere, der skal startes et dialogforløb for, markeres i boksen ved skabelonen/dialogforløbet. 2. De tomme rækker/felter viser medarbejdere, for hvem der ikke kan startes et forløb enten fordi forløbet allerede er igangværende, eller den pågældende medarbejder ikke er tilknyttet en leder. 3. I kolonnen yderst til venstre er vist en stjerne, hvis personen er leder. 4. I kolonnen yderst til højre er vist navn på leder. I de tilfælde, hvor der er flere ledere pr. medarbejder, vises navnene i en drop down-menu, hvor der skal vælges leder til de enkelte medarbejderforløb. Imellem de to tabeller er der følgende relevante knapper. 5. Ved klik på knappen "Markér alle" bliver alle medarbejdere/skabeloner valgt. 6. Ved klik på knappen "Nulstil" fjernes alle valg. 7. Ved klik på knappen "Start markerede forløb" igangsættes de valgte forløb. Juni 2015 Side 13

15 3.1.4 Kvittering for igangsat dialogforløb Når der klikkes på "Start markerede forløb" fremkommer en oversigt, som viser antal igangsatte forløb, valgte skabeloner og processer. Leder kan herefter gå til "Leders overblik" og åbne de igangværende skabeloner. Juni 2015 Side 14

16 3.2 Leders overblik Når dialogforløbet er igangsat, foregår resten af forløbet via "Leders overblik" Tilpasning af visning i "Leders overblik" For at dialogforløbet kan vises i "Leders overblik", skal visningen tilpasses. Man kan vælge kun at få vist medarbejdere med åbne skemaer ved at sætte flueben ved "Vis kun medarbejdere med åbne skemaer". Ved at klikke på "Vælg dialogskabeloner til visning" kan man vælge hvilke dialogskabeloner, der skal vises. Her kan man også sætte flueben i "Aktive skabeloner", således at kun de aktive vises, men her vælger modulet automatisk alle dialogskabeloner til. Som leder gemmes den seneste visning i "Leders overblik" som standardvisning. Juni 2015 Side 15

17 3.2.2 Brugen af "Leders overblik" I leders overblik kan man se status på de igangsatte dialogforløb: 1. Dato for igangsættelse. Ved klik på datoen kommer man til skemaet. 2. Den valgte procestype; M-L (medarbejder indtaster referatet og leder godkender), L-M (leder indtaster og medarbejder godkender), M-M (medarbejder klarer alt) eller L-L (leder klarer alt). 3. En grafik, som angiver handlingerne for parterne i processen (se næste afsnit). Føres musen hen over de forskellige elementer, fremkommer en tekst, som viser detaljer om forløbet Proces ikoner De enkelte ikoner har følgende betydning: Angiver at referatet skal skrives. Angiver at referatet er skrevet. Angiver at referatet er skrevet, og den anden part skal enten godkende eller afvise. Angiver at referatet er afvist. Angiver at referatet er godkendt. Angiver at den samme person mangler at skrive referat og godkende. Se tidligere eksempel, hvor medarbejderen er indkaldt til MUS/LUS og skal skrive referat, og lederen skal godkende referatet. Her vil der være følgende ikoner: Juni 2015 Side 16

18 3.3 Dialogskemaet Via "leders overblik" har lederen adgang til igangsatte dialogskemaer for lederens medarbejdere. Når lederen klikker på datoen, åbnes skemaet: I det tidligere eksempel er det medarbejderen, der skriver referatet. Lederen kan forberede sig i skemaet og gemme dette, men medarbejderen kan ikke se lederens tekst. Når medarbejderen sender skemaet til godkendelse, vil lederens tekst blive overskrevet af medarbejderens konklusion. Lederen kan endvidere udskrive skemaet via knappen "Udskriv alt" og medtage dette til samtalen. I dette eksempel, hvor det er medarbejder, der skal skrive referat, vil lederen modtage en mail, når medarbejderen har klikket på "Send til godkendelse". Lederen kan nu klikke på "Godkend skema", hvorved skemaet er afsluttet og kan findes i medarbejderens "Dialogarkiv". Hvis lederen derimod klikker på "Afvis", så sendes der en mail til medarbejderen. Når medarbejderen har rettet i konklusionen, sendes skemaet igen til godkendelse. Juni 2015 Side 17

19 4 Medarbejder - Sådan arbejder du med en dialogproces Dette kapitel beskriver indkaldelse, afholdelse og opfølgning på en dialogproces for en medarbejder. Fremgangsmåden er den samme for ledere og administratorer, når de er i rollen som underordnede. Når man som medarbejder bliver indkaldt til dialog, får man en med relevant information. Mailen kunne have følgende indhold: Samtidig er der oprettet et skema til forberedelse og afholdelse af samtalen. Skemaet kan man finde via hovedmenuen: Juni 2015 Side 18

20 Ved klik på datoen ud for skabelon navnet kommer man ind på skemaet. Alternativ kan man finde skemaer (nye og gamle) via "Dialog og kompetence" "Dialogarkiv". For at komme ind på et skema klikker man på datoen: Dialogforløbene kan have forskellige processer, afhængige af hvem der skriver konklusionen, og hvem der skal godkende konklusionen: 1. M-L: Medarbejder indtaster referatet og leder godkender 2. L-M: Leder indtaster og medarbejder godkender 3. M-M: Medarbejder klarer alt 4. L-L: Leder klarer alt Når man skriver i skemaet og gemmer, kan teksten ikke læses af lederen og omvendt. Man kan således godt forberede sig til samtalen i skemaet, hvis det også er medarbejderen, der har ansvaret for at skrive referatet. Hvis det derimod er lederen, der skriver referatet, vil medarbejderens noter blive slette, når lederen sender skemaet til godkendelse hos medarbejderen. 4.1 Eksempel 1: Medarbejder indtaster referatet og leder godkender Her beskrives det tilfælde, hvor det er medarbejderen, der skal skrive konklusionen fra samtalen, og lederen efterfølgende skal godkende. Konklusionen skrives ind i skemaet, og medarbejderen kan vælge at klikke på "gem" for senere at sende den til godkendelse. Alternativt vælg "Send til godkendelse": Lederen vil herefter modtage en mail om, at vedkommende skal godkende eller afvise konklusionen. Hvis lederen godkender konklusionen, får medarbejderen en mail herom. Skemaet vil herefter ikke længere være tilgængeligt på forsiden, men kun via "Dialog og kompetence" "Dialogarkiv". Juni 2015 Side 19

21 Hvis lederen afviser, får medarbejderen også en mail. Medarbejderen og lederen må derfor have en dialog om, hvad der skal tilskrives eller rettes i referatet fra dialogsamtalen. Efterfølgende omskrives konklusionen af medarbejderen og sendes igen til godkendelse. 4.2 Eksempel 2: Leder indtaster referatet og medarbejder godkender I det tilfælde hvor det er lederen, der skriver konklusionen, vil medarbejderen modtage en mail, når det bliver "Sendt til godkendelse" af lederen: Som medarbejder kommer man ind på skemaet via forsiden. Under "Aktive skemaer" klikker man på datoen ved det relevante skema. Hvis man er enig i konklusionen, klikker man på "Godkend skema". Alternativt vælg "Afvis". Juni 2015 Side 20

22 5 Leder - Sådan arbejder du med udviklingsplaner Dette kapitel omhandler lederens brug af udviklingsplaner, men beskrivelsen vil også være gældende for administratorer. Udviklingsplanen i Epos HR giver mulighed for at registrere og følge op på planlagte/aftalte aktiviteter for den enkelte medarbejder. Funktionen kan benyttes for eksempel i forlængelse af MUS, hvor medarbejderen skriver de aftalte mål eller opgaver fra samtalen ind i udviklingsplanen. Funktionen kan også benyttes som en skabelon til løbende registrering af kommende aktiviteter. Eksempler herpå kan være konkrete arbejdsopgaver eller projekter, mål for personlig eller faglig udvikling eller kurser, som den pågældende medarbejder skal gennemføre. 5.1 Overblik og funktioner Som leder har man et samlet overblik over udviklingsplanerne fordelt pr. medarbejder, enhed eller for hele organisationen. Leder skal gå via "Ledelse" "Udviklingsplan" og følgende skærmbillede fremkommer: Du kan sortere data ved at klikke på kolonneoverskriften. Det er også muligt at gruppere data ved at trække kolonneoverskriften op i linjen ovenover. De fremsøgte udviklingsplaner kan eksporteres til Excel via ikonet. For hver udviklingsplan er der følgende muligheder: Ved klik på skifter man godkendt-status på udviklingsplanen (Ja/Nej) punktet låses herefter for medarbejderen. Ved klik på skifter man gennemført-status (Ja/Nej). Ved klik på får man i et nyt vindue vist udviklingsplanen, som også kan udskrives herfra. Ved klik på får man i et nyt vindue mulighed for at redigere og udskrive udviklingsplanen. Ved klik på udskriver man udviklingsplanen. Ved klik på kan man slette udviklingsplanen. Juni 2015 Side 21

23 Kun administrator og leder kan ændre status for godkendt (Ja/Nej) og gennemført (Ja/Nej) på den enkelte udviklingsplan. Når et punkt er godkendt, kan medarbejderen ikke ændre i det mere. Et eksempel på en udviklingsplan ses her: 5.2 Opret ny udviklingsplan Når medarbejderen opretter en ny udviklingsplan, sendes der automatisk en til lederen, hvorefter leder kan markere den som "Godkendt". Senere når udviklingsplanen er udført, kan den markeres "Gennemført". Der er mulighed for at prissætte de enkelte aktiviteter, således at leder eller HR kan få et samlet økonomisk overblik over kommende aktiviteter. Lederen kan også oprette nye udviklingsplaner, hvilket gøres via "Ledelse" "Leders overblik". Ved klik på åbnes en skabelon til en udviklingsplan: Juni 2015 Side 22

24 I eksemplet er vist en udviklingsplan, hvor deadline skal udfyldes. Når alle relevante informationer er udfyld, klikkes der på "Gem. Selvom det er leder, der har oprettet udviklingsplanen, bliver den ikke automatisk markeret som "Godkendt". Tanken er, at lederen ofte vil have behov for at undersøge omkostninger og tidsomfanget af planen inden godkendelse. 6 Medarbejder - Sådan arbejder du med udviklingsplaner Medarbejderen finder udviklingsplaner via "Dialog og kompetence" "Udviklingsplan": For hver udviklingsplan er der følgende muligheder: Ved klik på får man i et nyt vindue vist udviklingsplanen, som også kan udskrives herfra. Ved klik på får man mulighed for at redigere og udskrive udviklingsplanen. Hvis planen er godkendt, kan medarbejderen ikke ændre i det. Ved klik på udskriver man udviklingsplanen. Ved klik på kan man slette udviklingsplanen. Hvis planen er godkendt, kan medarbejderen ikke ændre i det. Juni 2015 Side 23

25 6.1 Opret ny udviklingsplan Medarbejder kan oprette egne udviklingsplaner, hvilket gøres fra samme side (via "Dialog og kompetence" "Udviklingsplan"). Ved klik på åbnes en skabelon til en udviklingsplan: Når de relevante informationer er udfyldt, klikkes der på "Gem. Herefter vil lederen automatisk modtage en herom. 7 Analyse og rapportering I analysemodulet er det muligt at lave søgninger og analyser i dialogmodulet. Alle felter er tilgængelige for søgning og filtrering. Vejledning til dette findes i kap. 11 i "Kom godt i gang med Epos HR Basismodul". I udviklingsplanen er der mulighed for at følge de økonomiske konsekvenser af aktiviteterne. Data kan desuden eksporteres til Excel for videre analyse. Herudover kan fremdriften i de enkelte dialogprocesser følges via "Rapporter" "Status på processer". Her kan leder og administratorer se, hvor langt processerne er kommet i de forskellige afdelinger. Se afsnittet "Rapporter" for yderlige vejledning. Juni 2015 Side 24