Af: Sofie Beck Stine Stadum Yodana Santiago Jens Kruse. Mulighedernes rum? en kreativ analyse af det åbne kontorlandskabs muligheder & udfordringer

Transkript

1 Af: Sofie Beck Stine Stadum Yodana Santiago Jens Kruse Mulighedernes rum? en kreativ analyse af det åbne kontorlandskabs muligheder & udfordringer Gruppe 7 Institut 4 Efterår 2005

2 INDHOLDSFORTEGNELSE INDHOLDSFORTEGNELSE 2 GRUPPE 7 FÆLLES PROGRAM 3 MÅL: 3 FORMÅL: 3 BAGGRUND: 3 PRÆMISSERNE FOR OPGAVEN: 6 ARBEJDSMETODER OG REDSKABER: 6 TIDSPLAN: 7 KONKLUSION/OPSUMMERING: 7 SOFIE BECK_INDIVIDUELT PROGRAM 8 FORMÅL 8 PROBLEMFORMULERING 8 BEGREBSDEFINITIONER 8 HYPOTESE 9 SYNSVINKLER 9 METODE 10 OPGAVENS OPBYGNING 10 STINE STADUM_INDIVIDUELT PROGRAM 11 MÅLET 11 FORMÅLET 11 BAGGRUND 11 PRÆMISSER 13 ARBEJDSMETODER & REDSKABER 13 OPSUMMERING 14 JENS KRUSE_INDIVIDUELT PROGRAM 15 EMNE Mødet med et advokatfirma 15 MÅL 15 FORMÅL 15 RELEVANTE PROBELEMSTILLINGER KAN VÆRE 15 BAGGRUND & MOTIVATION 16 PRÆMISSER FOR OPGAVEN 16 ARBEJDSMETODER & REDSKABER 17 TIL SKITSERING 18 TIDSPLAN - UFULDSTÆNDIG 18 OPSUMMERING 18 YODANA SANTIAGO_INDIVIDUALT PROGRAM 19 MÅL 19 FORMÅL 19 BAGGRUND 19 PRÆMISSER 20 ARBEJDSMETODER & REDSKABER 21 TIDSPLAN 21 Side 2 af 23

3 GRUPPE 7 FÆLLES PROGRAM MÅL: At reorganisere et advokatfirmas traditionelt set hierarkiske struktur i et åbent kontormiljø med øje for at forbedre medarbejdernes trivsel. FORMÅL: At skabe et mere fleksibelt og gennemsigtigt kontormiljø - internt såvel som eksternt - på baggrund af Institute of New Ways of Workings forskningsresultater og casestudier. Derudover ønsker vi at forebygge arbejdsskader ved, at minimere det sidestillende arbejde i virksomheden. BAGGRUND: KONTORMILJØET I FORANDRING Kontormiljøet har gennem de sidste par år skiftet struktur og form i måden hvorpå en virksomhed indretter og organiserer sig på fra lukkede celler og kontorer, til åbne kontorlandskaber og refleksionsrum. Flere og flere virksomheder vælger i dag at indrette sig med åbne kontorlandskaber, da ønsket om større medarbejdertilfredshed og fleksibilitet, mere gennemsigtighed og endnu mere vidensdeling menes at trives bedst under disse åbne forhold. I åbne kontormiljøer er arbejdspladsen indrettet uden hensyn til status og hierarkier. Arbejdspladser har varierende udformninger og er tilpasset forskellige arbejdsopgaver. Der findes formelle og uformelle mødeområder i varierende størrelse samt mere lukkede enheder til koncentration og konfidentielt arbejde. Nogle arbejdspladser benyttes af én og samme person, mens andre arbejdspladser benyttes på skift af forskellige medarbejdere. KRAV TIL ARBEJDSPLADSEN Set i bakspejlet arbejder vi i dag meget mobilt. Hvor man før udførte de fleste arbejdsopgaver på sit kontor, er de fleste i dag blevet vænnet til at arbejde i meget skiftende omgivelser, så som i hjemmet, på farten og på kontoret. Derved er vi i dag i mindre grad knyttet til et enkelt arbejdsrum. Arbejdspladsen skal ikke længere bare understøtte individuelt arbejde, der kræver Side 3 af 23

4 koncentration og fordybelse, men den skal også fungere som mødested og kunne understøtte dannelsen af sociale og faglige relationer. Man deler i dag hinandens viden og det åbne kontormiljø lægger op til at man blander sig i hinandens arbejde på tværs af fagligheder. Støj er en af de store problemer i det åbne arbejdsrum. Kommunikationen blandt medarbejderne og den generelle kommunikation i rummet er blevet forstærket og denne stiller store krav til udformning og indretning af arbejdspladser, således at støj ikke forringer arbejdsmiljøet og dermed kommunikationen på arbejdspladsen. Generelt stiller den rumlige udformning store krav til fleksibiliteten i arbejdsrummet. Denne bør tilpasses brugerne, således at det individuelle og det fælles arbejdsrum udnyttes optimalt og derved både understøtter og styrker rammerne for de varierende arbejdssituationer. CASESTUDY: Institute of New Ways of Working lavede i efteråret 2003 et casestudie i et stort dansk advokatfirma. Formålet med casestudiet var at undersøge, hvordan arbejdspladsens indretning understøtter samarbejde og vidensdeling. Indretning af advokatkontoret er traditionelt opdelt i individuelle kontorer til partnere og advokater, delekontorer til fuldmægtige og åbne kontormiljøer til sekretærerne. Det var ifølge undersøgelsen de ansattes egen opfattelse, at arbejdsformen udelukket kræver rum til fordybelse og dermed ikke ville være egnet til at fungere i et åbent kontormiljø. Undersøgelsen viste dog at arbejdsformen var mere fleksibel end antaget og derved ville kunne foregå i forskellige arbejdsrum, som ville kunne understøtte og styrke de varierende arbejdssituationer. Arbejdsformen kunne reelt set sagtens foregå i en åben organisering, men for at dette kunne blive frugtbart ville denne nye type arbejdsplads kræve en holdningsændring af de ansatte. FLEKSIBIITET I ARBEJDSRUMMET Juristerne kræver dagligt tid og rum til individuel fordybelse. Samtidig er de også væk fra den faste arbejdsplads en næsten lige så stor del af dagen. En konkret problemstilling for kontoret er dermed den konstante omstilling. I dag ser vi en traditionel bureaukratisk struktur som ikke imødekommer medarbejdernes skiftende behov. Side 4 af 23

5 Fleksibilitet i arbejdsrummet kan imødekommes på flere måder. I forhold til advokatkontoret kunne man gøre brug af følgende; Mobilt møblement. Bedre pladsudnyttelse. Optimal zoneinddeling, så omrokeringer virker indlysende. Arbejdsmiljøer, som stimulerer medarbejdernes forskellige behov. ADVOKATKONTORETS OPBYGNING Et større dansk advokatkontor består af -piccoline, der varetager postforsendelse samt forefaldende opgaver. - sekretæren, der varetager telefonpasning, bogholderi samt ekspeditionssager (handel, kontrakter, inkasso, testamente, skrivning i retssager) -fuldmægtig, der varetager sagsforberedelse, møde med klienter, sekretærkorrespondance, retsmøder (fogedret, civilret). Er desuden på skolebænken 1 mdr. Pr år. -ansatte advokater, der varetager sagsforberedelse, møde med klienter, sekretærkorrespondance, retsmøder (fogedret, civilret, evt. kriminalret). -indehaver, der varetager administration, møde med klienter(erhvervskunder), større sagsforberedelser samt retsmøder. HVORDAN INTERAGERER MEDARBEJDERNE PÅ ET TYPISK ADVOKATKONTOR Sekretærens tidsskema 67 % individuelt arbejde, 33 % med fuldmægtig/advokat. Den fuldmægtiges tidsskema: 33% med sekretær, 33% ud af huset/møde, 34 % individuel. Advokatens tidsskema: Side 5 af 23

6 50% individuelt arbejde, 25% ud af huset/møde, 25% med sekretær. PRÆMISSERNE FOR OPGAVEN: At definere en åben ramme for et advokatfirma. Hvilket skal ske på baggrund af nedenstående undersøgelser: 1) At bestemme lokation og størrelse af den fysiske ramme og dertil definere firmaets størrelse. 2) Der redegøres hvor mange ansatte der er på kontoret, hvad deres arbejdsopgaver består i samt hvilket udstyr og funktioner, der skal være til rådighed. 3) Arbejdsmetoderne der anvendes i designarbejdet skal især bruges til at belyse de ansattes værdier og holdninger. 4) En redegørelse for medarbejdernes bevægelsemønstre på kontoret. 5) trivselsparametre skal inddrages i designet af det åbne kontor. Fleksible arbejdsrum ligger op til større bevægelighed, dels fordi man ikke har fast arbejdsplads og ens arbejdsopgaver foregår forskellige steder på kontoret. Der skal i udformningen af det fleksible, åbne kontorlandskab tages stilling til lyd- og lysmæssige forhold. Støj er ofte et stort problem i et åbnet kontormiljø. Dette vil vi være opmærksomme på og forsøge at minimere. Fokus på oplevelsen af at komme på kontoret. Udgangspunkt i at optimere oplevelsen af at komme på kontoret. a) At optimere klientens oplevelse af at samarbejde med kontoret. b) At forbedre medarbejdernes oplevelse af at komme på kontoret hver dag. ARBEJDSMETODER OG REDSKABER: Vi vil gribe sagen an ved hovedsageligt at bruge research fra New Ways of Workings rapporter om arbejdsmiljøet i advokaterhvervet som udgangspunkt til at interviewe de involverede aktører. Dette kan vi fx gøre ved at (på infoniveau) scenarier aftale møde med Eva Bjerrum, NWOW Side 6 af 23

7 udsende endnu en Cultural Probe observationer/virksomhedsbesøg interviewe advokater, sekretærer, klienter + andre aktører info om lovmæssige krav (på designniveau) Extreme Characters, Design Is A Game er mulige teknikker vi kan anvende til udvikling af designforslag. indlede en skitseringsfase - på baggrund af informationsindsamling (ex Cultural Probe) at udlede designpotentialer gennem drømme/behovs-analyser (1:50) Sideløbende udvikles de individuelle designnedslag som får konsekvens for den fælles strategi. TIDSPLAN: Husk at have en fælles formiddag hvor vi synkroniserer og forbedrer plantegningen. Fælles kaffeeftermiddag. Uge 46 Idegenering: Gruppe om formiddagen. Fredag 18. november. Færdig plantegning og helt færdigt scenario af advokatkontor med fokus på hierarkisk struktur i åben ramme. Individuelt om eftermiddagen. Research, idegenerering, observation. Uge 47 Idegenering: Individuel proces. Uge 48 Konceptudvikling Mellemkritik Uge Detaljering Uge 1 2 Visualisering KONKLUSION/OPSUMMERING: Det er opgavens intention at der udvikles et åbent kontormiljø for et advokatfirma. Ved hjælp af ovenstående kravspecifikation samt de anvendte arbejdsmetoder og redskaber ønsker finder ud af hvad der skal gøres anderledes. KEYWORDS FOR OPGAVEN - Trivsel på arbejdspladsen - Gennemsigtighed - Mobilitet - Sammenhæng - Videndeling Side 7 af 23

8 SOFIE BECK_INDIVIDUELT PROGRAM EMNE mødet mellem advokat og klient i virksomheden. FORMÅL Jeg skal undersøge det professionelle møde mellem mennesker. Hvordan optimerer jeg et fysisk møde i den givne kontekst? Hvor og hvordan mødes klient og advokat? Hvordan indledes mødesituationen? Hvilke forventninger har parterne til mødet? Hvilken stemning/stemninger skal optimeres? PROBLEMFORMULERING Når man arbejder med det åbne advokatkontor, er det vigtigt stadig, at gøre plads til den diametrale modsætning, nemlig en lukket enhed, hvor formelle og personlige klient-advokat møder kan finde sted. Jeg forestiller mig, at mødelokalet indikerer en hjælpende hånd og at de lukkede enheder positivt skiller sig ud fra konteksten. Mit udgangspunkt er så vidt muligt at fjerne mig fra det traditionelle mødelokale og vha. lys og formgivning skabe et andet rum end vi ser i dag. Samtidig er det vigtigt at opretholde en gensidig respekt og effektiv mødeform. BEGREBSDEFINITIONER Advokaten er i møde på kontoret ca. 20% af dagen. Den fuldmægtige bruger lidt længere tid end advokaten. Traditionelt set foregår mødet på advokatens eget kontor eller i et særligt indrettet mødelokale. Grundet mødernes meget personlige karakter vil afskærmning til det åbne rum være nødvendig. Diskussioner om skilsmisse, konkurs eller dødsboer kan være svære for de pårørende. Advokaten har tavshedspligt og derfor må en mindre lukket enhed i visse tilfælde være nødvendig. Rummet, vi mødes i, påvirker i høj grad selve mødet. Lokalets udtryk smitter af på stemningen til mødet, og den kropsposition vi befinder os i indvirker ligeledes på den måde, vi opfører os på til mødet: Der er f.eks. stor forskel på den rolle, vi indtager, når vi hhv. sidder, står, ligger eller måske ligefrem Side 8 af 23

9 hopper på en hoppebold! Netop derfor ligger der et stort potentiale i at udforske mødets mange mulige fysiske rammer, og hvordan disse indvirker på dynamikken i mødet mellem mennesker. ( HYPOTESE Går man til advokaten af nød eller af lyst. Der er ikke sket mærkbare ændringer af advokatstanden, spørgsmålet er om det klassiske, autoritære billede af advokaten, virker intimiderende eller betryggende for klienten i mødesituationen? Jeg vil researche videre på problemstillingen og fremlægge min hypotese ved senere lejlighed. SYNSVINKLER Klientens møde med advokaten Der er 2 faktorer der gør sig gældende for klientens møde med advokaten: sjældenheden af mødet og prisen! 1 times advokatkonsultation koster godt og vel 1000kr. Forventer klienten en vis autoritet/ status for sine penge? Jeg ønsker at researche videre på advokatens status i samfundet i dag og hvorvidt mødet med advokaten kan være intimiderende for klienten? Advokatens møde med klienten Hverdagen for advokaten er typisk stresset og psykisk krævende. Efter en lang dag, melder træthed og manglende koncentration sig. Netop herfor er det vigtig at skabe rammerne om et møde, der kan fremme indlevelse. Møderummets betydning og placering - Definitionen af det lukkede lokale? Skal det både hindre lyd og den visuelle kontakt til omgivelserne? - Skal væggene skyde, rulle, folde sig ud, eller..? - Tilgængelighed. Skal lokalet placeres højt, lavt eller i niveau? - Hvilke faktorer gør sig gældende i mødet? (lys, udluftning ect.) - Hvordan kan bevægelse tænkes ind i det formelle møde? - Hvordan fungerer lokalet, når det ikke er i brug? Side 9 af 23

10 METODE Information: Jeg skal indsamle mere information om mødet mellem klient og advokat. (interviews, observering ect.) På nuværende tidspunkt er jeg i kontakt med et lille advokatfirma i Odense og et større kontor i Skagen. Jeg ønsker endvidere at kortlægge klienters forskellige behov i mødesituationen. Desuden skal gruppen diskuterere det fremtidige kontormiljø med Eva Bjerrum, New ways of working, Så snart gruppen har klarlagt vores firmas overordnede værdier, kan jeg opstille følgende scenarier, der ligge til grund for den videre designproces. Scenarierne kunne være: Hvor og hvordan mødes klient og advokat? Hvordan indledes/afsluttes mødesituationen? Hvilke fysiske forhold kunne gøre sig gældende i mødesituationen? Hvilke forventninger har parterne til mødet? Inspiration: Formsproget udvikles gennem skitsering og model. Materialer og materialesammensætninger skal opprioriteres. KEYWORDS Fleksibilitet Troværdighed Gennemsigtighed OPGAVENS OPBYGNING Jeg forventer at designresultatet bliver en nytænkning af det formelle møde. Et rum, der afskærer sig fra omgivelserne i lyd og muligvis visuelt (Dette skulle ifølge interview med advokat være af mindre betydning) Det er vigtigt at rummet understøtter stemningen af troværdighed. Om resultatet af min research ender ud i møbel eller rum er endnu ikke klart, jeg vil lade mig inspirere af undersøgelser og lade disse være udslagsgivende for det endelige design. Side 10 af 23

11 STINE STADUM_INDIVIDUELT PROGRAM EMNE Mødet mellem medarbejderne i virksomheden MÅLET At optimere det interne møde- og konferencerum der kræver ro og fordybelse mellem kollegaerne i en advokatvirksomhed. Dette rum skal fungere som en transparent afskærmning i den åbne ramme og rummet skal kunne kommunikere både internt og eksternt som et medie mellem medarbejderne. FORMÅLET At skabe større gennemsigtighed på arbejdspladsen og bruge den åbne dørs politik som redskab til at fremme positiv dialog blandt medarbejderne. For derved at kunne understøtte og styrke et af de arbejdsrum, der her kræver interne drøftelse og ro til samtale. Derudover at udnytte de flader som afgrænser rummet. BAGGRUND RAMMEN ARBEJDSPLADSEN Bygningen, indretning, IT og personalepolitik er alt sammen rammer omkring mennesker og deres arbejdsopgaver. Rammer der kan medvirke til enten at fremme eller hæmme arbejde, samarbejde og arbejdsopgaver. Hvis rammerne tænkes ind i en helhed, så de bedst muligt understøtter virksomhedens strategier og mål og medarbejderens arbejdsopgaver og trivsel er der tale om rammer, som tilsammen kan medvirke til at give en kulturændring og en større arbejdsglæde samt en større arbejdsindsats. DET ÅBNE KONTORMILJØ EN TENDENS ELLER EN POLITISK HOLDNING? Det åbne kontor er både en tendens for tiden, men det er også en måde at tænke en ny organisering og strategi af arbejdspladsen på, hvor grobunden er den åbne dørs politik. Når man taler om fordelene ved åbne kontormiljøer taler man netop om gennemsigtighed herunder den åbne dørs politik og vidensdeling i virksomheden. Side 11 af 23

12 For at skabe en succesfuld åben ramme på arbejdspladsen, kræver det at man skuer op for de positive sider og dæmper de negative sider ved at arbejde i et åbent kontormiljø. Dette kræver at man tager fat i den enkelte virksomhed og ser på dennes arbejdsopgaver og trivsel og derudfra prøver at skabe de bedste rammer der kan understøtte de individuelle og fælles arbejdsopgaver. For at skabe det bedste arbejdsmiljø, kræver det at man ser nærmere på fysiske, psykosociale og kreative behov, ud fra medarbejderens individuelle og fælles arbejdsmetoder. CASE OMSTRUKTURERING AF VIRKSOMHED Som nævnt i gruppens fællesprogram lavede New Ways of Working et casestudie i en stor dansk advokatvirksomhed. Formålet var at undersøge hvorvidt indretningen og rammerne i virksomheden styrkede samarbejdet og vidensdelingen i firmaet. Ifølge undersøgelsen var det de ansattes mening at deres arbejde udelukkende krævede rum til fordybelse. Undersøgelsen viste dog at deres arbejdsform var langt mere varieret end de ansattes påstande og antagelse af arbejdsformen og sagtens ville kunne foregå i forskellige arbejdsrum, som ville kunne understøtte og styrke de varierende arbejdssituationer. LUKKEDE RUM I EN ÅBEN RAMME Man kan ikke komme udenom at der selv i et åbent kontormiljø vil være arbejde, som kræver stor koncentration, der kan blive vanskeliggjort i et åbent kontorlandskab. Ved at tænke det åbne kontormiljø som en politisk holdning i virksomheden, er det muligt at opdele kontoret i åbne og lukkede enheder, så længe disse rum stadig forholder sig til den åbne ramme og fungere som gennemsigtige enheder og afskærmninger til intern kommunikation. Der er helt klart fordele ved cellestrukturen. Disse fordele de lukkede rum bør udnyttes også i en åben ramme! EN FREMTIDIG ARBEJDSPLADS Idag taler man om storrumskontorer som afløsere til de gamle lukkede cellekontorer. I virkeligheden burde man tænke langt mere visionært i forhold til rum og dets relationer på en fremtidig arbejdsplads. Der er mange der arbejder med dette emne for tiden. To af disse er Fremtidens Kontor og New Ways of Working. Side 12 af 23

13 Fremtidens Kontor er navnet på en vision og en proces, hvor man tænker arbejdsprocess for valg af fysiske rammer. New Ways of Working er et forskningscenter der ligeledes arbejder med nye arbejdsprocesser og tendenser på arbejdspladsen. PRÆMISSER I fællesprogrammet den fælles opgave er det gruppens mål at reorganisere en advokatvirksomheds organisering i en åben struktur et åbent kontormiljø. Jeg vælger at tolke det åbne kontormiljø som en gennemsigtig størrelse den åbne dørs politik og ikke bare som en fysisk ramme. Min individuelle opgave vil dreje som om medarbejderens fælles arbejde og jeg vil her give mit bud på et lukket arbejdsrum til internt arbejde. På baggrund af artikler om Fremtidens Kontor og New Ways of Working samt egne undersøgelder vil jeg se på rummet hvor advokaten og sekretæren, advokaten og advokaten, sekretæren og sekretæren mødes omkring interne drøftelser og opstille egne forslag til hvorledes dette rum kan imødekomme den åbne dørs politik. Det er min antagelse at de fleste advokater i dag har eget kontor og sekretærerne sidder i et samlet rum. Sekretæren indfinder sig når hun/han får vejledning og deres indbyrdes arbejde bliver gennemgået. Jeg tror at det kunne være interessant at have advokatens kontor for øje og undersøge hvor vidt advokaten behøver denne lukket enhed, eller om det i virkeligheden ville være mere relevant for sekretæren at have eget kontor?! Måske er der mest brug flexrum til både advokat og sekretær?! ARBEJDSMETODER & REDSKABER INFORMATIONSINDSAMLING Virksomhedsbesøg i Århus; individuelle og fælles observationer Interviews & spørgeskema (evt. probe) Møde med Eva Bjerrum; New Ways of Working Teoretiske tekster (NWOW samt Fremtidens Kontor) Kontorets hverdag klarlægges igennem scenarier NUVÆRENDE SPØRGSMÅL Hvor foregår de interne drøftelser i virksomheden? Understøtter dette rum arbejdsformen? Er virksomheden opdelt i åbne og lukkede enheder? Hvorfor? Side 13 af 23

14 Er rammerne for arbejdsformen/ arbejdsopgaverne optimal? Kan man via et nyt rum optimere det interne arbejde i virksomheden? Kan de lukkede enheder bruges til mere end blot afskærmning? KEYWORDS TIL DESIGNFASE Fleksibilitet Transperens & gennemsigtighed Den åbne dørs politik SKITSERING Ideationfasen indleder det individuelle skitseringsarbejde Rammen/ det lukkede rums relationer og samspil med resten af arbejdspladsen tydeliggøres Rummet tegnes op i mål plan, snit og opstalt Præsentationsmaterialet udformes og digitaliseres løbende til endelig præsentation i januar. OPSUMMERING Som min opgave ser ud nu og her, er designet til advokatvirksomheden en ramme et lukket rum, der kan understøtte medarbejdernes interne arbejde. Jeg forventer at denne rammen kan klare flere funktioner end blot at være en afskærmning. Rammens hovedfunktion vil være at optimere og understøtte medarbejdernes fællesopgaver. Rammen skal dog ikke kun henvende sig indadtil men også udadtil til resten af arbejdspladsen. Allervigtigst skal denne enhed understøtte den åbne dørs politik og nytænke et lukket rum Side 14 af 23

15 JENS KRUSE_INDIVIDUELT PROGRAM EMNE Mødet med et advokatfirma MÅL Der fokuseres på modtagelsen af en klient til advokatkontoret. Fokus ligger på hvordan vedkommende præsenteres for firmaets profil. FORMÅL Fokus med opgaven er at designe et storrumsmøbel, der opleves i ankomstsituationen på et advokatkontor. Jeg vil gennem designet styre den første oplevelse klienten og de ansatte får ved ankomsten til kontoret. RELEVANTE PROBELEMSTILLINGER KAN VÆRE Hvilke funktioner er der brug for at ligge i ankomstsituationen? Hvilke konventioner skal der brydes med? Hvilke funktioner giver det fx mening at lægge sammen? Hvilke rumligheder er vigtige og hvordan får man dem til at fremstå som vigtige? Hvilket niveau vil jeg arbejde på (genstand, stol, bord, rum)? Ligger der eksempelvis en betryggende effekt i at klienten bliver opmærksom på hvordan firmaet håndterer/fordeler viden? Gennem gruppens fælles researcharbejde og den research jeg udfører på egen hånd, vil jeg klarlægge hvilke behov der skal/kan knyttes an til i receptions- og modtagelsessituationen på kontoret. Hvad kan der vises frem og hvad skal klientens første oplevelse af firmaet bestå i? First impressions lasts, altså må firmaet have en meget afklaret ankomstzone som er nem for klienten at overskue og opholde sig i. Det vil være optimalt at der på dette tidlige møde er mulighed for et uformelt møde mellem klienter, advokater samt firmaets andre ansatte, så der gives indtryk af at kontoret tager sig godt at klienterne. Møblet skal derfor kunne benyttes af klienter såvel som ansatte og iscenesætte en samtale mellem parterne allerede inden selve den formelle mødesituationen foregår. Side 15 af 23

16 BAGGRUND & MOTIVATION Baggrunden for opgaven er hovedsageligt den samme som for den fælles del af projektet. Det åbne kontorlandskab retter sig mod at tilfredsstille et behov for større fleksibilitet på arbejdspladsen. Dette kan eksempelvis bestå i at de ansatte arbejder ved fleksible arbejdsstationer og på den måde er mange steder på kontoret i løbet af en arbejdsdag. Denne mobilitet fordrer øget videndeling medarbejderne imellem, idet formelle og uformelle møder opstår. Derved frigøres og deles den tavse viden som er erfaringsbaseret og som medarbejderne hver især kommer til at besidde i forbindelse med arbejdet. Med andre ord får de ansatte bedre kendskab til hverandres arbejdsrytmer, ansvarsområder, kompetencer etc. Jeg ønsker at arbejde specifikt med ankomstsituationen, fordi det første indtryk er afgørende for klientens opfattelse af firmaet. Hvis klienten aktiveres eller vedkommendes opmærksomhed bevidst styres kan hans tillid til firmaet øges fra starten af. Dette kan eventuelt gøres ved at klientenkan følge med i en del af kontorets aktiviteter mens han befinder sig i en venteposition eller er på vej fra modtagelsen til møde. Derudover er der en række formelle funktioner ankomstområdet skal kunne understøtte, ex. hvordan en klient modtages, henvises, venter og sendes videre, altså skal der være en direkte kontakt med en sekretær der tager sig af at informere videre i kontoret om klientens ankomst. Hvor meget og hvilke af disse funktioner storrumsmøblet tager stilling til/understøtter vil blive klart for mig efterhånden som reseachen forløber og designfasen indledes. Altså forløber indsamlingen afdet teoretiske stof for den individuelle opgave sideløbende med gruppens fælles researcharbejde og der er selvfølgelig mange informationer der er anvendelige på begge niveauer. PRÆMISSER FOR OPGAVEN Udledt af det teoretiske baggrundsstof, er det givet for opgaven, at processen stiler mod at designet kan indgå i et åbent kontorlandskab og får en sammenhæng med planen for den øvrige arkitektur og de andre designs gruppen udformer. Mit eget postulat er at advokatfirmaet har en interesse i at være præcis i sin præsentation af kontoret ved modtagelse af en (ny) klient. Et positivt første Side 16 af 23

17 indtryk må være vigtigt for at der senere hen opstår en god advokat/klientfortrolighed. Klienterne kommer sikkert ofte til kontoret af nød og kan derfor tænkes at være i en personligt beklemt situation hvilket betyder at modtagelsen må foregå i respektfulde omgivelser. Modtagelsessituationen skal dive klienten det indtryk at firmaet har tid til at sætte sig ind i klientens situation og har mere end en økonomisk interesse i at være med til at løse problemet. Der stiles mod at der på tidligt tidspunkt i designfasen, fx. i scenarierne er taget stilling til hvilken type advokater, klienter og kontor der er tale om. Herefter belyses værdigrundlag, smag og anvendelsesmuligheder for designet. Ligeledes er det et kriterie for det videre designforløb at der tages stilling til et eller flere sundhedsaspekter, som fx. at der er fornuftige lysforhold og frisk luft, at ophold er muligt både i rolige/stille og aktive/mere støjende zoner, samt at møbler er ergonomiske og evt. opfordrer folk til bevægelse. Et storrumsmøbel der holder folk i en sundhedsmæssig forsvarlig position. Hvis det bliver muligt - og ikke for fjollet - kunne det være sjovt at afprøve i designfasen hvorvidt det er muligt at indlægge en form for bevægelse i møblet: danse, cykle, yoga eller et afslappende visuelt indtryk, der giver fok noget at kigge på og snakke om. ARBEJDSMETODER & REDSKABER Til informationsindsamling Virksomhedsbesøg, der bruges til at belyse værdisyn i målgruppen Tekninkker der kan anvendes: Cultural Probes, Extreme Character, Design Is A Game og Experience Prototyping. Anvendes til inspiration for design Der kan anvendes etnografiske tilgange til at forstå kontekstrummet og til at belyse fejl og mangler ved eksisterende organisationsprincipper Kontorets hverdag klarlægges igennem scenarier - hvad opleves der i modtagelsessituationen for en klient? hvem er den første person man møder? hvor skal man vente? hvad oplever man i ventetiden? Side 17 af 23

18 altså, hvem gør hvad, hvornår? TIL SKITSERING Ideationfasen indleder det individuelle skitseringsarbejde - stadig på et programmatisk niveau. Herefter tegnes der fx i plan, snit og opstalt for at klarlægge hvilke konstruktive principper, der anvendes. Markertegninger eller tegninger med farveblyanter udføres for at vise designforslagets æstestiske potentialer og kontekst/anvendelse. Præsentationsmaterialet udformes og digitaliseres løbende, så der efterhånden bygges et skelet til endelig præsentation i januar. Endeligt designforslag forventes præsenteret i en Rhinomodel. TIDSPLAN - UFULDSTÆNDIG Endelig program for opgaven afl. d. 25 november Ideationfase starter formelt onsdag d. 16 november og slutter d. Skitseringsfase starter d.??? OPSUMMERING Hvis processen forløber som udlagt i det ovenstående forventes det at designresultatet bliver et møbel, der understøtter flere forskellige funktioner og møder i ankomstzonen på et advokatkontor. Målet for processen er at nå til dette designresultat gennem et undersøgelsesarbejde, der udvider mit meget sparsomme kendskab til advokaters arbejdsliv. Det påregnes at der kan tages afsæt i denne programmering og at hovedintentionen ikke fraviges i særlig grad, men at processen skal holdes åben for andre parametre der kan være udslagsgivende for designet. Side 18 af 23

19 YODANA SANTIAGO_INDIVIDUALT PROGRAM EMNE Mødet omkring bordet MÅL Designe et arbejdsbord der imødekommer behovet for, at man i en åben virksomhedskultur skal forstyrres ofte, uden at det skal være ubehageligt og uden at forstyrre andre. Samtidig med at bordet inspirerer brugeren til at bevæge kroppen mere uden at det forstyrrer arbejdsrytmen. FORMÅL Udgangspunktet er at komme med et bud på et design, der kan være med til at optimere medarbejdernes oplevelse af at komme på arbejde hver dag. I følge Center for New Ways of Working er det en ud af tre virksomhedsledere der planlægger at reorganisere eller ombygge deres arbejdsplads inden for de næste to år, så den matcher tidens trend om et åbent arbejdsrum der inspirerer til vidensdeling. Den interesse deler jeg også. Desuden fortæller TrygDanmarks hjemmeside at en del gener der kommer af stillesiddende arbejde kan afhjælpes hvis bare man bevæger sig hvert kvarter. Det er et godt udgangspunkt for at få folk til at bevæge sig mere på arbejdspladsen, synes jeg. BAGGRUND A teamleaders most important task is to be disturbed and interrrupted. Ovenstående er et citat der kommer fra Center for New Ways of Working og handler om et advokatkontor i London, der med stor succes benytter sig af et åbent kontormiljø til deres medarbejdere. Citatet er advokatkontorets valgsprog når det kommer til at beskrive hvordan de forholder sig til det at arbejde. De vil ikke forstyrres i deres arbejde de betragter derimod det at blive forstyrret som en vigtig del af arbejdet. Det er den holdning en virksomhed skal have, hvis de skal opleve succes i et åbent kontormiljø. Side 19 af 23

20 Hvis virksomheden derimod har den modsatte holdning, eller hvis det faktisk er sådan at ens rigtigte arbejde er individuelt og kræver fordybelse og koncentration, vil man heller ikke få meget brug for et åbent kontor. For et åbent kontor er forstyrrende i den henseende. Og det at forholde sig til et åbent kontormiljø handler også i høj grad om, hvordan man forholder sig til det at blive forstyrret. Fordi man lader sig forstyrre får arbejdsbordet som oftest også en dobbelt rolle på arbejdspladsen. Hvis en kollega gerne vil snakke, lave et lille uformelt møde måske, da bliver bordet pludselig til mere end blot et arbejdsbord. Det transformeres fra at være en arbejdszone til at fungere som en mødezone mellem to eller flere mennesker. Og mødes man på hver sin side af bordet vil bordet på samme tid adskille de to, men også trække dem sammen og give dem et rum at forholde sig til, et samlingspunkt mellem de to. Et rum som kan være større eller mindre afhængig af behovene til det. Det behov for at mødes har man bl.a. taget alvorligt hos KaosPiloterne. Der er der i huset opstillet nogle meget høje og smalle borde, man kun kan stå op ved. Det virker meget upraktisk ved første øjekast, men når man parrer bordene med KaosPiloternes arbejdsrytme giver det mening. Tanken bag bordene er, at KaosPilot-studerende bevæger sig meget de søger information alle steder og hos hinanden og har ikke kun brug for en fast arbejdsstation, for det er sjældent, man finder den studerende på den plads. Derimod har de studerende brug for at mødes med hinanden og diskutere i korte uformelle sessioner og gerne et sted hvor der er plads til en bærbar computer, et par kopper livsnødvendig kaffe og nogle notater. Det giver bordet dem, samtidig med at de har fuld bevægelsesfrihed når de står op og kan derfor hurtigt skynde sig videre til næste sag. Det er sundt for kroppen at stå op og at kunne bevæge sig rundt om sin arbejdsplads - det ved de godt hos KaosPiloterne. Det ved de for den sags skyld også på de fleste advokatkontorer. Men det er min formodning at man ikke tager den viden alvorligt. PRÆMISSER Kontoret Et advokatkontor modtager en del klienter og kontoret bliver derfor også en præsentation af firmaet udadtil. Det stiller igen krav til holdningen i firmaet. Har firmaet brug for at fremstå som ensrettet og konservativt, eller at fremstå som individuelt, innovativt og modtagende? Jeg formoder at et advokatkontor der overgår til et åbent kontormiljø ønsker en hybrid mellem de to nævnte forslag, for ikke at skræmme evt. Side 20 af 23