Udbud af rengøring i Egedalsvænge, Kokkedal. Bilag 1a: Version 2 - Kravspecifikation og betingelser

Transkript

1 Udbud af rengøring i Egedalsvænge, Kokkedal. Bilag 1a: Version 2 - Kravspecifikation og betingelser Tilbudsfrist: Udbudstype: Opgavetype: Tildelingskriterium: Ordregiver: Adresse: CPV koder: Udbudsform: Kontaktperson: Kontakt: Torsdag den 7. maj 2015, kl Mindre dansk udbud Tjenesteydelser Det økonomisk mest fordelagtige bud Boligforeningen 3B Havneholmen 21, 1561 København V Rengøring af lokaler Rengøring af bygninger Offentligt/åbent udbud Anne Ambrosius Løvgreen aalo@3b.dk Udbudsmaterialet består af følgende dokumenter: (nærværende) Bilag 1b: Udkast til kontrakt Bilag 2: Tilbudsliste Bilag 3: Økonomiske nøgletal Bilag 4: Tro og love erklæring Bilag 5: Referenceliste Bilag 6: Redegørelse for medarbejdere Bilag 7: Brug af underleverandør Bilag 8: Tilmelding til besigtigelse Eventuelle spørgsmål og svar Eventuelle rettelsesblade

2 Indhold Indledning... 3 Procedure for deltagelse i udbuddet... 3 Yderligere oplysninger... 4 Retsgrundlag og udbudsform... 4 Ordregiver og administrator: Udbuddets grundlag og dokumenter Udbuddets grundlag: Besigtigelse: Tildelingskriterium: Udvælgelseskriterier: Tildelingskriterier: Brug af underleverandører: Udbudsforretningens gennemførelse: Ydelsens omfang Omfang: Materialer og udførelse: Arbejdskraft: Arbejdstid: Forhold for og under arbejdets udførelse: Materialeoplæg mv.: Misligholdelse: Arbejdets udførelse Rengøring af 59 trappeopgange til 3. sal Rengøring af 4 vaskerier Rengøring af driftsbygning/ejendomskontor Øvrige ydelser opsamling af reklamer: Øvrige ydelser vask af urin m.v.: Øvrige ydelser timepris ved ad hoc opgaver (ekstra arbejde).:... 14

3 Indledning Egedalsvænge er beliggende i Kokkedal, og består af etageejendomme i 4 etager. Egedalsvænge er bygget i , og rummer 531 familieboliger og 132 hybler og ungdomsboliger. For at sikre en god kvalitet kombineret med konkurrencedygtige priser til gavn for vores beboere, udbydes ydelsen på basis af en 2-årig aftale, med option på 2 x 12 måneders forlængelse. Arbejdet omfatter rengøring af 59 trappeopgange, 4 vaskerier samt driftsbygning. Udbudsmaterialet er inspireret af kampagnen Fra Sort arbejde til Hvid rengøring, som er udarbejdet af SKAT, for at minimere risikoen for at indgå aftale med en virksomhed, der benytter sig af sort eller illegal arbejdskraft. Procedure for deltagelse i udbuddet Alle dokumenter skal uploades og sendes igennem Mercell Sourcing Service inden tidsfristen udløber, og er omkostningsfrit for tilbudsgiveren. Spørgsmål omkring funktionaliteten i systemet sendes til support.dk@mercell.com eller ring på Al kommunikation med ordregiver skal foregå via den elektroniske udbudsplatform. Der holdes besigtigelse i området torsdag den 16. april 2015 kl Det er et krav i forbindelse med at afgive tilbud, at tilbudsgiveren har været tilmeldt og deltaget i ovenstående besigtigelse. Der afholdes ikke yderlig eller supplerende besigtigelser. Tilmelding til besigtigelse skal ske ved at uploade bilaget Tilmelding til besigtigelse, se Bilag 8, via Kommunikationsmodulet i Mercell. Tryk på ikonet Ny besked og vedhæft din tilmelding. Tryk på Send og tilmeldingen får automatisk til ordregiver. Tilmelding på andre måder vil ikke blive accepteret.

4 Yderligere oplysninger Boligforeningen 3Bs indkøbsafdelings driftsomkostninger bliver finansieret ved, at der opkræves en procentandel på 2 % af leverandøres omsætning, som bliver generet i forbindelse med nærværende udbud. Nærmere oplysninger kan fås ved henvendelse til administrators kontaktperson. Retsgrundlag og udbudsform Udbudsforretningen gennemføres efter reglerne for Annoncering i henhold til Tilbudsloven. Udbuddet gennemføres som en elektronisk udbudsforretning, hvor al kommunikation med ordregiver foregår elektronisk.

5 Ordregiver og administrator: Ordregiver: Boligforeningen 3B Afd Egedalsvænge Egedalsvænge 37B, 2980 Kokkedal Kontaktperson: Adm. Varmemester Michael Larsen Telefon: og Driftschef Lars Mann Pedersen Telefon: Administrator: Boligforeningen 3B Havneholmen 21, 1561 København V Kontaktperson: Anne Ambrosius Løvgreen aalo@3b.dk Telefon:

6 1.0 Udbuddets grundlag og dokumenter. 1.1 Udbuddets grundlag: Udbudsforretningen gennemføres efter reglerne for Annoncering i henhold til Tilbudsloven. Tilbudsgiveren skal gøre sig bekendt med det komplette udbudsmateriale samt eksisterende forhold, herunder adgangsforhold m.v. i forbindelse med tilbudsafgivelsen. Tilbudsgiverne skal sikre sig, at eventuelle uklarheder i udbudsmaterialet afklares, før der afgives tilbud. 1.2 Besigtigelse: Besigtigelsen er obligatorisk. Det er et krav, at den bydende har været tilmeldt og deltaget i besigtigelsen for at kunne afgive tilbud. 1.3 Tildelingskriterium: Tildelingskriteriet for nærværende udbud er det økonomisk mest fordelagtige bud, vurderet på grundlag af de nedenfor anførte kriterier. Der vil blive foretaget en vurdering af tilbudsgivernes egnethed. Tilbudsgivere, som ikke vurderes for egnede, vil ikke få deres tilbud taget i betragtning. I tildelingsfasen vil de egnede tilbudsgivers tilbud blive vurderet med henblik på at tildele kontrakten til den tilbudsgiver, der har afgivet det bedste tilbud i henhold til det valgte tildelingskriterium. Tilbudslisten består af et skema, som danner baggrund for evalueringen af de indkommende tilbudspriser. Tilbudsprisen og øvrig dokumentation i henhold til kriterierne Kvalitet og Miljø, danner baggrund for den endelige tildeling af kontrakt.

7 1.3.1 Udvælgelseskriterier: Der gælder følgende mindstekrav i forbindelse med deltagelse i udbuddet: De økonomiske aktørers personlige forhold: Kortfattet, men dog fyldestgørende virksomhedsbeskrivelse, herunder ejermæssige og organisatoriske forhold. Der skal anføres kontaktoplysninger med angivelse af telefonnummer og . (Det er et krav, at oplysningerne uploades i et dokument. Tekstboksen må ikke benyttes til besvarelse). Krav vedrørende dokumentation for tekniske og faglige egenskaber: Tilbudsgiver skal være i besiddelse af de fornødne faglige forudsætninger og have erfaring med lignede opgaver. Det er endvidere et krav, at de udførende medarbejdere forstår og taler dansk. Til dokumentation for tilbudsgivers tekniske og faglige forudsætninger, skal tilbudsgiver vedlægge: Referenceliste over tilsvarende arbejde for de seneste 2 år. På minimum to af referencerne skal kontaktdata fremgå, se bilag 5, som kan benyttes. (Det er et krav, at oplysningerne uploades i et dokument. Tekstboksen må ikke benyttes til besvarelse). Redegørelse for virksomhedens antal beskæftigede, oplysning om uddannelses- og ansættelsesforhold, samt oplysning om eventuel brug af underleverandører, se bilag 6 og 7, som kan benyttes. (Det er et krav, at oplysningerne uploades i et dokument. Tekstboksen må ikke benyttes til besvarelse). Ved eventuel brug af underleverandør se endvidere punkt Økonomisk formåen: Tilbudsgiver skal i seneste afsluttede regnskabsår have et positivt nettoresultat efter skat. Påtegning fra ekstern registreret eller statsautoriseret revisor på seneste afsluttede regnskabsår, må ikke indeholde forbehold for tilbudsgivers fortsatte drift eller påpege forhold for regnskabsaflæggelse, der strider mod gældende regnskabsregler. Tilbudsgivers årlige omsætning ved seneste afsluttede regnskabsår skal mindst svare til 2 gange den årlige kontraktsum, som tilbudsgiver afgiver tilbud på. Tilbudsgiver må ikke have ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, der overstiger kr., jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldners muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse andre love (Effektivisering af inddrivelse af restancer til det offentlige). Til dokumentation skal følgende vedlægges: Årsregnskab for det seneste år eller nøgletalsskema, se bilag 3 Erklæring på tro og love om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, se bilag 4

8 1.3.2 Tildelingskriterier: Tildelingskriteriet for nærværende udbud er det økonomisk mest fordelagtige bud, vurderet på grundlag af de nedenfor anførte kriterier: 1. Pris 50 % 1.1 Fast pris 40 % 1.2 Optioner 10 % 2. Kvalitet 35 % 3. Miljø 15 % Der henvises endvidere til bilag Brug af underleverandører: Såfremt tilbudsgiver vælger at anvende underleverandører til udførelsen af den udbudte ydelse, ønskes navne på den eller disse underleverandører angivet klart og entydigt. For eventuelle underleverandører gælder samme dokumentationskrav som for tilbudsgiver, og skal uploades sammen med tilbuddet. Anvendelse af underleverandører fritager eller begrænser ikke tilbudsgivers fulde ansvar under eventuel kontrakt. Se også bilag 7.

9 1.4 Udbudsforretningens gennemførelse: Spørgsmål og svar: Tilbudsgiver kan stille spørgsmål til ordregiver vedrørende udbudsmaterialet. Der henstilles til, at eventuelle spørgsmål til udbuddet fremsendes seneste torsdag den 30. april 2015, kl Tilbudsfrist, aflevering og behandling af tilbud: Udbuddet gennemføres som en elektronisk udbudsforretning, hvor al kommunikation med ordregiver foregår elektronisk. Tilbud modtaget på andre måder, samt alternative tilbud, vil ikke blive taget i betragtning. Tilbud, som skal udarbejdes på dansk, og bilag skal være modtaget senest torsdag den 7. maj 2015, kl Udbuddet forventes gennemført i henhold til nedenstående tidsplan: Aktivitet: Dato: Offentliggørelse Mandag den 23. marts 2015 Besigtigelse Spørgefrist Tilbudsfrist Torsdag den 16. april 2015 kl Torsdag den 30. april 2015 kl Torsdag den 7. maj 2015 kl Forventet orientering om tildeling og afslag Uge 21 - primo Kontraktopstart Den 1. juli 2015 Ordregiver forbeholder sig ret til at aflyse udbudsforretningen, hvis der er en saglig grund dertil.

10 2.0 Ydelsens omfang. 2.1 Omfang: Det ønskes, at områderne som aftalen dækker, i hele kontraktperioden fremstår pæne og rene. Arbejdet udføres i nært samarbejde og i løbende dialog med ordregiver, og omfatter i hovedtræk følgende, samt de i tilbudslisterne, angivne ydelser: Rengøring af trappeopgange Rengøring af vaskerier Rengøring af driftsbygning Ekstra arbejder 2.2 Materialer og udførelse: Tilbudsgiveren skal i tilbuddet medregne al nødvendig materiale, samt alle fornødne hjælpemidler for arbejdets gennemførelse. Alle materialer skal være af sædvanlig god kvalitet og arbejdets udførelse skal ske fagmæssigt korrekt. Tilbudsgiveren har pligt til at sørge for, at alle materialer, redskaber, sikkerhedsforanstaltninger m.v., som er en forudsætning for udførelsen af arbejdet, opfylder myndighedernes forordninger og krav, herunder også gældende lov om arbejdsmiljø. De rengøringsmidler, som anvendes til løsning af opgaven, skal overholde følgende krav: Til almindelige daglige rengøringsopgaver, skal der anvendes rengøringsmidler, som lever op til kravene i det europæiske miljømærke Blomsten, det nordiske miljømærke Svanen eller lignende anerkendte miljømærker.

11 2.3 Arbejdskraft: Det forudsættes, at arbejdet udføres af medarbejdere med relevant uddannelse og/eller kurser, som sikre, at arbejdet udføres effektivt og i henhold til regler og normer for området. Medarbejderne skal endvidere kunne forstå og tale dansk. Arbejdet skal ledes af en fagligt velkvalificeret person, der nøje skal følge arbejdet og deltage i statusmøder med ordregiver. Tilbudsgiver skal have tegnet overenskomst med de for området forhandlingsberettigede organisationer eller skal i øvrigt tilbyde sine medarbejdere overenskomstlignende vilkår. Alle tilbudsgivers medarbejdere skal være iført arbejdstøj med logo, samt bære synligt billede ID. Tilbudsgiver skal inden for 1 uge, såfremt ordregiver ønsker det, kunne fremskaffe en straffe- og/eller børneattest på tilbudsgivers medarbejdere, som arbejder i ordregivers ejendomme. Det er ikke tilladt for tilbudsgiver - eller dennes medarbejdere - at ryge indendørs eller indtage alkohol i arbejdstiden i forbindelse med udførelse af arbejde hos ordregiver. 2.4 Arbejdstid: Arbejdet skal udføres inden for normal arbejdstid og på faste ugedage, som aftales med ordregivers kontaktperson. Normal arbejdstid forstås som: mandag til fredag fra kl til 16.00, med mindre andet fremgår af afsnit 3 Arbejdets udførelse. Evt. arbejde i weekender må kun ske efter forudgående aftale. Tilbudsgiver skal sørge for, at der under arbejdets udførelse, udvises størst mulig hensyn til beboere, herunder: at trappeopgange, vaskerier, driftsbygning aldrig forlades åben eller ulåst, at der gives klar information om arbejdets varighed og omfang, at der ikke frembringes unødig støj, at der foretages oprydning efter endt arbejde, samt at der sikres mod uvedkommende adgang / trafik i opgange, vaskerier m.v.

12 2.5 Forhold for og under arbejdets udførelse: Tilkørsel til bebyggelserne sker ad offentlig vej. Al til- og frakørsel med bil må kun finde sted på arealer, der er beregnet til bilkørsel. Der anvises ikke separate parkeringspladser. Arbejdet skal tilrettelægges og udføres på en måde, hvor tilbudsgiver har fokus på, at forbruget af vand og strøm bliver i en rimelig størrelsesorden i forhold til den udførte ydelse. Tilbudsgiver skal medvirke til at holde alle områder ryddelige og uden hindringer for andres færdsel. Såfremt tilbudsgivers arbejde medfører forurening af fællesarealer mv., skal tilbudsgiver sørge for rengøring m.v. Tilbudsgiver sørger for oprydning af egne materialer, redskaber m.v., inden arbejdsstedet forlades. Det er ikke tilladt at anvende afdelingens opstillede affaldscontainere m.v. til bortskaffelse af andet affald end det, der forekommer i forbindelse med udførelsen af ydelsen hos ordregiver. Tilbudsgiver er ansvarlig for overholdelse af myndighedskrav og de til enhver tid gældende miljømæssige forholdsregler i forhold til bortskaffelsen. Kommende leverandøren skal på opfordring udlevere kopier af de gældende områdefordelinger og arbejdsplaner samt den gældende timenormering for det enkelte område. 2.6 Materialeoplæg mv.: Det er muligt for tilbudsgiver at benytte et opbevaringsrum til rengøringsmaterialer mv., pg der er adgang til toilet og vand. 2.7 Misligholdelse: I tilfælde af opsigelse af kontrakten som følge af mislighold kan den opsagte leverandør pålægges at betale merudgifterne til levering af kontraktmæssig rengøring i den resterende del af kontraktperioden. Afd Egedalsvængeskal dog foretage nyt udbud snarest muligt.

13 3.0.0 Arbejdets udførelse Rengøring af 59 trappeopgange til 3. sal. Konkretisering: I to af opgangene (i opgang nr. 23 og 25) er der yderligere 7 trappetrin, samt yderlig et plateau på ca. 6 m2. I de to opgange er der endvidere elevator, se mere nedenfor. Trapperne skal rengøres i henhold til nedenstående specifikation. Ugentligt: Fejning og gulvvask Fejning og vask af trin og gulve fra top til bund (inkl. fejning og gulvvask under dørmåtter) Rengøring af gelænder Rengøring af trappetrin udenfor Renholdelse af måtter og måtterammer i indgangspartier Elevatorer: Støvsugning og vask af gulv i elevator Grundig støvsugning af dørglideskinnen Månedligt (efter nærmere aftale): Rengøring af indgangsdør og karme. Der er to glasdøre i hver opgang. Aftørring af gelændere og balustre Aftørring af dørkarme, vinduesrammer, paneler, gerigter, belysning og indgangsdør Elevatorer: Grundig vask af sider og gulv i elevator Efter behov: Successiv nedfejning af spindelvæv fra lofter og kanter Successiv fjernelse af tyggegummipletter o.l. Successiv fjernelse af pletter og streger på vægge

14 3.1.2 Rengøring af 4 vaskerier Vaskerierne rengøres i henhold til nedenstående specifikation. 1 gang ugentligt (faste ugedage efter nærmere aftale): Fejning og vask af gulve Støvsugning af måtter Vaskemaskiner rengøres med stålrens Rengøring af sæbeskåle på vaskemaskiner. Fnugfilter i tørretumlere renses Rengøring af sanitet Tømning af affaldsbeholdere Aftørring af øvrige maskiner, borde, stole, tøjvogne, lamper, vinduesrammer samt øvrigt inventar Successiv nedfejning af spindelvæv Successiv fjernelse af tyggegummipletter o.l. Successiv fjernelse af pletter på vægge Successiv afkalkning af låger og gulv Successiv rengøring mellem maskinerne Successiv rengøring af paneler og karme Rengøring af driftsbygning/ejendomskontor. Driftsbygning/ejendomskontor rengøres i henhold til nedenstående specifikation: Ugentligt: Rengøring af toiletter Hver anden uge: Fejning og gulvvask Støvsugning af måtter Aftørring af alle overflader som rør, karme, borde mv. Nedfejning af spindelvæv Afvaskning af køleskab indvendigt Øvrige ydelser opsamling af reklamer: Eventuel opsamling af reklamer i opgang i forbindelse med rengøring Øvrige ydelser vask af urin m.v.: Eventuel vask af urin mv. i forbindelse med rengøring Øvrige ydelser timepris ved ad hoc opgaver (ekstra arbejde).: Betaling for udførelse af øvrige rengøringsydelser, som ikke er prissat i tilbudslistens enhedspriser, afregnes separat. Der faktureres pr. påbegyndte kvarter.