13. Direktion og sekretariater

Transkript

1 13.

2

3 13. Præsentation har som overordnet formål at sikre, at det politiske og administrative system kan fungere hensigtsmæssigt, ved at politikkerne får et tilstrækkeligt grundlag til at træffe beslutninger. Herudover skal sikres, at formelle regler og procedurer bliver fulgt, så de grundlæggende demokratiske principper efterleves. Under bevillingen for ligger således en række opgaver, der understøtter Kommunalbestyrelsen, Direktionen og den øvrige organisation i at skabe en værdibaseret, udviklings-, kompetence- og serviceorienteret organisation. Fokus er på borgernes behov. Bevillingen dækker følgende områder: Kommunalbestyrelsen Direktionen Borgmestersekretariatet Udviklingssekretariatet. Under Kommunalbestyrelsen afholdes udgifter til drift af Kommunalbestyrelsens aktiviteter, herunder møder og aflønning af politikkere samt drift af diverse udvalg og nævn. Rammen for Direktionen indeholder budget til aflønning af direktion, centerchefer samt personale knyttet til Direktionen. Under Direktionen ligger tillige en række tværgående puljer m.m. Borgmestersekretariatet varetager sekretariatsfunktioner for Borgmesteren, Kommunalbestyrelsen og udvalg. Sekretariatet varetager endvidere opgaverne i forbindelse med vielser og registreret partnerskab. Sekretariatet koordinerer og sikrer gennemførelsen af valg og folkeafstemninger samt valg til seniorrådet. Kommunens interne og eksterne kommunikation er forankret i Borgmestersekretariatet. Borgmestersekretariatet yder juridisk rådgivning til den øvrige organisation og understøtter sagsbehandlingen i form af rådgivning og centralt sagshåndteringssystem. Borgmestersekretariatet har ansvaret for Kommunens primære sagsbehandlingssystem - Acadre. Udviklingssekretariatet er en stabsfunktion til Direktionen og består af følgende: Direktionssekretæren, Borgervejlederen, Udviklingsteamet, Digitaliserings- og effektiviserings-teamet, samt eventuelle tidsafgrænsede strategiske projekter, hvilket lige nu omfatter NØPS (nyt økonomi- og personalestyringssystem). Direktionssekretæren servicerer Direktionen og Chefgruppen Borgervejlederen behandler klager over Kommunens sagsbehandling, personalets optræden og udførelsen af praktiske opgaver Udviklingsteamet har som overordnet formål at understøtte og drive en udvikling i hele Egedal Kommune, så Kommunen optræder som en moderne, effektiv og veldrevet virksomhed, der leverer god offentlig service, der er afstemt med økonomi og borgerens behov. Enheden fungerer som internt konsulent-team, der kan inddrages i projektstyring og projektledelse samt procesfacilitering, hvor organisationen har brug for assistance. Herudover understøttes arbejdet med udformning af Kommunens politikker og strategier, og der udføres bruger- og borgerundersøgelser i organisationen Digitaliserings- og Effektiviseringsteamet er en central spiller i Kommunens samlede arbejde med digitalisering, optimering og løbende procesforbedringer på bagrund af strategiske mål og overordnede prioriteringer. Derfor er teamet placeret i Direktionens Udviklingssekretariat med reference til Social- og sundhedsdirektøren. Teamet har ansvar for Kommunens digitaliserings-, effektiviserings- og it-strategier og deres sammenhæng til de nationale strategier, konsolidering af it-systemer samt rådgivning om nye 1

4 digitale løsninger i Kommunen. Teamet har i relation til effektivisering ansvar for det fælles arbejde i forhold til implementering, forankring og udvikling af Lean. Samlet har teamet et betydeligt medansvar i at fremme fornyelse og innovation i Kommunen og i at gøde jorden for, at Kommunen kan høste effektiviseringsgevinster, der giver merværdi for borgere/brugere og Kommunens ansatte. Centerets driftsbudget Tabel 1 viser Direktion og Sekretariaternes bevilling fordelt på løn og øvrig drift. Tabel 1 Direktion og Sekretariaternes budget fordelt på Løn og Øvrig drift Beløb i kr. 1) Korrigeret Budget- Budget- Budget- Budget- Budget 2) forslag forslag forslag forslag Økonomiudvalget Løn Øvrig drift Centerets bevilling i alt ) Korrigeret budget 2012 er omregnet til 2013-pris, så tallene er sammenlignelige i hele perioden 2) Korrigeret budget 2012 pr. 20. juni 2012 Den samlede bevilling udgør i 2013 i alt 62,5 mio. kr., heraf 31,3 mio. kr. til løn og 31,2 mio. kr. til øvrig drift. Bevillingen varierer hen over årene bl.a. på grund af beløb afsat til udløb af åremålskontrakter, valghandlinger og diverse puljer m.m. Aktivitetsbaseret budget og perspektiver Den fælleskommunale digitaliseringsstrategi Digitaliseringsstrategien er udmøntet i en handlingsplan med 32 konkrete projekter, der skal føre strategiens initiativer ud i livet. Handlingsplanen er rammen om digitalisering i kommunerne til og med Målet er at give borgere bedre og mere fleksibel service og samtidig effektivisere kommunernes administration. Arbejdet med projekterne relateret til den fælleskommunale digitaliseringsstrategi er godt i gang. Der vil for året 2013 i Egedal Kommune være specielt fokus på at opbygge forståelse for digitalisering, sikre overordnet tværgående projektstyring og en organisation, der kan sikre lokal forankring og udmøntning af projekterne fra handlingsplanen. Projekterne er spredt over fire fagområder: Beskæftigelse (effektivitet, kvalitet i data og sammenhængende sagsforløb) Børn og kultur (digitale læringsformer, videnscentre på tværs og velfærdsteknologi) Social og sundhed (digital sundhedsforebyggelse, fjerndiagnose, patientstøtte gennem øget brug af velfærds og robotteknologi) Teknik og miljø (digital selvbetjening, stedfæstelse og kortdata, klima og energi). Samt to tværgående områder: Digital borgerbetjening (effektiv digital selvbetjening og borgerkommunikation) Sammenhængende it og konkurrence (fælles løsninger, standarder og rammearkitektur). Den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi Der er tæt sammenhæng mellem handlingsplanen for kommunernes digitaliseringsstrategi og den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi

5 Strategien er udarbejdet fra centralt hold med henblik på at skabe en mere velfungerende og effektiv offentlig sektor. Centralt står ambitionen om, at de digitale kanaler i 2015 skal være danskernes førstevalg, når de skal i kontakt med det offentlige. Strategien sætter samtidigt en ambitiøs dagsorden på store velfærdsområder som undervisning, sundhed, miljø og erhverv. Digitalisering skal på disse områder skabe grundlag for højnelse af kvaliteten, et mere effektivt ressourceforbrug og en styrket brugeroplevelse. NØPS Efter planen vil Kommunens nye administrative systemer være implementeret og klar til ibrugtagning fra Det betyder, at projektet vil lukke ned i løbet af første halvår af 2013, hvorefter systemerne indgår i den daglige drift. Der vil dog stadig ske udvikling af systemerne, men den proces vil fremadrettet være forankret hos det systemansvarlige center. KOM-LIS KOM-LIS er Kommunens ledelsesinformationssystem, der digitaliserer og effektiviserer en række manuelle processer. Løsningen bliver implementeret i kuber, der dels kan anvendes silobaseret i de enkelte fagcentre og dels sammensmeltet kan anvendes helhedsorienteret på tværs af organisationen. På nuværende tidspunkt er der implementeret kuber på følgende områder: Økonomi Beskæftigelse Anbringelse og handicap. Derudover er yderligere to kuber på bedding, det drejer sig om: Ældreområdet Personaleforhold, løn og fravær. KOM-LIS benyttes blandt andet til analyse og simulering af konsekvenser på tværs af sagsforløb, eksempelvis refusionsberegninger på arbejdsmarkedsområdet. I 2013 er det planen, at KOM-LIS skal danne grundlaget for en digitalisering af processerne omkring det overordnede mål- og økonomistyringskoncept. Nyt mål- og økonomistyringskoncept Et nyt koncept for mål- og økonomistyring forventes klar i 2012, således at det i fuld skala kan blive implementeret fra og med budgetlægningen for 2014 og fremover. Formålet er at forenkle det nuværende system og sikre den røde tråd i kommunens målarbejde, samt sikre en sammenhæng mellem mål og økonomi. Det nye koncept betyder, at alle såvel administrativt som politisk skal til at arbejde på en anden måde med budgettet, hvor der er øget fokus på helhederne og det strategiske. Konceptet tænkes understøttet af KOM-LIS, så en stor del af arbejdet bliver automatiseret. Innovation Innovation er en del at tankesættet bag den styrkede kultur, og et af de værktøjer vi skal have mere fokus på i Innovation skal, hvor det giver mening, medvirke til at vi får tænkt ud af boksen, på tværs af faglighederne og gerne i dialog med vores borgere og virksomheder. Nogle af de gode forslag der fremkommer gennem dialogen skal derefter fastholdes og implementeres, så vi dermed får sikret og udviklet vores velfærd. 3

6 Tabel 2 Direktion og Sekretariaternes Budget fordelt på rammer 1) Beløb i kr. 2) Korrigeret Budget- Budget- Budget- Budget- Budget 3) forslag forslag forslag forslag Økonomiudvalget Kommunaldirektøren Borgmestersekretariatet Kommunalbestyrelsen Direktør - Social og sundhed Digitalisering og effektivisering Direktør - Plan og miljø Egen ramme i alt Kommunaldirektøren Fælles ramme Centerets bevilling i alt ) I kapitel 2 findes en generel beskrivelse af, hvordan budgettet er opbygget i rammer 2) Korrigeret budget 2012 er omregnet til 2013-pris, så tallene er sammenlignelige i hele perioden 3) Korrigeret budget 2012 pr. 20. juni 2012 Kommunaldirektøren Der budgetteres med 11,5 mio. kr. til løn til Direktionen og ledelse samt medarbejdere under Direktionen. Der er budgetteret med 0,3 mio. til udviklingspulje og uddannelse. Borgmestersekretariatet Løn til personale Der budgetteres med en netto lønudgift på 5 mio. kr. til administration i Sekretariatet. Annoncer, abonnementer m.v. Der budgetteres med 2,7 mio. kr. Det dækker primært kontingent til KL på 1,5 mio. kr. og herudover andre kontingenter og abonnementer, annoncer, konsulentbistand samt udgifter til statens arkiver. Kommunalbestyrelsen samt råd og nævn Der budgetteres med 7,2 mio. kr. til den politiske organisation i form af borgmestervederlag og vederlag for udvalgsposter, vederlag til kommunalbestyrelsesmedlemmer, uddannelse, repræsentation, rejser og mødeaktivitet m.v. til varetagelse af politiske opgaver. Herudover er der budgetteret med diæter til kommissioner, råd og nævn samt støtte til politiske partier. I 2013 er der budgetlagt med 0,8 mio. kr. til kommunalvalg. I 2014 er budgetteret med 0,9 mio. kr. til valg til Europa-parlamentet. I 2015 er budgetteret med 0,7 mio. kr. til folketingsvalg. Direktør Social og sundhed Der budgetteres med 4,3 mio. kr. til ledelse, udviklingspulje og til ledelse vedrørende digitalisering og effektivisering. Digitalisering og effektivisering Der budgetteres med 1,5 mio. kr. medarbejderløn og øvrig drift. Direktør Plan og miljø Der budgetteres med 3,9 mio. kr. til vicedirektør, centerchefer og beredskabschef samt medarbejdere tillnyttet ledelsen. 4

7 Kommunaldirektørens fællesramme Der er budgetteret med 26,2 mio. kr. på Kommunaldirektørens fællesramme, jf. nedenstående: Strategisk pulje Der budgetteres med 0,7 mio. kr. i 2013 til Direktionens strategiske pulje. Puljen anvendes til eksempelvis organisationsudvikling, kommunikation og øvrige projekter, som Direktionen ønsker at sætte fokus på. Projekt administrative systemer Der er i 2013 afsat 0,9 mio. kr. til projektet. Det budgetterede beløb skal bl.a. anvendes til udbud og implementering af administrative systemer, i form af konsulenthjælp, sekretariatsunderstøttelse m.v. Kommunaldirektør Der budgetteres med 2,0 mio. kr. til løn m.v. til Kommunaldirektøren. Besparelse ved etablering af nyt rådhus Der budgetteres med en besparelse på 3,2 mio. kr. i 2014 og 4,6 mio. kr. i de følgende år. Den forventede besparelse vedrører løn og er relateret til ibrugtagning af det nye rådhus. Budgetsikkerhedspulje Til imødegåelse af uforudsete udgifter i budgetperioden er der afsat 15,2 mio. kr. hvert år med henblik på at imødegå usikkerheden. Investeringspulje vedr. effektiviseringer Til investeringspuljen vedr. effektiviseringer budgetteres med 4,1 mio. kr. i 2013 og i overslagsårene. Puljen skal anvendes til investeringer i effektiviseringstiltag, der forventes at give et afkast mindst svarende til investeringen. Der henvises til effektiviserings-strategien. Organisationsændringer reguleringer Der henstår 0,7 mio. kr. hvert år efter ombrydning af organisationen. Digitaliseringspulje Der kan ansøges fra puljen til finansiering af IT-projekter, som centrene ønsker iværksat i henhold til Kommunens digitaliseringsstrategi. Der budgetteres med 1,5 mio. kr. årligt i FLIS OG LIS FLIS er et fælles kommunalt ledelsesinformationssystem og LIS er et lokalt ledelsesinformationssystem. Der budgetteres med 0,4 mio. kr. til ledelsesinformationssystemerne hvert år. Tilskud til personaleaktiviteter Der er budgetteret med 0,3 mio. kr. hvert år. Direktørens udviklingspulje Kommunaldirektøren har 0,2 mio. kr. til kontorhold i udviklingspuljen. Bycirkel-samarbejdet Der budgetteres med 0,2mio. kr. årligt til Bycirkel-samarbejdet. 5

8 Budgettet fordelt på funktionsniveau Tabel 3 viser Direktion og Sekretariaternes bevilling fordelt på Økonomi- og Indenrigsministeriets autoriserede funktioner. Tabel 3 nes budget funktionsopdelt Beløb i kr. 1) Korrigeret Budget- Budget- Budget- Budget- Budget 2) forslag forslag forslag forslag Fælles formål Kommunalbestyrelsesmedlemmer Kommissioner, råd og nævn Valg m.v Sekretariat og forvaltninger Administration vedr. jobcentre og pilotjobcentre Erhvervsservice og iværksætteri Centerets bevilling i alt ) Korrigeret budget 2012 er omregnet til 2013-pris, så tallene er sammenlignelige i hele perioden 2) Korrigeret budget 2012 pr. 20. juni

9 Tekniske korrektioner Tabel 4 Tekniske korrektioner til budgetforslag Beløb i kr. 1) Budget- Budget- Budget- Budgetforslag forslag forslag forslag Økonomiudvalget Regulering af budget til lederløn nedenfor. Restbeløb på 0,165 mio. kr. tilgår puljen for Organisationsændring reguleringer : Ledelse CSD Personale Digitalisering og effektivisering Jobområdet kommunaldirektør Plan og kultur Sundhed og Omsorg Borgerservice Familie Direktion teknik Ejendomme og Intern service Miljø Direktion Social Økonomi Difference tilgår pulje til budgetregulering Budgetmidler overrullet fra overslagsår 2015 til forventet folketingsvalg kan fjernes Budget ifm. eventuel udløb af åremålsforpligtelse vedr. Social- og sundhedsdirektør Budget til eventuel udløb af åremålsforpligtelse vedr. Kommunaldirektør Konto vedr. reguleringer efter organisationsændring kan nedskrives med kr Konto vedr. pulje for 0-fremskrivning nulstilles Finansiering af projekt administrative systemer KBmøde Bycirkel-samarbejdet flyttes til Direktionens fællesramme (fra CPK) Samling af dagsordensproduktion finansieres ved omplacering fra andre centre Korrektion efter organisationsændring vedr. budget til kommunal information (flyttes fra CEI) Halvdelen af udviklingspulje samt uddannelse under det tidligere direktørområde for Skole, Institution, Kultur og Fritid flyttes til centerchefen for Skole og Dagtilbud Se ovenfor Der omplaceres budgetmidler til Borgmestersekretariatet fra Center for Ejendomme og Intern Service til abonnementer mv Ifm. at teknisk vicedirektør forventes at ophøre sker overførelse af budgetmidler til Center for Ejendomme og Intern Service til fortsat opgavevaretagelse Tekniske korrektioner i alt ) Budget er angivet i 2013-pris. 7