Direktion og Sekretariater

Transkript

1 1. Formål Kommunaldirektøren er budgetansvarlig for bevillingen under. Bevillingen hører under Økonomiudvalget. har som overordnet formål at bidrage til, at det politiske og administrative system kan fungere hensigtsmæssigt - og dermed fremme opfyldelsen af kommunens overordnede mål. Det sker ved at sikre, at Byrådet får et fyldestgørende grundlag til at træffe politiske beslutninger. omfatter budgetrammerne for Direktionen og herunder Udviklingssekretariatet. Direktionen Direktionen varetager aktiviteter, der understøtter Byrådet, Direktionen og den øvrige organisation i at skabe en værdibaseret organisation, der er orienteret mod udvikling, kompetencer og service. Direktionens budgetrammer indeholder budget til aflønning af Direktionen, centerchefer samt personale knyttet til Direktionen. Der er i Direktionens budgetramme placeret tværgående puljer og budget til tværgående fællesudgifter. Udviklingssekretariatet Udviklingssekretariatet er en stabsfunktion under Direktionen. Den består af Direktionssekretæren og Udviklingsteamet. Udviklingssekretariatet er et internt konsulentteam, der kan inddrages i tværgående processer og projekter, hvor organisationen har behov for rådgivning eller assistance. Udviklingen understøttes på tværs af organisationen og sekretariatet medvirker dermed til at organisationens mål bliver gennemført. Direktionens og chefgruppens strategiske arbejder understøttes, hvorved der sikres fokus på helhed og strategi i kommunens arbejde og målarbejde. Udviklingssekretariatet understøtter den løbende udvikling, forbedring og evaluering af organisationen, og er en medspiller i forhold til at styrke lokaldemokratiet bl.a. gennem brugertilfredshedsundersøgelser og borgerinddragelse. Politiske udvalg: Økonomiudvalget og Social- og Sundhedsudvalget 2. Strategi og resultatmål arbejder overordnet for at implementere Byrådets politik og fremme Byrådets strategiske mål. I er de strategiske mål: Ung i Egedal, Sund i Egedal, Promovering af Egedal Byudviklingsområder samt Involvering af civilsamfundet. arbejder derudover med de to organisatoriske mål: Parat til Fremtiden og implementering af Intern kommunikationsstrategi. Finansielle mål: Direktionens strategiske og tværgående mål fastsættes bl.a. i resultatlønsaftaler for Direktionen og centerchefer. Direktionen prioriterer konsolidering af den igangværende og omfattende virksomhed. De overordnede mål omhandler kvalitet i bruger- /borgerbetjening samt innovation og effektivisering. I regi heraf er Parat til Fremtiden et ambitiøst program, der skal gøre organisationen parat til at håndtere de kommende økonomiske udfordringer ved at sikre en robust økonomi med et økonomisk råderum på 125 mio. kr. med årsvirkning i. De overordnede formål med Parat til Fremtiden er at: Øge kunde- og brugertilfredshed Øge medarbejdertilfredshed Øge effektivitet og råderum. Indsatsen retter sig mod en kvalificering og implementering af fase II i Parat til Fremtiden Økonomisk råderum. Fase II består af en række effektiviseringshypoteser. De 125 mio. kr. i Parat til Fremtiden adresserer de udfordringer, som udsigten

2 til en faldende driftsbalance på 50 mio. kr. og den demografiske udvikling på 25 mio. kr. vil give. Desuden skal der skaffes et økonomisk råderum på ca. 50 mio. kr. til politisk prioritering på tværs af de store serviceområder. Programmet gennemføres, så brugertilfredshed og medarbejdertilfredshed fastholdes. Ikke-finansielle mål: Parat til Fremtiden skal medvirke til at sikre, at målene i Byrådets økonomiske politik opfyldes: Overskud på kommunens løbende drift er centralt for kommunens udvikling på kort og langt sigt. Det betyder, at der i budgetlægningen lægges vægt på at forholdet mellem driftsudgifter og skatteindtægter mv. skal give et overskud, der giver råderum. Som overordnet målsætning skal hvert år budgetteres med et overskud på 175 mio. kr. på den løbende drift. Af hensyn til budgetsikkerheden, og for at imødegå udsving i likviditetsbehovet, er det nødvendigt, at sikre en disponibel kassebeholdning på mio. kr. ultimo året. For at sikre den økonomiske langsigtede holdbarhed skal den gennemsnitlige kassebeholdning målt over de seneste 365 dage, udgøre minimum 180 mio. kr. Kommunen vil bidrage til at sikre overholdelse af de årlige aftaler mellem KL og Regeringen om kommunernes økonomi, herunder rammerne for serviceudgifter og anlægsudgifter. Det organisatoriske mål om intern kommunikationsstrategi skal forbedre den interne kommunikation. Målet har fire indsatsområder: Forbedre kommunikation og samarbejde på tværs Styrke den strategiske ledelseskommunikation Udbrede ideen om den kommunikerende medarbejder Styr på de interne kommunikationskanaler og værktøjer. Direktionens mål om kvalitet i borger-/brugerbetjeningen retter indsatsen endnu mere mod udvikling af betjeningen af borgerne og virksomheder, og arbejdet med at skabe anerkendende og respektfulde relationer skal fortsættes og udvikles. Det tværfaglige arbejde skal videreudvikles, så både borgere og kolleger oplever sammenhængende serviceforløb, hvor der er fokus på borgernes behov ud fra en helhedsbetragtning. Borgere og brugere skal inddrages, så der opnås øget kvalitet og synergi gennem blandt andet brugerdrevet innovation. Der skal fortsat være fokus på endnu mere sammenhængende service. En sammenhængende service, der er effektiv, imødekommende, fagligt korrekt og med korrekte afgørelser. Centrene skal planlægge og gennemføre konkrete aktiviteter, der kan udvikle kvaliteten, styrke samarbejdet på tværs af centrene samt øge helhedstænkningen og det tværfaglige fokus helt ude hos den enkelte medarbejder. Målene tager et samlet udgangspunkt i en styrket kultur, der gennem innovation og effektivisering skal sætte organisationen endnu bedre i stand til at handle i helheder under den nye normal med et fast fokus på kerneydelse og målgruppe. Afslutningsvis har Direktionen som mål, at kommunens samlede sygefravær skal under 4,5 %.

3 3. Driftsbudget 3.1 Driftsbudget Tabel 1 viser rammen for fordelt på løn, øvrige udgifter og indtægter. Tabel 1 Driftsbudget for Direktion og sekretariater fordelt på løn, øvrige udgifter og indtægter Beløb i kr. 1) budget ) Løn Øvrige udgifter Udgifter totalt Indtægter totalt Nettobevilling i alt Lønudgifter vedrører løn til Udviklingssekretariatet, centerchefer samt Direktionen ekskl. Kommunaldirektøren. Øvrige udgifter dækker primært over puljer og tværgående fællesudgifter. Udsving mellem årene er forklaret i forhold til tabel 2. Tabel 2 Driftsbudget for Direktion og sekretariater (DOS) fordelt på udvalg Beløb i kr 1) 1. budget ) Det samlede budgetforslag udgør 46,4 mio. kr. Budgettet falder til 43,6 mio. kr. i, hvorefter det stiger igen. Udsving mellem årene skyldes flere forhold. Væsentligst skal nævnes, at der er indregnet eventuel fratrædelsesgodtgørelse til Direktion og centerchefer, samt at budgetmidlerne til de strategiske mål og besparelsen ved det nye Rådhus og Sundhedscenter varierer inden for budgetperioden. 3.2 Primære udgifts- og indtægtsdrivere og deres forudsætninger Økonomiudvalget Planudvalget - PU Kultur- og Erhvervsudvalget Social- og Sundhedsudvalget Børne- og Skoleudvalget Miljøudvalget Nettobevilling i alt Primære drivere 1. Interne og eksterne udgiftsdrivere Forudsætninger Hovedparten af bevillingen i vedrører løn, puljer og tværgående fællesudgifter. Udgifterne er således i vidt omfang styrbare og drives af indgåede aftaler samt konkrete politiske og administrative beslutninger. For så vidt angår eksterne udgiftsdrivere kan den væsentligste anses for værende risikoen for, at økonomiske udfordringer i andre centre vil kræve finansiering fra budgetsikkerhedspuljen.

4 3.3 Periodiseret budget Figur 1 Forventet udgiftsniveau for løn og øvrige udgifter Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Løn Øvrige udgifter Løn og øvrige udgifter Hovedparten af udgifterne er periodiseret lineært med en fordeling i 1/12-dele. Forbrug som falder i en anden takt er periodiseret erfaringsmæssigt efter historikken for de enkelte måneder. De største puljer fordeles ved godkendelsen af årets tre politiske budgetopfølgninger. Fordelingen er periodiseret på tidspunktet for den politiske behandling. 3.4 Risici Største risici ift. At overholde budgettet Område Beskrivelse Beløb Forebyggelse Ansvarlig 1. Kommunens samlede økonomi De økonomiske risici er relateret til aktivitetsområder i andre centre. Det drejer sig om et generelt udgiftspres, der skyldes demografiske udfordringer, samt aktivitetsstyrede områder, der er i vækst. Der er under Direktion og Sekretariater afsat 20 mio. kr. som sikkerhed mod uforudsete udgifter. Det igangværende arbejde med at styrke den aktivitetsstyrede budgetlægning, samt en intensiveret pris- og mængdeopfølgning forventes at medvirke til, at kommunen kan imødegå risici ved alternative tiltag, herunder servicetilpasninger. Direktionen

5 4. Anlægsbudget 4.1 Anlægsbudget Tabel 4 angiver de planlagte anlægsinvesteringer. Anlægsbudgettet bliver ved de tekniske korrektioner til budgetforslag flyttet til Center for Ejendomme og Intern Service inden budgetvedtagelsen. Tabel 3 Anlægsbudget for Beløb i 1000 kr. 1) Budget 2) Parkeringsløsning Egedal Rådhus Sundhedscenter og servicearealer Anlægsbudget i alt Tabel 4 Anlægsbudget for Beløb i 1000 kr. 1) Budget 2) 2015 Økonomiudvalget Social- og Sundhedsudvalget Nettobevilling i alt Primære anlægsinvesteringer og deres forudsætninger De primære anlægsinvesteringer Investering Beskrivelse 1. Parkeringsløsning Byrådet vedtog den 28. maj 2014 at give anlægsbevilling til etablering af parkeringsdæk og midlertidig parkering ved det nye Rådhus og Sundhedscenter. Der blev også givet bevilling til, at der foretages indbetaling til parkeringsfond for det antal pladser, som ikke vil kunne etableres på egen grund. 2. Egedal Rådhus Det nye Rådhus og Sundhedscenter ved Egedal Station blev indviet i Det nye Rådhus og Sundhedscenter er indrettet på en måde, så medarbejderne får endnu bedre mulighed for at samarbejde på tværs af organisationen om god service til borgerne. Det nye Rådhus og Sundhedscenter har frigjort lokaler på 8 forskellige adresser, hvor kommunen har haft administration. Byggeriet er fuldt finansieret ved at bruge en del af kommunens egne frie midler i SOLT-projekterne (Sælg-og-lej-tilbage). Pengene tilbageføres i SOLT-depotet gennem driftsreduktioner som følge af mindre transport, lavere energiforbrug og reducerede personaleomkostninger. Der er i afsat 3,2 mio. kr. til de sidste anlægsarbejder. 3. Sundhedscenter og Sundhedscenteret og de tilhørende servicearealer er opført ved det nye servicearealer Rådhus og Sundhedscenter ved Egedal Station. Der forventes et tilskud fra staten på ca kr. pr. plejebolig. Indtægten indgår i.

6 4.3 Periodiseret anlægsbudget Figur 3 Periodiseret anlægsbudget Periodiseret anlægsbudget 1. Parkeringsløsning Forbruget til parkeringsløsningen er periodiseret lineært over årets første 4 måneder baseret på den forventede aktivitet. 2. Egedal Rådhus Forbruget til den sidste færdiggørelse af Egedal Rådhus er periodiseret lineært over årets første 3 måneder baseret på den forventede aktivitet. 3. Sundhedscenter og servicearealer Udgiftsforbruget til de Sundhedscenteret og servicearealerne er periodiseret lineært over årets første 3 måneder baseret på den forventede aktivitet. Der forventes en indtægt i februar måned på 1,7 mio. kr.