Nummer Forslag SER/OVF Tvær Digitaliseringsplan 2016 SER 0,1-0,9-2,7-4,3

Transkript

1 Tværgående

2

3 Effektiviseringsforslag, Tværgående forslag Nummer Forslag SER/OVF Tvær Digitaliseringsplan 2016 SER 0,1-0,9-2,7-4,3 Handlingsplan for udbud SER Tværgående i alt SER 0,1-0,9-2,7-4,3

4

5 Budget 2016 Effektiviseringsforslag Nr. DIGITALISERING01 Digitaliseringsplan 2016 Spor: Effektiv drift Udvalg: Flere udvalg Område: Flere områder Angiv aktivitet: Flere SER/OVF: Serviceudgift Økonomi Budget på området kr. (2016 pl) BF2016 BO2017 BO2018 BO2019 Oprindeligt budget på aktiviteten (netto, dvs. U + I) Effektivisering kr. (2016 pl) (-)=budgetforbedring BF2016 BO2017 BO2018 BO2019 I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* Sum(I+II)= effekt (Drift) *Anlægsinvesteringer, der er nødvendige for at realisere effektiviseringen skal indarbejdes i anlægsplanen under Investering i effektivisering. Kontakt evt. din kontaktperson i ØA, hvis du er i tvivl. Indhold i forslaget Digitaliseringsplan 2016 består af en række projekter, der bidrager til udmøntningen af Frederiksberg Kommunes digitaliseringsstrategi. De enkelte projekter fremgår af nedenstående tabel: Digitaliseringsplan Optimeret telefoniplatform Digital kommunikation Mobilløsning til planlægning og styring - FGV Rehabilitering og recovery Selvbetjening og digital administration Øget digitalisering på Undervisningsudvalget Øget digitalisering på børneudvalget Systembesparelse DUBU Effektiviseringer i alt (netto)

6 Budget 2016 Effektiviseringsforslag Nr. DIGITALISERING01 Planen og de enkelte projekter er nærmere beskrevet i Digitaliseringsplan 2016 Borgernær digital udvikling. Personalemæssige konsekvenser Ukendte BF2016 BO2017 BO2018 BO2019 Investering i årsværk (+) Reduktion i årsværk (-) Nettoeffekt for kommunen* *Der medtages kun medarbejdere, der er ansat med Frederiksberg kommune som arbejdsplads. Det skal gerne angives under tabellen, hvis en reduktion vedrører personale i de selvejende institutioner. Sammenhæng til andre forslag Ingen Kontaktperson i området: Julie Kyhl (ØA)

7

8

9 Digitaliseringsplan 2016 Side 1 / 26

10 Digitaliseringsplan 2016 Borgernær digital udvikling Side 2 / 26

11 Digitaliseringsplan 2016 Indhold Borgernær digital udvikling... 2 Indledning... 5 Effektiviseringer via digitalisering... 5 Langsigtet omstilling af den offentlige sektor... 6 Økonomien i Digitaliseringsplan Projekter i Program 1, tværgående: Digital forvaltning og borgerservice... 7 Digital kommunikation... 7 Program 2, tværgående: Det digitale fundament... 7 Optimeret telefoni... 7 Områdeprogram Social, sundhed og arbejdsmarked... 8 Selvbetjening og digital administration... 8 Rehabilitering og recovery... 8 Områdeprogram Børne- og ungeområdet... 9 Øget digitalisering inden for Undervisningsudvalget... 9 Øget digitalisering inden for Børneudvalget... 9 Systembesparelser på DUBU Områdeprogram By og miljøområdet Mobilløsning til planlægning og styring FGV Projektkatalog Tværgående program - Digital borgerservice og forvaltning Digital kommunikation Tværgående program Det digitale fundament Optimeret telefoniplatform Områdeprogram Social, sundhed og arbejdsmarked Selvbetjening og digital administration Rehabilitering og recovery Områdeprogram Børne- og ungeområdet Øget digitalisering inden for Undervisningsudvalget Øget digitalisering inden for Børneudvalget Systembesparelser på DUBU Områdeprogram By og miljøområdet Mobilløsning til planlægning og styring FGV Open source redegørelse Side 3 / 26

12 Digitaliseringsplan 2016 Side 4 / 26

13 Digitaliseringsplan 2016 Indledning I 2015 er hele kommunens opgaveløsning understøttet af sammenhængende digitale løsninger, som sikrer en korrekt faglig myndighedsudøvelse og sætter borgerne i centrum via effektive services Frederiksberg Kommunes Digitaliseringsstrategi Frederiksberg Kommune har gennem digitaliseringsplanerne siden 2011 arbejdet målrettet med at anvende teknologien til at understøtte god borgerservice, så den opleves som relevant og i tråd med borgernes behov. I 2016 fortsætter Frederiksberg Kommune sin ambitiøse strategi indenfor digitalisering bl.a. med tværgående projekter, som både vil skabe effektiviseringer, men også vil give kommunen et vigtigt fundament for at fortsætte den digitale udvikling. Dette sker bl.a. ved projektet Optimeret telefoni. Implementering af en ny telefoniplatform gør det muligt at kommunikere med kollegaer, borgere og virksomheder via fx videomøder, chat, deling af skrivebord etc. og derigennem understøtte en endnu bedre borgerbetjening. Men også gennem projektet Digital kommunikation, der bl.a. indeholder en selvbetjeningsplatform til udvikling af egne selvbetjeningsløsninger. Målet hermed er at skabe bedre kvalitet i den digitale kommunikation, efterleve kommunens arkitekturprincipper samt opnå besparelser på systemer og arbejdsgange. På social-, sundheds- og omsorgsområdet er fokus bl.a. på videre udbredelse af telesundhed, digitalt understøttet genoptræning, telepsykiatri etc. Udover den effektivisering der knytter sig hertil, er det målet, at borger og brugere gennem digitalt understøttede ydelser og forløb oplever en endnu bedre og målrettet service. Børne- og undervisningsområdet har fokus på, hvordan digitale værktøjer kan understøtte videndeling og koordinering på tværs af de faggrupper der arbejder med børn og unge og/eller mellem forældre og skole. Endelig er der også fortsat fokus på, hvordan teknologien kan understøtte en effektiv tilrettelæggelse af interne arbejdsgange. Dette gennem etablering af en mobilløsning til planlægning og styring af opgaver, tid, ressourcer m.m. indenfor grøn pleje, renholdelse og renovation i FGV. Effektiviseringer via digitalisering Digitalisering har siden 2011 i vidt omgang bidraget til effektiviseringer af driften i Frederiksberg Kommune og dermed skabt råderum til nye prioriteringer. Siden 2011 og til og med Digitaliseringsplan 2016 omfatter det effektiviseringer på 61,7 mio. kr. årligt fra Heri er også indregnet de seks digitaliseringsprojekter, der indgår som en del af de administrative effektiviseringer besluttet ultimo 2014 og som giver en varig effektivisering på godt og vel 3 mio. kr. fra Dette betyder omvendt også, at de oplagte investeringer gennem digitalisering er ved at være høstet. Frederiksberg Kommune har allerede taget effektiviseringen på de fælleskommunale og fællesoffentlige digitaliseringsprojekter, og hverken KL eller Digitaliseringsstyrelsen melder på nuværende tidspunkt nye store projekter ud i de kommende fælleskommunale og fællesoffentlige digitaliseringsstrategier, som forventeligt lanceres i efteråret. Inspiration fra andre kommuner er også aktuelt begrænset. Mange kommuner har rigeligt at gøre med at implementere de fælleskommunale og offentlige initiativer og har alene i begrænset omfang ressourcer til at løfte egne projekter. Og de egne projekter som andre kommuner igangsætter eller planlægger, er Side 5 / 26

14 Digitaliseringsplan 2016 projekter som allerede i vid udstrækning er gennemført eller er undervejs i Frederiksberg Kommune. Langsigtet omstilling af den offentlige sektor I den fælleskommunale digitaliseringsstrategi Lokal og digital et sammenhængende Danmark, som blev offentliggjort i slutning af juni måned 2015 er fokus i høj grad på en konsolidering og videreudvikling af de mange initiativer, der er igangsat indenfor alle kommunale kerneområder igennem de seneste tre-fire år. Fortsat effektivisering er suppleret med et fokus på en langsigtet omstilling af den offentlige sektor. En omstilling der indebærer, at der også igangsættes digitaliseringsinitiativer med henblik på at skabe fundamentet for, at den offentlige sektor på den lange bane bliver i stand til at yde velfærd og kvalitet i kerneydelserne på en ny måde. I Frederiksberg Kommune kommer det bl.a. til udtryk i det fortsatte arbejde med et etablere en bæredygtig it-arkitektur, som bygger på principper om standarder, genbrug og byggeklodser. Med en bæredygtig it-arkitektur får Frederiksberg Kommune på sigt mulighed for at anskaffe og bygge it-løsninger, som understøtter de kommunale forretningsbehov. I tilknytning hertil pågår også et årelangt arbejde med at frigøre sig fra KMDs monopol i 2017 forventes de første KMDmonopolløsninger at blive udfaset, hvilket markerer en vigtig milepæl i kommunernes arbejde med at få ejerskab til it-løsningerne. For netop at have en aktuel og fremadrettet ramme og retning for hvordan digitalisering understøtter og fremme den langsigtede omstilling af Frederiksberg Kommune udarbejder forvaltningen oplæg til ny digitaliseringsstrategi i 2. halvår Økonomien i Digitaliseringsplan 2016 Tabellen nedenfor viser en oversigt over økonomien i digitaliseringsplan Der investeres 10,2 mio. kr. i årene , og investeringerne henter besparelser i 2017 for kr. stigende til 4,312 mio. kr. i 2019 og frem. Ændringer til budget kr., 16-pl Ændring anlæg 4,400 5,800 Ændring drift ,712-4,312 Likviditet (- = kassetræk) -4,475-4,925 2,712 4,312 Akkumuleret kassetræk -4,475-9,400-6,688-2,376 Side 6 / 26

15 Digitaliseringsplan 2016 Projekter i 2016 Projekterne i 2016 er organiseret omkring fem programmer, hvoraf to er tværgående og tre er områdespecifikke. Programstyringen sikrer, at der er en linje i udviklingen af de mange projekter, som implementeres hvert år, ligesom det bidrager til at projekterne er ledelsesmæssigt forankret i hele organisationen. Nedenfor beskrives de enkelte 2016-projekter fordelt på de tilhørende programmer. Program 1, tværgående: Digital forvaltning og borgerservice Digital kommunikation Projektet består af tre del-elementer, som skal bidrage til bedre kvalitet i kommunens digitale kommunikation, besparelser på arbejdsgange og systemudgifter til selvbetjeningsløsninger samt understøtte at vi efterlever kommunens arkitekturprincipper. Del-elementerne består i: En foranalyse i 2016 med henblik på at afdække hvilke områder, der digitalt kan understøttes af en selvbetjeningsplatform til anvendelse på tværs af kommunen. Med selvbetjeningsplatformen kan kommunen bygge sine egne selvbetjeningsløsninger på områder med fx umodne digitale blanketter, dyre/dårlige selvbetjeningsløsninger eller uoptimerede, interne arbejdsgange. Et pilotprojekt sideløbende med analyse, hvor selvbetjeningsplatformen afprøves på fire områder. Der er allerede i 2015 etableret selvbetjningsløsninger i BMO på affaldsområdet, som bygger på selvbetjeningsplatformen. En omlægning af hjemmesideplatformen (web og intranet) til en Open Source løsning i kr. (2016 pl) (-)=budgetforbedring BF2016 BO2017 BO2018 BO2019 I: Effektivisering II: Investering (Drift) 100 III: Investering (Anlæg)* IV=I+II: Sum/Netto= effekt (Drift) Program 2, tværgående: Det digitale fundament Optimeret telefoni Projektet omfatter anskaffelse og implementering af Unified Communication (UC) som grundlag for en gennemgribende modernisering af kommunens telefoniplatform. UC konsoliderer telefoni, delings-, web- og videofunktionalitet på kommunens fibernetværk og understøtter og effektiviserer Side 7 / 26

16 Digitaliseringsplan 2016 bl.a. nye borgerrettede og interne kommunikations- og samarbejdsløsninger. Kommunens nuværende telefoniserviceaftale baseret på kobber- og fastnetteknologi skal under alle omstændigheder i udbud i 2016 (med henblik på en fornyet aftale fra medio 2016). I Digitaliseringsplan 2015 indgår projekt til analyse af optimeret telefoni, som har vist effektiviseringspotentiale og som 2016-projektet bygger videre på. I Digitaliseringsplan 2015 indgår allerede en forventet effektivisering på kr. fra 2018, hvorfor effektiviseringen i Digitaliseringsplan 2016 er fratrukket denne effekt kr. (2016 pl) (-)=budgetforbedring BF2016 BO2017 BO2018 BO2019 I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* IV=I+II: Sum/Netto= effekt (Drift) Områdeprogram Social, sundhed og arbejdsmarked Selvbetjening og digital administration Der planlægges udviklingsprojekt vedr. personlig tillæg og selvbetjening. Arbejdsmarkedsområdet er karakteriseret ved at være et af de mest regelstyrede og it-tunge kommunale forvaltningsområder, hvor stort set alle digitaliseringstiltag sker fra statens side via reformspor m.v. Der er derfor meget få muligheder for at tilføre yderligere digitalisering på området kr. (2016 pl) (-)=budgetforbedring BF2016 BO2017 BO2018 BO2019 I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* 100 IV=I+II: Sum/Netto= effekt (Drift) Rehabilitering og recovery SSA vil gennemføre foranalyser for at kvalificere mulige projekter indenfor overskriften "Rehabilitering og recovery", eksempelvis informations- og kommunikationsprojekter og digital kompetenceudvikling. Fokus er rehabilitering understøttet af velfærdsteknologi. Udover kvalitetsløft kan det dog være begrænset, hvor store ressourcemæssige effekter der kan hentes på de velfærdsteknologiske løsninger, der er udviklet på nuværende tidspunkt. Der er herudover en hel del strategiske forudsætninger, der skal være i orden for at kunne rulle ud i større målestok. Endvidere vil forvaltningen i 2. halvår 2015 dokumentere, hvor langt Frederiksberg Kommune er og vil komme med de trufne beslutninger og projekter inden velfærdsteknologi spejlet op imod udviklingen i andre kommuner. Side 8 / 26

17 Digitaliseringsplan kr. (2016 pl) BF2016 BO2017 BO2018 BO2019 (-)=budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* IV=I+II: Sum/Netto= effekt (Drift) Områdeprogram Børne- og ungeområdet Øget digitalisering inden for Undervisningsudvalget Konkret overvejes Brugerportalsinitiativet med henblik på at opnå en yderligere digitalisering indenfor området. Brugerportalsinitiativet indebærer, at brugerne får en samlet digital indgang til skolen. I praksis indebærer initiativet, at alle kommuner skal anskaffe såvel en samarbejdsportal som en læringsplatform til skolerne. Det tilstræbes, at samarbejdsplatformen bliver en landsdækkende løsning, hvor alle væsentlige informationer om barnets trivsel og læring samles på tværs af lærer, klasse og evt. skift af skole. Læringsplatformen er Frederiksberg Kommune allerede i fuld gang med at etablere i forbindelse med implementeringen af Office 365-løsningen og min uddannelse kr. (2016 pl) (-)=budgetforbedring BF2016 BO2017 BO2018 BO2019 I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* IV=I+II: Sum/Netto= effekt (Drift) Øget digitalisering inden for Børneudvalget Konkret overvejes følgende projekter med henblik på at opnå en yderligere digitalisering: Understøttelse af koordinering af indsats i børnesager. Formålet med projektforslaget er at skabe mulighed for en bedre, sammenhængende og mere effektiv indsats i børnesager med mange parter. Understøttelse af plejefamilier. Formålet med forslaget er at sikre en bedre kommunikation og dokumentation på tværs af plejefamilier og kommunens familieplejekonsulenter. Brugerportalsinitiativet ny samarbejdsportal som hænger sammen med skoleområdets kommende landsdækkende samarbejdsportal. Projektet vil afdække, om det er relevant for dagtilbudsområdet at tilslutte sig samarbejdsportalen. Side 9 / 26

18 Digitaliseringsplan kr. (2016 pl) BF2016 BO2017 BO2018 BO2019 (-)=budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* IV=I+II: Sum/Netto= effekt (Drift) Systembesparelser på DUBU DUBU er en fælleskommunal løsning, som Frederiksberg Kommune anvender indenfor børn- og ungeområdet og som bygger på en socialfaglig metode (ICS). Af kontrakten fremgår det, at Frederiksberg Kommune fra 2018 vil spare 50 % af systemudgiften til løsningen kr. (2016 pl) (-)=budgetforbedring BF2016 BO2017 BO2018 BO2019 I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* IV=I+II: Sum/Netto= effekt (Drift) Områdeprogram By og miljøområdet Mobilløsning til planlægning og styring FGV Projektet indeholder udvikling af et planlægningsværktøj til styring af opgaver, tid, ressourcer m.v. indenfor grøn pleje, renholdelse og renovation i FGV. Løsningen forudsætter en investering i mobilenheder til alle medarbejdere og har en sammenhæng til kommunens valg af koncernsystem ved det planlagte koncernudbud, da løsningen forudsætter en tæt kobling mellem opgavestyring og fakturering kr. (2016 pl) BF2016 BO2017 BO2018 BO2019 (-)=budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* 300 IV=I+II: Sum/Netto= effekt (Drift) Side 10 / 26

19 Digitaliseringsplan 2016 Projektkatalog Side 11 / 26

20 Tværgående program - Digital borgerservice og forvaltning Digital kommunikation Spor: Tværgående udvikling Udvalg:Magistraten Aktivitet: 12 Administration Område: SEO SER/OVF: Serviceudgift Økonomi kr. (2016 pl) BF2016 BO2017 BO2018 BO2019 (-)=budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) 100 III: Investering (Anlæg)* IV=I+II: Sum/Netto= effekt (Drift) Indhold i forslaget Opfyldelse af lovkrav Kvalitetsløft x Effektivisering x Formål og gevinster: Formålet med projektet er at skabe bedre kvalitet i eksisterende selvbetjeningsløsninger, digitalisere arbejdsgange knyttet til selvbetjening og opnå driftbesparelser ved omlægning af hjemmeside og intranet til fælleskommunale Open Source-løsninger. God og effektiv borger- og virksomhedsbetjening afhænger i dag af evnen til at tilbyde borgere og virksomheder en strømlinet hjemmeside, effektive og smidige digitale selvbetjeningsløsninger og skabe sammenhæng mellem den service, vi udstiller for borgere og virksomheder med de arbejdsgange, vi har internt i kommunen. I dag eksisterer der nye muligheder for at understøtte den digitale borger- og virksomhedsbetjening og derved skabe en optimeret sammenhæng til de bagvedliggende arbejdsgange. Projekt Digital kommunikation består af tre del-elementer, der tilsammen bidrager til bedre kvalitet i kommunens digitale kommunikation, besparelser på arbejdsgange og systemudgifter til hjemmeside, intranet og selvbetjeningsløsninger. Derudover bidrager projektet til, at kommunen efterlever de vedtagne arkitekturprincipper, hvis hovedprincipper er, at vi skal genanvende data og udvikling af snitflader til andre systemer samt hjemtage data til brug på tværs i organisationen. De tre del-elementer består i: En foranalyse i 2016, hvor det afdækkes, hvilke områder, der digitalt kan understøttes af en selvbetjeningsplatform til anvendelse på tværs af kommunen. Med en selvbetjeningsplatform kan kommunen bygge egne løsninger på områder, hvor der for eksempel i dag eksisterer blanketter, der ikke kan sendes retur digitalt, er dyre løsninger eller er løsninger, der ikke er integreret til bagvedliggende systemer.

21 Digitaliseringsplan 2016 Samtidig vil der i selvbetjeningssystemet kunne bygges løsninger, der understøtter interne arbejdsgange, så vi får skabt selvbetjeningsløsninger til intern brug i kommunen. Analysen skal ud over katalog over egnede løsninger og arbejdsgange til selvbetjeningsplatform også pege på effektpotentialer her ved. Sideløbende afprøves selvbetjeningsplatformen på fire områder. Det 3. element er en omlægning af hjemmeside og intranet til open Source-løsning i Der eksisterer i dag flere tværkommunale samarbejder om Open Source løsninger til hjemmesider og intranet. Fordelen ved disse fællesskaber er delte omkostninger til udvikling samt ingen licensudgifter. Ved ovenstående vil kommunen opnå følgende gevinster: 1: Bedre kvalitet i udvalgte selvbetjeningsløsninger 2: Effektive arbejdsgange 3: Systembesparelser på selvbetjeningsløsninger, hjemmeside og intranet 4: Potentielt besparelser på udvikling af integrationer mellem selvbetjeningsløsninger og fagsystemer. 5: Hjemtagning af data til anvendelse på tværs af kommunen 6: Smidigere tilpasning af selvbetjeningsløsninger, så de er tilpasset lokale forhold og lovgivning. Forudsætninger og usikkerheder: Projektet er tværgående og forudsætter områdernes klare opbakning til projektets mål og effektivisering. Effektiviseringen hentes som udgangspunkt ved omlægning af indkøbte selvbetjeningsløsninger til kommunens egen selvbetjeningsplatform, hvorfor projektet har brug for områders oplysninger om nuværende løsninger, deres modenhed og omkostninger til drift. Effektiviseringer knyttet til projektet fordeles på følgende vis: Effektivisering - årligt Fordeling af effektivisering Sparede systemomkostninger - webside kr. It-afdelingen Sparede systemomkostninger - intranet kr. It-afdelingen Sparede omkomstninger til systemudgifter og/eller optimering af arbejdsgange som følge af, at egen selvbetjeningsplatform vil kunne udgøre et billigere alternativ til nye selvbetjeningsløsninger, muliggøre selvbetjeningsløsninger, hvor der i dag ikke er løsninger samt erstatte eksisterende selvbetjeningsløsninger, som vurderes som for dyre og dårlige kr. BUO: kr. BMO: kr. SEO: kr. SSA: kr. 13

22 Digitaliseringsplan 2016 Tværgående program Det digitale fundament Optimeret telefoniplatform Spor: Tværgående udvikling Udvalg:Magistraten Aktivitet: 12 Administration Område:SEO SER/OVF: Serviceudgift Økonomi kr. (2016 pl) (-)=budgetforbedring BF2016 BO2017 BO2018 BO2019 I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* IV=I+II: Sum/Netto= effekt (Drift) 512* 512 *Derudover er der allerede lagt en yderligere effektivisering på kr. ind via projektet Analyse af optimeret telefoni i Digitaliseringsplan 2015, så den samlede effektivisering udgør i alt kr. Indhold i forslaget Opfyldelse af lovkrav Kvalitetsløft x Effektivisering x Formål og gevinster: Formålet med projektet i er at anskaffe og implementere en fremtidssikret telefoniløsning for hele kommunen, som afløser for den eksisterende fastnettelefoni. Projektet ligger i forlængelse af analyseprojektet Analyse af optimeret telefoni fra Digitaliseringsplan Servicekontrakten for kommunens fastnettelefoni udløber den 30. juni Telefonisystemet har gennem en årrække kørt stort set uændret. I den mellemliggende periode er der sket en markant teknologisk udvikling på telefoniområdet, som ikke afspejles i den eksisterende løsning. Serviceaftalens udløb vurderes således at være et velvalgt tidspunkt til at anskaffe en ny og teknologisk fremtidssikret telefoniløsning. Gennem analyseprojektet under Digitaliseringsplan 2015 er det undersøgt, om Unified Communication (UC), der forener og uddyber funktionalitet på pc er, telefoner, mobiltelefoner, videokonferencer mm. på et netværk og som indeholder en række samarbejdsværktøjer, kan løfte den samlede telefoniopgave i kommunen. Analysen konkluderer, at UC er en dækkende og teknologisk fremtidssikret telefoniløsning på tværs af hele kommunen, og at kommunens MicroSoft LYNC-system sammen med LYNC-integrerede omstillingsbord og kontaktcentre kan danne kernen i en samlet ny telefoniløsning. Analysen har desuden vist, at en række andre kommuner allerede har implementeret Lync-telefoni som afløser for tidligere løsninger eller er på vej hertil. I projektperioden forventes kvalitetsmæssige gevinster for borgere og medarbejdere gennem forbedrede samarbejdsmuligheder, gradvis strømlining af de nuværende meget komplekse telefonigrænseflader og arbejdsgange samt forbedrede 14

23 Digitaliseringsplan 2016 lokale statistikløsninger. Fra og med 2018 forventes en samlet årlig gevinst på ca kr. Gevinsten fremkommer gennem sparede omkostninger på serviceaftaler samt i form af effektiviseringsgevinster via sparede lokale udgifter til flytning og oprettelse af telefonnumre og gennem generel reduktion af administration af telefoni. Forudsætninger og usikkerheder: For at realisere ovennævnte gevinster skal kommunen forberede, anskaffe og implementere en Unified Communication-løsning inden for projektperioden. Herunder skal det sikres, at overgangen fra den gamle til den nye telefoniplatform kan ske etapevis og dermed kontrolleret. Endvidere forudsætter en succesfuld implementering at der etableres en tværgående projektorganisation på tværs af områderne til styring, forberedelse og gennemførsel af anskaffelse og teknisk og organisatorisk implementering af den nye telefoniløsning i hele kommunen. Der er et stort element af organisatorisk implementering i projektet. Dels på grund af dets omfattende karakter (projektet omfatter al fastnettelefoni såvel rådhuset som institutioner, herunder også omstillingsfunktionalitet i Borgerservice, SSA etc. Dels da den enkelte bruger har langt mere funktionalitet til rådighed end med en almindelig fastnettelefon, hvorfor den enkelte afdeling/enhed vil skulle tage stilling til, hvordan man fremover vil modtage og fordele opkald etc. Da der er tale om et projekt, der pga. ny teknologi indeholder udviklingsmæssige elementer og risici, vil styregruppen for projektet løbende følge op på business casen - som minimum ifm. projektets faseovergange. Den samlede effektivisering fra såvel Digitaliseringsplan 2015 ( kr.) og Digitaliseringsplan 2016 ( kr.) fordeler sig således: Sparede systemomkostninger Gevinster i forhold til administration af telefoni Gevinster hos afdelinger og institutioner - sparede udgifter til flytninger og oprettelser I alt effektivisering, hvoraf kr. allerede indgå i Budget 2015 Effektivisering Fordeling af effektivisering - årligt It-afdelingen It-afdelingen Fordelt på afdelinger og institutioner, som i dag anvender fastnettelefoni (se beskrivelse af fordelingsnøgle nedenfor) Effektiviseringen på kr. som knytter sig til institutioner og afdelingers sparede udgifter til flytninger og oprettelser fordeles på afdelinger og institutioner, som i dag anvender fastnettelefoni. Beløbet er baseret på 2014, som samlet set var et normalår uden store og gennemgribende flytninger, I fordelingen indgår ikke følgende afdelinger: Ledelsesstaben, Udbud og indkøb, Kultur og fritid, FE og It-afdelingen, som i forbindelse med projektet Device-strategi-projektet har omlagt til og investeret i den dyrere mobilplatform og er overgået fuldt ud til mobiltelefoni. Fordelingsnøglen vil være baseret på antal medarbejdere i administrationen og et beregnet antal telefoner på forskellige institutionstyper. 15

24 Digitaliseringsplan 2016 Områdeprogram Social, sundhed og arbejdsmarked Selvbetjening og digital administration Spor: Borgeren i centrum Udvalg:Arbejdsmarkedsudvalget Aktivitet: 12 Administration Område:SSA SER/OVF: Serviceudgift Økonomi kr. (2016 pl) BF2016 BO2017 BO2018 BO2019 (-)=budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* 100 IV=I+II: Sum/Netto= effekt (Drift) Indhold i forslaget Opfyldelse af lovkrav Kvalitetsløft X Effektivisering X Formål og gevinster: Arbejdsmarkedsområdet har et fortsat fokus på selvbetjeningsløsninger, der understøtter kommunen i at have en af landets mest effektive forvaltninger og samtidig sikrer borgere og virksomheder nem og hurtig digital adgang til kommunen døgnet rundt Selvbetjeningsløsninger på arbejdsmarkedsområdet planlægges på nuværende tidspunkt implementeret ved eksempelvis ansøgning og sagsbehandling af personlige tillæg og helbredstillæg. Arbejdsmarkedsområdet er blevet karakteriseret som et af de mest regelstyrede og ittunge kommunale forvaltningsområder, hvor stort set alle digitaliseringstiltag sker via statens reformspor og fælleskommunale løsninger, eksempelvis via Kombit. Forudsætninger og usikkerheder: I forbindelse med implementering af selvbetjenings- og digitaliseringsprojekter er der altid en række usikkerheder. Dette gælder særligt i forhold til ny teknologi, der endnu ikke har været afprøvet i driftsorganisationer. Endvidere kan de økonomiske effekter/gevinster ved implementeringen af digitale initiativer være vanskelige at opgøre. Flertallet af borgere og virksomheder på Frederiksberg er imidlertid positive overfor selvbetjeningsløsningerne og opfatter dem som udtryk for en styrket kommunal service. 16

25 Digitaliseringsplan 2016 Rehabilitering og recovery Spor: Borgeren i centrum Udvalg:Sundheds- og omsorgsudvalget Aktivitet: 40 Omsorg Område:SSA SER/OVF: Serviceudgift Økonomi kr. (2016 pl) BF2016 BO2017 BO2018 BO2019 (-)=budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* IV=I+II: Sum/Netto= effekt (Drift) Indhold i forslaget Opfyldelse af lovkrav Kvalitetsløft X Effektivisering (X) Formål og gevinster: Et centralt fokusområde er rehabilitering og recovery understøttet af velfærdsteknologi. Udover kvalitetsløft er det meget begrænset hvor store ressourcemæssige effekter, der kan hentes på de velfærdsteknologiske løsninger, der er udviklet på nuværende tidspunkt. Indsatsernes samlede investeringsramme gør det imidlertid muligt at gennemføre foranalyser med henblik på at identificere og kvalificere de projekter, der har de største potentialer. Endvidere planlægges igangsættelse af nye pilotprojekter samt videreførelse af allerede afprøvede pilotprojekter til drift. Indsatserne knytter sig til de politisk godkendte planer : Plan for selvhjulpenhed, recovery og aktiv deltagelse understøttet af velfærdsteknologi (SU) Masterplan for tryghed gennem brug af velfærdsteknologi (SOU). Flere af de indeholdte initiativer går på tværs af både Socialudvalget og Sundheds- og Omsorgsudvalget, da de berører de samme fokusområder. Dette gælder eksempelvis et tværgående projekt vedrørende forudsætninger for succes, der bl.a. fokuserer på digital kompetenceudvikling, forandringsledelse og anvendelses- og it/teknologisupport. Med udgangspunkt i ovenstående planer arbejdes der med kortlægning og/eller implementering af en række projekter. Disse projekter angives i overskrifter, idet der henvises til planerne medsendt som bilag for uddybede beskrivelser: Socialområdet Smart Home teknologi Telepsykiatri 17

26 Digitaliseringsplan 2016 App- Værksted Social It og tablets til brugerne Sundheds- og Omsorgsområdet Informations- og kommunikationsprojekter: Videre udbredelse af telesundhed Digitalt understøttet genoptræning Videre udbredelse af elektroniske låse Elektroniske medicindispensere Endvidere til forvaltningen i 2. halvår 2015 afdække og dokumentere, hvor langt Frederiksberg Kommune er og vil komme med de trufne beslutninger og projekter indenfor velfærdsteknologi spejlet op imod udviklingen i andre kommuner. Gevinstrealisering Foruden kvalitative gevinster, som projekterne fører med sig i form af kvalitetsløft og optimerede arbejdsgange, vil man gennem udnyttelsen af de digitale og velfærdsteknologiske løsninger kunne tilbyde borgerne større bevågenhed og bedre mulighed for forebyggelse. Dette kan i sidste ende medføre færre indlæggelser, længere tid i eget hjem samt øget livskvalitet og tryghed for såvel borgere som pårørende. Det er således den klare vurdering, at projekterne vil opleves som et kvalitetsløft for borgerne. For Frederiksberg Kommune forventes de økonomiske effekter primært at relatere sig til, at borgere med kroniske sygdomme vil kunne beholde deres funktionsniveau i længere tid og derfor være mere selvhjulpne og mindre plejekrævende. Det er imidlertid særdeles vanskeligt at opgøre effektiviseringspotentialet i den sammenhæng. Forudsætninger og usikkerheder: For at få et præciseret overblik over potentialet ved de digitale og velfærdsteknologiske løsninger på både Social-, Sundheds- og Omsorgsområdet skal det vurderes, om flere ydelser på områderne kan tilrettelægges på nye måder. Der skal således foretages en organisatorisk analyse af mulige ændringer af arbejdsgange og uddannelse af personale. Det gælder eksempelvis understøttelse af telepsykiatri, social IT, telesundhed, digitalt understøttet genoptræning samt elektroniske medicindispensere. Ligeledes skal der gennemføres en opkvalificering af de medarbejdere, der skal varetage de opgaver forbundet med de velfærdsteknologiske indsatser. Der henvises til planerne for en uddybet beskrivelse af forudsætninger og usikkerheder ved de omfattede projekter. 18

27 Digitaliseringsplan 2016 Områdeprogram Børne- og ungeområdet Øget digitalisering inden for Undervisningsudvalget Spor: Effektiv drift Udvalg:Undervisningsudvalget Område:BUO Angiv aktivitet: SER/OVF: Serviceudgift Økonomi kr. (2016 pl) BF2016 BO2017 BO2018 BO2019 (-)=budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* IV=I+II: Sum/Netto= effekt (Drift) Indhold i forslaget Opfyldelse af lovkrav X Kvalitetsløft X Effektivisering Formål og gevinster: IT og digitale værktøjer udgør en stadig større og mere naturlig del af børn og unges hverdagsliv. Ganske som der efterhånden er flere muligheder for digital understøttelse af viden deling og koordinering på tværs af de faggrupper som arbejder med børn og unge. Derfor arbejdes der på, at få revideret den nye skole IT-strategi inklusive mulige snitflader til dagtilbudsområdet, således der kan skabes synergi og samtænkning af løsninger på tværs af Børneudvalget og Undervisningsudvalget. Konkret overvejes følgende projekter med henblik på at opnå en yderligere digitalisering: Brugerportalsinitiativet Som et led i at gøre folkeskolen mere digital, indgik regeringen og KL en aftale i 2014 om at realisere en fælles brugerportal for folkeskolen. Brugerportalen skal bringe den digitale folkeskole et stort skridt videre ved at etablere tidssvarende platforme, som kan understøtte kommunikation, læring og trivsel i folkeskolen og understøtte målene i folkeskolereformen, og dermed give folkeskolen et fagligt løft. Målsætningen er at alle kommuner frem mod skolestart 2016/2017 har påbegyndt en udbredelse af de digitale løsninger og sikret udbredelse til alle skoler ved udgangen af 2017, og meningen er at samarbejdsplatformen skal erstatte det der i dag er kendt som forældre intra. Brugerportalsinitiativet indebærer, at brugerne får en samlet digital indgang til skolen. I den forbindelse handler initiativet om, at alle kommuner anskaffer to hovedplatforme til skolerne: samarbejdsportalen og læringsplatformen. Det tilstræbes, at samarbejdsplatformen bliver en landsdækkende løsning, hvor alle 19

28 Digitaliseringsplan 2016 væsentlige informationer om barnets trivsel og læring samles på tværs af lærer-, klasse og evt. skift af folkeskole. Læringsplatformen er Frederiksberg Kommune allerede i fuld gang med at etablere i forbindelse med implementering af Office365-løsningen og min uddannelse. Det der udestår, er anskaffelsen af den landsdækkende samarbejdsportal som er ved blive specificeret. I den forbindelse er det relevant at påpege, at det også er tiltænkt at samarbejdsplatformen skal kunne dække 0-6 års gruppen. Fordelen er at alle får en ensartet indgang til oplysninger på tværs af skolegang, skoleskift mv. Hvis løsningen også anvendes til dagtilbudsområdet, betyder det også at ved børnenes overgang fra børnehave til skole, skal forældrene ikke til at lære en ny grænseflade at kende, og at børnenes oplysninger lettere kan videreføres. Forudsætninger og usikkerheder: Det er endnu ikke endeligt afdækket hvad samarbejdsportalen kommer til at indeholde, men der stræbes efter en fælles løsning, som alle kommuner tilslutter sig. Dertil er det stadig usikkert hvordan løsningen kommer til at understøtte dagtilbudsområdet. Aftalen mellem KL og regeringen dækker kun folkeskolen, men hensigten er at samarbejdsportalen også skal dække 0-6 års området. 20

29 Digitaliseringsplan 2016 Øget digitalisering inden for Børneudvalget Spor: Effektiv drift Udvalg:Børneudvalget Område:BUO Angiv aktivitet: SER/OVF: Serviceudgift Økonomi kr. (2016 pl) BF2016 BO2017 BO2018 BO2019 (-)=budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* IV=I+II: Sum/Netto= effekt (Drift) Indhold i forslaget Opfyldelse af lovkrav X Kvalitetsløft X Effektivisering X IT og digitale værktøjer udgør en stadig større og mere naturlig del af børn og unges hverdagsliv. Ganske som der efterhånden er flere muligheder for digital understøttelse af viden deling og koordinering på tværs af de faggrupper som arbejder med børn og unge. Der arbejdes blandt andet på, at få lavet en dagtilbudsstrategi der dels gør det klart hvordan der kan arbejdes med disse muligheder, og dels afklarer hvordan der kan skabes synergi og samtænkning af løsninger på tværs af Børneudvalget og Undervisningsudvalget. Konkret overvejes følgende projekter med henblik på at opnå en yderligere digitalisering: Understøttelse af koordinering af indsats i børnesager. Understøttelse af plejefamilier. Brugerportals initiativet - ny samarbejdsportal dagtilbud som hænger sammen med skoleområdets kommende landsdækkende samarbejdsportal. Understøttelse af koordinering af indsats i børnesager Formål og gevinster: Familieafdeling, skoler og dagtilbud bruger meget tid på at koordinere indsatsen i børnesager, fordi der er så mange parter, der skal kommunikere med hinanden - bl.a. skolelærere, sagsbehandlere, PPR og forældre. I den forbindelse ender en sagsbehandler hurtigt med at have en meget koordinerende rolle, hvor der kræves store ressourcer for at sikre et passende informationsniveau blandt alle parter. Det vil derfor blive undersøgt om processen vil kunne blive forbedret med et enkelt dialogsystem, hvor man hurtigt og sikkert kan udveksle oplysninger, og hvor forældrene kan give samtykke til en dialog og de parter der er med i dialogen. Formålet med projektforslaget er, at undersøge muligheden for en bedre sammenhængende og mere effektiv indsats i børnesager med mange parter. 21

30 Digitaliseringsplan 2016 Den potentielle gevinst er, at man derved kan gennemføre kortere og mere effektive sammenhængende indsatser på tværs af ressourcer, ved at have en god og vedholdende koordinering via dialogværktøjet. Dialogværktøjet skaber mulighed for, at relevante ressourcer hurtigt kan reagere på de situationer, der pludselig kan opstå i et forløb med et barn. Derved kan parterne agere mere proaktivt i forhold til indsatsen med barnet. Ligeledes skaber værktøjet mulighed for en mere naturlig dialog, hvor man stadig kan drøfte personfølsomme sager, uden at det skal kommunikeres gennem digitalpost, som er en tungere kommunikationsvej. Hvis værktøjet vurderes relevant, implementeres og får succes vil løsningen på sigt kunne være relevant i andre typer sager f.eks. ældre i plejehjem, indsatser mod match gruppe 2 og 3, osv. Altså i forløb med borgere, hvor der er mange parter og interessenter indover (både interne og eksterne), og derved behov for meget koordinering. Produktet er ligeledes også interessant hvis man ønsker at lave en mere helhedsorienteret indsats på tværs af forvaltningsområder, hvilket andre kommuner arbejder med. Forudsætninger og usikkerheder: Projektforslaget er baseret på anskaffelsen af et produkt LetDialog som stadig er i pilot-fasen. Forudsætningen er at de kommuner der har produktet i pilotdrift, også får de forventede positive gevinster, samt får håndteret de første børnesygdomme i samspil med leverandøren. Understøttelse af plejefamilier Formål og gevinster: Formålet med forslaget er at give plejefamilier bedre mulighed for at føre dagbogsnotater, dokumentere, styre samværsbesøg, uploade relevante dokumenter og ajourføre målsætninger på en nem og sikker måde, så skriftligheden øges, og skaber mulighed for at familiepleje konsulenten bedre kan forberede sig på et besøg hos plejefamilien. Samtidigt indeholder det en beskedfunktion hvor de 2 parter kan skrive beskeder til hinanden i et sikkert og krypteret miljø. Gevinsten er at kvaliteten af skriftligheden bliver øget og derved bedre overholdelse af lovkrav, samt at man kan kommunikere og dokumentere på en sikker måde, da familien ikke kan anvende deres private PC er til dette da de ikke kan gemme sikkert og krypteret. Samt sparede transportudgifter, idet kommunens familieplejekonsulenter i en større grad vil kunne have dialog digitalt fremfor ved fremmøde. Brugerportals initiativet Formål og gevinster: Se selve forslag under Undervisningsudvalget. Der er en ny fællesoffentlig samarbejdsportal som har til hensigt at dække både folkeskolen og dagtilbudsområdet. Løsningen er obligatorisk for folkeskolen og frivillig for dagtilbudsområdet. Det vil derfor blive afdækket om det er relevant for dagtilbudsområdet at tilslutte sig samarbejdsportalen. Forudsætninger og usikkerheder: Se usikkerheder under Undervisningsudvalget. 22

31 Digitaliseringsplan 2016 Systembesparelser på DUBU Spor: Effektiv drift Udvalg:Børneudvalget Område:BUO Angiv aktivitet: SER/OVF: Serviceudgift Økonomi kr. (2016 pl) BF2016 BO2017 BO2018 BO2019 (-)=budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* IV=I+II: Sum/Netto= effekt (Drift) Indhold i forslaget Opfyldelse af lovkrav Kvalitetsløft Effektivisering x Formål og gevinster: DUBU er en fælleskommunal løsning, som Frederiksberg Kommune anvender indenfor børn- og ungeområdet og som bygger på en socialfaglig metode (ICS). Af kontrakten fremgår det, at Frederiksberg Kommune fra 2018 vil spare 50 % af systemudgiften til løsningen, svarende til kr. årligt. 23

32 Digitaliseringsplan 2016 Områdeprogram By og miljøområdet Mobilløsning til planlægning og styring FGV Spor: Tværgående udvikling Udvalg:Magistraten Aktivitet: 12 Administration Område:BMO SER/OVF: Serviceudgift Økonomi kr. (2016 pl) BF2016 BO2017 BO2018 BO2019 (-)=budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* 300 IV=I+II: Sum/Netto= effekt (Drift) Indhold i forslaget Opfyldelse af lovkrav Kvalitetsløft Effektivisering x Formål og gevinster: På kontoret kan personalet hele tiden på pc erne se et positionskort for alle opgaver og teams med angivelse af status. I bilerne får medarbejderne beskeder med tekst, position og billeder, og teamet navigeres til næste opgave med GPS navigation. Med mobilopgave styring kan de mobile medarbejdere registrere vejskader og andet vedligehold med smartphones. En registrering angives med GPS position og type og kan yderligere ledsages af billede, uddybende tekst og prioritering. Registreringen kan med det samme ses i systemet på kontoret og kan straks overflyttes til systemets opgavepulje og allokeres til et team. Teamet får besked uden forsinkelse, hvor det end befinder sig. Alle data, billeder, mm. registreres og gemmes automatisk. Disse data er med til automatisk at dokumentation for udførte opgaver og kommunens resurseforbrug. Med en mobilløsning til planlægning og styring får FGV et værktøj til styring af opgaver, tid, ressourcer mm. indenfor grønpleje, renholdelse og renovation i FGV. Forudsætninger og usikkerheder: Løsningen forudsætter udover en udvikling af mobil it-løsning samt afledte itdriftudgifter, en investering i mobileenheder til alle medarbejderne. Løsningen har en sammenhæng til kommunens valg af koncernsystem ved det planlagte koncernudbud, da løsningen forudsætter en tæt kobling mellem opgavestyring og fakturering. 24

33 Digitaliseringsplan 2016 Open source redegørelse Kommunalbestyrelsen vedtog den 29. september 2014 følgende: Forvaltningen foretager allerede vurderinger af it-anskaffelser mhp. løsningernes it-arkitekturmæssige bæredygtighed, samt at forvaltningen ved den årlige digitaliseringsplan foretager en kortfattet redegørelse Open source omfatter it-systemer, hvor kildekoden er offentlig tilgængelig og kan genbruges af andre end dem, som har udviklet it-systemet. Generelt arbejder forvaltningen målrettet med at have en systematisk og kontrolleret anskaffelsesproces i forbindelse med nye it-anskaffelser. Dette omfatter forretningsbehov i forhold til de ofte komplekse krav, som der stilles til den kommunale opgaveløsning. Derudover indebærer det, at der forud for enhver it-anskaffelse skal ske en kritisk vurdering af om den konkrete løsning passer ind i det eksisterende it-miljø, om den lever op til vores sikkerhedskrav samt om løsningen tilgodeser principperne i den fælleskommunale rammearkitektur. Et væsentligt omdrejningspunkt for nye itanskaffelser er således at få etableret en sammenhængende og bæredygtig it-arkitektur, som understøtter forretningens behov samtidig med at løsningerne skal være costeffektive. Forvaltningen har i forlængelse heraf et konstant fokus på open source-løsninger, ikke som et mål i sig selv, men ud fra en helhedsvurdering at vælge den løsning, som bedst tilgodeser kvalitet, leverance og samlet økonomi både til systemanskaffelsen, konsulentbistand og efterfølgende drift og udvikling. Neden er oplistet alle de it-løsninger, som er eller er på vej til at blive - indkøbt eller udviklet i perioden 1. oktober oktober For hver enkelt løsning er det angivet, hvorvidt det er en open source løsning eller ej samt i de tilfælde, hvor det er ikke er en open source løsning, hvilken begrundelse, der ligger til grund for fravalget af open source. Begrundelsen for fravalg af open source løsninger falder primært i fire kategorier: Der findes ikke en open source løsning til den konkrete opgave Det er forvaltningens vurdering, at den/de eksisterende open source løsning/er ikke i tilstrækkelig omfang tilgodeser de forretningsbehov, der ligger til grund for anskaffelsen. Det er forvaltningens vurdering, at den/de eksisterende open source løsning/er ikke har samme modenhed eller funktionalitet som den valgte løsning. Open source løsningen er samlet set ikke økonomisk fordelagtig. Løsning Område Open source samt vurdering Idm Identity Management Løsning, der understøtter, at brugerrettigheder håndteres sikkert og mere effektivt vha automatiserede oprettelser, ændringer og nedlæggelser. SEO (It) Ikke open source løsning. Open source-løsninger blev undersøgt. I processen omkring anskaffelse af IdM, blev det konstateret, at en fuld IdMplatform ikke findes som Open Sourceløsning. Skulle man derimod alligevel erstatte mindre dele som Open Source, 25

34 Digitaliseringsplan 2016 Falken System til brugeradministration. Fasit Jobcenterløsning SBSYS Elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem (ESDH) Kitos Kommunernes IT overblikssystem Værktøj der understøtter overblik over kontrakter, snitflader, projekter og systemportefølje SEO (It) SSA SEO (It) SEO (It) ville omkostningerne på både anskaffelse, udvikling og vedligeholdelse overstige udgifterne til det indkøbte system. Open source løsning (udviklet for Frederiksberg Kommune af It-minds). Ikke open source løsning. Der findes ikke en open source løsning. Open source løsning men adgang til kildekoden forudsætter medlemskab i en brugerklub. Brugerklubben består pt. af 24 kommuner og én region, som i fællesskab videreudvikler systemet. Open source løsning udviklet af OS2 (der er et offentlige digitaliseringsfællesskab for offentlige myndigheder). KMD Institution BUO Ikke open source løsning. KMD Opus Lex Løsning til udbetaling af helbredstillæg LoRA Organisationservice Lokal rammearkitekturkomponent for Organisation LoRA Klassifikationservice Lokal rammearkitekturkomponent for Klassifikation OS2 CPR Broker Lokal komponent for Person Lokalebookning Digiservice kontanthjælp Selvbetjeningsløsning fra Fujitsu til ansøgning om kontanthjælp EasyPark Parkeringsløsning Ny selvbetjeningsløsning SSA SEO (It) SEO (It) SEO (IT) SEO (Kultur og fritid) SSA BMO Der findes ikke en open source løsning. Ikke open source løsning. Der findes ikke en open source løsning. Open source (OS2 licens udviklet for Frederiksberg Kommune af Magenta) Open source (OS2 licens udviklet af Magenta) Open source (OS2 licens udviklet af Magenta) Ikke Open source løsning. Det er forvaltningens vurdering, at den/de eksisterende open source løsning/er ikke i tilstrækkelig omfang tilgodeser de forretningsbehov, der ligger til grund for anskaffelsen. Ikke open source. Der findes ikke en open source løsning. Ikke open source. Der findes ikke en open source løsning. 26

35

36

37 Handlingsplan Udbud og Konkurrenceudsættelse Udbud & Indkøb 14. August 2015

38 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Måltal for effektiviseringer i Debat om konkurrenceudsættelse Ny udbudslov øget fokus på dialog med det private marked Konkurrenceudsættelser i Frederiksberg Kommune Omfanget af konkurrenceudsættelse Ny indkøbspolitik...9 1

39 1. Indledning Frederiksberg Kommune har siden 2011 arbejdet systematisk med realisering og dokumentation af effekter på udbuds- og indkøbsområdet. Det er sket indenfor rammerne af Handlingsplanen for Udbud og den dertil knyttede Udbudspulje. Ved udgangen af 2015 forventes Udbudspuljen at runde 50 mio. kr. Helt konkret betyder det, at der siden 2011 er gennemført udbuds- og konkurrenceudsættelsesprojekter, der fra 2016 skaber et økonomisk frirum i størrelsesorden 50 mio. kr./år. Arbejdet med udbudsforretninger placerer på den baggrund Frederiksberg Kommune blandt de førende i landet. De gennemførte udbudsaktiviteter er sket med fastholdelse af den eksisterende kvalitet for de indkøbte produkter og med uændret serviceniveau i forhold til leverancen af tjenesteydelser. Og indsatsen fortsætter i de kommende år, hvor fokus bl.a. vil være rettet mod fortsat konkurrenceudsættelse, implementering af den nye Udbudslov samt styrkelse af nye samarbejdsformer med den private sektor mv. Fortsat konkurrenceudsættelse Med revisionen af Handlingsplan for Udbud er der fortsat fokus på realisering af effekter på udbuds- og indkøbsområdet og der lægges op til at høste yderligere erfaringer med konkurrenceudsættelse af kommunens egne opgaver. I forlængelse af beslutningen fra B2015 er en række kommunale opgaver endelig potentialeafklaret med henblik på konkurrenceudsættelse i de kommende år. Ny Udbudslov med styrket fokus på innovation gennem dialog med markedet Udbudsområdet vil fremadrettet blive reguleret af en egentlig Udbudslov, hvis vedtagelse og ikrafttræden grundet Folketingsvalget 2015, først sker primo Loven indeholder en række centrale ændringer i forhold til fx gældende tærskelværdier, muligheder for dialog med markedet og forenklinger, der samlet giver anledning til en revision af kommunens Udbuds- og Indkøbspolitik. Det vil ske for at sikre de nødvendige rammer for fortsat at skabe konkurrence på markedet og dermed sikre økonomisk effekt og råderum i kommunens budget. Afprøvning af nye samarbejdsformer mellem den offentlige og private sektor (OPP/OPS) Gennem de seneste år er Frederiksberg Kommune gået foran i arbejdet med at etablere nye samarbejdsformer mellem den offentlige og den private sektor. Som et konkret resultat af dette arbejde etableres den nye svømmehal på Bernhard Bangs Alle som et OPP-projekt med åbning 1. halvår

40 Arbejdet med afdækning af innovative samarbejdsmuligheder med den private sektor er ført videre, idet kommunen på baggrund af den nye P-strategi har valgt at udbyde etablering og drift af en P- kælder ved Langelands Plads samt ved Forum (option) som OPS-projekter. Den første parkeringskælder skønnes at stå færdig medio Øget fokus på compliance Den reviderede Handlingsplan for Udbud rummer endelig fokus på kommunens complianceindsats, hvor der gennem tilvejebringelse af øget information rettet mod de decentrale enheder via kommunens ledelsesinformationssystem (FK-LIS) skønnes at være god basis for opnåelse af en højere aftaleanvendelse. 2. Måltal for effektiviseringer i I forbindelse med vedtagelsen af Handlingsplan for Udbud blev måltallene på udbudsområdet forøget, således at de for den kommende periode ville fremstå, som i Tabel 1 nedenfor. Tabel 1: Måltal i Handlingsplan for Udbud Handlingsplan for Udbud Samlet måltal for udbudsplanen Forøgelsen skete bl.a. som følge af øgede forventninger til effekterne i forbindelse med konkurrenceudsættelse af store opgaver på velfærdsområdet, hvor de estimerede effekter dog ikke er blevet realiseret i det forventede omfang, hvorfor fastholdelse af disse måltal ville være urealistisk. Baggrunden er, at effekterne knyttet til konkurrenceudsættelse af to plejecentre samt hjemmeplejen afsluttet medio 2015, samlet er forbundet med en underudmøntning i størrelsesorden 11,8 mio. kr. på helårsbasis. Størstedelen af denne udfordring håndteres indenfor rammerne af kommunens samlede økonomi, således at måltallet for Udbudspuljen nedskrives med hhv. 10,4 mio. kr. i 2016, 10,8 mio. kr. i 2017 samt 10,9 mio.kr. i såvel 2018 og De øvrige udfordringer håndteres via Udbudspuljen, herunder de identificerede mereffekter knyttet til forestående udbudsprojekter, jf. Bilag 1. Nedenstående Tabel 2 viser de reviderede måltal sammenholdt med de realiserede effekter og de estimerede effekter for projekterne i den kommende periode. 3

41 Tabel 2: Handlingsplan for Udbud : Reviderede måltal, forventede effekter og konsekvens i de enkelte år Handlingsplan for Udbud Samlet måltal for udbudsplanen Realiserede effekter på allerede afsluttede udbud v. 1. FR Samlet forventet på projekter i jf. bilag Samlede forventede effekter Konsekvens Som det fremgår af tabellen, er der skønnet en mindre overudmøntning i 2016, mens der forventes en marginal underudmøntning i Denne underudmøntning samt underudmøntningen i 2019, vil blive håndteret ved revisionen af Handlingsplanen forud for B Debat om konkurrenceudsættelse Debatten om konkurrenceudsættelser er intensiveret gennem de seneste par år, og fremstår stadig tydeligere som et redskab til at håndtere den overordnede stramme økonomiske styring, som kommunerne er underlagt frem til Konkurrenceudsættelse kan samtidig bidrage til at skabe udvikling og innovation i de kommunale ydelser. Centrale organisationer og Råd som Dansk Erhverv, Dansk Industri samt Rådet for Offentlig-Privat Samarbejde ( ROPS) har i foråret 2015 fremlagt analyser på området for konkurrenceudsættelser, ligesom regeringen i april 2015 fik udarbejdet en tværministeriel rapport vedrørende brug af OPP for offentlige myndigheder. I juni 2015 fremlagdes den anden af i alt 11 delanalyser, fra det hidtil største forskningsprojekt vedrørende effekter af konkurrenceudsættelser. Projektet er organiseret som et uafhængigt forskningsprojekt med Roskilde Universitet som overordnet ansvarlig, og med forskere fra en række danske universiteter, Copenhagen Business School samt det Nationale Institut for Kommuners og Regioners Analyse og Forskning (KORA). De 11 delanalyser undersøger konkurrenceudsættelser på forskellige områder såsom rengøring, pasning af veje- og grønne områder, plejeboliger samt daginstitutionsområdet. Seneste delanalyse var således afgrænset til konkurrenceudsættelse på det kommunale vejområde og viser som hovedresultat signifikante økonomiske gevinster ved konkurrenceudsættelse på det kommunale vejområde, herunder vejvedligeholdelse, belægninger, snerydning mv. I Tabel 3 på følgende side gengives 12 initiativer, som Dansk Industri vil arbejde for under overskriften Offentlig/Privat samarbejde. 4

42 Tabel 3: Initiativer til styrkelse af det offentlig-private samarbejde (DI) 12 initiativer, der kan styrke offentlig- private samarbejde 1. Vedtag regeringens udspil til en ny dansk udbudslov 2. Gennemfør grundig vejledning om den nye udbudslov 3. Dokumenter og udbred erfaringerne med innovationsfremmende og dialogbaserede udbudsformer 4. Genindfør måltal for konkurrenceudsættelse og krav om udbudsstrategier 5. Indfør nye rammer for konkurrenceudsættelser i den kommunale affaldssektor og vandforsyning 6. Følg konkurrence om de kommunale it-opgaver 7. Styrk det frie valg på alle ydelser i hjemmeplejen via ændringer af serviceloven 8. Skab større volume i udbud på pleje- og omsorgsområdet 9. Skab mulighed for tilknytning af faste læger på både kommunalt og privat drevne plejecentre 10. Sæt forpligtende mål på telemedicin 11. Undersøg projekter for OPP-egnethed 12. Opret nyt kompetencecenter for OPP Kilde: Dansk Industri Offentlig/privat samarbejde 2015 Det kan nævnes at Dansk Byggeri i juni 2015 fremlagde en rapport vedr. kommunernes erhvervsog byggevenlighed, hvor bl.a. kommunernes indsats for så vidt angår konkurrenceudsættelse indgår som et parameter. Frederiksberg Kommune rangerer i rapporten fra Dansk Byggeri som nr. 91 ud af 98 kommuner. Blandt årsagerne til denne placering anføres blandt andet kommunens forholdsvis beskedne konkurrenceudsættelse på det tekniske område. Rapporten anfører det tekniske område som værende oplagt i forbindelse med konkurrenceudsættelse. Endvidere fremhæves behovet for en egentlig udbudspolitik. Udbudspolitikken fungerer både som et internt arbejdsredskab, der fastlægger kommunens principper og retningslinjer, og som et eksternt redskab for tilbudsgivere og andre aktører, der får indblik i kommunens politik på området. Afslutningsvis skal det bemærkes, at Dansk Erhverv i forbindelse med Økonomiaftalen for 2016 præsenterede en analyse, der illustrerer samlede potentialer på op til 9 mia. kr. på landsplan, såfremt kommunerne følger best practice på de forskellige opgaveområder. I analysen fremhæves det endvidere, at de største effekter ved konkurrenceudsættelse er forbundet med tekniske opgaver, hvor der gennemsnitligt realiseres effekter i størrelsesorden %. Ved regeringsskiftet medio 2015 fremlage indgår det blandt andet i Regeringsgrundlaget, at der vil blive konkurrenceudsat flere skattefinansierede opgaver i kommuner og regioner med henblik på højere kvalitet og lavere priser Ny udbudslov øget fokus på dialog med det private marked I foråret 2014 blev der vedtaget et nyt EU-udbudsdirektiv, der senest april 2016 skal implementeres i de enkelte medlemsstater. Udbudsdirektivet udgør rammerne for udbud og konkurrenceudsættelser i stat, regioner og kommuner. I forbindelse med det forberedende arbejde på det nye udbudsdirektiv besluttede Regeringen, at det nye udbudsdirektiv for første gang skal implementeres i en egentlig dansk Udbudslov. Grundet Folketingsvalget i juni 2015 forventes Udbudsloven først vedtaget med sigte på ikrafttrædelse primo

43 Den nye Udbudslov rummer muligheder for yderligere dialog med det private marked. Det forventes at ske via mere fleksible udbudsformer såsom Udbud med forhandling og Konkurrencepræget dialog. Udbudsformerne kan f.eks. anvendes, hvor kommunens behov ikke kan imødekommes uden tilpasning af allerede tilgængelige løsninger - eller hvor kontrakten omfatter design eller innovative løsninger, samt hvor der er tale om komplekse indkøb af produkter, tjenesteydelser eller ITprojekter. Samtidig indføres en ny udbudsprocedure innovations-partnerskab, som giver mulighed for at indgå en længerevarende partnerskabskontrakt med henblik på en decideret produktudvikling af en vare eller en ydelse Konkurrenceudsættelser i Frederiksberg Kommune I Frederiksberg Kommune sker konkurrenceudsættelse af kommunale opgaver ud fra et strategisk perspektiv, hvor det blandt andet vurderes, Om der reelt er tale om en kommunal kerneopgave? Om kommunen på sigt råder over de kompetencer, der er forudsætningen for at løse og udvikle en given opgave? Om der er et privat marked, hvor flere virksomheder har kapacitet og kompetence til at løfte den givne opgave? Beslutningen om en eventuel konkurrenceudsættelse bygger derudover på overvejelser vedr. volumen og dermed potentiale for opnåelse af effekt, markedet for den konkrete opgave, estimat for transaktionsomkostninger, indhøstede erfaringer i andre kommuner, samt omfanget af virksomhedsoverdragelser, herunder omfanget af berørte tjenestemænd. Når det besluttes at igangsætte en konkurrenceudsættelse, er der fastsat særlige procedurer for inddragelse af personalet ligesom der er afstukket retningslinjer for, hvordan der skal følges op på en eventuel udliciteret opgave, herunder økonomi, brugertilfredshed, arbejdsmiljø m.v. Endelig gælder, at der for hvert udbud konkret skal tages stilling til, hvorvidt der skal udarbejdes et kommunalt kontrolbud med henblik på at sikre muligheden for, at opgaven eventuelt kan fastholdes i kommunalt regi. Frederiksberg Kommune har gennem de seneste år konkurrenceudsat en række opgaver, som er samlet i Tabel 4 på følgende side. 6

44 Tabel 4: Gennemførte konkurrenceudsættelser: Nr. Opgave Konkurrence udsat Årlig effekt v. seneste kontraktindgåelse 1 Kommunens Lønadministration* Rengøring på daginstitutioner, SFO er, skoler, biblioteker samt Frb. Svømmehal (i alt ca institutioner)* 3 Administration af kommunens boligudlejningsejendomme Afrensning af graffiti Kommunens IT driftsafdeling Ren- og vedligeholdelsesopgaver vedrørende grønne områder, Frederiksberg ældre Kirkegård samt veje, cykelstier og fortove (25 pct. af FGV s opgaver på områderne) 7 Rengøring på plejecentre** Dronning Anne-Marie Centret Kong Frederik d. IX s Hjem Hjemmepleje FGV-opgaver (DUP) Samlet helårlig effekt fra og med * Genudbud af gældende kontrakt **Konkurrenceudsættelsesprojektet blev henlagt efter bl.a. høringsproces af medarbejdere på plejecentrene. Nævnte konkurrenceudsættelser har alle resulteret i en udlicitering af opgaven til private virksomheder, når bortses fra IT-driftsafdelingen, der blev fastholdt i eget regi på baggrund af kommunens kontrolbud. Vedrørende udbud af dele af FGV s opgaver i 2013, blev der ikke afgivet bud på ren- og vedligeholdelsesopgaven for veje, cykelstier og fortove blandt de prækvalificerede virksomheder. Denne opgave blev derfor videreført i eget regi. For så vidt angår de to udliciterede plejecentre i 2015 tildeltes kontrakten til OK Fonden, der tidligere havde driftsoverenskomst med kommunen. Foruden de nævnte opgaver i Tabel 4, blev opgaverne varetaget af R98 konkurrenceudsat i forbindelse med udfasningen af selskabet i Èt privat firma bød på hovedopgaven (dagrenovation), hvorfor det valgtes at gennemføre en kontrolberegning. På den baggrund blev opgaven videreført i kommunalt regi fra og med november 2010, mens et par andre mindre opgaver blev udliciteret til private virksomheder. Den gældende Handlingsplan for Udbud omfatter konkurrenceudsættelse af kommunale opgaver, som er indeholdt i Tabel 5 nedenfor. Tabel 5: Igangsatte/planlagte udbud af kommunale opgaver (Handlingsplan for Udbud ) Nr. Opgave Forventet kontraktstart Estimeret effekt/år i mio. kr. 1 Daginstitution ,5 2 Frederiksberg Svømmehal ,0 Årlig estimeret effekt/i alt 1,5 Konkurrenceudsættelsen af en daginstitution er igangsat, og processen forventes at resultere i kontraktindgåelse i 3. kvartal

45 Som nævnt tidligere, blev det i forbindelse med vedtagelsen af B2015 besluttet, at en række kommunale opgaver skulle potentialeafklares med henblik på konkurrenceudsættelse. Det drejer sig om de fem første opgaver i Tabel 6 nedenfor: Tabel 6: Potentielle opgaver med henblik på konkurrenceudsættelse Handlingsplan for Udbud Genoptræningsydelser 0,5 1 FKRC* 0,3 0,6 0,6 Hjemmesygepleje 0,75 FGV Døgninstitution anbragte børn/unge Plejecenter - Frederiksbergnettet udbud af fibernet 0,125 0,5 0,5 0,5 Samlet 0,125 0,8 1,6 2,85 Nærmere om de potentialeafklarede opgaver fremgår af Bilag 2 til Handlingsplanen. Det bemærkes, at effekterne ikke er indarbejde i Handlingsplan for Udbud , og at en eventuel beslutning om igangsættelse af projekterne derfor vil medvirke til realisering af yderligere effekter, end dem der fremgår af Bilag 1. Foruden de fem potentialeafklarede projekter indgår projekterne vedr. Frederiksbergnettet samt ét yderligere plejecenter. Frederiksbergnettet omhandler kommunens fibernetværk, der har opkoblet kommunens ca. 280 institutioner til internettet. Drift og udbygning af fibernettet er omkostningstung og fordrer stor-skala drift, hvis det skal ske på en økonomisk fornuftig måde, hvilket kan tale for konkurrenceudsættelse af opgaven, således at private aktører med større viden og kapacitet kan stå for opgaveløsningen med en økonomisk effekt til kommunen til følge. Konkurrenceudsættelse af et yderligere plejecenter kan overvejes i løbet af den kommende periode. I den forbindelse skal der naturligvis trækkes på de erfaringer, som kommunen har indhøstet i forbindelse med konkurrenceudsættelsen af hhv. Dronning Anne-Marie Centret samt Kong Frederik d. IX s Hjem. Erfaringen fra den gennemførte konkurrenceudsættelse peger på, at effekten beror på, hvilket plejecenter der udbydes. Konkurrenceudsættelsen af et tredje plejecenteret kunne grundlæggende håndteres på to forskellige måder. Den ene omhandler konkurrenceudsættelse svarende til de to gennemførte på området, hvor kommunen konkurrenceudsætter driften af et eksisterende plejecenter. Den anden fremgangsmåde relateres til etablering af et nyt plejehjem (der skal bygges ca. 2021/2022) som et OPP-projekt, som det fx er sket i Kolding Kommune, hvor såvel etablering af plejecenteret og den efterfølgende drift blev konkurrenceudsat som et OPP-projekt. 8

46 Det bemærkes, at igangsætning af de enkelte projekter i Tabel 6 efter sædvanlig praksis forudsætter konkret stillingtagen i Magistraten. 4. Omfanget af konkurrenceudsættelse Omfanget af konkurrenceudsatte opgaver er gennem en årrække blev målt via det såkaldte IKU-tal (Indikator for Konkurrenceudsættelse). Tallet viser omfanget af opgaver, der faktisk løses i privat regi målt i forhold til det samlede potentiale. I 2014 blev kommunens IKU-tal opgjort til 26,6 % svarende til en reduktion ift. 2013, på 0,5 procentpoint. I Handlingsplanen for var forventningen, at dette tal ville være 27,6 %. Tallet for 2014 skal bl.a. ses i forhold til en række udefrakommende faktorer. Det drejer sig f.eks. om en stigende aktivitet i den kommunale hjemmepleje samt flere seniorjobbere, der aflønnes af kommunen. Et stigende træk på den kommunale hjemmepleje ift. den private, påvirker således det samlede IKU-tal i en negativ retning, da kommunen dermed indkøber mindre hos en privat leverandør. IKU-tallet påvirkes således af en række forhold, der ikke relaterer sig til graden af konkurrenceudsættelse og tegner derfor ikke et fuldstændigt korrekt billede af andelen af konkurrenceudsatte opgaver. Dette forhold er vigtigt at medtænke, når der fastsættes måltal for kommunens IKU-tal i de kommende år. Der forventes dog alt andet lige et højere IKU-tal for 2016 som følge af den gennemførte konkurrenceudsættelse af to plejecentre. De faktiske tal for 2016 foreligger medio Tabel 7: Indikator for Konkurrenceudsættelse (IKU) , Frederiksberg Kommunes måltal for 2016 samt det estimerede IKU-tal for (pct.) År Fr. Berg 28,2 27,3 27,0 27,1 26, * Landsgennemsnit 24,9 25,0 25,4 26,0 26,4 * Estimeret måltal for 2015 **Måltal fastsat i budgetforliget for 2014 *** Estimeret måltal for ,5 ** *** *** På baggrund af de planlagte og allerede igangsatte konkurrenceudsættelser estimeres IKU-tallet for 2016 at ligge mellem 28 % og 29 % - og tilsvarende i Disse estimater bygger på tal for de allerede planlagte og igangsatte konkurrenceudsættelser. I den forbindelse skal det anføres, at nævnte tal er udtryk for et estimat baseret på kendskab til bl.a. nuværende praksis for udregning af IKU, samt forventet konkurrenceudsættelsesmønster. Såfremt der i den mellemliggende periode sker ændringer i f.eks. udregningsmetode o.l., vil dette selvsagt indvirke på IKU-tallet. Det kan endvidere nævnes, at der for Københavns Kommune i perioden 2013 til 2014 kan registreres et fald i IKU-tallet på 1,1 procentpoint. 9

47 4.1 Ny indkøbspolitik Den nye Udbudslov og det stadigt stigende fokus på konkurrenceudsættelser giver i sig selv anledning til en revision af den nuværende indkøbspolitik. Der lægges derfor op til, at Magistraten primo 2016 forelægges en ny indkøbspolitik. Den nye indkøbspolitik vil bl.a. indeholde følgende emner: Central aftaleindgåelse og decentral aftaleanvendelse Indkøbspolitikken vil lægge op til fastholdelse af den nuværende organisering med fokus på central aftaleindgåelse og decentral anvendelse af de indgåede aftaler. Aftaleindgåelsen skal tage udgangspunkt i principperne om bedst og billigst, hvor det skal sikres at kommunen afløfter sin udbudsforpligtelse inden for de nye rammer, og fortsat kan opnå de stordriftsfordele, som er forbundet med central aftaleindgåelse. Nye muligheder for offentlig-privat samarbejde Her vil bl.a. blive fokuseret på en gennemgang af de nye elementer i Udbudsloven, der bl.a. giver større mulighed for samarbejde mellem det offentlige og den private sektor. Indkøbssamarbejde Frederiksberg Kommune vil fortsat prioritere samarbejde omkring udbud. Det drejer sig bl.a. om udbud gennemført via det kommunale indkøbsfællesskab SPAR5 (Gentofte, Rudersdal, Lyngby- Taarbæk, Gladsaxe samt Frederiksberg Kommune) samt via tilslutning til forpligtende indkøbsaftaler fra Statens og Kommunernes Indkøbsservice (SKI). Bilag 3 til Handlingsplanen beskriver yderligere dette område. CSR & Miljø Frederiksberg Kommune er gennem sin deltagelse i hhv. DIEH (Dansk Initiativ for Etisk handel), samt POGI (Partnerskab for Offentlige Grønne Indkøb) med til at sætte fokus på sikring af miljørigtige indkøb, og er herigennem med til at sætte dagsordenen på dette område. Den nye Udbudslov forventes bl.a. at give øgede muligheder for at stille krav om bestemte miljømærker mv., hvilket vil gøre implementering af miljøkrav i udbud nemmere. Derudover vil der fortsat blive fokuseret på arbejdet med anvendelse af Corporate Social Responsibility (CSR), herunder anvendelsen af arbejdsklausuler, sociale klausuler og etisk handel. Det vil bl.a. ske med inspiration fra kommunens dialog med Dansk Byggeri, LO Hovedstadsen samt medlemskabet af Dansk Initiativ for Etisk Handel (DIEH). Compliance Indkøbspolitikken vil endvidere sætte fokus på principperne om compliance og øget aftaleanvendelse, herunder formalisere de understøttende tiltag, som stilles til rådighed for det decentrale niveau med henblik på sikring af øget aftaleanvendelse i Frederiksberg Kommune. 10

48 Kontraktstyring Endelig vil Indkøbspolitikken lægge op til en endnu mere konsekvent og formaliseret kontraktstyring med henblik på at sikre, at de leverede varer og tjenesteydelser opfylder rækken af krav i den enkelte kontrakt. 11

49

50

51 Handlingsplan for Udbud Samarbejde med SKI om udbud Bilag 3

52 Eksternt samarbejde om udbud I det praktiske arbejde med udbud indgås kontrakterne for de enkelte opgaver på baggrund af: A. Kommunens egne udbud (langt hovedparten), B. Deltagelse i udbud sammen med Indkøbsfællesskabet SPAR5 (Gentofte, Rudersdal, Lyngby- Taarbæk, Gladsaxe og Frederiksberg kommuner) C. Tilslutning til Statens og Kommunernes Indkøbsservice (SKI s) forpligtende indkøbsaftaler indgået for flere kommuner i henhold til Regeringens aftale med KL. SKI har i perioden gennemført de første tre bølger af de forpligtende aftaler. Der er indtil nu samlet indgået 13 forpligtende aftaler, hvor Frederiksberg Kommune har tilsluttet sig til ca. halvdelen af disse. Nedenstående tabel illustrerer de aftaler som kommunen har tilsluttet sig, samt de aftaler, hvor kommunen har valgt at stå udenfor. Tabel: Kommunens deltagelse i SKI s forpligtende aftaler Tilsluttede aftaler Aftalenavn Antal tilsluttede kommuner Bølge Forbrugsartikler 53 Bølge 1 Computere 60 Bølge 1 Servere 65 Bølge 2 Av-udstyr 85 Bølge 2 Tablets 86 Bølge 3 Computere 42 Bølge 3 Ikke-tilsluttede aftaler Årsag til fravalg af tilslutning Kopi og Print 63 Bølge 1 Egen aftale med bedre priser Kontormøbler 66 Bølge 1 Egen aftale, jf. krav i designmanual Vejsalt 39 Bølge 2 Vurderet uegnet til behovene Kontorvarer 61 Bølge 2 Egen aftale gennem SPAR5* Telefoni & data 65 Bølge 3 SKIs frivillige aftale foretrukket Kopi & Print 77 Bølge 3 Egen aftale forefindes Elevatorservice 24 Bølge 3 Egen aftale foretrukket, bl.a. pga. bygningsmassens beskaffenhed *SPAR5 er et indkøbssamarbejde, hvori Frederiksberg Kommune deltager sammen med Gentofte Kommune, Gladsaxe Kommune, Lyngby-Taarbæk Kommune samt Rudersdal Kommune.

53 Fortsat konkurrenceudsættelse Potentialeafklaring af syv kommunale opgaveløsninger Bilag 2

54 Fortsat konkurrenceudsættelse - potentialeafklaring af syv kommunale opgaveløsninger Frederiksberg Kommune har i en lang årrække arbejdet med konkurrenceudsættelse af egne opgaver og indsatsen er blevet intensiveret i de seneste par år. Følgende illustrerer de gennemførte konkurrenceudsættelser i perioden : Administrative opgaver År Kommunens Lønadministration 2002 Administration af kommunens boligudlejningsejendomme 2011 Kommunens IT driftsafdeling 2013 Velfærds- og serviceydelser Rengøring på daginstitutioner, SFO er, skoler, biblioteker samt Frb. Svømmehal (i alt ca. 65 inst.) 2005 Dronning Anne-Marie Centret 2015 Kong Frederik d. IX s Hjem 2015 Hjemmepleje 2015 Tekniske opgaver Afrensning af graffiti/bygninger/byinventar 2011 Ren- og vedligeholdelsesopgaver vedrørende grønne områder, Frederiksberg ældre Kirkegård samt veje, 2013 cykelstier og fortove (25 pct. af FGV s opgaver på områderne) Sæsonopgaver/FGV 2015 I forbindelse med budgetdrøftelserne for 2015 indgik en potentialeafklaring af 15 kommunale opgavers egnethed for så vidt angår konkurrenceudsættelse og med Budgetforliget for 2015 besluttedes følgende vedrørende konkurrenceudsættelse: 2