Tilbudsindhentning for badevandsanalyser i Rebild Kommune

Transkript

1 Tilbudsindhentning for badevandsanalyser i Rebild Kommune Rebild Kommune ønsker tilbud på badevandsanalyser. Opgaven omfatter udtagning og analyse af badevandsprøver i Rebild Kommune. 1

2 Indholdsfortegnelse: 1. Ordregivende myndighed Tilbudsindhentning Opgavens omfang generelt Tilbudsbetingelser Spørgsmål til materialet Tilbudsfrist Behandling af de indkomne tilbud Tilbudsevaluering Kravspecifikation Parametre Krav til kommunikation og levering af analyseresultater Supplerende prøver Erstatningsprøver Algeopblomstring Forbehold Prøvetagningssteder Hornum Sø Madum Sø Store Økssø Kontrakt vedrørende analyse af badevand Parterne Kontraktgrundlag Kontraktens omfang Kontraktperiode Priser Prisregulering Kontaktpersoner Betaling Misligholdelse Erstatningsansvar og ansvarsforsikring Tvist Kontraktændringer Underskrifter...14 Bilag 1 Tilbudsliste...15 Bilag 2 Tro og Love-erklæring

3 1. Ordregivende myndighed Rebild Kommune Hobrovej Støvring 1.1. Tilbudsindhentning Annonceringen offentliggøres på Rebild Kommunes hjemmeside og for at sikre at potentielle tilbudsgivere kan afgive tilbud. Det understreges, at der er tale om en tilbudsindhentning, og IKKE et udbud Opgavens omfang generelt Tilbudsindhentningen vedrører udtagning og analyse af badevandprøver i Rebild Kommune. Vedrørende analysemetode og andre tekniske forhold henvises til kravspecifikationen i afsnit 2. Tilbuddet skal adressere priser på ydelser angivet i bilag 1. Rebild Kommune har i 2012 fået foretaget udtagning og analyse af 6 planlagte badevandsanalyser fra hver af vores 3 badesøer (3 badevandsstationer i alt), dvs. 18 planlagte badevandsanalyser. Der forventes det samme antal planlagte badevandsanalyser årligt i kontraktperioden. Der er ingen Blå Flag stationer i Rebild Kommune, og ingen er pt. planlagt. Badevandskvaliteten i 2012 var for alle 3 badevandsstationer UDMÆRKET. Badesæsonen er jf. Badevandsbekendtgørelsen (Bekendtgørelse om badevand og badeområder - BEK nr 939 af 18/09/2012) fra 1. juni til 1. september. Den første af de 6 planlagte badevandsprøver udtages og analyseres i ugen inden badesæsonen starter. Lokalisering af badevandsstationerne Den geografiske placering af de 3 badevandsstationer fremgår af afsnit 3. Prøveudtagningen skal foretages på de prøvetagningssteder, som er beskrevet i afsnit 3. Kontrakten løber fra 15. marts 2013 til 14. januar 2017 med mulighed for forlængelse i 2 gange 12 måneder Tilbudsbetingelser Tilbud samt kommunikation i tilbuds- og kontraktperioden skal være på dansk. Tilbuddet skal opfylde kravene i nærværende materiale. Tilbudsmaterialet skal fremsendes i 1 skriftligt eksemplar til Center Natur og Miljø Rebild Kommune Hobrovej Støvring Att.: Thorbjørn Bach Hansen 3

4 Det er vigtigt, at tilbudsgiver i tilbudsmaterialet forholder sig til alle punkter i nærværende materiale, da vurderingen af tilbuddene vil blive foretaget på grundlag af dette. Bilag 1 tilbudsliste skal benyttes i forbindelse med tilbudsafgivningen. Alle forhold i nærværende materiale skal være indregnet i tilbuddet. Der kan ikke tages forbehold over for kontraktens bestemmelser, ligesom der ikke kan tages forbehold overfor mindstekrav. Så længe tilbudsgiver svarer fyldestgørende på det efterspurgte i tilbudslisten, skal det stå frit for at indlevere andre tilbud samtidigt, hvis tilbudsgiver mener andre ydelser kan dække behovet for udtagning og analyse af badevandsprøver. Disse vil dog ikke blive vægtet i vurderingen af det givne tilbud. Alle tilbudsgivers omkostninger forbundet med forsikring, finansiering, økonomi/kontorhold, IT, personale mv. er Rebild Kommune uvedkommende. Rebild Kommune accepterer ikke ansvarsfraskrivelser og/eller begrænsninger. Sådanne vil blive betragtet som forbehold, der indebærer, at Rebild Kommune vil se bort fra tilbuddet. Alle former for gebyr og afgifter, samt udgifter til kørsel, skal være indregnet i tilbudsprisen. Tilbudsgiveren skal samtidig med afgivelsen af sit tilbud vedlægge en underskrevet erklæring på tro og love om, hvorvidt tilbudsgiveren har gæld til det offentlige, der overstiger kr. Bilag 2 er en skabelon for en tro og love erklæring, og den skal anvendes i denne sammenhæng Spørgsmål til materialet Tilbudsgiver opfordres til at søge alle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til materialet. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende annonceringen skal stilles skriftligt og rettes til Thorbjørn Bach Hansen, pr. tbbh@rebild.dk med emnet Spørgsmål - Annoncering af badevandsanalyse - senest den 25. februar 2013 kl Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Supplerende oplysninger, herunder spørgsmål og svar, vil løbende, i anonymiseret form, være at finde på ordregivers hjemmeside på adressen samt på Tilbudsfrist Ved indsendelse af et skriftlig tilbud per brev, så skal tilbuddet være tydeligt mærket: Tilbud - Badevandsanalyser og Må kun åbnes af Center Natur og Miljø. Tilbuddet skal være Rebild Kommune i hænde senest tirsdag den 5. marts 2013 kl på følgende adresse: Center Natur og Miljø Rebild Kommune Hobrovej Støvring Att.: Thorbjørn Bach Hansen Tilbuddet skal afleveres i minimum kuvertstørrelse A4. Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet kommer rettidigt frem. 4

5 1.5. Behandling af de indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. Når afgørelse foreligger, vil alle tilbudsgivere blive skriftligt underrettet om tildelingsbeslutningen Tilbudsevaluering Der vil i umiddelbar forlængelse af tilbudsfristen blive foretage en vurdering af tilbuddene. Såfremt mindstekravene ikke er opfyldt eller de ønskede priser ikke er oplyst, anses tilbuddet for ikkekonditionsmæssigt og vil ikke indgå i den videre evaluering. Kontrakten vil blive tildelt den tilbudsgiver der afgiver tilbuddet med den laveste pris. Rebild Kommune forbeholder sig ret til at forhandle med den lavest bydende tilbudsgiver om tilpasning af denne tilbudsgivers tilbud. 5

6 2. Kravspecifikation Kravene omfatter følgende grundopgaver, som uddybes i de efterfølgende afsnit: Aftale kontrolprogram for badevandsstationer med Rebild Kommune inden d. 15. marts for et givent år (for år 2013 skal dette blot gøres før 1.april). Udtage prøver efter kontrolprogram (senest 4 dage efter den aftalte dato) Foretage in situ fysiske og kemiske målinger samt subjektive vurderinger på prøvetagningsdag. Udføre alm. badevandsanalyser på vandprøver, således resultater er tilgængelige indenfor 3 døgn fra prøvetagningstidspunktet. Afrapportering skal ske i pdf-format. Der skal sendes en mail til raadhus@rebild.dk og tbbh@rebild.dk når analyseresultat foreligger. Samt ekstraordinære opgaver: Tage vejledende og evt. udvidede prøver af alger ved opblomstring Tage supplerende prøver og erstatningsprøver Parametre Nedenstående er oplistet de parametre som skal indgå pr. udtagning og analyse. Dette forstås som en alm. badevandsanalyse. Udtagning og analyse af vandprøver Parametre 1 Måleenhed Min. for Detection Limit 2 Analysemetode Skydække Visuel Observation * * Nedbør Visuel Observation * * Vindretning Kompas-retning * * Vindstyrke m/s * * Strømretning Kompas-retning * * Antal badende Antal * * ph ph 0,05 * Vandtemperatur ºC 0,1 * Sigtedybde indtil 1 m Meter 0,1 * Intestinale enterokokker Antal CFU/100 DS/EN ISO 10 CFU/100 ml ml Escherichia coli Antal CFU/100 DS/EN ISO 10 CFU/100 ml ml Parametrene skal indrapporteres således, at de uden omregning eller omskrivning kan indføres i Mermaid-programmet (udviklet af DHI). 2 Der må gerne foretages mere præcise målinger, men det er ikke påkrævet. 6

7 Krav til kommunikation og levering af analyseresultater Leverandøren skal påtage sig en vejledningspligt for telefonisk eller mailbaseret henvendelse vedrørende for eksempel indgreb i forbindelse med overskridelser se afsnit og Leveringstiden på planlagte alm. badevandsanalyser må maks. være 3 dage fra prøve udtages til rapport herover er fremsendt pr. til raadhus@rebild.dk og tbbh@rebild.dk. Samtlige dokumenter være i pdf-format. Rapporterne kan være vedhæftet mail eller der kan fremsendes en mail med et link til rapporterne på en server. Hvis der sendes et link, så skal rapporterne kunne hentes i mindst 1 år fra serveren. Telefonisk henvendelse om evt. uregelmæssigheder skal ske til den badevandsansvarlige (tlf ) eller Center Natur og Miljø sekretæren (tlf ). Rebild Kommune udarbejder i samarbejde med leverandøren hvert år forud for badesæsonen, dog inden den 15. marts, et kontrolprogram for prøveudtagning (år 2013 undtaget hér blot før 1. april). Denne fremsendes til Leverandøren, og skal følges. Eventuelle ændringer skal aftales med Center Natur og Miljø Supplerende prøver (jf. Badevandsbekendtgørelsen bilag 4 - afsnittet kan ændres ved ændring i lovgivningen) Hvis der inden eller sideløbende med endelig afrapportering for en planlagt badevandsanalyse kan konstateres eller vurderes en høj tilstedeværelse af indikator bakterierne E. coli (over 500 CFU/100 ml) eller intestinale enterokokker (over 200 CFU/100 ml), så skal Rebild Kommune kontaktes og informeres herom, så evt. varsling af badeforbud iværksættes hurtigst muligt. Den hurtige kontakt til Rebild Kommune tjener også til formål at muliggøre beslutningstagning om, og arrangering af, en (1 stk) supplerende prøve (kun for den pågældende indikator bakterie) indenfor 72 timer af første prøvetagning. Dette er årsagen til valget af analysemetoder, således tidlig analyse af indikatorbakterierne er muligt. Er det ikke muligt at kontakte Rebild Kommune, således der kan aftales/arrangeres en supplerende prøve indenfor de 72 timer fra den oprindelige prøve, så skal der IKKE foretages en supplerende prøve Erstatningsprøver (jf. Badevandsbekendtgørelsen bilag 4 - afsnittet kan ændres ved ændring i lovgivningen) På baggrund af en supplerende prøve, vurderes det af Rebild Kommune om, der skal foretages en komplet erstatningsprøve for den oprindelige planlagte badevandsprøve. En erstatningsprøve skal foretages 7 dage efter den supplerende prøve blev udtaget. Der kun må foretages 1 erstatningsprøve per badevandsstation per badesæson Algeopblomstring Hvis der ved prøvetagning til alm. badevandsanalyse vurderes opblomstring af alger/cyanobakterier, så skal Rebild Kommune kontaktes hurtigst muligt telefonisk (tlf / ), således der kan aftales om analyse for alger skal foretages. 7

8 Der skal hverken forgå vejledende eller udvidet algeprøve medmindre der er en forudgående aftale (evt. telefonisk) omkring dette med Rebild Kommune Forbehold Rebild Kommune ønsker kun tilbud på udtagning og analyse af prøver fra badesø-lokaliteter (ferskvand), fra laboratorier som er akkrediterede hertil, jf. den til enhver tid gældende bekendtgørelse om kvalitetskrav til miljømålinger. Som udgangspunkt tages der 6 planlagte badevandsprøver ved hver af de 3 badevandsstationer henover badesæson, men antallet kan ændres. Dokumentation for akkreditering skal vedlægges tilbuddet. Badevandsprøverne skal tages i overensstemmelse med Badevandsbekendtgørelsen. Prøvetagningen skal foregå ved de angivne prøvetagningssteder, hvor vanddybden skal være 1 m. Prøvetagningen må ikke foregå i selve vandkanten, da der kan være opstuvning af alger/bakterier, hvilket kan give forkerte værdier. Leverandøren skal være indstillet på at foretage omprøver indenfor 4 arbejdsdage fra den oprindelige prøvetagningsdag ved laboratoriefejl. I tilfælde af omprøve grundet laboratoriefejl, skal tilbudsgiveren selv betale omkostninger forbundet hermed. Rebild Kommune gør opmærksom på, at hvor der henvises til love/bekendtgørelser eller lign. er det underforstået at det er den til enhver tid gældende lovgivning, der skal overholdes. Leverandøren er forpligtet til at holde sig ajourført med samtlige ændringer der udstedes på området. 8

9 3. Prøvetagningssteder Der er offentlig adgang til søerne ved prøvetagningsstederne, så der kræves ikke særlig tilladelse til prøvetagning Hornum Sø Den nærmeste bolig er Hornum Søvej 19, 9530 Støvring. Fortsæt ad Hornum Søvej forbi nr. 19, drej til venstre ved T-kryds på grusvej. Drej kort derefter til højre ind på P-plads. Koordinater for prøvetagningssted: ETRS89/EUREF89 = ( ; ) GPS = ( ; ) 9

10 3.2. Madum Sø Den nærmeste bolig er Madum Søvej 52, 9520 Skørping. 100 m syd for boligen findes P-plads. Koordinater for prøvetagningssted: ETRS89/EUREF89 = ( ; ) GPS = ( ; ) 10

11 3.3. Store Økssø Den nærmeste adresse er Møldrupvej 34, 9520 Skørping. Der er asfalteret P-plads. Der fører en sti under jernbanen. Koordinater for prøvetagningssted: ETRS89/EUREF89 = ( ; GPS = ( ; ) 11

12 4. Kontrakt vedrørende analyse af badevand Kontrakten skal IKKE udfyldes af tilbudsgiver 4.1. Parterne Nærværende kontrakt er indgået mellem: Center Natur og Miljø Rebild Kommune Hobrovej Støvring EAN CVR Og [Leverandørens navn] [Adresse] [Postnr.] [By] [CVR Nr.] 4.2. Kontraktgrundlag Nærværende kontrakt er indgået efter afholdt tilbudsindhentning. Kontrakten beskriver Rebild Kommunes og leverandørens forpligtelser og rettigheder. Kontraktgrundlaget består i prioriteret rækkefølge af: 1 Kontrakt mellem leverandør og Rebild Kommune 2 Tilbudsmateriale med bilag fra Rebild Kommune af [dato - xx.xx.xxxx]. 3 Leverandørs tilbud af [dato - xx.xx.xxxx]. Leverandøren forpligter sig ved nærværende kontrakt til at levere de i kontrakten nævnte ydelser på de beskrevne vilkår og til de anførte priser Kontraktens omfang Der er tale om en aftale vedrørende udtagnings og analyse af vandprøver. Der er aftalt priser på de forskellige typer udtagninger og analyser. Leverancens omfang estimeres på baggrund af tidligere års praksis. Ændringer heri kan forekomme. Der må ikke foretages udtagninger, analyser eller andet som ikke er aftalt med Center Natur og Miljø hos Rebild Kommune Kontraktperiode Kontrakten er gældende fra den 15.marts 2013 til den 14. januar 2017, dog med mulighed for forlængelse i 2 gange 12 måneder Priser Priserne fremgår af leverandørens tilbud af [dato - xx.xx.xxxx]. Priserne er angivet ekskl. moms. 12

13 4.6. Prisregulering Priserne kan reguleres 1 gang årligt i februar efter følgende producentprisindeks samt branche: PRIS15: Producentprisindeks for tjenester (2006=100) efter branche 71 Arkitekt- og ingeniørvirksomhed, teknisk afprøvning og analyse Indekset kan findes på Kontaktpersoner Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til kontrakten. For Rebild Kommune er kontaktpersonen: Thorbjørn Bach Hansen (badevandsansvarlig) Tlf (ring evt ) tbbh@rebild.dk 4.8. Betaling Rebild Kommunes betalingsbetingelser er 30 dage netto. Fakturaen sendes til Rebild Kommune en gang månedligt og opsamler fakturering af prøver og analyser foretaget indenfor seneste måned. Opkrævningen skal suppleres med en mail til Center Natur og Miljø som sendes til cnm@rebild.dk. Fakturering skal foregå elektronisk Misligholdelse Som misligholdelse betragtes enhver tilsidesættelse af leverandørens forpligtelser. Foreligger der misligholdelse, skal leverandøren uden ugrundet ophold meddele Rebild Kommune dette samt underrette Rebild Kommune om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen og for at undgå tilsvarende misligholdelser i fremtiden. Dersom leverandøren gentagne gange gør sig skyldig i misligholdelse, jf. ovenstående, betragtes dette som væsentlig misligholdelse. Det vil anses som en væsentlig misligholdelse såfremt danske standarder med hensyn til arbejdets udførelse ikke overholdes. Væsentlig misligholdelse berettiger til ophævelse af kontrakten uden varsel. Leverandøren er endvidere ansvarlig efter dansk rets almindelige regler om misligholdelse Erstatningsansvar og ansvarsforsikring Leverandøren er ansvarlig efter dansk rets almindelige erstatningsregler for enhver person- og tingskade, herunder også erhvervs- og produktansvar samt hændelige skader, som måtte opstå i 13

14 forbindelse med de af kontrakten omfattede produkter og ydelser. Dog er leverandørens ansvar begrænset til DKK 5 mio for hvert kalenderår denne kontrakt er gældende. Leverandøren er forpligtet til i hele kontraktens løbetid at opretholde ansvarsforsikring, der dækker leverandørens ansvar ved udførelse af ydelser efter denne kontrakt Tvist Eventuelle tvister der ikke kan afgøres i mindelighed, afgøres ved kommunens værneting og efter dansk ret Kontraktændringer Nærværende kontrakt, herunder bilag til kontrakten, kan kun ændres ved skriftlig aftale mellem Rebild Kommune og leverandør. Indførte ændringer, der ikke må forrykke kontraktgrundlaget væsentligt, skal fremgå af ændringsmeddelelser, underskrevet af begge parter. Kontrakten kan som udgangspunkt ikke opsiges i kontraktperioden. Kontrakten ophører uden opsigelse, ved kontraktperiodens udløb, med mindre den forlænges af Rebild Kommune. De første 6 måneder fra den er en prøveperiode, hvor Rebild Kommune kan opsige kontrakten med 1 måneds varsel. Rebild Kommune er derudover berettiget til at opsige kontrakten med 3 måneders varsel, hvis kontrakten af Klagenævnet for Udbud erklæres for uden virkning eller, hvis Klagenævnet for Udbud annullerer det udbud, der er grundlaget for denne kontrakt Underskrifter Nærværende kontrakt underskrives i to eksemplarer, hvoraf hver part modtager et eksemplar. Dato: Dato: For leverandøren For Rebild Kommune 14

15 Bilag 1 Tilbudsliste Priserne afgives i understående skema. Der er angivet med rødt hvor mange % den tilbudte pris udgør i vurderingen af tilbuddet. Hvis tilbudsgiver ikke kan tilbyde ydelserne under Ekstra tilbud, så anvendes den højeste pris blandt de øvrige tilbudsgivere som grundlag for vurderingen. Basistilbud Følgende skal der opgives priser for: Pris ekskl. moms - Udførelse af alm. badevandsanalyser jf. kontrolprogram m. i alt 18 prøver fordelt på de 3 badevandsstationer over 6 prøvetagninger. (samlet pris) Vægtes med 60% - Supplerende prøve (pris opgives for de 3 mulige scenarier): 1. prøvetagning + DS/EN ISO (kun 1 parameter) 2. prøvetagning + DS/EN ISO (kun 1 parameter) 3. prøvetagning + DS/EN ISO DS/EN ISO (kun 2 parametre) Vægtes med 3% hver - Komplet erstatningsprøve (samme parametre som for alm. planlagt badevandsanalyse med prøvetagning) Vægtes med 8% - Ekstra alm. badevandsanalyser hvis aktuelt: bestilles inden d. 15. marts i forbindelse med udarbejdelse af kontrolprogram. (Opgives for 1 ekstra badevandsanalyse for 1 sø samt for 1 ekstra badevandsanalyse for alle 3 søer) Vægtes med 8% - Vejledende algeprøve (tilstedeværelse af giftige alger samt grov vurdering af opblomstring) Vægtes med 12% 15

16 Ekstra tilbud Følgende ønskes der opgivet priser for, såfremt tilbudsgiver kan tilbyde ydelserne: - Udvidet algeprøve (koncentration af alger) Vægtes med 1% - Kildesporing af fækale bakterier Vægtes med 1% - Udførelse af alm. badevandsanalyser jf. kontrolprogram hvis 1 af badevandsstationerne opnår Blå Flag status og de resterende 2 badesøer fortsætter med 6 prøvetagninger per år. (samlet pris) Vægtes med 1% 16

17 Bilag 2 Tro og Love-erklæring Erklæringen er fra 17

18 Tro og love-erklæring Stamdata Nærværende erklæring afgives på vegne af følgende virksomhed: CVR-nummer: Stempel: Erklæringen afgives af nedenstående person, som med sin underskrift 1. bekræfter at være bemyndiget til at afgive erklæringen 2. bekræfter på tro og love korrektheden af oplysningerne i erklæringen 3. giver samtykke til, at ordregiver må kontrollere oplysningerne i erklæringen hos de relevante myndigheder Navn: Titel: Dato: Underskrift: Oplysning om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige 1 Det erklæres hermed, at virksomhedens ubetalte, forfaldne gæld til det offentlige på tilbudstidspunktet udgør kr.: Supplerende oplysninger ved gæld over kr. Der er stillet sikkerhed for betaling af den del af gælden, der overstiger kr. Dokumentation herfor er vedlagt erklæringen, som bilag nr.. Ja Nej Der er den (dato) indgået aftale med inddrivelsesmyndigheden om en afviklingsordning og denne ordning er overholdt på tilbudstidspunktet. Dokumentation herfor er vedlagt erklæringen, som bilag nr.. Ja Nej Ved gæld til det offentlige forstås: skatter afgifter bidrag til sociale sikringsordninger Ved det offentlige forstås offentlige myndigheder i Danmark i det land, hvor virksomheden er etableret 1: jfr. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 bekendtgørelse af lov om begrænsning af skyldners deltagelse i udbudsforretninger