Rapport om det kommunale visitationstilsyn en undersøgelse af 43 kommuners sagsbehandlingsskridt forbindelse med kontaktsamtaler

Transkript

1 - en undersøgelse af 43 kommuners sagsbehandlingsskridt forbindelse med kontaktsamtaler Arbejdsdirektoratet December 2007

2 Forord Som led i udmøntningen af den politiske aftale Flere i Arbejde, blev det i juli 2004 besluttet, at direktoratet skulle føre tilsyn med, om kommunerne holder kontaktsamtalerne rettidigt og om kommunerne følger de relevante sagsbehandlingsskridt ved denne samtale. Baggrunden for at indføre et visitationstilsyn var, at kommunernes visitationspraksis var meget forskellig. Med tilsynet ønskede man at sikre en professionel sagsbehandling af høj kvalitet og en ensartet praksis ved kontaktsamtalerne. Nu foreligger det første samlede resultat for Arbejdsdirektoratets visitationstilsyn i 43 af de 271 kommuner, der eksisterede før kommunalreformen trådte i kraft den 1. januar Direktoratet har ført tilsyn med visitationen i 43 kommuner. Det er undersøgt, om kommunerne foretager de sagsbehandlingsskridt, de har pligt til ved kontaktsamtaler med modtagere af kontanthjælp, starthjælp eller personer, der er i tilbud efter lov om en aktiv beskæftigelsesindsats Kvaliteten af de 43 kommuners administration svinger meget. Nogle kommuner har ingen fejl, andre kommuner har fejl i mere end to tredjedele af deres sager. Generelt finder direktoratet ikke resultatet tilfredsstillende. Der er et stort potentiale for forbedringer i de fleste af de undersøgte kommuner. Kommunerne kan forbedre deres resultater væsentligt ved relativt enkle ændringer. Hvis kommunerne f.eks. holder kontaktsamtalerne til tiden, vil den største fejlkilde være stoppet. Og det er vigtigt, at kommunerne forbedrer deres visitation. Kontaktsamtaler indgår som en obligatorisk del af kommunens kontakt med den ledige. Hver gang en kontaktsamtale er blevet holdt for sent, er der en ledig, som har måttet vente på den samtale, som gerne skulle være et væsentligt skridt på vejen til ordinær beskæftigelse. Direktoratet håber, at kommunerne forbedrer deres resultater fremover. Over en toårs periode i 2007 og 2008 har direktoratet planlagt at føre visitationstilsyn med alle landets kommuner. Det gælder både de nye kommuner, og de kommuner, som er uændrede efter kommunalreformen. Jesper Hartvig Pedersen i

3 Indholdsfortegnelse KAPITEL 1 INDLEDNING FORMÅL RAPPORTENS OPBYGNING... 1 KAPITEL 2 RAPPORTENS HOVEDKONKLUSIONER OG ANBEFALINGER SAMMENFATNING AF RESULTATERNE ANBEFALINGER... 2 KAPITEL 3 KVALITETEN I KOMMUNERNE Konklusion... 4 KAPITEL 4 BENCHMARKING AF KOMMUNERNE I RÅDIGHEDSTILSYNET SAMMENLIGNING PÅ ANTALLET AF FEJL BENCHMARKING AF FEJL I FORHOLD TIL ANTAL INDBYGGERE OG LEDIGHEDSPROCENT I KOMMUNERNE DE BEDSTE OG DE DÅRLIGSTE KOMMUNER KONKLUSION... 8 KAPITEL 5 METODE AFGRÆNSNING Hvilke personer Hvilke sager Hvilke kommuner HVORDAN ER TILSYNET GENNEMFØRT Hvordan trækkes sagerne HVAD ER EN FEJL Direktoratets vurdering af kommunernes fejl HVILKE KONSEKVENSER FÅR EN FEJL Konsekvens for kontanthjælpsmodtagerne Konsekvens for kommunerne BILAG 1. ORDLISTE BILAG 2. RESULTATET I SAGER FRA VISITATIONSTILSYNET BILAG 3. FORDELING AF FEJL BILAG 4. SAMMENLIGNING AF KOMMUNERNE I FORHOLD TIL INDBYGGERTAL OG LEDIGHEDSPROCENT BILAG 5. ARBEJDSDIREKTORATETS AFRAPPORTERING TIL KOMMUNERNE Tabeller Tabel 1. Fejlprocent i visitationstilsynet Tabel 2. Hvilke fejl har kommunerne lavet i visitationstilsynet... 4 Tabel 3. Fejlprocenten i de enkelte kommuner... 5 ii

4 Kapitel 1 Indledning 1.1 Formål Arbejdsdirektoratet fik 1. januar 2005 hjemmel til at føre tilsyn med, om kommunerne foretager de sagsbehandlingsskridt, som de skal ved samtaler i det individuelle kontaktforløb - kontaktsamtaler 1. Tilsynet er rettet mod den proces visitationen - der foregår i kommunerne ved kontaktsamtalerne. Direktoratet undersøger f.eks., om kommunerne har afholdt samtalen til tiden, og om kommunerne har taget stilling til, hvilken matchgruppe kontant- og starthjælpsmodtagere skal indplaceres i. Derimod tager direktoratet ikke stilling til, om det er den korrekte matchgruppe, en borger er indplaceret i. Visitationstilsynet blev indført, fordi kommunernes visitationspraksis var meget forskellig 2. Forskellene i andelen af kontant- og starthjælpsmodtagere, der blev tilmeldt AF 3, svingede i et omfang, der ikke alene kunne forklares med forskelle i kommunernes befolkningssammensætning. Formålet med tilsynet er at sikre, at sagsbehandlingen i det individuelle kontaktforløb i kommunerne er professionel og har en høj kvalitet, og at kommunerne har en ensartet fremgangsmåde ved gennemførslen af kontaktsamtaler med den enkelte ledige, så den enkelte borgers rettigheder sikres. Efter en pilotfase i 2005 gik direktoratet i ordinær drift med visitationstilsynet den 1. januar Denne rapport er en samlet afrapportering af visitationstilsynet i 43 af de daværende 271 kommuner, der eksisterede indtil 1. januar Direktoratet har sammenlignet eller benchmarket kommunerne med hinanden. På den måde håber direktoratet at give de kommuner, der har et potentiale for forbedring en tilskyndelse til at undersøge årsagerne til deres fejl og forbedre deres administration fremover. 1.2 Rapportens opbygning I kapitel 2 beskriver direktoratet rapportens hovedkonklusioner og anbefalinger. I kapitel 3 beskrives resultaterne fra tilsynet. I kapitel 4 sammenligner direktoratet kommunerne med hinanden. I kapitel 5 beskrives metoden for tilsynet. 1 En kontaktsamtale er en samtale mellem kommunen og en borger i det individuelle kontaktforløb. Kommunerne skal foretage visse bestemte sagsbehandlingsskridt ved de individuelle kontaktsamtaler. De sagsbehandlingsskridt, kommunerne skal foretage er at holde kontaktsamtalen rettidigt, at bruge dialogguiden, og at angive manglende macthårsag. Kommunerne skal også bruge jobbarometeret og forsørgelseshistorikken (se ordlisten), hvis det er den første samtale i det individuelle kontaktforløb. 2 Se bemærkningerne til lov nr. 423 af 9. juni Nu: registreret som arbejdssøgende hos staten i jobcentrene. 1

5 Kapitel 2 Rapportens hovedkonklusioner og anbefalinger Arbejdsdirektoratet har undersøgt 43 kommuners visitationspraksis. Direktoratet har undersøgt sager, hvor der har været en kontaktsamtale mellem en kommune og en person på kontanthjælp, starthjælp, eller en person, der har været i tilbud efter lov om en aktiv beskæftigelsesindsats. Direktoratet har set på, om kommunerne overholder de sagsbehandlingsskridt 4, de er forpligtet til ved kontaktsamtaler. Samtidig har direktoratet undersøgt, om kontaktsamtalerne er holdt rettidigt 5. Alle kontaktsamtalerne har været holdt i perioden fra 1. september 2005 til 30. september Sammenfatning af resultaterne Benchmarkingen af kommunerne viser at 34 ud af 43 kommuner har en fejlprocent i visitationstilsynet, der er utilfredsstillende. Tre kommuner har en mindre tilfredsstillende praksis. Kun 6 kommuner, Skagen, Skive, Brande, Randers, Gudme og Ulfborg-Vemb, har en fejlprocent, der er tilfredsstillende. Den gennemsnitlige fejlprocent i tilsynet er 33, og kommunerne har i alt mistet et beløb på kr. i refusion 6. Sammenligningen af kommunerne viser også, at der ikke umiddelbart er nogen sammenhæng mellem andelen af fejl og kommunernes størrelse eller ledighedsprocent. 2.2 Anbefalinger På baggrund af tilsynet kan direktoratet konstatere, at kommunerne i mange tilfælde over en femtedel af de sager, direktoratet har undersøgt ikke holder kontaktsamtalerne til tiden. Samtidig var der fejl i ca. en tredjedel af alle sagerne. Dette er utilfredsstillende. Direktoratet anbefaler derfor, at kommunerne fremover har fokus på at udføre de sagsbehandlingsskridt, som kommunerne efter reglerne har pligt til. Kommunerne bør især have fokus på at holde kontaktsamtalerne til tiden. 4 De dagældende sagsbehandlingsskridt er beskrevet i Arbejdsmarkedsstyrelsens bekendtgørelse nr af 16. november 2004 om visitation og det individuelle kontaktforløb. Bekendtgørelsen er nu erstattet af bekendtgørelse nr af 18. december Efter Arbejdsmarkedsstyrelsens lovbekendtgørelse nr af 7. september 2007 om en aktiv beskæftigelsesindsats, skal en kontaktsamtale holdes senest hver gang personen i sammenlagt 3 måneder har modtaget offentlige forsørgelsesydelser eller har deltaget i tilbud. 6 Kommunerne mister som udgangspunkt deres ret til refusion fra staten, hvis de begår fejl. Kommunen mister retten til refusion fra det tidspunkt, hvor sagsbehandlingsskridtet skulle foretages, og frem til dagen før dette sker. I de sager, hvor der er flere end én fejl, mister kommunen retten til refusion fra det tidspunkt, hvor samtalen skulle have fundet sted og frem til dagen før alle de manglende sagsbehandlingsskridt er foretaget. 2

6 Kapitel 3 Kvaliteten i kommunerne Direktoratet har i 2007 afsluttet gennemgangen af i alt sager i visitationstilsynet. I alle sagerne har der i perioden fra 1. september 2005 til og med 30. september 2006 været en kontaktsamtale mellem kommunen og borgeren, der har betydet, at kommunerne skulle foretage nogle bestemte sagsbehandlingsskridt. I tilsynet har direktoratet set på, om kommunerne har gjort følgende: Holdt kontaktsamtalen rettidigt Brugt dialogguiden 7 Vurderet den lediges beskæftigelsespotentiale, (dvs. indplaceret den ledige i en matchkatagori) og begrundet en evt. indplacering i matchkategori 2 5. Brugt jobbarometeret 8 og forsørgelseshistorikken 9, hvis det var den første samtale i det individuelle kontaktforløb. Resultatet af gennemgangen af sagerne fra visitationstilsynet er vist i bilag 2. Direktoratet fandt fejl i 332 sager. Det svarer til 33 pct. af de sager, direktoratet gennemgik. 670 sager var uden fejl. Se tabel 1 nedenfor. Tabel 1. Fejlprocent i visitationstilsynet. Fejlprocent Antal sager med Antal rigtige Antal vurderede Samlet refusionsbeløb fejl sager sager i alt Visitationstilsyn Kommunerne har som nævnt ovenfor lavet fejl i 332 sager. Direktoratet har fundet i alt 356 fejl. Det samlede antal fejl overstiger antallet af sager med fejl, da nogle sager har mere end én fejl. Tabel 2 på næste side viser antallet af fejl fordelt på fejltyper. Langt de fleste fejl 66 pct. skyldtes, at kommunerne ikke holdt kontaktsamtalerne til tiden. Det svarer til, at kommunerne har holdt samtalerne for sent i mere end hver femte af de sager, som blev undersøgt. En mindre andel fejl skyldes at kommunerne ikke har brugt dialogguiden, eller ikke har brugt jobbarometer og forsørgelseshistorik. Kun en lille del af fejlene skyldes, at kommunerne ikke har dokumenteret, at de har foretaget en begrundet vurdering af personens beskæftigelsespotentiale. 7 Dialogguiden er et værktøj, der skal understøtte kommunens dialog med borgeren. Kommunens brug af dialogguiden indgår som en del af grundlaget for at vurdere borgerens beskæftigelsespotentiale. Kommunen skal bruge principperne i dialogguiden ved kontaktsamtalerne. Ved hver kontaktsamtale skal kommunen registrere, at den har brugt dialogguiden, medmindre personen er i matchkategori 1. Kommunerne kunne i 2006 dokumentere dette enten ved registrering i dialogguiden, eller ved et notat i kommunens journal. 8 Jobbarometret er et værktøj, som hjælper medarbejderne i kommunerne med at vurdere borgerens udsigter til at komme i arbejde inden for det næste halve år. Indtil 1. januar 2007 var det et krav, at kommunerne brugte jobbarometeret ved den første samtale i kontaktforløbet. 9 Forsørgelseshistorikken er et værktøj for medarbejdere i jobcentrene, der kan give indsigt i borgerens tidligere perioder på offentlig forsørgelse. Det kan danne grundlag for et generelt indtryk af borgerens hidtidige tilknytning til arbejdsmarkedet. 3

7 Kommunerne har mistet i alt lidt mere end tre mio. kr. i refusion. Det svarer til, at kommunerne har mistet ca kr. for hver sag, hvor der har været en fejl. Kommunerne mister refusion fra det tidspunkt, hvor kommunen skulle have foretaget et sagsbehandlingsskridt, og indtil det er foretaget. I enkelte sager, har de ikke mistet rettet til refusion. Det gælder de sager, hvor praksis har været uklar. Tabel 2. Hvilke fejl har kommunerne lavet i visitationstilsynet Fejltype Antal fejl Andel i pct. i forhold til de 356 fejl Andel i pct. i forhold til de vurderede sager Kommunen har ikke holdt kontaktsamtalen rettidigt Kommunen har ikke brugt dialogguiden Kommunen har ikke vurderet beskæftigelsespotentialet og begrundet indplacering i matchkategori Kommunen har ikke brugt jobbarometer og forsørgelseshistorik Fejl i alt Anm. 1: Tallet summerer ikke til 100 pga. afrunding Konklusion Resultatet af tilsynet med kommunernes visitation er ikke tilfredsstillende. Det er direktoratets holdning, at en gennemsnitlig fejlprocent på 33 i de sager, som indgår i det individuelle kontaktforløb, er alt for høj. Der er derfor et stort potentiale for forbedringer, som kommunerne bør sætte i værk straks. 4

8 Kapitel 4 Benchmarking af kommunerne i rådighedstilsynet Med et billede af 43 kommuners administration af de sagsbehandlingsskridt, de skal foretage ved kontaktsamtaler, er det oplagt at benchmarke dem op mod hinanden. Direktoratet har brugt fejlprocenten til at pege på de kommuner, der har et potentiale for forbedringer. Det fremgår af tabellerne i dette kapitel hvilke kommuner, der har klaret sig bedst, og hvilke, der har klaret sig dårligst. Da det er første gang, kommunerne har fået foretaget denne type af tilsyn, har direktoratet anset en fejlprocent på 6 eller derunder for acceptabel. Kommunerne er markeret med grønt i tabel 3 nedenfor. En fejlprocent på mere end 6, er for høj. Det er dog direktoratets vurdering, at de kommuner med en fejlprocent på mellem 6 og 15 forholdsvis let vil kunne opnå meget bedre resultater med en målrettet indsats. Kommunerne er markeret med gult i tabellen i dette kapital. Direktoratet mener, at det er klart uacceptabelt med en fejlprocent på 15 eller derover. De kommuner er markeret med rødt. 4.1 Sammenligning på antallet af fejl Tabel 3 nedenfor viser fejlprocenten for de 43 kommuner, som er undersøgt i direktoratets visitationstilsyn I gennemsnit er der fejl i 33 % af de sager, som indgik i tilsynet. Det er utilfredsstillende. 34 kommuner ud af 43 har en fejlprocent på 15 eller derover. Tre kommuner, Samsø, Viborg og Løgstør har en fejlprocent på mellem 6 og 15. Kun seks kommuner ud af 43; Skagen, Skive, Brande, Randers, Gudme og Ulfborg-Vemb har en fejlprocent på 6 eller derunder. Det svarer til, at kun ca. 14 % af de deltagende kommuner administrerer de undersøgte områder på en acceptabel måde. Tabel 3. Fejlprocenten i de enkelte kommuner Kommune fejlprocent vurderede sager sager med fejl Antal fejl gr. manglende rettidighed Skagen Skive Randers Gudme Brande Ulfborg-Vemb Samsø 1, Viborg Løgstør Nakskov Lemvig Herning Dronninglund

9 Allerød Christiansfeld Vejen Hadsten Sæby Hals Pandrup Fakse Køge Maribo Morsø Horsens Bornholm København Herlev Birkerød Præstø Thisted Hobro Århus Høje-Tåstrup Holbæk Silkeborg Åbenrå Egtved Bramminge Kolding Ikast Frederikshavn Billund Anm.: 1: Disse kommuner, er ikke ændret ved kommunalreformen pr. 1. januar : Samsø indgår i tabellen i det gule felt, da kommunen har en fejlprocent på 6,25, hvilket er mere end de 6 pct., som direktoratet anser for acceptabelt. På grund af afrunding fremstår Samsø i tabellen med en fejlprocent på Benchmarking af fejl i forhold til antal indbyggere og ledighedsprocent i kommunerne Direktoratet har undersøgt, om kommunernes størrelse betyder noget for hvor mange fejl, de har. Figur 1 på omstående side viser forholdet mellem indbyggertallet og fejlprocent. I figurerne er de enkelte kommuner markeret med en prik. 6

10 Figur 1: Kommunens indbyggertal i forhold til fejlprocent Fejlprocent Indbyggertal Som figur 1 viser, er der ikke nogen generel sammenhæng mellem hvor mange indbyggere, der er i en kommune og fejlprocenten. Der ses således en meget stor spredning i andelen af fejl i alle kommuner. Figur 2: Ledighedsprocent i forhold til den procentvise andel af fejl i sagerne Fejlprocent ,0 0,5 1,0 1,5 2,0 2,5 3,0 3,5 4,0 4,5 5,0 Procentandel på kontanthjælp af den samlede arbejdsstyrke i

11 Figur 2 på forrige side viser ledighedsprocenten i forhold til den procentvise andel af fejl i sagerne i visitationstilsynet. Også her er der en meget stor spredning i fejlprocenten fra 0 til knap 70 % - uanset ledighedsprocenten. Der kan derfor ikke udledes nogen generelle tendenser på baggrund heraf. 4.3 De bedste og de dårligste kommuner I direktoratets visitationstilsyn 2007 er resultatet for seks kommuner tilfredsstillende. Det gælder Skagen, Skive, Randers, Gudme, Brande og Ulfborg-Vemb. De har alle en fejlprocent på seks og derunder. Derimod har 34 kommuner svarende til 79 pct. af de kommuner, der indgår i tilsynet klaret sig utilfredsstillende. Af disse kommuner er der flere, som er uændrede efter kommunalreformen. Det gælder Allerød, Herlev, København, Morsø, Høje- Tåstrup og Århus. 4.4 Konklusion Konklusionen på den gennemførte benchmarking er, at der er meget stor forskel på kvaliteten af kommunernes visitation af kontaktsamtalerne. En alt for stor del af de undersøgte kommuner har ikke nogen tilfredsstillende administration på dette område. Disse kommuner bør derfor straks overveje hvilke tiltag, der er nødvendige for at sikre en acceptabel administration. Det kniber især for kommunerne at holde kontaktsamtalerne til tiden. Blandt de kommuner, som har klaret sig dårligst, er der seks kommuner, som er uændrede efter kommunalreformen. I disse kommuner kan antallet af fejl ikke henføres til kommunalreformen, og den høje fejlprocent er derfor særlig bekymrende. Dette gælder især for kommuner med forholdsvis mange indbyggere, som f.eks. København og Århus. Direktoratet har ikke kunnet se nogen sammenhæng mellem antallet af indbyggere og andelen af fejl. Direktoratet har heller ikke kunnet se nogen sammenhæng mellem ledighedsprocenten blandt ikke-aktiverede kontanthjælpsmodtagere i forhold til den samlede arbejdsstyrke i den enkelte kommune og andelen af fejl. 8

12 Kapitel 5 Metode 5.1 Afgrænsning Hvilke personer Undersøgelsen omfatter personer, som er omfattet af 2, nr. 2 og 3, i lov om aktiv beskæftigelsesindsats. Det vil sige personer, der er på kontant- eller starthjælp, eller er i tilbud efter lov om en aktiv beskæftigelsesindsats Hvilke sager Direktoratet har set på sager, hvor der har været en kontaktsamtale mellem en kommune og en borger 11. Kontaktsamtaler indgår som en obligatorisk del af det individuelle kontaktforløb. Det er den proces, hvor kommunen i jobcentret tilrettelægger og gennemfører et forløb med henblik på, at personen hurtigst muligt opnår ordinær beskæftigelse. De sager, som er omfattet af denne rapport, er sager, hvor der var en kontaktdato i perioden fra 4. kvartal 2005 til og med 3. kvartal Sager, der er udgået af tilsynet Direktoratet oprettede oprindelig sager. 43 sager blev sorteret fra, fordi de handlede om personer, der ikke var en del af tilsynets målgruppe. De sager, direktoratet har sorteret fra, er ikke behandlet i rapporten, og indgår ikke i beregning i fejlprocenter m.v. Årsagen til, at direktoratet i nogle tilfælde har oprettet sager om personer, der ikke var i tilsynets målgruppe skyldes især, at nogle kommuner også bruger det Digitale Registreringsværktøj for målgrupper, som ikke indgår i tilsynet. I nogle sager kommer dette først frem, når direktoratet hører kommunen. Herefter bliver sagerne sorteret fra Hvilke kommuner Der indgår 43 kommuner i tilsynet. Ved valg af kommuner har direktoratet lagt vægt på, at der skulle være kommuner fra alle dele af landet. Direktoratet har også lagt vægt på, at der både skulle være store og små kommuner i tilsynet. En række kommuner er blevet lagt sammen fra Det har ikke haft betydning i forhold til, om kommunerne indgik i tilsynet eller ikke. Direktoratet har planlagt at føre visitationstilsyn med alle landets kommuner over en toårs periode i 2007 og Det gælder både de nye kommuner, og de kommuner, som er uændrede efter kommunalreformen. 10 Direktoratet kan dog ikke fratage kommunen retten til statsrefusion ved kontaktsamtaler, hvor personen er i ansættelse med løntilskud. 11 Se Arbejdsmarkedsstyrelsens bekendtgørelse nr af 16. november 2004 om visitation og det individuelle kontaktforløb. 9

13 5.2 Hvordan er tilsynet gennemført Hvordan trækkes sagerne Direktoratet trækker oplysninger til brug for tilsynet fra Arbejdsmarkedsportalens modul DRV det Digitale registreringsværktøj. Arbejdsmarkedsportalen er en elektronisk portal med data om forsørgelse og indsats på personniveau. Den gør det muligt at lave beregninger og udtræk i forhold til f.eks. kontaktsamtaler, m.v. Siden 1. september 2005 har kommunerne skullet registrere oplysninger om kontaktsamtaler i DRVen. Hvert kvartal får direktoratet et udtræk med cpr.-numre fra Arbejdsmarkedsportalen. På baggrund af dette udtræk vælger direktoratet sager til brug for tilsynet. Direktoratet kan også trække sager uden om DRVen ved hjælp af Arbejdsmarkedsportalens ledelsesinformation. Direktoratet trækker mindst 20 sager pr. kommune. I de kommuner, hvor der ikke er 20 sager, undersøges de alle. I nogle kommuner undersøger direktoratet flere end 20 sager, afhængig af kommunens størrelse og antallet af registrerede samtaler. Direktoratet undersøger i tilsynet, om den valgte kontaktsamtale er holdt rettidigt og om kommunen har fulgt de relevante sagsbehandlingsskridt ved denne samtale. 5.3 Hvad er en fejl Hvis en kommune har undladt at foretage et af de sagsbehandlingsskridt, som den er forpligtet til ved en kontaktsamtale, bliver kommunen registreret for en fejl. Direktoratet kontrollerer følgende sagsbehandlingsskridt: Har kommunen holdt kontaktsamtalen til tiden? Har kommunen brugt dialogguiden? Har kommunen vurderet personens beskæftigelsespotentiale og angivet manglende matchårsag? Har kommunen brugt jobbarometeret og forsørgelseshistorikken? (det gælder dog kun hvis det er den første samtale i kontaktforløbet). Indtil udgangen af 2006 skulle kommunerne ved den første kontaktsamtale bruge jobbarometeret og forsørgelseshistorikken. Det var ikke et krav ved de følgende kontaktsamtaler 12. Direktoratet har registreret kommunerne for en fejl i de tilfælde, hvor kommunerne har undladt at foretage et eller flere af de nævnte sagsbehandlingsskridt. Hver undladelse opgøres som én fejl. I en sag om en enkelt kontaktdato kan der derfor være flere fejl. Det kan f.eks. være, at en kommune ikke holder kontaktsamtalen til tiden, og at den ikke bruger dialogguiden. 12 Fra 1. januar 2007 stilles der ikke krav om brug af jobbarometer og forsørgelseshistorik. 10

14 Hvis en kommune kan dokumentere, at grunden til at et sagsbehandlingsskridt ikke er foretaget, ikke skyldes kommunen, henlægges sagen også med bemærkning om dette. Det kan fx være, at der har været strømafbrydelse eller at personen er udeblevet fra samtalen. Fra kommunernes side har der tidligere været usikkerhed om, hvorvidt og hvordan de skulle dokumentere brugen af dialogguiden ved hver kontaktsamtale. Samtidig kan der i de enkelte tilfælde være foretaget opslag i jobbarometer og forsørgelseshistorik ved første kontaktsamtale uden, at dette er registreret i direktoratets udtræk. Direktoratet har derfor den 21. december og den 25. april 2006 udsendt orienteringsbreve til kommunerne, hvor direktoratets praksis er beskrevet Direktoratets vurdering af kommunernes fejl Direktoratet giver kommunerne en samlet tilbagemelding om tilsynets resultat i de sager, der er undersøgt 13. I denne rapport har direktoratet brugt fejlprocenten til at vurdere kommunerne i forhold til hinanden. Fejlprocenten er beregnet på baggrund af antallet af sager med fejl i kommunen i forhold til antallet af undersøgte sager i kommunen. I forhold til fejlprocenten vægter antallet af sager med én fejl derfor lige så højt som antallet af sager med flere fejl. Direktoratet har valgt denne fremgangsmåde, da man med den kan få et indtryk at hvor stor andel af kontaktsamtalerne, der har fejl i forhold til hvor stor andel af samtalerne, der forløber korrekt. 5.4 Hvilke konsekvenser får en fejl Konsekvens for kontanthjælpsmodtagerne Direktoratets vurderinger får ikke konsekvenser for de personer, som sagerne handler om Konsekvens for kommunerne Kommunerne mister som udgangspunkt deres ret til refusion, hvis de begår fejl. Kommunen mister retten til refusion fra det tidspunkt, hvor sagsbehandlingsskridtet skulle foretages, og frem til dagen før dette sker. I de sager, hvor der er flere end én fejl, mister kommunen retten til refusion fra det tidspunkt, hvor samtalen skulle have fundet sted og frem til dagen før alle de manglende sagsbehandlingsskridt er foretaget. Der kan være sager, hvor kommunen registreres for en fejl uden at det har refusionsmæssig betydning. Det sker f.eks. hvis borgeren i sagen er i job med løntilskud. I sager, hvor der har været en uklar praksis, mister kommunen ikke retten til refusion. Det gælder f.eks. kommunernes brug af dialogguide. Indtil 22. december 2005 var der usikkerhed om, hvordan og hvorvidt kommunerne skulle dokumentere, at de brugte dialogguiden. Den 22. december 2005 sendte direktoratet orienteringsbreve til alle kommuner. Efter denne dato har kommunerne mistet deres ret til refusion, når de ikke kan dokumentere, at de har brugt dialogguiden ved hver samtale. 13 Se bilag 5, der beskriver hvad direktoratet afrapporterer til kommunerne. 11

15 Kommunerne opgør selv størrelsen af det beløb, de mister i statsrefusion. Direktoratet lægger kommunens opgørelse af beløbet til grund. 12

16 Bilag 1. Ordliste AF - står for Arbejdsformidlingen. Fra 1. januar 2007: staten i jobcentrene. Arbejdsmarkedsportalen - er et redskab, som gør det muligt at lave diverse beregninger og udtræk i forhold til fx minimumskontakt, CV-samtaler og bonusafregning for andre aktører. Portalen er udviklet til brug for medarbejdere hos Arbejdsformidlingen, kommuner, a-kasser og andre aktører, og indeholder data om forsørgelse og indsats på personniveau. Beskæftigelsespotentiale (matchkategori) kommunerne skal vurdere i hvor høj grad en person på kontant- eller starthjælp har kompetencer, der passer til arbejdsmarkedets krav. Dvs. hvilket beskæftigelsespotentiale borgeren har. Det skal ske ved hver samtale i kontaktforløbet. På den baggrund skal kommunerne indplacere ham eller hende i matchkategori 1-5. Ved den første henvendelse til kommunen kan kommunen nøjes med at foretage en grovmatch for at vurdere, om personen skal tilmeldes AF eller ej. Der findes fem matchkategorier, som dækker over følgende: 1 - Umiddelbar match: Den ledige har kompetencer og ressourcer, der umiddelbart matcher arbejdsmarkedets krav. Den lediges kompetencer og ressourcer er forenelige med varetagelsen af jobfunktioner, der er bredt eksisterende på det ordinære arbejdsmarked. Den ledige har eventuelt kvalifikationer og kompetencer inden for flaskehalsområder på arbejdsmarkedet. 2 - Høj grad af match: Den ledige har kompetencer og ressourcer der umiddelbart i væsentlig grad matcher arbejdsmarkedets krav. Den lediges kompetencer og ressourcer er i høj grad forenelige med varetagelsen af jobfunktioner, som er bredt eksisterende på det ordinære arbejdsmarked, men der kan dog i mindre grad være et manglende match, eksempelvis mht. specifikke kvalifikationer eller lignende. 3 - Delvis match: Den ledige har kompetencer og ressourcer, der umiddelbart kun delvis matcher arbejdsmarkedets krav. Den ledige vil imidlertid være i stand til at varetage jobfunktioner, som i et vist omfang eksisterer på det ordinære arbejdsmarked. 4 - Lav grad af match: Den ledige har så væsentlige begrænsninger i kompetencer og ressourcer, at den ledige ikke umiddelbart vil kunne indgå i jobfunktioner på det ordinære arbejdsmarked. Den lediges arbejdsevne er aktuelt så betydeligt nedsat, at jobfunktioner, der er forenelige med den lediges kompetencer og ressourcer, kun vil kunne findes i et meget begrænset omfang på det ordinære arbejdsmarked. 5 - Ingen match: Den ledige har så omfattende begrænsninger i kompetencer og ressourcer, at den ledige aktuelt ikke har nogen arbejdsevne der kan anvendes i jobfunktioner på det ordinære arbejdsmarked. Dialogguide - er et værktøj, der skal understøtte kommunens dialog med borgeren. Kommunens brug af dialogguiden indgår som en del af grundlaget for at vurdere borgerens beskæftigelsespotential. Dialogguiden indeholder fem opmærksomhedsområder: Eget arbejdsmarkedsperspektiv Faglige og praktiske kvalifikationer Personlige kompetencer 13

17 Økonomi og netværk Helbred. Kommunen skal bruge principperne i dialogguiden ved kontaktsamtalerne. Ved hver kontaktsamtale skal kommunen registrere, at den har brugt dialogguiden, medmindre personen er i matchkategori 1. Kommunen kunne i 2006 dokumentere dette på følgende måder: Registrering i dialogguiden under de relevante opmærksomhedspunkter Notat i kommunens journal. DRV - en forkortelse for Det digitale registreringsværktøj. DRV en er et modul til Arbejdsmarkedsportalen. Kommunerne skal registrere oplysninger om kontaktsamtaler i DRV en, når de har holdt en kontaktsamtale med en borger. Kommunerne har pligt til at bruge DRV en ved kontaktsamtaler. Efterfølgende kontaktsamtaler - er de kontaktsamtaler, der følger efter den første samtale i kontaktforløbet. Samtalerne skal registreres i DRV en. Falduge kommunerne skal holde kontaktsamtaler senest tre måneder efter den sidst forudgående samtale. Hvis kommunen holder kontaktsamtalen i den uge, hvor fristen udløber, anses kontaktsamtalen for at være holdt rettidigt. Denne uge kaldes for falduge. En samtale, der skulle være holdt mandag den 2. oktober 2006, er derfor rettidig, hvis den holdes inden søndag den 8. oktober Hvis samtalen derimod skulle holdes senest søndag den 8. oktober 2006, er dette den sidste dag, hvor samtalen kan holdes rettidigt. Forsørgelseshistorik er et værktøj for medarbejdere i jobcentrene, der kan give indsigt i borgerens tidligere perioder på offentlig forsørgelse. Det kan danne grundlag for et generelt indtryk af borgerens hidtidige tilknytning til arbejdsmarkedet. Forsørgelseshistorikken blev afskaffet pr 1. januar 2007 ved ikrafttrædelsen af Arbejdsmarkedsstyrelsens bekendtgørelse nr af 18. december 2006 om visitation og det individuelle kontaktforløb. Første henvendelse til kommunen - er den dag, hvor en person henvender sig til kommunen for at søge om kontant- eller starthjælp. Personen har ret til hjælp fra denne dato, hvis han eller hun opfylder betingelserne for at få hjælp. Den første henvendelse til kommunen er ikke en del af det individuelle kontaktforløb. Denne samtale er derfor heller ikke en del af direktoratets visitationstilsyn. Første samtale i kontaktforløbet - er den første samtale, hvor kommunen skal lave en præcis matchkategorisering. Ved denne samtale var der indtil 1. januar 2007 krav om, at kommunerne skulle bruge jobbarometeret og forsørgelseshistorikken. Samtalen skal senest holdes når personen har fået hjælp i en sammenhængende periode på tre måneder efter den første henvendelse. (En periode er sammenhængende med mindre den afbrydes af en periode på mere end 1 måned uden kontanthjælp eller starthjælp.) Sagen skal registreres i DRV en. 14

18 Individuelle kontaktsamtaler er samtalerne mellem kommunen og en borger i det individuelle kontaktforløb. Kommunerne skal foretage visse bestemte sagsbehandlingsskridt ved de individuelle kontaktsamtaler. De sagsbehandlingsskridt, kommunerne skal foretage er: Holde kontaktsamtalen rettidigt Bruge dialogguiden Angive manglende matchårsag Bruge jobbarometeret og forsørgelseshistorikken, hvis det er den første samtale i det individuelle kontaktforløb. Jobbarometer - jobbarometret er et værktøj, som skal hjælpe medarbejderne i kommunerne med at vurdere borgerens udsigter til at komme i arbejde inden for det næste halve år. Indtil 1. januar 2007 var det et krav, at kommunerne brugte jobbarometeret ved den første samtale i kontaktforløbet. Jobbarometeret bliver understøttet af beskæftigelsesmedarbejderens faglige vurdering. Kravet til brug af jobbarometeret blev afskaffet pr 1. januar 2007 ved ikrafttrædelsen af Arbejdsmarkedsstyrelsens bekendtgørelse nr af 18. december 2006 om visitation og det individuelle kontaktforløb. Manglende matchårsag - hvis personen er placeret i matchkategori 2-5, skal kommunen ved hver kontaktsamtale angive en årsag til, at personen ikke er i matchkategori 1. Rettidig afholdelse af kontaktsamtalen - personer, der er omfattet af 2, nr. 2 og 3, i LAB, skal have en kontaktsamtale senest hver gang, personen har modtaget offentlig forsørgelsesydelse eller deltaget i tilbud efter LAB, kap 10-12, i sammenlagt 3 måneder. Se 17 og 18 i lov om en aktiv beskæftigelsesindsats. En periode på sammenlagt 3 måneder defineres som en periode, hvor personen i en sammenhændende periode har modtaget kontanthjælp, starthjælp eller har deltaget i tilbud efter kapitel

19 Bilag 2. Resultatet i sager fra visitationstilsynet Kommune fejlprocent sager med fejl vurderede sager Udgåede sager Sager i alt Refusionsbeløb Skagen Skive Randers Brande Ulfborg-Vemb Gudme Samsø 1, Viborg Løgstør Nakskov Lemvig Herning Allerød Dronninglund Christiansfeld Vejen Hadsten Sæby Hals Pandrup Fakse Køge Maribo Morsø Horsens Bornholm København Herlev Birkerød Præstø Thisted Hobro Århus Høje-Tåstrup Holbæk Silkeborg Åbenrå Egtved Bramminge Kolding Ikast Frederikshavn Billund I alt Anm.: 1: Samsø indgår i tabellen i det gule felt, da kommunen har en fejlprocent på 6,25, hvilket er mere end de 6 pct., som direktoratet anser for acceptabelt. På grund af afrunding fremstår Samsø i tabellen med en fejlprocent på 6. 2: Disse kommuner, er ikke ændret ved kommunalreformen pr. 1. januar : Sagerne fra disse kommuner er ikke endeligt afsluttede endnu. De endelige refusionsbeløb kan derfor blive større. 16

20 Bilag 3. Fordeling af fejl I nedenstående tabel har direktoratet vist fordelingen af de forskellige fejltyper på de enkelte kommuner. I skemaet betyder Fejl 1: Kommunen har ikke holdt kontaktsamtalen rettidigt. Fejl 2: Kommunen har ikke brugt dialogguiden. Fejl 3: Kommunen har ikke vurderet beskæftigelsespotentialet og begrundet indplacering i matchkategori 2 5. Fejl 4: Kommunen har ikke brugt jobbarometer og/eller forsørgelseshistorik. Kommune fejl 1 fejl 2 fejl 3 fejl 4 Antal sager m fejl i alt Heraf antal sager med mere end én fejl Skagen Skive Brande Gudme Randers Samsø Ulfborg-Vemb Løgstør Viborg Allerød Dronninglund Lemvig Nakskov Christiansfeld Hadsten Herning Vejen Hals Pandrup Præstø Sæby Fakse Maribo Morsø Birkerød Køge Thisted Bornholm Hobro Herlev Silkeborg Egtved Horsens Ikast Frederikshavn Høje-Tåstrup Åbenrå Bramminge Billund Holbæk Kolding Århus København I alt

21 Bilag 4. Sammenligning af kommunerne i forhold til indbyggertal og ledighedsprocent Indbyggertal i forhold til andelen af fejl Direktoratet har set på, om størrelsen af kommunerne betyder noget for hvor mange fejl, kommunerne laver i deres sager om rådighed. Det har direktoratet gjort ud fra en formodning om, at større kommuner bl.a. vil have flere ressourcer til at behandle sagerne og sikre kvaliteten i sagsbehandlingen. Disse vil derfor alt andet lige have bedre muligheder for at lave sager uden fejl. Ud fra disse betragtninger kan man opstille en tese om, at jo større kommunerne er, desto færre fejl vil de lave. Figur 1 på næste side viser forholdet mellem andelen af fejl og antallet af indbyggere i kommunerne i de to slags undersøgelser. Ledighedsprocent i forhold til andelen af fejl Direktoratet har også set på, om ledighedsprocenten for ikke-aktiverede kontanthjælpsmodtagere, opgjort som antallet af ikke-aktiverede kontanthjælpsmodtagere i forhold til den samlede arbejdsstyrke i den enkelte kommune, betyder noget for antallet af fejl i sagerne om rådighed. Jo flere ikke-aktiverede ledige, en kommune har, desto mere sagsbehandling må kommunen formodes at have. Under forudsætning af, at kommunerne har de samme opgaver med at håndtere de ikke-aktiverede ledige, kan der opstilles følgende to teser: 1. Sagsbehandlerne opbygger en ekspertise i at behandle sager om rådighed. 2. Sagsbehandlere, som har meget at lave, laver mange fejl. Den første hypotese peger på, at hvis en kommune har mange sager, så har kommunen gode muligheder for at oparbejde en stor ekspertise på området. Til gengæld peger hypotese to på, at hvis der er mange sager og deraf følgende travlhed, så kan det føre til flere fejl. Hvorvidt mange sager samlet set fører til flere eller færre fejl i den enkelte kommune, afhænger af, hvilken af de to teser som dominerer. Figur 2 på næste side viser ledighedsprocenten for ikke-aktiverede kontanthjælpsmodtagere i den enkelte kommune i forhold til andelen af fejl i de to typer tilsyn. 18

22 Figur 1: Indbyggertal i forhold til andelen af fejl Fejlprocent Indbyggertal Figur 2: Ledighedsprocent i forhold til andelen af fejl Fejlprocent ,0 0,5 1,0 1,5 2,0 2,5 3,0 3,5 4,0 4,5 5,0 Procentandel på kontanthjælp af den samlede arbejdsstyrke i

23 Bilag 5. Arbejdsdirektoratets afrapportering til kommunerne Afrapportering af enkeltsager Direktoratet afrapporterer resultatet af alle sager til den relevante afdeling i kommunerne. Pr. 1. januar 2007: kommunen i jobcentret. Følgende kan fremgå af afrapporteringen: Kommunens afgørelse er korrekt. Kommunens afgørelse er forkert, og baggrunden for denne vurdering. Kommunen mister retten til statsrefusion for en periode samt beløbets størrelse. Eventuelle øvrige bemærkninger i forhold til afgørelsen. Direktoratet sender løbende afrapporteringerne i de enkelte sager til kommunen. Kommunerne kan derfor hurtigt rette op på eventuelle fejl og uhensigtsmæssigheder i deres sagsgange. Samlet afrapportering til kommunalbestyrelsen Når alle sager fra en kommune er afsluttet, laver direktoratet en samlet rapport om tilsynet. Direktoratet sender den til kommunalbestyrelsen, til kommunens revisorer og til den relevante afdeling i kommunen. Den samlede rapport indeholder disse elementer: Antallet af sager i tilsynet. Antallet af korrekte afgørelser. Antallet af fejl. Fejlprocenten i kommunen. Størrelsen af det beløb, som kommunen mister i refusion. Direktoratets vurdering af resultatet af tilsynet. Direktoratets eventuelle anbefalinger af fokusområder. Evt. en vurdering af, om kommunens forretningsgange er tilfredsstillende. 20