Microsoft Dynamics C5 Version 2012

Transkript

1 Microsoft Dynamics C5 Version 2012 Projekt Copyright 2011 Microsoft. C5 er et varemærke, der tilhører Microsoft. Produkter og firmaer nævnt i dette dokument er varemærker, der tilhører deres respektive ejere. Indholdet i dette dokument må på ingen måde gengives - helt eller delvist hverken på tryk eller i anden form uden forudgående tilladelse fra Microsoft. Indholdet i dette dokument kan ændres uden varsel. Der tages forbehold for tryk- og stavefejl. Microsoft Development Center Copenhagen, Frydenlunds Allé 6, DK-2950 Vedbæk, Danmark Tlf.: ,

2 Indholdsfortegnelse Indledning Projektstyring... 6 Hvorfor benytte projektstyring?... 6 Begrebet projektstyring... 6 Fordele ved anvendelse af projektmodulet... 6 Bogføringsprincipper i forbindelse med projekter... 8 Aktivering og driftsføring Arbejdsprocessen i forbindelse med et projekt Opsætning af projektmodulet Overvejelser inden projektmodulet tages i brug Grupper Arter Sumarter Sammenhæng mellem omkostninger, arter og sumarter Parametre Huskeliste Opgaver Integration mellem Finans og Projekt Integration mellem Finans og Projekt? Parametre vedr. integration mellem Finans og Projekt Opsætning af integration mellem Finans og Projekt Huskeliste Opgaver Projektstart Projektkartoteket Oprettelse af projekter Projektlinjer Tilbudsgivning Budgettering / forkalkulation Huskeliste Opgaver Bogføring af omkostninger på projekter Indkøb direkte til et projekt

3 Omkostninger på projekter via kassekladder Tidsforbrug og materialeforbrug via projektkladder Er omkostningerne registreret på projektet? Huskeliste Opgaver Udskrifter i Projektmodulet Saldooversigt Projektkort / Arbejdskort Igangværende arbejde Igangværende specifikation Huskeliste Opgaver Driftsføring og andre periodiske funktioner Driftsføring af projekt Ændre status på projekt Kopiér linjer Prisopdatering Kopier projektposter Nedlæg projekter Huskeliste Opgaver Fakturering fra projektmodulet Projektlinjer Kopiering af projektposter til projektlinjer Fakturering Acontofakturering Slutfakturering Huskeliste Opgaver Masseopdatering og masseudskrifter Masseudskrifter Masseopdatering Fordele ved masseopdatering og masseudskrifter Huskeliste Opgaver

4 10. Appendix Integration mellem Projekt og Løn Integration fra Projekt til Løn Integration fra Løn til Projekt Appendix Genvejstaster Værktøjslinjen Generelle genvejstaster Navigation i C Vedligeholdelse af stamdata Søgning og filtrering af poster Øvrige genvejstaster

5 Indledning Velkommen til kurset Microsoft Dynamics C5 Projekt. Kurset er berammet til 1 dag. Kursusmaterialet er udarbejdet til version Målgruppe Kurset henvender sig til medarbejdere, der beskæftiger sig med projektstyring og registrering af projektbilag. Forudsætninger Der forudsættes et generelt kendskab til PC samt deltagelse i kurserne Finans, Lager, Debitor og Kreditor eller tilsvarende viden. Det er vigtigt, at deltagerne har en god forståelse for brugen af C5, idet Projektmodulet kan integreres med de øvrige moduler. Erfaring med projektstyring er en fordel. Formål At deltagere opnår et grundlæggende kendskab til projektmodulet i C5. Deltagere skal: Forstå i hvilke sammenhænge Projektmodulet med fordel kan anvendes Kunne oprette projekter Kunne bogføre omkostninger og fakturaer på projekter Kende til den løbende styring af igangsatte projekter Kende til sammenhængen mellem Projektmodulet og de øvrige moduler Kende til den nødvendige opsætning af konteringsreglerne, der styrer bogføringen af bl.a. projektomkostninger Kende til mulighederne for masseopdatering Kende til nogle af udskriftsmulighederne i Projektmodulet. Beskrivelse af materialet Materialet er opbygget i uafhængige lektioner, der hver behandler et emne eller en funktion i C5. Det skal pointeres, at materialet ikke er beregnet til selvstudium, men som supplement til instruktørens gennemgang og til at genopfriske funktionerne efter endt kursus. Til hver lektion findes en huskeliste, der giver et hurtigt overblik over fremgangsmåden og de taster, der bruges til at udføre funktionen. Lektionens opgaver er baseret på de arbejdsrutiner, der normalt forestås i virksomheden. Opgaveløsning er en vigtig del af indlæringsprocessen og da nogle af opgaverne er en fortsættelse af opgaver fra tidligere lektioner, kan det anbefales at løse opgaverne successivt. Alle opgaver knytter sig til den datafil (demoregnskabet), der undervises i. 5

6 1. Projektstyring Formål Formålet med denne lektion er, at give en generel introduktion til begreber og principper m.m. i forbindelse med projektstyring. Emner I denne lektion behandles følgende emner: Hvorfor benytte projektstyring? Fakturerings- og produktionsprincipper Hvorfor benytte projektstyring? Den typiske problemstilling, for anvendelsen af projektmodulet i Microsoft Dynamics C5, vil være at virksomheden mangler overblik over, hvor meget der tjenes på de enkelte projekter. Man vil gerne vide, hvilke projekter man tjener mest på, om det i det hele taget kan betale sig at fortsætte med bestemte projekter, osv. Projektmodulet giver mulighed for at få et økonomisk overblik over projekter både enkeltvis og samlet. Begrebet projektstyring Projektstyring er processen, hvor igennem de specifikke omkostninger registreres pr. arbejdsopgave og sammenlignes med den forventede indtægt. Denne proces kan begynde ved firmaets første tilbud til kunden og fortsættes gennem hele projektets forløb. Dette giver mulighed for at styre arbejdsindsatsen, for derigennem at tjene mest muligt på hvert enkelt projekt. Dette giver, i sidste ende, et mere nøjagtigt og tydeligt billede af firmaets effektivitet. Problemet i et almindeligt bogholderi, med debitor/kreditor- og lagerstyring er, at der mangler nogle funktioner, der kan fortælle virksomhedens ledere, hvor i forløbet der kan optimeres. Man mangler oplysninger om, hvor meget firmaet tjener på de enkelte sager/projekter. For at dette kan lade sig gøre, skal man kunne isolere de specifikke omkostninger pr. projekt og sammenligne disse med indtægten. Ofte har man en fornemmelse for, hvilke projekter man tjener mest på. Men uden værktøjet til at identificere omkostninger og indtægter på projektet, har man intet bevis på, at det vitterligt forholder sig, som man tror. Fordele ved anvendelse af projektmodulet Projektmodulet i C5 giver mulighed for at registrere omkostninger, tidsforbrug samt indkøb til bestemte projekter. Det er også muligt at foretage al fakturering vedrørende projektet fra Projektmodulet, og dermed få et nøjagtigt billede over indtjeningen pr. projekt. Nedenstående figur illustrerer sammenhængen mellem projektmodulet samt de øvrige moduler i C5. 6

7 Projektkladder Indtastning af tidsforbrug samt forbrug af egne varer i forbindelse med projekter Faktura Faktura på baggrund af registrerede omkostninger på projektet eller manuelt indtastede fakturalinjer Projektmodulet i C5 Kassekladde Registrering af f.eks. rejseomkostninger vedr. et projekt Indkøb til projekt Indkøb af varer direkte til bestemte projekter. Projektmodulet er struktureret således, at alle transaktioner foretaget i C5, f.eks. via en kassekladde eller under registrering af købsfaktura i Indkøbs- eller Kreditormodulet, kan opsamles til forskellige projekter. Hver gang en postering indtastes, angives projektets nummer og art. Der er felter beregnet til dette i de relevante dialogbokse, Kassekladder, Indkøbslinjer og Projektkladder. Disse omkostninger bliver samlet pr. projekt og kan, såfremt der arbejdes med integration til Finans, på et passende tidspunkt driftsføres i firmaets regnskab. Det er også muligt at vælge direkte driftsføring. Læs mere om driftsføring i de følgende lektioner. Hvis der faktureres fra projektmodulet, kan der pr. projekt ses hvor meget der er faktureret. Der er endvidere mulighed for: At føre budgetter pr. projekt Aconto fakturering At udskrive detaljerede tilbud Opdeling i hovedprojekter og underprojekter 7

8 Bogføringsprincipper i forbindelse med projekter For projekter, der løber over flere regnskabsperioder, kan der være behov for at bogføre omkostninger og indtægter i et andet regnskabsår, end der hvor de i virkeligheden er realiseret. Det skyldes, at det væsentligste krav der stilles til årsregnskabet er, at det giver et retvisende billede. Eksempel Forestil dig et firma med en årlig omsætning på 40 mio. kr. fordelt på 5 årlige projekter á 8 mio. kr. De variable omkostninger, forbundet med hvert enkelt projekt er 5 mio. kr. I øvrigt har firmaet faste årlige omkostninger på 10 mio. kr. I år 1 har man gennemført alle projekterne på nær det sidste, hvor man har realiseret 80 % af omkostningerne. Eftersom man ikke er helt færdige, har man ikke kunnet fakturere projektet. I år 2 er der 5 projekter fuldført og faktureret inden regnskabsårets afslutning. Hvis man, som i de fleste virksomheder, bogfører omkostningerne løbende og bogfører indtægterne når der faktureres, vil man få en resultatopgørelse som vist nedenfor (forenklet): Resultatopgørelse År 1 År 2 Omsætning Variable omk Faste omk Overskud Det vil sige, at virksomheden er gået fra et underskud på 2 mio. kr. i år 1, til et overskud på 12 mio. kr. i år 2. Det siger sig selv, at dette ikke giver et retvisende billede af, hvad der reelt sker i virksomheden. Faktureringsprincippet En af de to bogføringsmetoder man kan anvende i forbindelse med bogføring af projekter kaldes Faktureringsprincippet. Hvis virksomheden arbejder med projekter af længere varighed, vil der ofte være behov for at bogføre omkostningerne anderledes. Hvis omkostningerne løbende belaster driften, vil det give et skævt billede af indtjeningen, indtil projektet faktureres. Der vil over en periode blive registreret omkostninger på projektet herunder varekøb. Disse omkostninger vil det ikke være hensigtsmæssigt at driftsføre (udgiftsføre) med det samme, men i stedet på faktureringstidspunktet (= faktureringsprincippet). Ved dette princip forstås med andre ord, at man driftsfører projektomkostningerne i samme periode som indtægterne. Det vil sige, at man indtil projektet bliver faktureret, bogfører omkostningerne som en slags varelager. I praksis opretter man en eller flere konti i balancen, f.eks. kaldet Igangværende projekter, hvor omkostningerne bogføres. Dette kaldes aktivering af omkostningerne. Når projektet faktureres skal omkostningerne flyttes fra Balancen til Resultatopgørelsen. Dette kaldes Driftsføring af omkostningerne. 8

9 Eksempel Hvis virksomheden nævnt i det foregående eksempel anvender faktureringsprincippet, vil resultatopgørelsen se sådan ud: Resultatopgørelse År 1 År 2 Omsætning Variable omk Faste omk Overskud Dette giver et lidt bedre billede af, hvad der reelt foregår i virksomheden. Blandt andet mht. overskuddet. Men regnskabet viser stadigvæk en stigning på 50 % i omsætningen, som måske ikke er helt rigtig. Metoden (faktureringsprincippet) er således ikke så anvendelig, når det eller de projekt(er), hvor omkostningerne aktiveres, udgør en væsentlig del af omsætningen. Metoden er nok alligevel den mest anvendte, og det skyldes sikkert, at de fleste virksomheder ikke har projekter, der udgør så stor en andel af den samlede omsætning. Produktionsprincippet Strækker projektet sig over flere år, kan det være nødvendigt løbende at bogføre den forventede omsætning i forhold til, hvor langt man er nået med projektet (= færdiggørelsesgraden). Når man driftsfører omkostninger og bogfører forventet omsætning ud fra en færdiggørelsesgrad, anvender man produktionsprincippet. Det er ikke nødvendigvis de realiserede omkostninger i forhold til de budgetterede, der afgør, hvor færdigt projektet er. Ofte vil der være mange omkostninger ved projektstart. Derfor er omkostningerne ikke nødvendigvis en målestok for, hvor langt man er nået med projektet. Der vil i praksis være tale om en objektiv vurdering af, hvor færdigt projektet er. Eksempel Hvis virksomheden nævnt i de to foregående eksempler i stedet anvender produktionsprincippet, samt at projektet var 80 % færdig ved udgangen af år 1, vil resultatopgørelsen se sådan ud: Resultatopgørelse År 1 År 2 Omsætning Variable omk Faste omk Overskud Her giver produktionsprincippet det mest retvisende billede i de 3 eksempler. Vær dog opmærksom på, at man her går på kompromis med de almindelige forsigtighedsprincipper omkring bogføring. Når man udformer virksomhedens årsregnskab, er det altid det retvisende billede, der har 1. prioritet, hvorfor det i disse eksempler vil være bedst at anvende produktionsprincippet. 9

10 Aktivering og driftsføring Aktivering Når ikke projektomkostningerne udgiftsføres i driften med det samme i forbindelse med at omkostningerne registreres på projektet, aktiveres disse i stedet. At aktivere en omkostning betyder blot at omkostningen bogføres på en konto under aktiverne i balancen (ofte kaldet igangværende arbejde), i stedet for på en omkostningskonto i driften. Denne aktiv konto er reelt en slags lagerbeholdning for projekter. I nogle tilfælde vil man måske vælge at have flere konti til dette formål, så man kan skelne mellem de aktiverede omkostninger - f.eks. materialer, lønomkostninger m.m. C5 kan hjælpe med at styre aktivering og driftsføring af omkostningerne. Du registrerer løbende omkostninger på et givet projekt, og på et hvilket som helst tidspunkt kan du driftsføre en andel af projektet. Denne andel kan være fra 0 til 100 %. Der kan være omkostninger, der løbende bliver driftsført med en forudbestemt andel. Endvidere kan der være andre omkostninger, der reelt er 100 % driftsført via registrering i en kassekladde. Dette tages der højde for og C5 aktiverer og driftsfører omkostninger i henhold til den andel, der vælges. Fakturering vil altid blive bogført i Resultatopgørelsen. Dette er selvfølgelig ikke noget problem, hvis man anvender faktureringsprincippet. Man skal blot huske, at anvende aconto fakturering, hvis der faktureres hen over to regnskabsperioder. Anvendes Produktionsprincippet, vil der under alle omstændigheder være tale om fiktiv omsætning, der bogføres manuelt. Hvordan opsætningen og projektregistreringen foregår i praksis, gennemgås i andre lektioner i dette kursusmateriale. Driftsføring Når projektet driftsføres bliver de aktiverede omkostninger krediteret på statuskontoen under aktiverne (kontoen Igangværende arbejde ) og debiteret på en omkostningskonto i driften, som en slags vareforbrug i forbindelse med projekter. Det er muligt at anvende flere omkostningskonti, så man kan skelne mellem omkostningstyperne. C5 giver mulighed for at anvende lige så mange konti, der er behov for med henblik på den økonomiske styring. Du har endvidere mulighed for at driftsføre nogle omkostningstyper (Arter), med det samme, mens andre omkostningstyper aktiveres. Alt dette sker i forbindelse med registrering af omkostningerne på projektet. Hvor stor en andel af omkostningerne der skal driftsføres og aktiveres i forbindelse med at bogføringen af omkostningerne, bestemmes af feltet % under Projekt/Tilpasning/Arter. 10

11 Arbejdsprocessen i forbindelse med et projekt Et projekt er normalt defineret ved, at det er en opgave, der er klart defineret med hensyn til omfang og tid. Ser vi meget overordnet på et projekt, består arbejdsprocessen af tre faser: Opstart Opret projekt Lav tilbud Lav forkalkulation/ budgettering Drift Registrering af omkostninger Aconto fakturering Afslutning Slutfakturering Efterkalkulation/ opfølgning Spærring af projekt Et projekt kan selvfølgelig stoppes, inden det går i driftsfasen, hvis man skønner, at der ikke er nok dækningsbidrag på det, eller hvis kunden ikke vil acceptere prisen. Der kan også være situationer, hvor der ikke er en naturlig afslutning på et projekt. Det kunne eksempelvis være en løbende servicekontrakt. I den situation vil drifts- og afslutningsfasen smelte sammen. 11

12 2. Opsætning af projektmodulet Formål Formålet med denne lektion er, at give deltagerne et kendskab til opsætningen af projektmodulet. Emner I denne lektion behandles følgende emner: Oprettelse af projektgrupper, arter og sumarter Sammenhængen mellem arter og sumarter Udvalgte projektparametre Overvejelser inden projektmodulet tages i brug Inden projektmodulet kan tages i brug er det nødvendigt at tage stilling til, og definere en række ting i C5. Virksomheden skal gøre op med sig selv: Hvordan de vil have målt og registreret omkostninger i forbindelse med et projekt Hvilken detaljeringsgrad der ønskes. Til dette formål, skal der i forbindelse med ibrugtagningen af Projektmodulet defineres en eller flere projektgrupper, der opdeler projekterne efter f.eks. type. Der skal endvidere defineres et antal arter. Arterne dækker over typer af omkostninger, der registreres på projekterne. Endelig skal der oprettes et antal sumarter, der anvendes til gruppering af arterne, for at give et hurtigere overblik. Sumarterne anvendes til f.eks. budgettering og opfølgning på omkostningerne. Disse begreber uddybes nedenfor. 12

13 Grupper Et projekt kan ikke oprettes uden at være tilknyttet en projektgruppe. Denne projektgruppe kan bruges rent statistisk, til at trække forskellige oplysninger om denne gruppe af projekter. Endvidere kan gruppen bruges til at styre den bogføringsmæssige integration mellem Projektmodulet og Finansmodulet. Dette emne gennemgås i en anden lektion. Oprettelse af projektgrupper Projektgrupper oprettes under Projekt/Tilpasning/Grupper ved f.eks. at taste F2. Eksempler på opdeling af projekter ved hjælp af projektgrupper Eksempler på projektgrupper ses i nedenstående figur. Mulighederne er uendelige. Det afgørende er, hvad virksomheden ønsker af oplysninger og eventuelt hvordan bogføringen skal ske. Projektgrupper opdelt efter kundetyper Skoler Sygehuse Daginstitutioner Virksomheder Private Projektgrupper opdelt efter arbejdstype Store projekter Små projekter Totalentrepriser Reklamationer Projektgrupper opdelt efter placering Fyn Jylland Sjælland Sverige Arter Alle omkostninger på et projekt bliver registreret og eventuelt driftsført ud fra hvilken omkostningsart der påføres posteringen. Posteringen bliver således påført en ekstra dimension i form af projektarter. Dette giver blandt andet mulighed for en øget detaljeringsgrad på projekterne og eventuelt i bogføringen. Mulighederne er ubegrænsede, idet det er virksomhedens krav til oplysningerne, der er afgørende. I hovedtræk er der tre forskellige typer af arter: Omkostningsarter Fakturaarter Aconto arter. Det er ikke hensigtsmæssigt, at blande arterne. En fakturaart bør således aldrig anføres på en omkostningspostering. Læs mere om disse typer af arter nedenfor. 13

14 Oprettelse af arter Arter oprettes under Projekt/Tilpasning/Arter ved f.eks. at taste F2. Finder du hen ad vejen ud af, at du har for få arter, kan du oprette flere. Hvis f.eks. 90 % af dine omkostninger registreres på den samme art f.eks. materialer, så kunne det være en hjælp af oprette nye arter, der opsplitter denne art, så du får et bedre overblik over dine omkostninger. F.eks. Materialetype 1, Materialetype2 osv. NB! Der SKAL oprettes arter, eftersom det ikke er muligt at bogføre projektposteringer, medmindre disse er tilknyttet en art. Fremgangsmåde ved oprettelse af arter Når der skal oprettes arter, gøres dette i følgende rækkefølge: Opret først en fakturaart der refererer til sig selv i Fakturaart-feltet Opret andre projektarter, der refererer til faktura-arten i Fakturaart-feltet Opret evt. en eller flere aconto arter der refererer til faktura-arten i Fakturaart-feltet, og hvor feltet Acontoart markeres. Omkostningsarter Når du registrerer omkostninger på et projekt, er det væsentligt, at du får delt omkostningerne op på en hensigtsmæssig måde. Endvidere er det væsentligt, at bogføringen sker i henhold til virksomhedens behov. I feltet Tillæg kan der indtastes et tillæg pr. art f.eks. 50 (%). Ved bogføring af en omkostning med den aktuelle art fra eksempelvis en kassekladde til et givent projekt, vil dette tillæg blive lagt oveni det indtastede beløb. Eksempel på omkostningsarter En virksomhed sælger møbler til forskellige institutioner og virksomheder. Det er ofte nødvendigt at deltage på salgsmesser, hvorfor de ønsker at registrere disse omkostninger på et specifikt projekt. Omkostningerne inkluderer både forskellige rejseomkostninger, men også opsætning af stand samt timeforbrug. Denne type virksomhed kunne have behov for nedenstående omkostningsarter, og disse arter skal oprettes inden projektet tages i brug. Taxi Fortæring Materialer Messetimer Hotel Messeleje Opsætningstimer Transporttimer Kundeforplejning Eksempel på brugen af tillæg Hvis man f.eks. indtaster 50 (%) som tillæg på arten Speciel indkøbte varer, og efterfølgende registrerer for kr. specielt indkøbte materialer til et projekt via en kassekladde, så vil der blive bogført for 1000 kr. omkostninger på projektet. Men hvis beløbet viderefaktureres til kunden på projektet, vil C5 foreslå at denne omkostning viderefaktureres til kr. 14

15 Tilknytning af omkostningsarter til varenumre For at gøre arbejdet med at indtaste projektposteringer nemmere, kan der tilknyttes en art til hvert varenummer i Lagerkartoteket, således at man ikke manuelt skal udfylde arten på projektposteringer med disse varenumre. Dette gøres i feltet Art på fanen Opsætning i Lagerkartoteket. Fakturaarter Til hver art skal Fakturaart-feltet udfyldes med en art, der for eksempel kan kaldes Faktureret. Formålet med denne art er, at summere det fakturerede på projektet. Dette giver mulighed for et hurtigt overblik over posteringer på projektet fordelt på omkostninger og indtægter. Når du fakturerer projektet vil fakturalinjen i så fald kunne ses på posteringsoversigten til projektet. Posteringen vil f.eks. have arten Faktureret, og i Benyttet art-feltet vil den art, som blev anvendt ved registrering af omkostningen blive vist. Samtidig vil du i feltet Post type under projektposteringerne kunne se om den enkelte linje, er en omkostningslinje, en fakturalinje eller en aconto fakturalinje. På den måde kan du altid se forskel på omkostningslinjerne og fakturalinjerne i posteringsoversigten. Den art du vil anvende som Fakturaart, skal oprettes først, og i forbindelse med oprettelsen af denne udfylder du Fakturaart-feltet med navnet på denne art, således at fakturaarten henviser til sig selv. F.eks. Art = Faktureret og Fakturaart = Faktureret Ved oprettelsen af øvrige arter henvises til arten Faktureret i Fakturaart-feltet. Aconto arter Du kan endvidere oprette én eller flere arter til aconto fakturering, såfremt du vil anvende aconto fakturering. For arter der skal kunne aconto faktureres, skal Acontoart-feltet markeres, men aconto arterne benytter også en faktureringsart i feltet Fakturaart. Eksempel på aconto art 15

16 Sumarter Sumarter er en form for overbygningen på artsbegrebet. En sumart defineres som summen af en række arter jævnfør nedenstående eksempel. Sumarter bruges primært til budgettering og til statistik. Alle omkostningsarter kan og bør tilknyttes en sumart. Endvidere bør en art kun indgå i én sumart, da omkostningen ellers vil figurere dobbelt på Budget-fanen i projektkartoteket. Eksempel på sumarter og tilhørende arter Sumarter Rejseomkostninger Art Hotel Fly Fortæring Diverse rejseomkostninger Konsulenttimer Administrationstimer Arbejdstimer Konsulenttimer Administrationstimer Montage- og Produktionstimer Diverse arbejdstimer Faktureret Faktureret Aconto faktureret Fanen Budget På fanen Budget i Projektkartoteket vises forbruget på projektet summeret pr. art og sumart. Det vil sige, at du på dette faneblad i projektkartoteket kan få et hurtigt overblik over omkostningerne på projektet holdt op imod budgettet. Det er derfor vigtigt, at arterne og sumarterne afspejler de omkostningstyper, man ønsker at kunne foretage budgettering samt for- og efterkalkulation på. Dette faneblad behandles yderligere i lektionen Projektstart. 16

17 Styring af antal på arter og sumarter På nogle typer af omkostninger, kan det være nødvendigt, også at kunne styre antal og ikke bare beløb. Eksempelvis er det ikke uvæsentligt, om det er en svend eller en lærling, der har udført et stykke arbejde, idet svendetimer er dyrere end lærlingetimerne. I så fald bør der oprettes en art til henholdsvis svendetimer og lærlingetimer. Disse to arter kan dog sagtens knyttes til samme sumart, der f.eks. kunne hedde timer. Såfremt der er flere forskellige slags timer, kan man f.eks. overveje, at oprette yderligere arter og sumarter til styring af disse. Dette kunne f.eks. være relevant, hvis man også fakturerer administrationstimer. Antallet registreret på arterne og sumarterne, kan også bruges til efterkalkulation dvs. når man gennemgår hvor mange timer, der er brugt på projektet. Dette antal kan nemlig danne grundlag for næste tilbudsgivning på lignende projekter. 17

18 Sammenhæng mellem omkostninger, arter og sumarter Nedenfor kan du se en oversigt over sammenhængen mellem omkostninger, arter og sumarter. Omkostning Art Sumart Hotelregning Hotel Rejseomkostninger Taxi Fortæring Købsfaktura Stole Materialer Borde Timeforbrug Konsulenttime Konsulenttimer Timeforbrug Produktion Arbejdstimer Timeforbrug Montage Parametre I dette afsnit beskrives et udvalg af projektparametrene. De parametre der benyttes til at styre integrationen mellem Projekt og Finansmodulet, beskrives nærmere i næste lektion. For en nærmere beskrivelse af parametrene henvises til hjælpen i C5. Projektparametre Parameter Valg Betydning Start fase Negativ disponibel daglig Nedlæg komplet leveret linje Stamdata fra leveringsadresse Ja/nej Ja/nej Ja/nej I denne parameter vælges det, hvilke fase der skal være angivet i feltet Fase i Projektkartoteket, når nye projekter oprettes. Her vælges, om den disponible beholdning på varerne må blive negativ ved indtastning af varetræk via projektkladderne. Når man udskriver følgeseddel ved levering af varer eller registrerer faktura, bliver disse oplysninger gemt i Projektarkivet under Projekt/Kartotek/Projektarkiv. Dette betyder, at man altid kan hente en gammel faktura frem og evt. genudskrive denne. Hvis fakturakonto og leveringskonto har forskellige samhandelsbetingelser (stamdata), måske vedrørende betalingsbetingelser og leveringsmåde. Hvilke stamdata skal så benyttes? 18

19 Parameter Valg Betydning Gem Projekttilbud Gem Projektbekræftelse Gem proformafak. Ja/nej Vælges der ja til at gemme ovenstående formularer, vil disse være gemt i Debitorkartoteket under Journal, samt i Projektarkivet, og det vil være muligt at genudskrive disse formularer. NB! Følgesedler og fakturaer vil altid blive gemt. Fakturaparametre Parameter Valg Betydning Automatisk fakturanummer Samme bilag faktura/kreditnota Sæt bilagsnummer = fakturanummer Negativ lagerbeholdning Ja/nej Ja/nej Der er en række parametre vedrørende fakturanumre. Der skal tages stilling til, om man ønsker automatiske fakturanumre ud fra bilagsserien Faktura defineret under Finans/Tilpasning/ Bilagsserier. Herefter skal man vælge, om man ønsker samme bilagsnummerserie for fakturaer og kreditnotaer. Endeligt skal det vælges, om fakturaer skal bogføres i Finansmodulet med samme bilagsnummer som fakturanummer. Hvis man svarer nej til denne parameter, bruges bilagsserien 'FakturaFinans' under Finans/Tilpasning/Bilagsserier. Skal det være muligt, at fakturere et større antal end der er disponibelt på lager. Prøver man at fakturere et højere antal end der er på lager, vil dette antal automatisk blive reduceret til det disponible antal ved fakturering, hvis der er svaret nej hertil. 19

20 Huskeliste Funktion Fremgangsmetode Tast Opret grupper Vælg Projekt/Tilpasning/Grupper Opret ny gruppe ved at indtaste gruppe samt gruppenavn Afslut med F2 Opret art Vælg Projekt/Tilpasning/Arter Opret ny art ved at indtaste art og tekst (beskrivelse af arten) Afslut med F2 Opret Sumart Vælg Projekt/Tilpasning/Sumarter Opret ny sumart ved at indtaste sumart og tekst (beskrivelse af sumarten) Hop til nederste del af skærmbilledet Tilknyt arter til den markerede sumart F2 SHIFT+F8 ALT+H / ENTER Opsætning af projektparametre Vælg Projekt/Tilpasning/Parametre og tag stilling til de enkelte parametre. NB! Benyt evt. F1 for at åbne hjælpen i C5, og læse yderligere om de enkelte parametre. 20

21 Opgaver I nedenstående opgaver skal der ikke opsættes finanskontering, men blot angives de oplysninger der står i opgaverne. Opgave 1: Oprettelse af projektgrupper Virksomheden sælger primært møbler til diskoteker, bolighuse, hospitaler og skoler med flere. Projekterne i virksomheden ønskes grupperet ud fra hvilke typer kunder projekterne er til. Dog ønskes en speciel gruppe til gruppering af messeprojekter uanset kundetyper, da ledelsen pt. har specielt fokus på disse projekter. Endvidere skal der oprettes en projektgruppe, der kan benyttes til interne projekter. Opret derfor nedenstående projektgrupper: Gruppe Hospital Messe Intern Gruppenavn Hospitalsprojekter Messeprojekter Interne projekter Opgave 2: Oprettelse af arter Virksomheden er begyndt at gøre brug af ydelser fra underleverandører, og ønsker at kunne adskille disse omkostninger fra øvrige omkostninger på projekterne. Avancen på omkostningerne fra underleverandøren er på 15 %. Samtidig ønsker virksomheden at få oprettet en generel aconto art, der kan benyttes til aconto fakturering, uanset om der er tale om aconto fakturering af materialer eller timer. Medarbejderne skal registrere alt deres tid på projekter, og derfor også deres sygefravær. Til styring af dette fravær, skal der oprettes en speciel art. Opret derfor følgende arter: Art Tekst Fakturaart Aconto art Tillæg Underlev15 Underleverandør Faktureret Nej 15 AC_Fak Aconto faktureret Faktureret Ja Sygdom Sygdom Sygdom Nej Opgave 3: Oprettelse af sumarter Virksomheden ønsker at få oprettet en sumart til gruppering af den nye art vedr. underleverandører med 15 % avance. Denne sumart forventes også benyttet til eventuelle fremtidige arter vedrørende omkostninger fra underleverandører med andre avanceprocenter. Opret derfor følgende sumart: Sumart Tekst Tilknyttede arter Underlev Underleverandør Underlev15 21

22 Opgave 4: Start fase Virksomheden ønsker at nye projekter automatisk starter med fasen Oprettet, således at de manuelt kan styre hvilke faser projektet er i. Vælg denne fase som startfase under projektparametrene. 22

23 3. Integration mellem Finans og Projekt Formål Formålet med denne lektion er, at give en introduktion til opsætningen af integrationen mellem finansmodulet og projektmodulet i Microsoft Dynamics C5. Emner I denne lektion behandles følgende emner: Relevante parametre i forbindelse med integration mellem Finans og Projekt Bogføring ud fra projektgrupper eller projektarter Driftsføring og aktivering af projekter Integration mellem Finans og Projekt? Overordnet er der to måder at bruge projektmodulet på. Med eller uden integration til Finansmodulet. Vær dog opmærksom på, at integrationen skal slås til/fra både for indtægter (Fakturering) og for omkostninger (Projekt). Ingen integration fra Projekt til Finans Fuld integration fra Projekt til Finans Omkostninger, indkøb samt fakturering afspejles i Projektkartoteket Omkostninger, indkøb samt fakturering afspejles i Projektkartoteket. Endvidere sker der bogføring i Finans efter reglerne defineret i projekt-modulet. NB! At der ikke er integration fra Projekt til Finansmodulet, betyder ikke, at der ikke er integration fra f.eks. Finans til Projektmodulet. Selvom der ikke er integration fra Projekt til Finansmodulet, kan der altså sagtens bogføres posteringer på projekter via en kassekladde. Fuld integration til Finans Vil man have det fulde udbytte af Projektmodulet, er det en god idé at anvende integration til Finans. Hvis du ønsker, at projektomkostningerne skal bogføres på specielle projektkonti i kontoplanen, som f.eks. en statuskonto for igangværende arbejde eller konto for afholdte projektomkostninger, vælges integration til Finans. Dette giver endvidere mulighed for at periodeafgrænse og driftsføre projekterne delvist. Med driftsføring menes indtægts- og udgiftsføring af projektposteringer i Finansmodulet. Anvendes integration til Finans, vil eksempelvis indkøb af varer til et projekt, automatisk trække et beløb fra lagerkontoen, som overføres til kontoen for igangværende arbejde defineret for projektet. 23

24 Ingen integration til Finans Kører man uden integration til Finans, vil eksempelvis indkøb af en vare til et projekt, blive registreret som tilgang på lager, forudsat at købsfaktura bliver bogført i Finans jævnfør købsfakturaparametrene. Parametre vedr. integration mellem Finans og Projekt Projektparametre Under Projekt/Tilpasning/Parametre/Projekt skal der tages stilling til følgende parametre mht. integrationen mellem Finans og Projekt: Parameter Valg Betydning Projekt bogføres i Finans Beholdningskonti fra arter Driftsføringskonti fra grupper Omsætning fra projekt Ja/nej Ja/nej Ja/nej Ja/nej Skal finansmodulet opdateres med projektrelaterede posteringer, når der bogføres projektkladder, indkøb til projekter og driftsføres i Projektmodulet? Skal beholdningskontiene angivet under arterne (i feltet Status) benyttes, svares ja. Hvis beholdningskontiene under projektgrupperne ønskes benyttet i stedet, svares nej. Skal driftsføringskontiene angivet under projektgrupperne (i feltet Vareforbrug) benyttes, svares ja. Hvis driftsføringskontiene angivet under arterne ønskes benyttet i stedet, svares nej. Hvis feltet er afkrydset, vil omsætning i forbindelse med fakturering af projekter blive konteret ud fra opsætningen af omsætningskonti i projektmodulet dvs. under arter og/eller grupper. Hvis du ikke afkrydser feltet, bogføres omsætningen som ved fakturaer fra ordre- og debitormodulet efter debitor- og/eller varegrupper ud fra følgende prioritering: 1. prioritet = nederste del under debitorgrupper 2. prioritet = varegrupper 3. prioritet = øverste del under debitorgrupper Om du vælger den ene eller anden metode afhænger af, om du ønsker at omsætningen if. med projekter skal bogføres på særlige konti i Finansmodulet eller ej. 24

25 Parameter Valg Betydning Vareforbrug fra projekt Ja/nej Hvis feltet er afkrydset, vil vareforbrug blive konteret ud fra opsætningen af vareforbrugs- og statuskonti i projektmodulet dvs. under arter og/eller grupper. Hvis du ikke afkrydser feltet, bogføres vareforbruget som ved ordrer - dvs. efter debitor- og/eller varegrupper ud fra følgende prioritering: 1. prioritet = nederste del under debitorgrupper 2. prioritet = varegrupper 3. prioritet = øverste del under debitorgrupper Om du vælger den ene eller anden metode afhænger af, om du ønsker at vareforbruget på projekter skal udskilles på særlige konti i Finansmodulet eller ej. NB! Afkrydsningsfeltet har kun betydning ved fakturering, og på de projektlinjer, der er "født" som linjer. For linjer der er kopieret fra projektposter gælder det, at vareforbrug allerede er bogført under dannelse af projektposten, og altså ikke skal bogføres igen ved fakturering. Fakturaparametre Under Projekt/Tilpasning/Parametre/Faktura kan du vælge om fakturering via Projektmodulet skal bogføres i Finans. Parameter Valg Betydning Faktura bogføres i Finans Ja/nej Skal der foregå automatisk bogføring af faktura i Finansmodulet ud fra konteringsopsætningen? OBS! Hvis du bogfører lagertransaktioner i Finans, og du trækker fysiske varer fra Lager til Projekt, skal du vælge at bogføre projektposteringer i Finans. Det vil sige, at du skal svare Ja til Projektparameteren Projekt bogføres i Finans under Projekt/Tilpasning/Parametre/ Projekt. 25

26 Opsætning af integration mellem Finans og Projekt Opsætning af integrationen mellem Finans og Projekt foretages vha. ovennævnte parametre samt ved at definere finanskonti under enten projektgrupper, projektarter eller en kombination af disse. Opsætning af finansintegration under projektgrupper Alle projekter skal tilknyttes en projektgruppe. Denne projektgruppe kan bruges til at styre finanskonteringen i forbindelse med projektstyring. Såfremt finanskonteringen i forbindelse med projekter ønskes styret af projektgrupperne, svares nej til parameteren Beholdningskonti fra arter, ja til parameteren Driftsføringskonti fra grupper, og de ønskede kontonumre indtastes under Projekt/Tilpasning/Grupper. I feltet Omsætning indtastes kontoen hvorpå projektomsætningen skal bogføres når projektet faktureres. NB! Omsætningskontiene under projektgrupper benyttes kun, såfremt der er svaret ja til parameteren Omsætning fra projekt og der samtidig er svaret ja til parameteren Driftsføringskonti fra grupper. I feltet Forbrug indtastes kontoen hvorpå projektomkostningerne skal bogføres når omkostningerne faktureres og driftsføres (dvs. udgiftsføres). I feltet Status indtastes kontoen hvorpå projektomkostningerne skal bogføres (aktiveres) indtil disse ønskes driftsført f.eks. en konto ved navn Igangværende arbejde i status. Læs mere om de øvrige felter under Projektgrupper i hjælpen i C5. Eksempel på opsætning under projektgrupper Opsætning af finansintegration under projektarter Såfremt virksomheden ønsker en større detaljeringsgrad, typisk mht. driften, kan integrationen sættes op således, at det er arterne der bestemmer, hvilke finanskonti der skal bogføres på. Herved vil der være mulighed for at arbejde med flere aktivkonti og flere driftskonti. Hvilket i sagens natur giver bedre mulighed for, at dele omkostningerne op i forhold til, hvilken type af omkostning det er. Såfremt finanskonteringen i forbindelse med projekter ønskes styret af projektarterne, vælges ja til parameteren Beholdningskonti fra arter, nej til parameteren Drifsføringskonti fra grupper og de ønskede kontonumre indtastes under Projekt/Tilpasning/Arter. 26

27 I feltet Omsætning indtastes kontoen hvorpå projektomsætningen skal bogføres når projektet faktureres. NB! Omsætningskontiene under projektarter benyttes kun, såfremt der er svaret ja til parameteren Omsætning fra projekt og der samtidig er svaret nej til parameteren Driftsføringskonti fra grupper. I feltet Forbrug indtastes kontoen hvorpå projektomkostningerne skal bogføres når omkostningerne driftsføres (dvs. udgiftsføres). F.eks. en konto ved navn Omkostninger if. med projekter i driften. I feltet Status indtastes kontoen hvorpå projektomkostningerne skal bogføres (aktiveres) indtil disse ønskes driftsført f.eks. en konto ved navn Igangværende arbejde i status. Kontonummeret i Modkonto-feltet kommer til anvendelse, hvis du eksempelvis bogfører en indkøbslinje til et projekt uden at indtaste et varenummer på indkøbslinjen (F.eks. hvis varen ikke er oprettet i Lagerkartoteket). Kontoen angivet her, vil så benyttes som lagerafgangskonto. Bemærk at der i % -feltet kan angives, hvor stor en procentdel der, for den enkelte art, skal driftsføres med det samme i forbindelse med bogføring på projekterne. Såfremt der ikke oplyses nogen % -sats, vil omkostningerne blive 100 % aktiveret på kontoen oplyst i feltet Status under arterne eller grupperne. Eksempel på opsætning under projektarter 27

28 Huskeliste Funktion Fremgangsmetode Tast Parametre Vælg Projekt/Tilpasning/Parametre og tag stilling til følgende parametre: Projekt bogføres i Finans Beholdningskonti fra arter Driftsføringskonti fra grupper Omsætning fra projekt Vareforbrug fra projekt Faktura bogføres i Finans Integration ud fra arter Vælg Projekt/Tilpasning/Arter og udfyld relevante felter med finanskonti. Udfyld desuden feltet % såfremt nogle projektposteringer ønskes driftsført automatisk. Integration ud fra grupper Vælg Projekt/Tilpasning/Grupper og udfyld relevante felter med finanskonti. 28

29 Opgaver Opgave 1: Valg af integration til Finans Virksomheden ønsker fuld integration fra Projektmodulet til Finansmodulet. Tjek derfor opsætningen af relevante parametre, så både omkostninger og indtægter på projekter fremover bogføres i både Projektmodulet samt Finansmodulet. Virksomheden ønsker at finansintegrationen skal ske ud fra arterne, sørg derfor for, at parametrene er defineret således at opsætningen under arterne benyttes. Virksomheden ønsker ikke at omsætning og vareforbrug bogføres ud fra projektopsætningen, så sørg for at disse parametre er sat til nej. Der skal dannes mindst mulige finansposteringer ved bogføring, hvorfor der svares Ja til parameteren Komprimer finansposteringer under Generelt/Tilpasning/Systemkonfiguration. Opgave 2: Konteringsopsætning på arten Underlev15 Omkostninger der bogføres med arten Underlev15 skal bogføres på statuskontoen Diverse projektomkostninger hvis omkostningen aktiveres, og på driftskontoen (vareforbrugskontoen) 2790 Diverse projektomkostninger, hvis omkostningen driftsføres. Angiv disse konti på arten. Hvis omkostninger fra underleverandører bogføres uden brug af varenumre, skal kontoen Varelager specialindkøb benyttes som varelager afgangskonto, idet denne også benyttes som varelager tilgangskonti for sådanne posteringer jævnfør kreditorgrupperne. Angiv denne konto på arten i feltet Modkonto. Opgave 3: Konteringsopsætning på arten Ac_Fak Virksomheden ønsker at kunne se, hvor meget der er aconto faktureret på projekter under omsætningen i Finansmodulet. Opret derfor en ny driftskonto med kontonummer 1400 og navnet Aconto faktureret projekter. Såfremt acontobeløb driftsføres, skal beløbene bogføres på konto 1400, så oplys konto 1400 i feltet Forbrug på arten AC_Fak. Hvis beløbene aktiveres i stedet, skal disse bogføres på konto Oplys denne konto i feltet Status på arten Ac_Fak. Acontobeløbene ønskes dog som standard driftsført med 100 % automatisk. Angiv denne procentsats på arten Ac_Fak. Opgave 4: Konteringsopsætning på arten Sygdom Den tid medarbejderne registrerer med arten Sygdom skal driftsføres med 100 % automatisk. Værdien af disse timer skal driftsføres på konto 5710 i kontoplanen. 29

30 4. Projektstart Formål Formålet med denne lektion er, at give deltagerne et indblik i oprettelse af projekter i projektkartoteket samt øvrige arbejdsgange ved oprettelse af nye projekter. Emner I denne lektion behandles følgende emner: Projektkartoteket Oprettelse af projekter Projektfaser Projekthierarkier Budgettering/forkalkulation på projekter Projektkartoteket Projektkartoteket findes under Projekt/Kartotek/Projekt. Projektkartoteket indeholder alle oplysninger om de enkelte projekter. Disse oplysninger er inddelt på 7 faneblade, med følgende informationer: Oversigt Generelt Opsætning Statistik Totaler Budget Oversigt over igangværende projekter. Oversigt over kundeoplysningerne for det enkelte projekt. Oplysningerne hentes fra Debitorkartoteket ved oprettelse af projektet. Endvidere skal der indtastes/vælges oplysninger omkring projektgruppe m.m. samt et overnummer, hvis projektet er et delprojekt. Her finder du oplysninger vedrørende samhandelsaftaler, moms m.m. Oplysningerne hentes fra Debitorkartoteket ved oprettelse af projektet. På dette faneblad ses en oversigt over projektlinjernes totaler. Dvs. totaler for indtastede men endnu ikke fakturerede projektlinjer. Her indtastes den aftalte pris ekskl. moms for hele projektet. Nedenfor ses totalerne for hvad der er faktureret, hvad der er afholdt af omkostninger i forbindelse med projektet samt DB og DG. Her budgetteres på projektet ved hjælp af arter og sumarter. Omkostninger kan løbende ses, således at det er muligt at foretage løbende kalkulation samt en vurdering af hvor langt man er med projektet. 30

31 Oprettelse af projekter Nye projekter oprettes ved at taste F2 på f.eks. fanen Oversigt. Når du opretter et projekt i kartoteket, fungerer projektet på mange områder som en ordre i ordrekartoteket. Men du har også andre muligheder, når du anvender projektmodulet. Med hensyn til fakturering er det projektlinjer, der faktureres. Du har mulighed for at registrere omkostninger af enhver art på projektet og du kan budgettere på projekter. Alle finansposter, fakturalinjer, indkøbslinjer og/eller varer der vedrører projektets omkostninger eller indtægter er indtastet sammen med dette projektnummer. Dermed bliver disse data opsamlet automatisk på projektet. Projekthierarki Ved hjælp af feltet Overnummer kan der arbejdes med projekthierarkier. Idéen med projekthierarkier er, at du kan oprette flere projekter og binde dem sammen, således at der er et eller flere hovedprojekter og dertil hørende underprojekter. Det kunne eksempelvis være et projekt, der er oprettet i forbindelse med et husbyggeri: Projekt nr. 10 HUS Projekt nr. 11 Projekt nr. 12 Projekt nr. 13 Projekt nr. 10 VVS-entreprise Maler-entreprise Murer-entreprise El-entreprise Over nr.: 10 Over nr.: 10 Over nr.: 10 Over nr.: 10 Alle delprojekter og hovedprojektet skal oprettes i projektkartoteket. For alle delprojekterne angives hovedprojektets nummer i Overnummer-feltet. NB! Når man indkøber varer til projekt 11+12, vil feltet omkostning blive bogført på henholdsvis projekt 11+12, men omkostningen vil figurere på både projekt Dvs. de samlede omkostninger på projekt 10, vil bestå af omkostninger fra både Det samme sker, hvis man fakturerer på ét af de 3 projekter. Projektfaser Til at styre, i hvilken del af ovennævnte arbejdsfaser et projekt befinder sig, benyttes et felt ved navn Fase i Projektkartoteket. I dette felt kan man manuelt vælge værdierne Oprettet, Tilbud, Aktiv og Afsluttet. Under Projekt/Tilpasning/Parametre/Projekt i parameteren Start fase kan det defineres, hvilken fase nye projekter skal starte med som standard. NB! Det er ikke muligt at fakturere et projekt, medmindre fasen på projektet er lig med Aktiv. 31

32 Styring af varelager i forbindelse med projekt Som i ordrekartoteket kan du også i projektkartoteket styre, hvordan varer reserveres på Lageret. Når du opretter projektet, skal du derfor være opmærksom på Beholdning-feltet. Endvidere har du mulighed for at foretage restordrestyring. Dette vil dog som regel være mest aktuelt, hvis du bruger projektkartoteket som et udvidet ordrekartotek. Projektlinjer Når et projekt er oprettet, kan der indtastes projektlinjer via knappen Linjer. Disse projektlinjer kan bruges til fakturering, men kan selvfølgelig også bruges til at lave tilbud, ordrebekræftelser og følgesedler. Vær opmærksom på, at når du fakturerer fra projektmodulet, fungerer det ligesom i ordremodulet. Det vil sige, at varerne bliver trukket fra lagerbeholdningen. Der er dog nogle forskelle på fakturering fra ordremodulet og projektmodulet, men disse bliver beskrevet nærmere i kapitlet Fakturering. Tilbudsgivning Når der er indtastet minimum én projektlinje kan der udskrives et tilbud, ved at vælge knappen Tilbud i Projektkartoteket. Eksempel på projektlinje på fastpris-projekt Hvis man f.eks. ønsker at give et samlet tilbud på bygning af en skurvogn, og ikke ønsker at det skal fremgå af hverken tilbud eller faktura, hvor mange timer og hvilke varer der er benyttet, kan man nøjes med at indtaste én projektlinje som vist nedenfor med et notat der uddyber tilbuddet. Denne linje kan så benyttes både til udskrivning af tilbud, men også senere til fakturering. Budgettering / forkalkulation På Budget-fanen i Projektkartoteket er det muligt at foretage budgettering og forkalkulation på projektet. Dette kan gøres på både arts- og sumartsniveau. Når der er påløbet omkostninger på projektet, kan de realiserede omkostninger herefter ses pr. sumart og art på dette faneblad, og holdes op mod de budgetterede beløb. NB! I C5 versioner ældre end vers. 2010, er det kun muligt at budgettere på sumartsniveau. 32

33 Automatisk budget Når der er indtastet budgetlinjer på et projekt, kan disse benyttes til automatisk at få opdateret fanen Budget med budgetbeløb og budgetantal. Dette gøres ved at vælge knappen Opdater kost budget under projektlinjerne. Hvis man ændrer projektets fase fra Oprettet eller Tilbud til fasen Aktiv, vil der også blive spurgt, om man ønsker at få opdateret kostbudgettet på fanen Budget. Manuel indtastning af budget Nedenstående felter på fanen Budget benyttes til manuelt at indtaste budgetbeløb: Kostbudget Her indtastes det forventede kostbudget for den aktuelle sumart eller art. Revideret kost Her kan der indtastes et revideret kostbudget pr. sumart eller art. Det er derved muligt at have to budgetbeløb; det oprindelige budgetbeløb, samt et revideret budgetbeløb. På den måde kan man altid se det oprindelige budget. Budget Her indtastes det budgetterede antal. F.eks. antal timer ud for en sumart ved navn arbejdstimer. Eksempel på indtastning af budget Hvis der til en sumart f.eks. er tilknyttet to arter, vil kostbudgettet der indtastes i feltet Kostbudget ud for den aktuelle sumart i den øverste del af fanebladet, blive ligeligt fordelt mellem de to arter i den nederste del af fanebladet. Med andre ord opdateres felterne Kostbudget automatisk, således at summen af kostbudgetbeløb på arter stemmer med det totale kostbudgetbeløb på sumarten. Hvis der ændres i kostbudgettet på en art i feltet Kostbudget i den nederste del af fanebladet, opdateres feltet Kostbudget i den øverste del af fanebladet ligeledes automatisk. Hvis der f.eks. indtastes og i feltet Kostbudget ud for arterne Materialer og MatSpec, vil feltet Kostbudget ud for sumarten Materialer automatisk blive udfyldt med kr. Hvis man så efterfølgende ændrer dette beløb til f.eks , vil beløbet blive fordelt mellem de to arter, således at den samme forholdsmæssige fordeling bliver bevaret - dvs og i stedet for til begge arter. 33

34 Huskeliste Funktion Fremgangsmetode Tast Opret projekt Åben projektkartoteket under Projekt/Kartotek/Projekt Opret et nyt projekt F2 Udfyld relevante felter (minimum Projektgruppe). Udskriv tilbud Åben projektkartoteket under Projekt/Kartotek/Projekt. Vælg knappen Linjer og indtast tilbudslinjer. Luk linjerne Vælg knappen Tilbud ALT+J ALT+B NB! Ret evt. projektets fase fra Oprettet til Tilbud. Automatisk budget Under knappen Linjer i Projektkartoteket vælges knappen Opdater kost budget. Indtast budget manuelt Afgræns evt. på sumarter og vælg om både kostbudget og budgetantal skal opdateres. Vælg fanen Budget i Projektkartoteket. Vælg sumarter i kolonnen Sumart og indtast budgetbeløb i felterne Kostbudget og Revideret kost ud for enten sumarterne i den øverste del eller de tilhørende arter i den nederste del. Indtast evt. budgetantal i feltet Budget ud for arterne eller sumarterne. ALT+H 34

35 Opgaver Opgave 1: Nyt projekt Lillevangskolen ønsker at få et tilbud på møbler til et nyt klasselokale, hvor der hver skal være plads til 25 elever og en lærer. Opret et projekt til Lillevangskolen med følgende informationer: Projektgruppe Prisgruppe Søgenavn Skoler Grossist Nyt klasselokale Linjer Varenr. Antal Art Ret fasen på projektet til Tilbud Udskriv et tilbud. Opgave 2: Nyt projekt Materialer Materialer Materialer Materialer Fyns bolighus skal på forskellige messer det næste halve år, og ønsker rådgivning i forbindelse med opbygning og indretning af messestandene. Opgaven vurderes til at tage 31 timer for vores indretningskonsulent samt 10 timers opmåling fra vores underleverandør. Opret et projekt til Fyns bolighus med følgende informationer: Projektgruppe Prisgruppe Søgenavn Messe Grossist Messeanalyse Linjer Varenr. Antal Tekst Art timer Indretningskonsulent TimKons 1 stk kr. Opmåling m.m. Underlev15 Ret fasen på projektet til Tilbud Udskriv et tilbud. 35

36 Opgave 3: Igangsætning af projekt Lillevangskolen vender tilbage en uge senere, og siger at de vil acceptere tilbuddet, såfremt de kan få 10 % i rabat. Du og kunden bliver enige om 10 % rabat på bordene og stolene til eleverne pga. mængden, men ingen rabat på bordet og stolen til læreren. Angiv de 10 % i rabat på de to øverste linjer på projektet, og udskriv en ordrebekræftelse til Lillevangskolen Ret fasen på projektet fra Tilbud til Aktiv og vælg ja til at få opdateret kostbudget samt pris, men undlad at slette linjer Hvilke informationer blev hermed opdateret på fanen Budget og Totaler? Er tilbuddet og ordrebekræftelsen gemt i Projektarkivet? Hvorfor eller hvorfor ikke? Opgave 4: Igangsætning af projekt Fyns bolighus ringer og accepterer tilbuddet. Udskriv en ordrebekræftelse til Fyns bolighus Ret fasen på projektet fra Tilbud til Aktiv og vælg ja til at slette linjer samt at få opdateret kostbudget og opdateret prisen Angiv manuelt et budgetbeløb på 4500 kr. ud for sumarten Underlev på fanen Budget. Hvorfor blev dette budgetbeløb ikke opdateret automatisk ligesom budgettet på konsulenttimerne? 36

37 5. Bogføring af omkostninger på projekter Formål Formålet med denne lektion er, at give deltagerne et indblik hvorledes der kan bogføres omkostninger på projekter. Emner I denne lektion behandles følgende emner: Bogføring af projektomkostninger via kassekladder Bogføring af indkøb direkte til projekter Bogføring af tidsforbrug på projekter via projektkladder Bogføring af materialeforbrug til projekter via projektkladder Registrering af omkostninger og tidsforbrug Der er flere måder, hvorpå der kan registreres omkostninger på projekter i C5, hvilket skitseres med nedenstående figur: Projektkladde Registrering af tidsforbrug og egne varer på projekter Faktura Projektmodulet Indkøb til projekt Indkøb af varer direkte til bestemte projekter Faktura på baggrund af registrerede omkostninger på projektet eller manuelt indtastede fakturalinjer Kassekladde Registrering af f.eks. rejseomkostninger vedr. et projekt 37

38 Indkøb direkte til et projekt Indkøb af varer direkte til projekter foregår enten fra indkøbskartoteket (Indkøb/Kartotek/ Indkøbskartotek) eller via købsfakturering i Kreditormodulet (Kreditor/Dagligt/Købsfaktura). Forskellen på almindelige indkøb og indkøb der skal bogføres direkte til et projekt, er oplysningen i felterne Projekt og Art på indkøbslinjerne. I feltet Projekt indtastes/vælges projektnummeret hvortil varerne er indkøbt. Projektarten overføres automatisk fra lagerkartoteket til feltet Art, såfremt varen er oprettet med en artskode i feltet Art på fanen Opsætning i Lagerkartoteket. Alternativt kan arten indtastes/vælges manuelt. Kontering ved bogføring af indkøb til et projekt Når et indkøb bogføres til et projekt sker der automatisk nogle ekstra posteringer end normalt ved bogføring af en indkøbsfaktura. Eksempel på forskel i kontering af indkøbsfaktura med/uden angivelse af projekt og art Uden projekt/art Med projekt/art Konto Debet Kredit Konto Debet Kredit Varelager tilgang kr. Varelager tilgang kr. Indg. moms 250 kr. Indg. moms 250 kr. Kreditorer kr. Kreditorer kr. Varelager afgang kr. Materialeomk kr. Hvis der bogføres med projektnummer og art, vil kontonummeret for materialeomkostninger jævnfør ovenstående eksempel blive hentet fra projektgrupper eller arter i felterne Forbrug eller Status. Såfremt % -feltet under arterne ikke er udfyldt aktiveres omkostningen dvs. omkostningen bogføres på kontoen i feltet Status. Er % -feltet udfyldt med 100 (%) vil beløbet blive driftsført automatisk dvs. omkostningen bogføres på kontoen i feltet Forbrug. Er % -feltet udfyldt med f.eks. 50 (%) vil 50 % af beløbet blive bogført på kontoen i feltet Drift og 50 % på kontoen i feltet Status. NB! Når du bogfører en indkøbslinje uden varenummer, men med angivelse af projektnummer og art, vil lagertilgangen blive bogført på kontoen i feltet Tilgang under kreditorgrupper (Kreditor/Tilpasning/Grupper), mens at lagerafgangen vil blive bogført på kontoen i feltet Modkonto ud for arten under Projekt/Tilpasning/Arter. Omkostninger på projekter via kassekladder Et projekt vil i mange tilfælde indeholde andre omkostninger end reelle varekøb til projektet. Dette kunne f.eks. være rejseomkostninger og kontoromkostninger - såsom fotokopier, kuverter, porto osv. Alle disse typer omkostninger kan bogføres direkte som en omkostning på et projekt via kassekladderne. Omkostningen indtastes som normalt i kassekladden, blot med angivelse af projektnummer og art på hver linje i de dertil hørende felter. 38

39 Kontering ved bogføring af omkostninger via kassekladder Automatisk 100 procents driftsføring Hvis omkostningen indtastes som øvrige omkostninger i kassekladden dvs. omkostningskontoen i feltet Konto og f.eks. banken i modkonto-feltet, vil omkostningen, trods angivelse af projekt og art, blive bogført som normale omkostninger, også selvom der på arten måtte være angivet en % -sats i feltet %. Aktivering / Driftsføring mindre end 100 procent Hvis omkostningerne i stedet indtastes med en statuskonto i feltet Konto i kassekladden, vil omkostningen blive driftsført eller aktiveret ud fra % -satsen angivet på arten under Projekt/Tilpasning/Arter. Eksempel på bogføring af omkostningsbilag med projekt og art via kassekladden I eksemplet er der angivet en driftsføringsprocent på 50 på den benyttede projektart. I det første eksempel er kontoen for kontorartikler valgt i feltet Konto i kassekladden. I det andet eksempel er kontoen for igangværende arbejde (status) valgt i feltet Konto. Konto = Kontorartikler (drift) Konto = igangv.arb. (Status) Konto Debet Kredit Konto Debet Kredit Kontorartikler 80 kr. Igangv. arb. 80 kr. Indg. moms 20 kr. Igangv. arb. 40 kr. Banken 100 kr. Materialeomk. 40 kr. Indg. moms 20 kr. Bank 100 kr. NB! Husk eventuelt manuelt at indtaste en momskode på linjen i kassekladden, når du benytter statuskontoen i felter Konto. Såfremt der ikke var benyttet en driftsføringsprocent (dvs. driftsføringsprocent = 0 %), ville de to linjer med de 40 kr. i andet eksempel ikke havde været bogført. Tidsforbrug og materialeforbrug via projektkladder Projektkladderne bruges til registrering af tidsforbrug på projekter (ydelser) samt til træk af egne varer fra varelageret til projekter. Oprettelse af projektkladder Projektkladder oprettes under Projekt/Tilpasning/Kladdenavne ved at taste F2. For en beskrivelse af felterne under projektkladdenavne henvises til hjælpen i C5, der kan åbnes ved at taste F1. 39

40 Indtastning i projektkladder Indtastningen af tids- eller materialeforbrug på projekter via projektkladderne, foretages under Projekt/Dagligt/Indtast kladde. Hver linje i projektkladden udfyldes med bl.a. projektnummer og art. Arten hentes automatisk fra lagerkartoteket, såfremt feltet Art på fanen Opsætning er udfyldt på ydelsen i Lagerkartoteket. Alternativt kan arten indtastes/ændres manuelt. De enkelte varenumre skal oprettes med en kostpris og evt. en salgspris, idet projektet ellers ikke vil blive belastet med omkostningen. Salgsprisen for varenummeret påføres automatisk kladdelinjen ud fra kundens prisgruppe, der vil dog altid ske bogføring i henhold til kostprisen, hvis en sådan findes i lagerkartoteket. Du kan før indtastning vælge prisgruppen for kladdelinjerne via knappen Prisgruppe i projektkladden. Registrering af tidsforbrug via projektkladder Projektkladden kan anvendes til registrering af tidsforbrug dvs. forbrugte timer på projektet. Dog kræves der, at disse timer oprettes som varenumre (ydelser) i Lagerkartoteket. NB! Der bør oprettes det antal sumarter, der svarer til de timetyper, du vil styre. Hvis der både er anvendt svendetimer og lærlingetimer, vil disse typisk have vidt forskellige priser. Vil du have mulighed for at styre timeforbruget for begge typer af timer, skal du oprette minimum to sumarter samt to Arter. Materialeforbrug via projektkladder Projektkladder kan ligeledes benyttes til at registrere forbrug af egne varer fra varelageret til forskellige projekter. Kladdelinjer uden varenummer Du kan også indtaste projektlinjer i projektkladderne uden varenummer. Gør du det vil lagertrækket ske på det kontonummer, der er angivet i Modkonto-feltet for den pågældende art under Projekt/Tilpasning/Arter. Finansiel kontering af tidsforbrug Ingen finansintegration Registrering af forbrugte interne timer på de enkelte projekter via projektkladder, vil ikke blive bogført i finansmodulet, såfremt finansintegrationen er fravalgt. Omkostningen til timeforbruget vil dog figurere som en omkostning i Projektmodulet. Finansintegration Situationen er lidt anderledes, såfremt virksomheden har valgt at integrere Projektmodulet og Finansmodulet. I så fald vil et registreret timeforbrug skulle belaste en finanskonto. Ofte vil forbrug af interne timer ikke medføre ekstra lønudgifter, hvorfor det er misvisende, såfremt driften påføres ekstra lønomkostninger. Integrationen mellem Projekt og Finans skal derfor sættes således op, at finansposteringen og den deraf følgende modpostering opvejer effekten på finanskontiene. Eksempelvis kan du oprette to konti i Lønomkostningsgruppen i kontoplanen. Den ene konto kunne hedde Modkonto forbrug projekttimer. Denne konto angives under Lager/Tilpasning/Grupper i Afgang-feltet for lagergruppen der benyttes på timerne (ydelserne). 40

41 Den anden konto kunne hedde Forbrug projekttimer. Denne konto angives under Projekt/Tilpasning/Arter i feltet Drift ud for arten der benyttes på timerne. De to konti skal over tid udligne hinanden. Den ene konto krediteres, når ydelsen registreres på projektet. Og den anden debiteres, når projektet driftsføres. Eksempel på bogføring ved tids- og materialeforbrug via projektkladde I eksemplet er kostprisen på tidsforbruget 200 kr. og driftsføringsprocenten på materialearten er 50 %. Tidsforbrug Materialeforbrug Konto Debet Kredit Konto Debet Kredit Forbrug til egenproduktion (Afgangskto. på varegruppen eller modkonto på arten hvis ikke der benyttes varenummer) 200 kr. Varelager (VL afgang på varegruppen) kr. Lønomkostninger (statuskto. på arten) 200 kr. Materialeomk. (drift) (Forbrugskto. på arten) Materialeomk. (status) (Statuskto. på arten) 502,50 kr. 502,50 kr. 41

42 Er omkostningerne registreret på projektet? Efter at indkøb, finanskladder og/eller projektkladderne er bogført med angivelse af projektnummer og art, kan man se omkostningen på projektet i Projektkartoteket. Posteringer Ved at vælge knappen Information/Posteringer i Projektkartoteket kan alle posteringer foretaget på projektet ses både omkostningsposteringer og indtægtsposteringer. Ved hjælp af knapperne Transaktioner og Grundlag i oversigten over posteringerne, kan det ses, hvordan den enkelte postering er bogført i Finansmodulet samt i de øvrige moduler. NB! Posteringerne kan evt. sorteres efter posteringstype (Post type) med Shift+F4, således at posteringerne sorteres efter om det er omkostningslinjer, faktureringslinjer osv. Projektkartotek Information/Posteringer Viser hvilke posteringer der er bogført på projektet. Transaktioner Viser hvordan den enkelte postering er bogført i Finansmodulet. Grundlag Viser hvordan den enkelte postering er bogført i Finansmodulet samt de øvrige moduler. Fanen Totaler I feltet Omkostninger på fanen Totaler ses summen af samtlige omkostninger på projektet. Denne sum opsplittes pr. sumart og art på fanen Budget. I feltet Driftsført kan det ses, hvor stor en del af disse omkostninger der er driftsført. Fanen Budget Ud for hver sumart (omkostningstype) ses summen af omkostninger bogført med de arter, der er tilknyttet de enkelte sumarter. 42

43 Huskeliste Funktion Fremgangsmetode Tast Omkostninger via kassekladde Åben en kassekladde under Finans/Dagligt/Kassekladde. Vælg knappen Simpel/Avanceret hvis ikke felterne Projekt og Art er synlige i kassekladden. Udfyld felterne Projekt og Art på de linjer med omkostninger, der skal registreres på et projekt Check, udskriv og bogfør kladden. ALT+A ALT+V ALT+Ø Indkøb til projekter Vælg Kreditor/Dagligt/Købsfaktura eller Indkøb/Kartotek/Indkøbskartotek Opret projektkladde Omkostninger via projektkladden Vælg leverandøren varerne er købt hos og vælg knappen Linjer Indtast felterne Projekt og Art på de linjer, der skal registreres på et projekt Godkend linjerne Vælg knappen Købsfaktura. Vælg Projekt/Tilpasning/Kladdenavne Opret en ny kladde ved at indtaste kladdenavn og betegnelse Angiv ønsket bilagsserie i felterne Minimum, Maximum og Bilag Afslut med. Åben en projektkladde under Projekt/Dagligt/Indtast kladde Indtast projektlinjer med angivelse af projektnummer, art, antal, pris og evt. varenummer Check, udskriv og bogfør projektkladden. ALT+J ALT+K F2 ALT+A ALT+V ALT+B 43

44 Opgaver Opgave 1: Omkostninger via kassekladde I forbindelse med projektet til Fyns bolighus har vores indretningskonsulent haft et indledende møde med underleverandøren, og mødet blev afsluttet med en middag på en restaurant. Indretningskonsulenten har afleveret bilaget fra restauranten til bogholderen, og fået udbetalt pengene for dette udlæg kontant. Bogfør restaurantbilaget på 789,- kr. i en kassekladde med dags dato, og sørg for at denne omkostning i den forbindelse bliver bogført automatisk på projektet til Fyns bolighus. Brug arten Rejse. (Brug kontiene 2710 og 15010) Hvordan kan man kontrollere, at denne omkostning er blevet bogført på projektet? Er beløbet registreret som værende driftsført eller aktiveret på projektet? Og hvor ses denne information? Opgave 2: Indkøbsfaktura vedr. projekt Vi har modtaget en regning fra vores underleverandør Forum System. Regningen består af 4500 kr. for opmålinger foretaget i forbindelse med projektet til Fyns bolighus samt indkøb af 30 stk. glasborde til lager. Bogfør denne indkøbsfaktura med nummer via Indkøbsmodulet eller Kreditor/Dagligt. Husk at angive projektnummer og arten Underlev15 på linjen vedr. opmålingen, således at denne omkostning bliver bogført automatisk på projektet til Fyns bolighus ved bogføring af indkøbsfakturaen. Er beløbet vedr. opmålingen registreret som værende driftsført på projektet? Hvorfor/hvorfor ikke? Opgave 3: Tidsforbrug på projekt Vores indretningskonsulent Pia Westermann har afleveret en seddel, hvorpå der står, at hun nu har brugt de aftalte antal timer på projektet til Fyns bolighus. Hun forventer at projektet er færdigt, men siger, at faktureringen og den deciderede afslutning af projektet må vente til næste uge. Du mangler at få oplyst, hvor mange timer der var aftalt på projektet, men kan ikke få fat i indretningskonsulenten pr. telefon. Kan du selv finde denne information? Og i givet fald hvor? Indtast det aftalte antal timer på projektet vha. varenummer i en projektkladde og bogfør kladden. Husk at angive at det er Pia som har udført arbejdet, og du skal manuelt fjerne lønarten på linjen. 44

45 Opgave 4: Nyt projekt og varetræk via projektkladden(ekstra opgave) Vores kunde Nielsens bolighus har en kunde, som har vist interesse for vores fantastiske glasborde. Nielsens bolighus har forespurgt, om de kan få 1 glasbord i udvalg, således at kunden kan se glasbordet inden vedkommende beslutter sig for selve købet. Opret et nyt projekt til Nielsens bolighus. Hvorfor bliver projektgruppen udfyldt automatisk? Ret fasen på projektet fra Oprettet til Aktiv. Vores montør skal tilfældigvis ud til et andet kundebesøg i nærheden af Nielsens bolighus, og kører derfor forbi Nielsens bolighus og afleverer glasbordet. Registrér glasbordet på projektet via en projektkladde og bogfør kladden. Opgave 5: Internt projekt (ekstra opgave) Der skal oprettes et internt projekt, der skal benyttes til opsamling af sygdom i forbindelse med medarbejdernes sygdom. Opret en debitor med virksomhedens egne informationer og projektgruppen Intern Opret et nyt projekt til denne debitor I Søgenavns-feltet på projektet skrives Intern Sygdom. 45

46 6. Udskrifter i Projektmodulet Formål Formålet med denne lektion er at give deltagerne et kendskab til et udvalg af udskrifter i Projektmodulet. Emner I denne lektion behandles følgende emner: Saldooversigt (Projekt-/Ordrebeholdning) Projekt- og Arbejdskort Igangværende arbejde og Igangværende specifikation Saldooversigt Saldooversigten udskrives ved at vælge Projekt/Rapporter/Periodisk/Saldooversigt. Saldooversigten giver et overblik over den samlede projektbeholdning (ordrebeholdning) - dvs. en oversigt over projekter, hvorpå der er indtastet projektlinjer, der endnu ikke er faktureret. NB! Hvis totaler ønskes udskrevet som vist nedenfor, skal du huske at vælge knappen Sortering og markere feltet Udskriv subtotaler. Projektkort / Arbejdskort Disse kort udskrives ved at vælge Projekt/Rapporter/Periodisk/Projektkort og Arbejdskort. Projektkort og Arbejdskort er en form for kontoudtog over projektlinjer på projektet. Disse kort kan f.eks. benyttes til at give til de medarbejder, der skal udføre arbejdet, således at de kan se hvad der er aftalt med kunden. På Projektkortet kan der udskrives notater. 46

47 Igangværende arbejde En oversigt over de igangværende arbejder dvs. en oversigt over, hvor meget er aktiveret, driftsført og faktureret pr. projekt, udskrives ved at vælge Projekt/Rapporter/Periodisk/Igangværende arbejde. Ved at indtaste en avanceprocent i forbindelse med udskrivning af rapporten, kan man få udregnet en forventet salgsværdi beregnet ud fra denne avanceprocent i kolonnen Salgsværdi iht. projekt. NB! Hvis totaler ønskes udskrevet som vist nedenfor, skal du huske at vælge knappen Sortering og markere feltet Udskriv subtotaler. Igangværende specifikation Igangværende specifikation er en slags kontoudtog for igangværende projekter, hvorpå det kan ses, hvor meget der er driftsført pr. linje. Rapporten viser projekterne ét for ét, med totaler pr. art. Igangværende specifikation udskrives ved at vælge Projekt/Rapporter/Periodisk/Igangværende specifikation. 47

48 Huskeliste Funktion Fremgangsmåde Tast Saldooversigt Arbejds- og Projektkort Igangværende arbejde Igangværende specifikation Vælg Projekt/Rapporter/Periodisk/Saldooversigt. Afgræns evt. på projektnumre m.m. og vælg OK. Svar ja eller nej til om projekter ønskes genberegnet. Vælg evt. knappen Subtotal, markér feltet Udskriv subtotal og vælg OK. Vælg at udskrive til skærm, printer m.m. og vælg OK. Vælg Projekt/Rapporter/Periodisk/Projektkort eller Arbejdskort. Afgræns evt. på projektnumre m.m. og vælg OK. Vælg om der skal udskrives notater eller ej og vælg OK (NB! kun Projektkort) Vælg at udskrive til skærm, printer m.m. og vælg OK. Vælg Projekt/Rapporter/Periodisk/Igangværende arbejde. Afgræns evt. på projektnumre og vælg OK. Indtast pr. hvilken dato de igangværende arbejder ønskes udskrevet samt en evt. avanceprocent m.m. og vælg OK. Vælg at udskrive til skærm, printer m.m. og vælg OK. Vælg Projekt/Rapporter/Periodisk/Igangværende specifikation. Afgræns evt. på projektnumre og vælg OK. Indtast pr. hvilken dato specifikationen ønskes udskrevet m.m. og vælg OK. Vælg at udskrive til skærm, printer m.m. og vælg OK. Mellemrum Mellemrum og Mellemrum og 48

49 Opgaver Opgave 1: Udskriv rapporten Igangværende arbejde Udskriv en oversigt over igangværende arbejde. Hvorfor udskrives projektet til Lillevangskolen ikke? Hvordan opgøres værdien Igangværende på denne udskrift? 49

50 7. Driftsføring og andre periodiske funktioner Formål Formålet med denne lektion er at give deltagerne et kendskab til de periodiske rutiner i Projektmodulet. Emner I denne lektion behandles følgende emner: Driftsføring Kopiering af linjer fra ét projekt til et andet Ændring af status på et projekt Prisopdatering Nedlæggelse af projekter Driftsføring af projekt På passende tidspunkter skal projektomkostningerne driftsføres. Det vil sige, at projektposteringerne skal flyttes fra aktiverne i balancen til resultatopgørelsen. Der kan driftsføres ad flere omgange, således at projektet til sidst er 100 % driftsført. Hvordan og hvornår du vælger at driftsføre, afhænger bl.a. af, om der bogføres efter faktureringsprincippet eller produktionsprincippet. Er projektet afsluttet og fuldt faktureret, skal det selvfølgelig driftsføres 100 %. Hvis virksomheden anvender produktionsprincippet eller der løbende faktureres på projektet, og man ønsker at driftsføre i henhold til, hvor meget der er faktureret, kan der løbende driftsføres en mindre andel. Der kan også være tilfælde, hvor projektet er løbende ; eksempelvis en serviceaftale. I så fald bør man i forbindelse med fakturering, driftsføre 100 % til og med faktureringsdatoen. Arbejdes der også med interne projekter, bør disse driftsføres 100 %, inden der f.eks. laves perioderegnskaber så som måneds- og/eller kvartalsrapporter. NB! Bogføring og driftsføring i forbindelse med projekter bør altid være afklaret med revisoren, så du er sikker på, at du overholder lovgivningen på området. Automatisk driftsføring Såfremt der under Projekt/Tilpasning/Arter er indtastet en procentsats i feltet %, vil der i forbindelse med bogføring af posteringer stemplet med den aktuelle art, automatisk ske en driftsføring. Står der f.eks. 50 (%) ud for arten Materialer betyder det, at 50 % af alle materialeomkostninger der bliver bogført på projektet med arten Materialer automatisk driftsføres ved bogføring af selve omkostningen. Manuel driftsføring I stedet for eller som en kombination med den automatiske driftsføring, kan der driftsføres manuelt ved at vælge Projekt/Periodisk/Driftsfør projekt. Når du vælger at driftsføre manuelt, skal du først afgrænse, hvilke projekter der skal driftsføres. Typisk vil det være et enkelt projekt, men det er også muligt at driftsføre flere projekter på én gang. 50

51 Det er også muligt at afgrænse på arter, såfremt det f.eks. kun er bestemte typer af omkostninger der ønskes driftsført. Vær dog opmærksom på, at nogle omkostninger måske allerede er driftsført 100 % fra kassekladden. NB! 100 % driftsførte omkostninger, typisk fra kassekladden, vil blive delvist aktiveret ved en manuel driftsføring via projektmodulet, med mindre der er tale om en 100 % driftsføring. Driftsføres f.eks. 75 % af et projekt manuelt, vil der i så fald blive tilbageført (aktiveret) 25 % af alle de omkostninger der i forvejen var driftsført 100 %. Du skal ved driftsføringen angive en dato for driftsføringen samt eventuelt et bilagsnummer. Hvis ikke du indtaster et bilagsnummer, benytter C5 næste bilag i bilagsserien Pro_Driftfør. Ændre status på projekt Beholdning -feltet på Generelt-fanen i Projektkartoteket bestemmer, hvorvidt varerne på projektlinjerne skal reserveres eller trækkes direkte på varelageret. Når der er indtastet projektlinjer på et projekt, er det ikke muligt at ændre valget i feltet Beholdning direkte i Projektkartoteket. Men ved at vælge Projekt/Periodisk/Ændre status kan denne beholdningsstatus ændres. Når et projekt oprettes, for f.eks. at lave et tilbud, er det måske usikkert, hvorvidt projektet bliver en realitet. I tilbudsfasen vælger man måske derfor ikke at reservere varerne på lager. Hvis tilbuddet bliver accepteret af kunden, kan denne funktion anvendes til at reservere varerne i Lagerkartoteket. Kopiér linjer Der er mulighed for at kopiere projektlinjer fra et projekt til et andet. Denne funktion kan med fordel bruges, såfremt virksomheden får et nyt projekt, der ligner et eksisterende projekt. Det kunne eksempelvis være et byggefirma, der skal bygge et hus, hvor køkkenet er identisk med et køkken fra et tidligere byggeri. Linjerne kopieres ved at vælge Projekt/Periodisk/Kopier linjer. Prisopdatering Ved hjælp af funktionen Prisopdatering under Projekt/Periodisk kan du få opdateret priser på ikke fakturerede projektlinjer, så der kan faktureres til gældende priser fra Lagerkartoteket. Kopier projektposter Ved at vælge Projekt/Periodisk/Kopier projektposter er det muligt at kopiere projektposter på flere projekter på én gang. Funktionen svarer til menupunktet Kopier projektposter der findes på projektlinjerne på det enkelte projekt. Nedlæg projekter Såfremt et projekt er afsluttet, kan man vælge at nedlægge projektet, således at projektet kun figurerer i Projektarkivet. For at nedlægge et projekt, vælges Projekt/Periodisk/Oprydning/Nedlæg projekt. Det er dog en betingelse, at: Alle varelinjer på projektet er fuldt faktureret (dvs. feltet Antal = feltet Faktureret på projektlinjerne) Projektet ikke er anført som overnummer på andre projekter 51

52 Huskeliste Funktion Fremgangsmetode Tast Driftsføring af projekt Vælg Projekt/Periodisk/Driftsfør projekt Afgræns mht. Projektnummer, art osv. og vælg OK Vælg procentandelen der skal driftsføres, bogføringsdato, evt. bilagsnummer og posteringstekst Skriv Start og vælg OK. Ændre status Vælg Projekt/Periodisk/Ændre status Afgræns på projektnummer og vælg OK Vælg den nye status, skriv Start og vælg OK. Prisopdatering Vælg Projekt/Periodisk/Prisopdatering Afgræns evt. på projektnummer osv. og vælg OK Vælg dato m.m. og vælg OK. Kopier linjer Vælg Projekt/Periodisk/Kopier linjer Afgræns på projektnummer osv. og vælg OK Vælg hvilket projekt, linjerne skal kopieres til Vælg OK. Kopier projektposter Vælg Projekt/Periodisk/Kopier projektposter Afgræns på de projekter der skal have kopieret projektposter og vælg OK Afgræns på art, dato osv. og vælg OK Vælg metode, evt. procent m.m. og vælg OK. Overfør til løn Vælg Projekt/Periodisk/Overfør til løn Afgræns evt. på medarbejder m.m. og vælg OK Udfyld evt. specifikation af overførsel og vælg OK Vælg lønkladden der skal overføres til og tast Enter. Enter Nedlæg projekter Vælg Projekt/Periodisk/Oprydning/Nedlæg projekt Afgræns på nummer osv. og vælg OK Skriv Start og vælg OK. 52

53 Opgaver Opgave 1: Driftsføringsprocent I Projektkartoteket er der et projekt til Storevangskolen. Hvor meget er driftsført på dette projekt, og hvor i Projektkartoteket kan du se denne information? Opgave 2: Tilbageførsel af driftsføring Det er en fejl at projektet til Storevangskolen allerede er driftsført 100 %, idet det kun skulle have været driftsført med 80 %. Tilbagefør noget af driftsføringen på projektet, så projektet kun er driftsført med 80 % via Projekt/Periodisk (Kun dette ene projekt!). 53

54 8. Fakturering fra projektmodulet Formål Formålet med denne lektion er, at vise deltagerne hvilke muligheder der er for fakturering via projektmodulet. Emner I denne lektion behandles følgende emner: Fakturering ud fra manuelt indtastede fakturalinjer Fakturering ud fra forbrugt tid og forbrugte materialer Aconto fakturering Slutfakturering Bogføring i forbindelse med fakturering Fakturering fra projekt Et projekt skulle gerne resultere i fakturering i én eller flere omgange. Projektmodulet har samme faciliteter som Ordremodulet mht. fakturering, men det er ligeledes muligt at foretage f.eks. aconto fakturering og slutfakturering fratrukket evt. tidligere opdaterede aconto fakturaer. Projektlinjer Projektlinjerne på et projekt benyttes til tilbudsgivning samt fakturering. Projektlinjerne vælges under Projekt/Kartotek/Projekt ved at vælge knappen Linjer. Forskellen mellem projektlinjer og projektposteringer Mange blander begreberne projektlinjer og projektposteringerne sammen. Det er derfor vigtigt her at slå forskellen fast. Projektposteringer er en oversigt over samtlige posteringer, der er bogført på projektet både omkostninger, tidsforbrug samt faktureringsposteringer. Projektlinjerne er informationer der skal benyttes til tilbudsgivning og fakturering. Der vil aldrig eksistere projektlinjer, med mindre der manuelt er indtastet projektlinjer eller der er kopieret informationer fra projektposteringer til projektlinjerne. Manuel indtastning af projektlinjer Projektlinjer kan indtastes manuelt på samme måde, som man indtaster ordrelinjer på en ordre, dog SKAL der angives en art på projektlinjerne. Hvis du indtaster projektlinjer manuelt, vil disse linjer i forbindelse med fakturering, blive opfattet som almindelige salgslinjer med lagertræk osv., og derfor vil projektet blive opdateret med både en omkostning og en indtægt ved manuel indtastning af projektlinjer. Hvis omkostningen allerede er påført projektet, anbefales det i stedet at benytte funktionen Kopier projektposter, idet der så ikke bogføres omkostninger, men kun indtægten. 54

55 Kopiering af projektposter til projektlinjer I stedet for at indtaste projektlinjer manuelt, kan der dannes projektlinjer som kopi af omkostningsposteringerne på projektet. Dette er en fordel, specielt på projekter der faktureres ud fra medgået tid og materialeforbrug. Selve kopieringen foretages ved at åbne projektlinjerne, og herefter vælge knappen Kopier projektposter. Metoder til kopiering Der er 5 metoder, hvormed posteringerne kan kopieres: Linje Varenr. Art Sumart Én linje Der dannes én projektlinje pr. omkostningspostering. Der dannes én projektlinje pr. varenummer på omkostningsposteringerne. Projektposteringer uden varenummer kopieres ikke. Der dannes én projektlinje pr. art på omkostningsposteringerne. Eventuelle varenumre fjernes under kopiering. Der dannes én projektlinje pr. sumart på omkostningsposteringerne. Hvis en art ved en fejl er tilknyttet flere sumarter, vil posten kun blive kopieret én gang, og det er på den sumart der står først i sumarts-kartoteket. Der dannes kun én projektlinje. 55

56 Øvrige valgmuligheder ved kopiering af projektposter Procent Såfremt der er projektposteringer uden varenummer og disse kopieres til projektlinjerne, kan der i feltet Procent tillæg en procentsats til beløbet på projektposteringen. Hvis der i forbindelse med bogføringen af projektposteringen allerede er tillagt en procentsats (defineret under Projekt/Tilpasning/Arter i feltet Tillæg), vil procentsatsen defineret i feltet Procent blive lagt oven på igen. Står der f.eks. 50 (%) i feltet Tillæg under arter, og 50 i feltet Procent ved kopiering af en omkostning på oprindeligt 1000 kr., vil det første tillæg betyde at salgsprisen sættes til kr. (1.000 kr %) ved bogføringen af omkostningen. Ved kopieringen af projektposten til projektlinjer, vil der endnu engang blive tillagt 50 % - dvs. at salgsprisen vil ende på kr. (1.500 kr %). Hent salgspris / Prisgruppe På projektposteringer med varelinjer kan man automatisk få hentet varernes salgspriser i forbindelse med kopieringen, hvis man markerer feltet Hent salgspris og samtidig vælger hvilke salgspriser der skal benyttes ved at vælge en prisgruppe i feltet Prisgruppe. Art Hvis metoderne Sumart eller Én linje benyttes, kan der her vælges en art, som ønskes benyttet på de kopierede linjer. Lev. dato v. Linje Hvis metoden Linje benyttes, kan det her vælges, om leveringsdatoen eller bogføringsdatoen skal benyttes på linjerne. Kopierede projektlinjer Projektlinjer der er kopieret kan kendes ved, at der er en markering i feltet Kopieret. Endvidere opdateres også feltet Kopieret på projektposteringerne i forbindelse med kopieringen, således at man ikke umiddelbart ved en fejltagelse kommer til at kopiere posterne igen. Kopierede projektposter kan dog kopieres, ved at markere feltet Kopieret i afgrænsningsboksen der vises i forbindelse med selve kopieringen. På kopierede projektlinjer vil der ved fakturering ikke blive bogført vareforbrug, idet vareforbruget allerede er bogført i forbindelse med bogføringen af omkostningen. Ændring af kopierede projektlinjer De projektlinjer der er kopieret, kan ændres med hensyn til pris, men ikke med hensyn til antal, pga. lagerstyringen. 56

57 Fakturering Selve faktureringen foregår på samme måde som ved fakturering fra Ordremodulet eller under Debitor/Dagligt/Faktura. Eneste forskel er, at du i Projektmodulet har mulighed for at foretage aconto fakturering samt fakturering med samtidig driftsføring. Når knappen Fakturering vælges i projektkartoteket, er det feltet Type der afgør hvilken type faktura der opdateres. Normal Ved typen Normal bogføres en normal faktura, på samme måde som hvis man fakturerer fra Ordremodulet. Når der faktureres med denne type, vil linjer med aconto arter ikke blive faktureret. Aconto Vælges Aconto bogføres kun de linjer, hvorpå der er angivet aconto arter. Læs mere om aconto fakturering senere i denne lektion. Aconto + Driftsfør Her laves ligeledes en aconto faktura dvs. en fakturering af de projektlinjer, hvorpå der er angivet aconto arter. Men samtidig med faktureringen er det muligt at driftsføre projektet. Aconto + Driftsfør + normal Her laves en slutfaktura dvs. en fakturering af både de projektlinjer, hvorpå der er angivet aconto arter og normale arter. Samtidig med faktureringen er det muligt at driftsføre projektet. Slutfaktura Her laves ligeledes slutfaktura dvs. en fakturering af både de projektlinjer, hvorpå der er angivet aconto arter og normale arter. Samtidig med faktureringen er det muligt at driftsføre projektet. Overskriften på fakturaen, når der faktureres med denne type, er Slutfaktura. 57

58 Aconto fakturering En aconto faktura er ikke en endelig fakturering, men typisk en faktura der benyttes til at opkræve en forudbetaling fra kunden. En aconto faktura kan eksempelvis benyttes, hvis virksomheden ønsker at sikre sig, at kunden ikke pludselig annullerer ordren. En aconto faktura kan også benyttes, hvis virksomhedens egen likviditet ikke kan bære et langt projektforløb, uden løbende at modtage betalinger til dækning af de omkostninger, der er forbundet med projektet. Når der laves en aconto faktura faktureres kun de projektlinjer, hvorpå der er angivet en aconto art. En aconto art er en art, der har en markering i feltet Acontoart under Projekt/Tilpasning/Arter. NB! Det er ikke muligt at aconto fakturere projektlinjer med varenumre. Kontering i forbindelse med aconto faktura Som standard aktiveres acontobeløbet på kontoen for igangværende arbejde i status dvs. kontoen defineret i feltet Status ud for aconto arten under Projekt/Tilpasning/Arter. Såfremt driftsføringsprocenten f.eks. ændres til 100 % vil beløbet i stedet blive bogfør på kontoen defineret i feltet Drift under arten. Eksempel på kontering af aconto faktura Hvis der f.eks. aconto faktureres kr. på et projekt med aconto arten Ac_mat, vil følgende blive bogført, afhængig af om hvorledes driftsføringsprocenten er udfyldt i feltet % ud for aconto arten under Projekt/Tilpasning/Arter: Driftsføringsprocent = 0 Driftsføringsprocent = 100 Konto Debet Kredit Konto Debet Kredit Aconto faktureret (status) kr. Omsætning (drift) kr. Udg. moms kr. Udg. moms kr. Debitorer kr. Debitorer kr. Man kan sagtens vælge kun at anvende aconto fakturering. Dette medfører blot, at der ikke er mulighed for at få opdelt omsætningen til varegrupperne. Er aconto fakturaen registreret på projektet? Aconto fakturerede beløb bliver opdateret på Projekt-fanen i projektkartoteket, og indgår også i det totale fakturerede beløb. Slutfakturering Slutfakturering af projekter der faktureres efter regning På projekter der skal faktureres efter regning, bør det vælges at kopiere projektposteringer til projektlinjer, som beskrevet ovenfor. Såfremt der er opdateret aconto fakturaer på projektet, kan man ligeledes vælge at kopiere aconto poster som beskrevet nedenfor i afsnittet Slutfakturering af fastpris-projekter. Herefter faktureres projektet også som beskrevet i afsnittet Slutfakturering af fastpris-projekter. 58

59 Slutfakturering af fastpris-projekter Dannelse af slutlinje på projekter med aconto poster På projekter hvor der er f.eks. er foretaget aconto fakturering, kan C5 automatisk danne en slutlinje til brug ved slutfakturering af projektet. Beløbet på slutlinjen hentes fra feltet Pris på fanen Totaler i Projektkartoteket. Dette er som oftest kun relevant, såfremt man ikke har indtastet tilbudslinjer tidligere på projektet. Ud over denne slutlinje danner C5 samtidig én projektlinje pr. opdateret aconto faktura på projektet. Fakturatotalen på slutfakturaen ender derfor med f.eks. at være på det beløb, som endnu ikke er blevet faktureret (Fast aftalt pris eller fakturering efter omkostninger minus aconto faktureret). Kopier aconto poster For evt. at få dannet en slutlinje samt kopieret aconto poster på et projekt gøres følgende: Vælg et projekt i Projektkartoteket Vælg knappen Linjer Vælg knappen Kopier aconto poster Afgræns evt. på dato, art osv. Markér feltet Opret slutlinje og vælg hvilken art der skal benyttes på slutlinjen (acontoart) og indtast en ønsket tekst til slutlinjen. NB! Såfremt der i forvejen ligger en tilbudslinje på projektet, hvor der f.eks. i Notat-feltet er en længere beskrivelse af tilbuddet, anbefales det at svare nej til feltet Opret slutlinje og blot vælge OK i nedenstående skærmbillede: Bogfør slutfakturaen Slutfakturaen bogføres som øvrige fakturaer fra Projektmodulet, dog vælges enten typen Aconto+driftsfør+normal eller Slutfaktura. 59

60 Huskeliste Funktion Fremgangsmetode Tast Indtastning af projektlinjer Åben projektkartoteket under Projekt/Kartotek/Projekt Kopiering af projektposter til projektlinjer Alm. fakturering Acontofakturering Acontofakturering + driftsføring Kopier aconto poster Vælg knappen Projektlinjer Indtast ønskede linjer og godkend linjerne med. Åben projektkartoteket under Projekt/Kartotek/Projekt Vælg knappen Projektlinjer Vælg knappen Kopier projektposter Afgræns hvilke linjer der ønskes kopieret og vælg OK Udfyld feltet Metode samt evt. Procent osv. og vælg OK Projektposterne kopieres til projektlinjerne. Indtast projektlinjer som beskrevet ovenfor og vælg knappen Fakturering i Projektkartoteket. Vælg Metode, fakturadato og Type Normal og vælg OK Vælg at udskrive til skærm, printer osv. og vælg OK. Indtast minimum én projektlinje med en acontoart og vælg knappen Fakturering i Projektkartoteket Vælg Metode, fakturadato og Type Aconto og vælg OK Vælg at udskrive til skærm, printer osv. og vælg OK. Indtast minimum én projektlinje med en acontoart og vælg knappen Fakturering i Projektkartoteket Vælg Metode, fakturadato og Type Aconto + driftsfør og vælg OK Vælg driftsføringsprocent, bogføringsdato m.m. og vælg OK Vælg at udskrive til skærm, printer osv. og vælg OK. Åben projektkartoteket under Projekt/Kartotek/Projekt Tjek at der er indtastet en aftalt pris i feltet Pris på fanen Projekt Vælg knappen Projektlinjer Vælg knappen Kopier acontoposter Afgræns hvilke linjer der ønskes kopieret og vælg OK Vælg om der skal oprettes en slutlinje m.m. og vælg OK Slutlinjerne tilføjes som projektlinjer. ALT+J ALT+J ALT+K ALT+K ALT+K ALT+K ALT+J ALT+C 60

61 Funktion Fremgangsmetode Tast Slutfakturering Vælg knappen Fakturering i Projektkartoteket Vælg Metode, fakturadato og Type Slutfaktura eller Aconto+driftsfør+normal og vælg OK Herefter vælges driftsføringsprocent, bogføringsdato m.m. og vælg OK Vælg at udskrive til skærm, printer osv. og vælg OK. ALT+K 61

62 Opgaver Opgave 1: Aconto faktura I forbindelse med projektet til Lillevangskolen har kunden accepteret, at der bliver aconto faktureret kr. Indtast én aconto linje på de kr. med arten Ac_Fak og teksten Aconto rate 1 på projektet (Slet ikke de andre linjer!) Opdatér aconto fakturaen med Metoden Alt og Typen Aconto og udskriv denne til skærmen. Var det kun aconto linjen der blev bogført eller alle linjer på projektet? Og hvorfor? Hvordan blev acontobeløbet bogført i Finansmodulet? Opgave 2: Normal faktura med kopiering af projektposter Projektet til Fyns bolighus er færdigt og skal faktureres. Kopier projektposterne til projektlinjer med metoden Linjer. Salgspriserne skal ikke hentes igen Slet linjen vedr. restaurantbesøget, da denne ikke skal viderefaktureres til kunden Bogfør fakturaen med Metoden Alt og Typen Normal Hvorfor skal linjerne kopieres og ikke indtastes manuelt? Idet projektet er afsluttet skal projektet driftsføres 100 %, hvorefter projektet skal afsluttes. Driftsfør projektet 100 % Ændr fasen på projektet fra Aktiv til Afsluttet. Opgave 3: Slutfaktura inkl. negative aconto linjer Projektet til Lillevangskolen er færdigt, hvorfor projektet skal faktureres. Fakturaen skal både indeholde varelinjerne, men ligeledes en tilbageførsel af det tidligere aconto fakturerede beløb. Kopiér aconto posten uden at få dannet en slutlinje, idet varelinjerne er angivet i forvejen Bogfør fakturaen med Metoden Alt og Typen Slutfaktura og driftsfør i den forbindelse projektet 100 %. 62

63 Opgave 4: Salg af 8 glasborde (ekstra opgave) Nielsens bolighus ringer og fortæller, at kunden der viste interessere i glasbordene, netop har bestilt 8 stk., der skal benyttes som konferenceborde i mødelokaler på et stort nyt hotel. Start med at notér ned, hvor mange omkostninger der pt. er påløbet projektet til Nielsens bolighus Tilføj så en projektlinje med 8 glasborde, og bogfør fakturaen med Metoden Alt og Typen Normal Hvor mange omkostninger er der herefter påløbet projektet? Hvilken ændring bør der foretages, for at omkostningerne på projektet er korrekte? Foretag denne ændring Driftsfør projektet 100 % og ændr fasen på projektet fra Aktiv til Afsluttet. Opgave 5: Projekthierarki (ekstra opgave) Nielsens bolighus ringer og klager, fordi det ene glasbord angiveligt skulle være umuligt at samle pga. nogle fejlagtige skruer til bordbenene. Du indgår en aftale med Nielsens bolighus om, at én af vore montører kommer forbi, og sørger for at bordet bliver samlet uden beregning. Opret en projektgruppe ved navn Rekl (Reklamation) Opret et nyt projekt til Jensen bolighus og tilknyt dette projekt til gruppen Rekl Angiv på projektet, at det forrige projekt til Nielsens bolighus er overprojekt til dette projekt Ændr fasen på projektet fra Oprettet til Aktiv Efter at montøren har været ude og samle glasbordet, afleverer han en ugeseddel, hvorpå der bl.a. fremgår at han har brugt 1 time til denne reklamationsopgave. Bogfør denne time ind på projektet via en projektkladde. Brug varenummer 50-01, art TimMon, medarbejder KIS og ingen Lønart i kladden. Hvordan afspejles omkostningen på underprojektet og overprojektet? Ændr fasen på underprojektet fra Aktiv til Afsluttet. 63

64 Opgave 6: Fastpris-projekt med slutfakturering (ekstra opgave) Kontor & Møbel har bedt om et fastpris-tilbud på en messeopbygning. Ud fra de modtagne specifikationer og ønsker, vurderes det at omkostningerne til projektet er på ca kr. Opret projekt Opret et projekt til Kontor & Møbel med projektgruppen Messe og prisgruppen Grossist. Tilbudsgivning Indtast én tilbudslinje på kr. med arten Faktureret Indtast de i feltet Pris på fanen Totaler Ret fasen på projektet fra Oprettet til Tilbud Udskriv et tilbud til Kontor & Møbel. Aconto faktura Kontor & Møbel har accepteret tilbuddet, og opgaven med messeopbygningen er påbegyndt. Ifølge aftale med Kontor & Møbel, skal der sendes en aconto faktura på kr. Ret fasen på projektet fra Tilbud til Aktiv og vælg i den forbindelse af få slettet tilbudslinjen og opdateret prisen Der vises en fejlbesked. Sørg for at foretage nødvendige rettelser, således at du kan gentage punktet ovenfor, uden at få denne fejlbesked Indtast en aconto linje på kr. med arten Ac_Fak Bogfør en aconto faktura vha. Metoden Alt og Typen Aconto og udskriv aconto fakturaen til skærmen. Slutfaktura Messen er veloverstået og projektet skal nu slutfaktureres. Kopier aconto posteringen til projektlinjerne og få samtidig dannet en slutlinje med arten Faktureret Bogfør en slutfaktura vha. Metoden Alt og Typen Slutfaktura, og driftsfør i den forbindelse projektet med 100 %. Sæt fasen til Afsluttet. 64

65 9. Masseopdatering og masseudskrifter Formål Formålet med denne lektion er at lære kursisten fordelene omkring masseopdatering og masseudskrivning af f.eks. fakturaer. Emner Masseopdateringer Udskrivning af masseudskrifter. Masseudskrifter Funktionen masseudskrifter benyttes f.eks. til at masseudskrive de følgesedler, fakturaer m.m., der er opdateret tidligere via Projektkartoteket eller via masseopdatering, hvor der er svaret nej i Udskriv nu-feltet. Masseudskrifter vælges via Projekt/Rapporter/Arkiver/Masseudskrift, hvor der kan vælges følgende udskrifter: Tilbud Projektbekræftelser Følgesedler Fakturaer Fakturakopier. Afgrænsning på hvilke projekter masseudskrivningen skal omfatte, følger samme regler som afgrænsning på andre udskrifter. Der kan tilføjes og fjernes afgrænsningsfelter på samme måde som ved de øvrige udskrifter. Desuden skal man vælge, om man vil udskrive med optionsboks, direkte til printer eller til spoolfil. Vælger man at udskrive med optionsboks, vil man for hver eneste udskrift, skulle angive et udskriftssted (f.eks. skærm eller printer). Det er kun de projekter der er følgeseddelsopdaterede, man kan masseudskrive følgesedler for. Projekterne skal ligeledes være fakturerede, førend det er muligt at masseudskrive fakturaer. Masseopdatering I forbindelse med masseopdatering er der de samme muligheder, som hvis der blev opdateret direkte fra Projektkartoteket. I forbindelse med masseopdateringen er det ligeledes muligt at masseudskrive. Tilbud og Projektbekræftelse Man kan via masseopdatering vælge at opdatere Tilbud, Ordrebekræftelse, Forespørgsel og Rekvisition, hvis ikke man vil opdatere og udskrive disse enkeltvis via Projektkartoteket. Da der ikke sker nogen som helst form for bogføring (opdatering) i forbindelse med udskrivning af Tilbud og Projektbekræftelser kan man nøjes med at masseudskrive disse via Projekt/Rapporter/Arkiver/Masseudskrift. 65

66 Varelevering (Følgesedler) Ved masseopdatering af følgesedler kan man vælge, om der skal udskrives en følgeseddel pr. projekt eller om flere projekter til den samme debitor, skal samles på samme følgeseddel. Efter de normale afgrænsninger til udskriften, vises et nyt skærmbillede, hvor der angives leveringsenhed: Debitor Projekt Én følgeseddel pr. kunde Én følgeseddel pr. projekt NB! Vælges der at flere projekter til den samme kunde, skal samles på én følgeseddel, vil der automatisk blive oprettet et samleprojekt i Projektarkivet. Massefakturering Masseopdatering af fakturaer foregår på samme vis som ved opdatering direkte i Projektkartoteket. Her er der blot mulighed for at opdatere for flere projekter ad gangen. Fordele ved masseopdatering og masseudskrifter Det er givet, at masseudskrifter kan lette arbejdet med projekter i høj grad. I det følgende kan du se et par eksempler på, hvordan masseudskrifter kan bruges. Hvis man f.eks. sælger abonnementer, kan disse oprettes som faste projekter og dermed faktureres igen og igen. Ved massefakturering kan man evt. afgrænse således, at det kun gælder faste projekter eller evt. projekter med en bestemt projektgruppe der samler disse abonnementer. 66

67 Huskeliste Funktion Fremgangsmåde Tast Massefakturering Massevarelevering Masseudskrifter Via Projekt/Periodisk/Masseopdatering /Massefakturering kan man fakturere flere projekter ad gangen. Det kræver naturligvis, at der er projekter i Projektkartoteket, som endnu ikke er faktureret. Afgræns evt. på Projektnummer, debitor og/eller projektgruppe. I Fakturaenhed-feltet vælges hvorvidt der skal udskrives faktura pr. Projekt eller pr. Debitor. Vælges sidstnævnte vil alle projekter, oprettet til samme debitor, komme ud på samme udskrift. Vælg metode og om der skal udskrives med det samme. Vælg Projekt/Periodisk/Masseopdatering/ Massevarelevering Samme princip som ovenstående Afgræns efter behov. Via Projekt/Rapporter/Arkiver/Masseudskrift er der mulighed for på én gang at udskrive f.eks. fakturaer for flere projekter ad gangen. Masseudskrivning benyttes hvis man i forbindelse med f.eks. fakturering/varelevering ikke vælger at udskrive med det samme. I forbindelse med masseudskrivning gælder de samme principper som ovenstående, her er der imidlertid kun tale om udskrifter dvs. ingen bogføring. ALT+H Mellemrum Mellemrum eller ALT+H ALT+H 67

68 Opgaver Opgave 1: Nyt projekt Interiør Bolig vil gerne fortsætte samarbejdet med os, i form af en serviceaftale. Opret derfor et nyt projekt til Interiør Bolig med søgenavn = Serviceaftale, projektgruppen Service, prisgruppen Grossist og Beholdning = Fast ordre. Ændr fasen på projektet fra Oprettet til Aktiv. Indtast følgende projektlinjer: 20 timer med varenummer Indretningskonsulent og arten TimDiv 30 timer med varenummer Montage og opstilling og arten TimMon. Opgave 2: Nyt projekt Toftmark Møbel vil også gerne fortsætte samarbejdet med os, i form af en serviceaftale. Opret derfor et nyt projekt til Toftmark Møbel med projektgruppen Service, prisgruppen Grossist og Beholdning = Fast ordre. Ændr fasen på projektet fra Oprettet til Aktiv. Kopier projektlinjerne fra projektet til Interiør Bolig til dette projekt via Projekt/Periodisk/Kopier linjer. Tjek at linjerne blev kopieret. Opgave 3: Tilbud Foretag masseudskrivning af tilbud på projekterne til Interiør Bolig og Toftmark Møbel. Afgræns i den forbindelse på Beholdning = Fast ordre. Udskriv med optionsboks og vælg at udskrive til skærmen. Opgave 4: Fakturaer Foretag masseopdatering af fakturaer til Interiør Bolig og Toftmark Møbel. Afgræns i den forbindelse på Gruppe = Service og Beholdning = Fast ordre. Lad Fakturaenheden være Projekt, Metoden Alt, Typen Normal, og fakturaerne skal udskrives til skærm (løbende). 68

69 10. Appendix Integration mellem Projekt og Løn Formål Formålet med denne lektion er at give deltagerne en introduktion til integrationsmulighederne mellem Projektmodulet og Finansmodulet. Emner I denne lektion behandles følgende emner: Projekt til Løn integration Løn til projekt integration Integration fra Projekt til Løn Integrationen fra Projekt til Løn består i, at der ved tidsregistrering på projekter via projektkladder, automatisk kan overføres informationer til lønmodulet i forbindelse med bogføring af projektkladden. Lagerkartoteket For at få denne integration mellem Projekt og Løn til at virke så automatisk som muligt, kan det anbefales at udfylde nedenstående felter i Lagerkartoteket på varer af typen ydelse der benyttes til registrering af tidsforbruget. Lønart Profaktor Vælg den lønart der automatisk skal foreslås, når denne ydelse overføres til lønkladden. I feltet vises den projektfaktor der er knyttet til lønarten angivet i feltet Lønart. Profaktoren indtastes/vedligeholdes under Løn/Tilpasning/Opsætning/Satser, og anvendes til beregning af omkostningerne til de sociale ydelser. På den måde bogføres en reel kostpris ved bogføring af tidsforbrug på projekterne. Projektkladde Når der indtastes tidsforbrug via projektkladderne under Projekt/Dagligt/Indtast kladde er følgende felter specielt relevante, såfremt linjerne skal overføres til Lønmodulet: Medarbejder Lønart Sats Profaktor ProOmk I feltet indtastes/vælges den medarbejder der har udført arbejdet. Feltet udfyldes automatisk såfremt feltet Lønart er udfyldt på ydelsen i Lagerkartoteket. Alternativt vælges/indtastes lønarten manuelt. I feltet foreslås timesatsen, der hentes fra lønsatserne under Løn/Tilpasning/Opsætning/Satser på baggrund af medarbejdernummer og lønart. Satsen kan til enhver tid overskrives, og posten vil efterfølgende blive overført til Lønmodulet med den nye sats. I feltet foreslås projektfaktoren, der er angivet på lønarten under Løn/Tilpasning/Opsætning/Satser eller direkte på varenummeret under Lager/Kartotek. Endvidere er feltet åbent for indtastning. Projektfaktoren anvendes til beregning af omkostningerne til de sociale ydelser, så den reelle kostpris bogføres på projektet. I feltet vises projektomkostningen, der er beregnet på baggrund af felterne Sats og ProFaktor. 69

70 Overførsel af informationer fra Projekt til Løn I forbindelse med bogføringen af projektkladden med tidsforbruget, dannes der automatisk poster til lønmodulet. Disse poster kan enten overføres til en lønkladde under Løn/Dagligt/Indtast kladde eller direkte til den enkelte medarbejders lønlinjer under Løn/Kartotek/Linjer. Om posterne overføres til en lønkladde eller direkte til medarbejderens lønlinjer, styres af følgende parametre under Løn/Tilpasning/Parametre: Kladde til projektposter Autobogfør kladde I feltet angives evt. navnet på den lønkladde, der automatisk ønskes anvendt ved overførsel af posterne fra Projekt til Løn, når projektkladden bogføres. I feltet svares der Ja/Nej til automatisk at bogføre lønkladden med overførselsposterne, når projektkladden bogføres. Såfremt der er valgt Nej til Autobogfør kladde, foretages bogføringen af lønkladden manuelt under Løn/Dagligt. Konteringsopsætning ved integration mellem Projekt og Løn På projektgrupperne under Projekt/Tilpasning/Grupper og på arterne under Projekt/Tilpasning/Arter benyttes de nedenfor viste felter til konteringsopsætningen mellem Projekt og Løn. For en nærmere beskrivelse af disse felter henvises til hjælpen i C5, der kan åbnes ved at taste F1. 70

71 Integration fra Løn til Projekt Integrationen fra Løn til Projekt består i, at der ved bogføring af lønkladder, automatisk kan overføres informationer til Projektmodulet. Såfremt denne integration ønskes, er nedenstående felter i lønkladderne relevante: Projekt Projektnavn Varenummer Art ProFaktor I feltet angives et evt. projektnummer. I feltet vises navnet på projektet. I feltet indtastes/vælges varenummeret på ydelsen. I feltet foreslås projektarten fra et evt. varenummer automatisk. Projektarten kan til enhver tid ændres, og feltet anvendes uafhængigt af feltet Varenummer. I feltet foreslås projektfaktoren, der er angivet på lønarten under Løn/Tilpasning/Opsætning/Satser eller fra et evt. varenummer under Lager/Kartotek. Projektfaktoren anvendes til beregning af omkostningerne til de sociale ydelser, så den reelle kostpris overføres til Projekt. Overførsel af informationer fra Løn til Projekt I forbindelse med bogføringen af lønkladden, dannes der automatisk poster til Projektmodulet. Disse poster kan enten overføres til en projektkladde under Projekt/Dagligt eller direkte til det enkelte projekt under Projekt/Kartotek/Projektkartotek/Posteringer. Om posterne overføres til en projektkladde eller direkte som projektposteringer på projektet, styres af følgende parametre under Projekt/Tilpasning/Parametre/Projekt: Kladde til lønposter Autobogfør kladde I feltet angives navnet på den projektkladde, der automatisk ønskes anvendt ved overførsel af posterne fra Løn til Projekt, når lønkladden bogføres. I feltet svares der Ja/Nej til automatisk bogføring af projektkladden med overførselsposterne, når lønkladden bogføres. Manuel overførsel til løn fra Projekt Såfremt der er valgt Nej til Autobogfør kladde, foretages bogføringen af projektkladden manuelt under Projekt/Dagligt. Såfremt man i forbindelse med bogføringen af projektkladderne ikke har fået overført informationer til Lønmodulet, kan dette gøres ved at vælge Projekt/Periodisk/Overfør til løn. NB! Det er kun projektlinjer med de arter og lønarter der er defineret under Projekt/Tilpasning/Løn der overføres i forbindelse med denne overførsel: 71

72 11. Appendix Genvejstaster Formål Formålet med denne lektion er at give deltagerne en oversigt over forskellige genvejstaster og værktøjsknapper i C5, samt beskrive hvortil disse anvendes. Emner I lektionen beskrives knapperne på værktøjslinjen samt de oftest anvendte genvejstaster i C5. Værktøjslinjen I nedenstående liste ses de oftest anvendte genvejstaster til Windows versionen af C5. Vil du ikke bruge genvejstaster til de mange funktioner i C5, er der naturligvis også mulighed for, at benytte musen og klikke på de forskellige knapper i værktøjslinjen. Se hvilke knapper der svarer til hvilke genvejstaster i listen nedenfor. Generelle genvejstaster Tast Beskrivelse Knap F1 ALT+H MELLEMRUMS- TASTEN ALT+N CTRL+ALT+F6 CTRL+F9 SHIFT+F5 ALT+I ALT+F4 ALT+W CTRL+T D ALT+C CTRL+ J Åbn den interne hjælp Åbn hjælpeliste og se valgmuligheder i et felt Afmærk ja/nej felter Vælg mellem valgmuligheder (kun i felter med knappen højre side) Åbn notatfelter Redigér det aktuelle skærmbillede Slet egne rettelser i det aktuelle skærmbillede Kopier Indsæt Afslut C5 Start Wizards Systemdato og tid Indsætter dagsdato i dato-felter Kopiér informationer fra feltet ovenfor f.eks. i kassekladder Overfør data til Excel i 72

73 Navigation i C5 Tast Beskrivelse Knap CTRL+TAB CTRL+SHIFT+TAB ALT+F8 ALT+F7 F8 F7 PgUp (page up) PgDn (page down) CTRL+F8 CTRL+F7 SHIFT+F8 SHIFT+F7 ENTER og TAB SHIFT+TAB PIL venstre og højre CTRL+ALT+F4 CTRL+F10 Næste faneblad (modul) Forrige faneblad (modul) Næste faneblad (kartoteker) Forrige faneblad (kartoteker) Næste post eller linje Forrige post eller linje Næste sides poster/linjer Forrige sides poster/linjer Sidste post eller linje Første post eller linje Hop til næste blok på skærmbilledet Hop til forrige blok på skærmbilledet Næste felt Forrige felt Åbn/luk menupunkter i hovedmenuen vist som træstruktur Hop til hovedkartotek Skift til hovedmenuen ved flere åbne vinduer samtidig Vedligeholdelse af stamdata Tast Beskrivelse Knap F2 SHIFT+F2 ALT+F9 CTRL+F2 ALT+D eller DELETE BACKSPACE ALT+U ALT+Q ALT+C Opret ny post, linje eller afgrænsning Opret en ny post som kopi af den valgte Slet post, linje eller afgrænsning Godkend og luk aktuelt skærmbillede Opdatér post eller linje Slet indholdet i et felt Slet tegn til venstre i et felt Fortryd ændring i felt (genskab feltindhold) Fortryd sidste handling og luk skærmbillede Kopier feltindholdet fra samme felt på forrige linje Søgning og filtrering af poster 73

74 Tast Beskrivelse Knap F4 SHIFT+F4 SHIFT+ALT+F4 ALT+F5 F2 ALT+F9 ALT+L Find post Filtrer poster Find faktura i Debitor- og Kreditorkartotekerne Fritekstsøgning i kartoteker Indsæt afgrænsningsfelt Slet afgrænsningsfelt Læg afgrænsningsfelter sammen (ét afgrænsningsfelt i stedet for et fra og et til afgrænsningsfelt) Øvrige genvejstaster Tast Beskrivelse Knap F5 CTRL+L CTRL+Q CTRL+W CTRL+U CTRL+N Markér post if. åbenpostredigering (udligning) af poster Lommeregner Vis billede Sæt præsentationsvaluta Udskrifter - spoolfil Åbn dokumentoversigten på f.eks. en valgt debitor 74

75 NB! Ud over de ovenfor listede genvejstaster findes der en liste over samtlige genvejstaster under Opsætning/Taster og værktøjslinje: I kolonnen Knap på værktøjsbjælken kan man vælge/fravælge hvilke knapper der skal vises på værktøjslinjen. 75