Vej og Park Udviklingsplan // UDKAST.

Transkript

1 Vej og Park Udviklingsplan // UDKAST

2 Lysten til at starte og drive egen virksomhed har skabt tusinder af job i området. Her trækker vi i hinandens tråde og slår til, når den gode idé og mulighed opstår. Ringkøbing-Skjern Kommune gør alt, hvad vi må for at hjælpe virksomheder med at etablere og udvikle sig. Det brusende hav, den levende fjord, de snoede åer og de vidstrakte naturområder holder åbent hus hver dag. Der er plads til alle. Vi skal dele de gode oplevelser og rige muligheder med så mange som muligt for at tiltrække turister og nye indbyggere. Ringkøbing-Skjern Kommune er naturens storby et trygt og sundt sted at leve. Du og familien får frisk blæst i håret, nærvær i lokalsamfundet og masser af sport og kultur. Her huserer aktive borgere, som selv tager ansvar. Vi dyrker de lokale helte dem som sætter aktiviteter i gang, styrker sammenholdet og gør det sjovt at bo her. Vi gør op med den vestjyske beskedenhed og praler mere af vores område. Vi har det hele tæt på og det fortæller vi folk som de gode værter, vi er. Vi byder alverden velkommen, lytter til gæsterne og lærer af dem. Og så giver vi dem et par gode historier med hjem, som de får lyst til at fortælle videre. Vej og Park Udviklingsplan Vej og Park arbejder målrettet med udvikling af entreprenørvirksomheden, og som et redskab i dette arbejde er Vej og Park Udviklingsplan blevet til. Ud over at beskrive de målsætninger og indsatsområder, som vil blive prioriteret de næste år frem, har planen desuden til formål at give læseren et kendskab til Vej og Parks organisation og virke. Planen understøtter kommunens overordnede vision omkring Naturens Rige, samt de tilhørende politikker. Planen forholder sig desuden til den vedtagne Strategi for Konkurrenceudsættelse. Ud over Udviklingsplanen har Vej og Park et katalog, som fungerer som et dagligt redskab til prioritering af de aktiviteter, som er nødvendige at gennemføre de kommende år for at opfylde målsætningerne. Målsætninger og Indsatsområder I Vej og Park drives vi i hverdagen af 4 målsætninger: Perspektiver Proces Effekt Vision l Direktionens strategiplan 2015 til 2018 Vækst og det gode liv i Naturens Rige! Vi skaber høj kvalitet sammen med den aktive borger Vi skaber vækst sammen med borgere og virksomheder Frisættelse af ressourcer til kerneopgaven og til væksttiltag Vi markedsfører Vi nytænker Vi forbedrer Vi sætter fokus Vi koordinerer kommunen med kerneopgaven i rammevilkår på effekten af på tværs udgangspunkt i samarbejde for at drive vore aktiviteter af organisationen vore stedbundne med borgeren virksomhed potentialer Vi indtænker Vi arbejder kun Vi målretter Vi skaber sammenhængskraft i altid borgernes egne og med processer og Vi optimerer og gearer den omkringliggende aktiviteter, driftsprocesserne kommunale partnerskab med borgere, ressourcer i løsning som understøtter organisation virksomheder og andre af kerneopgaven kerneopgaven Vi skaber mest mulig værdi for borgerne! Menneskelige ressourcer Den faciliterende og innovative medarbejder Den udforskende og prioriterende organisation Helhed og produktivitet i et koncernperspektiv Høj trivsel Den proaktive medarbejder Medarbejderen som ambassadør 14. januar 2015 Vi gør det vi er bedst til og så effektivt som muligt! Målsætninger Vi udvikler os ledelsesmæssigt og fagligt! Vi er synlige, tilgængelige og forståelige! VISION Vi er og bliver rige på natur i Danmarks største kommune. Naturen er kilden til det gode liv og til at skabe vækst. Det går vi efter. Det lykkes, fordi vi forkæler ildsjælene og arbejder sammen på tværs. VI VIL Vækstjydernes hjem Et liv i balance VI VIL indgå partnerskaber puffe blidt til folk, lokalt, regionalt og landsdækkende så de kommer med i de aktives klub VI VIL Natur med pladsgaranti Værtens bedste historie VI VIL Til hver målsætning er der knyttet et antal indsatsområder samt en række konkrete aktiviteter som løbende prioriteres de kommende år. De viste aktiviteter er et udpluk af det samlede katalog. benytte og beskytte naturen som vores skatkammer skabe og sprede små sensationer 2

3 Målsætning: Vi skaber mest mulig værdi for borgerne Indsatsområder: Tilpasset og tydeligt serviceniveau Serviceniveauet i Vej og Parks basisopgaver fastlægges og formidles. Der skal ved fastlæggelsen være fokus på tilpasning til de økonomiske ressourcer som 0-budget virksomhed, harmonisering på tværs af kommunen og tydeliggørelse af serviceniveau Værdiskabelse sammen med borgerne Vej og Park vil indgå i løsninger med borgere og andre interessenter. Der arbejdes med udgangspunkt i samskabelse, dialog og kommunikation. Målsætning: Vi gør det vi er bedst til og så effektivt som muligt Indsatsområder: Strategisk afklaring og udvikling af basisopgaver Vej og Park vil udpege og udvikle egne basisopgaver via: - Udvikling af benchmarking - Afklaring af, om de enkelte opgaver skal løses internt, eller de skal løses eksternt, herunder i samspil med Strategi for Konkurrenceudsættelse - Afsøgning af tværkommunale samarbejder - Afsøgning af nye kommunale driftsopgaver Tilpasning af infrastruktur og maskinpark Vej og Park vil tilpasse egen infrastruktur i retning af færre materielgårde og flere stillepladser for at sikre en effektiv drift af egne basisopgaver. Ligeledes skal maskinparken udvikles og optimeres, bl.a. gennem rentable investeringer. Styrket planlægning og procesoptimering Vej og Park vil sikre en effektiv udførelse af basisopgaver i egen organisation via: - Et forbedret plangrundlag omkring driftsarealer (størrelse, ansvar) - Koordinering internt mellem vej- og parkopgaver - Styrket langtidsplanlægning omkring driftsopgaver på og ved veje - Bedre balance mellem sommer- og vinteropgaver - Procesoptimering på basisopgaver Effektivt samarbejde med administrationen Vej og Park og administrationen vil sikre et effektivt samarbejde om opgaveløsningen ved: - Klar rolle- og opgavefordeling samt administrationspraksis - Effektiv, intern håndtering af borgerhenvendelser - Anvendelse af interne selvbetjeningsløsninger og opgavestyring Målsætning: Vi udvikler os ledelsesmæssigt og fagligt Indsatsområder: Styrket lederskab i udvikling og drift Ledelsen i Vej og Park vil vise lederskab i såvel udviklingsarbejde som den løbende drift. Udviklingsarbejdet skal prioriteres og følges op via udviklingsmål og projekter. En effektiv daglig drift understøttes af en klar fordeling af roller og ansvar mellem driftsledere, teamkoordinatorer og medarbejdere. Udvikling af medarbejdere og attraktive arbejdspladser. Vej og Park vil tiltrække og fastholde dygtige medarbejdere via attraktive arbejdspladser og medarbejderudvikling. Samtidig vil Vej og Park fortsat have fokus på ansatte på særlige vilkår, hvor det passer med organisationens profil. Fokus er: - Ansættelse af kompetente medarbejdere i attraktive jobprofiler - Etablering af praktikpladser/elevpladser for unge på relevante områder - Tilpasning og kompetenceudvikling af medarbejderstaben i forhold til basisopgaverne - Tilpasning af antallet af medarbejdere på særlige vilkår Målsætning: Vi er synlige, tilgængelige og forståelige Indsatsområder: Styrket branding af Vej og Park Vej og Park vil være synlige og arbejde for en klar profil over for borgere, politikere og andre forvaltninger såvel som uddannelsesinstitutioner og potentielle jobansøgere. Effektiv kommunikation med borgerne Vej og Park vil udvikle sin kommunikation med borgerne, så vi opleves som tilgængelige og forståelige i forbindelse med, - direkte borgerhenvendelser i marken og til forvaltningen - telefoniske henvendelser til kommunen - generel information, herunder tilbagevendende årstidsbestemte aktiviteter Eksempler på aktiviteter, der skal gennemføres for at opfylde målsætningen Gennemfør ABC-modellen for at kende enhedsprisen for hver enkelt opgave Analyse af græsslåning i overensstemmelse med kommunens udbudsstrategi. Klasseopdeling af veje/torve/pladser og beskrivelse af tilhørende serviceniveau Tjekliste til landdistriktskonsulenter Analyse af snerydning og glatførebekæmpelse jf. udbudsstrategien Optimering af vinterberedskab og oprydning i regulativ Eksempler på aktiviteter, der skal gennemføres for at opfylde målsætningen Besøg i kommuner for afsøgning af bl.a. samarbejdsmuligheder Analyse af muligheden for nye mulige kommunale driftsopgaver som passer i virksomheden. Plan for fremtidig geografisk infrastruktur Oprydning i det offentlige stiregister GIS-registrering af drift på offentlige p-pladser samt matrikulære berigtigelser GIS-registrering af grønne arealer samt oprydning i ejerskab og driftsansvar Registrering af kunstværker Afklaring af roller og opgaver mellem drift og administration Administrationspraksis for stibomme, gadespejle, nummervisningstavler osv. Eksempler på aktiviteter, der skal gennemføres for at opfylde målsætningen Beskrive roller og ansvar i ledergruppen. Plan for kompetenceudvikling af ledergruppen Plan for kompetenceudvikling af teamkoordinatorer Jobbeskrivelser for alle medarbejdere Udviklingsbeskrivelse til elever Afklaring af medarbejdere på særlige vilkår Eksempler på aktiviteter, der skal gennemføres for at opfylde målsætningen Deltagelse ved arrangementer på uddannelsesinstitutioner for unge uddannelsessøgende Udvikling af selvbetjeningsløsninger Udarbejdelse af kommunikationsplan/årshjul 3

4 Økonomi og opgaver i Vej og Park Vej og Park betegnes som en 0 budget -virksomhed. Det betyder at alle udgifter til løn, maskiner, bygninger, administration osv. skal dækkes ind af den timepris Vej og Park afregner til på de enkelte opgaver. Hovedparten af opgaverne er faste basisopgaver, som bestilles af Land, By og Kultur, herunder primært Trafik og Vej samt Kultur, Natur og Fritid. Politisk hører budgetterne hjemme under Teknik- og Miljøudvalget. Det samlede budget til basisopgaverne er grundlaget for størrelsen af Vej og Parks medarbejderstab og maskinpark. En del af basisopgaverne bliver udliciteret videre til eksterne leverandører, såfremt en sådan løsning samlet set vurderes at være mere rentabel end at udføre den af Vej og Parks egne medarbejdere. I figuren herunder kan ses en ca. fordeling af de basisopgaver, der udføres af Vej og Park. Det fremgår desuden om dele af opgaven er udliciteret til eksterne. De enkelte opgavers indhold er desuden beskrevet nærmere i det følgende. Im senimod ut et qui dolorere quiam, consed quo bea in perem ut facestibus, quat ventin eum la sa vendipsam, maione enis inum fugiae illab int es et lam.

5 Vinter Maskiner og udstyr, indkøb og vedligehold Saltindkøb og saltning Kortmaterialer og ruteplanlægning Overvågning og vagtordning Afvandingsforanstaltninger Indkøb og udskiftning af riste og brønde mv. Grøfter - vedligehold Rabatter slåning og skrælning Underføringer - oprensning SlamsugninAg af rendestensbrønde Renhold Fejning Håndtering af fejesand Kemisk ukrudtsbekæmpelse Termisk ukrudtsbekæmpelse Affaldshåndtering Lugning af div. bede Parker og grønne områder Parker pleje af græs og planter Blomster i parker Grønne områder pleje af græs og beplantning. Bekæmpelse af børneklo Brolægning Fortovsreparationer Flisebelagte stier Stier med løs belægning Heller Rundkørsler Pladser Idrætsanlæg/boldbaner Pleje af boldbaner mv. Diverse beplantninger Beplantninger Beplantninger generelt - vejarealer Sommerblomster i vejarealer, pladser mv. Græs Græsslåning langs veje Græsslåning i heller mv Græsslåning i oversigtsarealer Grusveje Grusmaterialer Slæbning Færdselstavler og vejudstyr Færdselstavler nyopsætning, udskiftning og renhold mv. Bomme og pullerter mv. vedligehold, udskiftning Kantpæle indkøb og løbende udskiftning. Affaldsspande tømning og vedligehold. Blomsterkummer - vedligehold Asfaltreparationer Reparation af slaghuller Mindre reparationer i belægninger Ramper mv. Strandrensning Strandrensning Affaldshåndtering Redningsposter, vedligehold, opsætning og nedtagning Blå flag strande renhold Døde dyr/aflivning Redningsveje anlæg og vedligehold Fritidsområder renhold, pleje og vedligehold Sorte bakker Badebroer Naturstier Pulspark Legepladser Borde/bænke vedligehold Vedligehold af diverse hegn mv. Kunstværker, kultur og arrangementer Vedligehold af kunstværker Reparation af springvand Flag og flagstænger - vedligehold, nyindkøb samt opsætning og nedtagning ved særlige lejligheder Juletræer, opsætning og nedtagning Arrangementer vejskilte, afspærringer mv. Busskure Renhold ved busskure Vedligehold og udskiftning af busskure Skove og fritidsområder: Træfældning Naturpleje Færdselstællinger: Udførelse af trafiktællinger efter årsplan Styring/indkøb af nødvendigt tælleudstyr Ud over basisopgaverne Ud over basisopgaverne udfører Vej og Park også regningsopgaver, af varierende størrelse og hyppighed. Opgaverne er primært interne kommunale opgaver, men der er også en lille mængde eksterne opgaver for f.eks. forsyningen. Opgaverne kan være f.eks. de følgende: Mindre arbejder i kommunens skove Naturprojekter, f.eks. anlæg af naturstier, pladser, beplantning mv. Rengøring af kommunale toiletter Pasning af grønne arealer på skoler, plejehjem, børnehaver mv. Opgaver i forbindelse med forsyningens ledningsarbejder Mindre anlægsopgaver typisk for Vej og Trafik Hjælp til div. arrangementer rundt omkring i kommunen Opgaverne afregnes til de samme timepriser som basisopgaverne, og det er meget vigtigt at vi løbende får disse ekstraopgaver, idet de er med til at give fuld beskæftigelse af maskiner og medarbejdere året rundt, og dermed til at sikre effektivitet i opgaveudførelsen og konkurrencedygtige priser på alle Vej og Parks opgaver. 5

6

7

8 Herunder kan ses en ca. opgørelse over den samlede omsætning i Vej og Park. En del af de viste indtægter anvendes til indkøb af materialer fliser, brøndgods, sand, grus, salt, asfalt osv., og de resterende indtægter anvendes til at dække de interne udgifter i Vej og Park, herunder lønninger, vedligehold og investeringer i maskiner samt bygninger mv., som opgjort herunder. 8

9 Effektivisering Der bliver generelt stillet store krav til besparelser på kommunens driftsbudgetter, hvilket også udfordrer Vej og Park. Der arbejdes derfor målrettet med effektivisering af arbejdsprocesser, og med harmonisering af serviceniveauet i hele kommunen. I arbejdet med effektivisering er der sat ind på mange fronter. En vigtig målsætning er, at sikre en optimal balance mellem driftsopgaverne i sommer og vinterhalvåret og medarbejderstabens sammensætning. Også sikring af en rentabel maskinpark med en optimal anvendelse af områdets maskiner året rundt fylder i effektiviseringsarbejdet og dermed arbejdet med at skabe konkurrencedygtige priser. For at kunne gennemføre effektiviseringer, er der desuden stort fokus på GIS-registrering af samtlige offentlige arealer og elementer, samt oprydning i driftsaftaler osv. Et arbejde som vil trække en del på de administrative ressourcer de næste år frem. Besparelser og effektivisering har betydet at mandskabet i Vej og Park er reduceret fra 86 i 2014 til 71 medarbejdere i Udbudsstrategi og benchmarking Kommunens analyseafdeling udarbejder løbende nye udbudsstrategier. Udbudsstrategierne indeholder bl.a. lister over udvalgte områder, som skal analyseres, med det formål at vurdere om det pågældende område skal sendes i udbud. For Vej og Parks vedkommende har det betydet, at der i henholdsvis 2015 og 2016 er blevet analyseret på arbejdsområderne Fejning, Drift af grønne områder, samt Vinterberedskabet. I alle 3 tilfælde har analyserne vist, at Vej og Park er konkurrencedygtige på priserne, og at der ikke pt. er grundlag for yderligere udbud. I 2017 skal der gennemføres en analyse af arbejdsområdet Rabatklipning, og der er derfor i 2016 og 2017 særlig fokus på registrering af rabatarealer og effektivisering af maskinparken på dette område. Ud over de særlige fokusområder i udbudsstrategien, gennemfører ledelsen i Vej og Park løbende mindre benchmarking-analyser på forskellige andre områder. Disse analyser har bl.a. medført at arbejdet med slamsugning er overført til en ekstern entreprenør, fordi det blev vurderet at det ikke var rentabelt at investere i udskiftning af en nedslidt slamsuger. Selve benchmarkingen bliver gennemført på forskellige måder, afhængig af emnet. Der vil ofte være tale om at bruge kontakter i erfagrupper, eller nabokommuner som udfører de samme opgaver eller kan også gennemføres forsøg med private leverandører til den pågældende opgave Vej og Parks organisation Vej og Park er organisatorisk placeret under Land, By og Kultur. Organisationen er opbygget som vist herunder. Driftsleder daglig drift Teamkoordinatorer grøn og sort drift medarbejdere i marken Faglchef i Land, By og Kultur Fagleder Trafik og Vej, Vej og Park og Genbrugspladser Driftsleder fælles funktioner Driftsadministration og mekanikere- Pladser - materiel - økonomi - optimering Ledelsesopgaverne i Vej og Park er fordelt imellem de 2 driftsledere, og for at frigive tid til overordnet planlægning og optimering af opgaveløsningen samt udvikling og strategi mv., varetages den daglige administration og faglige ledelse af de medarbejdere i marken af teamkoordinatorer med hver sine faglige driftsområder, og med et indbyrdes tæt samarbejde omkring ressourcer og medarbejdere. 9

10 Geografisk organisering Ringkøbing-Skjern Kommune er en geografisk stor kommune, og der arbejdes løbende med at finde den geografiske organisering som bedst understøtter arbejdet med at fremtidssikre virksomheden. Der fokuseres på at etablere det rigtige antal driftscentre, værksteder og stillepladser, på de rigtige steder på kommunekortet. Det er også vigtigt, at maskiner og medarbejdere er flytbare rundt i hele kommunen, så der optimeres på både maskinparken samt på de faglige kompetencer blandt medarbejdere. De sidste par år er der sket ændringer, således at der nu er færre driftscentre og værksteder, men til gengæld flere stillepladser end tidligere, og nye medarbejdere bliver ansat sådan at de har arbejdsplads i hele kommunen, i stedet for at være tilknyttet et bestemt område af kommunen. På kortet er vist den nuværende geografiske organisering. En af indsatserne i Vej og Parks indsatskatalog er, at der skal kigges endnu dybere i geografien, og udarbejdes en langsigtet plan for hvordan det mest optimale kort kan komme til at se ud. 10

11 Fremtidens opgaver og udvikling af virksomheden I overensstemmelse med indsatsområdet om strategisk afklaring og udvikling af basisopgaver, er det planen at der i løbet af perioden skal kigges på muligheden for nye samarbejder og nye basisopgaver, som kan passe ind i organisationen. Opgaverne kunne være driften af kommunens skove, og samarbejde med det nye ejendomsselskab om drift af udenomsarealer ved institutioner mv. For så vidt angår opgaver med relation til vejene, vurderes det at den eksisterende fordeling mellem intern og ekstern varetagelse i øjeblikket er tæt på optimal. De opgaver, som er vurderet ikke at være rentable at udføre i Vej og Park er specialopgaver, som kræver specialmaskiner og specialviden, eller arbejde som vil kræve store investeringer i maskiner, som ikke vil kunne udnyttes optimalt. Der kan også være tale om at arbejdet kræver ansættelse af mandskabsressourcer, som kun vil kunne udnyttes en lille del af året. Vejrelaterede opgaver som er udliciteret til eksterne er fordelt som vist herunder. Ved en beslutning om hvorvidt der skal løses nye opgaver vil der, på samme måde som med de vejrelaterede opgaver, blive vurderet nøje på de enkelte opgavers relevans og berettigelse inden de tages ind. Det er ikke et mål i sig selv at få flere opgaver, men at udvikle virksomheden med opgaver, som kan gøre Vej og Park endnu stærkere, og endnu mere effektiv i de opgaver vi allerede udfører. Alt sammen med fokus på at opnå de 4 målsætninger. Vi gør det vi er bedst til og så effektivt som muligt! Vi skaber mest mulig værdi for borgerne! Målsætninger Vi er synlige, tilgængelige og forståelige! Vi udvikler os ledelsesmæssigt og fagligt! 11

12