Frivillige i attraktionsbranchen

Transkript

1 Frivillige i attraktionsbranchen V/ Foredragsholder og konsulent Sociolog Aktiv frivillig leder - grundlægger af RETRO

2 I dag... Agenda Kort om jeres erfaring med frivillige Hvad vil du gerne have med hjem fra i dag?

3 Definition af frivilligt arbejde Ulønnet arbejde Organiseret arbejde (bredt forstået) Udføres ikke overfor nærmeste familie

4 Om frivillighed i DK Der er mange foreninger (ca ) Man er frivillig i en periode Man stiller krav til den organisation, man involverer sig i Frivilligt arbejde som en forhandling eller win-win Man skal bruge tid på ledelse af frivillige - en god frivillighedskultur opstår ikke af sig selv Frivilligt arbejde som en del af min identitet og selvfortælling Frivillighed er ikke bare gratis arbejdskraft - frivillighed kan give noget andet Frivillighed er populært - man vil gerne engageres!

5 Udfordringer Bud på de største udfordringer i forhold til ledelse af frivillige: Uklare forventninger til frivillige Toplederes travlhed - administrative opgaver tager tiden For få ressourcer og økonomiske midler sættes af til frivillighedsudvikling Få frivillige ledere er uddannet i ledelse Tordenskjolds soldater - de få laver det meste Afrapportering - frivillige opfattes som ansatte af fx offentlige myndigheder

6 Frivillig - lønnet arbejde Frivilligt arbejde til forskel fra lønnet arbejde: Færre sanktionsmuligheder Ingen løn - andre bevæggrunde til indsatsen Et altruistisk / godt formål er nødvendigt Færre timer til rådighed -> 2.prioritering Mindre overblik Færre kompetencer?

7 Hvad kan frivillige? Frivillige kan grundlæggende det meste!!! Typiske opgaver som frivillige ikke varetager: Regnskab og bogføring (af millionbudgetter) Daglig ledelse - tværgående opgaver som er meget tidskrævende Kedelige opgaver, som gøres på regulær basis fx rengøring

8 Refleksioner om ledelse En leder af frivillige skaber samling omkring beslutninger og angiver den fælles retning Man er ikke automatisk leder, fordi man har en lederposition (uformelle ledere) At lede andre - få taleret - kræver tillid til lederen Tillid er ofte noget, som man fortjener sig til. Fx ved at vise, at man er en god leder eller ved at andre fortælle det om en

9 Frivilliges spillerum Hvor stor er frivilliges legeplads? Hvad må de blande sig i og hvad må de ikke? Ansatte Frivillige Frivillige Ansatte Hvorfor vil I gerne have frivillige?

10 Ledelsesstile Den instruerende (uddelegerende, top-down, lille mulighed for medejerskab) Case 1. Frivillige opfattes som en ressource, der udfører opgaver fastlagt af fx ledere, ansatte. På den facon fremmes organisationens arbejde bedst. Fordele: Kvalitetssikring, høj kontrol Den passive/ servicerende (mulighed for medejerskab er til stede, stor frihed) Case 2. Frivillige bydes velkommen. Der bruges ikke mange ressourcer (tid / penge) på frivillige. Frivillige og organisationens ansatte, bestyrelse ect. kører forskellige parallelle løb. Fordele: Ikke tidskrævende at involvere frivillige Den faciliterende (igangsættende, rammesættende, medejerskab skabes) Case 3. Frivilliges engagement opfattes som en værdi i sig selv. De er fortalere for organisationen. Frivilliges egne initiativer fremmes og støttes inden for organisationens rammer. Prioritering af frivilligpleje. Fordele: højt ejerskab og engagement

11 Ledelse af frivillige i praksis - hvordan?

12 Ledelse som tre områder: en social opgave en organisatorisk opgave en kommunikativ opgave Jævn fordeling mellem de tre områder!

13 En social opgave Frem en god stemning, vær fx entusiastisk, det smitter Skab mulighed for dannelse af fællesskab - brug tid på at lære frivillige at kende Tag hånd om konflikter Motiver de frivillige

14 Definition af motivation Motivation er de faktorer, der aktiverer, retningsbestemmer og opretholder adfærd i forhold til at nå et bestemt mål Faktorer kan både være biologiske, psykologiske og socialt betingede Motivation er ikke manipulation. Man får andre til at gøre noget de egentlig ikke vil Eller: At ændre en persons opfattelse af en situation, uden at vedkommende er klar over det

15 Indre og ydre... Indre motivationsfaktorer: meningsgivende opgaver, lyst, medbestemmelse, sociale faktorer Ydre motivationsfaktorer: årskort, bonus, gaver, gratis telefon osv. Overfokusering på de ydre belønningsfaktorer, kan underminere den indre motivation for arbejdet dvs. fjerne glæde fra selve arbejdet!

16 Lønne frivillige? Tjek temperaturen: Er formålet / visionen attraktiv og meningsgivende? (Hvorfor skal jeg være med?) Er arbejdet som skal varetages udviklende og interessant? (Hvad får jeg ud af det?) Kan der opbygges et fællesskab omkring de frivillige? (Hvem skal jeg gøre det sammen med? Flere om ansvaret) Overvejelse: Kan organisationen holde til udskiftning af frivillige fx hvert andet år? Praktisk: Er den gruppe frivillige, som I vil have fat i, i nærmiljøet?

17 Ros og anerkendelse Typisk fokus på ros som motivationsredskabet... Ros er at sige noget positivt om en særlig adfærd, opgave udførelse o.lig. ( godt gjort, du er dygtig, godt projekt) Ros opfattes som falsk, hvis man ikke føler sig anerkendt Anerkendelse er, at se og bekræfte den andens eksistens / tilstedeværelse ( dejligt at se dig, knus, øjenkontakt)

18 Motivationsdræbere Dårlig kommunikation (man ved ikke hvad der sker og hvorfor) Uhensigtsmæssige strukturer (tidsspilde) For travle ledere Dårlig teametik (kritik, dårlig stemning på møder mm.) Manglende mulighed for indflydelse på arbejdsområdet Beslutninger som tages hen over hovedet på en Skuffelse over andres manglende indsats Uudtalte forventninger (fx opgaver som man ikke forventede)

19 Motivationstyper Arbejdshesten: Yde en præstation - udføre en særlig arbejdsindsats, nå et ambitiøst mål Idealisten: kæmpe for en sag, gøre en forskel for andre. Lave noget som giver mening i en større sammenhæng Forhandleren: Status, indflydelse, netværk, CV Relationisten: Fællesskabet og den dynamik der opstår i relationer Udviklingsøgeren: Udvikle mig personligt, udvikle eller bruge kompetencer og evner

20 En social opgave Frem en god stemning, vær fx entusiastisk, det smitter Skab mulighed for dannelse af fællesskab - brug tid på at lære frivillige at kende Tag hånd om konflikter Motiver de frivillige En kommunikativ opgave Hold gode, effektive og hyggelige møder Formidel viden og beslutninger ud til de frivillige Formidl organisationens/projektets formål og vision positivt og jævnligt Sørg for at frivillige får tilstrækkeligt overblik over organisationen (fx god introduktion) + forventningsafstemning

21 Om forventninger Forventninger er forestillingen om en postiv belønning på baggrund af en indsats Muligheden for at deltage i et godt fællesskab Anerkendelse, ros, at blive værdsat Opbakning til engagementet og mulighed for indflydelse Se et resultat af indsatsen En god følelse af at lave noget man brænder for At det er sjovt

22 Forventningsafstemning - nye frivillige Forklar: hvilket ansvarsområde eller opgave varetager du? Spørg: hvad forventer du af indsatsen? Hvad motiverer dig? Fortæl: hvad får du ud af at være med? (fx kurser, CV, fællesskab) Fortæl: organisationens eller teamets forventninger til dig fx: forventet tidsforbrug pr. uge/måned forventet forpligtelsesperiode/ hvordan stopper man på en god måde og overdrager opgaver? Hvornår er det ok, at afmelde fremmøde? praktiske ting: Fx. hvor hurtigt skal man svare på sms/fb? Hvilke ting forventes det, at man deltager i fx intro-kurser? hvordan fungerer vi som team? (stemning, ambitioner mm.) Enig i værdier/formål? Spørg: Lyder det rimeligt? Er vi enige? - Den sociale kontrakt

23 Skriftlige kontrakter Organisationer, som arbejder med udsatte og som fx har tavshedspligt, laver kontrakter med deres frivillige Mange frivillige synes det er mærkeligt, at underskrive en kontrakt, hvis den udelukkende omhandler generelle forhold fx forventninger, forpligtelsesperiode mm. Udfordringen: en brudt kontrakt, der ikke er forbundet med sanktioner Hvordan kan en introduktion og forventningsafstemning se ud hos jer?

24 Forventninger Skriv hvilke forventninger / krav du stiller til frivillige Hvordan kan en introduktion og forventningsafstemning se ud hos jer?

25 En social opgave Frem en god stemning, vær fx entusiastisk, det smitter Skab mulighed for dannelse af fællesskab - brug tid på at lære frivillige at kende Tag hånd om konflikter Motiver de frivillige En kommunikativ opgave Hold gode, effektive og hyggelige møder Formidel viden og beslutninger ud til de frivillige Formidl organisationens/projektets formål og vision positivt og jævnligt Sørg for at frivillige får tilstrækkeligt overblik over organisationen (fx god introduktion) + forventningsafstemning En organisatorisk opgave Sørg for at frivillige er klædt på til opgaverne Tag ansvar for at udvikle en struktur, der gavner arbejde

26 Organisering Forening? Festivalmodellen: En gruppe faste frivillige + en større gruppe projektfrivillige, der møder ind om sommeren Sæt frivillige sammen i mindre enheder / teams, sådan at de har et fællesskab med andre frivillige (max 15 personer) En teamleder for hver enhed/team - gerne en frivillig. Hold tæt kontakt til disse ledere og støt dem Lad hver enhed/team skabe en stolthed omkring deres ansvarsområde fx ved at formulere deres eget formål /vison

27 En social opgave Frem en god stemning, vær fx entusiastisk, det smitter Skab mulighed for dannelse af fællesskab - brug tid på at lære frivillige at kende Tag hånd om konflikter Motiver de frivillige En kommunikativ opgave Hold gode, effektive og hyggelige møder Formidel viden og beslutninger ud til de frivillige Formidl organisationens/projektets formål og vision positivt og jævnligt Sørg for at frivillige får tilstrækkeligt overblik over organisationen (fx god introduktion) + forventningsafstemning En organisatorisk opgave Sørg for at frivillige er klædt på til opgaverne Tag ansvar for at udvikle en struktur, der gavner arbejde Spot / hverv potentielle frivillige - evt. en tidsbegrænset periode

28 Hvervning "Start med at få de rigtige mennesker på bussen, sæt de forkerte af og placér så de rigtige på de rette pladser Jim Collins

29 Typer af frivillige De trofaste frivillige (når jeg først er med, bliver jeg ved) De målrettede frivillige (fx noget på CV et) De idealistiske frivillige (brænder for formålet) De projektorienterede frivillige (er med i en periode indtil det ikke er sjovt længere) Andre typer?

30 Intern hvervning Forskellige personer - forskellig opgaver Entreprenører Involvering, mere ansvar, lederopgaver Praktisk arbejde Start Tidslinje

31 Hvervning Fremmede Hvem vil du have flere af? Gror du ild-sjæle? Potentielle frivillige Periferien fx frivilliges netværk Engagerede Har hørt om organisationen Kerne

32 Hvilke opgaver? Man kan ikke score uden at have et mål Udfordring: Hvad vil du / organisationen have frivillige til at lave? Hvad har de frivillige lyst til at lave? Organisationens behov / vision Frivilliges lyst / vision

33 Hvervning Intern hvervning blandt frivillige og medlemmer Indirekte Attraktiv intern kultur / miljø. Hvervning foregår naturligt Aktiv (og direkte) Headhunting Jobopslag Intranet Frivillige finder deres egne afløsere Ekstern hvervning uden for organisationen Positiv branding Events, der fortæller om organisationen Frivillige som ambassadører Headhunting (fx nabo) Jobopslag Organisationens website Samarbejde med foreninger Hverveevents fx i byen PR (artikler, annoncer) Sociale medier Plakater, foldere

34 Jobopslag - how to Spændende overskift Hvad mangler I frivillige til og hvorfor? (1-3 linjer) Hvad er organisationen for en størrelse? (2-3 linjer) Hvad får du ud af at være med? (Punktform: 3-4 punkter) Hvad forventer vi af dig? (Punktform: 3-5 punkter) Kontaktinformation Altid: vær ærlig, kort og præcis samt så indbydende som mulig

35 Afrunding Hvad du har fået ud af i dag? Hvad skal du gøre - læg en plan for next step