Ledelse af frivillige

Transkript

1 Ledelse af frivillige V/ Sociolog og forfatter Foredragsholder og konsulent i Ledfrivillige.dk Aktiv frivillig leder - grundlægger af RETRO giver dig redskaber og inspiration til ledelsesopgaven baseret på undersøgelser blandt best practice-ledere og personlig erfaring med ledelse

2 Hvad vil du høre om? Hvilke udfordringer står du overfor? Rundrejse: lederen + motivation og konflikthåndtering + intern kommunikation og forventningsafstemning + nye initiativer og spotte ledere

3 Ledelse - hvordan? Begrebet ledelse er ikke altid populært Udfører primært arbejdet - fx med kampagner, udsatte osv. Arbejder primært med de frivillige og den interne kultur fx skabe gode teams, frivilligpleje osv.

4 Ledelsesstile Den instruerende (uddelegerende, top-down, lille mulighed for medejerskab, høj grad af kontrol, kvalitet) Den passive/ servicerende (passiv, høj tillid til de frivillige - lav kontrol, mulighed for medejerskab er til stede) Den faciliterende (igangsættende, motiverende og anerkendende tilgang, medejerskab skabes)

5 Ledelse afhænger af... Forskellige opgaver og ansvarsområder afhængigt af hvor du er i organisationen

6 (Team-)ledelse af frivillige i praksis - hvordan?

7 Ledelse - definition: At fremme motivation til at arbejde for organisationens formål og værdier gennem 4 opgave-områder en selvledende opgave en social opgave en kommunikativ opgave en organisatorisk opgave

8 Dig som leder Det vigtigste ledelsesredskab du har, er dig selv! Hav ikke selvværd i, om arbejde lykkes (der vil være ting, som ikke lykkes!) Hav en lærende tilgang (fx spørg andre til råds; sig at du er ved at lære) Ydmyghed sæt også andre i centrum (fx når du modtager tak) Fokuser på muligheder - det positive - frem for begrænsninger Bevar din egen motivation for sagen ved bl.a. at sige fra og sætte sunde grænser for dig selv (fx hvile og søvn, sig fra) Accepter at du aldrig bliver færdig - der er altid flere opgaver som kan løses

9 Prioriter opgaver V I G T I G I HASTER Konflikter, presserende problemer, ;dsfrister Ex.: finde nye frivillige, ringe 2l Jens ang. møde i a8en, sende invita2oner II HASTER IKKE Afslapning, lederudvikling, opbygning af fællesskaber, lang;dsplanlægning, visioner Ex.: mo2on, skabe fællesskab i teamet, opmuntre, svære samtaler, søvn(?) U VI G TI G III ADrydelser, uventede besøg, telefonopringninger Ex.: svare på mails/fb /sms med det samme IV Trivialiteter, ;dsspilde, overspringshandlinger Ex.: facebook, ordne negle, for meget dårlig tv

10 Hvad tænker du? Hvad synes du er vigtige opgaver for en teamleder (af frivillige)? en selvledende opgave en social opgave en kommunikativ opgave en organisatorisk opgave

11 En social opgave Vær opmærksom på de frivilliges trivsel - brug tid på det uformelle samvær Frem en god stemning, vær fx entusiastisk, det smitter Skab mulighed for dannelse af fællesskab Tag hånd om konflikter Motiver de frivillige En kommunikativ opgave Hold gode, effektive og hyggelige møder Luk diskussioner og sammenfat beslutninger Formidel viden og beslutninger ud til de frivillige Formidl organisationens/projektets formål og vision positivt og jævnligt Klargør forventningerne til indsatsen (forventningsafstemning) En organisatorisk opgave Tag ansvar for at udvikle en struktur der gavner arbejde (en opgave at varetage, økonomi) Uddeleger og samle op på opgaver Hold overblikket - undgå at blive fanget af enkeltsager Frem udvikling af nye initiativer Sørg for at frivillige er klædt på til opgaverne Spot / hverv potentielle ledere og frivillige

12 Motivation

13 Citat Det med at have indflydelse, det tror jeg er vigtigt. Det hænger sammen med det at lytte, men jeg tror det er vigtigt at give indflydelse. Dem, som bliver ledere i vores foreninger skal træffe nogle beslutninger, og det giver en fantastisk power. Det giver lyst til at lave endnu mere - når man rent faktisk har indflydelse og ikke bare sidder som en marionetdukke - eller fordi nogen skal jo sidde der. (Morten, Viborg Idrætsråd) Esther Skov Rygaard

14 Definition af motivation Motivation er de faktorer, der aktiverer, retningsbestemmer og opretholder adfærd i forhold til at nå et bestemt mål Faktorer kan både være biologiske, psykologiske og socialt betingede Motivation må aldrig blot blive en smart metode Motivation er ikke manipulation. (Man får andre til at gøre noget de egentlig ikke vil eller har lyst til.)

15 Citat Det med pigefloorball, som jeg har prioriteret, det kommer meget af, at pigerne er underprioriteret i hele floorballverdenen og det irriterer mig meget. Så bliver jeg sådan Det kan ikke være rigtigt, det er vi nød til at gøre noget ved! Jeg kan virkelig mærke på mig selv, at det er der drivet virkelig kommer. Det er selvfølgelig fedt at være ude til en kamp, hvor pigerne vinder, men det der for alvor giver mig motivation er, at sidde til et møde i floorball-unionen, hvor ingen gider prioritere pigerne - så bliver jeg sådan Nu skal jeg vise dem! (Marie, Formand for Floorballklub, DIF) Esther Skov Rygaard

16 Motivationsmodellen Hvad fremmer motivation, begejstring og ejerskab? Ejerskab Begejstring Motivation Uengageret Skuffelse Vrede Hvad gør frivillige uengagerede, skuffede og måske vrede?

17 Motivationstyper Arbejdshesten: Yde en præstation - at gøre noget særlig, nå et ambitiøst mål Idealisten: kæmpe for en sag, gøre en forskel for andre. Lave noget som giver mening i en større sammenhæng Forhandleren: Status, indflydelse, netværk, CV Relationisten: Fællesskabet og den dynamik der opstår i relationer Udviklingsøgeren: Udvikle mig personligt, udvikle eller bruge kompetencer og evner

18 Konflikthåndtering

19 Sagen eller personen Man kan analysere konflikter ved at undersøge om konflikten skyldes 1) forskellige opfattelser af sagen, holdninger til bagvedliggende værdier osv. 2) eller skyldes forskellige (eller for ens) personligheder En konflikt om en sag, kan hurtigt ende over i en konflikt, der også handler om personen

20 Konflikttrappen Konfliktniveau Konflikttrappen Højt Polarisering Åben fjendtlighed Fjendebilleder Samtale opgives Problemet vokser Uoverensstemmelse Personificering Lille Tid Fig. 7.6 Konflikttrappen. Kilde: Adapteret fra Marion Thorning, Lær at løse konflikter, Frydenlund, 2003.

21 Reaktioner på konflikter Krigeren (jeg vil vinde og få ret) Offeret (er det ikke synd for mig?) Strudsen (jeg ser ingen konflikt) Kamæleonen (øh..ja.. nej...ja...nej) Bogholderen (det der skete var, at...) Hvilke reaktionsmønster kan du genkende hos dig selv? Hvad er typisk i din sammenhæng?

22 En kommunikativ opgave Hold gode, effektive og hyggelige møder Luk diskussioner og sammenfat beslutninger Formidel viden og beslutninger ud til de frivillige Formidl organisationens/projektets formål og vision positivt og jævnligt Klargør forventningerne til indsatsen (forventningsafstemning)

23 Intern kommunikation og videndeling

24 Kommunikation Kanal Afsender Modtager Typisk har man fokus på sig selv som afsender: Er budskabet klart og tydeligt fra min hånd, vil personen vil forstå budskabet Definition: Kommunikation har fundet sted, når modtageren har forstået budskabet sådan som afsenderen har intenderet det

25 Dig, som afsender Vær positiv i din formidling Formuler dig klart og enkelt (er du usikker på hvad du skal formidle, så søg klarhed før du kommunikerer) Nævn kort hensigten med budskabet eller et manglende budskab (Megafoneffekten) Lad være med at overkommunikere - man hører/læser det ikke! På på modtageren: Hvor er denne person? Hvad ved denne person? Hvad udgangspunkt haves? Lyt efter om modtageren har hørt det, som du intenderede Brug den rigtige kanal

26 Kanal / medie Mundtlig : Møder, mobil, skype osv. Bruges til komplicerede budskaber eller der, hvor der kan være følelser involveret Skriftlig: Mail, Facebook, Podio, sms, plakater, håndbøger, guides, fælles kalender fx på google osv. Skriftlig kommunikation - her går det ofte galt! - er bedst til: Viden- og informationsdeling mellem grupper / teams (fx Nu har jeg snakket med Jens om lån af trailer ) Rundsende invitation til fester mm. Korte spørgsmål, som kan besvares relativt enkelt (ikke debatter) Koordinere fx mødedatoer Positive updates Sammenfatte aftaler man har haft over telefonen

27 Kommunikation Op fx bestyrelsen, lederen, landskontoret På tværs fx teamledere, andre lokalgrupper, andre involverede grupper Ned fx de frivillige, medlemmer, brugere

28 En organisatorisk opgave Tag ansvar for at udvikle en struktur der gavner arbejde (en opgave at varetage, økonomi) Uddeleger og samle op på opgaver Hold overblikket - undgå at blive fanget af enkeltsager Frem udvikling af nye initiativer Sørg for at frivillige er klædt på til opgaverne Spot / hverv potentielle ledere og frivillige

29 Se potentialet Karakter som nr. 1: ærlig, troværdig lyst til ledelse, interesseret vedholdende styre temperament kan indrømme fejl er social god Evner/kompetencer nr. 2: kan organisere (fx holder egne fester med succes) mod til at kaste sig ud i noget nyt Vil gerne lære af dig

30 Læring Udfordring Støtte Er du bedst til udfordring eller støtte?

31 Læringsmetoder Den formelle: kurser, temadage eller aftner, konferencer. Kan sættes i et årshjul Den uformelle: sende artikler rundt til ledere, klip fra Youtube, tage særlige emner op på møder, lave en proces, besøge spændende projekter Den relationelle: sparring (alle byder ind med erfaringer og refleksioner) mentorering (leder og elev samtale) coaching (personlig refleksion med en ligeværdig ) mesterlærer (mester viser/træner elev) Hvad kunne I bruge mere / mindre af?

32 Afrunding Hvad tager du med herfra og hvad skal du gøre ved det? Opdag Handling Refleksion Planlægning