Bookplan HUSKESEDLER Maj 2015

Transkript

1 Bookplan HUSKESEDLER Maj 2015 GENERELLE 1.1 Book en aftale (førstegangbesøg) 1.2 Book en aftale (ambulatorium - med indskrivning) 1.3 Book en aftale (operation - med indskrivning) 1.4 Book et forløb 1.5 Sæt aftale til genbooking 1.6 Flyt - aflys en aftale 1.7 Brev til booket aftale 1.8 Afviklingsliste - Dagsprogram 1.9 Lister personlige lister 1.10 Prioriteringsliste - OP 1.11 Start og afslut Chat 1.12 Webbooking Opret, søg og book udløbet anmodning 1.13 Flyt program 1.14 Aftale på huskeliste 1.15 Hurtigbooking 1.16 Find en patients aftaler 1.17 Juster kalender 1.18 Juster en aftale OPSÆTNING 2.0 Opret en opgave 2.1 Opret ressource 2.2 Opret ressourcegrupper 2.3 Kopier en ressource 2.4 Kopier en opgave 2.5 Opret et forløb 2.6 Opret hold 2.7 Opret standardkalender og udrul kalender på ressource 2.8 Indlæsning af master brevskabeloner i Bookplan 2.9 Oprettelse og tilknytning af brevskabeloner 2.10 Forløbsbreve 2.11 Chatopsætning 2.12 Opret Opgavetype 2.13 Opret Opgavekatagori 2.14 Abonnementsbooking 2.15 Opsætning af afviklingsstatus 2.16 Opret mødetidskalender 2.17 Opret lister 2.18 Webbooking - Opsætning PAS/ 3.1 Opret CPR i PAS test eller uddannelse 3.2 Opret henvisning i PAS test eller uddannelse 3.3 Omvisiter henvisning i PAS

2 1.1 Book en aftale (førstegangsbesøg) Ved et førstegangsbesøg skal du altid booke på baggrund af en henvisning. En henvisning kan ikke oprettes fra Bookplan Find Genvejstaster Ctrl+H henvisning Find patient Der kan enten søges på CPR eller alle henvisninger til afs. kan fremsøges. Du kan få yderligere henvisningsoplysninger ved at klikke på pil nederst i venstre hjørne af billedet Søg opgave Knyt henvisningen til bookingen ved dobbeltklik eller vælg Åben De senest anvendte opgaver ses umiddelbart. Ny opgave kan fremfindes ved at indtaste mindst 3 bogstaver som er indeholdt i opgavens tekst eller kortnavnet kan indtastes hvorved kun denne opgave fremsøges Vælg ressource og tid Juster opgave Hvis man ønsker at se alle opgaver Nu får du et overblik over ledige tider. Vælg ønsket tid Ledige tider inden for søgeperioden vises også grafisk med grønt Øverst i billedet findes forskellige muligheder: Søgeprioritet: Her kan man ændre søgeperioden Brev: Ændringer til brevet foretages her og der kan vælges blandt andre breve Information: Yderligere information til internt brug. Informationen kan vises på afdelingens lister. Tilvalg: Nem-SMS kan fravælges på opgaven og patienten kan tilmeldes Nem-SMS Patienten kan sættes på en standby-liste (Afbudsliste). Tilpas: opgavens varighed og ressourcekrav kan ændres Koder: procedurekoder kan tilføjes/slettes Kontakt: Patientens øvrige kontakter vises Book.

3 1.1 Book en aftale (førstegangsbesøg) Se pt.s booking Du kan efterfølgende se patientens booking samt aftalehistorik i træstrukturen i venstre side Der kan udsøges specifik ressource eller ugedag Er der ikke umiddelbart fundet en ledig tid, kan du selv vælge tiden i kalendervisning Du kan ændre mødetid øverst i billedet hvis f.eks. patienten skal møde før evt. lægeaftale Du kan se patientinformationer og evt. Cave registreringer i øverste højre hjørne..

4 1.2 Book en aftale (ambulatorium - med indskrivning) Når du skal booke et besøg på en patient der allerede er indskrevet i ambulatoriet, skal man huske at knytte booking til kontakten. Opret booking Under menuen funktioner øverst i billedet Eller genvejen Ctrl+n Søg opgave De senest anvendte opgaver ses umiddel bart. Ny opgave kan fremfindes ved at indtaste mindst 3 bogstaver som er indeholdt i opgavens tekst Vælg ressource og tid Juster opgave Hvis man ønsker at se alle opgaver Nu får du et overblik over ledige tider. Vælg ønsket tid Ledige tider inden for søgeperioden vises også grafisk med grønt Øverst i billedet findes forskellige muligheder: Søgeprioritet: Her kan man ændre søgeperioden Brev: Ændringer til brevet foretages her og der kan vælges blandt andre breve Information: Yderligere information til internt brug. Informationen kan vises på afdelingens lister. Tilvalg: Nem-SMS kan fravælges på opgaven og patienten kan tilmeldes NemSMS Patienten kan sættes på en standby-liste (Afbudsliste). Tilpas: opgavens varighed og ressourcekrav kan ændres Koder: procedurekoder kan tilføjes/slettes VIGTIG! Tilknyt kontakt Book Se pt.s booking Tilknyt indskrivning For at knytte indskrivningen til din booking Hvis der kun er én kontakt vælges denne automatisk Du kan efterfølgende se patientens booking samt aftalehistorik Har du glemt at tilknytte ambulant indskrivning til din booking, kan dette efterfølgende gøres via

5 1.2 Book en aftale (ambulatorium - med indskrivning) AM,PRO i PAS, når den planlagte tid er overskredet Der kan udsøges specifik ressource eller ugedag Er der ikke umiddelbart fundet en ledig tid, kan du booke manuelt Du kan ændre mødetid øverst i billedet f.eks hvis patienten skal møde før en evt. lægetid Når der bookes, får man en meddelelse, hvis der ikke er tilknyttet en kontakt

6 1.3 Book en aftale (operation - med indskrivning) Når du skal booke en operation på en patient der allerede er indskrevet, skal man huske at knytte booking til kontakten. Opret booking Under menuen funktioner øverst i billedet Eller genvejen Ctrl+n Søg opgave De senest anvendte opgaver ses umiddel bart. Ny opgave kan fremfindes ved at indtaste mindst 3 bogstaver som er indeholdt i opgavens tekst Vælg ressource og tid Juster opgave Hvis man ønsker at se alle opgaver Nu får du et overblik over ledige tider. Alle de ressourcer der er knyttet til opgaven vises Vælg ønsket tid Ledige tider inden for søgeperioden vises også grafisk med grønt Øverst i billedet findes forskellige muligheder: Søgeprioritet: Her kan man ændre søgeperioden Brev: Ændringer til brevet foretages her og der kan vælges blandt andre breve Information: Yderligere information til internt brug. Informationen kan vises på afdelingens lister. Tilvalg: Nem-SMS kan fravælges på opgaven og patienten kan tilmeldes NemSMS Patienten kan sættes på en standby-liste (Afbudsliste). Tilpas: ressourcekrav kan ændres

7 1.3 Book en aftale (operation - med indskrivning) Koder: procedurekoder kan tilføjes/slettes Tilknyt kontakt Book Se pt.s booking Tilknyt indskrivning For at knytte indskrivningen til din booking Hvis der kun er én kontakt vælges denne automatisk Du kan efterfølgende se patientens booking samt aftalehistorik Har du glemt at tilknytte ambulant indskrivning til din booking, kan dette efterfølgende gøres via AM,PRO i PAS, når den planlagte tid er overskredet Der kan udsøges specifik ressource eller ugedag Er der ikke umiddelbart fundet en ledig tid, kan du booke manuelt. Obs at alle ressourcer på opgaven skal bookes Du kan ændre mødetid øverst i billedet Patienter til indlæggelse før operation kan vises på en aftaleliste Når der bookes, får man en meddelelse, hvis der ikke er tilknyttet en kontakt

8 1.4 Book et forløb Fordelen ved at booke et forløb er, at du i én arbejdsgang kan booke flere aftaler, f.eks. forundersøgelse, operation og ambulant efterundersøgelse m.m. Det er også muligt at justere på intervallerne mellem de forskellige undersøgelser. Opret booking Under menuen funktioner øverst i billedet Genvej Ctrl+n Søg opgave og vælg forløb I søg opgave vælger du det ønskede forløb. Skriv evt. forløb i søgefeltet. Tilbudte tider Nu får du et overblik over ledige tider til det valgte forløb. Juster interval mellem aftaler Juster aftaler Tidsinterval mellem aftalerne kan justeres ved behov ved højreklik på elastikken nederst i billedet Det er muligt at tilføje, fjerne eller gentage opgaver ved klik på tandhjul i højre side Knyt kontakt Klik på hvert besøg enkeltvis. Klik på kontakt ikonet Klik på næste besøg Klik på kontakt ikonet

9 1.4 Book et forløb Gentag for alle de besøg der ligger i forløbet Vælg tid Book Autovælg: Systemet vælger selv de første forløbstider som opfylder søgekriterierne Manuelt valg: Når du vælger den første tid i et forløb tilbyder systemet derefter kun de følgende tider i forhold til den tid der må være imellem den første aftale og de følgende

10 1.5 Sæt aftale til genbooking I forbindelse med at en patient eller afdelingen ønsker en aftale midlertidig aflyst, er der mulighed for at lægge aftalen på en liste til genbooking. Tiderne der var allokeret til aftalen, frigives i de aktuelle ressourcers kalendere Find aftale Find patientens aftaler på en liste Højreklik på aftalen Vælg til genbooking Årsagsregistre ring Vælg ja til at denne aftale skal sendes til genbooking Vælg årsag bland de mulige Skriv SKS kode eller søg den frem vha Klik OK Aftalestatus er nu ændret til G på listen Find patient til genbooking Det er muligt at finde genbookede aftale på en genbookingsliste Vælg aftalelister Klik på genbookingsliste Afhængig af hvordan listen er sat op vises alle afdelingens patienter eller der kan søges på CPR nummer

11 1.6 Flyt/aflys en aftale Flyt en aftale anvendes hvis tiden skal flyttes til et tidspunkt eller en anden ressource Når du flytter en aftale, sletter du automatisk den første tid, hvis aftalen finder sted samme dag. Hvis du flytter en aftale til en anden dag, skal der angives aflysningsårsag. Åbn en liste Flyt aftale Justér evt. aftale Aflys en aftale anvendes hvis patienten ikke skal have en ny tid. Du bliver bedt om aflysningsårsag. F.eks. afviklingslister Højreklik på den aktuelle aftale og vælg flyt aftale Hvis aftalen f.eks. skal bookes hos en anden ressource eller tiden skal reguleres Flyt aftale Årsags registrer Hvis aftalen flyttes til en anden dag, skal der årsagsregistreres. Vælg årsag og vælg den relevante kodetekst Skriv evt bemærkning under Egen tekst I PAS vil aflysningskoden være angivet i AM,INS. Der skal efterfølgende procedureregistreres Det er på aftalen muligt at se patientens aftalehistorik ved at vælge fanen aftalehistorik

12 1.7 Brev til booket aftale Breve til patienten er tilknyttet opgaven, når den bookes. Brev valgt Det er muligt at gøre nogle tilvalg i forbindelse med booking af aftalen. Klik på brev ikon og få vist hvilket af standardbrevskabelonerne der er knyttet til opgaven. Ændre brevvalg Ret brev Fjern eller sæt flueben ved ønskede breve. Sæt flueben ved andre relevante alternativer. Klik på ret i brev inden udskrift. Rettelserne gælder kun for dette brev. Du har ikke mulighed for funktionen Ret brev, hvis der er valgt både Indkaldelse standard og indkaldelse tillægsmateriale breve. Klik Book og brevet åbnes til redigering Der åbnes en dialogboks i billedet. Klik på print Brevhistorik Åben aftalen på en liste og klik på fanen Brevhistorik Her kan brevet åbnes. I fanebladet Brevhistorik kan afsendte breve ses Der kan dannes brev fra en hvilken som helst liste. Højreklik på aftalen og vælg Dan brev

13 1.8 Afviklingsliste Dagsprogram Afviklingslisten giver overblik over patienter/opgaver for en enkelt dag eller periode for en enkelt eller flere ressourcer. Der kan synliggøres, om patienten er mødt, samt hvornår undersøgelsen starter og slutter. Aflyste og udeblevne patienter kan også registreres via afviklingslisten. Adgang til afviklingsliste Under menuen funktioner øverst i billedet Statusskifte Pt. Mødt, Start og Slut er eksempler på statusskifte. Patienten afventes Patienten mødt Undersøgelse starter Når pt. ikke er mødt har patienten status Afventes Når patienten møder, ændres statusskift til status Mødt ved at: patienten scanner sit sundhedskort ved den elektroniske ankomstregistreringsstander der vælges status Mødt i dropdown menuen klikke på pilen på listen Hvis kolonnerne Sidste afviklingsstatusskift eller Sidste afviklingsstatusskift u. dato er valgt på listen, så kan man se, hvornår sidste statusskift er foretaget. Når undersøgelsen starter, ændres statusskift til status Start ved at: vælge status Start i drop-down klikke på pilen på listen Hvis kolonnerne Sidste afviklingsstatusskift eller Sidste afviklingsstatusskift u. dato er valgt på listen, så kan man se, hvornår sidste statusskift er foretaget. Undersøgelse slut OBS! Starttidspunkt ændres først i PAS, når undersøgelsen er meldt slut. Når undersøgelsen slutter, ændres statusskift til status Slut ved at: vælge status Slut i drop-down klikke på pilen på listen

14 1.8 Afviklingsliste Dagsprogram Patient aflyst/ udeblevet Hvis kolonnerne Sidste afviklingsstatusskift eller Sidste afviklingsstatusskift u. dato er valgt på listen, så kan man se, hvornår sidste statusskift er foretaget. Tidspunkt går over i PAS. Her ændres status til enten aflyst eller udeblevet, hvis statusskiftet er oprettet. Ved at højreklikke på patientens navn får man tilbudt muligheder i afviklingslisten

15 1.9 Lister personlige lister Der findes en række forskellige listetyper: - Aftalelister - Kalenderlister - Afviklingslister - Tavlelister - Prioriteringslister Her tages der udgangspunkt i aftalelisterne. Vælg en liste Superbrugerne har defineret afdelingens lister. Disse findes i topmenuen. Der er mulighed for at lave personlige lister som kun vises på eget log-on. Du tager udgangspunkt i en eksisterende liste, som tilrettes dit personlige behov. Fx aftalelisten Fremsøgte aftaler. Vælg kriterier Fanen kriterier Vælg opgavekategori Du befinder dig nu i fanen kriterier. Her kan du vælge om du vil se alle opgavekategorier eller kun udvalgte eks. kun assistancer eller operationer. Vælg eller fravælg vha. piletast eller dobbeltklik. Aftale-specifikke kriterier Aftalehistorik Specielle kriterier - ressourcegruppe Fanen kolonne Klik af i de aftale-specifikke kriterier, som du ønsker at se på din liste. Her kan du vælge hvilken aftalehistorik, der ønskes vist for aflyste. Hvis der ikke er sat nogle flueben, så er alle automatisk valgt. Her kan du vælge hvilken ressourcegruppe, kvalifikation og ressource man ønsker at se.

16 Kolonner 1.9 Lister personlige lister Overfør de kolonneoverskrifter du ønsker at have på din liste. Vælg eller fravælg kolonner vha. piletasterne eller ved dobbeltklik. Fanen sortering Sortering Overfør de kolonneoverskrifter du som du ønsker, at listen skal sorteres efter. Vælg eller fravælg kolonner vha. piletasterne eller ved dobbeltklik. Gem listen Find personlig liste Navngiv og gem din liste. Findes i menulinjen øverst

17 1.10 Prioriteringsliste OP Prioriteringslisten anvendes på OP, til at koordinere og prioritere et dagsprogram. Listen kan anvendes til at ændre det planlagte program på operationsstuerne og beregne konsekvenserne af ændringerne. Åbn listen Vælg listen prioriteringslister på øverste linje Åbn listen. Vælg dato Juster OP program 1. Stuer Vælg d.d. eller skriv dato evt. vælg på kalender. Vælg hvad der skal justeres og klik. Valgmulighederne vises på en rullemenu Her kan vælges i mellem stuerne. 2. Kirurger Her kan vælges imellem lægerne evt. både kirurger og assistenter 3. Omprioritering Marker aftalen på listen Skift afviklingsstatus til "omprioritering" Vælg gem Aftalen står nu til omprioritering, indtil man tager fat i aftalen og trækker den op i programmet igen enten samme dag eller en anden dag. 4. Akutte Vælg opret akut pt. Udfyld patientoplysninger Gem og luk Patienten står nu under akutte på listen og kan trækkes op i dagsprogrammet. Vælg OP-opgaven mellem afdelingens OP-opgaver Beregn nye starttider Gem Juster anæstesitype Vælg beregn ny starttider Vælg gem og Tavlelister bliver opdateret. Klik på den valgte anæstesi på opgaven. Valgmulighederne vises på rullemenuen. Vælg anæstesitype. Beregn efter ændring af anæstesitype Gem Højreklik på patientaftalen og vælg beregn efter anæstesi. Vælg gem og Tavlelister bliver opdateret..

18 1.11 Start og afslut Chat Chatfunktionen er knyttet til arbejdsstationer/pc og kan anvendes af en eller flere brugere som anvender disse. Chat kan anvendes til generelle beskeder eller patientrelaterede beskeder. Aktiver Chat Vælg menupunktet Funktioner. Vælg Chat på listen. Klik på aktiver Chat. Klik på ja. Start Chat Vælg menupunktet Funktioner. Vælg Chat på listen. Klik på start Chat. Vælg Chatgruppe Klik på og vælg Chatgruppe. Marker den gruppe du ønsker at chatte i. Vælg lokalitet Klik Tilføj. Klik på de tre prikker og vælg Lokalitet. Marker den lokalitet du ønsker at chatte som. Klik Tilføj. Klik på Vælg. Start generel samtale Klik på det grønne + Søg lokalitet ved at skrive lidt af navnet i feltet. Klik på Opret Send chat Skriv besked Klik på Send eller klik på Enter.

19 Afslut samtalte 1.11 Start og afslut Chat Klik på den lokalitet du vil afslutte samtalen med Start patientrelateret samtale Klik på ikonet for afslut samtale Samtalen er nu skjult i chatvinduet og vil dukke op igen ved ny besked Højreklik på patienten på en liste Vælg lokalitet der skal chattes til Søg lokalitet ved at skrive lidt af navnet i feltet Send chat Klik opret Patientnavn og fødselsdato vises Skriv besked Klik på send ikon eller klik på enter Man kan have samtaler i gang med flere chatgrupper. Skift imellem dem på fanerne Genvej til ny linje i chatfeltet er Ctrl+enter Skjult chat kan gøres mere synlig i proceslinjen ved at ændre indstillingen til kombiner aldrig knapper på proceslinjen. - Højreklik på proceslinjen - Vælg Egenskaber - Vælg Kombiner aldrig under feltet Knapper på proceslinjen Klik OK

20 Huskeseddel 1.12 Webbooking Opret, søg og book udløbet anmodning En webanmodning oprettes svarende til en bookinganmodning. I stedet for at booke aftalen sendes anmodningen til web, således at patienten selv kan booke tiden. For at få adgang til webboking skal patienten have internetforbindelse og en NemID. Adressen til hjemmesiden: booking.rn.dk Opret webanmodning Opret bookinganmodning indtast Cpr, vælg opgave, vælg søgeprioritet, tilknyt kontakt/henvisning og definer anmodningen svarende til en booking. I stedet for at vælge Book vælges TIL WEB Der fremkommer nu et pop up billede - OPRET WEBANMODNING Sidste dato for book via webbooking = det antal dage patienten har til at booke sin aftale. Kan ændres. Søgeperiode = den søgeprioritet der er sat på opgaven. Kan ændres. Opret Klik på OPRET Patienten har nu adgang til at webbooke en aftale indefor opgavens definerede rammer. Se endvidere huskeseddel Webbooking Opsætning. Søg bookinganmodning I Stifinderen til venstre i Bookplan ses bookinganmodninger. Højreklik og vælg Afdelingens ikke bookede webanmodninger. Giver bl.a overblik over antal anmodninger, dato for oprettelse og udløbsdato. Udløbne anmodninger I Stifinderen til venstre i Bookplan ses bookinganmodninger. Højreklik og vælg Afdelingens Udløbne webanmodninger. Udløbne webanmodninger vises med rød Koncern IT maj 2015

21 Huskeseddel 1.12 Webbooking Opret, søg og book udløbet anmodning markering og kan nu bookes fra Bookplan. Book den udløbne webanmodning Dobbeltklik på webanmodningen og aftalen åbnes. Vælg tidspunkt og klik på BOOK Find anmodning I Stifinderen til venstre i Bookplan ses bookinganmodninger. Højreklik og vælg Find anmodninger webanmodninger kan fremsøges ud fra forskellige kriterier bl.a. dato, Cpr, webbokinger. Hvis patienten møder op før anmodningen er udløbet kan anmodningen bookes herfra. Dobbeltklik webanmodningen og aftalen åbnes. Vælg tidspunkt og klik på BOOK Koncern IT maj 2015

22 1.13 Flyt program Det er muligt at flytte et helt dagsprogram eller dele af et program Find ressource Klik på + ud for ressourcercegrupper Klik på + ud for den relevante ressourcegruppe Klik på + ud for Ressourcer Klik på den ressource du ønsker at flytte program for Klik på fanen for den valgte ressources kalender Flyt program Marker dagen ved af klikke på datoen eller dele af dagen ved at klikke og holde musen nede Klik på flyt program Flyt til samme ressource Vælg flyt fra dato Vælg flyt til dato Flyt til anden ressource Klik på pil og vælg ressource fra liste Klik på flyt Hvis der er flere ressourcetræk på en eller flere opgaver i programmet, skal programmet flyttes manuelt Hvis det er et OP-dagsprogram der skal flyttes kan programmet sættes på omvisiteringsliste

23 1.14 Aftale på huskeliste Hvis ikke ressourcens kalender er rullet ud kan patienten sættes på en huskeliste hvorfra tiden senere kan bookes. Det aftales på afdelingen, hvem der tjekker og hvornår og hvor tit huskelisten skal tjekkes. Opret bookinganmodning Under menuen funktioner øverst i billedet Eller genvejen Ctrl+n Søg opgave De senest anvendte opgaver ses umiddelbart. Ny opgave kan fremfindes ved at indtaste mindst 3 bogstaver som er indeholdt i opgavens tekst Hvis man ønsker at se alle opgaver På huskeliste Klik på PÅ HUSKELISTE Angiv dato eller vælg på kalender for hvornår aftalen skal vises på huskelisten Klik OK Genfind aftaler på huskeliste Klik på aftalelister Klik på Huskeliste Her vises alle afdelingens patienter på huskeliste Vis aftale Højreklik på aftalen Vælg vis aftale Klik på book Vælg tid Klik book Oplysninger der relaterer sig til aftalen kan skrives i et yderligere informationsfelt, når patienten sættes på huskelisten Det er vigtigt med klare arbejdsgangsaftaler.

24 1.15 Hurtigbooking Det er muligt at hurtigbooke en aftale på baggrund af en eksisterende aftale, hvor relevante parametre overføres til den nye aftale Vælg liste Vælg f.eks en afviklingsliste/et dagsprogram Klik på Afviklingslister Klik på Dagsprogram Højrklik på aftalen Vælg Hurtig booking Vælg ny tid Klik Book Hvis aftalen indgår i et forløb, er det kun den enkelte aftale der hurtigbookes

25 1.16 Find en patients aftaler Det er muligt at finde patientens aftaler både i egen afdeling og på tværs af alle afdelinger i RN Find aftale i egen afdelingen Vælg Aftalelister Klik på fremsøgte aftaler Skriv dato der skal søges fra eller klik på kalenderen Skriv hvor mange dage der skal søges frem fra den valgte dato Skriv patientens CPR nummer Klik på luppen Find andre aftaler Vælg Aftalelister Klik på andre aftaler Skriv dato der skal søges fra eller klik på kalenderen Skriv hvor mange dage der skal søges frem fra den valgte dato Skriv patientens CPR nummer Klik på luppen Patienten andre aftaler kan finde ved at højreklikke på aftalelister, kalenderlister og afviklingslister

26 1.17 Juster kalender En ressources kalender indeholder aktiviteter svarende til ressourcens funktion kaldes i Bookplan planaktiviteter. Når en ressources kalender er rullet ud, er det muligt at justere kalenderens planaktiviteter med ferie, fridage, pauser m.m. Vælg kalender Vælg den aktuelle kalender i stifinderen til venstre i Bookplan. Vælg Ressourcegrupper Vælg ressourcegruppe fx Spl Vælg Ressourcer Vælg ressource fx Spl1 Klik på fanen Kalender. Indsæt/ændre planaktivitet Marker det tidsrum i kalenderen hvor planaktiviteten skal indsættes/ændres. Vælg den ønskede planaktivitet. Klik på Opret for at indsætte aktiviteten. Kopier planaktivitet Klik på Gem for at gemme aktiviteten. Marker det tidsrum i kalenderen hvor planaktiviteten skal kopieres fra. Slet planaktivitet Klik på kopier. Marker ønsket tidspunkt hvor aktiviteten skal indsættes og klik på Indsæt. Klik på Gem for at gemme kopien. Marker det tidsrum i kalenderen hvor planaktiviteten skal slettes. Klik på Slet Klik på Gem Det er muligt at kopiere en dag eller en uge og udrulle til en valgt dag, uge eller længere periode Hvis der ligger en aftale i det tidsrum, hvor planaktiviteten er ændret i kalenderen, vises dialogboksen Problem. Det er nu muligt at genbooke, aflyse, flytte eller slette aftalen. Det er muligt at markere årsag til fravær for en hel dag. Marker den aktuelle dag og klik på Opret fravær og navngiv årsag til fravær - fx ferie. Koncern IT maj 2015

27 1.18 Juster en aftale I forbindelse med afvikling af en aftale er det muligt at få overblik over aftalens indhold, tilføje SKS-koder, tilknytte henvisning m.m. Det er også muligt at justere tidspunkt for afvikling af aftalen i forbindelse med statusskift. Vis aftale Vælg den relevante afviklingsliste. Højreklik på den ønskede aftale og vælg Vis aftale. Tilføj SKS-kode Vælg fanen Klassifikationskoder. Klik på Opret. Klik på de 3 prikker. Fremsøg ønsket SKS-kode. Tilknyt henvisning Juster tidspunkt for statusskift Klik på OK for at vælge koden. Klik på OK for at gemme den valgte kode. Det er muligt at tilknytte en henvisning på aftalen, hvis dette ikke allerede er gjort (gælder ikke kontakter). Klik på Knyt henv. (Hvis ikonet er inaktivt er henvisningen tilknyttet). Klik på Søg. Vælg henvisningen og klik på Tilknyt. Når der klikkes på statusskift i afviklingslisten registreres statusskiftet tidstro og tiden går over i PAS. Det er efterfølgende muligt at justere tidspunkt for statusskift i Bookplan. Vælg fanen Aftalehistorik under Vis aftale. Klik på linjen hvor status skal justeres. Juster til korrekt tidspunkt under tid. Klik på OK for at registrere tidspunkt. Gentag for hver afviklingsstatus. Gem og luk for at gemme justeringer. Under fanen Generelt er det muligt at tilføje/ændre bemærkning under feltet Yderligere Info. Skriv bemærkning og klik på Gem og luk. Det er muligt at få overblik over afsendte breve under fanen Brevhistorik. Det er muligt at fortryde et afviklingsskift i kolonnen Afviklingsstatus. Dobbeltklik i feltet og ændre status via rullemenuen. hvis man tilknytter en henvisning til en booking i Bookplan, så skal evt. bilagsregistreringer der hører til aftalen indføres manuelt i PAS Koncern IT maj 2015

28 2.0 Opret en opgave Her gennemgås alle faneblade på en opgave. Det vil være forskelligt fra opgave til opgave, hvor mange oplysninger, der skal udfyldes. Opret opgave Den nemmeste måde at oprette en ny opgave på er ved at kopiere fra en eksisterende opgave: Generelt fanebladet Fold opgaver ud Marker den opgave der skal kopiers fra Højre klik og vælg opret kopi Udfyld navne/titel-oplysninger Vælg evt. standardprioritet Vælg opgavekategorie(r). (Hvis der ikke er valgt mindst en opgavekategori, vil opgaven ikke blive vist på lister). Ressourcekrav Vælg opret Vælg: o Afdeling o Ressoucegruppe o Aktivitet o Kvalifikation Sæt flueben i hhv. primær ressource/lokation/ eller seng Indtast varighed (Angives i minutter, dog i antal dage ved dagsplanlagt ressource som fx en seng). Vælg OK Opret evt. yderligere ressourcekrav Gem Abonnenter Vælg opret Søg afdeling Vælg afdeling Vælg OK og gem Opgaven er nu givet i abonnement til den valgt afdeling. Tag evt. stilling til, om den valgte afdeling må vedligeholde aftaler. Tilknyt brevskabeloner Når en brevskabelon er tilknyttet til indkaldelse standard, så er skabelonen automatisk valgt i forbindelse med booking. Klik på de tre prikker yderst til højre Marker ønskede brevskabelon Vælg På samme vis er det muligt at tilknytte fx ændringsbrev. Opret klassifikationskoder Vælg opret Klik på de tre prikker nederst i højre hjørne Søg efter klassifikationkode Vælg OK Koncern IT Maj 2015

29 2.0 Opret en opgave Opret tillægskoder SMS Marker koden som skal have en tillægskode Vælg opret tillæg Klik på de tre prikker nederst i højre hjørne Søg efter klassifikationkode Vælg OK Såfremt sms-påmindelser skal benyttes, skal der sættes flueben i boksen. Vælg ændringssms-skabelon Vælg påmindelsessms-skabelon Vælg påmindelsestid(er) Gem PAS-integration Webbooking Hvis der på afdelingen er konfigureret en standardskabelon og/eller en standardtid, vil disse blive valgt, såfremt der ikke er valgt påmindelsessms-skabelon og/eller påmindelsestid på opgaven. Vælg tilføj Søg efter organisationskode Klik evt. på de tre prikker for at se kataloget. Gem Det er muligt at give patienter tilladelse til at redigere (fx flytte) aftaler i webbooking: Sæt fluben i boksen Vælg lukkeperiode (dage) (dvs. det antal dage før aftalen, hvor patienten må redigere i aftalen). Sæt evt. flueben i fasthold primær ressource ved flytning Indtast antal dage patienten har til at booke sin webanmodning. Weblab Roller OBS: Kun relevant for afdelinger der bruger weblab. Sæt relevante flueben Gem Der er default flueben i alle. Vælg evt. anden/andre roller vha. flueben. Yderligere info Sæt relevante fluben Gem Koncern IT Maj 2015

30 2.1 Opret ressource Under hver Ressourcegruppe oprettes de faktiske Ressourcer og deres Planaktiviteter. Skal du oprette en ressource, som ligner en der findes i forvejen, anbefales det at oprette en kopi. Opret ressource Klik på + ud for Ressourcegruppe. Klik på + ud for den Ressourcegruppe, hvor til du vil oprette en Ressource Højreklik på teksten Ressourcer. Klik på Opret Ressource. Generelt På fanen Generelt indtastes ressourcens Kortnavn og Navn. Ekstern ressource (Kun Rtg-afdelinger) Klik på Tilknyt for tilknytning af Ekstern ressource Udfyld starttidspunkt og sluttidspunkt som udtryk for det tidsrum ressourcen kan bookes. Vælg mellem de mulige kvalifikationer. Marker og klik på pil til højre. Gem Tilknyttet Outlook kalender Klik på Gem. Det er nu muligt at tilføje tilknytning til ressourcens Outlook kalender Klik på Tilføj tilknytning. Indtast adressen på ressourcen/brugeren Klik på Tilknyt Opret ressourcens kalender og planaktivitet Gem Vælg fanen Kalender Vælg på listen blandt de planaktiviteter der er oprettet på ressourcegruppen ved at klikke på pilen og marker. Vælg start ugen for planaktiviteten enten ved at skrive dato i feltet eller klik på kalenderen. Marker de tidsintervaller hvor planaktiviteten skal være gældende. Klik på Opret

31 2.2 Opret Ressourcegrupper Ressourcer tilhører altid en ressourcegruppe f.eks ressourcegruppen læger. Ressourcegrupper kan være dagsplanlagte eller minutplanlagte. Alle ressourcegrupper har tilknyttede kvalifikationer fx overlæge og tilknyttede planaktiviteter fx ambulatorie. Opret ressourcegruppe Generelt Vælg Ressourcegrupper i stifinderen til venstre i billedet. Højreklik og klik på Opret gruppe-minutplanlagt eller dagsplanlagt. På fanen Generelt navngives ressourcegruppen med kortnavn og navn. Gem Kvalifikationer Angiv hvor meget der må bookes på ressourcegruppen under Kritisk Niveau %. Planenhed er defineret ud fra om der er tale om en minutplanlagt eller dagsplanlagt ressource. Planlængden udfyldes ved at indtaste værdien - fx 5 ved minutplanlagt. Klik på Gem for at gemme ændringer På fanen Kvalifikationer klikkes på Opret. Udfyld Kvalifikationskode/r og Navn/e på Kvalifikation Klik OK og Gem. Planaktiviteter På fanen Planaktiviteter klikkes på Opret. Udfyld Kortnavn og Navn på planaktiviteten. Antal tider angiver hvor mange aftaler der må bookes samtidig på planaktiviteten. Vil oftest være 1 medmindre der er tale om Holdbooking Klik OK og Gem Man kan oprette ressourcegrupper med Kvalifikationshierarkier A=læge AA= 1. reservelæge AAA= Speciallæge AAAH= Speciallægehofte

32 2.2 Opret Ressourcegrupper Man kan visualisere ledige tider på ressourcen ved angive Til stede på planaktiviteten. Man kan angive, hvis man vil skifte til en anden planaktivitet et bestemt antal dage før på Planaktivitetsfanen.

33 2.3 Kopier en Ressource Det er muligt at kopiere en allerede oprettet ressource. Det vil være en fordel at kopiere en ressource med samme kvalifikationer m.m. Åbn Klik på + under Ressourcegrupper. ressourcegruppe Åbn relevant Klik på + under den relevante Ressourcegruppe. ressourcegruppe Åbn ressourcer Klik på + under Ressourcer. Vælg relevant ressource Højreklik på navngiven ressource. Vælg opret kopi. Omdøb ressource Omdøb både kortnavn og Navn Tilret kvalifikationer Tilret kalender Hvis ressourcen har andre kvalifikationer, skal dette tilrettes. Kalender tilrettes. Anvend f.eks. standardkalender

34 2.4 Kopier en Opgave En forudsætning for at kopiere en opgave er, at der allerede er oprettet en opgave eller indlæst en opgave i Bookplan afdelingen via Excel. Derefter kan opgaver med fordel kopieres og tilrettes. Vælg opgave Find en opgave der ligner den nye du planlægger at oprette. Åbn stifindertræet Højreklik på den opgave der skal kopieres. Vælg Opret kopi. Navngiv opgaven Opgaven bliver automatisk navngivet Kopi og derudover navnet på den opgave, der er kopieret. Dobbeltklik på den kopierede opgave og navngiv ifølge RN navngivnings retningslinjer på fanen Generelt Øvrig tilretning på opgaven Gem ændringer Gennemgå alle fanebladene og ret der, hvor det er relevant for opgaven. Gem på de faneblade, hvor der foretages ændringer. 1

35 2.5 Opret et Forløb Forudsætningen for at oprette et forløb er at de enkelte opgaver er oprettet. Både egne opgaver og opgaver som afdelingen evt. abonnerer på i andre afdelinger. Opret forløb Vælg bookingforløb i navigationstræet og højreklik. Udfyld Generelt fanen Udfyld tekst i alle felterne på Generelt fanen med navngivning i forhold til de retningslinjer der er for navngivning. Tilføj opgaver Vælg fanen opgaver. Klik på Opret. Klik på de tre prikker. Find opgaven/opgaverne mellem de allerede oprettede opgaver. Nummerer opgaverne i den rigtige rækkefølge. Vælg antal minutter eller dage der skal være mellem de enkelte opgaver. Tilføj breve Vælg fanen Brevskabeloner. Vælg forløbsbrev fra brevbiblioteket. Klik på de tre prikker. Gem Sæt søgeprioritet Gem. Vælg den søgeprioritet der skal være på den 1. opgave skal bookes i forløbet.

36 2.6 Opret Hold Det er muligt at booke flere patienter til en og samme opgave på det samme tidspunkt. Vælg den Ressourcegruppe som skal kunne bookes til hold Klik på + Tilpas planlængde Opret planaktivitet Navngiv hold Klik på den relevante ressourcegruppe. Vælg fanen planaktiviteter. Klik på Opret. Navngiv med Kortnavn og Navn. Skriv det antal tider der må bookes på planaktiviteten i dette eksempel 10 patienter på holdet til samme tid. Klik på OK. Klik på Gem. Kalender Vælg den relevante Ressource. Vælg fanen Kalender. Vælg planaktivitet. Marker tiden i kalenderen og vælg den oprettede planaktivitet Klik på Opret Klik på Gem Opret opgave Kopier en eksisterende opgave. Navngiv ifølge standardiseringsbeslutningen [Sygehus]-[speciale]-[Afsnit]- [opgavetype/artkode]-[sygehusklassifikation]- [angående]-[ressourcetype]-[varighed] Tilpas med de relevante ressourcekrav, breve søgeprioriter m.m. Det fremgår af bookingbilledet, hvor mange der er booket på holdet. Ressourcens kalender kan med fordel oprettes med timeslot i stedet for en åben kalender. I Funktioner -> Detailplanlægning kan man se at planaktiviteterne til hold får en anden farve. Nedenunder planaktiviteterne på opgaven kan man se, hvor mange aftaler der er booket ind på holdet (og dermed også hvor mange pladser der er tilbage.

37 2.7 Opret standardkalender og udrul kalender på ressource En standardkalender er en skabelon for, hvordan en eller flere af en ressourcegruppes kalendere oftest er sat op. Du kan opsætte standardkalendere for de enkelte ressourcegrupper, som så kan sættes ind i den enkelte ressources kalender. Opret standard kalender Det er en fordel først at oprette en standard uger eller et standard rul. Åbne Ressourcegrupper Åbn standardkalendere Generelt Klik på + ud for Ressourcegrupper. Klik på + ud for den ressourcegruppe, hvor til du vil oprette en standardkalender. Klik på + ud for Standardkalendere. Klik på + ud for Uger eller Rul. Højreklik på Uger eller Rul og vælg Opret standarduge eller rul. På fanen Generelt indtastes Navn og Beskrivelse Kalender Klik på Gem og standardkalenderen ses i stifinderen. På fanen Kalender vælges mellem mulige planaktiviteter. Marker det tidsrum i kalenderen, hvor planaktiviteten skal gælde. Klik på Opret. Udrul kalender på ressource Klik på Gem. Åbn en ressources kalender. Klik på ressourcen. Klik på fanen Kalender Marker et afgrænset område. Klik på indsæt dag, uge eller rul Vælg mellem de mulige standardskabeloner Klik på Opret

38 2.7 Opret standardkalender og udrul kalender på ressource Kopier uge Marker det område der ønskes kopieret ud i fremtiden. Klik på kopier uge. Kopier fra og med dato vælges. Kopier til og med dato vælges. Klik på Kopier. Vælg til hvis aktiviteten også skal gælde for helligdage i perioden. Gem den udrullede plan. Ved standardrul kan ugerne tilføjes ved klik på +. Det er fra og med datoen, der bestemmer hvilken uge, der er den første, når der skal indsættes en periode. Datoen skal være efter den sidste dato i markeringen.

39 2.8 Indlæsning af master brevskabelon i BookPlan Master brevskabelonen (Der er en skabelon for hvert sygehus), skal danne udgangspunkt for samtlige breve, der oprettes i Bookplan. Da masterskabelonen overholder de krav der er til format m.m. i RN, er det vigtigt, at der ikke ændres i placeringen af de forskellige felter, skriftstørrelse osv. Masterskabelonen skal indlæses én gang per bookingafdeling. Gem masterskabelon (fil) Find den relevante brevskabelon i Metodekataloget. Højreklik på skabelonen. Vælg Gem destination som Gem skabelonen (fx lokalt på din PC) OBS! Skabelonen indlæses først i korrekt format (OpenOffice) i Bookplan. Skabelonen virker derfor forkert, hvis den åbnes før den er indlæst i Bookplan. Åbn brevmodul OpenOffice Åbn Bookplan og vælg en tilfældig opgave i menuen til venstre. Vælg fanen Brevskabeloner. Klik på de tre prikker. Klik på Opret. Giv skabelonen et navn fx Masterskabelon AUH. Klik på OK. Der ses nu en tom skabelon. Indlæs masterskabelon (fil) i Bookplan Vælg Indsæt i øverste menu-linje. Vælg punktet Fil fra filsystem i menuen. Find og marker brevskabelonen lokalt fra din PC. Klik på indsæt. Du har nu indlæst en master brevskabelon. Tilret skabelon Klik på Delete for at slette den første tomme side i det indsatte brev. Koncern IT september 2014

40 2.8 Indlæsning af master brevskabelon i BookPlan OBS! Brødteksten er bare et eksempel på brevtekst som frit kan slettes/tilrettes. Flettefelter Der findes ikke flettefelter i Bookplan der er dækkende for alle felter. Relevante oplysningerne skal derfor tilrettes manuelt til den pågældende Bookplan afdeling. Gem og luk skabelon Kopier Masterskabelon Gem under filer og Luk. Markér masterskabelonen. Klik på Kopier, når der skal oprettes et nyt brev i Bookplan ud fra masterskabelonen. Navngiv brevet i henhold til standardisering for navngivning af breve i RN. Se Vejledning til indlæsning og opsætning af grunddata i BP. Ret brev Marker det ønskede brev. Klik på Ret for tilrette brevet. Koncern IT september 2014

41 2.9 Oprettelse og tilknytning af brevskabeloner Huskesedlen tager udgangspunkt i at standardskabelonen for Region Nordjylland er indlæst i Bookplan. Brevskabeloner gemmes i et brevbibliotek Fanen brevskabeloner kan vælges, når man har valgt opgaven brevet skal knyttes til. Opret brev Søg brevskabelon Navn klik på de 3 prikker til højre for feltet Indkaldelse Standard. Søg standardskabelonen/brev via søgestreng eller vælg ved at markere det ønskede brev og klik på Kopier. Indtast navn på den nye skabelon ifølge standardiseringsbeslutningen. [Kategori]-[Type]-[Undersøgelse]- [Sygehusklassifikation]-[Brevnummer] Klik OK. Rediger Marker brevet og klik på Ret. Ret evt. i tekst og flettekoder. Gem Luk på rødt kryds. Klik på Gem Opret alle de relevante breve for afdelingen ved at rette, omdøbe og eller kopiere. Indkaldelses standard Klik på de 3 prikker til højre for Indkaldelse Standard Vælg indkaldelsesbrev til opgaven ved Søg evt. brevet frem Vælg indkaldelsesstandardbrev ved at dobbeltklikke

42 2.9 Oprettelse og tilknytning af brevskabeloner på brevet Brevet er nu knyttet til opgaven og dermed forvalgt som standardbrev. Alternative brevskabeloner Gem Marker de Relevante alternative brevskabeloner til opgaven og klik på pil til højre Klik på Gem. Der kan sættes aflysning og ændringsbrev på opgaven som derved let kan vælges, når en aftale bookes. Brevet kan være låst eller låst op, således at der ikke kan eller der kan rettes i det i forbindelse med bookingen. Det kan vælges, at der altid skal rettes i brevet i forbindelse med bookingen

43 2.10 Forløbsbreve Brevskabeloner for forløbsbreve gemmes i et særskilt forløbsbrevbibliotek Huskesedlen tager udgangspunkt i at standardskabelonen for Region Nordjylland er indlæst i Forløbsbiblioteket i Bookplan. Et forløbsbrev kan indeholde alle de aftaler patienten har i et forløb. Fanen brevskabeloner kan vælges, når man har valgt det forløbsaftale brevet skal knyttes til. Opret brev Søg brevskabelon Navn Rediger Klik på de 3 prikker til højre ud for feltet Indkaldelse standard. Søg standardskabelonen/brev via søgestreng eller vælg ved at markere det ønskede brev og klik på Kopier. Indtast navn på den nye skabelon ifølge standardiseringsbeslutningen. [Kategori]-[Type]-[Undersøgelse]- [Sygehusklassifikation]-[Brevnummer] Klik på OK. Marker brevet og klik på Ret. INK-KON-Hofte Ret evt. i tekst og Flettekoder. Flettefelter For at få alle aftalerne i forløbet vist i brevet, kan flettefeltet Forløbsaftaler anvendes. Flettefeltet Forløbsaftaler anvender oplysninger fra feltet Brevtekst på de enkelte opgaver i forløbet.

44 Gem Vælg Filer og Gem Forløbsbreve Indkaldelses standard Alternative brevskabeloner Gem Opret alle de relevante forløbsbreve for afdelingen. Klik på feltet med de 3 prikker til højre feltet Indkaldelse standard Vælg indkaldelsesbrev til opgaven. Søg evt. brevet frem. Vælg indkaldelsesstandardbrev ved at dobbeltklikke på brevet. Brevet er nu knyttet til opgaven og dermed forvalgt som standardbrev. Marker de Relevante alternative brevskabeloner til opgaven og klik på pil til højre. Klik på Gem. Det styres med flettefelter om brevet skal indeholde alle aftaletidspunkter, det første eller slet ingen tider. Der kan sættes aflysning og ændringsbrev på opgaven som derved let kan vælges i forbindelse med bookingaftalen. Brevet kan være låst eller låst op således at der ikke kan eller der kan rettes i det i forbindelse med bookingen. Det kan vælges, at der altid skal rettes i brevet i forbindelse med bookingen

45 2.11 Chat opsætning Chatfunktionen sættes op i Bookplan uddannelsessystem. Koncern IT sætter den derefter op i Bookplan produktionssystem. Opsætning I Bookplan Uddannelse Vælg Værktøjer. Vælg Vedligehold afdelinger. Indtast Password. Vælg OK. Marker den aktuelle afdeling. Vedligehold Chatgrupper Opret lokaliteter Klik på Chat. Nu vises en tekstboks med vedligehold chatgrupper. Vælg Opret Chatgruppe.. Navngiv Chatgruppe og Gem Klik på Lokaliteter. Vælg Opret og skriv et sigende navn fx OP stue 1. Opret alle de aktuelle lokaliteter. Klik på OK Tilføj lokalitet Luk boksen på det røde kryds. Du er nu tilbage på Vedligehold chatgrupper. Vælg Tilføj lokalitet. Vælg mellem de mulige lokaliteter og klik på pil til højre Gem Kontakt Koncern IT Luk boksen på det røde kryds Send en mail til bookplan-implementering@rn.dk for at få oprettet Chatopsætning i Bookplan Produktion

46 2.12 Opret Opgavetype Opgaverne der kan bookes på opdeles i underordnede opgavetyper. Opgavetyperne navngives sigende for at sikre korrekt booking. Opgavetyperne mappes til tilsvarende artskoder i PAS. Opgavetyper skal være defineret før man kan definere afviklingsstatusser i Bookplan. Opret opgavetype Klik på øverste ikon i stifinderen til venstre i Bookplan Klik på fanen Opgavetyper Klik på Opret Udfyld kortnavn Udfyld navn som er sigende for opgavetypen. Navnet kan vælges at vises på lister Hvis der skal årsagsregistreres (ZPPkode) sættes flueben ved i hvilke tilfælde (aftalestatusser) det skal ske Hvis opgavetypen er gældende for en operationsopgave vinges af i Operation Map opgavetype til artkode (PAS) Klik på pil ved Svarer til (i eksternt system) Vælg den relevante artkode, Forundersøgelse, Efterambulant osv. Klik OK Klik Gem Listen med Opgavetyper kan sorteres ved at markere den enkelte og klik flyt op eller ned Højreklik på listen. Vælg vis alle. Hermed vises også de lukkede opgavetyper

47 2.13 Opret Opgavekategori Opgavekategori kan anvendes i Bookplan til styring af hvilke aftaler der skal vises på hvilke lister, både afdelingens egne og i andre afdelinger Opgavekategori kan også anvendes til styring af antal af en bestem slags opgaver pr. dag Opret Opgavekategori Klik på øverste ikon i stifinderen til venstre i Bookplan Klik på fanen Opgavekategori Klik på Opret Udfyld Kortnavn Udfyld Navn som er sigende for opgavetypen. Navnet kan vælges at vises på lister Styring af antal Udfyld på ugedage hvor mange af denne kategori aftaler pr. dag Deling af opgavekategori Klik på ud for afdelinger som kategori deles med Vælg mellem mulige Bookplanafdelinger. Klik på Tillad Klik Gem Gem Klik Gem Højreklik på listen. Vælg vis alle. Hermed vises også de lukkede opgavekategorier

48 2.14 Abonnementsbooking Det er muligt at give tilladelse til at afdelinger må booke udvalgte opgaver evt på faste tider i andre afdelinger Abonnement Klik på + på Opgaver Klik på + på den relevante opgavetype Klik på + på den aktuelle opgave Klik på fanen Abonnementer Klik på Opret Udfyld søgestreng Klik på Find Vælg den ønskede afdeling Klik OK Tillad vedligeholdese Klik i Tillad vedligeholdelse hvis afdelingen må flytte og ændre aftalen Klik OK Gem Klik Gem Klik på Find uden at skrive i søgefeltet og alle afdelinger vises Opgaven kan oprettes specifikt til abonnementsopgave, hvilket gør det muligt at styre hvilke faste tider den må bookes

49 2.15 Opsætning af afviklingsstatus Bookplan er født med standardiserede afviklingsstatussser. Det er muligt at oprette flere ved behov, f.eks. hvis man ville kunne se, om en patient er gået i røntgen. Adgang til afviklingsliste Opret statusskifte Definer status Stå på afdelingens navn øverst i træstrukturen Vælg fanen Afviklinsstatusser Klik på Opret Statusskifte navngives og der tildeles en farve Klik OK Placer statusskifte Tilknyt til eksterne systemer Marker statusskifte og vælg flyt op eller ned Klik Gem Vælg fanen tilknyt til eksterne systemer Klik på hver status i kolonnen Ekstern begreb Vælg fra listen Klik Gem Oplysning Det er regionalt besluttet hvilke statusskift, som SKAL tilknyttes til eksterne system (PAS) OP: mødt, stue start, kniv start, kniv slut og stue slut Andre (amb): mødt, besøg start og besøg slut

50 2.16 Opret mødetidskalender Mødetidskalender bruges til at regulere hvor mange patienter sengeafdelingen kan modtage pr. dag. Der kan angives tidspunkter pr. dag og antal af patienter på disse tidspunkter. Det forudsætter at der er knyttet senge til opgaverne. Opret mødetidskalender Klik på navn øverst i stifinderen til venstre i Bookplan Vælg fanen Mødetidskalendere Klik på Opret (i øverste højre hjørne) Angiv navn på mødetidskalender Klik på Blokerende hvis det ikke skal være muligt at overbooke Vælg det tidspunkt mødetidskalenderen skal være gældende for Klik på Opret for at oprette mødetider Udfyld mødetidspunkt Udfyld antal for hvor mange patienter der må møde Klik på OK Gem Kopier mødetidskalender Klik på Gem Klik på kopier uge Vælg den tidsperiode som mødetidskalenderen skal kopieres til Klik Kopier Bekræft kopiering af uge Klik Ja

51 2.17 Opret lister I Bookplan kan man opsætte lister til forskellige formål. Når aftaler vises i en liste, sker det på baggrund af en række kriterier, der opsættes lokalt i afdelingen. Definer behovet Vælg hvilken type af liste der skal oprettes. Klik på menupunktet konfigurerbare lister i Kopier eksisterende liste Navngiv listen træstrukturen i venstre side f.eks. Afviklingslister Vælg en liste f.eks Dagsprogram, som minder om den du vil oprette. Højreklik og vælg opret kopi Udfyld Generelt fanen og giv listen et sigende navn Ving af hvis listen skal være synlig i topmenuen. Vælg kriterier Vælg fanen kriterier. Systemet er sat op til at listen viser aftaler på dags dato. Vælg relevant aftaletype fra rullemenuen. Vælg hvilke opgavekategorier der skal vises på listen. Vælg ved at markere og klikke på pilen. Vælg hvilke opgavetyper og afviklingsstatusser der skal vises på listen. Vælg kolonner Juster kolonnebredde Angiv kolonneoverskrifter Gem Vælg sortering Vælg roller Man kan definere følgende for at indsnævre / præcisere visningen på listen Ressourcegruppe Kvalifikation Ressource. Vælg fanen kolonne. Vælg ved at marker de mulige kolonneoverskrifter og klik på pilen for at vælge. Sorter rækkefølgen med pil op og ned. Skriv kolonnebredde. Anvend det foreslåede kolonneoverskrift eller skriv et andet. Klik for gem og listen er dannet. På fanen sortering kan der vælges den sorteringsrækkefølge man vil have vist aftalerne på. Som udgangspunkt er det muligt for alle at se listen i topmenuen.

52 Huskeseddel 2.18 Webbooking - Opsætning Der skal i systemopsætningen af webbooking tages stilling til synlighed og ramme for patientens mulighed for at se, webbooke og webændre tider. For at få adgang til webboking skal patienten have internetforbindelse og en NemID. Adressen til hjemmesiden: booking.rn.dk Synlighed af aftale Vælg relevant Opgave i stifinder i venstre side af bookingbilledet. Under fanebladet Generelt ses feltet Ikke synlig for patienten. Aftalen er som udgangspunkt synlig for patienten på hjemmesiden booking.rn.dk Sæt flueben i feltet efterfulgt af Gem, hvis aftalen ikke skal være synlig for patienten. Vælg søgeprioritet Søgeprioritet på Opgaven svarer til den periode der udbydes tider til webbooking/ændring. Vælg relevant Opgave i stifinder i venstre side af bookingbilledet. Under fanebladet Generelt ses feltet Standardprioritet Vælg relevant søgeperiode. Tillad rediger aftale Vælg relevant Opgave i stifinder i venstre side af bookingbilledet. Vælg fanen Webbooking. Sæt flueben i Tillad patienter af redigere aftaler i Webbooking, hvis patienten skal have mulighed for at booke og flytte aftale. Lukkeperiode (dage) Flytning Angiv hvor mange dage før en aftale patienten må flytte aftalen. Lukkeperiode på fx 1 dag betyder, at patienten må booke og ændre tiden helt frem til dagen før aftaletiden. Sæt flueben i Fasthold primærressource hvis den samme ressource som oprindelig booket (fx en navngivet læge) skal fastholdes, når aftalen flyttes. Koncern IT maj 2015

53 Huskeseddel 2.18 Webbooking - Opsætning Booke periode Angiv hvor mange dage patienten har til at booke aftalen. Når perioden overskrides, vil det ikke være muligt for patienten at booke en tid. Gem Tip! Klik på Gem På hjemmesiden booking.rn.dk under fanebladene Aftaler til booking, Bookede aftaler, Tidligere aftaler guides patienten som følgende: Ved aftaler der kan bookes ses ikonen Book Aftale. Ved aftaler til webbooking der er udløbet, vil det fremgå med teksten udløbet. Ved bookede aftaler der ikke kan ændres, ses telefon ikonet med info om, at aftalen kan ændres ved personlig henvendelse. Ved Bookede aftaler der kan flyttes, ses ikonet Flyt aftale. Tip! Tidligere aftaler fremgår også at hjemmesiden booking.rn.dk Hvis aftalen har tilknyttet et brev og bilag som er sendt via Digital Post, ses brev ikonet ud for aftalen. Klik på ikonet for at læse brev og bilag. Koncern IT maj 2015

54 3.1 Opret CPR i PAS test eller uddannelse Gå f.eks. via AM, CPR Indtast fiktivt CPR Tryk Enter Indtast navn, adresse evt. yderligere oplysninger Opfind en fødselsdato til de første 6 cifre. De 4 sidste cifre: Født år : 0 i 7. ciffer Født efter år 1999: 6 i 7. ciffer Der skrives bogstaver i 8. og 9. ciffer. 10. ciffer: Ulige tal for mænd og lige for kvinder. Yderligere linjer åbnes i PAS Navn indskrives som Efternavn,Fornavn uden mellemrum. Der findes hjælp under alt+f1 til Civilstand. Kommunekoder kan fremsøges ved at skrive? i feltet + Enter. Herefter kan kommunen fremsøges. Tryk Enter Skriv J og Enter Man bliver herved spurgt, om man vil gemme oplysninger. CPR-oplysningerne er hermed gemt som uofficielle CPR-oplysninger. Koncern IT maj

55 3.2 Opret henvisning i PAS Test eller PAS Uddannelse Gå via HE,HVF Indtast CPR, dato og Henv. Til. Tryk Enter Udfyld evt. Henvist fra, Henv. Måde, Henv. Diagnose. Der kan fremsøges liste over Henv.måde ved at stille sig i feltet og trykke på Alt+F1 Søgemulighed i andre felter ved at stille sig i felterne, skrive et? og trykke enter Henvisningen er oprettet Koncern IT maj

56 3.3 Omvisiter henvisning i PAS HVF hentes frem i PAS HE,HVF Henvisningen kan være en intern henvisning HE,IND (ventestatus VIN) eller en ekstern henvisning (ventestatus VUD) Omvisiter henvisning indenfor egen afdeling F4 funktionstasten fremkalder nyt billede hvor der angives hvilket afsnit der skal omvisiteres til Med F4 kan der kun omvisiteres til eget område. Omvisiter Henvisning udenfor egen afdeling Det er muligt at flytte henvisningen til modtagers postkasse i eksemplet med at angive J, Omvisiter henvisningen fra modtagende afdeling til ny afdeling via henvisningspostkassen Angiv J/N for at overføre til postkassen. Det er kun muligt at overføre henvisningen til postkassen, når den oprindelige henvisning var kommet ind via postkassen. Koncern IT juni