Rapport Arbejdsgruppe 4 kompetenceudvikling og metodeunderstøttelse

Transkript

1 Rapport Arbejdsgruppe 4 kompetenceudvikling og metodeunderstøttelse 30. marts 2007

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 0 Kommissorium og resumé Baggrund Kommissorium Arbejdsgruppens medlemmer og sekretariat Resumé Kompetenceudvikling Beskrivelse af Fødevarestyrelsens eksisterende kompetenceudvikling Beskrivelse af forslag til forbedret kompetenceudvikling i Fødevarestyrelsen Implementeringsforudsætninger Arbejdstilrettelæggelse Beskrivelse af Fødevarestyrelsens arbejdstilrettelæggelse ved fødevarekontrol Beskrivelse af modeller for forbedret arbejdstilrettelæggelse for fødevarekontrollen Implementeringsforudsætninger Metodeunderstøttelse Beskrivelse af den eksisterende metodeunderstøttelse af tilsynsprocessen Beskrivelse af modeller for forbedret metodeunderstøttelse af tilsynsprocessen Implementeringsforudsætninger Kvalitet i kontrollen Beskrivelse af kvalitetstiltag i fødevarekontrollen Beskrivelse af modeller for et løft af kvaliteten i fødevarekontrollen Implementeringsforudsætninger Arbejdsmarkedsforhold - rekrutteringsinitiativer Beskrivelse af Fødevarestyrelsens aktuelle personalesammensætning på fødevarekontrolområdet Beskrivelse af Fødevarestyrelsens rekrutteringsbehov Forslag til initiativer Implementeringsforudsætninger Trivsel og arbejdsglæde Beskrivelse af udfordringer i fødevarekontrollen for at fremme trivsel og arbejdsglæde Beskrivelse af forslag til forbedret trivsel og arbejdsglæde Implementeringsforudsætninger Økonomi og administrative byder Bilag 1: Organisationsdiagrammer

3 0 Kommissorium og resumé 0.1 Baggrund Arbejdsgruppe 4 har beskæftiget sig med forhold vedrørende kompetenceudvikling og metodeunderstøttelse af fødevarekontrollen. Baggrunden for gruppens arbejde er, at ekspertgruppen peger på en række forhold vedrørende kompetencer, kvalitetsopfattelse, produktivitet og teknologisk understøttelse, der bør forbedres for at sikre en bedre ressourceudnyttelse og en mere ensartet kontrol i fødevarekontrollen. 0.2 Kommissorium Der nedsættes en arbejdsgruppe, som skal: stille forslag til bedre metodeunderstøttelse af tilsynsprocessen, herunder planlægning af tilsynet, forberedelse af tilsynet, gennemførelse af tilsynet, sagsbehandling og evaluering. belyse mulighederne for at opnå et løft i kvaliteten i fødevarekontrollen, så de tilsynsførende kan gennemføre kontrollen med ensartet kvalitet og med fælles høj produktivitet. belyse om og på hvilken måde, der kan opnås en større grad af fælles kvalitetsopfattelse i kontrollen. belyse rekrutteringsbehovet vedrørende personaler i fødevarekontrollen i de kommende år, herunder vedrørende de forskellige uddannelseskategorier. udarbejde forslag til uddannelses- og efteruddannelsesindsats, herunder belyse muligheder og konsekvenser ved at etablere en egentlig grunduddannelse inden for fødevareområdet. se på muligheder for og konsekvenser ved at benytte sig af øget specialisering/specialfunktioner i arbejdsdelingen. se på om der er mulighed for at styrke dataindsamlingen gennem en mere systematisk opsamling af data for at minimere risikoen for formelle fejl i kontrolrapporterne og for mere systematisk at kunne videregive information til virksomhederne om kvaliteten af fødevarekontrollen. se på om der kan skabes grundlag for at forbedre de IT-baserede værktøjer, da der generelt er meget begrænset IT-understøttelse af tilsynsprocessen. Det skal belyses om digitale tilsyn er en besværlig hardware-løsning, da den forudsætter, at de tilsynsførende medbringer både pc og printer på tilsyn. vurdere hvordan trivsel og arbejdsglæde kan fremmes blandt medarbejderne i fødevarekontrollen. belyse forudsætninger for og konsekvenser af de forskellige modeller/forslag, herunder de økonomiske og administrative. Arbejdsgruppe 4 skal koordinere sit arbejde med arbejdsgruppe Arbejdsgruppens medlemmer og sekretariat Arbejdsgruppen har bestået af seks medlemmer: Lone Retoft, vicedirektør, Fødevarestyrelsen (formand) Paolo Drostby, kontorchef, Ministeriet for Familie- og Forbrugeranliggender Jens Chr. Weidanz, tilsynsførende, næstformand i hovedsamarbejdsudvalget, Fødevareregion Nord (medarbejderrepræsentant) Hanne Larsen, personalechef, Fødevarestyrelsen Arne Maigaard, kontrolchef, Fødevareregion Syd Agnes Egsgaard, fuldmægtig, Finansministeriet Fødevarestyrelsen har stillet sekretariat til rådighed for arbejdsgruppen. Sekretariatet har bestået af: Vibeke Øst Grunell, personalekontoret Vibeke Højbjerg, kontoret for kontrolstyring Birgit Moth, IT kontoret Janus Lodahl, direktionssekretariatet 0.4 Resumé Arbejdsgruppen har set på seks emner: Kompetenceudvikling Arbejdstilrettelæggelse 3

4 Metodeunderstøttelse Kvalitet i kontrollen Arbejdsmarkedsforhold rekrutteringsinitiativer Trivsel og arbejdsglæde Arbejdsgruppen stiller i alt 21 forslag, der hver især adresserer forskellige dele af ekspertgruppens anbefalinger på de enkelte områder. I forhold til kompetenceudvikling foreslås tre elementer målrettet kontrolpersonalet: 1) etablering af en grunduddannelse,. 2) et kompetenceløft for kontrolpersonalet og 3) en efterfølgende styrkelse af efteruddannelsen. Samtidig er der forslag der retter sig mod ledere og mellemledere. I forhold til arbejdstilrettelæggelse er der fokus på oprettelse af juridisk specialfunktion, specialisering på planlægning, styrkelse af rejsehold og etablering af fleksible stillinger, samt en forbedret brug af styrelsens kompetencer. I forhold til metodeunderstøttelse foreslår arbejdsgruppen, at der skabes et forbedret grundlag til planlægning af kontrollen, at prøveudtagningsområdet digitaliseres på linie med den anden fødevarekontrol, og at der skabes bedre understøttelse af sagsbehandlingen. Med henblik på yderligere kvalitet i kontrollen foreslås bl.a. en konkretisering og operationalisering af Fødevarestyrelsens kvalitetsstrategi, som også kan være med til at skabe en større grad af fælles kvalitetsopfattelse. Der foreslås også en styrkelse af kvalitetssupervisionen samt stærkere ledelsesmæssig fokus. Arbejdsgruppen har identificeret en række udfordringer på rekrutteringsområdet og fremkommer med forslag, der både har til formål at forbedre rekrutteringen, men også forslag om at styrke fastholdelsen af de eksisterende medarbejdere. Endelig er det arbejdsgruppens vurdering, at en række af de forslag, der bliver stillet, vil fremme en større trivsel og arbejdsglæde i Fødevarestyrelsen. Derudover foreslår arbejdsgruppen, at der sættes fokus på de positive historier og styrkelse af korpsånden blandt medarbejderne. 4

5 1 Kompetenceudvikling 1.1 Beskrivelse af Fødevarestyrelsens eksisterende kompetenceudvikling Indsatsen for kontrolpersonalets kompetenceudvikling består i dag af et introduktionskursus, sidemandsoplæring og kurser efter individuelle kompetence behov. Kontrolpersonalet har ligeledes mulighed for at søge om efteruddannelse finansieret af såvel interne som eksterne midler. Yderligere modtager kontrolpersonalet i fødevarekontrollen kvalitetssupervision, og tilsynsteknikerne i kødkontrollen deltager i slagteriskolens kurser. Kontrolpersonalets behov for kompetenceudvikling drøftes i dag ved den årlige medarbejderudviklingssamtale (MUS). Drøftelsen tager udgangspunkt i en kompetenceudviklingsplan, der viser forskellen mellem den enkelte tilsynsførendes eksisterende kompetenceniveau og det ønskede kompetenceniveau. Den uafhængige ekspertgruppes undersøgelse peger på, at kontrolpersonalet i gennemsnit får 1,6 uddannelsesdag per år, hvilket ekspertgruppen finder utilstrækkeligt Afdækning af kontrolpersonalets kompetencebehov Ekspertgruppen peger på, at kontrolpersonalet mangler kompetencer inden for konkrete faglige områder og personlige kompetencer. I oktober 2006 gennemførte Fødevarestyrelsen en række fokusgruppemøder med henblik på at afdække styrelsens kompetenceudviklingsbehov. Resultaterne fra fokusgrupperne viste, at der er behov for en struktureret og systematisk tilgang til kompetenceudvikling, ligesom der er behov for at sikre en mere ensartet udførelse af arbejdet. Der peges også på, at kompetencerne er utilstrækkelige inden for konkrete faglige områder og personlige kundskaber. Behovsafdækningen viser, at den fremtidige kompetenceudvikling skal være dynamisk, ligesom der er behov for et fagligt og personligt kompetenceløft. Der er dermed behov for et nyt strategisk og helhedsorienteret koncept for kompetenceudvikling, som både kan give medarbejderne et kompetenceløft, og samtidig danne rammen for en fremadrettet dynamisk kompetenceudvikling af de ansatte i Fødevarestyrelsen. 1.2 Beskrivelse af forslag til forbedret kompetenceudvikling i Fødevarestyrelsen Opsummerende kan der på baggrund af ekspertgruppen og fokusgrupperne peges på, at : der er behov for et markant kompetenceløft tilsynene på nuværende tidspunkt ikke udføres i en ensartet kvalitet. kontrolpersonalet har forskellige normer for opgavevaretagelsen, og derfor kan siges at mangle en fælles platform og referenceramme. omfanget af efteruddannelse er for lavt. kompetenceudviklingen mangler systematik. kompetenceudviklingen skal være vedvarende. Ekspertgruppen peger særligt på, at de tilsynsførendes forskellige uddannelsesmæssige baggrunde indebærer, at der ikke på forhånd nødvendigvis er fælles normer for opgavevaretagelsen. Samtidig er det yderst tvivlsomt, om omfanget af den eksisterende efteruddannelse er tilstrækkeligt til at sikre en ensartet fødevarekontrol. Med henblik på at imødekomme ovennævnte problemstillinger, foreslår arbejdsgruppen: 1. Etablering af en grunduddannelse på fødevareområdet. Der er nedsat et udvalg for fremtidens videregående uddannelser på fødevareområdet i regi af Undervisningsministeriet. 2. Fødevarestyrelsens kompetencestrategi. Fødevarestyrelsen har fastlagt en overordnet ramme for sin kompetencestrategi. Kompetencestrategien skal sikre en systematisk og helhedsorienteret efteruddannelse af alle ansatte i Fødevarestyrelsen. 3. Aktuelt kompetenceløft. De nuværende tilsynsførende og tilsynsteknikere har behov for et kompetenceløft. 5

6 Grunduddannelse i fødevarekontrol Der er behov for at afdække kompetencebehovet i fødevaresektoren generelt samt vurdere det nuværende og fremtidige arbejdsmarked og løbende udvikle uddannelserne, så de i højere grad afspejler erhvervslivets behov og de unges interesser. Der er i februar 2007 nedsat et udvalg inden for fødevareområdet i regi af Undervisningsministeriet med repræsentanter fra ministerier, erhvervet, brancheorganisationer og faglige organisationer. Udvalget skal afdække nuværende og fremtidige udfordringer i fødevaresektoren. Udvalget skal særligt belyse behovet for en eventuel justering af de nuværende uddannelser samt fremkomme med forslag til nye uddannelser, herunder også relevante efter- og videreuddannelsestiltag. Udvalgets anbefalinger afleveres til Undervisningsministeriet i maj Uddannelserne finansieres af globaliseringspuljen (jf. 50 pct. målsætningen for de videregående uddannelser) og efter de sædvanlige taxameterprincipper Kompetencestrategi Fødevarestyrelsen har i marts 2007 fastlagt en overordnet ramme for sin kompetencestrategi, der nu skal udfyldes og gennemføres. Kompetencestrategien skal sikre en systematisk og helhedsorienteret efteruddannelse af alle ansatte i Fødevarestyrelsen, herunder også kontrolpersonalet. Den overordnede ramme indeholder en kompetencemodel som består af fire elementer: 1) Introduktionskursus, 2) Basiskompetencer, 3) Obligatoriske kurser, 4) Udviklingsspor. Det forventes, at introduktionskurset vil være obligatorisk for alle nyansatte medarbejdere. Kurset vil f.eks. kunne bestå af en kursusdag og to dages intern oplæring med henblik på at give den nyansatte en indføring i Fødevarestyrelsens arbejdsopgaver, sagsbehandling mv. Alle nyansatte medarbejdere skal endvidere have basispakkens kompetencer, så der sikres fælles normer for opgavevaretagelsen i Fødevarestyrelsen. Arbejdsgruppen vurderer, at basispakken kan indeholde fem til seks basiskompetencer som f.eks. organisatorisk og politisk forståelse, sagsbehandling, formidling, IT, samarbejde og personlig planlægning. Det er vurderingen, at det nuværende kontrolpersonale vil have behov for at deltage i hele eller dele af basispakken. Dette underbygges af ekspertgruppens udtalelse om, at kontrolpersonalet mangler en fælles platform og forståelse for Fødevarestyrelsens vigtigste kernekompetencer. 6

7 De obligatoriske kurser omfatter de allerede eksisterende obligatoriske kurser som f.eks. ajourføringskursus i hygiejnepakken og grundkursus i veterinær grænsekontrol samt en række nye kurser. De enkelte kurser er alene obligatoriske for de relevante faggrupper. Den overordnede ramme for kompetencestrategien er herefter fire udviklingsspor: Et leder-spor, et forvaltnings-spor, et fagekspert-spor og et kontrol-spor. Et udviklingsspor har til formål at sikre en målrettet kompetenceudvikling af medarbejderen i forhold til den konkrete opgavevaretagelse. Den indholdsmæssige sammensætning af sporet skal udgøre den efteruddannelse, der sammen med basispakken sikrer, at kontrolpersonalet opnår de kompetencer, som den uafhængige ekspertgruppe efterlyser. Arbejdsgruppe 4 vurderer, at det vil være hensigtsmæssigt at sikre, at kontrolsporet indeholder kompetenceudvikling inden for bl.a., hvornår det er hensigtsmæssigt at udføre en audit frem for kontrolbesøg, hvordan der sikres den bedst mulige rådgivning af virksomheder samt konflikthåndtering og dialog. Arbejdsgruppen vurderer, at uddannelsesaktiviteterne bør være en kombination af eksterne og interne kurser samt f.eks. rotationsordninger, sidemandsoplæring, netværk, mentorordninger, m.m Kompetenceløft Arbejdsgruppen har nedenfor skitseret et forslag til at gennemføre et kompetenceløft, der kan sikre fælles normer for opgavevaretagelsen hos de tilsynsførende, der i dag er ansat i Fødevarestyrelsen. Forslaget er en behovsorienteret model, som indeholder op til tre ugers efteruddannelse alt afhængig af det individuelle kompetenceniveau hos den enkelte. Modellen er udtryk for et kompetenceløft med en virkning her og nu, der vil skulle vedligeholdes. Den nuværende stab af kontrolpersonale vil træde ind i kompetenceforløbet med forskellige forudsætninger. Den individuelle behovsafdækning fastlægges i en kompetenceudviklingsplan, der opstilles på baggrund af en dialog med den nærmeste chef. Der vil være kompetencer, som alle skal have uanset deres uddannelsesmæssige baggrund, erfaring og opgavens art. Forslag 1: Behovsorienteret model Fødevarestyrelsen tilrettelægger 1-3 ugers kompetenceløft af kontrolpersonalet på tre niveauer. Niveau Længde på kompetenceudviklingsforløb Afviklingsperiode 1 1 uge 1 år 2 2 uger 2 år 3 3 uger 3 år Niveau 1 Med henblik på at skabe fælles normer for opgavevaretagelsen, er det nødvendigt, at kontrolpersonalet i et vist omfang har lært det samme inden for specifikke områder. Løsningen lægger op til, at hele kontrolpersonalet skal modtage minimum en uges efteruddannelse i samme emner. Niveau 2 og 3 Herefter lægger løsningsforslaget op til, at den resterende gruppe af kontrolpersonale skal efteruddannes op til samme kompetenceniveau, men at efteruddannelsen differentieres i forhold til indhold og omfang, så der tages højde for medarbejderens opgavetype, uddannelse og erfaring. Det foreslås derfor, at nogen tilbydes to ugers efteruddannelse og andre tre ugers efteruddannelse. Beskrivelse af det mulige indhold i de tre ugers kompetenceudvikling Med udgangspunkt i ovennævnte model vurderes det, at den første uges undervisning skal indeholde basiskompetencer, som hele kontrolpersonalet skal have. Der er tale om generelle metodiske, praktiske og personlige kompetencer inden for f.eks. rådgivning af virksomheder og det gode kontrolbesøg, mødet med virksomheden, konflikthåndtering og egensikkerhed, samt ensartethed og personlig planlægning. Ved at hele 7

8 kontrolpersonalet får disse basiskompetencer, vurderer arbejdsgruppen, at der er skabes grundlag for en fælles referenceramme og mere ensartet og effektiv opgavevaretagelse. Indholdet i uge to og tre og længden af kompetenceforløbet vil være behovsorienteret og afhænge af den individuelle kompetenceafklaring. Det vil primært være mere faglige emner, der vil præge denne del af kompetenceløftet som f.eks. auditprincipper, anvendelse og kontrol af branchekoder for egenkontrol, prøveudtagning, ensartethed i kødkontrollen, hygiejne, mikrobiologisk fødevaresikkerhed, kemisk fødevaresikkerhed m.m. Som anført er det den individuelle kompetenceafklaring, der skal afdække behovet hos den enkelte både i relation til længden af kompetenceløftet og indholdet. Det er derfor ikke muligt at opstille skræddersyede planer for uddannelsestyper i denne rapport. Ikke desto mindre er herunder angivet tre eksempler på, hvordan forskellige kompetenceløft kunne se ud efter den første uge. En dyrlæge med få års erfaring vil måske skulle have en uges ekstra kompetenceudvikling inden for audit og anvendelse af branchekoder samt mikrobiologisk og kemisk fødevaresikkerhed, da dette er centrale elementer som vedkommende muligvis ikke har indgående kendskab til. En kontrollant i fødevarekontrollen med en ikke-fødevarefaglig baggrund vil muligvis skulle have to ekstra ugers kompetenceudvikling inden for auditprincipper, egenkontrol, anvendelse af branchekoder, hygiejne, mikrobiologisk og kemisk fødevaresikkerhed og prøveudtagning. Et kompetenceforløb for en tilsynstekniker i kødkontrollen vil se anderledes ud grundet opgavens art. Der vil bl.a. skulle fokuseres på mikrobiologi, ensartethed i kødkontrollen, parasitologi (læren om parasitter) og sygdomslære. Effekten af efteruddannelsen vurderes sammen med rapportens øvrige initiativer at være synlig i det daglige arbejde, hvor kontrolpersonalet vil opleve, at de skal bruge mindre tid på at oplære hinanden og på at stille og besvare spørgsmål. Effekten af efteruddannelsen må ligeledes forventes at være synlig ved, at kontrolpersonalet laver færre fejl både på kontrolbesøget og i sagsbehandlingen Ledelse I de senere år har Fødevarestyrelsen i lighed med mange andre statslige virksomheder gennemgået større moderniseringsprocesser og omstruktureringer. Samtidig er ledelsesopgaven mere kompleks end tidligere, og den geografiske spredning af styrelsens lokaliteter forstærker denne tendens. Disse forhold udfordrer styrelsen i forhold til at sikre, at ledelsen har de ledelsesmæssige kompetencer, der matcher styrelsens normer for god lederadfærd og sikrer en effektiv opgaveløsning og en attraktiv arbejdsplads. I bilag 1 er som illustration indsat organisationsdiagram for Fødevarestyrelsens centrale styrelse og et eksempel på et organisationsdiagram for en region. Der er i 2006 igangsat en strategisk implementering af Fødevarestyrelsens lederpolitik gennem et nyt lederudviklingsprogram om motiveret og helhedsorienteret ledelse for styrelsens 60 personaleansvarlige chefer. Målet er at styrke det personlige lederskab, det strategiske lederskab og det tværgående lederskab. Gruppen af mellemledere inden for kontrolområdet benævnes bl.a. sektionsledere, souschefer, afdelingsdyrlæger. Det er denne gruppe, der har den daglige ledelse af kontrolpersonalet. Mellemledernes ledelsesevner er derfor af stor betydning. Det er typisk mellemlederne, som oplever spændet mellem medarbejdernes forventninger og ønsker og kravene fra de overliggende ledelsesniveauer. Medarbejderne efterspørger ledere, som kan være rollemodeller og formidlere af organisationens mål og værdier på en klar og motiverende måde. Endvidere står mellemledergruppen typisk helt eller delvist med det daglige ansvar for personaleledelse, hvilket stiller store krav til mellemledernes personaleledelseskompetencer. Det er mellemlederne, der qua deres daglige direkte ledelse (feedback, supervision, rådgivning, ros og ris) af kontrolpersonalet kan fremme en højere kvalitet og ensartethed i kontrollens opgavevaretagelse. Arbejdsgruppen finder, at der er følgende hovedudfordringer i forhold til mellemledergruppen: Gruppen har oplevet kompetenceudvikling som ikke eksisterende eller meget sporadisk. Opgaven er i centrum, men det er kompetencen ikke. Ofte skal opgaver løses, inden de påkrævede kompetencer er til stede. 8

9 Gruppen betragter sig selv som ledere, men oplever en mangel på anerkendelse fra cheflaget af det ledelsesmæssige arbejde. Mellemlederne er uklare på forventningerne til rolle og funktion. Mellemlederen skal tackle udfordringen med at motivere medarbejdere i en forandringsproces. I erkendelse af mellemledernes helt afgørende rolle i en styrkelse af fødevarekontrollen, og for at imødegå disse udfordringer, er det en mulighed at tilrettelægge et intensivt forløb for styrelsens mellemledere, hvor udvikling af de personlige ledelsesegenskaber vil være det væsentligste. Væsentlige elementer i et sådant forløb kunne være det personlige lederskab, ledelse af medarbejdere og forandringsledelse. Et målrettet mellemlederudviklingsforløb vil bibringe højere kvalitet og ensartethed i opgavevaretagelsen, og en større motivation og arbejdsglæde. Forslag 2: Mellemlederudviklingsforløb Arbejdsgruppen foreslår, at der igangsættes et mellemlederudviklingsforløb i Fødevarestyrelsen. 1.3 Implementeringsforudsætninger Etablering af en grunduddannelse ligger i regi af Undervisningsministeriet. Efter hvad arbejdsgruppen har erfaret, forventes den klar til at indgå i den koordinerede tilmelding i marts 2008 med optagelse af de første elever i august Disse forventes at dimittere i Tidshorisonten for at gennemføre de første kurser vurderes at være seks måneder efter, at der er truffet beslutning om at gennemføre kompetenceløftet. Kompetenceløftet vil alene omfatte kontrolpersonalet i fødevarekontrollen. Fødevarestyrelsen må forventes at ville opleve en administrativ udfordring, der består i at afdække de individuelle behov, etablere en systematisk efteruddannelse, forestå drift af denne, langtidssikre efteruddannelsen i kraft af en vedvarende evaluering og dertilhørende justering af indholdet. 9

10 2 Arbejdstilrettelæggelse 2.1. Beskrivelse af Fødevarestyrelsens arbejdstilrettelæggelse ved fødevarekontrol Den overordnede planlægning af kontrollen i den enkelte region varetages af regionschefen og kontrolcheferne. Den enkelte tilsynsførende får udmeldt en række virksomheder, som vedkommende skal fortage kontrol af i overensstemmelse med de gældende retningslinier. Selve tilsynsprocessen er tilrettelagt således, at den enkelte tilsynsførende foretager alle enkeltdele i processen alene. Der kan dog være forskel i arbejdstilrettelæggelsen mellem kontrolafdelingerne. Generelt tilrettelægger kontrolafdelingerne fødevarekontrollen, så en tilsynsførende kontrollerer alle virksomheder i et geografisk område. Der kan ske en rotation i områder med jævne mellemrum. Der er dog en række modifikationer til dette, og sædvanligvis vil de mere komplicerede virksomhedstyper varetages af den samme medarbejder. Det er typisk engrosvirksomheder med behandling af fødevarer. Endvidere er der i Fødevarestyrelsen en række specialfunktioner bl.a. Fødevarekontrollens rejsehold Beskrivelse af modeller for forbedret arbejdstilrettelæggelse for fødevarekontrollen Ekspertgruppen peger på en række forhold der vedrører arbejdstilrettelæggelsen 1 : De tilsynsførende håndterer alle dele af sagsbehandlingsprocessen Øget brug af risikovurderings- og planlægningskompetencer Øget specialisering i den opfølgende sagsbehandling Den geografiske opdeling Nedenstående figur illustrerer de enkelte elementer af tilsynsprocessen: 1 Ekspertundersøgelsen, side 125f. 10

11 Oversigt over den tilsynsførendes opgaver i den enkelte tilsynsproces Planlægning Forberedelse Kontrol Sagsbehandling Evaluering Planlægning af året, måneden, ugen og dagen for den enkelte tilsynsførende Planlægning af det enkelte tilsyn Se på virksomhedens historik Afgrænse kontrolområdet Evt. nødvendig faglig ajourføring Forberede kontrolbesøget Kontrol af de relevante områder Dialog med virksomheden Partshøring ved påbud eller forbud Udfyldelse af endelig eller foreløbig kontrolrapport Udskrivning af endelig eller foreløbig kontrolrapport Udarbejdelse af påbud, forbud, bøder og politianmeldelser Udarbejdelse af endelige kontrolrapporter Færdiggørelse af registrering af kontroldata Forberedelse og indsendelse af klager fra virksomheder til behandling i Mørkhøj Kvalitetssupervision Løbende dialog med chef og kollegaer Ekspertgruppen peger på, at de tilsynsførende særligt ved forberedelse, gennemførelse af kontrolbesøg og sagsbehandling står for processen alene, mens de har en del af ansvaret for planlægning og evaluering. Arbejdsgruppen vurderer, at det vil være muligt at foretage en specialisering af særligt planlægningsdelen og sagsbehandlingsdelen. En sådan specialisering vil efter arbejdsgruppens vurdering sætte fokus på kerneopgaverne i kontrolarbejdet samt frigøre ressourcer hos den tilsynsførende. Andre muligheder for forbedret arbejdstilrettelæggelse vedrører bedre metodeunderstøttelse og styrkelse af evalueringsindsatsen. Disse muligheder beskrives i henholdsvis kapitel 3 og kapitel 4. Opgaverne i tilsynsprocessen Arbejdsgruppen vurderer, at planlægningsfunktionen kan specialiseres ved styrkelse af HK- funktionerne i regionerne og målrettet opkvalificering af det eksisterende personale samtidig med, at metodeunderstøttelsen af planlægningen forbedres, jf. kapitel 3. Det er endvidere arbejdsgruppens vurdering, at specialiseringen på særlig planlægning og sagsbehandling vil styrke kontrolindsatsen, idet der sættes fokus på kerneopgaven for de tilsynsførende. En styrkelse af rejseholdsaktiviteten vurderes at fremme en højere kvalitet og mere ensartethed i opgavevaretagelsen, idet meget komplicerede sager reduceres for den enkelte tilsynsførende. Arbejdsgruppen vurderer, at det med en juridisk opnormering i regionerne er muligt at specialisere den efterfølgende sagsbehandling. En specialisering vil forbedre kvaliteten og ensartetheden i fødevarekontrollen. Forslag og initiativer Arbejdsgruppen forslår følgende muligheder: Forslag 3: Øget specialisering Arbejdsgruppen foreslår, at en række funktioner specialiseres, da de ikke er en del af de tilsynsførendes kernekompetencer. Formålet er, at de tilsynsførende ikke håndterer alle dele af sagsbehandlingsprocessen, og at sagsbehandlingen forbedres og effektiviseres. Det er arbejdsgruppens vurdering, at der er mulighed for helt eller delvist at foretage specialisering på alle dele af sagsbehandlingen. Den øgede specialisering gennemføres ved at tilknytte juridisk kompetence. Dette initiativ vil adressere ekspertgruppens anbefaling om øget specialisering i den opfølgende sagsbehandling for at opnå øget kvalitet (færre fejl) og ensartethed i sagsbehandlingen. 11

12 Forslag 4: Styrkelse af det eksisterende rejsehold Fødevarekontrollens landsdækkende rejsehold med base i Fødevareregion Øst har fokus på bl.a. regnskabskontrol m.v. for at hindre snyd. Rejseholdet har efter arbejdsgruppens vurdering vist sig som et effektivt redskab. Derfor foreslås det at styrke det eksisterende rejsehold, så det kan løse opgaver i hele landet. Desuden vil Fødevarestyrelsen arbejde videre med to initiativer. For det første overvejer Fødevarestyrelsen, om der kan etableres et mindre antal fleksible stillinger i hver region. Formålet er hurtigt at kunne flytte ressourcerne hen, hvor der er kriser, problemer med at nå resultatmål, eller problemer med rekruttering og lignende. For det andet vil Fødevarestyrelsen tage initiativ til at opnå en bedre anvendelse af kompetencerne i fødevarekontrollen ved en ændret fordeling på forholdet mellem AC ere og ikke-ac ere i takt med naturlig afgang. Det er arbejdsgruppens vurdering, at forslagene adresserer de forhold, ekspertgruppen har peget på. En øget specialisering vil efter arbejdsgruppens vurdering være egnet til både bedre at udnytte ressourcerne, samtidig med at kvaliteten og ensartetheden kan forventes forbedret. Etablering af fleksible stillinger vil ligeledes betyde en bedre udnyttelse af Fødevarestyrelsens personale samlet set. Hjælp i spidsbelastninger og kriser samt bedre anvendelse af kompetencer, hvor medarbejderstaben bedre er tilpasset opgaverne, vurderes desuden at have en positiv effekt på trivsel og arbejdsglæde Implementeringsforudsætninger Det er Arbejdsgruppens vurdering, at forslagene om øget specialisering og yderligere rejsehold vil kunne implementeres inden for et halvt år efter, at der måtte være truffet beslutning herom. Forslagene vurderes ikke at have væsentlige administrative konsekvenser for erhvervet eller andre offentlige myndigheder. 12

13 3. Metodeunderstøttelse 3.1. Beskrivelse af den eksisterende metodeunderstøttelse af tilsynsprocessen Ekspertgruppen peger på, at der mangler en samlet metodeunderstøttelse af tilsynsprocessen, metodeunderstøttelse af planlægningen og gennemførelsen af tilsynet, samt at en række af de eksisterende metodeunderstøttelser ikke er tilstrækkeligt opdateret. Endvidere mener ekspertgruppen, at IT-understøttelsen, der primært er baseret på Fødevarestyrelsens eksisterende sagsstøtte- og registreringssystem (ScanJour), er begrænset Den centrale styrelses (Mørkhøjs) vejledningsindsats overfor de tilsynsførende Mørkhøj har en række vejledningsaktiviteter overfor de tilsynsførende. Det drejer sig om: Skriftlige vejledninger om faglige og administrative forhold: Mørkhøj er ansvarlig for at udarbejde retningslinier for kontrolarbejdet, som sikrer, at kontrollen udføres målrettet og med en ensartet effekt. Derudover har Fødevarestyrelsen udarbejdet en lang række omfattende faglige vejledninger samt faglige eller administrative instrukser til de tilsynsførende og virksomhederne. Løbende kommunikation af generel karakter: Alle medarbejdere i Fødevarestyrelsen modtager et nyhedsbrev (Kontrolnyt) 10 gange om året. Nyhedsbrevet indeholder information om, hvad der rører sig på kontrolområdet. Mørkhøjs vejledning i den enkelte sag: Mørkhøj vejleder de tilsynsførende i konkrete sager. Problematikken omkring Mørkhøj som klageinstans og løsninger hertil er behandlet i arbejdsgruppe 1 s rapport Planlægning af og opfølgning på den årlige tilsynsaktivitet samt forberedelse af det enkelte tilsyn Der eksisterer ikke generelle værktøjer til ledelsens planlægning af tilsynsaktiviteten. Det overordnede værktøj til at fastsætte årets tilsynsaktivitet for den enkelte virksomhed findes i kontrolfrekvensvejledningen. Til brug for den enkelte tilsynsførendes planlægning af egne tilsyn i løbet af kalenderåret, og forberedelse af det enkelte tilsyn, anvendes dels automatisk tilgængelige oplysninger i Fødevarestyrelsens journaliseringssystem (Scan-Jour), dels oplysninger der skal fremsøges manuelt. Til forberedelse af kontrolbesøget har den tilsynsførende på kontoret adgang til konsolideret lovgivning samt relevante vejledninger m.v. Den tilsynsførendes udfærdigelse af kontrolrapporten sker på kontrolbesøget. I tilfælde af påbud, forbud, bøder m.v. udarbejdes den endelige rapport efter kontrolbesøget på kontoret. Der findes en mindre række begrundelsestekster til standardsituationer, som den tilsynsførende kan bruge. Der er endvidere til brug for udarbejdelse af påbud, forbud, bøder og andre udgående skrivelser udarbejdet et interaktivt skabelonsystem. Fødevarestyrelsens nuværende IT-understøttelse er anskaffet i perioden med tilføjelse af Digitalt tilsyn i Det Digitale Tilsyn beskriver samlet den proces og de IT-systemer de tilsynsførende på fødevareområdet benytter før, under og efter et kontrolbesøg. Det nuværende IT-system giver Fødevarestyrelsen betydelige problemer i forhold til både brugervenlighed, anvendelse, vedligeholdelse, teknik og ITarkitektur Beskrivelse af modeller for forbedret metodeunderstøttelse af tilsynsprocessen Ekspertgruppen peger på en række forhold vedrørende metodeunderstøttelsen. Mørkhøjs vejledningsindsats overfor de tilsynsførende Ekspertundersøgelsen peger på, at der i forbindelse med udformningen af vejledningsmateriale er følgende kritiske punkter: Der mangler samlet metode for udvikling og evaluering af metoder 13

14 Der mangler værktøj til overblik/viden om relevant lovgrundlag Redskaber er ikke situationsbestemte og vanskeligt tilgængelige Arbejdsgruppen kan pege på følgende muligheder for en forbedret vejledningsindsats: Forslag 5: Udformning af vejledningsmateriale o. lign. Der indføres en ensartet model for vejledninger, instrukser m.v., der sikrer ensartet systematik og sprog. For at sikre en ensartet anvendelse af regelsættet i sammenlignelige situationer udarbejdelse best practice kataloger på kerneområder. For specialområder udarbejdes tjeklister for at sikre, at kontrollen på området gennemføres så ensartet som muligt. Forslag 6: Introduktionen af vejledningsmaterialet Der indføres en forbedret introduktion af vejledningsmaterialet, idet personale fra den centrale styrelse i Mørkhøj fremover jævnligt vil deltage i afdelingsmøder i kontrolafdelingerne for at informere om nye udviklinger, regler m.v. Forslag 7: Adgang til materialet Tilgængeligheden af vejledningsmaterialet forbedres ved en kombination af bedre struktur i opsætningen og bedre søgefaciliteter på Intranettet, så det bliver lettere for de tilsynsførende at finde de relevante oplysninger hurtigt. Planlægning af og opfølgning på tilsynsaktivitet Ekspertundersøgelsen peger på, at der i forbindelse med planlægningen er to kritiske punkter: Der mangler et redskab til hensigtsmæssig arbejdsplanlægning, som f.eks. kunne være med til at fordele kontrolbesøgene jævn over året. Der mangler et redskab til at sikre, at alle lovområder kontrolleres i den enkelte virksomhed inden for den fastsatte tidsramme. I dag findes der ikke et overordnet planlægningsværktøj og dermed opstår de problemer, der peges på af ekspertgruppen. Det er stort set de samme krav, der stilles til de værktøjer, der anvendes til planlægning af den årlige kontrolaktivitet af såvel ledelsen som den enkelte tilsynsførende. Planlægningen skal kunne revideres løbende. Det er derfor nødvendigt, at der skabes et værktøj, der rummer denne mulighed. Arbejdsgruppen vurderer, at der er behov for et planlægningsværktøj, der vil give information, der gør det muligt for ledelsen at følge op på kontrolaktiviteten i løbet af året. Indholdet i dette værktøj skal være: Et planlægningsværktøj, der giver mulighed for, at ledelsen på årsbasis kan planlæge kontrolaktiviteten i den enkelte region og kontrolafdeling, så der f. eks. bliver en jævn fordeling af kontrolbesøgene over året. Redskabet skal kunne benyttes til planlægning i forhold til den enkelte tilsynsførende og understøtte et nyt tilsynskoncept. Et dag til dag planlægningsværktøj for den enkelte tilsynsførende, der indeholder planlagte kontrolbesøg, kontrolbesøg i forbindelse med kontrolkampagner, prøveudtagning, klager o. lign. Desuden skal værktøjet sikre overblik over indholdet i kontrolbesøget, herunder sikre at alle lovgivningsområder over tid kontrolleres i den enkelte virksomhed Arbejdsgruppen kan pege på følgende muligheder til forbedret planlægning: Forslag 8: Planlægningsværktøj Det foreslås, at der anskaffes et planlægningsværktøj, der giver mulighed for, at ledelsen på årsbasis kan planlæge kontrolaktiviteten i den enkelte region og kontrolafdeling. Redskabet skal kunne benyttes til planlægning i forhold til den enkelte tilsynsførende og understøtte et nyt tilsynskoncept. Planlægningsværktøjet skal desuden fungerer som et dag til dag planlægningsværktøj for den enkelte tilsynsførende. Planlægningsværktøjet skal kunne levere data til et ledelsesinformationssystem. Behov og anskaffelsesudgifter vedrørende ledelsesinformationssystem behandles i arbejdsgruppe 3. 14

15 Den tilsynsførendes forberedelse af det enkelte tilsyn Ekspertundersøgelsen peger på, at der i forbindelse med forberedelsen af kontrolbesøget er to kritiske punkter: Der mangler understøttelse af et overblik over de enkelte virksomheders historik Der mangler overblik over/viden om relevant lovgrundlag Arbejdsgruppen vurderer, at en del af forberedelsen eventuelt kan udføres af andre end den tilsynsførende, mens andre dele af forberedelsen kun kan gennemføres af den tilsynsførende. Ved forberedelse af kontrolbesøg er der bl.a. brug for adgang til oplysninger om virksomheden, tidligere kontrolbesøg og sagsbehandling (f.eks. autorisation og andre tilladelser, påbud m.m.). Desuden skal der være adgang til lovgivning, vejledninger m.m. Den tilsynsførende vurderes at have behov for at have IT-adgang til materialet under hele tilsynsprocessen, da oplysningerne både skal være tilgængelige ved forberedelse og gennemførelse af kontrolbesøg. Forslag 9: Etablering af fleksibel adgang til relevant materiale Arbejdsgruppen foreslår at placere det relevante materiale (vejledninger, lovgivning m.v.) på den bærbare PC således, at materialet vedligeholdes centralt og opdateres automatisk ved at logge på Fødevarestyrelsens intranet. Gennemførelse af selve kontrolbesøget Ekspertundersøgelsen peger på, at der i forbindelse med gennemførelse af kontrolbesøget er et kritisk punkt i forhold til udarbejdelsen af kontrolrapporten: Den juridiske kvalitet af kontrolrapporten skal sikres Redskaber er ikke situationsbestemte og vanskeligt tilgængelige Arbejdsgruppen vurderer, at en understøttelse af selve kontrolbesøget kan bestå i, at de tilsynsførende har adgang til relevant lovgivning og vejledningsmateriale samt tjeklister for særlige områder også under kontrolbesøget. Det er vurderingen, at understøttelsen af den tilsynsførendes skrivning af kontrolrapporten kan øges ved forbedring af funktionaliteten i digitalt tilsyn. Desuden kan muligheden for registrering af oplysninger om virksomheden og kontrolbesøget under selve kontrolbesøget forbedres. Det er vurderingen, at der kan indføres en digitalisering af registreringen i forbindelse med prøveudtagninger i virksomhederne. Dette betyder, at alle oplysninger om prøven kan indtastes elektronisk, inden virksomheden forlades. Herved undgås, at data først skal skrives på papir og på et senere tidspunkt skal tastes ind i systemet med deraf følgende risiko for fejl i forbindelse med indtastningen. Forslag 10: Digitalt tilsyn og prøveudtagning. Arbejdsgruppen foreslår, at funktionaliteten i digitalt tilsyn forbedres, at det digitale tilsyn udbredes til prøveudtagningsområdet, og at kontrolbesøget på særlige områder understøttes med tjeklister. Sagsbehandling Ekspertundersøgelsen peger på, at der i forbindelse med sagsbehandlingen er et kritisk punkt: Den juridiske kvalitet af sagsbehandlingen skal sikres Sagsbehandlingen kan enten udføres af den tilsynsførende alene, i samarbejde med en specialfunktion eller i en specialfunktion. Som metodeunderstøttelse er der brug for let adgang til oplysninger om virksomheden, tidligere kontrolbesøg og sagsbehandling. Desuden er der behov for overblik over, hvilke specielle områder kontrollen har omfattet, samt adgang til lovgivning, vejledninger m.m. Den konkrete skrivning af breve kan understøttes med paradigmaer med autotekster til breve og begrundelsestekster til brug for kontrolrapporter. 15

16 Forslag 11: Forbedret understøttelse af sagsbehandlingen Arbejdsgruppen foreslår, at sagsbehandlingen understøttes med et redskab/brugergrænseflade, der opfylder ovenstående behov, f.eks. kan eksisterende system vedrørende autotekster med fordel forbedres med en mere brugervenlig/overskuelig brugergrænseflade, der i større udstrækning sikrer mod fejl i skrivelserne. Hardware behov i forbindelse med kontrolbesøg Ekspertgruppen peger på følgende forhold vedrørende hardware, der benyttes i forbindelse med digitalt tilsyn: Det er tungt for kontrollanterne med hardware, og redskaberne er ikke tidssvarende, opdateret og tilgængelige De tilsynsførende medbringer i dag bærbare PC'er på tilsynet. Fordelene ved de bærbare PC ere er, at der er adgang til et normalt tastatur og en skærm, ligesom PC erne kan bruges som arbejdsstation på kontoret og/eller derhjemme. Anskaffelse af én bærbar PC pr. medarbejder dækker derfor behovet for arbejdsstation, ligesom den muliggør skrivning af tekst på kontrolrapporterne. Én PDA er mindre og vejer væsentlig mindre end en PC. Ulemperne ved en PDA er dog, at den ikke egner sig til at læse større mængder tekst på eller udfylde kontrolrapporter med tekstfelter, som er en del af kontrolrapporterne i dag. De tilsynsførende medbringer i dag en printer på kontrolbesøget. Fordelen ved ikke at medbringe en printer er, at de tilsynsførende kan reducere det udstyr, der medbringes, med ca. 2,5 kg. Hertil kommer den mindre mængde papir, der skal medbringes til udskrivning af kontrolrapporter. Arbejdsgruppe 2 behandler spørgsmålet om udskrivning af kontrolrapporter på stedet. Forslag 12: Hardware understøttelse af kontrolbesøget Arbejdsgruppe foreslår, at der forsat anvendes PC ere på kontrolbesøgene for at understøtte de tilsynsførendes behov for at medbringe materiale. Det foreslås endvidere, at de løbende (i forbindelse med den almindelige udskiftning) udskiftes til en lettere model end den nu anvendte. Arbejdsgruppe foreslår desuden, at regionerne kan inddrage en ergoterapeut til at undervise de tilsynsførende Implementeringsforudsætninger Der vil være behov for at gennemføre ændringer i den nuværende IT-understøttelse for at kunne indføre et nyt planlægningssystem og udvide med nye funktioner i kontrolsystemet (digitaliseret kontrol og prøveudtagning). Det vil være nødvendigt at gennemføre en omstrukturering af data, således at adgangen til data bliver tidssvarende og mere funktionel. For at få et sammenhængende planlægningsværktøj vil det være nødvendigt at flytte dele af den nuværende funktionalitet over i et nyt planlægningsværktøj. I forbindelse med implementering af nye funktioner i et samlet kontrolsystem vil det være nødvendigt at sammentænke nuværende funktionalitet i digitalt tilsyn sammen med de nye dele af digitaliseringen af kontrollen. For at opnå ovenstående og sikre en optimal understøttelse af planlægningen og gennemførelsen af kontrolaktiviteterne skal der gennemføres en analyse med beskrivelse af bl.a. arbejdsgange og konkret funktionalitet. Analysen skal ske med deltagelse af personer fra regionerne for at sikre, at deres behov opfyldes i videst muligt omfang. 16

17 4. Kvalitet i kontrollen 4.1. Beskrivelse af kvalitetstiltag i fødevarekontrollen Et af hovedformålene med samlingen af fødevarekontrollen i Fødevarestyrelsen var at sikre en mere ensartet kontrol med samme prioritet og samme kvalitet uanset virksomhedens beliggenhed. Fødevarelovgivningen består af mange regelsæt. Fødevarestyrelsens kvalitetsarbejde skal rumme fleksible regler, en mangfoldighed af virksomheder og virksomhedsejere og ikke mindst ledelsens, medarbejdernes og omverdenens kvalitetsforståelse. Fødevarestyrelsens kvalitetsstyring har derfor primært bestået i udarbejdelse af vejledninger og instruktioner, udarbejdelse af en kvalitetsstrategi, kompetenceudvikling og supervision af medarbejderne, central supervision af regionerne, gennemgang af kontrolrapporter og afgørelser, etablering af lederfora og erfagrupper, revisioner og evalueringer Beskrivelse af modeller for et løft af kvaliteten i fødevarekontrollen Ekspertgruppen peger på følgende forhold vedrørende kvalitet i fødevarekontrollen 2 : Behov for at konkretisere kvalitetsforståelsen Der er ikke den samme opfattelse af fødevarekontrollens kvalitet Opfølgning på produktivitet og kvalitet Formelle kvalitetsfejl i fødevarekontrollen Fødevarestyrelsen er sårbar overfor synspunkter og meninger Ekspertgruppen vurderer, at Fødevarestyrelsens eksisterende kvalitetsarbejde er for overordnet, og at der er behov for en konkretisering af dette i relation til selve tilsynet for at fremme ensartet behandling af virksomhederne og ensartet produktivitet. På samme vis efterlyses en mere systematisk opfølgning på tidsanvendelse, produktivitet og kvalitet af kontrolarbejdet. Arbejdsgruppen finder, at et kompetenceløft vil være et vigtigt element i at fremme ensartethed. Arbejdsgruppen finder også, at der i langt højere grad, end tilfældet er i dag, bør ske en tæt ledelsesopbakning af den enkelte tilsynsførende, hvilket forslag 3 om et intensivt mellemlederudviklingsforløb vil medvirke til. Arbejdsgruppen finder, at der kan kommunikeres en mere fælles og konkret opfattelse af kvalitet i fødevarekontrollen dels internt i Fødevarestyrelsen og dels til omverdenen. På baggrund af ovenstående kan arbejdsgruppen pege på følgende mulige initiativer: Forslag 13: Ledelsesmæssig fokus på styring og kvalitet Arbejdsgruppen foreslår, at Fødevarestyrelsen styrker og systematiserer ledelsens styringsværktøjer i forhold til planlægning og strategisk udvikling af kvaliteten, herunder kvalitetsparametre, tidsanvendelse og produktivitet i forbindelse med kontrolindsatsen for derigennem at skabe bedre rammer for større ensartethed i kontrollen og bedre udnyttelse af ressourcerne. Konkret kan et middel være tilvejebringelse af systematisk ledelsesinformation, som beskrevet i arbejdsgruppe 3 s rapport.. Forslag 14: Konkretisering af kvalitetsforståelsen Arbejdsgruppen foreslår, at der etableres en ensartet opfattelse blandt ledelse og medarbejdere af, hvad der er god kvalitet ved forberedelse, gennemførelse og efterbehandling af tilsynet. Eksternt skal der være overensstemmelse mellem det, Fødevarestyrelsen forventes at levere, og det styrelsen kan levere. Konkret foreslår arbejdsgruppen, at der dels sker en yderligere konkretisering og operationalisering af Fødevarestyrelsens kvalitetsstrategi, og at der dels igangsættes et styrket og mere systematisk arbejde med regionale kvalitetsprocedurer. 2 Ekspertundersøgelsen, side 115f. 17

18 Forslag 15: Styrkelse af evalueringskulturen Arbejdsgruppen finder, at Fødevarestyrelsen kan styrke sin kultur vedrørende evalueringer. Mere konkret foreslår arbejdsgruppen, at styrelsen indfører selvevaluering efter f.eks. KVIK-modellen (KvalitetsVærktøj til udvikling af Innovation og Kompetence). Modellen anvendes til at skabe et samlet overblik over alle indsatser og resultater med det formål at bruge dette overblik til at forbedre indsatsen. En systematisk selvevalueringskultur kan medvirke til en stadig kvalitetsudvikling af Fødevarestyrelsen. Konkret kan moddelen indføres ved, at der iværksættes pilotprojekter i 2 kontrolafdelinger med brugen af værktøjet. Forslag 16: Styrkelse af ensartetheden i kvalitetssupervisionen Hver region består af et antal kontrolafdelinger. For at styrke den ensartede opfattelse af kvalitet, og ensartetheden i kontrollen generelt, oprettes en supervisionsenhed i hver af regionerne. En supervisor tager med medarbejderne på kontrolbesøg for at vurdere kvaliteten og give sparring. Arbejdsgruppen foreslår, at Fødevarestyrelsen styrker ensartetheden af den eksisterende kvalitetssupervision ved, inden for styrelsens eksisterende ramme, at etablere tre regionale eller en landsdækkende støttefunktion for den kvalitetssupervision, som udføres af kontrolcheferne og sektionslederne Implementeringsforudsætninger Det er Arbejdsgruppens vurdering, at forslaget om evalueringskultur vil kunne implementeres inden for et halvt år efter, at der måtte være truffet beslutning herom. Forslaget om konkretisering af kvalitetsforståelsen er et løbende initiativ, der kan igangsættes straks. Forslaget om ledelsesmæssig fokus på styring og kvalitet behandles af henholdsvis arbejdsgruppe 1 og 3. Forslagene vurderes ikke at have væsentlige administrative konsekvenser for erhvervet eller andre offentlige myndigheder. 18

19 5. Arbejdsmarkedsforhold - rekrutteringsinitiativer 5.1. Beskrivelse af Fødevarestyrelsens aktuelle personalesammensætning på fødevarekontrolområdet I Fødevarestyrelsens 10 kontrolafdelinger er der beskæftiget ca medarbejdere, heraf knap 700 medarbejdere i kødkontrollen på de eksportautoriserede slagterier. Hertil kommer en række timelønnede og honorarlønnede dyrlæger, som af hensyn til en fleksibel arbejdstilrettelæggelse løser kødkontrolopgaver på små og store slagterier. Alderssammensætning Fødevarekontrollens alderssammensætning ligger på niveau med statens. Selv om Fødevarestyrelsen ikke har et særligt udtalt aldersmæssigt problem i forhold til andre statslige arbejdspladser, er det en udfordring, at især mange tilsynsfunktionærer forventes at forlade kødkontrollen inden for de næste år. Mangel på dyrlæger og tilsynsfunktionærer Fødevarekontrol kan generelt set foretages af mange forskellige personalegrupper. Der er imidlertid funktioner, hvor en dyrlægeuddannelse er påkrævet. Fødevarestyrelsen har foretaget en rundspørge til de regionale sekretariater, som viser, at rekrutteringsproblemerne centrerer sig om dyrlæger og tilsynsfunktionærer i Jylland. Endvidere har styrelsen et generelt problem med rekruttering af ledere til kødkontrollen Beskrivelse af Fødevarestyrelsens rekrutteringsbehov Henset til aldersfordeling, regionernes egne oplysninger om rekrutteringsforhold samt lovgivningsmæssige krav om dyrlæger til bestemte funktioner, må det konkluderes, at rekrutteringsproblematikken primært er lokaliseret til tilsynsfunktionærer og dyrlæger i kødkontrollen. I yderkantsområderne er det vanskeligt at rekruttere dyrlæger også til andet arbejde end kødkontrol. Tilsynsfunktionærer Årsagerne til mangel på tilsynsfunktionærer er flere: Fødevarestyrelsen skal i højere grad styre og planlægge behovet for uddannelse af tilsynsfunktionærer i form af en central koordinering og et tættere samarbejde med Slagteriskolen. Tilsynsfunktionæruddannelsen er sandsynligvis ikke tilstrækkelig markedsført og dermed kendt. Gruppen af tilsynsfunktionærer er sandsynligvis ikke særlig mobil. Dyrlæger Årsagerne til mangel på dyrlæger er ligeledes flere: Der uddannes for få dyrlæger med interesse for fødevarekontrol og fødevaresikkerhed. Stillingerne i kødkontrollen er ikke attraktive for mange dyrlæger, idet arbejdsområdet ikke har et særligt positivt renomme, forbindes med rutinearbejde og ikke vurderes tilstrækkeligt udfordrende. Særligt på de mindre tjenestesteder er ansøgerfeltet til dyrlægestillingerne begrænset, sandsynligvis fordi der ikke er så gode muligheder for at være en del af et fagligt miljø og på grund af frygten for virksomhedslukninger. Der er generelt lav ledighed blandt dyrlæger. I september 2006 var ledigheden således 3,1 % 5.3. Forslag til initiativer Arbejdsgruppen har fået oplyst, at der er iværksat flere initiativer med henblik på at sikre styrelsen kvalificeret arbejdskraft til fødevarekontrollen. Slagteriskolen i Roskilde uddanner således seks hold tilsynsfunktionærer i 2007, hvor et hold består af 12 deltagere. Det vil endvidere kunne komme på tale at rekruttere udenlandske tilsynsfunktionærer til kontrollen på slagterierne i Sønderjylland. Fødevarestyrelsens indsats i forbindelse med ledelsesudvikling vurderes at kunne give en positiv effekt i forhold til styrelsens image samt medvirke til en mere professionel ansættelsesprocedure. Arbejdsgruppen kan i forlængelse af de nævnte initiativer pege på følgende muligheder: 19

20 Forslag 17: Seniorpolitik Fastlæggelse af en seniorpolitik for at gøre det mere attraktivt for medarbejdere, der er fyldt 55, at forblive på arbejdsmarkedet og udskyde tidspunktet for fratrædelse. Forslag 18: Tryghed i ansættelsen Yderligere tryghed i ansættelsen i form af udvidede orlovsordninger m.v. for at imødegå utrygheden ved risikoen for lukning af de mindre slagtesteder. Initiativet er i særdeleshed tiltænkt kødkontrollen. Forslag 19: Fleksibel anvendelse af lønmidler Fødevarestyrelsen overvejer, om eksisterende lønmidler kan anvendes bedre i forbindelse med fastholdelse og rekruttering. Forslag 20: Forbedret rekruttering Forbedret anvendelse af rekrutterings- og fastholdelsesværktøjer, herunder mere professionel rekruttering og markedsføring. Forslag 21: Uddannelseskrav til kontrol Der kan arbejdes for, at EU's regler for, hvilke kontrolopgaver, der skal varetages af en dyrlæge, lempes. Det vil muliggøre en mere fleksibel arbejdstilrettelæggelse og gøre rekrutteringen nemmere. I bilag 1 er der beskrevet økonomiforudsætninger til de ovennævnte forslag Implementeringsforudsætninger Forslagene vurderes ikke at have væsentlige administrative konsekvenser for erhvervet eller andre offentlige myndigheder. 20