Sammenligningsseminar 2012

Transkript

1 Sammenligningsseminar 2012 Sikring af værdi ved implementering af ny løsning Erik S. Andersen og Jan Damkjær EG Management Consulting

2 Agenda Præsentation Services og referencer Forretningsdrevne it-projekter Forløb for anskaffelse og implementering af nyt ERP Læringer fra virkeligheden Afrunding

3 Hvem er vi? Erik S. Andersen og Jan Damkjær EG Management Consulting er en selvstændig enhed i EG A/S. Vi rådgiver virksomheder og organisationer gennem systemernes livscyklus fra anskaffelse med og uden optimering over implementering efter idriftsættelsen

4 Ydelser i EG Management Consulting Effektivisering 1. Procesoptimering og gevinstrealisering 2. IT-understøttet forretningsudvikling 3. ERP system-tjek 4. Opgraderingssparring 5. Outsourcing-rådgivning Anskaffelse 1. IT-strategi 2. Business Case 3. Forretningsanalyse 4. Behovsanalyse 5. Kravspecifikation 6. Udbudsforretning 7. Kontrakt-sparring Implementering 1. Implementeringsplan 2. Projektlederstøtte 3. Forandringsledelse 4. Ledelses-sparring 5. Udrulningsstøtte 6. Procesimplementering 7. Måling og opfølgning Projektledelse

5 Ydelser og udvalgte referencer Handel Produktion Service Andet Implementering Anskaffelse Effektivisering

6 Agenda Præsentation Services og referencer Forretningsdrevne it-projekter Forløb for anskaffelse og implementering af nyt ERP Læringer fra virkeligheden Afrunding

7 Der er stadig udfordringer med ERP-projekter! Hele 35,5% af udførte ERP-implementeringer tog længere tid end planlagt Kun 48,6% af udførte ERP-projekter har været på eller under budgettet Kun 32,5% realiserer mere end halvdelen af de opstillede forretningsbenefits, som var forventet fra ERP-implementeringen. Skal omfor muleres Kilde: Panorama s 2010 ERP-report

8 Læringer fra virkeligheden Hvad er det som går galt? (eller bare kan være problemfyldt) 1. Man glemmer at definere klare mål for ERP-projektet 2. Man forsømmer at definere forretningens krav og ønsker 3. Man sætter urealistiske forventninger til forløbet 4. Man undervurderer det interne tidsforbrug 5. Man glemmer at involvere brugerne og ildsjælene 6. Man tænker ikke i processer, men i funktioner og teknik 7. Man er ikke omhyggelig nok omkring styring af projektomfang og omkostninger 8. Man glemmer løbende at måle på realiseringen af de opstillede benefits

9 Tre vinkler på et ERP/it-projekt Projektmål Organisation Processer Teknologi Resultater 1. Traditionelt: Nyt it-system Gammel organisation Gamle processer Nyt it-system Hurtig implementering men dyr og gammel virksomhed 2. Proces-drevet: Implementering af best-practice processer Gammel organisation Nye optimerede processer baseret på it system Nyt it-system Virksomhed med best-practice processer 3. Synlige økonomiske og ikke-økonomiske benefits Ledelsen sætter forretningsmål til projektet og involverer medarbejderne Nye optimerede processer som en kombination af forretningsmål og it-system Nyt it-system Forretningsdrevet: Forandringsvillig og konkurrencedygtig virksomhed

10 Hvor er der tale om gevinstrealisering ved ERP-implementering? Ændringer i virksomhedens organisatoriske struktur eller styringsmodel Forbedret beslutningsstøtte Reducerede omkostninger fra gamle systemer Simplificering af processer Automatisering af processer

11 3 forskellige fremgangsmåder i forbindelse med systemvalg FORMÅL KUR Fit-Gap Formal: Systemudvælgelse, hvor den mere traditionelle metode benyttes, så der udarbejdes en detaljeret krav-specifikation, der udsendes til besvarelse hos udvalgte leverandører. (passer godt til vandfaldsmetoden ) Key and Unique Requirements (KUR): Denne systemudvælgelse benytter en mere strømlinet indfaldsvinkel baseret på EG MC s kendskab til leverandørerne. Fokus bliver lagt på at definere de centrale og unikke krav til forretningen, for derefter at få foretaget demonstration af den (de) foreslåede løsninger. (passer godt til den agile metode ) Fit-Gap: Enkel leverandørevaluering. Systemudvælgelse, hvor kunden ønsker, at kun én løsning skal analyseres. Fokus er på proof-of-concept efter et review af forretningskravene og processerne. Varighed

12 Agenda Præsentation Services og referencer Forretningsdrevet it-projekter Forløb for anskaffelse og implementering af nyt ERP Læringer fra gennemførte projekter Afrunding

13 Et typisk projektforløb I alt måneders forløb frem til idriftsætning. Januar-marts 2012 April-maj Juni-august September-januar 2013 Januar Forretningsanalyse og optimering 2. Anskaffelse (udbudsforretning + kontraktsparring) 3. Systemdesign, udvikling og test 4. Implementering og udrulning 5. Forankring og gevinstrealisering Fokus på leverancen 1. Projekt scope 2. Business case 3. Forr. analyse Ovenstående er et forslag til tidsplan ud fra projektopstart i januar måned. Den endelige tidsplan skal udarbejdes i samspil med Firma A/S og bl.a. ud fra målsætninger, indsatsområder og det gevinstpotentiale, der skal bearbejdes

14 Hvordan starter man projektet op? Projekt scope Business case Forr. analyse Sæt målsætninger for projektet! For alle projekter bør følgende afklares: Hvilke indsatsområder skal optimeres? Hvilke udfordringer ønskes løst med projektet? Hvem er interessenterne og hvorledes skal de inddrages? Hvorledes kobles projektet sammen med øvrige målsætninger og fokus hos Firma A/S? Hvilke sammenhænge skal der være mellem de forskellige forretningsenheder? Hvilke gevinster skal høstes igennem projektet? Hvilket ejerskab skal sikres i forretningen for projektet? EG Copyright 2010

15 Business Case Projekt scope Business case Forr. analyse Definition af målsætninger med projektet - Kunder - Vækst - Tilfredshed - Effektivitet - Omkostninger - Standardiserede processer - Bedre kvalitet - Medarbejdertilfredshed Definition af værdikæde samt prioritering af kritiske delprocesser til optimering, standardisering og implementering Fastlæggelse af projektorganisering og tidsplan Arbejdsgruppe Butik: Salg Kasse Trond Erik (Å) Fredrik (K) Lena (S) Kaia (O) Arbejdsgruppe Central Indkøb Aage Sandvoll (S) Tommy Ivesdal (S) Fred (S) Arbejdsgruppe Butik: Projekt Terje Zahl (K) Bjørn Sunde (S) Bjørn (O) Geir (T) Arbejdsgruppe Markedsføring Tommy Ivesdal (S) Rune T. (S) Tom Egeland (S) Styregruppe Tom Egeland Sveinung Berge Fred Gundersen Eigil Lisbeth Leedal Projektleder Lisbeth Leedal Arbejdsgruppe Butik: Indkøb Helge Langeland (B) Bjørn Sunde (S) Erik (S) Oddgeir (S) Terje (S) Arbejdsgruppe Økonomistyring Sveinung Berge Tom Egeland Aud Inger Ann Grethe Arbejdsgruppe Butik: Lager Egil Tessem (S) Tommy Fredriksen (K) Arnt Ove (S) Ove (O) Arbejdsgruppe Teknik installation / konvertering Lisbeth Leedal M.fl. Fase 2 Mobilisering, Kick off, Referencetræning Fase (centrale proceser) Proceskortlægning (as-is) 20 processer Fase (centrale processer) Procesoptimering (to-be) workshop i i system fit/gab - 20 processer Fase (udvalgte øvrige proces) Best Practise processer workshop i i system / fit-gab 20 processer - Fase 2. Detaljeret benefitcase Fase 2. forandringsanalyse samt Plan og projektorganisering for for videre faser Fase Præsentation af af løsningsoplæg Styregruppemøder = Tid i kalendertid Bearbejdning af fremtidigt it-setup, herunder integrationer, web-enabling, relaterede løsninger mv. Gate 1 1 dag Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Jan Feb 3 dage 3 dage Gate 2 1 dag 9 dage 9 dage 10 dage 6 dage 6 dage 1 dag 2 dage 1 dag 2 dage 2 dage Gate 3 1 dag

16 Business Case Projekt scope Business case Forr. analyse Anvendelse af en business case som ledelsesværktøj En business case er et dokument, der beskriver hvad der skal opnås økonomisk og forretningsmæssigt hvor benefits skal realiseres i virksomheden hvordan benefits skal realiseres hvem der har ansvaret for realisering af benefits hvor stor er samlede økonomiske konsekvens af projektet Resultat: Forretningsmæssige målsætninger Projektets målsætninger og succeskriterier Gevinstpotentiale ROI beregninger Organisering og ejerskab Ressourceindsats/tidsplan Overordnet IT-setup Risikoanalyse (Anbefalinger) Business casen som beslutningsstøtte inden projektet Business casen som supplerende styringsgrundlag i løbet af projektet Forretningsanalyse Anskaffelse af nyt system Implementering og udrulning Forankring og gevinstrealisering

17 Forretningsanalyse Processen i dag Spild identificeret Optimeret proces

18 Forretningsanalyse Projekt scope Business case Forr. analyse Mapning af processernes it-understøttelse Udarbejdelse af use-cases (demonstration) Axapta CRM Solid Works 6. Reservedelsordre Kunde Lager Call center CMS MS Office 6.1 Henvendelse om reservedele Start 6.2 Modtager henvendelse ERP system Lager system Forudsætninger It-infrastruktur Projektstyring økonomisk og ressourceplanlægning HRM (personale) Masterdatastruktur (varenr., lagerbeholdninger) Stop 6.7 Kontakt kunde om at varen skal bestilles Nej 6.3 Find kunde i systemet 6.4 Opret reservedels ordre Indskanning Proudktion/lager Service tion Cust. Produk- Indkøb / Logistik Udvikling Projekt Salg Service 1.01 Canvas / opsøgende salg 2.03 Projektoprettelse GSP 3.01 Deltagelse i kundemøder med salg 4.01 Ordreoprettelse 5.01 Vurdere indkøbsgrundlag 6.04 Vurdere ressourcebehov / opdat. MS Project 8.01 Henvendelse fra kunde/ sælger 9.01 Varemodtagelse og kontrol 1.03 Udarbejde tilbud standard 2.05 Drifts GSP 3.02 Udarbejde tegninger / støtte til salg 4.02 Oprettelse og vedligeholdelse af styklister 5.02 Projekt-indkøb 6.05 Udarbejde planer til montage 8.02 Registrering af ordre 9.02 Pakketering, vejning og forsendelse 1.04 Udarbejde tilbud GSP 2.06 Projekt styring / kundekontakt / eksternt 3.04 Udarbejde projektkalkuler 4.04 Re-kalkuler 5.03 Indkøb standardvarer 6.07 Igangsæt produktion 8.03 Vurdering af bookingliste 9.04 Vurdere ressourcebehov/opdat Skrive tilbud GSP 2.07 Projektopfølgning GSP 3.07 Udarbejde planer udvikling og forløb 4.05 Planlægning 5.04 Opfølgning indkøb 6.08 Produktion 8.04 Kontakt kunden om anden lev./ ingen lev tilgængelighedslister Ordre opfølg/ Tilbuds Ordrereg. / Kontraktudarb. Agenturhåndtering ændringshåndtering opfølgning bekræftelse / indgåelse Igangsætte Ændringshåndterinlations projekt Efterkalku- aktiviteter ved overskridelser Udarb. Udarbejde Udviklingsforløb -tering Ændringshånd produktionsgrundlagrundlag indkøbs Udarbejde Forsendelse faktureringsgrundlag Fakturering Pluk til projekt Ordrebehandling/ Udfør services 7.05 Serviceplanlægnintrakter Servicekon- garanti Færdig- Tidsregi- Godkendelse Løn melding af strering og af forbrug og timelønnede produktion vareforbrug timereg Opd. lagerbehold. i A- Reklamationshåndtering til forbrug Indkøb vare Økonomi xapta Produktion Pleje af dyr 6.9 Ordrebekræftelse 6.6 Er vare på lager? Ja 6.8 Fremsend ordrebekræftelse 6.15 Følgeseddel 6.14 faktura 6.17 Send med det Nej samme 6.20 Send faktura med Nej post 6.5 Find disponibel beholdning i systemet 6.10 Udskriv plukliste 6.12 Pluk varen 6.13 Opdater salgsordre 6.16 Intern ordre med lav prioritet? 6.19 Elektronisk faktura? Slut Ja 6.11 Plukordre 6.18 Sendes med fælles transport Ja Manuel proces Elektronisk faktura Tekniske, funktionelle og procesmæssige krav til fremtidigt setup Klargøring, godkendelse og udsendelse til leverandør

19 Projekt scope Business case Forr. analyse Forretningsanalyse projektforløb og resultater 1.1 Opstart 1.2 Processer i dag med itunderstøttelse 1.3 Fremtidige processer med krav til it- understøttelse 1.4 Beslut krav til ny it RESULTATER RESULTATER RESULTATER RESULTATER Definition af overordnede mål Procesgrundlag udarbejdet Fremtidige optimerede kritiske Forbedringsmulig og afgrænsning Nuværende kritiske processer kortlagt heder prioriteret Tids- og aktivitetsplan processer kortlagt Ejerskab hos medarbejderne for Handlingsplan Projekt organiseret It-understøttelse for fremtidig proces udarbejdet Interessentanalyse udarbejdet nuværende kritiske Fremtidig it-understøttelse kortlagt Projektportefølje Kommunikationsplan processer kortlagt Integration med øvrige udarbejdet udarbejdet Fælles referenceramme på systemer/værktøjer kortlagt Endelig Business case ved ny it tværs af organisationen Funktionalitetskrav mindre kritiske kravspecifikation udarbejdet Forståelse hos medarbejderne processer fastlagt Nuværende værdikæde og om at foran- Overblik over konverteringsomfang overblik over delprocesser dring er nødvendig, og (maskinelt/manuelt) kortlagt hvor det er nødvendigt Overblik over hardware-behov Nuværende kritiske at forandre processen. Overblik over fremtidig infrastruktur delprocesser identificeret Grundlag for beregning af Styringsmodel for produktions- og ud fra målsætninger benefitpotentiale indkøbsbehov (MRP-kørsel) Fysisk værdikæde kortlagt Overblik over behov for Risikoanalyse foretaget ledelsesrapportering Organisation mobiliseret Forbedringsmuligheder samt deres konsensus i arbejdsgrupperne forudsætninger identificeret om projektmål Benefits-overblik udarbejdet (ledergruppen, nøglemedarbejdere, Overblik over forudsætninger for benefit- procesejere og realisering superbrugere) Grundlag for procesorienteret uddannelse af brugere Use cases for de kritiske processer udarbejdet EG Copyright

20 Anskaffelse 1. Forretningsanalyse (og optimering) 2. Anskaffelse 3. Systemdesign, udvikling og test 4. Implementering og roll out 5. Forankring og gevinstrealisering Evaluering af system og leverandør Investeringsoversigt og økonomisammenligning Implementeringsomkostninger Fase 1 Timer Pris Beløb Projektledelse i hele forløbet Systeminstallation af valgt system Systemkonfiguration og aftestning Systemtilretninger og aftestning, jf Integrationer besvarelser i og kravspecifikation aftestning (anslået, jf. Forventet integrationskrav pulje til rapporter, i skærmbilleder Stamdata-konvertering og aftestning og aftestning Forventet pulje (prøve- til uforudsete og endelig konv.) tilretninger Driftsstøtte ("sikkerhedsmargin") efter "go live" (min dage) Superbrugeruddannelse af Samlet personer testforløb, indenfor alle bla. relevante systemtest samt Forventede fuldskala-test rejse- og mv Øvrige, opholdsomkostninger specificér her: jf. projektplan 0 -evt. forlods rabatter Total Softwarelicenser 0 Enh. pris Beløb Fase 1 Anskaffelse licenser af valgt Maintenance pr. år Anskaffelse licenser af 3. parts Maintenance pr. år Supportaftaler evt. forlods rabatter Fase 2 (hvis muligt p.t.) Anskaffelse licenser af valgt Maintenance pr. år Anskaffelse licenser af 3. parts Maintenance pr. år Supportaftaler -evt. forlods rabatter Total inkl. maintenance Total

21 Forankring og gevinstrealisering 1. Forretningsanalyse (og optimering) 2. Anskaffelse 3. Systemdesign, udvikling og test 4. Implementering og roll out 5. Forankring og gevinstrealisering Grundlag for forankring og gevinstrealisering Forbedringsforslag - oversigt Projektportefølje Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase

22 1. Forretningsana-lyse (og optimering) 2. Anskaffelse 3. Systemdesign, udvikling og test 4. Implementering og roll out 5. Forankring og gevinstrealisering Forankring og gevinstrealisering - resultater 5.1 Grundlag for forandring 5.2 Løsninger til opfølgning udarbejdet 5.3 Gennemførelse af forandring 5.4 Opfølgning og gevinstrealisering RESULTATER 8 status- og opfølgningsmøder over 2-3 mdr. Udgangspunkt for måling af økonomiske og ikkeøkonomiske nøgletal fastlagt og endelig prioritering af forbedringsforslag Ny organisation og nye processer (forandringsanalyse) Opfølgning på interessentanalyse Opfølgning på risikoanalyse Organisering af og plan for implementering Rapporteringsværktøj udvikles og godkendes Samlet Kick-off af implementeringsfasen Forankring af forbedringsforslag hos procesejere (roller og ansvar) Kommunikationsplan Gennemførelse af kommunikationsplan Overordnet kortlægning af kompetencer og træningsbehov Mobilisering af ledelsen Styregruppemøde forud for igangsættelse af næste fase RESULTATER 8 status- og opfølgningsmøder over 2-3 mdr. Måltavle udvikles og godkendes til opfølgning efter implementering Overdragelse af rapporteringsværktøj til intern projektleder Detailkortlægning af kompetencer og endelig definition af træningsbehov Detailplanlægning af træning Kommunikationsplan opdateres Gennemførelse af kommunikationsplan Udarbejdelse af træningsmateriale Forretningsgange udarbejdes/tilrettes Ny belønningsstruktur udarbejdes Styregruppemøde forud for igangsættelse af næste fase RESULTATER 8 status- og opfølgningsmøder over 2-3 mdr. Kommunikationsplan opdateres Gennemførelse af kommunikationsplan Gennemførelse af træning runde 1 Styregruppemøde forud for igangsættelse af næste fase RESULTATER 8 status- og opfølgningsmøder over 2-3 mdr. Opfølgningsplan Kommunikationsplan opdateres Gennemførelse af kommunikationsplan Igangsætning af opfølgnings- og statusmøder som intern disciplin med opfølgning på KPI ere mm. i hele virksomheden Gennemførelse af træning runde 2 Endelig godkendelse af styregruppen 109

23 Agenda Præsentation Services og referencer Forretningsdrevet it-projekter Forløb for anskaffelse og implementering af nyt ERP Læringer fra virkeligheden Afrunding

24 Perfekt sammenhæng mellem forretningstilgangen og den Agile metode 1. Forretningsanalyse (og optimering) 2. Anskaffelse 3. Systemdesign, udvikling og test 4. Implementering og roll out 5. Forankring og gevinstrealisering Forretningsanalyse Implementering Krav & behov Design Udvikling Test I stedet for at implementere én ting ad gangen implementeres en del af det hele, over hele perioden! Kan du beskrive alt og få det hele leveret? Den Agile metode Eller ændrer din forretning og behov sig over tid? Handlingsorienteret Mindre dokumentation Stærk brugerinvolvering Dynamisk arbejdsmodel

25 Gode råd fra virkeligheden! 1. Skab et fælles verdensbillede af hvor I skal rejse hen! 2. Fokusér dernæst på de fremadrettede forretningsprocesser samt på krav og ønsker til løsningen! 3. Fokusér på opnåelse af ROI fra din ERP-investering! 4. Fasthold stærk projektstyring og fuldtidsressourcer på projektet! 5. Opnå fuld og ærlig opbakning fra forretningsledelsen! 6. Brug den nødvendige tid på at planlægge inden opstart! 7. Planlæg og påbegynd datakonvertering tidligt i forløbet! 8. Gennemfør tilstrækkelig uddannelse og undervurdér aldrig forandringsledelse! 9. Forstå og følg op på ERP-projektets forretningsmål!

26 Hvorfor er håndtering af organisationen især vigtig? Fordi software leverer ikke fordele eller forbedringer men det gør medarbejderne! Forandringsledelse er ikke et hjælpeværktøj eller supplement til en ERP-implementering, men en integreret, kritisk succésfaktor! Forandringsledelse henvender sig til både medarbejdere og ledelse! Målet med forandringsledelse er at formål og processer bliver fundament for forandring, hvilket skaber resultater gennem forbedret ydeevne!

27 Mulighederne er der beslutningen er din! Det er overskueligt at komme igang lad os bruge en dag sammen med ledergruppen og få drøftet indenfor hvilke tidsmæssige og økonomiske rammer, I kan komme videre! Erik S. Andersen Senior Manager i EG Management Consulting / Business Development ersan@eg.dk D: M: Dusager 4, DK-8200 Århus N. T: F: Jan Damkjær Manager i EG Management Consulting / Business Development jadam@eg.dk D: M: Dusager 4, DK-8200 Århus N. T: F:

28 Denne slide er skjult! Erik S. Andersen Senior Manager i EG Management Consulting / Business Development ersan@eg.dk D: M: Dusager 4, DK-8200 Århus N. T: F: Jan Damkjær Manager i EG Management Consulting / Business Development jadam@eg.dk D: M: Dusager 4, DK-8200 Århus N. T: F:

29 Afslutning Steffen H. Hansen, Salgsdirektør

30 Resume Der findes ingen facitliste til anskaffelse af ny ERP løsning, det er meget situationsbestemt Vigtigt at have en plan: Hvorfor gør vi det? Hvad er det vi ønsker at opnå? Hvad koster det og kan det betale sig Køb gerne assistance udefra til eksempelvis afgrænsning af opgaven - scope, samt opbygning af en Business Case IT-markedet kan være meget turbulent, så vælg din kommende samarbejdspartner med omhu! 117

31 Afslutning EG kan sætte kundens opgaver og forbedringsmuligheder i første række og efterfølgende anbefale en ERP løsning, det være sig Aspect4, Dynamics NAV eller AX samt SAP All-in-One EG har mange års erfaring omkring forretningsoptimering, leverancer baseret på værdiskabende resultater hos kunden Vi kan supplere ERP med en meget bred produktpalette, der gør det muligt for kunden at have en one-stop indkøbsstrategi hos EG En bundsolid samarbejdspartner med orden i økonomien En lang referenceliste over tilfredse kunder.