Dantek BiblioMatik / Pro Build 682. Tillæg til Dantek BiblioMatik brugervejledninger 1. april 2014

Transkript

1 Dantek BiblioMatik / Pro Build 682 Tillæg til Dantek BiblioMatik brugervejledninger 1. april 2014

2 Dantek BiblioMatik - Tillæg til brugervejledning baseret på Dantek BiblioMatik / Pro - Build 682 af Ole Sloth Carlsen Copyright 2014 by Dantek A/S Dette tillæg til brugervejledningen beskriver nyheder og ændringer siden Build 652 hvortil der også findes nyhedsbeskrivelse på Dantek BiblioMatik Side 2

3 Indholdsfortegnelse Afdelinger 4 Feriekalenderen tjekkes 5 Udlånsskranke 6 Forny en låners lån til en selvvalgt dato 6 SIP2 og mulighed for at benytte RFID-tags 7 Begrænsning på udlån og fornyelse 8 Begrænsning på reservation 14 Rykker (advarsels) niveau - ses i Låneregenskaber 16 Udsendelse af hjem-kaldelser og reserva-tionsmeddelelser 17 SMS-beskeder til lånerne 17 Tekst til SMS-påmindelser 18 SMS-besked om hvad? 18 Afsend SMS med sikkerhedspassword 18 Vis udsendelseshistorik 19 Udsendelseshistorik hos SMS-distributør 19 Katalog og materialer 20 Registrering af online-resource 20 Fjern materialet fra Reservationshylden 22 Pris-opdatering alle skolens eksemplarers pris opdateres 22 Hurtig listevisning af afdelinger og dynamiske samlinger 23 Lånerregistrering 25 er med i listevisning af lånere 25 Hurtig visning af lånere i en gruppe 25 Vis udsendelseshistorik for beregnede rykkere 25 Udfør ændring af udlånsprofil 28 Udsendelse af hjemkaldelses- og reserveringsmeddelelser 30 Rykkertrin på hjemkaldelser 30 Slet markerede uden lån hurtig oprydning 31 adresse med i låneroversigten 31 Når Klasse er Hold eller andet 32 Import af lånere, avanceret 33 Låners kontaktadresse 38 Selvbetjening 39 Udskrift skal ikke tilbydes 39 Låner blokeres 39 Blokering ved økonomisk restance 39 Instruktion med illustration til Selvbetjening 40 Bibliotekarens Portal 41 Reservationsnote 41 Webkatalog 42 Optimering af søgehastighed og ændret baggrund 42 Brugerdefinerede opsætninger 42 Forsider fra DBC forsideservice 43 Dantek BiblioMatik Side 3

4 Viderestilling til nyt BIBLIOTEK.DK 43 Billeder af lokale materialer 44 Vis hvor - hvem er aktuelt låner af udlånte materialer 44 Søgning på afdeling medtager underafdeling(er) 45 Visning af online-ressourcer 45 Visning af ubetalte fordringer 45 ElevWeb 46 Optimering af søgehastighed 46 Designændring og nye Gode ideer 46 Søgning der inkluderer alder 46 Indholdsbeskrivelse mørk baggrund og større tekst 48 Visning af online-ressourcer 48 Rettelser & ændringer 49 Udlånsskranke 49 Lånerregistrering 49 Materialevedligeholdelse 49 DK5 bliver til Emnetal i ElevWeb og Webkatalog 49 Udgivelsesår ses efter medietypen 49 Bibliotekarens Portal op til 500 hit med farvekoder 50 Dantek BiblioMatik Side 4

5 Afdelinger Feriekalenderen tjekkes Du kan indsætte skolens feriekalender via programmet Afdelinger. Med en opdateret feriekalender, beregnes afleveringsdatoer til nærmeste åbningsdag. I Bookingkalenderen i ElevWeb/Webkatalog er udlånsdato i ferier og weekends naturligvis ikke mulig. Start Afdelinger Start programmet Afdelinger fra Administrative værktøjer. Højre-klik dit skolenavn i afdelingsstrukturen og vælg Feriekalender. Der er tilføjet et tjek, som advarer dig, hvis du måske ved en fejl, opretter en ferie på mere end 60 dage. Læs mere om Feriekalender i brugervejledningens kap. 8: Administration. Dantek BiblioMatik Side 5

6 Udlånsskranke Forny en låners lån til en selvvalgt dato Du kan forny enkelte eller samtlige en låners lån til en selvvalgt dato med denne fremgangsmåde: 1) Aktiver låner i Udlånsskranke 2) Klik Kalenderen i værktøjslinien 3) Vælg dato for ny aflevering, hvorpå Foretrukken dato vises 4) Åbn Låneregenskaber (tast fx F3) 5) Marker de relevante udlån og højre-klik, vælg: Fornyelse og bekræft Bemærk, at du også kan åbne kalenderen direkte fra vinduet Låneregenskaber, sætte foretrukken dato og derpå afmærke udlån til fornyelse. Antal fornyelser er begrænset af de regler, der er opsat i Funktioner > Opsæt Udlånstider, Rykkere, Bøder Når man grænsen, skal materialet først afleveres og måske lånes igen. Dantek BiblioMatik Side 6

7 SIP2 og mulighed for at benytte RFID-tags SIP2 er version 2.0 af Standard Interchange Protocol, som styrer kommunikation mellem et bibliotekssystem og selvbetjeningsautomater. Måske kender du selvbetjeningsautomaten fra folkebiblioteket. Samtidig benytter man typisk elektronisk mærkning på bøger og andet udlånsmateriale, de såkaldte RFID-tags i stedet for stregkoder. RFID er en forkortelse for Radio Frequency IDentification, der bruges til at identificere fysiske objekter.. Firmaet 3M har defineret den de facto SIP2 standard, som i dag anvendes i de fleste danske automatiseringsløsninger fx i de ubemandede biblioteksfilialer. Dantek BiblioMatik PRO understøtter SIP2 Er dit bibliotek interesseret i at investere i yderligere automatisering ved indførelse af elektronisk mærkning og selvbetjeningsautomatisering, kan du kontakte Dantek for yderligere oplysninger. RFID-tag til materialet, typisk anbragt som et klistermærke. Eksempel på selvbetjeningsautomat (her model fra TagVision) Dantek BiblioMatik Side 7

8 Begrænsning på udlån og fornyelse Dantek BiblioMatik tilbyder mulighed for at indsætte begrænsninger for udlån i relationen mellem lånergrupper og materialegrupper. Obs! Ikke til hjemlån Når en opdatering passerer Dantek BiblioMatik build 668 indsættes det automatisk, at materialer Ikke til hjemlån nu behandles efter det afsnits beskrivelse. Mekanismen er, at materialer afmærket som Ikke til hjemlån ikke kan ekspederes i Selvbetjeningsskranke udlån afvises. MEN i Udlånsskranke vil brugeren blive adviseret (Udråbstegn ved eksemplaret i listen, se illustration herunder) og ved afslutning af ekspeditionen få lydsignal og få mulighed for alligevel at udlåne klik da Ja (se illustration herunder). Vær opmærksom på, at der ved Ikke til hjemlån materiale skal vælges en afleveringsdato, ellers sættes udlånsdatoen (altså dags dato) også som afleveringsdato. Peg på info-ikonet og få besked Dantek BiblioMatik Side 8

9 Regelopsætning Regler for begrænsninger af udlån, fornyelse, aflevering og reservering oprettes ved at skabe relationer mellem Indstillinger som skal checkes Relation Værdi Signalgivning ved opfyldt Indstillinger som skal checkes Handler om hvordan en begrænsning skal optræde fx generelt eller være knyttet til Udlånsskranke, Selvbetjeningsskranke, Webkatalog/ElevWeb (ved reservation). Relation: = > < >= <= (lig med, større end, mindre end, større end eller lig med, mindre end eller lig med) Værdi En valgt indstilling skal have en værdi før den kan aktiveres en værdi kan være et tal eller sandt/falsk. Fx: er Antal aktive lån (større end eller lig med) >= 3 så skal der signaleres. Signalgivning ved opfyldet Krænkes en regel kan du vælge signalgivning. Signalgivning kan bestå af flere elementer som programmets reaktion ved af Visning (af OK knap, ikon, spørgsmål) på skærmen og en uddybende eller forklarende Brugerinfo. Peg på et af de farvede ikoner i programmet, så ses beskeden (brugerinfo). I Selvbetjening er teksten blå ved Besked og Advarsel og rød ved Afbryd og Alarm. Valgmuligheder for Reaktion og Visning Afbryd og giv besked Besked Advarsel Alarm OK knap Kun ikon Kun ikon OK knap OK knap Spørgsmål (Ja/Nej) Brugerinfo udfyldes Brugerinfo udfyldes Brugerinfo udfyldes Brugerinfo udfyldes Dantek BiblioMatik Side 9

10 Udlån med begrænsning Eksempel: Biblioteket tilbyder udlån af dvd-video-film. Bibliotekets regel er, at hver låner højest må have fx 3 eksemplarer lånt ad gangen. Forsøger låner fx via Selvbetjening at låne flere film, forhindres udlånet og låner får en meddelelse (brugerinfo). Gør sådan: Vælg Udlånsskranke > Funktioner > Opret udlånstider, Rykkere, Bøder En sådan regel kan oprettes via fanen Udlån nederst i vinduet. Vælg først den udlånsregel (Låner Materialer) fra øverste rude, som den nye begrænsning skal påvirke fx i ovestående eksempel Alle lånere Filmudlån 1 dag. Klik fanen Udlån (nederste rude) Klik Tilføj udlånsregel og vinduet Regel åbner: Dantek BiblioMatik Side 10

11 Vælg muligheden Antal aktive lån i list boksen Indstilling som skal checkes. I midterste list boks vælges >= (større end eller lig med) I højre liste Værdi vælges: 3 Hvis en låner overskrider denne grænse, kan du vælge, hvordan systemet skal reagere Vælg Afbryd og giv besked Visning vil være OK knap (her er intet valg) Indsæt en tekst som besked til låner, fx Du kan kun låne 3 film hjemlånt ad gangen! Klik OK Klik Anvend Den begrænsende regel påvirker Udlånsskranke og Selvbetjening. Ole Bole har allerede 3 film og forsøger nu at låne en fjerde. Den røde tekst nederst er den indsatte tekst oprettet ved regelbegrænsningen. I eksemplet herover låner en låner kviklån-materiale. En blå tekst minder om, at kviklån er 5 dage. Reglen er her blot en besked, som ikke afbryder udlånet. Beskeden er valgt til kun at vises i Selvbetjeningsskranke. Dantek BiblioMatik Side 11

12 Begrænsning på aflevering Dantek BiblioMatik tilbyder mulighed for at indsætte begrænsninger for aflevering i relationen mellem lånergrupper og materialegrupper. Eksempel: Biblioteket varetager skolens udlån af tablets, hvor hensigten er, at eleverne skal noteres for lånet, men at det i princippet ikke udløber før eleven forlader skolen (fx lånetid 3000 dage). For at hindre, at lånere af tablets foretager aflevering af tablet i Selvbetjening, kan der oprettes en afleveringshindring med meddelelse, men aflevering kan ske i Udlånsskranke dog med alarm. Gør sådan: Vælg Udlånsskranke > Funktioner > Opret udlånstider, Rykkere, Bøder Vælg først den udlånsregel (Låner Materialer) fra øverste rude, som den nye begrænsning skal påvirke fx i ovestående eksempel Alle lånere ipad lån. Klik fanen Aflevering (nederste rude) Klik Tilføj udlånsregel og vinduet Regel åbner: Vælg muligheden Benyttes Selvbetjeningsskranke i list boksen Indstilling som skal checkes. I midterste list boks ses = (lighedstegn) I højre liste Værdi ses værdien True Hvis en låner møder denne begrænsning (ved selvbetjening), kan du vælge, hvordan systemet skal reagere Vælg Afbryd og giv besked Visning vil være OK knap (her er intet valg) Indsæt en tekst som besked til låner, fx Dit lån af ipad kan kun afleveres af skolebibliotekaren! Klik OK Klik Anvend Dantek BiblioMatik Side 12

13 Den begrænsende regel påvirker Udlånsskranke og Selvbetjening. En låner med adgang til aflevering i Selvbetjening møder afleveringsafvisningen. Særregler for Selvbetjeningsskranke og/eller Udlånsskranke Reglerne kan opsættes så de alene gælder for aktiviteten ved Selvbetjeningsskranke eller Udlånsskranke eller begge steder. Biblioteket kan derfor vælge, at en begrænsning kun skal gælde for aktiviteten ved Selvbetjening. Vælg da: Benyttes Selvbetjeningsskranke i boks 1 (se illustration herunder) Dantek BiblioMatik Side 13

14 Begrænsning på reservation Dantek BiblioMatik tilbyder mulighed for at indsætte begrænsninger for reservation i relationen mellem lånergrupper og materialegrupper. Eksempel: Biblioteket varetager skolens udlån af film. Biblioteket ønsker, at film ikke skal kunne reserveres via web, men alene via personlig betjening. Gør sådan: Vælg Udlånsskranke > Funktioner > Opret udlånstider, Rykkere, Bøder Vælg først den udlånsregel (Låner Materialer) fra øverste rude, som den nye begrænsning skal påvirke fx i nedenstående eksempel Filmlån 1 dag. Klik fanen Reservation (nederste rude) Klik Tilføj udlånsregel og vinduet Regel åbner: Vælg muligheden Udføres opgaven via Webservice i list boksen Indstilling som skal checkes. I midterste list boks vælges = (lighedstegn) I højre liste Værdi vælges True Hvis en låner møder denne begrænsning, kan du vælge, hvordan systemet skal reagere Vælg Afbryd og giv besked Visning vil være OK knap (her er intet valg) Indsæt en tekst som besked til låner, fx Film kan ikke reserveres kontakt biblioteket. Klik OK Klik Anvend Dantek BiblioMatik Side 14

15 Nedenfor ser du, hvordan webkataloget fremviser beskeden. En låner har forsøgt sig med at reservere film som ikke kan reserveres. Begrænsning på fornyelse Tilsvarende ovenstående, kan der lægges begrænsninger på fx lånernes mulighed for at forny via webkataloget. Biblioteket har midlertidigt lukket for fornyelse af en bestemt materialegruppe. Dantek BiblioMatik Side 15

16 Rykker (advarsels) niveau - ses i Låneregenskaber En låners lånermellemværende ses i vinduet Låneregenskaber tast fx F3 i Udlånsskranke. I vinduet er kolonnen Advarselsniveau udvidet. Her ses det, hvor lånet befinder sig i rykkeradministrationens trin. Er lånet markeret med grønt ikon i venstre side, er det ikke overskredet (ikke for gammelt ). I advarsel-kolonnen i højre side ses fx 0 af 3. Det læses sådan: Lånet befinder sig udenfor rykkertrin 1-3 i henhold til de regler, som er opsat for materialer i den lånermateriale-relation, som lånet tilhørte, da det blev udført. Læses der fx 2 af 3 betyder det, at lånet lige nu befinder sig på rykkertrin 2 af de 3 trin, som blev bestemt af den låner-materiale-relation, som lånet tilhørte, da det blev udført. Læses der fx 2 Slut betyder det, at lånet er nået til slut af 2. rykkertrin og at der ikke er oprettet flere rykketrin for den låner-materiale-relation, som lånet tilhørte, da det blev udført. Rykkertrin udskrives på rykkerbrevene! Dantek BiblioMatik Side 16

17 Udsendelse af hjem-kaldelser og reserva-tionsmeddelelser SMS-beskeder til lånerne SMS-besked til lånerne kan fx vedrører: Påmindelse om antal for gamle lån, som nu skal afleveres. Påmindelse om antal materialer til aflevering, fordi låner er udgået af skolen. Reservationspåmindelse, når reserveret materiale er klar til afhentning. Titel og seneste afhentningsdato kan indgå. SMS reservation besked afsendernavnet aftales med sms-distributøren. Når der udsendes SMS, sender Dantek BiblioMatik samtidig en med lånedetaljerne: Titler, materialenumre, returdato etc., såfremt låners er registreret i Dantek BiblioMatik. På den måde kan låner påmindes ad flere kanaler. For at sende SMS fra Dantek BiblioMatik skal nogle forudsætninger på plads: 1. Dantek Support aktiverer i samarbejde med bibliotekets de ovenfor nævnte muligheder i Dantek BiblioMatik og indsætter din skoles SMS-distributørs data. 2. Biblioteket sikrer, at der findes aftale med en SMS distributør (SMS Gateway), altså et firma som viderestiller fra Dantek BiblioMatik til lånerne i form af SMS, når de fremsendes til denne distributør fra bibliotekssystemet på formen: scode123@smsprovider.dk (låners sms-telefonnummer.sikkerhedskode fra distributør@sms-distributør.dk) 3. Biblioteket orienterer Dantek Support om skolens SMS-distributør og dennes sikkerhedskode og -adresse. 4. Biblioteket opretter selv tekster til Påmindelser (Rykkere) og eventuelt Slutopgørelse. En single SMS- tekst må som standard være max 160 tegn (inkl. mellemrum). Dantek BiblioMatik kan udmærket afsende meddelelser, der fylder mere end en SMS. SMSstørrelse aftales med SMS-distributør. Dantek BiblioMatik Side 17

18 5. Biblioteket sikrer, at der er registreret SMS-telefonnummer på eleverne i Dantek BiblioMatik Lånerregistrering. Det er også muligt for lånerne via Selvbetjening og Web OPAC, at ændre såvel SMS-telefonnummer, telefonnummer og idet disse oplysninger ikke altid fås fra de administrative skolesystemer. Tekst til SMSpåmindelser Du kan oprette tekst til SMSpåmindelse i programmet Udsendelse af hjemkaldelses- og reserveringsmeddelelser (se: Daglige opgaver). Eller benytte Her og nu tekst. Se: Funktioner > Bibliotekets tekst på hjemkaldelser Teksten indsættes i nederste felt SMS notifikationstekst Teksterne kan tilpasses forskellige lånergrupper og nedarves til de underliggende. Bemærk, at der kan indsættes fletteinformation via højre-klik. Se mere herom i brugervejledningens kap. 7. Teksten skal afpasses med den type SMS-aftale skolen har med sin SMS-distributør fx max 160 tegn. Undgå linjeskift i sms-beskeden! SMS-besked om hvad? Dantek BiblioMatik kan opsættes således, at det er udvalgte meddelelser der foruden afsendelse som også kan vælges udsendt som SMS. Det aftales med Dantek support, hvordan biblioteket ønsker opsætningen! Mulighederne er (jf. skærmbillederne fra mobiltelefon ovenfor): Påmindelse om overskredet udlån (rykkere) Besked om Slutopgørelse - (Benyt Her og nu tekst til og SMS) Besked om Regning - (Benyt Her og nu tekst til og SMS) Besked om reserveringer, som er klar til afhentning Afsend SMS med sikkerhedspassword SMS tilbydes afsendt, når du aktivere den eller de ovenfor nævnte muligheder kombineret med, at du vælger en kommunikationsform som inkludere fx Send rykker Du vil blive afkrævet Sikkerhedspassword for udsendelse af SMS. Dette password er aftalt ved Danteks opsætning af SMS muligheden. Vælger du muligheden Annuller, udsendes SMS ikke, men sendes, såfremt du derpå bekræfter dette. Dantek BiblioMatik Side 18

19 Før udsendelse skal bruger kende det lokale sikkerhedspassword - oplyses af Dantek. Efter afviklingen vises en optælling af genererede udsendelser (ikke om de er modtaget af låner). Det forudsættes således, at låneres og SMS er korrekte ellers modtager låner ikke information og biblioteket (afsender) adviseres ikke nødvendigvis herom! Vis udsendelseshistorik Programdelen tilbyder filtreret rapportering af allerede gennemførte udsendelser for at give overblik med hensyn til leverede hjemkaldelser (hvor der er beregnet rykkere!) udsendt enten som brev, og eventuelt samtidig på SMS. Obs! Funktionaliteten er gennemgået i afsnittet Lånerregistrering, hvorfra funktionen også er tilgængelig. Udsendelseshistorik hos SMS-distributør Jeres SMS-distributør vil typisk tilbyde adgang via web til jeres konto. Her kan det så følges, om beskeder udsendt fra Dantek BiblioMatik faktisk er blevet videreformidlet til låneres telefonnummer. Dantek BiblioMatik Side 19

20 Katalog og materialer Programmet som startes hedder Materialevedligeholdelse Registrering af online-resource Uden brug af stregkode! Digitale ressourcer kan let registreres i Materialevedligeholdelse og dermed indgå i bibliotekskataloget på lige fod med de fysiske materialer. Online ressourcer har deres eget tilgængeligheds-ikon ( illustrerer det digitale ). Klik for at åbne selve online-ressourcen i ElevWeb/Webkatalog i et nyt vindue. Resultatliste med online-resources eller fysisk materiale med onlinesupplement. Obs! En forudsætning oprettes eventuelt af dig: Opret en Afdeling fx med navnet Online brug programmet Afdelinger i mappen Administrative værktøjer, såfremt online-ressourcerne ikke skal placeres i bibliotekets øvrige afdelinger. Registrering starter Fremgangmåden er nu næsten som ved fysiske materialer Download - eller opret selv den bibliografiske post, som beskriver Online-resourcen. Eksisterer der allerede en post i DanBib, kan denne hentes via faustnummer eller ISBN find faustnummer ved hjælp af Dantek MaterialeValg eller via DBC Netpunkt. Opretter du selv posten.. Benyt fanen Simpel og husk da at vælge både Generel og Specifik materialebetegnelse. For en hjemmeside eller e-bog er det: tekst og online Indsæt ressourcens URL (Internetlink) i feltet hertil. Du kan også supplere med fx en pædagogisk note og ressourcens muligheder. Dantek BiblioMatik Side 20

21 1) Når posten er downloadet eller oprettet, markerer du 2) Marker Afdeling, fx Online (eller andet sted for placering i Afdeling) 3) Sæt flueben ved dynamisk samling: Online-resource (eng. stavning) 4) Højre-klik dokument og vælg Registrer ny materiale 5) Klik knappen [Opret uden stregkode] og ressourcen oprettes med et internt løbenummer og får ikonet (se øverst til højre!) 6) Klik derpå [Luk ned]. Opret uden stregkode og Luk ned. Dantek BiblioMatik Side 21

22 Fjern materialet fra Reservationshylden Det kan ske, at en materialeregistrering som aktuelt har status På reservationshylden ønske returneret til bibliotekets reoler - eller måske helt slettet. Finder du materialet med status På reservationshylden tilbyder højre-klik menuen dig menupunktet Fjern materialet fra Reservationshylden. Anvender du menupunktet betragtes materialet efterfølgende med status Ikke udlånt. Du kan nu sætte materialet på plads eller om ønsket helt fjerne registreringen. Pris-opdatering alle skolens eksemplarers pris opdateres Eksemplarernes pris indskrives ved den første registrering i Pris-feltet. Ønsker du at justere eksemplarpriserne kan de foregå enten for udvalgte eksemplarer eller som her, hvor alle skolens eksemplarers pris opdateres på én gang. Gør sådan: 1) Højre-klik eksemplarernes dokument og vælg Egenskaber. 2) Klik fanen Materialer. 3) Klik knappen Ny eksemplarpris for alle. 4) Indsæt ny pris og klik OK du ser opdateringen udføres, godkend med OK. Dantek BiblioMatik Side 22

23 Hurtig listevisning af afdelinger og dynamiske samlinger Visning af registrerede materialer i en afdeling (et sted) eller i en dynamisk samling (fx udlånstidsgruppe) er ændret og gjort hurtigere. I Materialevedligeholds hovedvindue kan du højre klikke en afdeling (et sted) og vælge Åbn. Herpå møder du nedenstående afdelingsoversigt i venstre rude. Klik en afdeling og antal eksemplarer vises straks i højre rude. Er der færre end 100, vises eksemplarerne straks. Klik linket Vis materialer for at få samtlige eksemplarer vist I statuslinien nederst kan du aflæse antal eksemplarer i den aktuelle visning. Sortering og søgning blandt eksemplarerne Har du en liste med mange eksemplarer, kan du både sortere og søge indenfor listen. Sorter via kolonneoverskrift Du kan let sortere en liste ved at klikke kolonneoverskriften. Klik fx overskriften Titel for at få listen i titel-orden. Sammensat sortering Store lister kan også sorteres sammensat, hvor flere sorteringskriterier indgår. Klik ikonet A Z nederst i ruden: Du vælger selv om sorteringerne skal være stigende A Z eller faldende Z A. Søg i en liste Klik ikonet Tragt for at søge indenfor listen. Dantek BiblioMatik Side 23

24 Du kan søge eksemplarerne frem via kombineret søgning Når du skriver i felterne tilbydes du at vælge mellem de faktiske muligheder. Du skriver dig ind i liste og klikker den ønskede værdi for indskrænkningen. Ny søgning / Sortering I højre side af bjælken ses ikonerne hvormed du annullerer (X) en søgning eller lukker søgefunktionen. Dantek BiblioMatik Side 24

25 Lånerregistrering Obs! Alle listevisninger af lånere er blevet hurtigere! er med i listevisning af lånere Når du åbner en klasse eller et hold, kan du straks få overblik, også når det gælder de registrerede -adresser eller mangel på samme. Hurtig visning af lånere i en gruppe Når du udpeger en lånergruppe vil du hurtigt blive præsenteret for alle medlemmerne. En tidligere advarsel om eventuel tidkrævende operation er fjernet, da systemet nu fungerer meget hurtigere! Vis udsendelseshistorik for beregnede rykkere Programdelen tilbyder filtreret rapportering af allerede gennemførte udsendelser, hvor der har været beregnet rykker, for at give overblik med hensyn til leverede hjemkaldelser udsendt enten som brev, og eventuelt samtidig på SMS. Funktionaliteten har som forudsætning, at der er opsat udlånsregler, der genererer udsendelse af meddelelse. Se Brugervejledningens kapitel om Udlånsskranke. Obs! I sin foreliggende form medtages ikke gennemførte Slutopgørelser og Regninger. Start Vis udsendelseshistorik Lånerregistrering > Funktioner > Opsætning af lånergrupper > Højre klik Du skal som udgangspunkt udpege en konkret klasse eller et hold. Vælg: Vis udsendelseshistorik Dantek BiblioMatik Side 25

26 Programmet åbner med flere valg sat: Udsendelsesdato Fra: (90 dage før dags dato er umiddelbart indsat) åbn kalender og vælg selv. Til: dags dato (Åbn kalender og vælg selv). Filial eller dynamisk samling (oftest i forståelsen klasse eller hold) Den aktuelt udpegede klasse er valgt. Status og type Der ikke valgt, alle status og udsendelsestyper indgår. Hjemkaldelsesstatus Som udgangspunkt vises For gamle lån (lånene er fortsat overskredet) og Låner er ikke registreret (lånene er ude men låner er blevet slettet). Efter at udsendelsen af hjemkaldelser med status Afsluttet blev gennemført kan låner have reageret ved Lån fornyet eller Afleveret (materialet er nu afleveret). Klik: Anvend filtrering og forsendelseslisten for de valgte betingelser oplistes. Du kan nu ændre de tilbudte filtreringsmuligheder. Dantek BiblioMatik Side 26

27 Fjernes alene markeringen sat ved Kun til valgt lånergruppe, vises samtlige udsendelser i perioden for alle skolens lånere, når du i stedet vælger: Kun til valgt filial For at illustrere, er alle hjemkaldelsesstatus her valgt Sortering af rapporten Du kan sortere rapportens indhold ved at klikke kolonne-overskrifterne. Udskriv rapport Når en filtrering resulterer i en udsendelsesliste, kan denne udskrives. Dantek BiblioMatik Side 27

28 Udfør ændring af udlånsprofil Der kan opstå situationer, hvor det kan være hensigtsmæssigt at kunne ændre et låns udlånsprofil, så et udlånsforløb kan genoptages. Eksempelvis kan et lån være oprettet på et tidspunkt, hvor lånets udlånstidsgruppe tillader 1 fornyelse, hvor der senere er behov for endnu en fornyelse uden at man først skal aflevere og ny-udlåne. Udpeg den låner eller hele lånergruppe, hvor et eller flere udlånte materialer skal have udlånsprofilen ændret højre-klik og vælg Udfør ændring af udlånsprofil Nedenstående vindue åbner og du afmærker det elle de udlån i øverste rude, som skal have ny udlånsprofil. I nederste rude vælger du udlånsprofil og klikker Udfør ændring. Herefter kan udlånet fornyes i overensstemmelse med den valgte nye udlånsprofil. Dantek BiblioMatik Side 28

29 Ændret rækkefølge ved Rykkere og Vis eksempel Vinduet Egenskaber for udsendelse af rykkere er udvidet og om disponeret. Vælg rykkertype Her tilbydes det kun at udskrive udlån, hvor der er beregnet rykker. Hermed menes, at lånet er tildelt et rykketrin i henhold til opsætningen i Udlånsskranke. Mekanismen sørger for, at der først igen udskrives, når et lån skifter til næste rykkertrin. Forsøger du at gentage en udskrift, vil du møde meddelelse herom. Grundlag for udskrift er først til stede, når et lån har skiftet rykkertrin. Andre muligheder er, at vælge Alle udlån (uanset om de er overskredne eller ej) eller Alle overskredne udlån (uanset rykkermekanismen omtalt ovenfor). For at understrege materialernes ejer kan man vælge at få skolenavn tilføjet under hvert lån i en rykker - benyt da checkboksen hertil. Vis eksempel Benyt knappen Vis eksempel, hvis du vil tjekke en udskrifts udseende, før du klikker OK. Eksemplet vises via MS Word. Luk Word før du går videre! Dantek BiblioMatik Side 29

30 Udsendelse af hjemkaldelses- og reserveringsmeddelelser I tilfælde hvor biblioteket udlåner materialer til anden skole i installationen, hvor materialerne genudlånes lokalt, kan der specifikt foretages hjemkaldelser eller Slutopgørelser til disse ved at benytte fanen Filial og i vinduet Egenskaber for udsendelse af rykkere at tjekke Kun lånere fra anden filial. Rykkertrin på hjemkaldelser Bibliotekets rykkertrin (som opsat i Udlånsskranke) medtages på rykkerbrevene. Det er op til biblioteket at fastlægge antal trin (se Udlånsskranke) og den information, som lånerne skal have herom på breve eller (se Bibliotekets tekst på hjemkaldelser). Rykkertrin på udskrift og Dantek BiblioMatik Side 30

31 Slet markerede uden lån hurtig oprydning Du kan hurtigt fjerne udgåede lånere, som ikke længere har et mellemværende i form af udlån eller bøde. Benyt funktionen Slet markerede uden lån m.v. Marker de lånere som er udgået (benyt fx Marker alt) og lad systemet fjerne de lånere, som du ikke længere behøver at interesserer dig for. Tilbage vil være de lånere, som har et mellemværende. Slet markerede med stop ved lån mv. Du kan også benytte Slet markerede med stop ved lån mv.. Her vil systemet bede dig tage stilling til de lånere, hvor der findes et mellemværende. Se mere herom i brugervejledningen kap 1. Lånerregistrering adresse med i låneroversigten Når du åbner en klasse, medtages lånerenes registrerede -adresser. På den måde ser du let, om der mangler -adresser. Dantek BiblioMatik Side 31

32 Når Klasse er Hold eller andet Lånernes grupperinger kan benævnes forskelligt efter skoletype og tradition, fx er en elev knyttet til en Klasse og går på supplerende Hold, eller eleven er alene knyttet til et eller flere Hold eller går alene i en Klasse. I lånernes hierarki optræder ved Danteks levering gruppen Klasse med de understillede klassebetegnelser eller andre grupperinger. Systemet vil i en række sammenhænge, fx ved udskrift af hjemkaldelser, søgning via Vælg låner og visning af Klasse i Bibliotekarens Portal (fanen Udlånsstatus) søge efter lånerens markering i en gruppering under Klasse. Hvis dit bibliotek ikke benytter begrebet Klasse men anvender en anden fx Hold, skal systemets standardindstilling ændres, så fx udskrifter viser holdbetegnelser. I eksemplet t.h. benyttes hverken Klasse eller Hold her er det Elever som styrer fremvisningen af klassebetegnelserne. Kontakt Dantek support hvis du har behov for en sådan ændring af systemopsætningen. Dantek BiblioMatik Side 32

33 Import af lånere, avanceret Hent lånere fra CSV-fil - Hent lånere fra Ludus Dantek BiblioMatik tilbyder med denne avancerede funktion en yderligere automatisering af import af lånere via CSV-fil fra skolens elevadministration, hvor Import af lånere kræver en del medvirken fra brugeren. Skoler som benytter elevadministrationssystemet Ludus kan få etableret en fuldautomatisk løbende ajourføring af låneregistret. Kontakt Dantek for opsætning og særlig vejledning. Automatisk import fra Ludus forudsætter Dantek BiblioMatik Pro! Import af lånere Benyttes altid når importfilen ikke indeholder klasse-betegnelser og muligheden kan også benyttes almindeligvis, som det er beskrevet i brugervejlednings kapitel: Lånerregistrering. Import af lånere, avanceret Kan benyttes når importfilen også medtager klasse-betegnelse. Det forudsættes, at eksisterende lånere (elever) er registreret med CPR. Automatiseringen består i, at importen både opretter nye klasser, opretter nye lånere, flytte eksisterende lånere til ny klasse, som den fremgår af importfilen, sletter tomme klasser, flytter udgåede elever til særlig lånergruppe m.m. Obs! Lånere der allerede er registreret med CPR på en anden skole i installationen vil blive flyttet til den skole som importerer inkl. uafsluttede lån på gamle skole! Lånerens nye skole overtager hermed muligheden for at inddrage lånene. Forudsætningerne etableres Gør sådan: Lånerregistrering > Funktioner > Import af lånere, avanceret Dantek BiblioMatik Side 33

34 Først skal forudsætningerne opsættes og funktionsmåde vælges Vælg: Opsætning > Opsætning for opdatering 1. Fane: Importmuligheder Her afmærkes det, hvordan importen skal opdaterer udvalgte persondata. Benyt eksisterende gruppering til Hold : Her udpeges stien til gruppen Klasse (eller Hold, når den betegnelse benyttes) Klik Gennemse Højre-klik den position i hierarkiet hvorunder nye klasser (eller hold) skal oprettes eller måske allerede findes og vælg Tilføj Klik derpå OK 2. Fane: Håndtering af inaktive lånere VIGTIGT: Her udpeges de lånergrupper, som ikke må opdateres eller flyttes til Udgået som følge af importen fx lånergruppen Lærere. Klik Gem Dantek BiblioMatik Side 34

35 3. Fane: Fjernelse af tomme lånergrupper Muligheden knytter sig til, at der ved opsætning af udlånstider (se Udlånsskranke >Funktioner) kan være etableret udlånsregler knyttet til bestemte lånergrupper, som senere er blevet tømt for lånere (flyttet til andre klasser, udgået el.a.). Men da selv udgåede lånere fortsat kan have mellemværende, som blev oprettet da låneren gik i en klasse, kan der være en binding af klassen. Funktionen her kan flytte denne binding, så tomme klasser kan fjernes. Standard indstillingen er: Automatisk om tildeling til brug af Alle lånere eller Filialnavn. Klar til import Inaktive lånere, er de lånere som allerede findes i lånerregistreringen (med CPR), men hvis CPR ikke findes i importfilen eller i beskyttede grupper (fx lærere). Sådanne lånere anses for personer, der har forladt skolen og processen vil flytte dem (ikke slette) til en nyoprettet lånergruppe Udgået ååååmmdd (fx Udgået ). Obs! Hvis importfilen ikke har alle skolens elever med, skal du være opmærksom på at få beskyttet grupper, som ikke ønskes ekspederet til Udgået. Skal inaktive flyttes? Dantek BiblioMatik Side 35

36 Importfilen udpeges Det antages, at importfilen med filetypen CSV befinder sig på fjernskrivebordet. Hvordan kommer CSV-filen over på fjernskrivebordet mv.? Se mere om hvordan i Dantek BiblioMatik Brugervejledningen Kap 2 : Lånerregistrering via import. Alternativt send filen til en web-mail-konto, som du kan åbne på fjernskrivebordet med Dantek BiblioMatik. Gem så filen på fjernskrivebordet. Klik menuen Action > Hent lånere fra CSV-fil Udpeg den relevante fil Efter et øjeblik vises filens indhold (her delvis sløret). Eleverne er umiddelbart sorteret på Klasse. Klik kolonneoverskrifter for anden sortering, hvis elever skal tjekkes. Antal elever i filen rapporteres i Log-ruden. Persondata er sløret i dette billede. Klik Start for at igangsætte import og øvrige operationer. Du kan følge aktiviteten i Log-ruden. Importen kan tage lidt tid, måske minutter ved 1000 elever. Såfremt Flyt inaktive til udgået er afmærket (se illustration ovenfor), får du dette informationsvindue Vinduet meddeler en opfordring til at sikre, at importfilen faktisk medtager alle elever (se fx det optalte antal elever) og at systemet er opsat til at beskytte udvalgte lånergrupper. Er du i tvivl, så klik Cancel og tjek via Opsætning > Opsætning for opdatering. Dantek BiblioMatik Side 36

37 Vælg nummerkilde for lånernumre Derpå skal du tage stilling til, hvordan lånernumre skal oprettes Folkeskoleniveau vil typisk foretrække, at lånernumre ikke er CPR, men et af Dantek BiblioMatik automatisk genereret nummer. Når lånerne er unge eller voksne ønskes ofte CPR som lånernummer og dermed muligheden for at benytte Sundhedskortet som lånerkort, men også lånernes mulighed for at identificere sig med tastet CPR ved Selvbetjening. Vælges CPR, hentes CPR nummer hentet fra filen. Obs! Dantek support kan opsættes systemet således, at importen automatisk opretter PINkode bestående af sidste fire cifre fra CPR. Ønskes dette, kontaktes Dantek support for opsætning. Klik OK og importen starter og den kan tage nogle minutter. Når importen er gennemført får du denne information: Luk importvinduet, luk Lånerregistrering og start programmet igen. Dantek BiblioMatik Side 37

38 Låners kontaktadresse Ved lånerregistrering kan der udfyldes enten Fast adresse eller Kontakt adresse eller i begge. Markeres boksen Anvend kontaktadresse til korrespondance vil systemet prioritere indholdet i Kontaktadresse, men om nødvendigt supplere fra Fast adresse. Udsendes Påmindelser i form af og findes der alene fx adresse under Fast adresse benyttes denne selvom postadresse måtte være anført under Kontaktadresse. Dantek BiblioMatik Side 38

39 Selvbetjening Udskrift skal ikke tilbydes Selvbetjening kan indstilles sådan, at lånerne ikke får mulighed for at foretage udskrift til printer af sit mellemværende fx fordi en printer ikke findes tæt ved selvbetjening. Ikonet med printeren fjernes ganske enkelt fra skærmbilledet. Kontakt Dantek support, hvis udskrifts-ikon for lånerstatus skal fjernes. Låner blokeres I Udlånsskranke eller Lånerregistrering er det muligt at blokere en låner. Du højre-klikker foto-arealet og vælger Spær låner. Efterfølgende kan låner ikke hverken låne, reservere, booke eller aflevere. En blokeret låner vil i Selvbetjening ved forsøg på lån eller aflevering blive mødt med meddelelsen: Besked i Selvbetjening: Blokering ved økonomisk restance Dantek BiblioMatik kan opsættes til, at lånere automatisk blokeres, hvis låner er i økonomisk restance eller at restancen overskrider et aftalt niveau. Forudsætningen er naturligvis, at udlånssystemet er opsat til at beregne bøder. Kontakt Dantek support hvis funktionen skal aktiveres. Dantek BiblioMatik Side 39

40 Instruktion med illustration til Selvbetjening Hvis der er behov for yderligere instruktion til selvbetjening, kan du kontakte Dantek support. Dantek support kan indsætte instruktion/illustration i det hvide felt nederst i Selvbetjening. Illustrationerne skal placeres i forhold til den skærmopløsning, der anvendes. Instruktion til brugerne med enkel visualisering Aflevering er ikke selvbetjent tekstinfo om hvordan man da gør Dantek BiblioMatik Side 40

41 Bibliotekarens Portal Reservationsnote Du kan tilføje en reservationsnote når du opretter reservation i Bibliotekarens Portal. Noten følger reservationen og ses fx når et udlånt eksemplar returneres. Reservationsvinduet fra Bibliotekarens Portal: Reservationsvinduet meddeler også noten, når reserveret titel fanges i Udlånsskranke eller Oprydningsskranke: Reservation med note Obs! Se også sidste afsnit Rettelser & ændringer Dantek BiblioMatik Side 41

42 Webkatalog Optimering af søgehastighed og ændret baggrund Webkatalogs søgetider er optimeret betydeligt (3-10 gange) søgninger som tidligere kunne trække ud er især dem, som nu er meget meget hurtigere. Baggrundfarven er ændret fra orange til sort måske lidt mere trendy. Brugerdefinerede opsætninger I nedenstående illustration finder du de to områder, hvor forsiden kan tilpasses lokale ønsker. Kontakt Dantek support for ændringer. 1) Billedet (rød indramning), der danner baggrund for søgeboksen kan tilpasses, fx med en illustration som vist. 2) Inspirationslisten, som kan have 7 prædefinerede links. Links kan være a) henvisning til Gode ideer billedsøgning fx linket Klik for temaer og emner, b) link til online-resource på Internet, fx Bibliotek.dk og CFU-Booking c) CCL-søgning i kataloget, fx Bibliotekets- nyheder og net medier. Også list boksenes muligheder i Avanceret søgning kan tilpasses efter ønske. Endelig er der mulighed for at få assistance til at redigere de billedbaserede Gode ideer se Klik for temaer og emner. Dantek BiblioMatik Side 42

43 Forsider fra DBC forsideservice Webkatalog kan konfigureres til at udnytte DBC forsideservice. Når et søgeresultat præsenteres for brugeren hentes tilgængelige forsider fra denne service og fremvises sammen med data fra bibliotekssystemet. Forsiderne identificeres via posternes faustnumre. Webkatalog kan opsættes til både at tjekke for forsider i Danteks forsideservice (børne- og ungdomsbøger inkl. ældre udgaver) og DBC s især nyere materialer. Kontakt DBC for bestilling af forsideservice og derpå Dantek Support for opsætning af funktionen i jeres system. Viderestilling til nyt BIBLIOTEK.DK Statens BIBLIOTEK.DK fremstår pr. november 2013 i nyt design og med nye søgeindgange. WebKatalog har fået indbygget forudsætninger for fortsat at kunne opsættes til at videresende en søgning til det nye Bibliotek.dk og andre biblioteksbaser. Dantek BiblioMatik Side 43

44 Billeder af lokale materialer Der kan suppleres med digitale foto af materialer og materiel i kataloget. Omfatter jeres katalog fx også diverse udstyr, påklædning el.a. kan et foto være et fint supplement til katalogets beskrivelse. Et digitalt billede tilpasses 100 pixel fast bredde og gemmes i JPG-format. Filnavnet skal være postens 8-cifrede FAUST-nummer typisk et lokalt af slagsen, som altid starter med et 9-tal. Biblioteket kan frit fremsende nye billeder til Dantek support én gang om måneden. Kontakt Dantek support herom. Vis hvor - hvem er aktuelt låner af udlånte materialer Hensigten kan være, at en bestemt personalegruppe (fx lærere) i Webkatalog skal kunne se, hvilke af skolens lånere, der aktuelt har materialet lånt. Visning sker i vinduet Vis hvor. Formålet er da, at læreren evt. kan opfordre en kollega til at aktivere klassens eller en persons aflevering. Det forudsættes, at lånere med denne ret til at se udvidet Vis hvor, er logget ind og knyttet til en bestemt lånergruppe (fx lærere). Aktivering af funktionen aftales med Dantek support. NB! Vær opmærksom på, om denne adgang til indsigt kan krænke privatlivets fred. Drøft derfor sagen med skolens ledelse før Dantek support anmodes om at aktivere funktionen. Dantek BiblioMatik Side 44

45 Søgning på afdeling medtager underafdeling(er) I Avanceret søgning kan du udpege et opbevaringssted (en afdeling) som område for din materialesøgning. Vælger du i nedenstående eksempel alene Mediatek som afdeling, finder du titler fra alle seks underafdelinger. Vælger du fx underafdelingen Film, finder søgningen netop titler som har eksemplarer hjemhørende i den afdeling. Visning af online-ressourcer Online-ressourcer registeret som anvist i afsnittet Katalog og materialer vil i søgeresultater have sin helt egen præsentationsform. Visning af ubetalte fordringer Når en låner har et økonomisk mellemværende med biblioteket (bøde, erstatning/bøde, gebyr) ses disse i låners konto. Dantek BiblioMatik Side 45

46 ElevWeb Optimering af søgehastighed Webkatalogs søgetider er optimeret betydeligt (3-10 gange) søgninger som tidligere kunne trække ud er især dem, som nu er meget meget hurtigere. Designændring og nye Gode ideer Bogormen har fået en lidt tydeligere plads i ElevWebs udseende og Gode ideer er opfrisket og mange nye Dantek emner indsat. Søgning der inkluderer alder Dataleverandøren DBC har i perioden foretaget omlægning i DanBib-basen af målgruppebeskrivelse for både nye og ældre materialer rettet mod børn. Hvor man tidligere benyttede den lidt luftige noteform fx Fra 10 år er data nu konverteret til præcise såkaldte niveau-emneord på formen fx For 10 år, For 11 år osv. En overgang i perioden benyttede DBC niveau-emneord på formen fx For år. Det er nu endeligt, at materialer med en tydelig målgruppe vil være registret med niveauemneord på formen fx For 10 år, For 11 år osv. Hvis man ønsker eksisterende data ajourført, kræver det en ny download af alle eksisterende poster. Kontakt Dantek support herom og få et tilbud. Kommuner håndteres samlet. Dantek BiblioMatik Side 46

47 ElevWeb introducerer igen Aldersbjælken, fordi den nu giver rigtig god mening. Vælger du titler via Gode ideer (eller Avanceret søgning), kan Alder også udpeges, og søgeresultatet begrænses til titler med relevante niveau-emneord (alder). Systemet er indstillet til at inkludere materialer i søgeresultatet som respekterer den udpegede alder. Brugeren kan selv markere flere aldre, når det ønskes. Herved øges antal titler i søgeresultatet typisk. Man kan naturligvis også helt undlade at angive alder. Eksempel vist ovenfor: Kun: Skønlitteratur, Fritekst: heste, Alder: 10 eller 11 år, Medie: Bøger Dantek BiblioMatik Side 47

48 Indholdsbeskrivelse mørk baggrund og større tekst Indholdsbeskrivelse i Forsider-visningen Mouse over kaldes det, når systemet fremviser en boks, når du peger på et knap, et billede etc. Boksen fremviser den indholdsbeskrivende note i hvid tekst på blå baggrund. Noten hentes fra den bibliografiske post. Er noten lang eller har den karakter af en indholdsfortegnelse, opfordres brugeren til at klikke titel (lyseblå tekst) og derpå læse posten via knappen Mere. Indholdsbeskrivelse i resultatlisten Visning af online-ressourcer Online-ressourcer registeret som anvist i afsnittet Katalog og materialer vil i søgeresultater have sin helt egen præsentationsform. Online-ressourcer i søgeresultat Dantek BiblioMatik Side 48

49 Rettelser & ændringer Udlånsskranke Ved tastning af materialenummer på 9-10 cifre, kan du nu vælge mellem Code39 og MSI stregkodeformat. MSI-koder kan typisk identificeres ved et foranstillet S fx S Lånerregistrering En tidligere fejl ved automatisk beregning af særlige fødselsdatoer ud fra CPR er rettet. Ved Import af lånere (fra CSV-fil) er systemets forslag til valg af importtype ændret til listens sidste mulighed, som tilføjer nye lånere, opdaterer eksisterende, og flytter eksisterende lånere til den klasse, som brugeren har valgt ved importens start. Materialevedligeholdelse Ved åbning af en afdeling med fx mange tusinde materialer, kunne systemet stoppe før alle blev vist. Fejlen er rettet. DK5 bliver til Emnetal i ElevWeb og Webkatalog DK5 (Decimal-Klassificering version 5) er måske en lidt abstrakt betegnelse for brugerne. Som kolonneoverskrift ved søgeresultater er nu indsat ordet Emnetal, som bedre udtrykker, hvad det handler om, nemlig at titler med samme emnetal har indhold om samme emne. Udgivelsesår ses efter medietypen Du vil typisk få vist materialets udgivelsesår i parentes efter medietypen. Udgivelsesåret er da seneste distributionsår for udgaven. Dantek BiblioMatik Side 49

50 Bibliotekarens Portal op til 500 hit med farvekoder Ved visning af søgeresultater på mindre end 500 bibliografiske poster vises nu eksemplartilgængelighed med farvekoder (grøn, blå, rød..). I tidligere versioner var farvekodningen begrænset til søgeresultater på mindre end 100 poster. Tilgængelighed via farvekoder kan altid hentes til søgeresultatet via højre-klik-menuen. 361 poster fundet med farveindikation for tilgængelighed Dantek BiblioMatik Side 50