Peter Kragh Hansen Microsoft Excel 2013 Videregående ISBN nr.: 978-87-93212-02-2
I n d h o l d s f o r t e g n e l s e Introduktion... 1 Funktioner... 2 Syntaks (Grammatik)... 2 Guiden Funktion... 4 Formelhjælp...6 Flere funktioner... 7 FV Fremtidsværdi (Future Value)...7 Absolutte referencer... 11 Navngivning af celler... 14 Etiketter... 14 Navne... 14 Oprettelse af navne... 15 Navneoversigt... 16 Opgave 1... 17 Opgave 2... 19 Formler... 19 Formatering af tal... 21 Beskyttelse... 21 1. Lås celler op indtastningsceller... 21 2. Beskyt regnearket... 22 Opgave 3... 24 Kopiere Ark... 24 Navngivning af Ark... 26 Formler på konsolideringsarket... 26 Opgave 4... 28 Oprettelse af "Stamdata" regneark... 28 Oprettelse af bonusmodel.... 29 Sammenkædning af regnearksfiler... 30 Opdatering af kæder... 31 Navngivning af celler... 31 Indsætning af formler... 33 Hvis betingelser i formler.... 33 Opgave 5... 35 Markering af data til graf... 35 Størrelse og placering... 36 Hvordan læser Excel data... 37 Redigering af grafen... 37 Target Gruppen april 2014 i
I n d h o l d s f o r t e g n e l s e Overskrifter... 39 Tilføjelse af ny dataserie... 40 Opgave 6... 44 Dato-formler... 46 Tilføje nye varenumre... 50 Gem som skabelon... 50 Målsøgning... 52 Scenariestyring... 54 Scenarieresumerapporter... 56 Kommentarer... 58 Betinget formatering... 60 Datavalidering... 63 Filtre og sortering... 65 Sortering... 68 Subtotaler... 69 Gruppering... 72 Forbered data til at blive grupperet.... 72 Automatisk eller manuel disposition... 72 Vis og skjul flere niveauer... 73 Pivottabeller... 74 Anbefalede pivottabeller... 75 Hurtig analyse... 76 Opret pivottabel... 76 Indstillinger til pivottabeller... 82 Datafelter og celler... 82 Beregningsmetoder... 83 Udsnitsværktøjet... 84 Hvad er en makro?... 87 Makroer: Automatisering af regelmæssige opgaver... 88 Afspille en makro i Microsoft Excel... 90 Afspille en makro ved hjælp af en tastaturgenvej... 91 Importer data fra tekstfil... 93 Integration med MS Office og Internet... 96 PowerPoint og diagrammer... 100 Konsolidering... 102 Fremgangsmåde... 103 Fremgangsmåde... 104 Brødfabrikken... 106 Lav en tipskupon... 108 Target Gruppen april 2014 ii
I n d h o l d s f o r t e g n e l s e Tæl.Hvis og Sum.Hvis... 109 Udregn partistøtten... 111 Opgave i Solver... 112 Tekstfunktioner... 115 Eksperimenter med talformater... 116 Tillæg til Excel... 117 Funktionsoversigt... 117 Almindelige aritmetiske funktioner... 118 =Sum(område1;område2; )... 118 =Middel(område1;område2; )... 118 =Maks(område1;område2; )... 118 =Min(område1;område2; )... 119 =Tæl(område1;område2; )... 119 =Hyppigst(område1;område2; )... 119 =Median(område1;område2; )... 119 =Afrund(område;antal decimaler)... 119 =Afkort(område;antal decimaler)... 119 =Heltal(område)... 119 =Abs(område)... 120 =Slump(tal)... 120 Logiske funktioner... 120 =Hvis(betingelse;sand;falsk)... 120 =Og(betingelse1;betingelse2;.)... 121 =Eller(betingelse1;betingelse2;.)... 121 =Tæl.hvis(område;kriterium)... 121 =Sum.hvis(område;kriterium;evt. sumområde)... 121 Datofunktioner... 122 =Idag()... 122 =Nu()... 122 =Dato(år;måned;dag)... 122 =Sekund(tal eller område)... 123 =Minut(tal eller område)... 123 =Time(tal eller område)... 123 =Dag(tal eller område)... 123 =Ugedag(tal eller område)... 123 =Måned(tal eller område)... 123 =År(tal eller område)... 123 =Datoværdi(tekst)... 123 =Tidsværdi(tekst)... 123 Target Gruppen april 2014 iii
I n d h o l d s f o r t e g n e l s e Opslagsformler... 124 =Lopslag(opslagscelle;opslagsområde;kolonnenr.;evt. falsk)... 124 =Vopslag(opslagscelle;opslagsområde;rækkenr.;evt. falsk)... 124 =Slå.op(opslagscelle;opslagsværdi;resultatværdi)... 125 Finansielle funktioner... 125 =Ydelse(rente;nper;nv)... 125 =FV(rente;nper;nv)... 125 Information... 126 =Er.tekst(område)... 126 =Er.ikke.tekst(område)... 126 =Er.tal(område)... 126 =Er.tom(område)... 126 =Er.fejl(område)... 126 Tekstfunktioner... 126 =Sammenkædning(tekst1;tekst2;tekst3; )... 126 =Store.bogstaver(tekst/celle)... 126 =Små.bogstaver(tekst/celle)... 126 =Stort.forbogstav(tekst/celle)... 126 =Venstre(tekst(celle;antal tegn)... 127 =Højre(tekst(celle;antal tegn)... 127 =Midt(tekst/celle;start ved;antal tegn)... 127 =Værdi(tekst/celle)... 127 =Tekst(Tal/celle;format)... 127 Liste over genvejstaster... 128 Target Gruppen april 2014 iv
Introduktion Target Gruppens bog om Excel 2013 videregående tager sigte på at lære læsere med nogen forhåndsviden (evt. svarende til et grundkursus i Excel), hvorledes man ved hjælp af regnefunktioner og makroprogrammering anvender programmet mere effektivt. Nogle af øvelserne er gengangere fra bogen Microsoft Excel 2013. Det betyder, at du dels får repeteret de mere grundlæggende begreber, dels at du lærer, hvorledes du kan optimere modellerne. Bogen er udarbejdet dels til at blive benyttet under et kursus men kan naturligvis også bruges til selvstudie af Excel 2013. Samtidig kan bogen bruges som "opslagsværk" i den daglige omgang med Excel 2013. Du kan downloade nogle af de regneark, som bliver brugt som eksempler i denne bog her: http://targetgruppen.info/wp-content/uploads/2014/04/opgaver-til-excel-2013.zip. Target Gruppen april 2014 Side 1
Funktioner I dette afsnit vil vi gennemgå/repetere nogle enkelte funktioner og måden, de kan bruges/kombineres på. Syntaks (Grammatik) I Excel 2013 findes en lang række af sådanne regnefunktioner, og fælles for dem alle er, at de skal bygges op efter bestemte "grammatiske" regler, nemlig: = funktionsnavn ( argument1 ; argument2 ; -------- ) Alle funktioner starter med =tegnet efterfulgt af navnet på funktionen. Herefter følger, med ganske få undtagelser, en parentes, med 1 eller flere argumenter. Er der mere end 1 argument, adskilles disse med ; (semikolon). BEMÆRK! Kører din Excel med UK separatorer skal i stedet for ; (semikolon) anvendes, (komma). Nogle funktioner kan have et vilkårligt antal argumenter, f. eks. =sum-funktionen. Har du f. eks. 3 adskilte områder, der skal adderes til en samlet sum, kan det gøres i "den samme" =sum-funktion: =SUM(område1;område2;område3) Andre funktioner har et "fast" antal argumenter, f. eks =Iffunktionen, der består af 3 argumenter, nemlig: =HVIS(betingelse;sand værdi;falsk værdi) Når du skriver formler i Excel 2013, herunder funktioner, skal der aldrig være mellemrum. Excel checker grammatikken i dine formler, og du får kun lov at "fylde" den på plads i cellen, hvis den er fundet grammatisk i orden. I dette materiale er kun nævnt nogle af de mange funktioner. Se i din manual under funktioner for at lære flere af dem at kende. Det efterfølgende er eksempler på nogle ofte brugte funktioner. =SUM(område1;---) Target Gruppen april 2014 Side 2
Returnerer summen af området angivet i parentesen. =MIDDEL(område1;---) Returnerer gennemsnittet af området angivet i parentes. =MAKS(område1;---) Returnerer det største tal i området angivet i parentesen. =MIN(område1;---) Returnerer det mindste tal i området angivet i parentesen. =TÆL(område1;---) Returnerer antallet af ikke tomme celler i området i parentesen. Du er ikke begrænset til at bruge "en funktion ad gangen". Du kan kombinere dem, ligesom funktioner kan være argumenter i andre funktioner, f.eks.: =SUM(område1)/COUNT(område1) returnerer det rigtige gennemsnit af område 1, uanset hvor mange celler i området, der indeholder tal, eller: =MIDDEL(MAKS(område1);MIN(område1)) returnerer gennemsnittet af det største og mindste tal i område 1. NB! Du kan i Excel få vist f.eks. summen eller gennemsnittet af et markeret område på statuslinjen uden at skrive dem - klik på feltet med højre museknap for at slå de forskellige formler til og fra. =NU() Target Gruppen april 2014 Side 3
Returnerer aktuelle dato og klokkeslæt jvf. PC'ens ur. =NU() er en af de få funktioner, som ikke har nogen argumenter. Hvis du ønsker et andet format (udseende) på datoen eller klokkeslættet, kan du formatere tallet. =IDAG() Hvis du foretrækker kun at få skrevet datoen, kan du vælge at bruge ovenstående funktion i stedet. =HVIS(betingelse;sand værdi;falsk værdi) Returnerer "sand værdi" eller "falsk værdi" afhængig af om den matematiske betingelse er sand eller falsk, f. eks. vil formlen: =HVIS(2>4;"rigtigt";"forkert") returnerer teksten "forkert", da betingelsen "2 er større end 4" er falsk. Bemærk, at tekster (tekststrenge) skal i anførselstegn, når de bliver brugt i formler. Har du i celle B50 på arket stående et tal, der skal ganges med 2%,hvis det er < (mindre end) eller = (lig med) 1000, ellers ganges med 4%, kan du bruge formlen: =HVIS(B50<=1000;B50*0,02;B50*0,04) Der er med andre ord 2 forskellige formler i =HVIS-funktionen. Betingelsen afgør, hvilken af dem der bliver beregnet. Guiden Funktion I Excel 2013 findes en trykknap, som hedder Indsæt funktion. Den er placeret helt til venstre på Formler og til venstre for formellinjen: Du kan også trykke Shift+F3 Target Gruppen april 2014 Side 4
Denne trykknap åbner et værktøj, som hjælper brugeren med at skrive de forskellige funktioner. I første dialogboks har vi mulighed for at vælge funktionskategori i den øverste rulleliste og selve funktionen nederste rulleboks. I dette tilfælde har vi valgt Logisk som kategori og HVIS som funktion. Nederst i boksen vises syntaksen og en forklaring på, hvad funktionen bruges til. Ved at trykke på knappen OK i bunden fremkommer følgende dialogboks: Target Gruppen april 2014 Side 5
Vi kan herefter udfylde de enkelte argumenter ved at flytte til tekstfelterne - - og Excel vil skrive funktionen med samtlige argumenter ind i den aktive celle, når vi trykker på knappen OK. Formelhjælp Bemærk at Excel gør alt for at hjælpe med at udfylde en formel. Dels kan du, når du skriver på en formel i selve cellen, vælge regnearksfunktioner i en alfabetisk liste: Target Gruppen april 2014 Side 6
Når du så har valgt en formel, så hjælper Excel også med udfyldningen af formlen som her: Flere funktioner Excel rummer et hav af forskellige funktioner. De er ordnet i grupper alt efter deres virkemåde. F. eks. findes grupper til statistiske, tekniske, matematiske og finansielle beregninger. For bare at antyde hvor mange forskellige funktioner der findes, gennemgås her et lille udpluk af de finansielle funktioner. FV Fremtidsværdi (Future Value) Med denne funktion kan du beregne fremtidsværdien af en investering med periodiske indskud og en konstant rentesats. F. eks. kan du beregne, hvor mange penge din bankbog vil indeholde efter 10 år, hvis du starter med et indskud på Kr. 10.000 og hvert år indsætter Kr. 3.000 til en rente på 3% p.a. Syntaksen for funktionen er: =FV(rente;nper;ydelse;nv) Her er rente rentesatsen, nper er antal indbetalinger til kontoen, ydelse er størrelsen af hver indbetaling, og nv er det beløb, der indsættes ved start. Bemærk: ydelse og nv skal angives med negativt fortegn, hvis du indskyder penge i banken, og med positivt fortegn hvis, du låner penge. Denne konvention er gældende for alle finansielle funktioner. Target Gruppen april 2014 Side 7
Eksempel: Indtast formlen: =FV(3%;10;-3000;-10000) for at beregne eksemplet ovenfor (bemærk fortegnene!). I ovenstående eksempel kunne man alternativt ønske at indsætte Kr. 250 hver måned. For at beregne bankbogens indhold under disse betingelser, skal du skrive formlen: =FV(3%/12;10*12;-3000;-10000) Læg mærke til, at rentesatsen er delt med, og antal indbetalinger ganget med antallet af indbetalinger pr. renteperiode. Ydelse Denne funktion beregner den periodiske ydelse for et lån, der optages til en fast rentesats. F. eks. kan du beregne, hvor meget du månedsvis skal betale på et lån til Kr. 14.000, hvis renten er 8% p.a. og lånet løber over 2 år. Syntaksen er: =YDELSE(rente;nper;nv;fv) hvor nv er lånets størrelse, fv er lånets ønskede størrelse efter endt indbetaling (typisk nul). De øvrige argumenter til funktionen er beskrevet i forbindelse med FV. Eksempel: Indtast formlen: =YDELSE(8%/12;2*12;14000) for at beregne størrelsen af de månedlige afdrag omtalt ovenfor (bemærk fortegnet på de 14.000 - de repræsenterer et lån, derfor positivt!). Læg også mærke til, at argumentet fv er udeladt, hvilket svarer til at det er lig nul. Ønsker man over en længere periode at opspare en sum, og kan regne med at renten er konstant, kan PMT benyttes til at beregne størrelsen af de månedlige indskud. Hvis man efter f. Target Gruppen april 2014 Side 8
eks. 18 år ønsker Kr. 60.000, og kan regne med en rente på 4% p.a., er formlen: =YDELSE(4%/12;18*12;0;-60000) bemærk her at nv=0, dvs. vi låner ikke penge, mens fv=60000, hvilket vil sige, at vi ønsker 60.000 til vor rådighed efter periodens ophør. Afprøv de eksempler, der er vist ovenfor. Mange forretninger tilbyder forskellige finansieringsmuligheder, hvis du køber en vare hos dem. Typisk kræves en månedlig rente på 1,75% og et månedligt administrationsgebyr på Kr. 12,-. Hvis du køber en vare til Kr. 6.995,- hvor meget skal du da betale pr måned, og hvor meget kommer du til at betale for varen, hvis beløbet afdrages over 12, 24 eller 60 måneder? A B 1 Antal mdl. afdrag: 48 2 Lånets størrelse: 6.995 3 Rentesats: 1,75% 4 5 Ydelse pr. md.: 216,61 6 Samlet pris: 10.973,04 7 Merpris: 3.978,04 8 Herover er vist et løsningsforslag, hvor det er muligt at variere antal afdrag og lånebeløbets størrelse. Anvend de to finansielle funktioner og målsøgning til at løse følgende problem: Hvis man hver eneste dag indsætter Kr. 10,- på en bankbog til 3% p.a., hvor længe skal man da fortsætte, før man er millionær? (måske ikke den hurtigste måde at blive rig på ). Hvor mange kroner når man i alt at indbetale? Target Gruppen april 2014 Side 9