Direktionens Strategi 2012-2014 2. udgave September 2012
Direktionens Strategi 2012-2014 1. Baggrund for Direktionens Strategi 2012-2014 Direktionen i Aabenraa Kommune ønsker at arbejde strategisk, og har derfor udarbejdet Direktionens Strategi 2012-2014, som har til formål at: Skabe helhed og resultater i Aabenraa Kommune Give grundlag for læring og prioritering Give et fælles ledelsessprog Denne pjece beskriver indholdet i Direktionens Strategi 2012-2014. Pjecen kan bl.a. findes på Medarbejderportalen. Direktionens Strategi 2012-2014 tager sit udgangspunkt i de udfordringer Direktionen ser som de mest afgørende at håndtere frem mod 2014. Udfordringerne tager udgangspunkt i de vilkår, som vi bliver budt af for eksempel centrale myndigheder og det omgivende samfund i bred forstand. Nogle helt centrale udfordringer forventes at blive: At skabe udvikling og innovation så Aabenraa Kommune kan levere en god service i en situation med økonomisk nulvækst i samfundet. Aabenraa Kommune står overfor betydelige økonomiske udfordringer de kommende år med stramme budgetter. Manglen på kvalificeret arbejdskraft bliver mere betydelig i de kommende år bl.a. fordi de store generationer trækker sig tilbage fra arbejdsmarkedet, og de små årgange kommer ud på arbejdsmarkedet. 2. Mission, vision og værdier Grundlaget for Direktionens Strategi 2012-2014 er bl.a. Aabenraa Kommunes mission, vision og værdigrundlag. Mission Missionen er organisationens eksistensberettigelse. Aabenraa Kommunes mission er: Borgeren i centrum. Borgerne er her defineret bredt: borgere, erhvervsliv og interesseorganisationer. 2
Vision Visionen er et billede af den fremtidige ønskede tilstand for Aabenraa Kommune. Visionen er: Sund Vækst Aabenraa Kommune skal være: En aktiv og sund kommune i bevægelse Et stærkt syddansk vækstcenter for sundhed og (velfærds)uddannelse Førende inden for transport og logistik Et dynamisk grænseområde med internationalt udsyn Kendt for en smuk og levende Aabenraa by Værdigrundlag Værdigrundlaget for Aabenraa Kommune består af De personalepolitiske værdier og Ledelsesgrundlaget. Helt kortfattet vil vi i Aabenraa Kommune fremstå som: Venlige Tilgængelige Imødekommende De personalepolitiske værdier udtrykker de holdninger og den adfærd hos de ansatte, som kommunen særligt værdsætter og vil arbejde for at fremme. Værdierne er gældende for alle ansatte i Aabenraa Kommune og understøtter, at Aabenraa Kommune er en attraktiv arbejdsplads. De personalepolitiske værdier er: Åbenhed og dialog Samarbejde og medbestemmelse Udvikling og forandring Mangfoldighed og rummelighed Trivsel og tryghed I Aabenraa Kommune har vi et ledelsesgrundlag, som skal give både ledere og medarbejdere et klart billede af, hvilke værdier og forventninger vi lægger til grund for god ledelse i Aabenraa Kommune. Ledelsesgrundlaget er: Lederen er økonomisk ansvarlig Lederen er leder Lederen er udviklings- og kvalitetsbevidst Lederen udøver troværdig personaleledelse Lederen synliggør Aabenraa Kommune 3
Både De personalepolitiske værdier og Ledelsesgrundlaget er uddybet i hver sin pjece, som kan findes på Medarbejderportalen og www.aabenraa.dk. 3. Den samfundsmæssige kontekst Direktionens Strategi 2012-2014 tager bestik af den samfundsmæssige udvikling i såvel Aabenraa Kommune, som i hele Danmark. I Danmark står vi generelt over for en situation med nul-vækst. De store faktiske og strukturelle overskud på de offentlige finanser under højkonjunkturen er vendt til store underskud, fordi de offentlige udgifter er steget, og indtægterne er faldet markant. De offentlige udgifter udgør en stor andel af den samlede økonomi både historisk og internationalt. Der er ikke forventninger om tilførsel af yderligere midler til den offentlige sektor. Kommunerne står overfor et forventningspres, som blandt andet indbefatter større udgifter til ældre og sundhed, krav om styrkelse af folkeskolen samt et udgiftspres på det sociale område. De nye teknologiske muligheder sætter os på den ene side under pres. På den anden side giver de også mulighed for, at vi kan udvikle nye velfærdsteknologiske- og digitale løsninger, der kan frigøre ressourcer, give borgerne nye tilbud og udvikle det aktive medborgerskab. Endelig betyder den demografiske udvikling, at vi kommer til at mangle arbejdskraft inden for det kommunale område. Med det nuværende fratrædelsesmønster vil 30 % af en lang række store faggrupper forlade arbejdsmarkedet de næste 5 7 år. Dette gælder især indenfor ledere, lærere, sygeplejersker, sosu-personale, socialrådgivere og ingeniører til teknik og miljøområdet Denne nationale kontekst gælder også for Aabenraa Kommune. Derfor har vi brug for at nytænke og innovere kommunens ydelser, service og tilbud, samt den måde vi organiserer os på. Dette leder frem til at Direktionen har valgt at sætte fokus på tre strategiske temaer: Den udviklingsorienterede organisation, Den økonomisk ansvarlige organisation og Den attraktive arbejdsplads. 4. De strategiske temaer I Aabenraa Kommune ruster vi os til morgendagens udfordringer. Dette gør vi ved at sætte fokus på tre strategiske temaer: Den udviklingsorienterede organisation, Den økonomisk ansvarlige organisation og Den attraktive arbejdsplads. Den udviklingsorienterede organisation Vi er nysgerrige efter og åbne for ny viden til at understøtte og effektivisere vores tilbud, ydelser og arbejdsgange. Vi lader os inspirere, og vi lærer af de gode erfaringer både internt i egen kommune og eksternt i samspil med offentlige organisationer, borgere og samarbejdspartnere, nationalt såvel som globalt i forfølgelsen af Best Practice. Vi vil være innovative og tør forbedre vores processer, tilbud og ydelser radikalt på udvalgte kerneområder (Next Practice). 4
Den økonomisk ansvarlige organisation Vi overholder vores budget fordi vi ved, at effektiv styring af ressourcer og økonomi er udgangspunktet for, at vi kan blive ved med at levere tilbud og ydelser til borgerne af høj og ensartet kvalitet. Vi frigør ressourcer ved at effektivisere, optimere, innovere og digitalisere arbejdsgange. Vi skal løbende have overblik over efterspørgslen på ydelser og tilbud til kommunens borgere nu og i fremtiden. Vi udfører vores opgaver på baggrund af politiske prioriteringer. Den attraktive arbejdsplads Vi vil være kendt for at være Syddanmarks bedste offentlige arbejdsplads, hvor ledere og medarbejdere trives og der leveres god service til borgerne. God ledelse er afgørende for at skabe attraktive arbejdspladser. God ledelse inkluderer fokus på både driftsledelse, faglig ledelse, personaleledelse og strategisk ledelse. Trivsel hos medarbejderne opnås, når arbejdet giver mening, og medarbejderne føler sig anerkendte, kompetente og værdsatte. Dette indbefatter bl.a. indflydelse på eget job, faglige udviklingsmuligheder og et godt forhold til nærmeste leder og kollegaer. 5. Beskrivelse af de prioriterede indsatsområder Inden for hvert af de tre strategiske temaer ser vi ind i organisationen gennem fire perspektiver. Perspektiverne er indgangsvinkler til de tre strategiske temaer og er grundlæggende i den forstand, at de skaber en balanceret styring i organisationen med fokus på kortsigtede og langsigtede samt økonomiske og ikke økonomiske mål. Succes i forhold til de fire perspektiver er en forudsætning for, at organisationen kan opnå sine strategiske mål. Perspektivet Læring og udvikling, omhandler hvordan organisationen skaber innovation og læring. Perspektivet Proces omhandler den måde organisationen tilrettelægger sit arbejde på. Perspektivet Økonomi og effekt har fokus på de økonomiske resultater samt de ydelser og tilbud og den service organisationen skaber. Endelig har perspektivet Borgeren fokus på borgernes tilfredshed med de ydelser, service og tilbud vi leverer. Borgere forstås i denne sammenhæng meget bredt, og omfatter ud over brugere og borgere for eksempel også virksomheder og samarbejdspartnere. Der er en forventet årsagssammenhæng således, at indsatser i perspektivet Læring og udvikling påvirker resultatet i perspektivet Proces som påvirker resultatet i perspektivet Økonomi og effekt som påvirker resultatet i perspektivet Borgeren. Inden for de tre strategiske temaer Den udviklingsorienterede organisation, Den økonomisk ansvarlige organisation og Den attraktive arbejdsplads, har Direktionen valgt en række prioriterede indsatsområder, hvor vi har behov for at gøre en særlig indsats. For hvert prioriteret indsatsområde skitseres baggrunden for og formålet med at sætte fokus på området. Ligeledes skitseres den nytteeffekt vi forventer, at arbejdet med indsatsen bidrager med i forhold til at opnå Aabenraa Kommunes vision og mission. Beskrivelsen af de prioriterede indsatsområder er styrende for de mål, Direktionen og forvaltningerne sætter sig i perioden fra 2012 til 2014. 5
Strategisk tema: Den udviklingsorienterede organisation Aktivt medborgerskab og kvalitetsudvikling Baggrund og formål: I Aabenraa Kommune ønsker vi at aktive medborgere bidrager til at skabe innovation og udvikling. Derfor inddrager vi dem i at skabe de fremtidige løsninger. Vi udvælger og løser kerneopgaver, hvor vi vil udvikle next practise. Dette sker bl.a. gennem brugerdreven innovation og det aktive medborgerskab, hvor vi mobiliserer skjulte ressourcer hos medarbejderne, borgerne, brugerne og de frivillige. Vi søger også inspiration til best practise ude fra, i samarbejde på tværs af fag og systemgrænser, på den anden side af kommunegrænsen, ved at opdyrke det internationale samarbejde eller i forskningen. Vi anerkender at forandring kræver forstyrrelse. Derfor vover vi at vælge forstyrrelsen frem for bekræftelsen og gøre op med 0- fejlskulturen. Uanset metoden til at nå derhen er målet en høj faglig, organisatorisk og brugeroplevet kvalitet i Aabenraa Kommunes ydelser, service og tilbud. Bruger- og medarbejderdreven innovation giver bud på nye løsninger funderet i hverdagens praksis. Det aktive medborgerskab gør flere borgere selvhjulpne og uafhængige af hjælp. Vi udvikler radikalt nye løsninger inden for udvalgte områder. En ændret opfattelse blandt brugere, borgere og medarbejdere af rollefordelingen mellem kommune og brugere. Integration af forskningsbaseret viden i opgaveløsningen. At organisationen på alle niveauer arbejder systematisk med kvalitet og forbedring i hverdagen. At måden vi løser opgaverne på afspejles i en høj brugeroplevet, faglig og organisatorisk kvalitet og sammenhæng. At forandringer, arbejdsglæde og trivsel går hånd i hånd på arbejdspladsen. Udvikling af kvalitets- og forbedringskultur. 6
Strategisk tema: Den udviklingsorienterede organisation Den helhedsorienterede indsats Baggrund og formål: I Aabenraa Kommune løses langt de fleste opgaver inden for et enkelt forvaltningsområde. Men en række opgaver, som ofte er meget komplekse og omkostningsdrivende, kræver en samlet og koordineret indsats fra flere forskellige forvaltninger. Derfor ønsker Direktionen at sætte særligt fokus på denne type opgaver. Vi ønsker at Aabenraa Kommunes tilbud, service og ydelser tager udgangspunkt i brugerne samt deres ressourcer og netværk. Endvidere ønsker vi at løse opgaverne på det laveste omkostningsniveau. En forudsætning for et godt resultat er god organisatorisk kvalitet gennem effektive, smidige og helhedsorienterede arbejdsgange i de enkelte forvaltninger, mellem forvaltningerne samt mellem kommunen og andre samarbejdspartnere. Fra silotænkning til helhedstænkning i form af et tværgående fokus. Brugerne oplever kvalitet og sammenhæng i service, tilbud og ydelser - også selv om flere dele af organisationen bidrager. Fokus på ønskede resultater. Mere effektiv forebyggelse og opgaveudførsel. Inddragelse af civilsamfundet. Reducerede omkostninger. 7
Strategisk tema: Den udviklingsorienterede organisation og den økonomisk ansvarlige organisation Velfærdsteknologi og digitalisering Baggrund og formål: Digitalisering og ny teknologi kan bidrage til en mere optimal ressourceudnyttelse og bedre service i en situation med nul-vækst i samfundet. Vi vil anvende velfærdsteknologi, fordi det åbner mulighed for en bedre ressourceudnyttelse i forbindelse med velfærdsydelserne. Samtidig giver velfærdsteknologi mulighed for at tilvejebringe en bedre kvalitet af ydelserne eller udvikle helt nye borgernære løsninger. Endvidere kommer vi til at mangle hænder i de kommende år, og derfor har vi fokus på arbejdskraftbesparende teknologier. Den Fælleskommunale Digitaliseringsstrategi sætter et pejlemærke for Aabenraa Kommune. Vi vil være på forkant med digitale selvbetjeningsløsninger, og har udarbejdet en kanalstrategi for perioden 2011 2015. Bedre service og tilgængelighed for borgere, virksomheder og andre samarbejdsparter gennem IT-systemer og digitale selvbetjeningsløsninger. At understøtte nytænkning og paradigmeskift i opgaveløsningen på tværs af driftsområder gennem velfærdsteknologi mv. Digitale værktøjer, der understøtter interne arbejdsgange og rutiner. Tilfredse og teknologiparate medarbejdere. Frigørelse af medarbejderressourcer. Trygge, tilfredse, aktive, selvhjulpne og mere selvstændige borgere. First movers på udvalgte kerneopgaver. 8
Strategisk tema: Den økonomisk ansvarlige organisation Økonomisk handlefrihed og målopfyldelse Baggrund og formål: Vi vil, at Aabenraa kommune er en veldrevet organisation. Vi vil ikke blot have orden i økonomien og levere den besluttede service i dag, men også skabe økonomisk handlefrihed til at imødegå morgendagens udfordringer. I Aabenraa Kommune har vi et princip om central styring og decentral ledelse. Således fastlægger politikkerne politiske mål og budget for kommunens servicetilbud, mens institutioner og forvaltninger får råderum inden for de mål og økonomiske rammer, der er aftalt i gennem dialogbaseret aftalestyring. Da kommunen er underlagt stadig strammere økonomiske rammer fra staten er det afgørende, at vi som kommune holder vores budget, så vi fastholder vores økonomiske handlefrihed. Overholdelse af den samlede budgetramme og målopfyldelse i forhold til at levere de ydelser, tilbud og den service, som er aftalt i virksomhedsaftalerne mellem institutioner og forvaltninger. Økonomisk robusthed og handlefrihed, så vi kan understøtte forandringer og tilpasninger af opgaver i en tid med nulvækst i samfundet. Mulighed for igangsættelse af udviklings- og innovationsprojekter. Fokus på omkostningsefficiens i forhold til kommunens ydelser. Størst mulig tilfredshed for borgernes skattekroner. 9
Strategisk tema: Den økonomisk ansvarlige organisation Styrket styring og Business Intelligence Baggrund og formål: I Aabenraa Kommune udvikler vi Business Intelligence med fokus på tilvejebringelse af træfsikre styringsbeslutninger i hele organisationen. I en situation hvor politikerne skal træffe komplicerede og vanskelige beslutninger om omlægning og organisering af kommunens ydelser, tilbud og service, er det gode beslutningsgrundlag baseret på valide data af afgørende betydning. En forudsætning, for at optimere anvendelsen af vores ressourcer, er troværdig ledelsesinformation (Business intelligence), som muliggør tæt og systematisk opfølgning på aktiviteter og resultater på alle niveauer. Endvidere udvikler vi metoder til at arbejde med bench marking, prognoser, forecast og effektmålinger, således at det kan indgå i naturlig sammenhæng med Business Intelligence. Politikerne får et objektivt beslutningsgrundlag og kender de konsekvenser, som deres beslutninger har for økonomi og service. Dialogen mellem institutioner, forvaltninger og fagudvalg samt byråd styrkes og kvalificeres. Bedre muligheder for at udvise rettidig omhu i økonomiopfølgninger. Øgede kompetencer inden for økonomi og økonomistyring på forskellige niveauer i organisationen. Understøttelse af effektiviseringstiltag. 10
Strategisk tema: Den udviklingsorienterede organisation, Den økonomisk ansvarlige organisation og Den attraktive arbejdsplads Strategisk kompetenceudvikling Baggrund og formål: God ledelse og kompetente medarbejdere er afgørende for at en organisation når sine strategiske mål. Derfor sætter vi fokus på strategisk, systematisk kompetenceudvikling af ledere og medarbejdere, der understøtter en kvalitets- og forbedringskultur samt øger forståelsen for de økonomiske sammenhænge i kommunen. Kompetencer forstås bredt dvs. som både faglige, ledelsesmæssige og sociale kompetencer. Kompetenceudviklingen sker gennem formel uddannelse, træning, faglige og tværfaglige netværk, inddragelse af ny viden fra forskningsmiljøer mv. I Aabenraa Kommune betragter vi ledelse som et fag en profession som går på tværs af sektorer og områder, og vi udvikler vores lederes kompetencer gennem formel uddannelse, lederevaluering og træning. Ledere og medarbejdere i Aabenraa Kommune har kompetencer og kvalifikationer til at varetage de fremtidige opgaver på en innovativ og udviklingsorienteret og forskningsbaseret måde. Der udvikles en kvalitets- og forbedringskultur, hvor udvikling understøttes og fremmes, så det er naturligt at udvikle ydelser og metoder. Lederudviklingen tager udgangspunkt i lederevaluering eller trivselsundersøgelsen samt lederudviklingssamtalen. Kompetenceudviklingen foregår systematisk i forhold til de udfordringer som organisationen står over for. Alle ledere i Aabenraa Kommune har på sigt en formel uddannelse i ledelse. Forandringsrobuste og effektive medarbejdere. Professionalisering af den økonomisk ansvarlige organisation. 11
Strategisk tema: Den attraktive arbejdsplads Branding Baggrund og formål Vi ønsker et brand som Syddanmarks bedste offentlige arbejdsplads. Aabenraa Kommunes brand skabes, når der er sammenfald mellem vores selvopfattelse, det ønskede image, og modtagerens oplevelse af os. Vi ønsker at fremstå som en attraktiv, ambitiøs og professionel arbejdsplads med et højt fagligt niveau og trivsel blandt medarbejderne. Det vil sige at grundlaget for vores brand skabes i mødet mellem medarbejdere fra Aabenraa Kommune og brugere, borgere, virksomheder eller samarbejdspartnere. Gennem en strategisk kommunikationsindsats formidles dette brand til omgivelserne, og derfor er vi i hele organisationen beviste om at formidle den gode historie både internt og eksternt. Aabenraa Kommune har i den brede offentlighed lokalt og regionalt et brand som en god arbejdsplads. Kommunen er blandt brugere, borgere, virksomheder og samarbejdspartnerne kendt for at være en ambitiøs og professionel arbejdsplads med et højt fagligt niveau og trivsel blandt medarbejderne. Aabenraa Kommune er en attraktiv arbejdsplads for de dygtigste og mest attraktive ansøgere. Kommunen kan få sine ledige stillinger besat med kvalificerede ansøgere. Medarbejderne er gode ambassadører for kommunen. 12
Strategisk tema: Den attraktive arbejdsplads Rekruttering og trivsel Baggrund og formål: Kommunens udfordringer de kommende år bliver at tiltrække nøglemedarbejdere på alle niveauer, og at sikre trivsel blandt medarbejderne i en situation med mange forandringer. I Aabenraa Kommune arbejder vi på at professionalisere rekrutteringsprocessen. Vi ønsker at ansætte de nøglemedarbejdere, som kan bidrage til at udvikle vores organisation i den ønskede retning og opnå vores mål. Derfor er vi bevidste om og tydelige på, hvilke profiler og kompetencer vi søger efter, når vi rekrutterer ledere og medarbejdere. For medarbejderne spiller oplevelsen af meningsfulde og spændende opgaver samt trivsel, tryghed og gode arbejdsvilkår en vigtig rolle for deres opfattelse af arbejdspladsen og arbejdsglæden. Dette gælder både i det daglige arbejde og i forbindelse med strukturændringer. Endvidere er det vigtigt for vores borgere, at medarbejderne trives på arbejdspladsen, bl.a. fordi undersøgelser viser, at tilfredse medarbejdere er mere produktive end medarbejdere, der ikke trives. Kommunen kan få sine ledige stillinger besat med kvalificerede ansøgere. Kommunen kan rekruttere og fastholde de nøglemedarbejdere, som på særlig vis formår at understøtte organisationen og dens mål. Den enkelte medarbejder inddrages i forhold, der har direkte indflydelse på eget arbejdsområde og arbejdstilrettelæggelse. Opgaveløsningen er præget af effektivitet, udvikling og kvalitet. Gode forudsætninger for forandringer, læring og aflæring i et positivt arbejdsmiljø. Tilfredse medarbejdere som trives og er glade for deres arbejdsplads. Balance mellem arbejdsliv og privatliv. Sunde medarbejdere og et lavt sygefravær. Både unge og seniorer får faglige udfordringer. 13
14
Direktionens Strategi 2012-2014 Strategisk tema: Den udviklingsorienterede organisation Strategisk tema: Den økonomisk ansvarlige organisation Strategisk tema: Den attraktive arbejdsplads Borgeren Økonomi & Effekt Proces Aktivt medborgerskab og kvalitetsudvikling Den helhedsorienterede indsats Velfærdsteknologi og digitalisering Økonomisk handlefrihed og målopfyldelse Styrket styring og Business Intelligence Branding Rekruttering og trivsel Læring & udvikling Strategisk kompetenceudvikling 1 15