Sådan køber vi ind i Esbjerg Kommune

Sådan køber vi ind i Esbjerg Kommune tekst&grafik 75 57 70 77 Torvegade 74. 6700 Esbjerg Tlf: 7616 1616. Fax: 7616 1617 raadhuset@esbjergkommune.dk www.esbjergkommune.dk

Indhold Forord Esbjerg Kommunes indkøbspolitik Esbjerg Kommunes indkøbspolitik 3 Indkøbsaftalerne SKAL overholdes 5 Hvem køber ind i Esbjerg Kommune? 6 Køb frem for leasing 7 Grønne indkøb 8 Love og regler om udbud 9»Indkøbsaftaler er nødvendige, når vi køber ind 10 Arbejdsgrupper er vigtige i indkøbsarbejdet 12 E-handel fremtidens markedsplads 14 Medarbejderne i Indkøb 15 Som Danmarks 5. største kommune har Esbjerg en meget stor indkøbsvolumen. Da det er borgernes penge, vi forvalter, har vi alle at ansvar for, at kommunens opgaver udføres så rationelt og effektivt som muligt. Som medarbejder med indkøbsansvar indtager du en nøglerolle. Ved at købe ind efter princippet»bedst og billigst«gør du dit til, at Esbjerg Kommune sparer på sine indkøb, uden at det går ud over kvaliteten. Indkøb er i dag en så kompliceret affære, at der skal en særlig indsats til. Markedet er svært at overskue, og det tager lang tid at orientere sig på den danske og den internationale markedsplads. Dertil kommer, at der er en lang række love og regler, som kommunerne skal overholde. Derfor er det nødvendigt at sætte indkøbene i system. Til det formål har vi Indkøb, som er en del af Fællesforvaltningen. Indkøb foretager udbud af størstedelen af de varer, som Esbjerg Kommune løbende har behov for at købe ind. Når leverandørerne er udvalgt, indgås der indkøbsaftaler. Indkøbsaftalerne er juridisk bindende. Både for leverandørerne og for Esbjerg Kommune. Denne brochure giver et indblik i, hvad din rolle som indkøber er, og hvorfor det er så vigtigt, at vi alle sammen respekterer indkøbspolitikken og overholder indkøbsaftalerne. God arbejdslyst! Johnny Søtrup borgmester Alle Esbjerg Kommunes forvaltninger, afdelinger og institutioner har pligt til at overholde kommunens indkøbspolitik. Det gælder også de selvejende institutioner, som har driftsaftale med Esbjerg Kommune. Indkøbspolitikken omfatter i princippet alle indkøb af varer og tjenesteydelser. Indkøbspolitikken skal sikre optimale vilkår for indkøb, rationelle og tidsbesparende indkøb samt ensartet adfærd blandt kommunes indkøbere. Bedst og billigst Esbjerg Kommune køber ind efter princippet»bedst og billigst«. Indkøbsaftalerne skal sikre, at kommunens afdelinger optræder som én kunde over for den enkelte leverandør. Overholde regler Indkøbspolitikken skal også sikre, at alle love og regler overholdes i forbindelse med indkøb. Efterhånden som konkurrencen er blevet skærpet, oplever danske kommuner igen og igen at blive sagsøgt af vragede leverandører. Ved at efterleve Esbjerg Kommunes indkøbspolitik bidrager du som indkøber til, at vi undgår den slags sager. Miljø Esbjerg Kommune ønsker gennem miljøbevidste indkøb at medvirke til så lille en belastning af miljøet som muligt. Samarbejde med andre Esbjerg Kommune samarbejder med andre kommuner og regioner om indkøb af varer og tjenesteydelser. Kommunen er blandt andet med i»12-by gruppens Indkøbscentral«, Lemvig Holstebro Fanø Esbjerg Herning Ikast-Brande Vejle Silkeborg Kolding Fredericia Randers Middelfart Sønderborg Århus Odense Svendborg et indkøbssamarbejde som i dag ikke kun omfatter 12, men hele 16 kommuner i Jylland og på Fyn. 2 3

Indkøbsaftalerne SKAL overholdes På nær nogle få undtagelser foretages de fleste indkøb af varer og tjenesteydelser i Esbjerg Kommune af de enkelte afdelinger og institutioner på baggrund af de indkøbsaftaler, som Esbjerg Kommunes indkøbsafdeling har indgået Indkøbsaftalerne SKAL overholdes. Dels er Esbjerg Kommune juridisk forpligtet til at overholde indgåede aftaler, dels kan vi kun opnå fordelagtige aftaler, hvis vi har en høj troværdighed over for leverandørerne. Leverandørerne skal opleve os som loyale samhandelspartnere, der stiller krav. Der må kun benyttes leverandører uden indkøbsaftale, hvis den pågældende vare eller ydelse ikke er omfattet af en indkøbsaftale. Hvis behovet for at købe en bestemt vare udvikler sig, bør du kontakte Indkøb. Tilpasning af sortiment Hvis du som indkøber ofte mangler en vare, der burde være omfattet af indkøbsaftalen med en bestemt leverandør, bør du kontakte Indkøb. På den måde kan vi løbende få tilpasset leverandørernes sortiment efter Esbjerg Kommunes behov. Indkøbsaftalerne bliver til på baggrund af samarbejdet i arbejdsgrupperne, som du kan læse mere om på side 12. Indkøbsaftaler kan også indgås af Indkøb på baggrund af ønsker fra en enkelt afdeling, som måtte have behov for en særlig vare eller tjenesteydelse. Hold øje med nye aftaler Nye indkøbsaftaler offentliggøres på Indkøbs intranetside under»nyheder«. Nye aftaler omtales også under»nyheder«i E-handel og Aftalekataloget. Du skal som indkøber sørge for at holde dig orienteret om nye aftaler. Gør det derfor til en vane jævnligt at se på Indkøbs intranetside. Du kan også holde dig orienteret ved at oprette dig som abonnent til at modtage nyhedsmail på Intranet. Hvis du er i tvivl, om der er indkøbsaftale for et bestemt område, kan du søge i Aftalekataloget. Du er også velkommen til at spørge en af medarbejderne i Indkøb. Indkøbsaftalerne er fortrolige og må derfor ikke refereres til personer eller virksomheder uden for Esbjerg Kommune. Blandt de mange indkøbsaftaler er også en for arbejdsbeklædning. Her beskærer gartner Flemming Villadsen træer i Museumshaven i Ribe. 4 5

Hvem køber ind i Esbjerg Kommune? Køb frem for leasing Bortset fra enkelte undtagelser foretager den enkelte afdeling eller institution selv sine indkøb i forhold til den kompetence, som den enkelte forvaltning har udstukket. Lederen af afdelingen/institutionen er ansvarlig for alle indkøb og dermed også for, at alle indkøb sker i overensstemmelse med reglerne i Esbjerg Kommunes indkøbspolitik. Ved uddelegering af indkøbsansvaret til en medarbejder skal lederen sikre sig, at medarbejderen kender og overholder indkøbspolitikken i almindelighed og indkøbsaftalerne i særdeleshed. n Det skal være klart for alle medarbejdere, hvem der har ret til at købe ind n Det skal være klart for alle medarbejdere, hvem der træffer beslutning om indkøb n Alle medarbejdere, som foretager indkøb, skal kende reglerne herfor n Der må aldrig foretages private indkøb gennem Esbjerg Kommunes indkøbsaftaler Særlige regler vedr. IT og telefoni IT-afdelingen administrerer Indkøbsaftaler vedrørende IT (PC er, skærme m.v.) telefoni og udstyr hertil, herunder også mobiltelefoner. Det betyder, at indkøb af varer og tjenesteydelser på dette område kun må ske gennem IT-afdelingen. Igor Zubic og hans kolleger i IT-afdelingen står for indkøb af IT og telefoni. Som hovedregel må der ikke indgås leasing- og lejeaftaler, heller ikke i forbindelse med anskaffelse af kopimaskiner og biler. Kun i ganske særlige tilfælde kan der efter aftale med kommunens centrale Økonomiafdeling benyttes leasing. Muligheden for at opspare driftsmidler og overføre dem fra det ene år til det andet samt låne af næste års budget giver mulighed for at tilvejebringe de nødvendige budgetmidler til almindelig kontantkøb. Kontantkøb er næsten altid billigere end leasing og leje. Særligt om kopimaskiner Kopimaskiner skal købes ikke leases eller lejes - og alle indkøb skal foregå i henhold til den indkøbs- aftale, som Esbjerg Kommune har indgået. Der er truffet indkøbsaftale med en leverandør, som har et bredt Anni Bergmann benytter en kopimaskine, som er købt via indkøbsaftalen. udvalg af maskiner, så alle afdelinger og institutioner kan købe en maskine, der passer til det enkelte behov. 6 7

Grønne indkøb Love og regler om udbud I forbindelse med udbud stilles der krav om miljømæssige oplysninger. Esbjerg Kommune forlanger blandt andet, at leverandørerne har en intern miljøpolitik. Vurdering af produkternes miljøbelastning kan indgå med særlig vægt, når det er besluttet i forhold til det enkelte udbud. Overskrift i JydskeVestkysten. Med hensyn til kopipapir, aftørringspapir (toiletpapir, køkkenruller m.v.) samt rengøringsmidler stilles der krav om svanemærkning eller tilsvarende miljødokumentation. Rammeaftalerne giver mulighed for at indkøbe økologiske fødevarer som alternativ til traditionelle fødevarer. Børnene i daginstitutionen Pavillonen får økologisk mad indkøbt via indkøbsaftalerne. Bente Meldgård, tv., er køkkenassistent i daginstitutionen Pavillonen. Hun er glad for, at hun kan benytte økologiske madvarer og miljørigtige produkter. Her får hun en snak om svanemærkede produkter med Bodil Ankjær Nielsen fra Esbjerg Kommunes Miljøafdeling. Alle offentlige myndigheder skal overholde en række love og regler i forbindelse med indkøb. Der er både tale om danske love og regler fra EU. Reglerne skal blandt andet sikre fri konkurrence, og hvis en kommune laver fejl i forbindelse med udbud og indkøb, kan den blive dømt til at betale erstatning til den eller de leverandører, som er blevet krænket. De vigtigste regler er: n EU s udbudsdirektiver n Aftaleloven n Købeloven n Tilbudsloven n Annonceringspligten n GPA EU-udbud Hvis værdien af et indkøb eller en indkøbsaftale om løbende leverancer overstiger ca. 1,5 mio. kr., skal udbuddet annonceres i hele EU. Grænsen gælder både varer og tjenesteydelser. Annonceringspligt Hvis værdien af et indkøb eller en indkøbsaftale om løbende leverancer overstiger 500.000 kr., skal udbuddet annonceres i danske medier. Kommunen er forpligtet Kommunen er forpligtet til at vælge leverandører efter de betingelser, der er opstillet i udbudsmaterialet. Det er med andre ord særdeles vigtigt, hvordan udbuddet formuleres. Betingelserne vil typisk handle om pris, kvalitet, leveringssikkerhed, miljø og arbejdsmiljø. GPA Danmark har tiltrådt den internationale GPA-aftale. Aftalen forpligter alle kommuner til at afstå fra protektionisme. Det betyder blandt andet, at man ikke må vælge en lokal leverandør fremfor en anden leverandør, hvis pris, kvalitet og andre saglige grunde taler imod det. 8 9

»Indkøbsaftaler er nødvendige, når vi køber ind«indkøb af hjælpemidler er et godt eksempel på, hvorfor der skal laves indkøbsaftaler. Esbjerg Kommune bruger hvert år ca. 18 mio. kr. på indkøb af hjælpemidler, så en realistisk besparelse på for eksempel 10 pct. vil udgøre næsten 2 mio. kr. opnå så stor en volumen som muligt samarbejder Esbjerg Kommune i en del tilfælde med en række andre jyske og fynske kommuner i den såkaldte»12-by gruppe«. Det gælder for eksempel med hensyn til udbud af leverancen af hjælpemidler. Det er hjælpemiddeldepotet, der står for indkøbene af hjælpemidler. Her har medarbejderne stor hjælp af at kunne benytte indkøbsaftalerne. Det sikrer, at de kan købe de rigtige hjælpemidler til den rigtige pris, samtidig med, at de kan få værdifuld konsulentbistand af de leverandører, som der er aftaler med. Samarbejder om indkøb Man opnår den bedste pris, når man køber ind i store mængder. For at Samarbejdet går blandt andet ud på at lave fælles, samlede udbud på varegrupper, hvor den enkelte kommune ikke ville stå så stærkt alene. Også når udbuddet foretages via»12-by gruppen«sidder der repræsentanter for de relevante faglige grupper i Esbjerg Kommune med ved bordet. Det sker for at sikre, at udbudsbetingelserne matcher Esbjerg Kommunes behov Jens Madsen arbejder på Hjælpemiddeldepotet i Bramming. En af opgaverne er udlevering af hjælpemidler. 10 11

Arbejdsgrupper er vigtige i indkøbsarbejdet Inden udbud af en indkøbsaftale etableres en arbejdsgruppe. Gruppen består af repræsentanter for indkøberne i de forskellige afdelinger og institutioner. Arbejdsgrupperne sammensættes så bredt som muligt for at sikre den nødvendige faglige ekspertise. Hvis udbuddet for eksempel drejer sig om madvarer, vil Indkøb bede medarbejdere med indkøbsansvar fra eksempelvis rådhuset kantine, plejecentrene, vuggestuerne og andre institutioner om at være med i arbejdsgruppen. Arbejdsgrupperne skal sammen med Indkøb definere de såkaldte tildelingskriterier og kravspecifikationer. For eksempel skal der opstilles krav til produkterne og foretages en beregning af de mængder, der skal købes ind. Når udbuddet er gennemført, og tilbuddene er modtaget, er arbejdsgruppen også med til at foretage det endelige valg af leverandører. Nødvendige oplysninger I forbindelse med arbejdsgruppernes arbejde har de enkelte afdelinger og institutioner pligt til at levere de nødvendige oplysninger, så arbejdsgruppen sammen med Indkøb kan opstille så nøjagtige kravspecifikationer som muligt. Hvis du som indkøber ønsker at vide mere om deltagelse i en arbejdsgruppe, kan du læse vejledningen på Indkøbs intranetside. Kantinen på Rådhuset er storbruger af indkøbsaftalerne for madvarer. På det store billlede er kantineleder Hans Hansen i gang med at lave friskbagte flûtes. Nederst fra venstre: Bodil Hansen anretter franskbrød med æg og rejer. Friskskåret pålæg er nummer 1. Her er Mette Westeraa i gang ved pålægsmaskinen. Bodil Hansen lægger det friskskårne pålæg på brødet, for det stilles frem til medarbejderne på Rådhuset. 12 13

E-handel fremtidens markedsplads Medarbejderne i Indkøb Esbjerg Kommune har som mål, at så mange indkøb som muligt kan foretages som E-handel på intranet. på en fejlliste. Herefter rettes fejlen centralt, uden at indkøberen behøver foretage sig noget. For indeværende er en del leverandører oprettet i E-handelsystemet, og der arbejdes ihærdigt på at få så mange leverandører som muligt med. Der er store fordele ved E-handel. For det første sikrer man, at indkøbet altid foregår i henhold til de indkøbsaftaler, som vi alle er forpligtet til at overholde. Lokal administrator For at benytte E-handelsystemet skal man oprettes som bruger. Oprettelsen foretages lokalt i den enkelte afdeling/institution af en administrator. Administrator er typisk afdelingens/ institutionens leder eller en medarbejder, som vedkommende har udpeget. Oprettelse af administrator fremgår af vejledningen på Indkøbs hjemmeside. Læs mere om E-handel og Aftalekataloget på Indkøbs Intranetside. Dernæst medfører E-handel store tidsmæssige besparelser. Når en indkøber fra Esbjerg Kommune har afgivet en ordre, gennemføres fakturering og betaling automatisk. Automatisk fakturakontrol Hvis leverandøren ved en fejl tager for høj en pris for varerne, bremses betalingen automatisk og udskrives Indkøbsaftaler Du kan se alle Esbjerg Kommunes indkøbsaftaler på Indkøbs intranetside altså også aftaler med de leverandører, som endnu ikke er med i E-handel. Du kan læse mere om E-handel og Aftalekataloget på Indkøbs hjemmeside på intranet. For at blive bruger af E-handelsystemet, skal din administrator oprette dig som bruger. Indkøbskonsulent Sys Frostholm 76 16 14 53 smf@esbjergkommune.dk Indkøbschef Jytte Lose 76 16 14 50 jylo@esbjergkommune.dk Indkøbskonsulent Maja Clausen 76 16 14 51 macl@esbjergkommune.dk 14 15