Tjekliste for udarbejdelse af minikampagner. Tjeklisten er en skabelon for implementering af FlexRegnskab på et lokalt rådgivningscenter. Tjeklisten er opbygget som et skema med tre kolonner: 1. Planlægningsprocessen. Overskrift og formålet med emnet. 2. Hvordan kan du arbejde med implementeringsprocessen? En uddybning af overskriften med gode råd og tips til de spørgsmål du skal stille dig selv i planlægningen. 3. Værktøjskassen. Her kan du finde skemaer, skabeloner og regneark til støtte for arbejdet. Planlægningen Formål med FlexRegnskab Formålet er at give en beskrivelse af, hvorfor FlexRegnskab er relevant og nødvendig at implementer på rådgivningscentret. Hvordan kan du arbejde med processen? Beskriv baggrund for at implementer FlexRegnskab. Hvad skal implementeringen resultere i for kunden, de ansatte og rådgivningscentret? Hvad skal formålet/udbyttet være for kunden? Hvad skal formålet/udbyttet være for rådgivningscentret? Hvad skal formålet/udbyttet være for afdelingen/ansatte? Værktøjskassen Mål med FlexRegnskab Konkrete mål der ønskes opfyldt ved implementering af FlexRegnskab på det lokale rådgivningscenter. Beskriv de mål der ønskes opfyldt i organisationen: i, under og efter implementering af FlexRegnskab. Målbeskrivelsen kan være udarbejdet efter SMART modellen: Specifikke Målbare Accepterede Realistiske Tidsbestemte Eksempel på målbeskrivelse: 300 kunder tilbydes FlexRegnskab inden udgangen af 2009. 200 kunder benytter FlexRegnskab inden 2010. Dækningsbidraget er 2.500 kr. pr. FlexRegnskab.
Etablering af styregruppe Der bør etableres en styregruppe for FlexRegnskab. Analyse af kundesegmentet Hvilke kunder skal tilbydes FlexRegnskab? Små produktionslandmænd Deltidslandmænd Erhvervskunder Hvem skal sælge FlexRegnskab til kunderne? Udpeget salgsansvarlig Assistenter Konsulenter Økonomi Samlede forventede økonomi for FlexRegnskab beregnes. En kritisk succesfaktor for implementering af FlexRegnskab er, at der sikres opbakning og handlingskraft til de ansvarlige for implementeringen. Styregruppens væsentligste ansvarsområde bliver at træffe beslutninger på baggrund af indstillinger fra de(n) ansvarlige for FlexRegnskab. Hvis der på forhånd er tvivl om, hvilke kunder der skal tilbydes FlexRegnskab, kan en markedsanalyse være medvirkende til at indkredse potentielle kunder. Fokus i en sådan analyse kan være på: Omsætning Produktions omfang Bilagsmængde Erhverv Prisfastsættelsen af FlexRegnskab skal etableres inden der rettes henvendelse til kunden, desuden skal der være en plan for hvordan de frigjorte ressourcer forventes anvendt. Nogle overvejelser der skal gøres er: Hvordan der sikres en retfærdig fordeling af besparelsen mellem rådgivningscentret og kunden? Hvad skal det koste? Hvad vil vi tjene på produktet? Hvordan de frigjorte ressourcer, primært assistenttimerne, anvendes i organisationen hvad er deres alternativ?
Samlet økonomisk beregning på, hvad det tilfører rådgivningscentret at implementere FlexRegnskab Sikre de nødvendige ressourcer til implementering og drift af FlexRegnskab. Placering af og driftsansvarlig for FlexRegnskab? Det endelige ejerskab af FlexRegnskab i organisationen bør etableres, er det afdelingslederen for økonomikontoret eller er det en afdeling under økonomi. Gør det endelige ansvar synlig i organisationen. Den lokal ansvarlige for FlexRegnskab bør udpeges og være med i planlægningen af implementeringsprocessen. Interessentanalyse Der udarbejdes en interessentanalyse med henblik på at udpege alle interessenter. Herefter laves aftale om, hvordan de enkelte interessenter involveres og informeres. Dette er en væsentlig øvelse i forhold til at sikre den brede opbakning til FlexRegnskab. Et eksempel på en interessentanalyse er følgende: Stor indflydelse Lille indflydelse Lille interesse Stor interesse Planlægning af implementeringsproces: Formålet: er at lave en detailplanlægning af implementeringsprocessen, så alle parter kan se processen og ved hvornår de skal involveres. FlexRegnskab kan virke som den måde vi allerede arbejder på ved fremstillingen af små regnskaber i Ø90. Det har dog vist sig, at der er mange forskellige arbejdsrutiner på det lokale regnskabskontor, derfor er det vigtigt at der skabes fælles forståelse for, hvordan FlexRegnskab udarbejdes. Det kræver større forandringer end forventet at ændre bare små rutiner, derfor skal det sikres at alle tager ejerskab til FlexRegnskab og den måde at udarbejde små regnskaber på, hvad enten det er assistenten, konsulenter eller ledere.
Der afholdes et formøde, hvor ledelsen og de ansvarlige medarbejdere planlægger formål, mål, succeskriterier, m.m. Det medvirker til at de overordnede rammer er på plads inden selve detailplanlægningen af implementeringsprocessen. Implementeringsprocessen kan bl.a. planlægges som en tretrinsraket på følgende måde: Opstartsmøde et kort møde der introducerer medarbejderne for FlexRegnskab og ridser formål, mål og organisering op. Det skal betragtes som en peptalk, motiver og modne dem til det egentlige arbejdsmøde. Arbejdsmødet her skabes der en intern vejledning for, hvordan et FlexRegnskab udarbejdes i Ø90. Der tages stilling til hvordan: der konteres, bilagene håndteres og indsendes, nye regnskaber oprettes i Ø90, momsen udarbejdes (kunden eller centret), m.m. Opfølgningsmøde her afholdes et kort møde, hvor der følges op på processen og eventuelle forbedringsforslag vendes, desuden kan der her nedsættes en følgegruppe der har til opgave at sikre den videre implementering og drift af FlexRegnskab Milepælsplan (tidsplan) og implementeringsproces skal kommunikeres ud i organisationen, så alle medarbejdere er informeret om, hvad implementeringsprocessen indebærer og hvad deres rolle er. Desuden skal timingen for hvornår implementeringsprocessen igangsættes være gennemtænkt, så det ikke sker i den mest travle periode på kontoret. Lokal organisering Udarbejdelsen af FlexRegnskab skal organiseres på det lokale rådgivningscenter? Der bør tages stilling til hvorledes FlexRegnskab bør organiseres lokalt, herunder hvem der skal udarbejde FlexRegnskab. Assistenter Konsulenter Eksempel på hvordan Gefion og LandboMidtØst har organiseret sig kan findes på følgende link: Gefion og LandboMidtØst. Kommunikationsplan Udarbejd en plan for hvordan FlexRegnskab kommunikeres ud i organisationen. En kommunikationsplan bør indeholde følgende elementer: Hvem, hvorfor og hvornår forskellige personer/afdelinger/udvalg skal inddrages Udpeg ambassadører for FlexRegnskab i organisationen.
Markedsføring, både internt og eksternt Planlægning af lokal markedsføringskampagne af FlexRegnskab. Formålet er at sikre alle kollegaerne ved, hvad der foregår og får mulighed for at bakke op omkring kampagnen. Intern markedsføring: Kollegaerne informeres om, at produktet bliver en del af rådgivningscentrets portefølje og den eksterne markedsføringskampagne påbegyndes Interessentanalysen kan evt. anvendes til at udpege hvem der skal informeres og hvordan Inspiration til lokal markedsføringskampagne kan findes på følgende link: Landbrugsinfo.dk/ FlexRegnskab Ekstern markedsføring: Planlægning af hvordan FlexRegnskab markedsføres over for kunderne, hvilke metode (direkte, artikler, kampagner, m.m.) skal anvendes, hvilke medier og hvordan vil vi præsentere det (layout)? Hvornår skal markedsføringskampagnen påbegyndes og hvilke deadlines skal overholdes? Hvem skriver artikler? Hvem kan kunden henvende sig til for yderligere information? Planlæg opfølgning hvem laver opfølgning og hvordan? Opfølgning på markedsføringskampagnen Formål: at sikre opfølgning på kunderne og den maksimale effekt af markedsføringstiltag. Opsamling af gode historier Formålet hermed er at synliggøre Den gode historie fortælles i organisationen, det værende sig på interne møder eller nyhedsbreve. Det behøver ikke kun og være succeser det kan
FlexRegnskabs resultater både internt og eksternt. også godt være erfaringer fra arbejdet med FlexRegnskab. Det skal planlægges hvornår og hvordan historien skal formidles. Evaluering og løbende opfølgning Formål: at sikre den erfaring og læring FlexRegnskab har givet viderebringes og implementeres i organisationen, til gavn for andre produkter/kampagner. Der skal samles op på alle de erfaringer der er gjort i implementeringsprocessen, herunder også hvilke erfaringer og udbytte det har givet inden for følgende områder: Økonomi Organisatorisk Implementering Kunder Medarbejdere Ekstra Ekstra Ekstra Evalueringen rapporteres til styregruppen/ledelsen, og det besluttes hvem der i øvrigt informeres.