Førmå ling på udbetåling åf sygedågpenge fælleskommunål vålidering I februar 2014 sendte KL resultaterne af den førmåling, der blev gennemført i foråret 2013 i fire, ud til de resterende for at få deres vurdering af førmålingen. Det skete konkret ved: At ne fik en oversigt over, hvordan tidsforbruget i førmålingen var fordelt på de 9 mest tidskrævende opgaver ( 87% af arbejdet) samt kategorien andet (13% af arbejdet). o I førmålingen viste analysen et effektiviseringspotentiale på mellem 44 og 55% af arbejdstiden på sygedagpenge. o Heraf kom hovedparten (mellem 40 og 49%) fra 7 af de 9 mest tidskrævende opgaver. o Med andre ord er de resterende 67 blevet bedt om at vurdere tidsforbruget på de helt afgørende opgaver for effektivisering af sygedagpengeudbetalingen med KOMBITs kommende sygedagpengeløsning. Kommunerne blev herefter bedt om selv at fordele deres arbejdstid, så det også gav 100 pct. Tidsopgørelsen er foretaget i uge 8 og 9 og er indberettet via et elektronisk spørgeskema. Spørgeskemaet er besvaret af 67. Resultaterne viser, at der er grundlæggende overensstemmelse mellem førmålingen (mørke søjler) og alle nes vurderinger (lyse søjler). Men der er også forskelle. Størst forskel er der på kategorien sagsspecifikke henvendelser, der varierer fra 11 pct. i førmålingen til 15 pct. i undersøgelsen i de 67. I de øvrige kategorier varierer de to målinger med mindre end 2 procentpoint. 25% Førmåling på udbetaling af sygedagpenge 2013 De 9 væsentligste opgaver 20% 15% 10% 5% 0% 17% 15% 7% 5% 20% 18% 17% 15% 15% 11% 7% 8% 4% 4% 3% 2% 3% 2% 13% 13% KL Førmåling Gennemsnit af 67 s vurdering 1
*Forklaring med de 9 typiske opgaver og andet kan ses i bilag 1. Vurdering af samlet effektiviseringsbidrag I KL s og KOMBIT s analyse vurderede KOMBIT, hvordan de forskellige opgaver, der er målt på, vil blive effektiviseret med den kommende Sygedagpengeløsning. Vurderingen er blevet trykprøvet i KOMBIT s referencegruppe og styregruppe. Vurderingen indeholder et minimum og et maksimum for at tage højde for udsving i den konkrete systemleverance, og kan ses i bilag 2. Kombinerer man denne vurdering med målingen ovenfor, der udtrykker, hvor meget de enkelte opgaver vægter, kan man beregne det samlede effektiviseringspotentiale i henholdsvis førmålingen og valideringen i de 67. Journaliser og fordel (scan, fordel, opret sag, stamdata mv.) Valider (mangler, fejl, adressat etc.) og indberet i system Generelle henvendelser - fx om udbetaling borger/arbejdsgiver/a-kasse ved fejl og mangler Effektivisering af opgaven - KOMBITS vurdering Vægt af opgaven Min. effektivisering af det samlede arbejde Maks. effektivisering af det samlede arbejde 1 2 3 4 5 6 7 8 Min Max Førmåling Gns 67 KL/ KOMBIT 67 KL/ KOMBIT 67 85% 95% 18% 20% 15% 17% 17% 19% 17% 15% 11% 10% 14% 13% 40% 60% 11% 15% 4% 6% 7% 9% 7% 8% 5% 5% 6% 7% Kontroller timer 4% 4% 3% 3% 3% 3% Afslag pga. uarbejdsdygtighed 3% 3% 0% 0% 0% 0% oplysningsskema. Notat af opbrugt fortrydelsesfrist. 85% 95% 2% 2% 2% 2% 2% 2% Samlet 40% 42% 49% 53% Tabellen skal læses således: Kolonne 1+2 viser KOMBIT s vurdering af effektiviseringspotentialet for den enkelte opgave Kolonne 3+4 viser vægtningen af opgaven det vil sige, hvor meget opgaven fylder i det samlede arbejde. Når summen heraf IKKE er 100 pct., er det, fordi der også er andre opgaver samt de to opgaver generelle henvendelser og aktindsigt, klager og anker. Produktet af effektiviseringsgrad og vægtning giver heraf minimum og maksimumeffektivisering af sygedagpengeopgaven. I Kolonne 5+6 er vist minimum. Det fremgår at de syv opgaver i KL s førmåling giver 40 pct. og i de 67 42 pct. 2
I Kolonne 7+8 er vist maksimum. Det fremgår at de syv opgaver i KL s førmåling giver 49 pct. og i de 67 53 pct. Konklusion Førmålingen viste et effektiviseringspotentiale på mellem 45 pct. og 54 pct. af den samlede sygedagpengeopgave. Der er i valideringsundersøgelsen taget udgangspunkt i de ni mest tidskrævende opgaver. Resultaterne viser bekræfter førmålingens resultater, og tenderer ovenikøbet til en lidt mere ambitiøs effektiviseringsvurdering, idet valideringsundersøgelsen, som nævnt kun omfatter potentialet på de 9 mest tidskrævende opgaver. 3
Bilag 1: De 9 typiske opgaver samt kategorien Andet, med forklaring Generel råd og vejledning samt klager og anker Overordnede opgaver Generel råd og vejledning Aktindsigt, klager og anker Forklaring Henvendelse fra borgere og virksomheder, som ikke vedrører konkrete sager. Typisk generelle spørgsmål om sygedagpenge, åbningstider, hvor og hvordan man ansøger etc. Aktindsigt i sygedagpengesager (udtage dokumenter og besvare aktindsigt). Håndtering af klager/anker, udarbejde svar, sender klager videre m.v. Anmeldelser, anmodninger, oplysningsbreve, underretningsbreve, udbetaling Journaliser og fordel Valider og indberet i system Sagsspecifikke henvendelser borger/arbejdsgiver/a-kasse ved fejl og manglende oplysninger Kontrollér timer Afslag - uarbejdsdygtighed oplysningsskema. Hvis returnerer OPL inden for 4 uger, så medvirker de igen, men har opbrugt fortrydelsesret Andet* Scanning, fordele post, oprette sager inkl. stamdata; journalisere ind og udgående mails/post; gøre notat i sager Validere modtagne oplysninger (mangler, fejl, adressat m.v.) og indberet i system. Borgere og virksomheders henvendelse om udbetalingsspecifikationer, næste udbetaling, spørgsmål om underretningsbrev, ferie Kontrol i dagpengesystem af oplysninger fra NemRefusion ved fx ændringer i delvist genoptaget arbejde og ændringer i ugentlig arbejdstid. Træffe beslutning og udarbejde afslag Udarbejde partshøring, gennemlæse partshøringssvar og evt. markering af brugt fortrydelsesret En mængde opgaver: Fx Stop sag i fagsystem og ESDH; Afslag på manglende oplysninger om opfyldelse af beskæftigelseskrav; gennemgang af ugelister og opgaver der følger heraf; Kontrol af inden indtægt; Kontrol af løn, beskæftigelseskrav; reaktion på VAS-advis (Se evt. nedenfor) 4
Bilag 2: Effektiviseringspotentiale i KOMBIT s kommende sygedagpengeløsning Effektivisering af opgaver KOMBITs vurdering af kommende sygedagpengeløsning Effektivisering af opgaver efter udbud Min Max Ikke-sagsspecifikke henvendelser Aktindsigt, klager og anker Journaliser og fordel (scan, fordel, opret sag, stamdata mv.) Valider (mangler, fejl, adressat etc.) og indberet i system Sagsspecifkke henvendelser - fx om udbetaling borger/arbejdsgiver/a-kasse ved fejl og mangler Kontroller timer Afslag pga. uarbejdsdygtighed oplysningsskema. Notat af opbrugt fortrydelsesfrist. Påvirkes kun sekundært og det er ikke vurderet hvordan opgaverne påvirkes Formålet med det nye system er, at sagsdannelsen skal ske automatisk, når indberetningen hentes fra NemRefusion. Først og fremmest stilles der nye krav til NemRefusion om øget validering, herunder krydsvalidering af indberetningerne. For det andet vil mange data kunne trækkes fra eksterne kilder, som styrker datakvaliteten. Der er således stor forventning til, at der kan automatiseres i høj grad. Der er mulighed for god information i selvbetjeningsløsningen. I starten vil effekten være mindre, men på sigt - når borgerne lærer at bruge deres side på Borger.dk - vil effekten være høj. En bedre styring via regler/kontroller i NemRefusion samt ændret opgørelse af satsberegningen, brugen af selvbetjeningsløsningen, vil medføre et reduceret behov for kontakt til hhv. borger og virksomhed. Hvis der indføres mulighed for angivelse af delvist genoptaget arbejde i en selvbetjeningsløsning for borgere - og et godt regelsæt for anvendelse af oplysningerne - er der mulighed for høj grad af automatisering. Her er der tale om en vurdering fra sagsbehandleres. Der er således ikke mulighed for at effektivisere afgørelsen. Da alle skal udfylde oplysningsskemaet via selvbetjeningsløsningen, kan der køres automatisk partshøring, da fristen kan styres 100 % via regler. Derudover kan brugen af fortrydelsesfristen registreres automatisk. - - - - 85% 95% 40% 60% 0% 0% 85% 95% 5