Kvantitative krav - oplæg Arbejdsmiljødag den 03.10.2017 kl. 8.30-10.40, Varde Kommune Lene Hvid Erhvervspsykolog, cand.psych.aut lh@amcentret.dk // 93 20 27 20
Lidt om mig
Formål Mængden af arbejdsopgaver kan vi nok ikke ændre på, men hvordan får vi så i fællesskab løst opgaverne? uden at det får uhensigtsmæssige konsekvenser
Arbejdstilsynets risikofaktorer i det psykiske arbejdsmiljø Stor arbejdsmængde og tidspres Høje følelsesmæssige krav i arbejdet Vold og trusler, traumatiske hændelser Mobning og chikane
Hvad betyder kvantitative krav? NFA (National Forskningscenter for Arbejdsmiljø) belyser kvantitative krav ved seks emner: Tid til arbejdsopgaverne Højt arbejdstempo Tidsfrister som er svære at overholde Uventede arbejdsopgaver Være til rådighed uden for normal arbejdstid Nødvendigt at arbejde over
Kvantitative krav Kvantitative krav drejer sig altså om medarbejderens opfattelse af, i hvilken grad de kommer ud for forskellige typer af krav i arbejdet. Kravene kan som nævnt fx omfatte arbejdsmængde, arbejdstempo, tidsfrister der er svære at holde, tidspres ved uventede opgaver, rådighed uden for normal arbejdstid og overarbejde Resultater af videnskabelige undersøgelser viser, at disse kvantitative krav på arbejdspladsen spiller en afgørende rolle for medarbejderens arbejde og trivsel. Høje krav i arbejdet kan være forbundet med en risiko for at udvikle problemer med helbredet, hvis medarbejderen ikke har tilstrækkelige arbejdsmiljømæssige og personlige ressourcer til at leve op til kravene
Drøftelse Hvilke kvantitative krav oplever du og dine kolleger særligt i Jeres arbejde?
Tidsudvikling Samlet set rapporteres der om flere kvantitative krav i 2014 end i 2012 Dette baseres på, at der for fire af spørgsmålene om kvantitative krav i arbejdet er sket en mindre forværring i scoren siden 2012 (højt arbejdstempo, tidspres pga. uventede arbejdsopgaver, stå til rådighed uden for normal arbejdstid samt nødvendigt at arbejde over) For de nævnte emneområder er forskellen på tallene hver især statistisk signifikante
The wicked problem et vilkår på moderne arbejdspladser Virksomheder i dag har den udfordring, at man skal leve op til en mængde tilsyneladende modsatrettede krav og gøre det på samme tid: Producer mere, servicer flere Brug færre penge Øg kvaliteten i jeres produkter Øg arbejdsglæden og trivslen hos jeres medarbejdere
Jeg er mit arbejde Det moderne arbejdsmarked efterspørger vores tanker, følelser, nysgerrighed, personlige og sociale kompetencer Fra fysisk energi og tid til vores engagement, følelser, kreativitet, nysgerrighed og relationelle kompetencer Vi bekræfter vores identitet gennem arbejdet. Fra jeg har et arbejde til jeg er mit arbejde Sammenfoldning mellem personlighed og arbejde Det gør os sårbare!
Fordele og ulemper Begejstring: Der er flow Oplevelsen af at det kører Jeg udvikler mig Belastning: Når arbejdspresset bliver for stort Anerkendelsen fra lederen mangler Når forventningerne ikke er afstemt Når rollefordelingen er uklar Tvivlen opstår, er det godt nok det jeg gør? - Så arbejder vi endnu mere og hårdere
Balance mellem krav og ressourcer
Krav For høje krav medfører symptomer som stressreaktioner, utryghed og træthed - specielt hvis de høje krav er kombineret med lille indflydelse og ringe social støtte For høje kvantitative krav medfører desuden både fysiske og psykiske nedslidningssygdomme Hvis kravene er for små, keder vi os, går i stå og får måske mindre selvtillid Hvis kravene er passende eller udfordrende, kan det give mulighed for udvikling især, hvis der er gode muligheder for at lære noget nyt
Ressourcer Ressourcer kan fx være: Personlige og faglige: fx kunnen, viden og erfaring Arbejdsorganisatoriske: fx Informationer, der er nødvendige for at udføre arbejdet og indflydelse på eget arbejde, fx på valg af hjælpemidler i arbejdssituationen Sociale: fx støtte og hjælp fra kolleger eller leder. Teknologiske: fx de hjælpemidler (maskiner, redskaber, værktøj og it) den enkelte bruger i sit arbejde Antallet af medarbejder
Ubalance mellem krav og ressourcer kan føre til stress
Vores krop og hjerne på overarbejde
Kort om stress Der findes ingen klar definition af stress Stress er en naturlig reaktion på en unaturlig situation Stress kan forstås som en biologisk mekanisme, som hjælper mennesket i kritiske situationer Stress opstår, når mennesket udsættes for pres, krav, forventninger, eller belastninger som overstiger de evner, ressourcer og muligheder, som mennesket har for at løse den kritiske situation
Hvad sker der i hjernen Hypothalamus vagt i gevær : puls og blodtryk stiger Hypofysen øget alarmberedskab: Adrenalin/ noradrenalin Følelsesmæssig vurdering i der limbiske system Udløsende hændelse Binyrerne afblæser alarmberedskabet: cortisol
Amygdala hjernens trusselsrespons Amygdala er hjernens vagthund, konstant vågen overfor mulige farer i omgivelserne Amygdala reagerer 3-4 gange hurtigere end vores bevidsthed Amygdala sikrer, at din koncentration snævres ind på den farlige situation indtil den er løst eller ovre Når amygdala aktiveres bliver vi primitive, vores pandelapper bliver sat ud af drift (den tænkende hjerne) Amygdala er mønstergenkender, den aktiveres, når vi oplever noget, der minder om tidligere oplevelser. Hvilke tidligere erfaringer har medarbejderne mon med arbejdsmiljøarbejdet, forandringer og lignende i din organisation
HVERDAGSSITUATIONER, DER TRIGGER AMYGDALA Statustrusler og statustab Diktater og gode råd For store mål Mikrobeskeder Fuld arbejdshukommelse (korttidshukommelse) Drænende fortolkninger
Symptomer på stress
Arbejdsmæssige konsekvenser ved kvantitative krav Problemer med at overholde kvalitet og serviceniveau Opgaver, der skal udføres, bliver ikke udført Tidsfrister eller lovgivningsmæssige krav, der ikke kan overholdes Klager fra elever og forældre og/eller samarbejdspartnere Fejlvurdering af sager Modstridende krav i arbejdet (ingen tydelig prioritering af kerneopgaven)
Drøftelse Hvilke arbejdsmæssige konsekvenser oplever du på din arbejdsplads som følge af mange kvantitative krav?
Kontrolcirklen
MENNESKETS PSYKOLOGISKE GRUNDBEHOV Behov for mestring (grundlæggende behov for at mestre vores omgivelser, udnytte og udvikle vores evner og færdigheder med passende udfordringer) Behov for mening (vi søger mening, meningsgivende retning i vores liv) Psykologisk grundbehov Behov for autonomi (at blive set, som den man er behov for at blive set, anerkendt, forstået og spejlet) Behov for at høre til (i fællesskab med andre hvor vi oplever tillid og tolerance, behov for at indgå i nære sociale relationer)
Vejen til god forebyggelse De seks guldkorn: Indflydelse (hvordan arbejdet udføres, pauser, hvem man arbejder sammen med, etc.) Mening (formål med arbejdet, sammenhæng med andres indsats, kvalitet) Forudsigelighed (relevante informationer om fremtidige forandringer og begivenheder) Social støtte (praktisk og følelsesmæssig støtte fra kolleger og ledere) Belønning (anerkendelse, karriere, løn) Passende krav (kvantitative, følelsesmæssige, sociale)
God forebyggelse inddrager alle niveauer i organisationen
Individ
De gode råd Kend dit stress-symptom og reager på det! Kend dine belastninger (arbejdet, familielivet, fritidsaktiviteter, balancen mellem dem?) Tal med andre om belastningerne og hvordan du oplever det (en kollega/amr/tr/leder, familie, venner) Kommuniker dine behov klart Sig nej, hold pauser Planlæg, gør én ting ad gangen Begræns din tilgængelighed Bed om hjælp til overblik og prioritering
Det handler om prioritering på dette niveau Drøft følgende med din leder: Hvad er mine SKAL opgaver Hvad er mine KAN opgaver Hvad er mine VIL opgaver Drøftelsen kan hjælpe den enkelte i den daglige prioritering af opgaver
En metode Vigtigt Vigtigt haster ikke B Vigtigt haster A Haster Ikke vigtigt haster ikke D Ikke vigtigt haster C
Refleksion Drøft to og to følgende spørgsmål: Hvor meget af din tid bruger du procentvis i hver rubrik?
Optimal fordeling af tid A = 20% af din tid B = 60% af din tid C = 20% af din tid
En anden metode Det er vigtigt Accepter det Gør noget ved det Der kan ikke gøres noget ved det Pyt Gør noget ved det ved lejlighed Der kan gøres noget ved det Det er ikke vigtigt
Gruppen
En ny bevægelse vi er hinandens arbejdsmiljø Fra dig og dit job Indflydelse, variation, udviklingsmuligheder osv. Til dig og de andre! Anerkendelse, social støtte, kommunikation, ledelse, konflikter osv.
Social støtte positive relationer på arbejdspladsen Når vi er under pres og oplever belastninger, har vi brug for andre. At kunne håndtere belastninger afhænger derfor ikke kun af vores egne ressourcer og evner, men i høj grad også af kvaliteten af vore relationer på arbejde og de sociale netværk, vi er en del af. Desuden viser forskning, at positive relationer på arbejdet: Øger trivsel og produktiviteten Gør medarbejderne mere modstandsdygtige overfor stress Mennesker, der har en ven på arbejdet er i gennemsnit 50% mere tilfredse og mere engagerede i deres arbejde - end hvis man ikke har
Behovet for at føle sig set og hørt En lille video
Relationel koordinering med kerneopgaven i centrum
Ledelsen
Biologien i stress Centrale områder for leder og organisation Kontrol oplevelse (Inoue) - Positivt. Hvis oplevelsen af kontrol er tilstede stimuleres produktion af serotonin (motorolien) - Negativt. Hvis oplevelsen af kontrol tabes, reduceres serotonin (motor brænder sammen, ved samme stresspåvirkning) Forventning (Dayan, Dolan og Schultz 2016) - Positivt. Stemmer forventning om belønning sammen med virkeligheden, stimuleres dopamin, som øger lysten til at arbejde, lære, og giver generel tilfredshed. (Brain prize 2017) - Negativt. Hvis belønning ikke stemmer overens, reduceres dopamin (de kognitive funktioner bliver hæmmet)
Klare forventninger Vigtigt at ledelsen indgår i dialog med medarbejderne om bl.a. følgende: Klar og tydelig prioritering af opgaver i forhold til arbejdsopgavernes tyngde, sværhedsgrad mv. Hjælp og støtte i forbindelse med udførelsen af arbejdet (metoder, it m.m.) Tydelighed om kravene i arbejdet og service/kvalitetsniveau Anerkendelse for udført arbejde Løbende instruktion og introduktion til at kunne løse kerneopgaven
Lederens forebyggelsesstrategier DU ER EN ROLLEMODEL VÆR EN GOD ÉN Vær eksplicit om dine forventninger til medarbejderen Hold gang i dialogen både når det går godt og mindre godt Insistér på pausernes vigtighed Giv sunde deadlines på opgaver Giv medarbejderne passende indflydelse på tilrettelæggelse og løsning af opgaver Giv jævnligt feedback (husk at fremhæve eksempler på det ønskværdige at fejre succes er) Fortæl om dine strategier/visioner og begrund beslutninger i forhold til de overordnede mål Hvis medarbejderen mister overblikket så tag to opgaver af medarbejderens skrivebord. Bliv véd, indtil det virker!
Organisationen
Organisationskulturen Organisationskulturen rummer en række grundantagelser, som kan være med til at hæmme eller fremprovokere stress hos medarbejderne disse skal vi have øje for i forståelsen, forebyggelsen og håndteringen af stress/arbejdet med kvantitative krav I er alle kulturskabere og bærer og kan dermed påvirke de underliggende antagelser Hvad er organisationens holdning til de stigende kvantitative krav og øget stress?!
Det vi siger Arbejdsprocesser/opgaver Vision Strategi Mål Planer Organisationsdiagram Det vi gør Usagte regler Ubevidste værdier, holdninger og følelser Det vi tager for givet
Afrunding Selvfølgelig var det med Det vil jeg gå hjem at gøre Jeg kom i tanke om AHA det havde jeg ikke tænkt på før