Drejebog for administrative opgaver ved organisationsændringer Sag 13-15072; dokument 160375-13; revideret 4. februar 2014
Indholdsfortegnelse INDHOLDSFORTEGNELSE 1 1 FORMÅL MED DREJEBOGEN 2 1.1 Fra idé til ny organisering 2 1.2 Overordnet tidsplan 2 2 ADMINISTRATIVE OPGAVER VED ORGANISATIONSÆNDRINGER 3 2.1 Et endeligt organisationsdiagram et must 3 2.2 Opgavefelter 3 2.2.1 Budget og kontering 3 2.2.2 Rettighedsstyring 4 2.2.3 Kontaktoplysninger 4 2.2.4 Teknik og flytteproces 4 2.3 Taskforce 5 2.3.1 Deltagere i taskforcen 5 3 TJEKLISTE 6 1/7
1 Formål med drejebogen Med denne drejebog får du inspiration til, hvordan du kan planlægge den bedste implementering af en forestående organisationsændring. Drejebogen behandler de administrative opgaver, der følger i kølvandet på organisationsændringer. Det omhandler primært opgaver, der sikrer at medarbejderen får sin løn, at økonomi konteres korrekt og at medarbejderen har adgang til de nødvendige systemer. 1.1 Fra idé til ny organisering Selve det at implementere er ny organisering er et komplekst projekt, der kræver fokus på mange forskellige aspekter. Kompleksiteten og den videre proces vil ofte fordre, at der etableres en form for projektorganisering, der står for gennemførelsen af selve organisationsændringen. Projektorganiseringen skal sikre den bedste proces fra drøftelse af ønsket om/forslaget til en ændring, over fastlæggelse og implementering af ændringen. Den er derfor afhængig af ændringens kompleksitet. Fra starten af projektet skal man derfor både tænke, at der vil være en række almindelige opgaver og afledte administrative opgaver. Fastlæg så tidligt som muligt en kommunikationsplan, så alle sikres informeret om processen og afledte følger Projektorganisering giver basis for den bedste oplevelse nedsæt en implementeringsgruppe og taskforce til at sikre, at faste opgaver håndteres Håndteringen af de almindelige opgaver, sikrer at organisationsændringen opleves som positiv og inddragende. Det er godt at have en implementeringsgruppe bestående af både ledere og medarbejdere. En gruppe, der følger op på, at der tages hånd om alle opgaver og hængepartier. Håndteringen af de administrative opgaver, sikrer at implementeringen rent teknisk (løn, systemadgang, mv.) bliver en god oplevelse. Disse opgaver løser en specielt etableret arbejdsgruppe (taskforce). Gruppen iværksættes så snart en struktur ligger fast. Det er dog først, når det endelige organisationsdiagram inklusive leder- og medarbejderplacering er på plads, at taskforcens opgaver begynder. 1.2 Overordnet tidsplan Organisationen inddrages Organisationsændring besluttes Organisationsændring er klar Organisationsændring træder i kraft 2/7
2 Administrative opgaver ved organisationsændringer 2.1 Et endeligt organisationsdiagram et must Et endeligt organisationsdiagram (helt ned på medarbejderens placering) er det væsentligste fundament for at opnå den bedste håndtering af de administrative opgaver, der er i forbindelse med organisationsændringer. Dette ligger således fast som den første opgave inden de administrative opgaver håndteres. Personaleafdelingen kræver derfor det endelige organisationsdiagram med ledelseslag og medarbejderplacering før selve opgaven løses. Personaleafdelingen planlægger dog forløbet og sammensætter en taskforce så snart, de har oplysninger om, at der er en organisationsændring på vej. 2.2 Opgavefelter Der er fire overordnede temaer i forbindelse med håndtering af de administrative opgaver ved organisationsændringer. - Budget og kontering - Rettighedsstyring - Kontaktoplysninger - Teknik og flytteproces Personaleafdelingen har en intern teknisk servicegruppe, der sikrer den daglige drift. Derudover er der en koordinerende gruppe med repræsentanter fra personaleafdelingen, økonomiafdelingen og it. Disse to grupper er omdrejningspunktet for etablering af den rette taskforce for den konkrete organisationsændring og dermed for den rette håndtering af opgavefelterne. Inden for hvert opgavefelt ligger der en række opgaver, som skal løses. Den ansvarlige afdeling udarbejder procedurer og interne arbejdsgange for løsning af opgaverne. 2.2.1 Budget og kontering Ved organisationsændringer skal der som udgangspunkt foretages rettelser i følgende systemer. SYSTEM OPUS LOS Prisme Kvikservice Personaleafdelingen Personaleafdelingen Økonomiafdelingen (ved økonomikonsulenten) Det endelige organisationsdiagram er fundamentet for de administrative opgaver ved organisationsændringer Ved større organisationsændringer, kan it ændre fællesbetegnelser inden for fagområdet/ fagområderne (titler, afdelinger, mv.) på én gang. Det kræver et udtræk i excel. De budget- og konteringsmæssige opgaver er essentielle for den del af de administrative opgaver, der vedrører lønninger og daglige økonomiske forhold i øvrigt. De danner derudover basis for, at de øvrige opgaver kan løses bedst muligt. 3/7
2.2.2 Rettighedsstyring Ved organisationsændringer skal der som udgangspunkt foretages rettighedsmæssige rettelser i følgende systemer. SYSTEM ESDH-system (Acadre, KMD Sag) Ekstranet (Administrationsportal for Digital Post) Prisme OPUS Fagsystem It It Økonomiafdelingen (prismekontoret) Personaleafdelingen (brugeradmin_personale) 2.2.3 Kontaktoplysninger Ved organisationsændringer skal der som udgangspunkt foretages rettelser følgende steder. STED Outlook Hjemmeside Signatur Brevpapir Visitkort Logo (via Kvikservice) (it/esdh) (KomUd/grafikere) (KomUd/grafikere) 2.2.4 Teknik og flytteproces Ved organisationsændringer skal der som udgangspunkt foretages rettelser følgende steder. Opgave Computer Telefon Seatingplan It og fagområdet/fagområderne Ved flytning til nye lokaler har it en særlig rolle. It og fagområdet/fagområderne Ved flytning til nye lokaler har it en særlig rolle. 4/7
2.3 Taskforce Når et færdigt organisationsdiagram for den nye organisering er klar, skal der nedsættes en arbejdsgruppe (taskforce). Det er den overordnede ledelsesrepræsentant for organisationsændringen, der iværksætter taskforcen. Taskforcens rolle er at sikre den bedste håndtering af de administrative opgaver. Deltagerne er tovholdere for forskellige opgaver. Dette betyder, at de skal sikre opgaver løses men opgaven kan de uddelegere til kolleger, mv. Personaleafdelingen har en intern teknisk servicegruppe, der sikrer den daglige drift. Derudover er der en koordinerende gruppe med repræsentanter fra personaleafdelingen, økonomiafdelingen og it. Disse to grupper er omdrejningspunktet for etablering af den rette taskforce for den konkrete organisationsændring. 2.3.1 Deltagere i taskforcen Deltagerne i taskforcen er - Overordnet ledelsesrepræsentant o Iværksætter taskforcen (via kontakt til Personale) - Personaleafdelingen o Koordinator for taskforcen o Tovholder for Rettighedsstyring - Økonomiafdelingen o Tovholder for Budget og kontering - It o Tovholder for Kontaktoplysninger - Fagområdet/fagområder o En medarbejder, der arbejder med de administrative opgaver i de afdelinger, der berøres af organisationsændringen (vidensperson, ressourceperson) 5/7
Et endeligt organisationsdiagram er udgangspunktet for den bedste håndtering af de administrative opgaver i forbindelse med organisationsændringer. Ændring per 1. januar er mest hensigtsmæssigt. 3 Tjekliste Nedenfor er angivet en række opgaver, der ligger hos taskforcens deltagere. Den overordnede ledelsesrepræsentant skal sikre: Organisering på plads Navne på afdelinger Organisatorisk placering af alle medarbejdere og ledere Fordeling af økonomi Samlet liste over hele den nye organisation Skabelon for Data ved organisationsændringer udfyldt Tag eventuelt udgangspunkt i den aktuelle lønoversigt fra OPUS Særskilt markering af dem, der flytter Send til personaleafdelingen Personaleafdelingen skal sikre: Indkaldelse af taskforce Foretag ændringer i OPUS (skal være færdig senest, når ændringen træder i kraft) LOS (skal være foretaget senest samme måned som ændringen træder i kraft) Økonomiafdelingen skal sikre Overensstemmelse af konti/kontoafsnit i forhold til den nye organisering. Bemærk, at det ved flytning af hele afsnit kan være hensigtsmæssigt, at Økonomi laver en kodning af hele kontoafsnit, fremfor, at det rettes enkeltvist i OPUS. Beregning og fordeling af bevillinger It-afdelingen skal sikre: It-teknisk opkobling Ændring af rettigheder i tværgående systemer skal sikre: Ændring af stamoplysninger i Kvikservice Ændring af rettigheder i lokale fag-systemer Organisationsdiagrammet for den nye organisation skal senest være færdig helt ned på medarbejder per den dato, som ændringen træder i kraft 6/7