Kommissorium for effektivisering af folkeskolen hjvhjgyu Effektivisering og udvikling af folkeskolen 15. november 2016
1 Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse... 1 Formål... 2 Mål og succeskriterier... 2 Interessentanalyse... 3 Risikoanalyse... 4 Organisering... 4 Kommunikationsplan... 5 Tids- og handleplan... 5 Økonomi og ressourcer... 5
2 Formål Byrådet har i forbindelsen med vedtagelse af budget 2017 besluttet at 2017 anses som udviklings- og planlægningsår for skoleområdet. Aktiviteterne skal munde ud i konkrete planer for udvikling, optimering og kvalitetssikring af området, således at de samlede serviceudgifter på området er reduceret fra 2018. Reduktionen skal ikke påvirke serviceniveau på SFO- og klub-området. Målet er at effektivisere for 12,3 mio. kr. i 2019 og i overslagsårene, med 5/12 virkning i 2018. Byrådet vedtog den 7. oktober 2015 i forbindelse med budgetaftalen, at folkeskolen er et nyt politisk tværgående strategisk mål for 2016-2019, og vedtog derfor det nye strategiske mål Trivsel, læring og dannelse. Målet er at: Fremtidssikre folkeskoleområdet via bæredygtige effektiviseringer, således at kvaliteten i tilbuddene fastholdes og videreudvikles. Forhindre kontinuerlige besparelser, som vil betyde en lavere kvalitet år efter år. Skabe økonomisk stabilitet på folkeskoleområdet, således at der fortsat kan arbejdes videre med kvaliteten og indholdet i folkeskolen med afsæt i Vores folkeskole i Egedal. Opnå en effektivisering på 12,3 mio. kr. Tværfagligt perspektiv. Effektiviseringen skal kobles til det strategiske mål Trivsel, læring og dannelse. Der skal endvidere være en kobling til ejendomsstrategien i forhold til effektiv udnyttelse af bygningsmassen og til en effektivisering på biblioteksområdet. Der skal afsøges muligheder for at etablere kombibiblioteker. Derfor skal der ses på mulighederne ved at optimere de fysiske rammer og skabe synergier mellem folkeskolernes pædagogiske læringscentre, folkebibliotekerne og kommunens kulturhuse. Mål og succeskriterier Det overordnede mål er, at visionen om Børn med overskud til nysgerrighed, fællesskab og sundhed opfyldes. Egedal skal være en kommune med et godt børne- og ungeliv. Et af målene er desuden at der skal findes effektiviseringer for 12,3 mio. kr. Effektiviseringerne skal være smarte og gennemtænkte på baggrund af en veltænkt strategi, så folkeskoleområdet sikres økonomisk ro og stabilitet i årene fremover. Målet skal nås gennem en bred tværgående indsats i forhold til det tværfaglige perspektiv. Arbejdet med at finde effektiviseringerne skal ses i sammenhæng med Egedal Kommunes vision og det øvrige strategiske arbejde, der er igangsat.
3 På den måde sikres, at de indsatsområder der prioriteres og igangsættes, altid er med til at understøtte den fælles vision for Kommunen, og samtidig skabes sammenhæng og synergieffekter mellem de forskellige tiltag. Kortlægning og overblik. I forbindelse med effektiviseringen skal der beskrives følgende: Overblik over økonomi og ressourcer. Beskrivelse og kortlægning af nuværende bygningsmasse. Beregninger over forskellige scenarier. Udnyttelse af bygningsmassen, herunder hvornår og hvordan bygningerne anvendes. Retning for arbejdet. Der skal afholdes en workshop, Der nedsættes en arbejdsgruppe, der kommer med forslag til arbejdet i workshoppen. Der skal tages stilling til deltagerliste til workshoppen, så en væsentlig del af interessentgruppen er repræsenteret. Der hentes inspiration udefra i form af oplæg af en fremtidsforsker, således at effektiviseringerne understøtter fremtidens skole. Interessentanalyse Der er identificeret følgende overordnede vigtige interessenter, der skal inddrages i arbejdet med målet: En interessentanalyse identificerer interessenterne og sorterer dem efter indflydelse, og de vigtigste interessenter udvælges. Dermed er der basis for at beskrive interessekonflikter og endelig drage konsekvenser i forhold til projektets organisering, formål, resultatmål og aktiviteter. Politikerne (Egedal Byråd og udvalg, specielt Børne- og Skoleudvalget) Skolebestyrelser Forældre til elever i folkeskolen Chefgruppen Ledere og andre nøglepersoner i Center for Skole og Dagtilbud Lærere, pædagoger, konsulenter mv. på området Børn og unge i Egedal (6-16 år) Øvrige centre (f.eks. CPK ift. Musikskolen, foreningerne, erhvervslivet, CSS ift. børn og unge med specielle behov, Jobcenteret ift. de unge og arbejde, CSO ift. sundhedsområdet mv., CBS ift. bibliotekerne og CEI ift. bygninger.) De faglige organisationer Der vil blive taget højde for at inddrage disse interessenter i den måde arbejdet med målet organiseres på. Se organisering.
4 Risikoanalyse Den helt overordnede risikovurdering omhandler først og fremmest følgende risici: En risikoanalyse kortlægger de mest genkendelige risici (risikable hændelser), der kan opstå eller allerede eksisterer, og det vurderes, hvor stor sandsynligheden er for, at risikoen opstår, samt hvad konsekvensen er, hvis denne risiko bliver en realitet. Som regel forholder man sig primært til den eller de risici, der har særlig høj risikoværdi, og for disse risici udarbejdes en plan for håndtering af hændelserne, hvis de skulle blive en realitet. Hvis ikke der findes en langsigtet og smart effektivisering, vil folkeskoleområdet fortsat lide under hyppige besparelser, som vil resultere i en lavere kvalitet, og dermed ringere læringsmiljø samt ringere arbejdsmiljø for både elever og medarbejdere. Manglende inddragelse af alle de relevante aktører/ interessenter, så der ikke findes den bedste og mest gennemtænkte effektivisering. Der må tages højde for at interessenterne kan opfatte koblingen af effektiviseringen med det strategiske mål Trivsel, læring og dannelse, som to modsatrettede bevægelser. Tidsplan for projektet og workshoppen må tage højde for interessenternes mulighed for inddragelse. Der vil blive udarbejdet en mere detaljeret risikoanalyse senere i forløbet sammen med en plan for, hvordan de risikable hændelser kan håndteres, hvis de opstår. Nogle af de væsentligste deltagere for de forskellige indsatsområder skal inddrages i denne risikoanalyse. Organisering Det foreslås, at arbejdet med målet organiseres på følgende måde: Nedsættelse af styregruppe Workshop Involvering af interessenter Arbejdsgrupper Løbende drøftelse i Børne- og Skoleudvalget Styregruppen består af: Én direktør
5 Tre relevante centerchefer To repræsentanter for skoleområdet Èn projektkoordinator Kommunikationsplan Med et mål der involverer mange forskellige interessenter og målgrupper skal der også meget hurtigt lægges en plan for, hvordan kommunikationen skal være. Kommunikationsplanen må tage højde for elementerne i risikoanalysen. Kommunikationsplanen må tage udgangspunkt i hvordan og hvorfor, der er en sammenhæng mellem effektivisering og det strategiske mål. Tids- og handleplan Arbejdet med målet vil stort set følge det normale årshjul for det politiske strategiske arbejde. Tidsplanen vil være som følger: - December 2016 godkender BSU og Byrådet kommissoriet - Januar 2017 godkender BSU arbejdsgruppen - I 2017 pågår arbejdet med at finde rationalet - Workshoppen afholdes senest i februar 2017 - Hvis der er noget der har indflydelse på budget 2018, skal de være klar senest august 2017. - Senest januar 2018 er arbejdet afsluttet af hensyn til skoleårets planlægning - Rationalet indarbejdes i skoleårets planlægning i marts 2018 - Udføres med 5/12 pr. 1. august 2018 til 2019, og derefter frem til 2021 - Efter workshoppen udarbejdes en mere deltaljeret tidsplan Økonomi og ressourcer Der er afsat 450.000 kr. til det strategiske mål Trivsel, læring og dannelse. Da der ikke er afsat økonomiske ressourcer til Effektivisering og udvikling af folkeskole og eventuel foredragsholder, foreslås det at hente midler fra det strategiske mål Trivsel, læring og dannelse.
Egedal Kommune Dronning Dagmars Vej 200 Egedal 3650 Kommune Ølstykke Dronning Tlf: Dagmars 7259 6000 Vej 200 3650 kommune@egekom.dk Ølstykke egedalkommune.dk