KALUNDBORG SPILDEVANDSANLÆG A/S, KALUNDBORG VARMEFORSYNING A/S OG KALUNDBORG VANDFORSYNING A/S PROJEKT: DET GODE SAMARBEJDE UDBUDSBETINGELSER DECEMBER 2016 VERSION: 16. DECEMBER 2016 1
INDHOLDSFORTEGNELSE 1. INDLEDNING 3 1.1 DET GODE SAMARBEJDE 3 1.2 UDBUDDETS OMFANG 3 1.3 UDBUDSFORM OG RETSGRUNDLAG 4 1.4 UDBUDSMATERIALET 4 2. UDBUDSBETINGELSER 5 2.1 ORDREGIVER 5 2.2 TIDSPLAN 6 2.2.1 ORIENTERINGS- OG SPØRGEMØDE 6 2.2.2 SPØRGSMÅL (TILBUDSFRIST) 7 2.2.3 TILBUDSFRIST 7 2.2.4 FORHANDLINGSMØDER OG ENDELIGT TILBUD 7 2.2.5 VURDERING AF TILBUD, INDHENTELSE AF DOKUMENTATION OG UNDERRETNING 8 2.2.6 KONTRAKTINDGÅELSE 8 2.3 TILDELINGSKRITERIUM, UNDERKRITERIER OG EVALUERINGSMETODE 9 2.3.1 UNDERKRITERIET "PRIS" 9 2.3.2 UNDERKRITERIET "CASE" 10 2.3.3 HVIS TILBUDSGIVER IKKE KAN UDFØRE FLERE DELKONTRAKTER SAMTIDIGT 11 2.4 TILDELING UNDER RAMMEAFTALERNE 11 2.5 FORBEHOLD 13 2.6 ALTERNATIVE TILBUD 13 2.7 VEDSTÅELSESFRIST 13 2.8 FORTROLIGHED 13 2.9 VEDERLAG 13 2
1. INDLEDNING 1.1 DET GODE SAMARBEJDE Kalundborg Spildevandsanlæg A/S, Kalundborg Varmeforsyning A/S og Kalundborg Vandforsyning A/S (hver for sig betegnet "Bygherre" og tilsammen "Bygherrer(ne)") ønsker at indgå rammeaftaler om renovering af henholdsvis spildevands-, varme- og drikkevandsledninger. Med dette udbud ønsker Bygherrerne og Kalundborg Forsyning - at ændre fundamentet for samarbejdet med de entreprenører, som arbejder med forsyningen. Målet med den valgte udbudsform og kontraktmodel er at opnå et værdibaseret og reelt samarbejde, som bygger på ansvarlighed, tillid og kvalitet ("Det Gode Samarbejde"). Ved at indgå rammeaftale om entreprenørarbejder over en fireårig periode med tre entreprenører for hver forsyningsart, ønsker Bygherrerne at etablere stærke relationer, og dermed opnå et godt samarbejde til gavn for alle parter. Et styrket samarbejde skal blandt andet give alle parter: Bedre dialog og større gensidig forståelse og respekt for ønsker og krav til udførelse og kvalitet, Løbende optimering af projekterne kvalitet og økonomi, Færre tvister om ekstraarbejder, samt mulighed for at opnå bonus, Større tilfredshed med leverancerne, og Bedre økonomi i de enkelte projekter og generelt. Det Gode Samarbejde forudsætter, at alle tager ansvar for at levere et godt stykke arbejde, og at parterne har tillid til hinanden. Derfor lægger Bygherrerne også stor vægt på, at de medarbejdere, som bliver tilknyttet samarbejdet og som deltager i projekterne, er fortrolige med principperne i Det Gode Samarbejde og er fast tilknyttet de projekter, som er omfattet af rammeaftalerne. 1.2 UDBUDDETS OMFANG Udbuddet består af følgende tre delkontrakter (det fremgår af parentes, hvilken Bygherre, som er kontraktpart på den enkelte delkontrakt): Delkontrakt 1 (Kalundborg Spildevandsanlæg A/S) Delkontrakt 2 (Kalundborg Varmeforsyning A/S Delkontrakt 3 (Kalundborg Vandforsyning A/S) Derudover indgås en fjerde, "hvilende" rammeaftale på hver af de tre forsyningsarter. Den "hvilende rammeaftale" har karakter af en vedståelsesaftale, idet Entreprenøren på den fjerde rammeaftale i 12 måneder skal være parat til at indtræde i rammeaftalen i tilfælde af, at en af de tre primære rammeaftaler ophører, herunder som følge af en Entreprenørs konkurs, misligholdelse eller andet. Hver delkontrakt har karakter af en rammeaftale og vil blive tildelt tre tilbudsgivere. Der vil således for hver af de tre delkontrakter blive indgået parallelle rammeaftaler med tre tilbudsgivere (og en hvilende aftale (vedståelsesaftale) med en fjerde tilbudsgiver: Spildevandsanlæg A/S Varmeforsyning A/S Vandforsyning A/S E 1 E 2 E 3 E 4 E 1 E 2 E 3 E 4 E 1 E 3 E 4 E 2 Hver kontrakt indgås for en 4-årig periode. 3
Multiprojekter (dvs. projekter, hvor der skal udføres arbejder, som vedrører flere forsyningsarter) omfattes som udgangspunkt af de tre delkontrakter. Bygherre vil for hvert multiprojekt udpege en ansvarlig Entreprenør, som herefter skal koordinere arbejderne under de berørte delkontrakter. Bygherre kan som alternativ vælge at lade multiprojekter udføre uden for delkontrakterne. De opgaver, som vindende tilbudsgiver på hver af de udbudte delkontrakter (herefter betegnet "Entreprenør(en)") skal udføre, betegnes samlet "Arbejder(ne)" og er detaljeret beskrevet i de tekniske udbudsdokumenter. 1.3 UDBUDSFORM OG RETSGRUNDLAG Udbuddet gennemføres i henhold til udbudsloven, jf. lov nr. 1564 af 15. december 2015. Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling, jf. udbudslovens 61, stk. 1, litra (b) og (c), idet Entreprenørerne under udførelsen anspores til at udvikle innovative løsninger, ligesom rammeaftalerne som følge kompleksiteten og fordelingen af risici ikke kan tildeles uden forudgående forhandling. Udbudsformen betyder, at processen i hovedtræk indeholder følgende aktiviteter: 1. Virksomheder kan på baggrund af udbudsbekendtgørelsen ansøge om prækvalifikation ("åben runde"). 2. På baggrund af de modtagne prækvalifikationsansøgninger prækvalificeres seks virksomheder på hver delkontrakt. 3. Prækvalificerede virksomheder kan afgive tilbud ("lukket runde"). 4. Efter tilbudsfristens udløb kan hver Bygherre vælge at træffe tildelingsbeslutning alternativt kan Bygherre beslutte at indlede forhandlinger. 5. Efter tilbudsfristens udløb (og efter et eventuelt forhandlingsforløb, se pkt. (4)) tildeler Bygherre hver delkontrakt til de tre tilbudsgivere, som har afgivet de tilbud, som afspejler bedste forhold mellem pris og kvalitet. Den fjerdebedste tilbudsgiver vil blive tildelt en "hvilende rammeaftale", se nes afsnit 2.2.6. 6. De vindende tilbudsgiver skal gennemføre et certificeringsforløb (2-3 dage) hos Kalundborg Forsyning. Forløbet afsluttes med en eksamen. Deltager og/eller gennemfører en tilbudsgiver ikke certificeringsforløbet, kan Bygherre omgøre tildelingsbeslutningen. De afsnit, som er markerede med grønt, er de afsnit, som udelukkende er relevante i prækvalifikationen, dvs. frem til ansøgningsfristens udløb. De afsnit, som er markerede med grønt, er beskrevet i dokumentet Prækvalifikationsbetingelser. De øvrige afsnit er beskrevet i dette dokument (ne). 1.4 UDBUDSMATERIALET Det samlede udbudsmateriale består af følgende dokumenter: Udbudsbekendtgørelse. Prækvalifikationsbetingelser med tilhørende ESPD. (nærværende dokument). Case-beskrivelse for hver af de udbudte delkontrakter. Delkontrakt 1: Kontraktudkast. 4
Tilbudsliste (TBL). Tilbuds- og afregningsgrundlag (TAG). Tekniske arbejdsbeskrivelser med bilag i henhold til bilagsliste og tegninger i henhold til tegningsoversigt. Delkontrakt 2: Kontraktudkast. Tilbudsliste (TBL). Tilbuds- og afregningsgrundlag (TAG). Tekniske arbejdsbeskrivelser med bilag i henhold til bilagsliste og tegninger i henhold til tegningsoversigt. Delkontrakt 3: Kontraktudkast. Tilbudsliste (TBL). Tilbuds- og afregningsgrundlag (TAG). Tekniske arbejdsbeskrivelser med bilag i henhold til bilagsliste og tegninger i henhold til tegningsoversigt. Eventuelle spørgsmål og svar og rettelsesblade offentliggjort i tilbudsfasen. Enhver henvisning til "udbudsgrundlaget" eller "udbudsmaterialet" i dette dokument eller i de dokumenter, som er nævnt herudover, skal forstås som en samlet henvisning til de dokumenter, som fremgår af dette punkt 1.4. Medmindre andet udtrykkeligt fremgår af sammenhængen, gælder udbudsmaterialet for alle tre delkontrakter. Udbudsmaterialet er elektronisk tilgængeligt på Bygherrernes hjemmeside; http://www.kalfor.dk/erhverv/udbud/. 2. UDBUDSBETINGELSER 2.1 ORDREGIVER DELKONTRAKT 1: Kalundborg Spildevandsanlæg A/S CVR nr. 31 77 46 59 Dokhavnsvej 15 4400 Kalundborg DELKONTRAKT 2: Kalundborg Varmeforsyning A/S CVR nr. 31 77 49 85 Dokhavnsvej 15 4400 Kalundborg DELKONTRAKT 3: Kalundborg Vandforsyning A/S CVR nr. 31 77 47 56 Dokhavnsvej 15 4400 Kalundborg Eventuelle henvendelser vedrørende udbuddet skal ske til ANS@horten.dk. 5
Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at alle henvendelser skal ske skriftligt. Der kan ikke rettes telefoniske eller personlige henvendelser hverken direkte til Bygherrerne eller disses rådgivere vedrørende udbuddet. 2.2 TIDSPLAN Hovedtidsplanen for udbuddets gennemførelse er som følger: AKTIVITET DATO Underretning om prækvalifikation (forventet) 16. december 2016 Orienterings- og spørgemøde (se afsnit 2.2.1) 4. januar 2017 kl. 14-16 "Frist" for spørgsmål (se afsnit 2.2.2) 9. januar 2017 Tilbudsfrist (se afsnit 2.2.3) 17. januar 2017 kl. 12:00 Forhandlingsmøder (eventuelt)(se afsnit 2.2.4) Uge 4 (ons-fre)(2017) Underretning om tildelingsbeslutning (se afsnit 2.2.5) 20. februar 2017 Certificeringsforløb (se afsnit 2.2.5) 27.-28. februar 2017 Kontraktindgåelse (tidligst)(se afsnit 2.2.6) 6. marts 2017 Bemærk: For hver af de udbudte delkontrakter gælder, at Bygherrerne kan træffe tildelingsbeslutning på grundlag af de først modtagne tilbud. Det er således ikke givet, at Bygherrerne vælger at afholde forhandlingsmøder, ligesom tilbudsgiverne ikke nødvendigvis får adgang til at afgive et yderligere tilbud. Bemærk: Tilbudsgiverne opfordres til ikke at tage forbehold. For god ordens skyld bemærkes, at hver Bygherre såfremt tildeling ikke sker på grundlag af det indledende tilbud anser sig for berettiget til at forhandle om alle tilbud. Bygherrerne anser sig således for berettiget til at indlede forhandlinger med tilbudsgivere, der har afgivet tilbud med forbehold, herunder forbehold over for grundlæggende vilkår i udbudsgrundlaget. Ethvert forbehold over for grundlæggende vilkår i udbudsgrundlaget skal dog frafaldes senest i det endelige tilbud, idet Bygherrerne ellers er forpligtet til at forkaste tilbuddet. Såfremt Bygherrerne vælger at tildele på grundlag af de indledende tilbud, vil tilbud indeholdende forbehold over for grundlæggende vilkår blive forkastet, se afsnit 2.5. Inden for udbudslovens rammer forbeholder Bygherrerne sig ret til at ændre på ovenstående tidsplan. 2.2.1 ORIENTERINGS- OG SPØRGEMØDE Bygherrerne afholder et orienterings- og spørgemøde den 4. januar 2017 kl. 14.00. Mødet finder sted på følgende adresse: Kalundborg Forsyning Dokhavnsvej 15 4400 Kalundborg På mødet vil Bygherrerne kort beskrive rammerne for tilbudsfasen, ligesom tilbudsgiverne får lejlighed til at fremkomme med eventuelle spørgsmål. Af hensyn til forplejning bedes tilbudsgiverne oplyse forventet deltagerantal til ANS@horten.dk senest den 3. januar 2017. 6
2.2.2 SPØRGSMÅL (TILBUDSFRIST) Alle spørgsmål vedrørende udbuddet skal fremsendes til ANS@horten.dk. Tilbudsgiverne opfordres til at stille deres spørgsmål senest den 9. januar 2017. Alle spørgsmål (også spørgsmål modtaget efter ovenstående "frist") vil blive besvaret i det omfang det er muligt at fremkomme med en besvarelse senest 6 kalenderdage inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål og svar, samt eventuelle rettelser vil blive offentliggjort på hjemmesiden, ligesom tilbudsgiverne orienteres direkte pr. e-mail om spørgsmål/svar og eventuelle rettelsesblade. 2.2.3 TILBUDSFRIST Tilbudsfristen er den 17. januar 2017 kl. 12.00. Tilbud skal sendes til/afleveres hos: Kalundborg Forsyning Dokhavnsvej 15 4400 Kalundborg Tilbuddene skal afleveres i et fysisk eksemplarer, samt et elektronisk eksemplar (usb eller lignende). På hver delkontrakt skal tilbuddet som minimum indeholde: 1. Udfyldt og underskreven tilbudsliste, se afsnit 2.3.1. 2. Tilbudsbeskrivelse "Case", se afsnit 2.3.2. 3. Oplysning om, hvor mange delkontrakter, tilbudsgiver kan løfte samtidig og i givet fald prioritering af delkontrakter, se afsnit 2.3.3 (alene relevant for tilbudsgivere, som er prækvalificeret til at afgive tilbud på flere delkontrakter). Tilbuddet skal affattes på dansk, dog accepteres dokumenter af teknisk, beskrivende karakter på engelsk. Umiddelbart efter tilbudsfristens udløb åbnes tilbuddene på ovenstående adresse. Tilbudsgiverne har adgang til at overvære åbningen af tilbuddene, ligesom tilbudsgiverne ved åbningen vil blive gjort bekendt med tilbudssummer og eventuelle forbehold. 2.2.4 FORHANDLINGSMØDER OG ENDELIGT TILBUD Efter tilbudsfristens udløb vil Bygherrerne vurdere, om det er hensigtsmæssigt at afholde individuelle forhandlingsmøder med tilbudsgiverne, se afsnit 2.2. Denne vurdering vil blive foretaget for hver delkontrakt. Det er således muligt, at en eller flere delkontrakter tildeles uden forhandling, mens der indledes forhandlinger om tilbuddene på andre delkontrakter. Bygherrerne giver hurtigst muligt efter tilbudsfristen besked om, hvorvidt forhandlingsmøderne gennemføres og i givet fald, hvornår. Bygherrerne forventer, at eventuelle forhandlingsmøder vil blive afholdt i uge 4 (2017). Bygherrerne forventer, at forhandlingsmøderne på Delkontrakt 1 vil blive afholdt den 25. januar 2017, forhandlingsmøder på Delkontrakt 2 den 26. januar 2017, og endelig forhandlingsmøder på Delkontrakt 3 den 27. januar 2017. Tilbudsgiverne bedes allerede nu reserverer disse datoer. 7
Gennemføres forhandlingsmøderne, vil tilbudsgiverne forud for mødet modtage en dagsorden. På baggrund af forhandlingsmøderne vil Bygherrerne vurdere, om tilbudsgiverne skal afgive endnu et tilbud, ligesom Bygherrerne vil fastsætte en endelig frist herfor. Bygherrerne forbeholder sig at gennemføre flere forhandlingsrunder. Endvidere forbeholder Bygherrerne sig at forhandle skriftligt med tilbudsgiverne, dvs. uden afholdelse af forhandlingsmøder. Der kan såfremt der indledes forhandlinger forhandles om alle aspekter af kontraktgrundlaget, samt de tekniske betingelser. Bygherrerne anser sig således ikke på forhånd afskåret fra at ændre på udbudsmaterialet, idet Bygherrerne dog ikke inden for de udbudsretlige rammer kan ændre på grundlæggende vilkår. 2.2.5 VURDERING AF TILBUD, INDHENTELSE AF DOKUMENTATION OG UNDERRETNING Efter tilbudsfristens udløb foretager Bygherrerne indledningsvist en vurdering af, hvorvidt tilbuddene opfylder de formelle og materielle krav til indhold og udformning. Dernæst foretager Bygherrerne en evaluering af tilbuddene i forhold til de offentliggjorte under- og delkriterier, jf. afsnit 2.3. På baggrund af denne evaluering fastsætter Bygherrerne over for de "vindende" tilbudsgivere en frist til at bekræfte, at den dokumentation, som er fremsendt i forlængelse af prækvalifikationen, fortsat er retvisende, se Prækvalifikationsbetingelserne. Efter udløbet af ovennævnte frist og forudsat, at bekræftelse modtages fra "vindende" tilbudsgivere, underretter Bygherre på hver delkontrakt elektronisk tilbudsgiverne om, hvilket tilbud, der afspejler det bedste forhold mellem pris og kvalitet. Derefter skal de vindende tilbudsgivere gennemføre og bestå et uddannelsesforløb hos Bygherrerne med henblik på at opnå certificering i Det Gode Samarbejde. Bemærk: Der indgås som udgangspunkt ikke kontrakt, hvis Entreprenøren ikke deltager i/opnår certificering, se afsnit 2.2.6. 2.2.6 KONTRAKTINDGÅELSE På hver delkontrakt indgås der aftale mellem Bygherre og Entreprenøren på baggrund af det kontraktudkast, som indgår i udbudsmaterialet, jf. afsnit 1.4. Der indgås som udgangspunkt kun kontrakt, hvis Entreprenøren forinden har opnået certificering, se afsnit 2.2.5. Opnår Entreprenøren ikke certificering, kan Bygherre således vælge at forkaste tilbuddet. Kontrakten vil tidligst blive indgået efter udløbet af den obligatoriske standstill-periode. Standstillperioden løber 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor Bygherrerne elektronisk har afsendt underretningen om tildelingsbeslutningen til tilbudsgiverne. Bemærk: Hver delkontrakt vil blive tildelt de tre tilbudsgivere, som har afgivet de tre bedste tilbud, se afsnit 2.3. Derudover vil hver Bygherre indgå en "hvilende" aftale med den tilbudsgiver, som på den enkelte delkontrakt har afgivet det fjerdebedste tilbud. Denne aftale vil i en periode på 12 måneder have karakter af en vedståelsesaftale, som i hovedtræk indebærer følgende: Tilbudsgiver skal vedstå sig sit tilbud i 12 måneder efter Ikrafttrædelsesdatoen (se kontraktudkast) (herefter"vedståelsesperioden"). Hvis en rammeaftale med en af de tre primære Entreprenører bringes til ophør i Vedståelsesperioden, skal tilbudsgiveren hvis Bygherre ønsker det - påtage sig de 8
rettigheder og forpligtelser, som følger af rammeaftalen. Tilbudsgiverne kommer altså "på rammeaftalen". Hver Bygherre har ret, men ikke pligt til at udnytte vedståelsesaftalen. Tilbudsgiver har ikke krav på at blive tildelt en egentlig rammeaftale heller ikke i det tilfælde, at en af de tre primære rammeaftaler bortfalder. Efter Vedståelsesperiodens udløb, bortfalder den "hvilende" rammeaftale. Entreprenøren på den "hvilende" rammeaftale kan ikke rejse krav om erstatning, godtgørelse eller anden kompensation, såfremt Bygherre vælger ikke at lade Entreprenøren komme på rammeaftalen i tilfælde af, at en rammeaftale med en af de tre primære Entreprenører bringes til ophør. 2.3 TILDELINGSKRITERIUM, UNDERKRITERIER OG EVALUERINGSMETODE Tildelingskriteriet er det "bedste forhold mellem pris og kvalitet", jf. udbudslovens 162, stk. 1, pkt. 3, med følgende underkriterier (vægtning anført i parentes): "Pris" (50 %) "Case" (50 %) Tildelingskriteriet og underkriteriet er det samme for hver af de tre delkontrakter og er derfor beskrevet under ét i de efterfølgende afsnit. Hver delkontrakt vil blive evalueret og tildelt hver for sig. 2.3.1 UNDERKRITERIET "PRIS" Ved evalueringen af tilbuddene i forhold til underkriteriet "Pris" vil Bygherre lægge vægt på den samlede tilbudspris ekskl. moms, der fremgår af tilbudslisten. For god ordens skyld bemærkes, at tilbudslistens side 1 vil indeholde en samlet pris for casen. Denne pris indgår ikke i evalueringsgrundlaget i forhold til underkriteriet "Pris". Til brug for evalueringen af tilbuddet i forhold til underkriteriet "Pris" skal tilbudsgiverne udfylde og underskrive den tilbudsliste, som indgår i udbudsmaterialet, jf. pkt. 1.4. Bemærk: En ikke-udfyldt post, eller en post udfyldt med tegn eller bogstaver, vil af Bygherre blive tolket således, at tilbudsgiver har tilbudt den pågældende ydelse til 0 kr. Tilbudsgiver vil være forpligtet til at levere den pågældende ydelse til 0 kr. Evalueringsmetoden på underkriteriet "Pris" er som følger: Der tildeles points på en skala fra 0-100. Den tilbudsgiver, der har afgivet den laveste tilbudspris, tildeles 100 point. En fiktiv tilbudssum på 50 % dyrere end laveste pris tildeles 0 point. Øvrige tilbudspriser tildeles points ud fra en lineær interpolation mellem ovennævnte yderpunkter (pointmodel). Det tildelte point x med vægtningen af underkriteriet "Pris". Såfremt der mod forventning modtages tilbud (mindst et), der er højere (dyrere) end laveste tilbudspris plus 50 %, tildeles karakteren 0 i stedet til den højeste (dyreste) afgivne tilbudspris (primær tilpasningsmodel), dog kan den pris, der tildeles pointtallet 0 aldrig overstige laveste pris plus 80 % (sekundær tilpasningsmodel). Spændet på pointskalaen er således maksimalt laveste tilbudspris plus 80 %. Ved anvendelse af den sekundære tilpasningsmodel vil tilbud, som overstiger laveste pris + 80 % vil blive tildelt pointtallet 0. 9
2.3.2 UNDERKRITERIET "CASE" Tilbudsgiverne skal som en del af tilbuddet aflevere et løsningsforslag, som besvarer de stillede spørgsmål, samt beskriver optimeringsmuligheder og kvalitetssikringstiltag for den udsendte case, se nedenfor. Bygherrerne vil med underkriteriet "Case" lægge vægt på i hvilket omfang det fremsendte løsningsforslag/besvarelse optimerer opgaveudførelsen mest muligt. Bygherrerne vil ved evalueringen af dette delkriterium lægge vægt på: Den tekniske løsning i forhold til sikre bæredygtighed, holdbarhed og driftssikkerhed Optimering af tidsplan og/eller økonomi Samtænkning af projekter/arbejder Kundehåndtering, idet det er vigtigt for Bygherrerne, at tilbudsgiver udviser en fleksibel, dialogorienteret og hensynsfuld tilgang til kunderne. Mindskning af trafikgener At tilbudsgiver implementerer tiltag, som sikrer kvaliteten af tilbudsgivers ydelser igennem processen. Med undtagelse af de elementer, som i de tekniske beskrivelser måtte være markerede som mindstekrav, kan der optimeres på alle dele af casen, herunder den tidsmæssige planlægning. Tilbuddet skal indeholde oplysninger, som sætter Bygherrerne i stand til at evaluere tilbuddet i forhold til underkriteriet. Tilbuddet bør derfor fremsende følgende: Besvarelse af de spørgsmål, som Bygherre har stillet i den offentliggjorte case. Den tekniske løsning i forhold til sikre bæredygtighed, holdbarhed og driftssikkerhed. Teknisk beskrivelse af de optimeringstiltag, som tilbudsgiver foreslår. For hvert optimeringsforslag, bør tilbudsgiver beskrive de tids- og/eller økonomiske aspekter af tiltaget. Samtænkning af projekter/arbejder. Beskrivelse af, hvor kunder håndteres. Hvordan tilbudsgiver i projektet vil sikre trafikafvikling og mindskning af trafikgener. De konkrete kvalitetssikringstiltag, som vil blive iværksat. Tegningsmateriale, hvis relevant. Evalueringsmetoden: Til bedømmelse af tilbuddene i forhold til underkriteriet "Case" anvendes nedenstående pointskala. Nedenstående point afspejler alene pejlemærker på denne skala. Der kan således tildeles et hvilket som helst point mellem 0 og 100. POINT PROSA 100 Særdeles tilfredsstillende løsning, der opfylder alle Bygherres ønsker. 70 God løsning, der opfylder en stor del af Bygherres ønsker. 50 Middel løsning, der opfylder flere af Bygherres ønsker. 30 Under middel løsning, der kun opfylder enkelte af Bygherres ønsker. 0 Løsning, der kun netop opfylder mindstekrav og er uden yderligere merværdi. Henvisningen i pointskalaen til "Bygherres ønsker" skal forstås som en henvisning til beskrevne delkriterier. Det tildelte point x med vægtningen af underkriteriet "Case". 10
2.3.3 HVIS TILBUDSGIVER IKKE KAN UDFØRE FLERE DELKONTRAKTER SAMTIDIGT Som det fremgår af Prækvalifikationsbetingelserne kunne ansøger anmode om prækvalifikation på flere delkontrakter, selvom ansøger ikke ultimativt ville kunne udføre flere delkontrakter samtidigt. Tilbudsgivere, som er prækvalificeret til flere delkontrakter, skal som en del af tilbuddet oplyse, hvor mange delkontrakter, tilbudsgiver kan løfte samtidigt, ligesom tilbudsgiver skal prioritere de forskellige delkontrakter (alene såfremt tilbudsgiver ikke kan løfte alle delkontrakter samtidigt). En tilbudsgiver, som alene kan løfte én delkontrakt, vil såfremt samme tilbudsgiver står til at blive tildelt flere delkontrakter blive tildelt den delkontrakt, hvor tilbudsgiver har fået den højeste placering. Hvis tilbudsgiver på to eller flere delkontrakter har fået den samme placering, vil tilbudsgiver alene blive tildelt sin første prioritet. EKSEMPEL: Tilbudsgiver har afgivet tilbud på Delkontrakt 1 og Delkontrakt 2 og har samtidig oplyst alene at ville kunne løfte én delkontrakt. Tilbudsgiver har oplyst, at Delkontrakt 1 er prioritet 1, mens Delkontrakt 2 er prioritet 2. Efter evalueringen kan Bygherrerne konstatere, at tilbudsgiver står til at blive tildelt både Delkontrakt 1 og Delkontrakt 2, idet tilbudsgiver på Delkontrakt 1 er rangeret som nr. 2 og på Delkontrakt 2 er rangeret som nr. 1. I denne situation vil tilbudsgiver blive tildelt Delkontrakt 2, idet tilbudsgiver på denne delkontrakt er rangeret højest. 2.4 TILDELING UNDER RAMMEAFTALERNE Hver delkontrakt (rammeaftale) vil blive tildelt de tre tilbudsgivere, som har afgivet de tilbud, der afspejler bedste forhold mellem pris og kvalitet, se afsnit 2.3. Vedrørende den fjerde, "hvilende" rammeaftale henvises til afsnit 2.2.6. Tildeling af ikke-akutte opgaver under delkontrakterne vil ske ved direkte tildeling baseret på nedenstående, objektive kriterier: ÅR År 1 (2017) OBJEKTIVE KRITERIER FOR DIREKTE TILDELING Hver Bygherre kender på kontrakttidspunktet den samlede anlægsportefølje, som forventes at skulle sættes i gang i 2017. Tilbudsgiverne rangeres på baggrund af evalueringen, se afsnit 2.3 som nr. 1,2 og 3. Den tilbudsgiver, som er rangeret bedst (nr. 1) tildeles projekter svarende til 35-45 % af den samlede anlægsportefølje. Den tilbudsgiver, som er rangeret næstbedst (nr. 2) tildeles projekter svarende til 25-35 % af den samlede anlægsportefølje, mens den tilbudsgiver, som er rangeret sidst (nr. 3) tildeles projekter svarende til 25-35 % af den samlede anlægsportefølje. %-andelen, jf. foranstående, opgøres i forhold til mængder og således ikke i forhold til de tilbudte priser. Det er Bygherres hensigt, at Entreprenør nr. 1 tildeles så tæt på 40 % af anlægsporteføljen som muligt, mens Entreprenør nr. 2 og nr. 3 hver tildeles så tæt på 30 % af anlægsporteføljen som mulig. Anlægsporteføljen består dog af en række selvstændige projekter. Selvom Bygherre derfor bestræber sig på at sikre en fordeling i overensstemmelse med ovenstående, kan der være mindre (forventeligt op til 10%) afvigelser i forhold til ovenstående. 11
ÅR År 2 (2018) OBJEKTIVE KRITERIER FOR DIREKTE TILDELING Det er Bygherre, som fordeler den samlede anlægsportefølje mellem Entreprenørerne i overensstemmelse med ovenstående princip. Bygherre kender ved udgangen af 2017 den samlede anlægsportefølje, som forventes at skulle sættes i gang i 2018. Samtidig har Bygherre for hvert af de projekter, som er gennemført i År 1 givet tilbudsgiverne point på følgende kvalitetsparametre: Samarbejdsevne Kvalitet af projektet i forhold til det aftalte Overholdelse af tidsplanen Innovation og optimering under udførelse For hvert projekt giver Bygherre point på en skala fra 0-100 (svarende til den evalueringsmetode, som er anvendt i forbindelse med tildelingen af delkontrakterne, se afsnit 2.3.2). Bygherre fastsætter en skæringsdato og medtager ved evalueringen alle projekter, som er afsluttede eller igangværende på skæringsdatoen. Hver Entreprenør er således ved udgangen af året tildelt et gennemsnitligt antal point (point pr. projekt/antallet af projekter), som er udtryk for Bygherres vurdering af Entreprenørens performance. Den Entreprenør, som er rangeret bedst (nr. 1) tildeles projekter svarende til 40-50 % af den samlede anlægsportefølje. Den Entreprenør, som er rangeret næstbedst (nr. 2) tildeles projekter svarende til 30-40 % af den samlede anlægsportefølje, mens den Entreprenør, som er rangeret sidst (nr. 3) tildeles projekter svarende til 20-30 % af den samlede anlægsportefølje. %-andelen, jf. foranstående, opgøres i forhold til mængder og således ikke i forhold til de tilbudte priser. Det er Bygherres hensigt, at Entreprenør nr. 1 tildeles så tæt på 50 % af anlægsporteføljen som muligt, Entreprenør nr. 2 tildeles så tæt på 30 % af anlægsporteføljen som mulig, mens Entreprenør nr. 3 tildeles så tæt på 20 % af anlægsporteføljen som muligt. Anlægsporteføljen består dog af en række selvstændige projekter. Selvom Bygherre derfor bestræber sig på at sikre en fordeling i overensstemmelse med ovenstående, kan der være mindre (forventeligt op til 10%) afvigelser i forhold til ovenstående. Det er Bygherre, som fordeler den samlede anlægsportefølje mellem Entreprenørerne i overensstemmelse med ovenstående princip. År 3 (2019) Fremgangsmåden i År 3 følger fremgangsmåden i År 2. År 4 (2020) Fremgangsmåden i År 4 følger fremgangsmåden i År 3. Tildeling af akutte opgaver under delkontrakterne vil ske ved direkte tildeling baseret på nedenstående fremgangsmåde: (1) Tilbudsgiverne rangeres som nr. 1,2 og 3 på baggrund af evalueringen, se afsnit 2.3. (2) Når Bygherre har behov for at få udført et akut arbejde, anmodes Entreprenør 1 om at udføre det akutte arbejde. Kan Entreprenør 1 ikke varetage opgaven, går Bygherre til Entreprenør nr. 2 og (hvis Entreprenøren nr. 2 heller ikke kan), til Entreprenør nr. 3. Rangeringen af Entreprenørerne i forhold til akutte opgaver forbliver den samme i hele kontraktperioden. 12
Entreprisekontrakten indeholder en nærmere beskrivelse af rammerne for tildeling. 2.5 FORBEHOLD Tilbudsgiverne opfordres til ikke at tage forbehold. Såfremt tilbudsgiver opfatter vilkår i udbudsmaterialet som uacceptable eller uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver til at stille spørgsmål hertil frem for at tage forbehold. Bygherrerne vil herefter tage stilling til, om der skal foretages ændringer i udbudsmaterialet. Bemærk: Tilbudsgiverne opfordres til ikke at tage forbehold. For god ordens skyld bemærkes, at hver Bygherre såfremt tildeling ikke sker på grundlag af det indledende tilbud anser sig for berettiget til at forhandle om alle tilbud. Bygherrerne anser sig således for berettiget til at indlede forhandlinger med tilbudsgivere, har afgivet tilbud med forbehold, herunder forbehold over for grundlæggende vilkår i udbudsgrundlaget. Ethvert forbehold over for grundlæggende vilkår i udbudsgrundlaget skal dog frafaldes senest i det endelige tilbud, idet Bygherrerne ellers er forpligtet til at forkaste tilbuddet. Såfremt Bygherre vælger at tildele på grundlag af de indledende tilbud, er Bygherre berettiget til at forkaste ethvert tilbud, som indeholder forbehold. Tilsvarende er Bygherre forpligtet til at forkaste tilbud indeholdende forbehold over for grundlæggende vilkår blive forkastet, se afsnit 2.5. 2.6 ALTERNATIVE TILBUD Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive alternative tilbud. 2.7 VEDSTÅELSESFRIST Tilbudsgiver er forpligtet til at vedstå sit tilbud i mindst 6 måneder efter tilbudsfristens udløb. Tilbudsgivers vedståelsespligt berøres ikke af Bygherrernes tildelingsbeslutning. 2.8 FORTROLIGHED Ethvert tilbud vil blive behandlet fortroligt af Bygherrerne og disses rådgivere dog med de begrænsninger, der følger af lovgivningen, herunder offentlighedslovens regler om aktindsigt. Samtlige oplysninger, herunder materiale, som tilbudsgiver modtager fra Bygherrerne i forbindelse med tilbudsindhentningen, skal behandles fortroligt. Dette gælder også, selvom tilbudsgiver måtte vælge ikke at afgive tilbud. 2.9 VEDERLAG Der udbetales et vederlag på 10.000 kr. til alle tilbudsgivere, som fremsender et tilbud. Bygherrerne anerkender med vederlaget, at tilbudsgiverne skal bruge ressourcer på at udarbejde tilbuddet, ligesom Bygherrerne derved ønsker at kompensere tilbudsgiverne for de udgifter, de måtte have til at indhente en serviceattest. *** 13