ARBEJDERNES BOLIGSELSKAB I GLADSAXE Høje Gladsaxe Torv 2 B, 2. sal Telefon 39 69 25 44 Kontortid 09-13 (torsdag også 16-17.30) 2860 Søborg E-mail: abg@abg.dk Udlejning 10-13 (torsdag også 16-17.30) www.abg.dk Søborg, den 29. november 2018 Referat fra møde i Organisationsbestyrelsen Torsdag den 22. november 2018 kl.17:00 Mødet afholdtes i selskabets administration, mødelokalet, Høje Gladsaxe Torv 2B, 2. Deltagere: Administrationen: Afbud: Ryno Scheil, Palle Nielsen, Majbrit Jørming, Finn Sørensen, Lars Ulrik Hansen, Erik Bengtson, Alice Christiansen, Mogens Bentsen, Mirsad Crneta, Michael Kristensen, Anne Schiøler Lone Larsen, Henning Juul Hovmand, Jesper Loose Smith Flemming Larsen, Carsten Petersen DAGSORDEN Sag 9290 Godkendelse af referat Sag 9291 Revisionsprotokol Sag 9292 De før mødet udsendte skrivelser Sag 9293 Udlejningsforhold Sag 9294 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål Sag 9295 Støtte til visse boligafdelinger Sag 9296 Gladsaxe Kommune køb af institutioner Sag 9297 Skoleparken 1 renoveringssag / helhedsplan Sag 9298 Afdelingsmøder januar / februar 2019 Sag 9299 Foreløbigt urevideret regnskab for selskabet 2017/2018 Sag 9300 Selskabets beretning Sag 9301 Effektiviseringspotentialer Sag 9302 Orientering fra administrationen Sag 9303 Kredsudvalget Sag 9304 Fritidsudvalget Sag 9305 BL orientering Sag 9306 Eventuelt Sag 9307 Næste møde Sag 9308 Øvrige datoer Sag 9309 Eventuelle sager til behandling
9290 Godkendelse af referat, B-sag Referat fra ordinært bestyrelsesmøde Referat fra ordinært bestyrelsesmøde 25. oktober 2018 var tilgængelig i Prepare 1. november 2018. Godkendt. 9291 Revisionsprotokol, E-sag Revisionsprotokollatet af 22. februar 2018 vedrørende regnskabet for 2016/17, siderne 671 686 er godkendt på bestyrelsesmødet 22. februar 2018. 9292 De før mødet udsendte skrivelser, E-sag Ingen udsendte skrivelser. 9293 Udlejningsforhold, E-sag På mødet var der orientering om, at den tidligere omtalte "Mørkhøj-rapport" har givet anledning til, at afdelingsbestyrelserne i Pileparkerne har ydret ønske om at få opstartet en dialog med Gladsaxe Kommune om en mulig aftale om fleksibel udlejning i Pileparkerne. 2
9294 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål, B-sag Ingen sager til behandling. 9295 Støtte til visse boligafdelinger, B-sag Ingen sager til behandling. 9296 Gladsaxe Kommunes køb af institutioner, B-sag Gladsaxe Kommune vil være en attraktiv bosætningskommune, som er kendt for at leverer gode velfærdstilbud, der skaber rammerne om et godt hverdagsliv for borgere i kommunen. Et element heraf er gode og tidssvarende dagtilbud, som skaber trivsel og pædagogiske udfordringer, der stimulerer børnenes naturlige lyst til at lære gennem legende lærings- og udviklingsaktiviteter, og som giver børnene et godt fundament for videre skolegang. Det vil sige tidssvarende dagtilbud med høj pædagogisk kvalitet, som understøttes af gode fysiske rammer. Ved at eje ejendommene får kommunen større mulighed for løbende at vedligeholde, modernisere og tilpasse bygningerne, således at de lever op til nuværende og kommende krav og behov herunder den pædagogiske indretning, arbejdsmiljø, krav til indeklima for børn og personale mv. Dette skal dog holdes op imod de økonomiske omkostninger ved at afvikle eller opkøbe de lejede ejendomme. Gladsaxe Kommune som er lejer af institutionerne Torveparken og Stationsparken, har som anført ændret deres ejerstrategi fra lejer til ejer. Der er på den baggrund indledt forhandlinger om deres køb af institutionerne. Gladsaxe Kommune har fået udarbejdet valuarvurderinger på institutionerne (2 stk. vedhæftes), som der er enighed om ligger til grund for deres køb. 3
Oversigt over salg af institutioner (specifik oversigt vedlægges) Torveparken Stationsparken Valuarvurdering 5.900.000 5.100.000 Nedslag bygningsareal betalt af kommunen 0-858.000 Indfrielse af restgæld - 400.000-242.000 Fortjeneste 5.500.000 4.000.000 Fortjenesten fra salget tilfalder dispositionsfonden, men kan overføres/tilbageføres til afdelingen, bl.a. til større renoveringsarbejder. Vurderingen af vedligeholdelsestilstanden på institutionerne er, at de er tidssvarende, men at de i de kommende år vil kræve en noget større vedligeholdelse. Gladsaxe Kommune vil gerne købe institutionerne i 2018, da de i 2019 vil have problemer med det kommunale anlægsloft. Administrationen anbefaler salg af institutionerne, ud fra flere kriterier. Gladsaxe Kommune har et ønske om at udvikle institutioner, hvilke vi kun kan bakke op om, og dette vil også være gavnligt for vores boligområde, at vores beboere får nogle bedre institutioner. Det vil heller ikke være hensigtsmæssigt, at det er os som boligorganisation, der udvikler institutioner/erhverv. Torveparken Institutionen er integreret i boligafdelingen Torveparken, og husleje udgør ca. 500.000 kr. Ved frasalg af institutionen vil der ikke være en tilsvarende nedsættelse af udgifterne, det vil kun være ca. 200.000 kr., som fremgår af vedhæftet oversigt. Der vil derfor være mistet indtægt på 300.000 kr., svarende til en huslejeforhøjelse for boligerne på ca. 1,23%. For at imødekomme denne huslejeforhøjelse, vil det være hensigtsmæssigt at tilbagefører fortjenesten på 5.500.000 kr. til afdelingens henlæggelser, da huslejeforhøjelsen derved kan modvirkes ved at nedsætte henlæggelserne med 300.000 kr. pr. år., og det derved kan være neutralt for afdelingen. Det kan oplyses, at der i de kommende år er større vedligeholdelsesarbejder i afdelingen, rør under huse på ca. 26 mio. og vinduer, gavle og facader på 54 mio. Stationsparken Institutionen er en selvstændig afdelingen med selvstændig økonomi, og huslejen udgør ca. 372.000 kr. Ved frasalg vil det umiddelbart ikke påvirke husleje i nogle afdelinger, udover at der vil være mindre administrationsbidrag på ca. 26.000 kr., samt renholdelse (konto 114) på ca. 38.000 kr. Renholdelse (konto 114) er udgifter til bemanding i driftsfællesskabet, som der umiddelbart ikke er muligt at besparer. Da afdelingen næsten er en del af Stationsparken 1, vil denne manglende udgiftsfordeling blive pålagt Stationsparken 1. Da det som nævnt vil være muligt overføre fortjenesten til afdelingen, og da den som nævnt næsten er en del af Stationsparken 1, kunne det ske til denne afdeling, da denne også er i gang med større renoveringsarbejder, energirenovering for mellem 60 og 120 mio. 4
På mødet var der en dialog herom. Der var opbakning til salg af institutionerne, og til at dispositionsfonden efterfølgende overfører/tilbagefører fortjenesten til større renoveringsarbejder i afdelingen. Administrationens indstilling om salg blev godkendt. 9297 Skoleparken 1 - renoveringssag / helhedsplan, E-sag Der henvises til referat fra Organisationsbestyrelsens møde den 25. oktober 2018. Den overordnede status er, at skema B er indsendt til kommunen og kontraktforhandlingerne med MTH er ved at være afsluttet. Der afholdes bygherremøde 15, november 2018, hvor rådgiverne vil give en nærmere status på sagen. Vedhæftet dagsorden til dette møde, som giver en information om hvad der arbejdes med på sagen. Referat fra dette møde vil give et nærmere overblik over status på sagen, og dette forventes at blive oploadet inden organisationsbestyrelsesmødet. Referat fra byggeudvalgsmødet var oploadet inden mødet. Dette gav en rigtig god status - herunder at kontrakten med MT Højgaard næsten er på plads, den kommunale godkendelse af Skema B forventes i december samt at der arbejdes på et nedrivningsarrangement torsdag 17. januar 2019 kl. 14.00. 9298 Afdelingsmøder januar / februar 2019, E-sag Endelig mødeoversigt vedrørende afdelingsmøder i januar og februar 2019 er vedhæftet dagsordenen. Respektive afdelinger tilskrives endvidere om tildeling af mødedatoer i overensstemmelse med de fremsatte ønsker og datomuligheder i forbindelse med ønske om deltagelse fra bestyrelsen og administrationen. 5
9299 Foreløbigt urevideret regnskab for selskabet 2017/2018, E-sag Udkast til foreløbigt urevideret resultatopgørelse for selskabet 2017/2018 vil blive udleveret og gennemgået på mødet. Udkast blev udleveret på mødet. Det udviser et forventet overskud på 170.000 kr. med enkelte mindre afvigelser, som blev gennemgået på mødet. 9300 Selskabets beretning, E-sag Følgende afsnit er planlagt: 1. Forord til beretning 2. Effektivisering Status på arbejdet med arbejdsplaner og indkøb Status på økonomisk målsætning Ingen huslejestigninger 3. Boligpolitik Parallelsamfundsdebatten Finansiering fra Landsbyggefonden 4. Samarbejdet med Gladsaxe Kommune: Styringsdialog og aftaler 5. Mission, Vision og Værdier 6. Renoveringssager og fremtidssikring Skoleparken 1 Helhedsplaner Hvad arbejdes der med Fremtidssikring 7. Administrativ udvikling af serviceydelser Hjemmesiden Beboerens egen side Min side Digitalisering af afdelingsbestyrelsesarbejdet 6
8. Personaleforhold 9. Bestyrelse og udvalg Organisationsbestyrelsen Kredsudvalget udvikling af beboerdemokratiet / Fritidsudvalg aktiviteter 10. Selskabets økonomi På mødet var der en kort dialog om emnerne, som der var opbakning til. Dog var der enighed om, at tilføje punktet - Persondataforordningen i forhold til beboerdemokratiet. Herudover blev det oplyst, at eventuelle yderligere emner til beretningen, meddeles administrationen. Godkendt. 9301 Effektiviseringspotentialer, E-sag Der henvises til behandlingen på Organisationsbestyrelsesmødet 25. oktober 2018 pkt. 9279 samt information på afdelingsbestyrelseskonferencen 27. oktober 2018. En samlet status på effektiviseringen i ABG fremgår af vedhæftet udkast til nyhedsbrev 2, som efter gennemgang på mødet, vil blive udsendt til afdelingsbestyrelser og medarbejdere. Herudover vil nyhedsbrevet blive lagt på intranettet, sammen med de oplæg/plancher som blev vist på afdelingsbestyrelseskonferencen 27. oktober 2018. På mødet var der opbakning til Nyhedsbrev 2. Herudover var der en orientering om ophør af funktionærboliger, som beboerne skal orienteres om i en kommende artikel i BoligBladet. 9302 Orientering fra administrationen, O-sag a. Virksomhedsnævnet Referat fra møde i Virksomhedsnævnet 25. oktober 2018 vedhæftes dagsorden til orientering. 7
9303 Kredsudvalget, E-sag a. Møder Seneste møde i udvalget er afholdt 8. november 2018. Referat herfra udsendes når det foreligger. Næste ordinære møde er endnu ikke fastlagt.. b. Afdelingsbestyrelseskonference lørdag den 27. oktober 2018 På mødet vil der være en evaluering/dialog herom. Evalueringen var meget positiv, det var rigtige gode og nærværende oplæg, dog var maden under al kritik 9304 Fritidsudvalget, E-sag a. Møder og referater Seneste møde i udvalget har været afholdt 12. november 2018. Referat herfra er vedhæftet Næste ordinære møde afholdes 12. januar 2019. 8
b. Julemarked Julemarked er afholdt søndag den 18. november 2018. Der vil på mødet være en orientering om arrangementet forløb. Der var en meget positiv tilbagemelding på arrangementet. 9305 BL orientering, E-sag Ingen udsendte orienteringer. BL-politik Udsendt via mail BL-politik nr. 25 "Udenlandske erfaringer: Ufrivillig fraflytninger løser ikke problemer" På mødet var der en kort dialog om parallelsamfunds-lovpakken samt orientering om, at formanden havde prøvet at få et indlæg i Gladsaxe Bladet om det negative i denne lovpakke. 9306 Eventuelt, O-sag Der var en kort orientering om Jyske Banks behov for legitimering af bestyrelsen, som vil blive gennemgået på næste møde. Der udsendes en orientering herom inden mødet. 9
9307 Næste møde, O-sag Ordinært bestyrelsesmøde Næste ordinære bestyrelsesmøde afholdes 13. december 2018. 9308 Øvrige datoer O-sag Dato for offentliggørelse af dagsorden (udsendelsesdato) Dagsorden for bestyrelsesmøde 22. november 2018 er tilgængelig i Prepare 15. november 2018. Eventuelle bemærkninger til referatet Referat fra bestyrelsesmøde 22. november 2018 er tilgængelig i Prepare 29. november 2018 og eventuelle bemærkninger skal være administrationen i hænde senest 6. december 2018. Offentliggørelse af referat Referatet offentliggøres 7. december 2018. 10
Lukket del 9309 Eventuelle sager til behandling, E-sag Ingen sager til behandling. 11