Indhold 0 Indledning 3 0.1 Målgruppe for vejledningen 3 0.2 Vejledningens indhold 3 1 Indlæsning i SKS 4 1.1 Valg af metode til indlæsning 4 1.2 Teknisk understøttelse med standardkonti i SKS 4 1.3 Indlæsning via prognoseindlæsningsarket 6 1.3.1 De fem trin 6 1.3.2 Trin 1: Hent prognoseindlæsningsarket 6 1.3.3 Trin 2: Udfyld prognoseindlæsningsarket 7 1.3.4 Trin 4: Log på SKS 10 1.3.5 Trin 5: Indlæs prognoseindlæsningsarket 11 1.4 Indlæsning af budgetter via ØSLDV-filen 12 1.4.1 Forudsætning for at kunne bruge ØSLDV-metoden 12 1.4.2 De fire trin 12 1.4.3 Trin 1: Udlæs rapport fra ØS LDV 12 1.4.4 Trin 2: Gem datafilen 14 1.4.5 Trin 3: Log på SKS 15 1.4.6 Trin 4: Indlæs ØSLDV-filen i SKS 15 1.5 Budgetkorrektion, budgetregulering og reserver 16 1.5.1 Budgetkorrektioner 17 1.5.2 Kort om den forventede bevillingsflytning 17 1.5.3 Indlæsning via prognoseindlæsningsarket 18 1.5.3.1 Trin 2: Udfyld prognoseindlæsningsarket 18 1.6 Kontering af akkumuleret lønsum 20 1.6.1 Kort om den akkumulerede lønsum 20 2 Rapportudtræk og konvertering 22 2.1 Sådan trækkes rapporterne i SKS 22 2.1.1 Træk af flere rapporter på samme tid 26 2.2 Sådan konverteres rapporterne fra SKS 28 2.2.1 Øvrige muligheder 29 2.3 Udarbejdelse af tabeller og kommentarbokse vedr. afvigelser 30 3 Rapportgennemgang 33 3.1 Udgiftsudviklingen for ministerområdet som helhed 33 3.1.1 Samlet overblik 33 3.2 Hjælperapporter 34 3.2.1 Indlæste prognoser 34 3.2.2 Afvigelser og prognosepræcision 35-2 -
0 Indledning 0.1 Målgruppe for vejledningen Denne vejledning henvender sig til medarbejdere i de statslige institutioner, som er ansvarlige for at udarbejde de kvartalsvise udgiftsopfølgninger til Finansministeriet jf. cirkulære og vejledning om budgettering og budget- og regnskabsopfølgning og cirkulære om afprøvning af Budgetlovens bestemmelser i staten for 2013. 0.2 Vejledningens indhold Vejledningen beskriver systemunderstøttelsen af udgiftsopfølgningerne og er opdelt i følgende kapitler: 1) Indlæsning i SKS. 2) Rapportudtræk og konvertering, herunder udarbejdelse af tabeller og kommentarbokse vedr. afvigelser vha. excelredskaberne. 3) Gennemgang af tabeller, figurer og bokse i vejledning til udgiftsopfølgning i staten. Denne vejledning er baseret på en række dokumenter: Vejledning til udgiftsopfølgning i staten, hvoraf alle tabeller fremgår. Wordskabelon, som skal bruges som skabelon for ministerområdets udgiftsopfølgning. SKS-rapporter, som downloades i excel-format. Konverteringsværktøj, som konverterer tabeller og genererer figurer, således at de kan indsættes direkte i wordskabelonen. Excelredskaber, som bruges til at generere tabel 7 og tabellerne til bilag 2. - 3 -
Prognoseindlæsningsarket er en xls-fil, som kan åbnes i Microsoft Excel 2003, 2007 eller 2010. For at anvende prognoseindlæsningsarket i Excel 2007 og 2010 er det nødvendigt at have makroerne aktiveret. Er makroer aktiveret i Excel eller bruges 2003 gå videre til trin 2. Forekommer den i figur 1 afbillede sikkerhedsadvarsel betyder det, at makroerne ikke er aktiveret. Figur 1: Aktivering af makroer Klik på knappen Indstillinger, og dialogboksen i figur 2 vil komme frem. Figur 2: Aktivering af indholdet Klik på Aktiver indholdet og derefter OK for at aktivere indlæsningsarkets makroer. Udfyldelsen af prognoseindlæsningsarket kan nu påbegyndes. 1.3.3 Trin 2: Udfyld prognoseindlæsningsarket Når prognoseindlæsningsarket er åbnet i Excel, og makroerne er aktiveret, angives det hvilken bevillingstype, der tastes data ind for. - 7 -
Klik på pilen ved bevillingstype vælg fra listen den bevillingstype, der skal tastes data ind for. Figur 3: Vælg bevillingstype Dernæst skal angives, om der er tale om et grundbudget, prognose 1, prognose 2 eller prognose 3. Klik på pilen ved dokumenttype vælg fra listen den dokumenttype (budget/prognose), der skal tastes data ind for. Figur 4: Vælg dokumenttype Når disse to oplysninger er angivet, klik på knappen Vis Budgetark. Figur 5: Vis budgetark I - 8 -
Trin 3: Gem datafilerne og indtast mere data Når arket er udfyldt klik på knappen Gem som csv- og excel-fil. Arket bliver som både.csv-fil og excel-fil nu gemt i den mappe, som institutionen har anvist på det interne drev. Derefter kan filerne tages direkte fra mappen, når de skal indlæses i SKS. Det er vigtigt, at datafilerne gemmes et sted, hvor de kan genfindes, når de skal indlæses i SKS. Når datafilen er gemt, kan prognoseindlæsningsarket enten lukkes eller indtastningen af data for en ny bevillingstype eller hovedkonto kan påbegyndes. Indtast data for en ny hovedkonto under samme bevillingstype Hvis det ønskes at indtaste et forventet forbrug for en ny hovedkonto under den samme bevillingstype klik på knappen Ny hovedkonto ryd felter. Når arket er udfyldt klik på knappen Gem som csv- og excel-fil. Indtast data for en ny bevillingstype Hvis det ønskes at indtaste et forventet forbrug for en ny hovedkonto under en anden bevillingstype klik på knappen Ny bevillingstype til start. Når arket er udfyldt klik på knappen Gem som csv- og excel-fil. 1.3.4 Trin 4: Log på SKS Alle institutioner skal sammen med departementet sikre, at der er mindst én bruger i institutionen, der er oprettet i SKS til at kunne indlæse grundbudgetter og prognoser. Log ind i SKS via http://oes-cs.dk/. På den første side vil der være en række muligheder - vælg Indlæsning af grundbudget/prognose. Figur 11: Indlæsning af grundbudget/prognose - 10 -
1.3.5 Trin 5: Indlæs prognoseindlæsningsarket Vælg hvilket år samt budgetversion, der ønskes indlæst. Figur 12: Vælg budget-version Vælg derefter finanslovsparagraf og herefter hvilken hovedkonto, der skal indlæses data for. Figur 13: Vælg finanslovsparagraf samt hovedkonto Klik på knappen vælg arkiv, vælg filen fra den valgte mappe og klik på knappen indlæs. Tjek om filen er indlæst korrekt - 11 -
Oversigten over de indlæste budgetter vises som udgangspunkt i faldende datoorden, således at de nyeste filer vises øverst. Hvis filen er indlæst korrekt, vil der være et i kolonnen status, som er gråt. Såfremt der er et, har SKS fundet en fejl. Klik på for at få en nærmere beskrivelse af fejlen. Efter ca. 10 sekunder vil der fremkomme et, hvilket betyder, at filen nu er endeligt indlæst, og tallene vil fremgå af rapporterne i SKS. Figur 14: Statusmeddelelser ved indlæsning 1.4 Indlæsning af budgetter via ØSLDV-filen Dette afsnit henvender sig til de institutioner, som ud fra kriterierne i afsnit 1.1 har vurderet, at det er en fordel at automatisere udtrækket fra de indlæste budgetter i Navision Stat samt ønsker at indlæse på bogføringskreds frem for hovedkonto. Har institutionen fået lov til at indlæse en negativ budgetkorrektion, vil en evt. negativ budgetkorrektion blot skulle lægges ind i Navision Stats budgetmodul, og så vil udlæsningen ske automatisk. 1.4.1 Forudsætning for at kunne bruge ØSLDV-metoden Før det er muligt at bruge denne metode til at indlæse budgetter til SKS, er det nødvendigt at have budgetterne indtastet i Navision Stat. Er budgetterne indtastet i Navision Stat, vil disse automatisk blive sendt til ØSLDV. Se nærmere om Navision Stats budgetfunktionalitet og muligheder på s. 121-141 i Vejledning vedrørende økonomistyring i Navision Stat. 1.4.2 De fire trin Grundbudgetter og prognoser skal som beskrevet indlæses i SKS. Indlæsningen af disse data i SKS kan opdeles i følgende fire trin: 1. Udlæs en rapport fra ØSLDV 2. Gem filen på eget drev 3. Log på SKS 4. Indlæsning af datafil i SKS Alle virksomheder vil kunne indlæse grundbudgetter og prognoser ved at anvende disse fire trin. Dette afsnit beskriver kort de fire trin. 1.4.3 Trin 1: Udlæs rapport fra ØS LDV Rapporten åbnes i ØS LDV samme sted som resten af institutionens rapporter i - 12 -
mappen /NS/Budgetopfølgning/Budgeteksport/Budget Eksport. Klik pil ned i boksen bogføringskreds og vælg en blandt de tilgængelige bogføringskredse i institutionens Navision Stat-database. Figur 15: ØS LDV udlæsningsrapporten Klik derefter pil ned i boksen delregnskab og vælg hvilke(t) delregnskab(er), der skal medtages i udlæsningen. Ændres feltet ikke, vil alle delregnskaber i den valgte bogføringskreds som standard blive medtaget. Ønskes det at vælge flere delregnskaber, men ikke alle delregnskaber klik på de relevante delregnskaber i listen. Figur 16: Vælg delregnskab Er der tvivl om, hvilken bogføringskreds eller hvilke delregnskaber, som skal vælges, kan følgende link anvendes til at finde information om sammenhæng mellem bogføringskredse og hovedkonti: http://oes-cs.dk/sks/godkend.cgi Klik derefter pil ned i boksen budgetnavn og vælg hvilke(n) budget(ter), der skal medtages i udlæsningen. Figur 17: Vælg bogføringskreds Klik derefter pil ned i boksen budgetversion og vælg hvilken budgetversion (grundbudget, prognose 1 mv.), der skal medtages i udlæsningen. Figur 18: Vælg budgetversion - 13 -
Når de ovenstående valg er truffet, klik på knappen view report, hvorefter følgende rapport vises. Figur 19: Vis rapport Figur 20: Minimumsrapporten uden valgte dimensioner Figur 20 viser en rapport med et budget for hvert delregnskab opdelt på de tre kategorier løn, øvrig drift og indtægter. 1.4.4 Trin 2: Gem datafilen Når de nødvendige valg er truffet, og rapporten er blevet vist, skal den gemmes til brug for indlæsning i SKS. For at gemme klik på diskette-ikonet: Herefter kommer følgende besked. Klik på knappen Gem for at få adgang til at vælge destinationen, hvor filen ønskes gemt, og med hvilket filnavn. Figur 21: Datafilen gemmes - 14 -
1.4.5 Trin 3: Log på SKS Alle institutioner skal sammen med departementet sikre, at der er mindst én bruger i institutionen, der er oprettet i SKS til at kunne indlæse grundbudgetter og prognoser. Log ind i SKS via http://oes-cs.dk/. På den første side findes en række muligheder - vælg Indlæsning af grundbudget/prognose. Figur 22: Indlæsning af grundbudget/prognose 1.4.6 Trin 4: Indlæs ØSLDV-filen i SKS Vælg hvilket år samt budgetversion, der ønskes indlæst. Figur 23: Vælg budget-version - 15 -
Vælg derefter hvilket ministeransvarsområde, virksomhed og bogføringskreds, der skal indlæses data for. Figur 24: Vælg ministeransvarsområde, virksomhed samt bogføringskreds Klik på knappen vælg arkiv, vælg filen fra den valgte mappe og klik på knappen indlæs. Tjek om filen er indlæst korrekt Oversigten over de indlæste budgetter vises som udgangspunkt i faldende datoorden, således at de nyeste filer vises øverst. Hvis filen er indlæst korrekt, vil der være et i kolonnen status, som er gråt. Såfremt der er et, har SKS fundet en fejl. Klik på for at få en nærmere beskrivelse af fejlen. Efter ca. 10 sekunder vil der fremkomme et, hvilket betyder, at filen nu er endeligt indlæst, og tallene vil fremgå af rapporterne i SKS. Figur 25: Statusmeddelelser ved indlæsning 1.5 Budgetkorrektion, budgetregulering og reserver For at kunne håndtere en korrekt opfølgning på delloft for driftsudgifter er det nødvendigt, at ministerområderne i forbindelse med prognoseindlæsningerne både indlæser en evt. budgetkorrektion samt indlæser den forventede bevillingsflytning for ministerområdets budget- og reservekonti (xx.xx.79-konti). Dette kapitel vil beskrive principperne bag indlæsningen, samt hvordan indlæsningen rent teknisk foregår med de to indlæsningsmuligheder. - 16 -
1.5.1 Budgetkorrektioner Ministerierne har mulighed for at indarbejde en negativ budgetkorrektion i forbindelse med fastlæggelsen af grundbudgetter samt ved prognose 1 til senere udmøntning. Brug af budgetkorrektionen kan ske inden for de rammer, Finansministeriet har fastsat i Cirkulære om budgettering og budget- og regnskabsopfølgning og i Vejledning om budgettering og budget- og regnskabsopfølgning. Budgetkorrektionen budgetteres: Pr. ministerområde: Der kan kun indlæses én budgetkorrektion, som skal dække hele ministerområdet. Det er departementet, der står for indlæsningen som led i koordinations- og tilsynsopgaven med den samlede budgettering på ministerområdet. På en hovedkonto XX.11.79 (på standardkonto 49): Der udvælges en reserve- og budgetreguleringskonto, hvor den negative budgetkorrektion indlæses. Der er ingen sammenhæng mellem den negative budgetkorrektion og den bevilling, der eventuelt måtte være opført på hovedkontoen. Budgetkorrektionen skal periodiseres på kvartaler: Departementet skal angive, hvornår de forventer, at mindreforbruget realiseres. Det kan fx være i 3. og 4. kvartal, fordi der forventes foretaget en prioritering, der pålægger enkelte institutioner at forbruge mindre i disse perioder. Eller det kan fx være fordelt nogenlunde ligeligt på alle fire kvartaler, hvis der forventes et generelt mindreforbrug ift. grundbudgetterne på ministerområdet. Periodiseringen hænger dermed tæt sammen med den udmøntningsplan for budgetkorrektionen, som departementet skal indsende til Finansministeriet sammen med grundbudgetnotatet. o Budgetkorrektionen kan kun indlæses i forbindelse med grundbudgetter og prognose 1 og kan ikke øges fra grundbudgettet til prognose 1. o Budgetkorrektionen skal være udmøntet senest ved prognose 2, således at prognose 2 og 3 holder sig inden for ministerområdets ramme. Finansministeriet vil løbende følge op på ministerområdernes brug af budgetkorrektionen samt udmøntningen. 1.5.2 Kort om den forventede bevillingsflytning Har ministerområdet bevilling på budgetregulerings- og reservekontiene, skal der ved den kvartalsvise prognoseindlæsning foretages en vurdering af, hvor stor en del af bevillingen der forventes overflyttet til konti hhv. inden for og uden for ministerområdet. En vurdering, som skal indlæses i SKS, således at der kan sikres en korrekt opfølgning på udgiftsloftet. For angivelsen af den forventede bevillingsflytning gælder, at: Bevillingsflytningen skal indlæses på hovedkonto xx.xx.79: - 17 -
Den forventede bevillingsoverflytning skal indlæses på budgetregulerings- og reservekonto. Overflytningen inden for eller uden for ministerområdet (standardkonto 29 og 42): Udover at foretage en vurdering af den forventede bevillingsflytnings størrelse skal der foretages en vurdering af, om bevillingen forventes overflyttet til en konto uden for eller inden for ministerområdet. Forventes bevillingen flyttet til konti uden for ministerområdet konteres den forventede bevillingsandel på standardkonto 42, mens det inden for ministerområdet skal konteres på standardkonto 29. Bevillingsflytningen kan periodiseres: Institutionen kan angive, hvilket kvartal de forventer, at bevillingen på budgetregulerings- og reservekontoen overflyttes til en konto enten uden for eller inden for ministerområdet. 1.5.3 Indlæsning via prognoseindlæsningsarket Dette afsnit henvender sig til de institutioner, som skal indlæse en evt. forventet bevillingsflytning og/eller negativ budgetkorrektion via prognoseindlæsningsarket. Hvis institutionen bruger ØSLDV-løsningen (der er beskrevet i afsnit 1.4) til at indlæse budgetter, vil indlæsningen ske automatisk, såfremt budgetkorrektionen er budgetteret i Navision. Trin 1, 3, 4 og 5 er det samme som ved den almindelige indlæsning af budgetterne. Det er derfor alene trin 2, som forklares i dette afsnit for en beskrivelse af de øvrige trin henvises til afsnit 1.3 Indlæsning af budgetter via prognoseindlæsningsarket. 1.5.3.1 Trin 2: Udfyld prognoseindlæsningsarket Når prognoseindlæsningsarket er åbnet i Excel, og makroerne er aktiveret, angives det hvilken bevillingstype, der tastes data ind for. Klik på pilen ved bevillingstype vælg fra listen bevillingstypen budgetkorrektion, - regulering og reserver. Figur 26: Vælg bevillingstypen budgetkorrektion, -regulering og reserver - 18 -
Dernæst skal angives, om der er tale om en indlæsning i forbindelse med grundbudget eller prognose 1. OBS der kan ikke indlæses en negativ budgetkorrektion for prognose 2 og 3, da budgetkorrektion på dette tidspunkt skal være udmøntet og dermed være indarbejdet i de indlæste prognoser. Klik på pilen ved dokumenttype vælg fra listen den dokumenttype (budget/prognose), der skal tastes data ind for. Figur 27: Vælg dokumenttype Når disse to oplysninger er angivet, klik på knappen Vis Budgetark. Figur 28: Vis budgetark Det relevante budgetark vil nu blive vist i en ny fane. - 19 -
2 Rapportudtræk og konvertering Rapporterne i SKS er udarbejdet med det formål at begrænse de manuelle indtastninger og beregninger. Det fremgår af rapporterne, hvilke felter der eventuelt skal udfyldes manuelt. 1. Rapporterne trækkes i SKS og lægges i en mappe på drevet. Når alle rapporterne er downloadet, skal de konverteres til det rette format (afsnit 2.1). 2. Konverteringsværktøjet downloades fra Moderniseringsstyrelsens hjemmeside, og rapporterne køres igennem dette (afsnit 2.2). 3. Rapporterne er nu klar til at blive sat ind i wordskabelonen til udgiftsopfølgning i staten (ministerområdets udgiftsopfølgning). I de nedenstående afsnit 2.1. og 2.2 gennemgås henholdsvis trækket fra SKS og brugen af konverteringsværktøjet. Bemærk, at alle rapporterne/tabellerne fra SKS skal køres igennem konverteringsværktøjet. Det skal ske for at sikre det rette format, så tabellerne kan føres over i wordskabelonen. 2.1 Sådan trækkes rapporterne i SKS Alle rapporterne, som skal bruges til udgiftsopfølgningens tabeller, findes i standardmappen for udgiftsopfølgningen i SKS fx 2. udgiftsopfølgning. Der er derudover udarbejdet en række hjælperapporter, som institutionerne med fordel kan bruge i forbindelse med koncernopfølgningen. Disse rapporter findes i standardmappen med hjælperapporter X. udgiftsopfølgning - hjælperapporter. Trin 1: Opret mappe på computeren Rapporterne fra SKS trækkes og downloades via nedenstående trin 2-4. De downloadede excelrapporter skal indlæses i et excel-dokument ved brug af konverteringsværktøjet (jf. nedenstående afsnit 2.2). Det er i den forbindelse vigtigt, at rapporterne gemmes i en fælles mappe, som kun indeholder excel-rapporterne fra SKS til udgiftsopfølgningen. Trin 2: Vælg mappe i SKS Log ind på SKS (via www.oes-cs.dk/) - klik på Dynamisk Rapportering. Vælg standardmappen i SKS med rapporter til den pågældende udgiftsopfølgning, fx 2. udgiftsopfølgning. I denne mappe fremgår alle de rapporter, som skal bruges til udgiftsopfølgningen. Af rapportens navn fremgår, hvilken opfølgning tabellen skal bruges til fx UO2, tabellens eller figurens nummer, hvilket loft tabellen vedrører fx delloft for driftsudgifter samt tabellen eller figurens navn. - 22 -
Figur 30: Standardmappe i SKS Trin 3: Træk rapport Træk rapporten ved at klikke på knappen kør ud for rapporten. Figur 31: Udsnit over rapporterne til 1. udgiftsopfølgning Herefter vises rapporten i fanen 4. Vis rapport Trin 4: Download rapport Download rapporten ved at klikke på fanen 5. download Figur 32: Download rapport Derefter angives, hvilket format rapporten skal have. Klik på knappen Excel regneark og vælg Til Udgiftsopfølgninger i drill down menuen. - 23 -
Figur 33: Vælg format til download Der kan herefter vælges mellem to metoder til download: Download via link på siden Download via mail (rapport sendes via mail til den valgte mailadresse). Trin 4.1 Download via link på siden For download via link på siden klik Som et link direkte her på siden og herefter klik Bestil download. Figur 34: Download via link Herefter kommer et link frem til højre på siden. For at gemme excel-dokumentet højreklik på link og vælg Gem link som. Figur 35: Gem rapport via link på siden Gem excel-rapporten i den oprettede mappe på computeren, som kun indeholder excel-rapporter med tabeller til udgiftsopfølgningen (jf. ovenstående trin 1). - 24 -
Omdøb filen til eksempelvis Tabel1.XLS (alt afhængig af tabelnummeret, som fremgår af SKS). Bemærk, at.xls skal bevares i titlen, men det er ikke en forudsætning, at filnavnet er det samme som tabelnavnet i SKS. Figur 36: Gem rapport i mappe på computeren Trin 4.2 Download via mail For download via mail klik Send via mail til, indtast mailadresse og klik Bestil download. Figur 37: Download via mail Gem excel-rapporten ved at højreklikke på den vedhæftede fil. Gem excelrapporten i den oprettede mappe på computeren, som kun indeholder excelrapporter med tabeller til udgiftsopfølgningen (jf. ovenstående trin 1). Omdøb filen til eksempelvis Tabel15.XLS. Bemærk, at.xls skal bevares i titlen, men det er ikke en forudsætning, at filnavnet er det samme som tabelnavnet i SKS. Figur 38: Gem rapport via mail - 25 -
2.1.1 Træk af flere rapporter på samme tid Det er muligt at trække flere af rapporterne til udgiftsopfølgningen på samme tid. Dette kan gøres ved at benytte SKS-rapportering light. Klik på Dynamisk Rapportering Light på SKS hovedsiden. Figur 39: Vælg Dynamisk Rapportering Light I SKS Light er der mulighed for at trække rapporter enkeltvis, ved klik på x. udgiftsopfølgning under Standard-mapper Figur 40: Kørsel af enkeltrapporter i SKS Light - 26 -
I mappen kan (1) rapporten trækkes ved tryk på rapportnavnet, og (2) information om rapporten kan findes ved tryk på ikonet. Figur 41: Opsætning af standard-mappe i SKS light Alternativt kan alle rapporter i mappen for udgiftsopfølgningen trækkes på én gang. I rapportbiblioteket fremgår alle standard-mapper og standard-pakker. Figur 42: Rapportpakker i SKS light Ved klik på teksten x. udgiftsopfølgning 2014, ses rapporterne i den pågældende pakke. Ved klik på KØR, fremkommer der et pop-up-vindue, hvori det angives hvilken mailadresse, rapporterne skal sendes til. Rapporterne sendes som standard til brugerens mail, men flere mails kan tilføjes. - 27 -
Figur 43: Send til mailadresse 2.2 Sådan konverteres rapporterne fra SKS Konverteringsværktøjet er et excel-dokument, som skal bruges til at samle de gemte excel-rapporter fra SKS i ét dokument, formatere tabeller og generere figurer. Værktøjet er derfor et nødvendigt redskab i udarbejdelsen af udgiftsopfølgningen. Trin 1: Hent og gem konverteringsværktøjet Først hentes konverteringsværktøjet fra Moderniseringsstyrelsens hjemmeside og gemmes på computeren. Trin 2: Importer filer Åben det gemte konverteringsredskab og aktiver indholdet: Figur 44: Gem rapport via mail - 28 -
Klik derefter på knappen Importer filer, hvormed computerens dokumentmappe åbnes. Figur 45: Importer filer Vælg den mappe, hvori excel-rapporterne fra SKS er gemt og klik på de exceldokumenter, der skal importeres. Ved at holde Ctr -knappen nede kan der markeres flere excel-dokumenter ad gangen. Klik herefter på OK -knappen. Figur 46: Vælg mappe med excel-rapporter fra SKS og marker excel-dokumenterne Herefter indlæses excel-rapporterne automatisk i hver sin fane i konverteringsværktøjet. Rapporternes layout formateres, og figurerne genereres. Trin 3: Udfyld tabeller En række tabeller indeholder felter, der skal udfyldes manuelt. Det fremgår af tabellerne, hvilke felter der skal udfyldes manuelt. Udfyldelsen kan foretages direkte i de enkelte faner i konverteringsværktøjet. Trin 4: Indsæt tabellen i wordskabelon Indsæt tabeller i wordskabelonen til udgiftsopfølgning ved at markere tabellen, kopiere indholdet og sætte ind i den gule pladsholder i wordskabelonen. 2.2.1 Øvrige muligheder I de nedenstående tre trin er øvrige muligheder beskrevet, fx tilføje flere filer og slette indlæste filer. - 29 -
Trin 5: Importer flere filer Såfremt der er behov for at indlæse nye excel-rapporter, kan dette gøres ved at klikke på fanen knapper og følge ovenstående trin 2. Her vælges blot de excelrapporter i mappen, som ønskes indlæst. Trin 6: Importer filer på ny (overskrive gamle faner) Såfremt der er behov for at indlæse en excel-rapport igen, og dermed overskrive en fane i konverteringsværktøjet, kan dette gøres ved at følge ovenstående trin 2. Her vælges de excel-rapporter i mappen, som ønskes indlæst. Der vil herefter komme en besked frem, som spørger, om den eksisterende fane skal overskrives. Klik Ja. Bemærk: overskrivningen vil nulstille en eventuel manuel udfyldning af tabellens felter. Figur 47: Vælg mappe med excel-rapporter fra SKS og marker excel-dokumenterne Trin 7: Slet oprettede faner De oprettede faner med tabeller og figurer kan slettes ved at klikke Slet oprettede faner. Funktionen hertil fremgår af fanen Knapper i konverteringsværktøjet. Figur 48: Slet oprettede faner 2.3 Udarbejdelse af tabeller og kommentarbokse vedr. afvigelser Der er udviklet følgende redskaber: 1) Ét indtastningsdokument, hvori afvigelsesforklaringerne indtastes. Dette redskab udsendes til de institutioner, som udarbejder afvigelsesforklaringerne. 2) Ét excelredskab for henholdsvis delloft for driftsudgifter, delloft for indkomstoverførsler og anlægsudgifter, hvor alle afvigelser samles. På baggrund heraf genereres tabeller og kommentarbokse. - 30 -
Redskaberne kan downloades via Moderniseringsstyrelsens hjemmeside 3. Ved åbning af dokumenterne, aktiver som det første dokumentets indhold: Figur 49: Aktivering af makroer Ad 1) Indtastningsdokumentet I dette dokument indtastes afvigelsesforklaringer for alle væsentlige afvigelser. Dokumentet udsendes således til de institutioner, som er ansvarlige for udarbejdelsen af afvigelsesforklaringer. Indtastningsdokumentet indeholder én fane for henholdsvis delloft for driftsudgifter, delloft for indkomstoverførsler og anlægsudgifter. I hver fane er det angivet, hvilke informationer der skal indsættes i cellerne. Bemærk, at beløb skal angives i hele kroner (dvs. ikke afrundet til mio. kr.) Figur 50 viser, hvilke informationer der skal angives for delloft for driftsudgifter og anlæg. Figur 50: Udfyldning af indtastningsdokument (delloft for driftsudgifter og anlæg) Figur 51 viser, hvilke informationer der skal angives for delloft for indkomstoverførsler. Figur 51: Udfyldning af indtastningsdokumentet (delloft for indkomstoverførsler) I de blå celler, hvor der står Udfyld venligst skal konto, beløb og forklaring indtastes. Vælg kategori udfyldes ved at vælge ud fra en drop-down menu. 3 www.modst.dk/god-okonomistyring - 31 -
Der skal laves én række per afvigelse, og der kan således udarbejdes flere rækker per hovedkonto 4. Der oprettes nye rækker ved at trykke på den grå knap Indsæt rækker, jf. nedenstående figur: Figur 52: Indsæt nye rækker Ad 2) Excelredskaber til generering af tabeller og kommentarbokse vedr. afvigelser De indhentede afvigelsesforklaringer samles herefter i excelredskaberne til afvigelsesforklaringer, og på baggrund heraf genereres de tabeller og kommentarbokse, som vedrører afvigelsesforklaringer til tabel 7 og bilag 2. Der er udviklet ét excelredskab for hvert delloft og for anlægsrammen. Bemærk, at der på hjemmesiden ligger to versioner af disse excelredskaber. Hvilken version, der skal anvendes, afhænger af om 2003 eller 2007/2010 version af Microsoft Office pakken anvendes. 4 For delloft for indkomstoverførsler, kan der udarbejdes afvigelsesforklaringer på underkontoniveau. - 32 -
3 Rapportgennemgang 3.1 Udgiftsudviklingen for ministerområdet som helhed Dette kapitel beskriver hvordan, de rapporter, som skal udarbejdes i kapitel 1 vejledning til udgiftsopfølgning i staten, kan trækkes. Kapitlet beskriver derudover, hvordan ministerområdet kan foretage de nødvendige systemtekniske kontroller. Hvilke rapporter kan trækkes? I dette kapitel er følgende tabeller og kontroller beskrevet: - Kommentarboks 1 kontroller udført af ministerområdet (afsnit 3.1.1) - Tabel 1 samlet bevillings- og udgiftsopfølgning (3.1.2) 3.1.1 Samlet overblik Ministerområdet skal foretage en række kontroller forud for afleveringen af udgiftsopfølgningen til Finansministeriet. Flere af disse kontroller kan foretages ved hjælp af systemerne. I figur 53 er de kontroller, som det er muligt at få systemteknisk hjælp til at udføre, markeret med rødt. Figur 53: Kommentarboks 1- Kontroller, der kan understøttes af systemerne Alle nye prognoser er indlæst i SKS senest d. 23. i måneden Til at foretage kontrollen af om alle prognoser, budgetkorrektionen samt forventede bevillingsflytninger er indlæst korrekt er der udarbejdet en rapport i SKS. Rapporten findes i standardmappen X. udgiftsopfølgning - hjælperapporter under navnet Hjælperapport 1 - kontrol af indlæste prognoser mv.. Beskrivelse Rapporten indeholder alle de hovedkonti, der er omfattet af cirkulære for budgettering, budget- og regnskabsopfølgning, hvad der er indlæst på hovedkontiene af prognoser, bevilling, evt. budgetkorrektioner og forventede bevillingsflytninger fra reserve- og budgetreguleringskonti. - 33 -
Figur 54: Hjælperapport 1 kontrol af indlæste budgetter/prognoser Mapning af delregnskaber til relevante underkonti For at sikre korrekte tal i rapporterne er det vigtigt, at underkontiene er mappet til et delregnskab. I SKS stamdata har institutionerne selv mulighed for at trække en rapport, hvor de underkonti, der ikke er mappet til et delregnskab i SKS, er markeret med rødt. OBS - denne rapport indeholder alle underkonti, hvor der er mapningsproblemer, uanset om der er bevilling eller ej på kontoen. Vejledningen Vedligehold decentrale stamdata i SKS beskriver både hvordan kontrollen af manglende mapninger kan foretages, samt hvordan mapningen mellem delregnskab og underkonti foretages. Alle regnskabs- og implementeringsansvarlige på ministerområderne vil derudover få sendt en rapport til deres mail, når der konstateret mapningsproblemer for konti med midler på. Dette kan enten være i form af bevillinger eller indtastede TBere. Rapporten vil indeholde information om, hvilken underkonto der er problemer på, og vil alene blive sendt, hvis der er mapningsproblemer. Såfremt du ønsker at modtage besked, når der er mapningsproblemer på ministerområdets konti med midler på, kan du sende en bestilling til Moderniseringsstyrelsens rådgivning og support på modstoko@modst.dk. 3.2 Hjælperapporter Dette kapital beskriver de hjælperapporter, som kan findes i standardmappen X. udgiftsopfølgning - hjælperapporter i SKS. Alle hjælperapporterne undtagen nummer 1 er inddelt i en a- og en b-rapport, hvor a-rapporten er hovedkonti, der er omfattet af udgiftsloftet og b-rapporten er alle hovedkonti uden for udgiftsloftet. 3.2.1 Indlæste prognoser Hjælperapport 1giver mulighed for at følge op på, om der er indlæst prognoser for alle de hovedkonti, som er omfattet af Cirkulære for budgettering, budget- og regnskabsopfølgning, hovedkontienes periodisering, den forventede bevillingsflytning for ministerområdets reservekonti, finanslovsbevilling i alt samt en evt. budgetkorrektion. Såfremt, der er indlæst prognoser for fx anden bevilling uden for loft, vil disse altså ikke fremgå af hjælperapporten, med mindre rapporten tilrettes. De vil dog fremgå af de øvrige hjælperapporter. - 34 -