ACUBIZ WORKSHOP Services og Finans Fast Track // Maj 2018

// Acubiz Services Typiske udgifter Udgifter Kilometergodtgørelse Diæter Kreditkort (80%) Andre udgifter som Acubiz EMS håndterer Rejsekonto med faktura (TAC Plus) Telefoni Benzinkort Billeasing Udenlandske kreditkort (Mastercard CDF3) 4 COPYRIGHT 2017 ACUBIZ

// Rejsekonto med faktura (Tac Plus*) Få indlæst rejsekontotransaktionen automatisk i Acubiz EMS En rejsekonto er et virtuelt og fælles kreditkort til køb af rejser Automatisk indlæsning af rejsekonto Automatisk match af rejsebureauets kvittering/faktura (pdf) med rejsekontotransaktionen Værdi + Detaljer om rejsen samt rejsens pris (fx gebyrer) bliver tilgængelig i Acubiz EMS + Nem og enkel kontrol samt godt overblik af denne afstemning + Bilag bliver tilgængelig for senere revision + Ingen belastning af medarbejderens kreditkort maksimum * Der vil/kan være udgifter til Acubiz forbundet med at indføre denne funktion 5 COPYRIGHT 2017 ACUBIZ

// Telefoni, benzinkort & leasing Elektroniske fakturafiler Automatisk indlæsning Præ-godkendelse hos central ansvarlig (telefoniansvarlig, flådeansvarlig) Slutgodkendelse hos bruger, godkender og finans Nem og billig måde at håndtere fakturaer på (fast, lavt, årligt beløb) Udnyttelse af nuværende workflow i Acubiz Værdi + Sparret tid, fordi manuelle processer forsvinder + Besparelse på IT budgettet, da der allerede betales for Acubiz platformen * Der vil/kan være udgifter til Acubiz forbundet med at indføre denne funktion 7 COPYRIGHT 2017 ACUBIZ

// Leverandøroversigt Der er mange muligheder inden for elektronisk fakturering med blandt andre nedenstående leverandører samt mange andre, der kan fakturere i OIOUBL * Der vil/kan være udgifter til Acubiz forbundet med at indføre denne funktion 8 COPYRIGHT 2017 ACUBIZ

// Udenlandske kreditkort Datter- og søsterselskaber i udlandet Kreditkort i udlandet via dansk kreditkortaftale Udstedelse af kort i Danmark Forbruget faktureres i det pågældende lands valuta Værdi + Udenlandske selskaber kan håndteres i én og samme løsning * Der vil/kan være udgifter til Acubiz forbundet med at indføre denne funktion 9 COPYRIGHT 2017 ACUBIZ

// Bonusoplysninger Det er naturligvis muligt at afregne betalinger af fx Easypark, MobilePay og Brobizz med kreditkort * Der vil/kan være udgifter til Acubiz forbundet med at indføre denne funktion 10 COPYRIGHT 2017 ACUBIZ

// Acubiz formål + Optimere manuelle processer og arbejdsgange + Frigive tid til de vigtige kerneopgaver + Gøre det komplekse enkelt og forståeligt + Råde og vejlede om best practices + Fra glad køber til glad kunde! 13 COPYRIGHT 2017 ACUBIZ

// Processen vi arbejder med Brugere Acubiz One Fast Track Ledere Finans Automatisk integration Opslag til kvitteringer Kvitteringer i ERP CPM Automatisk udligning Afstemninger Dubletkontrol 14 COPYRIGHT 2017 ACUBIZ

// Automatisk integration* Få automatiseret dataudvekslingen mellem Acubiz og dit ERP system 1. Bogføring ved upload af fil 2. Automatisk eksport via FTP / SFTP 3. Automatisk ved API eller webservice Fordele + Mindsker fejl i forhold til manuel håndtering af bogføringsfiler til ERP systemet + Ingen dobbelte bogføringer + Frigiver tid til vigtigere opgaver Et udvalg af Acubiz partnere på finansintegration: En del af Fast Track 15 * Der kan være udgifter forbundet med at automatisere denne proces til Acubiz og COPYRIGHT evt. tredjepartsleverandør. 2017 ACUBIZ

// Integration 1 - bogføring Kunde Acubiz pris Eksport Acubiz Transport Bogføring Standard Semi-automatisk Når man vil Manuel Indlæs fil i ERP* danne fil indlæsning *) IT intern / ekstern (Acubiz partner) 16 COPYRIGHT 2017 ACUBIZ

// Integration 2 - bogføring Kunde Acubiz pris Eksport Acubiz Transport Bogføring 2.500-5.000 kr. Automatisk Automatisk (Rutine) Frekvens Automatisk eksport af fil Automatisk indlæsning til FTP / SFTP ERP* filhentning *) IT intern / ekstern (Acubiz partner) 17 COPYRIGHT 2017 ACUBIZ

// Integration 3 - bogføring Kunde Acubiz pris Eksport Transport Bogføring 5.000 kr. Direkte integration Web service Automatisk data i API kassekladde* AX / NAV *) IT intern / ekstern (Acubiz partner) Automatisk bogføring? 18 COPYRIGHT 2017 ACUBIZ

// Opslag af kvitteringer* Shortcut til billedkvittering samt detaljerede oplysninger af finanspost direkte fra dit ERP system** En del af Fast Track Se kvittering(-erne) Se kontering og dimensionering Se revisionssporet Se brugers kommentarer Se oplysninger om tid og sted * Der kan være udgifter forbundet med at automatisere denne proces til Acubiz og evt. tredjepartsleverandør. 19 ** ERP systemet skal kunne tilpasses COPYRIGHT til at håndtere 2017 opslaget. ACUBIZ

// Kvitteringer i ERP* Alternativ til opslag af kvittering En del af Fast Track Funktion til overførsel af kvitteringer direkte til dit ERP systemet** Acubiz kan integreres med virksomhedens interne systemer, så alle kvitteringer (billed- og PDF-filer) kan overføres til FTP og derfra vises direkte i ERP systemet. 20 * Der vil/kan være udgifter forbundet med at automatisere denne proces til Acubiz og COPYRIGHT evt. tredjepartsleverandør. 2017 ACUBIZ ** ERP systemet skal kunne tilpasses til at håndtere visning af billed- og PDF-filer

// Company Policy Manager* Brug mindre tid i Acubiz og indfør CPM (Company Policy Manager)! CPM er lavet til fordel for finansbrugere i Acubiz - Fast Track til Finans. Hvornår skal udgifter godkendes i finans? Ved overskridelse af beløbsgrænser på omkostningstyper Ved overskridelse af beløb pr. deltager Altid/aldrig kontrol på udvalgte omkostningstyper Altid/aldrig kontrol på udvalgte medarbejdere Rapport til controlling / efterbehandling Kontrolleret frihed En del af Fast Track Til bogføring i økonomisystem Medarbejder Godkender Finans 21 * Der vil/kan være udgifter forbundet med at automatisere denne proces til Acubiz og COPYRIGHT evt. tredjepartsleverandør. 2017 ACUBIZ

// Afstemninger* Få det fulde udbytte af Acubiz afstemninger på kreditkorttransaktioner! På de fleste kreditkort kan der foretages dag-til-dag hensættelser af det faktiske forbrug, uden brugeren har afregnet udgifterne foretages postering på kreditkortleverandørens kreditor med levering af fakturadata direkte fra Acubiz til ERP systemet En del af Fast Track Fordele + Acubiz kan levere afstemningsværktøjer + Få betalt faktura til kreditkortleverandøren til tiden 22 * Der vil/kan være udgifter til Acubiz forbundet med at indføre denne funktion, hvis man allerede har COPYRIGHT en kørende 2017 Acubiz ACUBIZ løsning

// Automatisk udligning* Få det fulde udbytte af Acubiz dataintegration! En del af Fast Track De mange oplysninger, som Acubiz medsender i bogføringsfilerne, kan med fordel benyttes. Automatisk udligning/clearing* Nøgle der leveres med kreditkorttransaktioner og kan udligne hensættelsesposter på transaktionsniveau. Sporing af posteringer på hensættelseskonti Sporing af posteringer på driftskonti * Der vil/kan være udgifter forbundet med at benytte disse faciliteter til Acubiz og evt. tredjepartsleverandør. 23 Ikke alle ERP systemer kan benytte automatisk COPYRIGHT udligning/clearing. 2017 ACUBIZ

// Dubletkontrol* Acubiz EMS foretager løbende dubletkontroller Der kontrolleres: hver uge indenfor en periode på 30 dage mellem udlæg mod udlæg mellem udlæg og kreditkorttransaktioner En del af Fast Track Fordele + Få overblik over evt. snyd + Få overblik over evt. fejlposteringer Se følgende sider for aktivering af dubletkontrol! 24 COPYRIGHT 2017 ACUBIZ