Referat fra bestyrelsesmøde Torpehaven 1 tirsdag den 21. august 2018 kl. 18.30-21.30 Mødested: Lene Møller Deltagere: Lene Møller, Mikael Fossø, Henning Christiansen, Birgitte Mathiesen Afbud: Birgit Kristensen Dagsorden 1. Opfølgning på referat fra bestyrelsesmøde den 8. maj 2018 Punkt 2 og punkt 3 på nærværende dagsordenen 2. Opfølgning på ideer til fornyelser fra generalforsamlingen den 17. april 2018, som bestyrelsen fik tilladelse til arbejde videre med: Det grønne bælte. Birgitte Mathiesen informerer om møde den 2. august 2018 med Carl Poulsen, anlægsgartner, Fyns Træpleje Anlægsgartner Carl Poulsen anbefaler en rydning af de eksisterende buske. Derefter fyldes der jord på og sås græs, som kun skal slås et par gange årligt. Tilbud: Stubfræsning, jord og græssåning kr. 50-55.000. ex. moms Stubfræsning, jord og græssåning og plantning af æbletræer kr. 75.000 ex. moms. Vi kan evt. selv plante træerne. Græsslåning ved Carl Poulsen ca. 450 kr. pr. time Cykelskure - Henning Christiansen informerer om proces mht. til kontakt med kommunen ang. lokalplanen og mulighederne for at etablere cykelskure på foreningens område Henning Christiansen undersøger. Renovering af trapper Birgit Kristensen informerer om proces mht. kontakt med maler. Indsender information inden mødet. Birgit Kristensen undersøger. Nye fliser i gang og bryggers Birgit Kristiansen informerer om proces mht. kontakt med murer. Indsender information inden mødet. Birgit Kristensen undersøger 1
3. Ny vedligeholdelsesplan for ABF Torpehaven 1 På generalforsamlingen den 17. april 2017 blev det besluttet, at der skal udarbejdes en vedligeholdelsesplan. Drøftelse af hvilket firma, som skal udarbejde vedligeholdelsesplanen og hvordan processen skal være for udarbejdelsen af denne. Mikael Fossø har efterfølgende kontaktet OBH Gruppen, Rådgivende ingeniører ang. et tilbud på udarbejdelse af en vedligeholdelsesplan. Tilbuddet på en vedligeholdelsesplan for Torpehaven 1 ser således ud: OBH Vedligeholdelsesplan omfatter: En byggeteknisk gennemgang og tilstandsvurdering af ejendommen Under besigtigelsen foretages ikke destruktive indgreb Konkret beskrivelse af ejendommens bygningsdele og eventuelle skader Anbefalinger om udskiftning af konkrete bygningsdele og udbedring af skader Prioritering af vedligeholdelsesarbejder if. tilstand og restlevetid med inddragelse af Energibesparelsesforslag i det omfang energimærkning er udarbejdet Et 10 års budget der kan danne grundlag for en løbende vedligeholdelse af ejendommen og styring af driftsøkonomien Følgende gennemgås: Tagkonstruktion med besigtigelse fra terræn (eller evt. tagvindue) Udvendig klimaskærm herunder fundamenter, facader, gavle, vinduer, døre, Sålbænke og skorsten Konstruktioner - fra terræn, herunder støttemure, rækværk og lyskasser Hvis der forefindes fælleshus, besigtiges dette ligeledes. Pris: Honorar for opgaven udgør kr. 28.350 inkl. moms og kørsel. Bestyrelsen arbejder videre med vedligeholdelsesplanen. 4. Bestyrelsens rolle og opgaver i forbindelse med salg og køb af andelsbolig Jf. vedtægterne ( 14 stk. 4 og 15 stk. 7) skal bestyrelsesmedlemmer deltage ved salgs- /købsmøderne, hvor også syns- og skønsmanden deltager. Drøftelse af bestyrelsens ansvar, rolle og opgaver ved salgs-/købsmøderne. Bestyrelsen er ikke tilfreds med kvaliteten af de seneste syn og vurderinger i forbindelse med salg. Derfor ønsker vi, evt. at bruge en anden vurderingsmand end Sh-ejendomme. Mikael kontakter OBH, om de foretager syn og vurdering af salg af boliger. Efterfølgende kontakt til 2
OBH-gruppen viser, at de ikke beskæftiger sig med ovenstående opgave. De kan udføre opgaven, men det vil blive noget dyrere end det vi betaler nu. Bestyrelsen arbejder på at finde en anden vurderingsmand 5. Ny grundejerforening ifm. drift af de rekreative områder Med reference til lokalplan 26-353 har Odense kommune i maj 2018 meddelt grundejerforeningen Græshoppevænget og Mariehønevænget, bestyrelserne i Torpehaven 1 og 2, Civica og TN Ejendomme = kollegiet, at driften af de rekreative områder fra 1. januar 2019 overgår til de nævnte parter. Kommunen indkaldte til et orientereringmøde den 4. juni 2018, hvor Lene Møller, Birgit Kristensen og Katharina Meinhardt deltog. Ved mødet blev der orienteret om, at der skal etableres en ny grundejerforening bestående af benævnte parter. Odense Kommune har indkaldt til et nyt møde den 6. september kl. 16 i Civicas fælleshus i Rønnehaven på Guldsmedevej, hvor arbejdet med at oprette en fælles grundejerforening påbegyndes. Det anslås, at Odense Kommune årligt har haft en driftsomkostning på kr. 6.000 til græspleje, kr. 15.000 til fjernelse af affald. Hertil kommer en omkostning til beskæring / tilsyn af træer. Kommunen har ikke angivet driftsomkostningen til beskæring og tilsyn af træerne. Et forsigtigt bud kan være 20.000 kr. Det vil sige, alt i alt en driftsomkostning på kr. 41.000, som skal fordeles på de nævnte parter. På bestyrelsesmødet drøftes, hvem der har mulighed for at deltage i mødet den 6. september 2018 samt hvem der har mulighed for at indgå i arbejdet med at udarbejde vedtægter for en ny grundejerforening samt deltage i grundejerforeningens driftsmøder. Bestyrelsen vil gerne appellere til, at andelshavere, som ikke deltagere i bestyrelsesarbejdet, melder sig til dette arbejde. Torsdag den 6.9.18 kl. 16 mødes de involverede parter ang. drift af de rekreative områder. Birgit Kristensen deltager evt. Det er bestyrelsen i Torpehaven 1 s holdning, at den nye grundejerforening kun skal have én arbejdsopgave, nemlig at varetage opgaven med driften af de rekreative områder. Reparationsansøgninger fra andelshaverne Af referatet fra bestyrelsesmødet den 08.05.18 punkt 3 fremgår det, at andelshaverne senest den 1. juni 2018 skriftligt skal have orienteret bestyrelsen om problemer med døre og vinduer: Følgende er indkommet til behandling på nærværende bestyrelsesmøde: Birgit Kristensen nr. 54 har informeret om, at der er problemer med vinduet i det lille værelse samt en utæt bryggersdør. 3
Randi Lucas nr. 64 har informeret om et punkteret badeværelsesvindue samt 2 vinduer i stuen, hvor der er råd i. Det store vindue mod parkeringspladsen i stueplan er utæt (gummiliste lukker ikke til) Heidi Starup Nielsen nr. 44 har informeret om, at ovenlysvinduet i gangen er utæt. der er et lille hul ved det venstre hjørne Mikael Fossø nr. 60 har informeret om, at der er råd i den dobbelte terrassedør samt terrassedøren lukker ikke ordentlig til. Birgit Kristensen kontakter tømreren, som gennemgår ovenstående og vurderer, hvad der skal udskiftes og repareres. Tømreren sender et skriftlig udspecificeret tilbud til formand Birgitte Mathiesen. 6. Overholdelse af Torpehavens 1 vedtægter og Husorden Bestyrelsen hører, at andelshavernes gæster roser Torpehaven 1 s bygninger (flot arkitektur) samt den tilnærmelsesvise ensartethed, som er i forhaverne til husene. Bestyrelsen føler et stort ansvar for, at andelsboligforeningen fortsat bliver rost både af gæster men også af potentielle købere. Med blandt andet dette for øje havde bestyrelsen udarbejdet udkast til nye vedtægter og udkast til en husorden til generalforsamlingen den 17. april 2018. De to dokumenter blev enstemmigt godkendt. Bestyrelsen har derfor en klar forventning om, at andelshaverne bestræber sig på at efterleve reglerne i vedtægterne og retningslinjerne i husordenen. Drøftelse af bestyrelsens ansvar, rolle og opgaver i tilfælde af, at en andelshaver(e) ikke efterlever vedtægterne og husordenen. Punktet blev drøftet og der vil blive fulgt op på konkret manglende vedligehold. 7. Ændring af bestyrelsesmøde datoer Datoer for årets bestyrelsesmøder fastlægges på et bestyrelsesmøde ultimo året før. Ferie og andre aktiviteter kan komme i vejen for, at et bestyrelsesmedlem ikke kan deltage i et møde. Bestyrelsen skal drøfte, om datoen for bestyrelsesmødet skal ændres, hvis et medlem eller flere ikke kan deltage. Bestyrelsen besluttede, at hvis der er to eller flere bestyrelsesmedlemmer som ikke kan deltage aflyses mødet og en ny dato findes. 8. Behandling af ansøgning fra andelshaver. Mikael Fossø nr. 60 har sendt en ansøgning om, at måtte plante 2-3 frugttræer på fællesdelen af hans baghave. Bestyrelsen godkendte det. 4
9. Planlægning af havedag den 23. september 2018 Havedagens varighed kl. 10.00-15.30 Beskrivelse af opgaver Beskæring af det grønne område mod Civica og ud mod cykelstien bag nr. 50, 52 og 54. Denne opgave har førsteprioritet og alle hjælper til. Invitation (Mikael Fossø) Leje af to buskryddere med savklinge (Mikael Fossø) Bestille lastbil til at komme og hente afklip (Birgit Kristensen) Forplejning (Birgit Kristensen) 10. Torpehaven 1 s nytårskur 2019 Nytårskuren 2019 bliver søndag den 27.1.19. Gæstekantinen på HF & Vucfyn er reserveret. 11. Eventuelt Telefon/maillisten og fødselsdagslisten er opdateret. De er printet og omdelt i postkasserne. Bestyrelsen vil gerne sige tak for en rigtig hyggelig sommerfest. Vi var 13 voksne og 14 børn/unge. Tak til alle ABF erne der kokkererede og bidrog til et lækkert buffetbord. Der er ligeledes dejligt at se, hvor smidigt det gik med at få hejst teltet og få ryddet op søndag. Bestyrelsen har indkøbt 3 klapborde og 1 blå/hvid stribet pavillon. Disse kan lånes af ABF erne. Beskrivelse af klapbordene: Stabilt og praktisk klapbord i stål og plastik. Slidstærk bordplade. Kan sammenklappes og bruges både inden- og udendørs. Mål: 61cm x 122cm Klapbordene står i fællesskuret. Næste møde Bestyrelsesmøde den 2. oktober 2018 hos Mikael Fossø Vigtige datoer i 2018/2019 til Andelshavernes kalendere: Efterårets havedag søndag den 23. september kl. 10.00 16.00 5
Nytårskur 27.1.19 på HF & Vucfyn 6