Statusrapport vedr. samarbejde på forsyningsområdet Indledning De to økonomiudvalg i Køge og Stevns kommuner har på møder i august 2012 vedtaget et kommissorium for en politisk nedsat arbejdsgruppe vedr. samarbejde på forsyningsområdet. Kommissoriet er vedlagt som bilag 1. Medlemmerne i arbejdsgruppen blev udpeget af Økonomiudvalgene. Arbejdsgruppens medlemmer var: Poul Arne Nielsen, Stevns Kommune valgt som formand Steen S. Hansen, Stevns Kommune Ole Bech-Jensen, Stevns Kommune Birgit Smedegaard Olesen, Stevns Kommune Flemming Petersen, Stevns Kommune Palle Svendsen, Køge Kommune Søren D. Brask, Køge Kommune Hans-Erik Jensen, Køge Kommune Torben Haack, Køge Kommune Erik Swiatek, Køge Kommune Finn Buch Petersen, Køge Kommune De to forsyningsdirektører, Jesper Koziara fra Stevns Forsyning og Line Hollesen fra Energiforsyningen, har fungeret som sekretariat for arbejdsgruppen. På baggrund af arbejdsgruppens anbefalinger besluttede kommunalbestyrelserne i februar 2013 at gennemføre følgende: Etablering af et anpartsselskab ejet af de to serviceselskaber KØST Forsyningsservice ApS Anpartsselskabets øverste ledelsesorgan udgøres af en direktion bestående af de to direktører for de eksisterende serviceselskaber Følgende opgaver løses i selskabet: forbrugsafregning, løn/hr, samarbejde om visse ITsystemer og indkøbs-/udbudsopgaver Der ansættes ikke medarbejdere i selskabet, men udlånes medarbejdere fra de to eksisterende serviceselskaber Det fælles anpartsselskab, KØST Forsyningsservice ApS, blev stiftet den 19. marts 2013. Enhver udvidelse af selskabets opgaveportefølje skal godkendes af de to kommunalbestyrelser. Status Der har været afholdt evalueringsmøder i august og december 2013. Der gives i det følgende en status på samarbejdet i selskabet. Løn/HR: Der er kørt løn i KØST Forsyningsservice ApS fra maj 2013. Der er forhandlet en fælles aftale om lønsystem på plads med virkning fra 2014. Ved løsningen af opgaven i KØST Forsyningsservice ApS er der udover den økonomiske besparelse opnået en back up-funktion samt mulighed for faglig sparring, da der nu er to medarbejdere, der kan håndtere lønudbetalingen.
FAS (Forbrugsafregningssystem): Opgaven vedr. forbrugsafregning er varetaget i det fælles selskab fra 1. juli 2013. Der er forhandlet nye aftaler for begge forsyninger vedr. system til forbrugsafregning. Der er indgået aftale med Stevns Kommune vedr. håndtering af afregning for renovation og statsafgifter. Der er etableret mulighed for at omstille telefoner mellem de to forsyninger. Det betyder, at kunder, der ringer til Stevns Forsyning med spørgsmål til deres forbrugsafregning kan blive stillet direkte videre til de medarbejdere, der løser opgaven, men er placeret fysisk hos Energiforsyningen. I forbindelse med denne opgave er der opnået en back up-funktion set i forhold til, hvis Stevns Forsyning skulle have løst den alene. Desuden er der opnået en bedre udnyttelse af de udlånte FAS-medarbejderes ressourcer og kompetencer, da de to forsyninger kører forskudt opkrævning. IT-systemer: Der er indgået aftale om fælles GIS-løsning (system til visning af bl.a. kort og ledningsoplysninger). Vedligeholdelse af database vedr. afløbssystem samt automatisk besvarelse af forespørgsel om ledningsoplysninger varetages også af det fælles selskab. Der arbejdes på at indgå aftale om fælles drift og vedligeholdelse af database for tømningsordning. I forbindelse med samarbejdet om IT-systemer er der opgjort en mindre økonomisk besparelse. Derudover er der en række afledte effekter, der er vanskelige at opgøre økonomisk, men som skaber en økonomisk effektivisering i forsyningerne. Den fælles GIS-løsning med de nye funktionaliteter betyder frigjorte ressourcer ved automatisk udlevering af ledningsoplysninger og forbedret tilgang til ledningsoplysninger både for driftsmedarbejderne via tablet eller pc i marken og for projektlederne på kontoret. Den nye fælles GIS-løsning giver dermed en hurtigere og mere effektiv opgaveløsning. Mindre rettelser til ledningsregistreringer sker også hurtigere med en mere opdateret database til følge. Indkøb/Udbud: Indkøb af fældningskemikalie har været sendt i EU-udbud. På baggrund af licitationsresultatet forventes der årlig opnået en samlet besparelse på ca. kr. 200.000. Der arbejdes pt. på udbud af rammeaftale for landinspektørydelser samt indkøb af arbejdstøj. Derudover arbejdes der på at identificere andre fælles indkøbs-/udbudsopgaver. Ved indkøb og udbud tages der udgangspunkt i de politikker, der er gældende i de to kommuner. Generelt: Etableringen af KØST Forsyningsservice ApS betyder, at de to forsyninger generelt har fået et tættere samarbejde. Der er skabt god kontakt mellem især de ansatte i økonomifunktionerne og projektafdelingerne. Det betyder, at der sker en større videndeling og erfaringsudveksling end tidligere. Denne sparring kan i begge forsyninger tillige give en øget kvalitet i løsningen af opgaver, der ikke er placeret i det fælles selskab. Samarbejdet i KØST Forsyningsservice ApS vurderes derfor at have en afsmittende positiv effekt i begge forsyninger.
Økonomi: De anslåede økonomiske synergier i forbindelse med de nuværende opgaver i selskabet er ved fuld implementering: Opgaver Oprindelig anslået økonomisk synergi/år Forventet besparelse 2013 Estimeret besparelse 2014 Løn/HR 32.500 kr. 0 kr. 32.500 kr. FAS (forbrugsafregning) 557.750 kr. 255.375 kr. 600.000 kr. ekskl. system IT-systemer * 15.000 kr. 40.000 kr. Indkøb/Udbud * ** 200.000 kr. Basisdrift for det -145.000 kr. -115.000 kr. -145.000 kr. fælles selskab I alt 445.250 kr. 727.500 kr. * De økonomiske synergier vedr. IT-systemer og Indkøb/Udbud blev ikke opgjort ved dannelse af det nye selskab, da omfanget af samarbejdet på disse områder endnu ikke var kortlagt. ** Den angivne besparelse omfatter alene besparelsen på indkøbet af fældningskemikalie. Arbejdsgruppens anbefalinger Den politiske arbejdsgruppe har drøftet, hvilke administrative opgaver der kan samarbejdes om, og som ligger i naturlig forlængelse af det allerede etablerede samarbejde. I det følgende er arbejdsgruppens anbefalinger til fortsat udvikling af samarbejdet i KØST Forsyningsservice ApS angivet. Fælles IT-infrastruktur: Den overordnede kortlægning, der er foretaget på IT-området, har vist, at der kan opnås gode synergier ved tættere samarbejde inden for området. Dette vil kræve, at der etableres en fælles IT infrastruktur. Begge forsyninger køber i dag deres IT-infrastruktur til administrativt IT af kommunerne. Energiforsyningen har opsagt deres IT-aftale med Køge Kommune og er i gang med at etablere egen løsning. Der bør undersøges, om der kan etableres en fælles løsning. Anbefaling: Stevns Forsyning tilknyttes Energiforsyningens nye løsning, hvis der kan opnås positive synergier. Fælles økonomistyringssystem: Begge forsyninger anvender i dag økonomistyringssystemet Axapta, hvor Energiforsyningen selv driver løsningen, mens Stevns Forsyning anvender en hostet løsning. Anbefaling: Stevns Forsyning tilknyttes Energiforsyningens løsning, hvis der kan opnås positive synergier. En forudsætning herfor er formentlig en fælles IT-infrastruktur. Fælles kommunikation: Det vurderes, at forsyningerne kan samarbejde om kommunikationsopgaver i form af samme platform for hjemmesider og intranet, og udarbejdelse af fælles koncepter for annoncer, brochurer og øvrige publikationer til eksterne såvel som interne interessenter. Anbefaling: Der etableres et samarbejde vedr. kommunikation, hvor det er gavnligt for begge forsyninger. Forsyningerne vil fortsat kommunikere under eget navn og design-
linje. Fælles kundeservice/telefonpasning: De hidtidige erfaringer peger på, at serviceniveauet overfor kunder, der henvender sig om forbrugsafregning, vil kunne højnes yderligere ved etablering af et fælles telefonsystem. Generelt vurderes det, at et fælles telefonsystem vil give en øget tilgængelighed for kunderne samt en øget fleksibilitet internt i forsyningerne. Anbefaling: Der etableres en fælles kundeservicefunktion til varetagelse af telefonpasning/omstilling og øvrige ikke-personlige henvendelser, hvor det er gavnligt for begge forsyninger. En forudsætning herfor er formentlig, at der anvendes samme telefonsystem/omstillingsbord. Fælles driftsadministration af tømningsordninger for bundfældningstanke: Der anvendes i dag samme entreprenør til tømningerne, mens der anvendes forskellige administrative løsninger. Anbefaling: Driftsadministrationen for tømningsordningerne sammenlægges for bedre kvalificering og prioritering af opgaven. Fælles driftsadministration for tømning af spildevandsselskabernes olieudskillere og sandfang: Energiforsyningen har i dag en etableret ordning. Stevns Forsyning ønsker en tilsvarende ordning. Anbefaling: Der etableres en fælles driftsadministration for tømning af spildevandsselskabernes sandfang og olieudskillere, hvis der kan opnås positive økonomiske og miljømæssige effekter ved dette. Politisk arbejdsgruppe: Det er arbejdsgruppens opfattelse, at det er vigtigt fortsat at sikre udviklingen af samarbejdet mellem forsyningerne. En politisk arbejdsgruppe vil medvirke til at fastholde en tæt dialog mellem forsyningerne og ejerne om det fælles selskab. Anbefaling: Det anbefales de nye kommunalbestyrelser, at der nedsættes en ny arbejdsgruppe for at sikre fortsat udvikling af samarbejdet. Arbejdsgruppen bør være bredt forankret i de nye kommunalbestyrelser.
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` a b M ] ] N ] c ] c ] c d e a b M ] ] N ] c ] c ] f g h H R a Q R R i F F Q d R Q _ J R S F h S R Q j _ T T T F F Q k l m h a ^ f ^ O K N ] M n a O N ^ f h M L M L O o f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
9 + ( % ( 4 + ( # + ( % E 4 % ; ( ) ( + ( % - 4 1 # ) % < < ( : # ), # ) 5 - #! # + 5 # 0 q 4 1 # ) % < < ( ) # - )! ) ;!! ) - #! * ( ) " *, ( + # ' - % r + - 4 1 # ) % < < (! + * ( 7!! )! ) *! - + -! : # 4 )! - #! ) 7, ( + ( % ) ) ) * - 4 ) - # + ( + )! ( # # + *! " 0 s # < % ) - #! + - 4 1 # ) % < < ( t # ' < ; ) (! - (,! ( #! " * ( + # ' - % t ) * < " # + " * ( + # ' - % ( # + - % )!. 2 3. 0 u ) * # + % # ) ( % # * ( # ) - #!! * + ) ) + 0 q 4 1 # ) % < < ( ) ( # + % - < <! ) * - + % % * -! + < +! + ) * 4 5 - ( #, + ( % + #! * ( + # > 4 ( #. 2 3. 0 9! + " ' + %! - 4 1 # ) % < < ( ) < % - ' -! # - 4 1 # ( #! - 1!! + # ) < - ( 0 9! 4 % )! + ( # * - #! + 3 0 " # + - 4 1 # ) % < < ( 0 9 + * * - ) -! ( < 5 ( # - )! - %! " * ( + ) * - < 1 *,!! 0 = " # + - 4 1 # ) % < < ( - 5 # ) < ) * +! + #! * ( % < 1 ( + ( % 0 ' 0 4! - ) - # ( * ( : 5 ' + " #! - 5 # ) 0 6 ' (! # % +!! + * )! ( 4 + )! - ( # - ( #! # ) + % + %! #! * ( 0 R Q ^ p ^