KØBENHAVNS KOMMUNE Børne- og Ungdomsforvaltningen Center for Policy NOTAT Bilag 3: Skoler og klynger før og efter fællesskaber Etableringen af fællesskaber for skoler og klynger medfører, at der bliver behov for at lave nye løsninger for opgaver, der typisk har været håndteret af medarbejdere og ledere på enhederne. De fællesskabers arbejde baserer sig på følgende principper, der skal sikre ledere en god og individuelt tilpasset understøttelse: Alle enheder skal have faste kontaktpersoner i det fællesskab samarbejdet skal baseres på faste relationer Administrative medarbejdere fra fællesskabet sikre lokalt kendskab til skoler og klynger ved løbende fremmøde på skoler og i klynger, når det er relevant for opgaveløsningen Understøttelsen fra det fællesskab skal kunne tilpasse sig ift. de lokale supportbehov, når det prioriteres af lederne Fællesskabet skal også håndtere ad hoc opgaver fx formidlet via ugepakken der målrettes fælleskaberne Opgaveporteføljen fra de fællesskaber er dynamisk. Fællesskaberne skal løbende tilpasse sig ændrede arbejdsgange og fælleskommunale forretningsgange, så ledere friholdes mest muligt for opgaver. De fællesskaber har ansvar for implementering af de standardiserede processer på alle skoler og klynger, og skal derved sikre at processer på enhederne forløber så effektivt som muligt. For at sikre, at der fortsat kan opretholdes attraktive arbejdspladser for de medarbejdere, er det endvidere et bærende princip, at medarbejderne i de fællesskaber skal involveres i den interne arbejdsfordeling. Den enkelte medarbejders opgaveportefølje skal tage udgangspunkt i nuværende kompetencer samt målrettet kompetenceudvikling efter aftale med de enkelte medarbejdere. Der skal være en balance, der sikrer mulighed for, at særlige kompetencer sættes i spil på tværs af enheder. Samtidig skal der være en variation i opgaver, der sikrer attraktive arbejdspladser med udgangspunkt i medarbejdernes konkrete ønsker.
Opgaver der overføres til det fællesskab for både skoler og klynger Opgaver, der overføres fra både skoler og klynger, er standardopgaver, der skal varetages på alle enheder. De er kendetegnet ved, at den konkrete proces i dag defineres lokalt på alle enheder. Ingen af processerne griber ind i det pædagogisk/didaktiske arbejde med børn og unge. Opgaverne er desuden kendetegnet ved, at der vil kunne realiseres en effektivisering i tidsforbruget på håndtering af opgaverne gennem etablering af fagligt miljø for medarbejdere. Det faglige miljø vil særligt betyde en reduktion i tiden, der bruges på informationssøgning og samtidig sikre, at der sker et kvalitetsløft i opgavevaretagelsen. Dette løft i kvaliteten vil yderligere reducere ressourcetrækket, da der vil komme færre tilbageløb, når en opgave er grebet rigtigt an fra start. Gennem implementeringen af standardiserede processer sikres det samtidig, at der knyttes entydige kompetencekrav til roller i både det fællesskab og på skoler og i klynger. Dette sikrer bedre mulighed for målrettet kompetenceudvikling af nye medarbejdere ift. de krav, der følger med den konkrete rolle for medarbejderen. Dermed fjernes også den lokale opgave fra skoler og klynger med sikring af relevant kompetenceudvikling af medarbejdere. Figur 1 Oversigt over opgaver der overføres til de fællesskaber Løn og personale Budgetopfølgning og prognose Bogføring og regnskab - Oprettelse af stillingsopslag i HR manager - Oprettelse af sudvalg - Indkaldelse til ssamtaler - Afslag til kandidater - Afslutning af sager i HR manager - Indberetning af kandidat til - Indberetning af r uden om HR manager - Indberetning af r på særlige vilkår - Indhentninger af bevillinger og/eller dokumentation ved af medarbejdere på særlige vilkår - Indberetning af fratrædelser - Indberetning af lønændring - Dialog med medarbejder om udarbejdelse af barselsplan - Indberetning af barselsorlov - Opfølgning på modtagelse af refusioner - Samarbejde med KS om alle indberetninger - Udarbejdelse af materiale til månedlig budgetopfølgning - Gennemgang af månedlig budgetopfølgning med leder og tilføjelse af evt. justeringer pba. dialog - Udarbejdelse af regnskabsprognoser og besvarelse af evt. opklarende spørgsmål - Gennemgang af regnskabsprognose med leder og tilføjelse af ev. justeringer pba. dialog - Udarbejdelse af materialer om enhedens økonomi til MED og bestyrelse - Løbende dialog med leder ift. afklaring af spørgsmål og sparring fx i forbindelse med planlægning af skoleåret - Kvalitetssikring af bevilling - Intern budgetlægning (redskabsmæssig del) - Kontering af e-faktura - Opfølgning på varemodtagelse - Ompostering af køb foretaget på firmadankort - Håndtering af udlæg - Omposteringer øvrige - Håndtering af intern handel KAS Kun Klynger - Oprettelse af grundplaner for medarbejdere - Understøttelse af pædagogiske ledere - Kontrol af KAS-indberetninger - Kontrol af normperiodeafslutning - Fejlretning - Uddannelse af nye ledere Side 2 af 9
Ud over de standardiserede opgaver, der overføres til fællesskaberne, vil der være forskelle mellem skoler og klynger ift. hvilke opgaver, der skal varetages i det fællesskab. Det skyldes, at der anvendes forskellige systemer sektorerne imellem, at ledelsessammensætningen er forskellig, samt at de oplevede udfordringer ift. opgaver også varierer. Klyngernes størrelse medfører, at der på en række opgaver er en markant større volumen end for skolerne. Samtidig har klyngernes opdeling i flere matrikler betydet, at klynger allerede har udviklet processer, der ikke forudsætter, at der er medarbejdere fysisk til stede på alle enheder. Ved at etablere fællesskaber kan der samtidig foretages justeringer i ugepakken for formidling af opgaver fra BUF og Koncernservice. Dette vil sikre, at opgaver fremover kan formidles direkte til fællesskaberne, og dermed ikke bliver forstyrrende eller tager unødvendig tid for de faglige ledere. Side 3 af 9
Ændring for Klynger Klyngerne vil samlet set få håndteret flere opgaver fra fællesskabet, end klynger gør i dag via egen administrativ medarbejder. Derved sikres det, at der frigøres tid for klyngeledere og pædagogiske ledere. Det vurderes, at den tid, der frigøres i klyngerne, overstiger tidsforbruget til håndtering af øvrige opgaver, der tidligere blev håndteret af de medarbejdere. Der kan lokalt prioriteres yderligere understøttelse af klyngeledere ift. konkrete behov, der vil kunne variere fra klynge til klynge. Figur 2 viser effekter for klyngerne med udgangspunkt i den typiske opgavefordeling i klynger Figur 2 Konsekvenser af ændret opgavefordeling for klynger Klynge VUGGESTUE BØRNEHAVE FRITIDSHJEM SOCIALE NORM BASISPLAD-SER DØGNTILBUD Klyngeleder Pædagogisk leder Opgaver omkring ledelsesunderstøttelse fx referat fra MED etc. Administrativt fællesskab Den redskabsmæssige håndtering af budgetopfølgning og regnskabsprognose generel øko, styring Grundplaner i KAS Fejlretning i KAS Normperiodeafslutning Det er målsætningen, at etablering af de fællesskaber for klynger, skal bidrage til, at krav om systemkompetencer i videst muligt omfang fjernes fra klyngeledere og pædagogiske ledere. Derved vil de fællesskaber overtage opgaver, der i dag giver de største udfordringer for klyngerne. Det drejer sig særligt om opgaver, der er relateret til arbejdstidsplanlægningssystemet KAS. De fællesskaber skal fremover udgøre klyngernes supportfunktion ift. KAS og forestå kompetenceudvikling af nye pædagogiske ledere, så det sikres at nye ledere bliver understøttet og hjulpet med at varetage denne opgave. Denne opgave er i dag forankret i Koncernservice, men fremover er bliver de fællesskaber ansvarlige for dette samarbejde. De fællesskaber understøtter de pædagogiske ledere i håndteringen af KAS opgaven, ved at lave en løbende opfølgning og kvalificering af enhedernes registreringer. Dette sikrer, at fejl identificeres hurtigt og KAS kan tilpasses, så Side 4 af 9
planlægningen sikrer god udnyttelse af arbejdstidsaftalen samt korrekt registrering. Der skal være ledelsesnær bistand i forbindelse med afslutning af normperioder. Figur 3 illustrerer, hvilke opgaver der skal varetages i klyngerne hhv. før og efter etableringen af fællesskaber. Listen er bygget op om opgaver, hvor klyngernes personale i dag typiske er involveret i opgaveløsningen gennem en form for administrativ understøttelse af opgavevaretagelsen. Figur 3: Klynger før og efter fællesskaber Klynge Entydig budget- og personaleansvar Betaling af aktivitetsmidler Udflytterinstitution Ledelse af TAP Enhedsspecifikke opgaver Opgaver relateret til faglig kerneopgave Kommunikation Gadeplansmedarbejdere Forældresamarbejde Pædagogiske læreplaner Økonomistyring og prognoser Lønændring Ferie og fravær Klubindskrivning Busser og rumlepotter FM og bygning KBH. Barn Samarbejde med Pladsanvisning Sprogtest Administration Rekruttering og Indkøb Barsel og refusion Håndtering af flere matrikler KAS - Planlægning af arbejdet Grundplaner i KAS Bogføring og regnskab Barsel og refusion Samarbejde med KS Konkrete behov for administration relateret til disse opgaver håndteres i dialog med administrativt fællesskab Opgaver forbliver i klyngen oprettelse af grundplaner, support og uddannelse af nye medarbejdere i KAS overføres til fællesskab Opgaver markeret i rød overføres til administrativt fællesskab Side 5 af 9
Ændring for Skoler På skolerne overføres en mindre opgaveportefølje til de fællesskaber end for klyngerne. Dette skyldes primært, at de fleste skoler er kendetegnet ved, at være forankret på én matrikel, og der derfor er en større synenergi mellem den fysiske tilstedeværelse af administrativt personale og den daglige drift på enheden. Skolernes nuværende organisering af opgaver, der overføres til det fællesskab, er forskellig, ligesom det også er forskellig bemanding, der løser disse opgaver. I figur 4 fremgår den mest typiske fordeling af de opgaver, der foreslås overført til de fællesskaber. Figur 4: Skoler Typisk fordeling af opgaver for skoler med/uden administrativ leder Skoler med administrativ leder Skoler uden administrativ leder Primært administrativ leder Løn og personale Bogføring og regnskab Primært Skolesekretær Enten Skoleleder/ Souschef Eller skolesekretær Løn og personale Bogføring og regnskab Primært Skolesekretær Budgetopfølgning og prognoser Budgetopfølgning og prognoser Primært administrativ leder Skoleleder/ Souschef Side 6 af 9
Figur 5 illustrerer hvilke opgaver, der skal varetages på skolerne hhv. før og efter etableringen af fællesskaber. Oversigten er bygget op om opgaver, hvor skolernes personale ofte er involveret i opgaveløsningen. Da opgavefordelingen er forskellig fra skole til skole, vil der være behov at finde lokale løsninger ift. opgavehåndteringen. Figur 5: Skoler før og efter fællesskaber Skole Entydig budget- og personaleansvar Madskole og Eat Ledelse af TAP Enhedsspecifikke opgaver Specialklasserække FM og bygning Flere matrikler Modtagelsesklasse Der skal findes individuelle løsninger for skolerne fx gennem deling af medarbejdere Opgaver relateret til faglig kerneopgave Kommunikation Elev administration Servicering af elever og forældre IT/Pædagogisk netværk Skemalægning Grundskoleindberetning Planlægning af arbejdet - TRIO Registrering af elevfravær Skoleindskrivning Opgaver forbliver på skolen Økonomistyring og prognoser Lønændring Ferie og fravær Administration Rekruttering og Indkøb Barsel og refusion Bogføring og regnskab Samarbejde med KS Øko status til MED og bestyrelse Opgaver markeret i rød overføres til administrativt fællesskab Side 7 af 9
Eksempler på standardiserede processer Nedenfor fremgår to eksempler (figur 6 og figur 7) på opgavefordeling mellem enhed og administrativt fællesskab. Eksemplerne illustrerer samtidig, hvilke konkrete opgaver og systemkompetencer, der fjernes fra enhederne. Figur 6 Regnskabsprognose for klynger EKSEMPEL - REGNSKABSPROGNOSE Klynge VUGGESTUE BØRNEHAVE FRITIDSHJEM SOCIALE NORM BASISPLAD-SER DØGNTILBUD Administrativt fællesskab PL - Forbereder kort liste med øvrige kendte ændringer Indkalder efter aftale med KL til møder og sender forbrugsrapporter og status Dialog om relevante ændringer ift. økonomi Gennemfører simuleringer og øvrige ændringer Modtager status for prognosen Indberetter prognoseresultat Sidste del af processen gentages ved konkret behov Hvad fjernes fra klyngen Ledelse af de medarbejder Ansvar for tilrettelæggelse af de processer Systemkompet encer ift. Kvantum budgetcontroller Fundament Ansvar for kompetenceudvikling af medarbejdere Sårbarhed ved personaleomsætning Opfølgning med HNG ved uklarheder eller udestående bevilliger Behov for indhentning af betalingslister Figur 7 Ansættelse af medarbejder for skoler Side 8 af 9
EKSEMPEL ANSÆTTELSE AF MEDARBEJDER Behov for af medarbejder Beslutter sammensætning af s -udvalg Udvælger kandidater til samtale og tidspunkt for samtaler Udvælger kandidat til og angiver evt. løntillæg Administrativt Arbejdsfællesskab Udarbejder stillingsopslag og slår stilling op via media og rekruttering Tilføjer s -udvalg og sikrer adgang for medlemmer Indkalder kandidater til samtale Sender afslag og afslutter sag i HR Manager Indberetter med ønsket løn Kontrol af lønaftale og lønudgift Hvad fjernes fra skolen Ledelse af de medarbejder Ansvar for tilrettelæggelse af de processer Systemkompetencer vedr. HR Manager og Fundament SEB Ansvar for kompetenceudvikling af medarbejdere Sårbarhed ved personaleomsætning Opfølgning med koncernenheder ved svære sager / tilbageløb Specifik kendskab til aftalestof Side 9 af 9