TEMA : UDRULNING 5.-6. FEBRUAR Nr. 08 03. februar 2011 Første del af MidtEPJ går live 5. og 6. februar går Hospitalsenheden Vest i luften med første del af udrulningen af MidtEPJ. Efter weekenden er der adgang til alle de tre moduler i MidtEPJ Medicinmodulet, Rekvisition/Svar-modulet og Bookingmodulet. Læs mere om ændringerne i ugens tema-nyhedsbrev om weekendens udrulning på de næste sider. Første del af MidtEPJ går live side 2 Rekvisition/Svar giver nye muligheder side 3 Fra Labka til MidtEPJ side 4 Stor interesse Booking på for Rekvisition/ vingerne Svar Side 6 side 7 Side 8 Medicinmodul klar med ny struktur Bliv klædt på til weekenden side 9 Hospitalsenheden Vest www.vest.rm.dk
Nu sker det: Første del af MidtEPJ går live Chefsygeplejerske Ida Götke, Hospitalsenheden Vest. Kære alle Så går vi i luften med første del af udrulningen af MidtEPJ. Efter weekenden vil vi have adgang til alle de tre moduler i MidtEPJ Medicinmodulet, Rekvisition/Svar-modulet og Bookingmodulet, og vi er godt på vej til udrulningen af den fulde patientjournal. Dette er startskuddet til, at vi får samlet vores elektroniske arbejdsredskaber under ét, og får begrænset antallet af log ons, der skal foretages dagligt i den kliniske hverdag. Dette vil også give bedre samlet overblik over patientens data og dermed styrke det sammenhængende patientforløb. Samtidig med udrulningen af MidtEPJ samler vi de nuværende 5 hospitalskoder til en fælles hospitalskode for Hospitalsenheden Vest. Det har betydet, at alle afdelinger og afsnit i Hospitalsenheden Vest har fået tildelt nye koder under den fælles hospitalsstruktur. Vi har i forskellig sammenhæng bl.a. i forbindelse med Sundhedsstyrelsens specialeplan haft en udfordring i, at vi er blevet betragtet som 5 forskellige sygehuse. Med én fælles kode slår vi fast, at vi er ét hospital. Samtidigt er det et skridt videre frem mod, at vi om nogle år flytter sammen i DNV Gødstrup. Side 2
Rekvisition/Svar giver nye muligheder Cheflæge Jens Friis Bak, Hospitalsenheden Vest. Baseret fra min kliniske erfaring med Rekvisition/Svar-modulet som overlæge på Medicinsk Afdeling C, Århus Sygehus vil jeg sige, at du først og fremmest skal forholde dig til rekvisitioner og svar fra Klinisk Biokemisk Afdeling på en ny måde. Du vil bl.a. tydeligt kunne se: indkommende svar om patienten hvilke svar, der er kvitteret for hvilke blodprøver der er bestilt i fremtiden hvilke blodprøver, der er i arbejde Ud fra afdelingsoversigten vil du desuden se en liste over patienter med nyindkomne svar fra Klinisk Biokemisk Afdeling. Det kræver nogen disciplin at vænne sig til at kvittere for indkomne svar - du skal lære at bruge genvejstaster - men når rutinen er der, er det et hjælpsomt system, som hjælper til med at skabe et overblik for dig som EPJ-bruger. Side 3
Fra Labka til MidtEPJ via flittigt tastearbejde Forberedelserne med at afvikle Labka og få ført data over i Rekvisition/Svar-modulet har krævet længere tids tastearbejde i Klinisk Biokemisk Afdeling. 5. februar 2011 overgår Klinisk Biokemisk Afdeling fra Labka II-Vest til Labka II- Midt serveren samtidig med, at klinikbrugerne går fra Labka-WEB til Rekvisition/Svar-modulet. - Som forberedelse har it-teamet i Klinisk Biokemisk Afdeling på 5 personer tastet alle stamdata fra Hospitalsenheden Vest Labka, f.eks. analyser, instrumentopsætning og HEV-rekvirenter, manuelt ind i Labka II-Midt i alt nogle måneders tastearbejde, fortæller Anders Poulsen, afdelingsbioanalytiker i Klinisk Biokemisk Afdeling, og tilføjer: - Der har også været masser af indtastninger i Rekvisition/Svar i forbindelse med de nye standard-pakker, og mulige runder for hvert afsnit. Alle disse indtastninger er blevet tastet manuelt. Oversigt over rekvisitioner og svar fra før 5. februar 2011 Side 4
Rekvisitioner bestilt før 5. februar og svar fra før 5. februar vil blive overført til MidtEPJ og Labka: Labka-WEB Vest, som lukkes ca. EPJ-RSM Labka II-MIDT laboratoriet 1/3 2011 Svar fra 18/3 2006 til 5/2 Kan ses Kan ses IKKE tilgængelige 2011 Svar fra efter 5/2 2011 IKKE tilgængelige Kan ses Kan ses Rekvisitioner bestilt før 5/2: Kan ses, men ikke Sendes til EPJ-RSM 5/2 Sendes via EPJ til Labka 5/2 - ikke taget redigeres 2011 2011 - HEV-rekvirenter Rekvisitioner bestilt efter Labka WEB er Kan ses & redigeres Kan ses & redigeres 5/2 lukket for - ikke taget rekvirering - HEV-rekvirenter Analyseændringer i forbindelse med ny Labka-server 18. januar sendte Klinisk Biokemisk Afdeling en skrivelse rundt, der informerer om analyseændringer i forbindelse med, at Hospitalsenheden Vest går over på en ny Labka-server. I den forbindelse er samtlige analysenavne og referenceintervaller blevet gennemgået og harmoniseret i hele Region Midt og Nord. Læs rundskrivelsen samt bilag i KBA-laboratoriehåndbogen. Ny Labka-pakke Læs desuden den udsendte skrivelse pr. 18. januar fra Klinisk Biokemisk Afdeling om den nye Laboratoriepakke i MidtEPJ samt bilag i KBA-laboratoriehåndbogen. Nye analysenavne Mange analyser har fået nye analysenavne, så derfor er der blevet udarbejdet søgelister, hvor der er mulighed for at finde de nye analysenavne ud fra enten Vest-analysenavn eller forkortelse i WEB-Labka (Vest). Se listerne på EPJhjemmesiden under Vigtige ændringer. Fælles RSM-opsætninger i hele Hospitalsenheden Vest Af patientsikkerhedsmæssige grunde, har EPJ-styregruppen besluttet, der skal være generelle opsætninger i Rekvisition/Svar-modulet, som skal gælde i hele Hospitalsenheden Vest. De valgte konfigurationer kan ses på EPJ-hjemmesiden eller via Midt-EPJ link til vejledninger på skrivebordet. Side 5
Stor interesse for Rekvisition/Svar-modul Dorthe Pilgaard, EPJ-ansvarlig for RSM/MEM-teamet, EPJ-kontoret, har fået mange henvendelser om overgangen til Rekvisition/Svar-modulet. - Vi bliver klar til weekenden, og jeg glæder mig til at se systemet i funktion, siger Dorthe Pilgaard. Hendes opgave har bl.a. været at udvikle undervisningsmateriale til Rekvisition/Svar, stå for undervisning og opfølgning og de lokale konfigurationer til MidtEPJ samt kontakt og opfølgning i forhold til de ansvarlige for Medicinmodulet på afdelingerne. Ringer du til support på lørdag, kan du derfor risikere at tale med Dorthe: - Jeg yder support på Rekvisition/Svar lørdag og søndag. De seneste dage har der været rigtig mange spørgsmål om Rekvisition/Svar især mht. vejledninger og undervisningsmateriale. Jeg hjælper også brugerne på mandag med deres spørgsmål. Jeg synes, det er rigtig dejligt at kunne hjælpe brugerne med at blive klogere på MidtEPJ. Labka lukkes Rekvisition/Svar i MidtEPJ tager over Labka lukker 5. februar, og alle skal fremover anvende Rekvisition/Svar i MidtEPJ til rekvirering, læsning og godkendelse af blodprøver. I løbet de seneste uger er alle historiske data overført fra LABKA til MidtEPJ. Det betyder, at alle historiske data fra 2006 og frem til 4. februar 2011 vil være at finde i Rekvisition/Svar-modulet. Desuden vil fremdaterede rekvisitioner fra LABKA også tages med over i Rekvisition/Svar. Side 6
De historiske svar vil i første omgang stå som ikke-godkendte men i løbet af den kommende uge efter udrulningen vil status ændres til godkendt. Rekvisitioner og svar i Rekvisition/Svar vil kunne ses på den pågældende patient, men der kan også åbnes en liste over modtagne svar til godkendelse på afsnitsniveau. Derfor skal du også være opmærksom på, hvilket afsnit du er logget på, når du bestiller blodprøver, da det også er dette afsnit, svaret kommer tilbage til. For at sikre en god overgang er der i afdelingerne udpeget en række Rekvisition/svar-superbrugere, som sammen med EPJ-kontoret og Laboratoriet kan give support i overgangen til Rekvisition/svar. Booking på vingerne i samarbejde med superbrugerne Implementeringen af Booking-modulet er kommet i mål i samarbejde med afdelingerne og deres superbrugere. - Vi fik fra start lagt en plan for, hvordan data i Bookplan skulle klargøres og overføres til MidtEPJ, så vi har ikke fået de store overraskelser undervejs, fortæller Jacob Høyer, der deler titlen som delprojektleder i BOM-teamet sammen med Gerda Bundgaard Pedersen. Overflytning af data fra Bookplan til Bookingmodulet og indtastning af ny data har krævet en stor indsats fra superbrugerne i afdelingerne. - Denne her weekend skal 15-18 superbrugere og jeg teste Booking-modulet for at se, om der skal ske tilretninger, men vi er helt klar til udrulningen, fortæller Jacob Høyer. Efter weekendens udrulning fortsætter BOM-teamet samarbejdet med superbrugerne bl.a. om at lægge ydelseskoder og SFI (Sundhedsfagligt Indhold) på bookingopgaverne. Bookplan lukkes: Booking i MidtEPJ tager over Som en del af overgangen til MidtEPJ skal du fra 7. februar 2011 logge på Bookplan via MidtEPJ. Bookplan bliver til Bookingmodulet (BOM), men svarer i første omgang helt til det Bookplan, som vi kender det i dag. Til gengæld vil der med den kommende fulde ibrugtagelse af MidtEPJ være mulighed for at udnytte integrationen til Klinisk Proces og EPJ-PAS, bl.a. ved, at registrering af ambulante besøg og planlagte indlæggelser kan startes fra bookinglister. Før Bookingmodulet kan tages i brug, skal alle nuværende bookingaftaler i Bookplan flyttes til EPJ-bookingmodulet. De ca. 25.000 aftaler vil flyttes automatisk fra fredag 4. februar om eftermiddagen, hvorefter booking-superbrugere fra afdelingerne lørdag vil teste, om alt er kommet med i overflytningen. Side 7
Derfor er Bookplan lukket fra fredag kl. 16.00 til mandag 7. februar kl. 7.00, hvorefter der skal logges på Booking via MidtEPJ. OBS! Via EPJ vejledning-ikonet på skrivebordet kan du finde vejledningerne til den fremtidige log on-procedure. Når Bookplan kører i Midt-EPJ, vil det ikke længere være muligt at trække henvisninger fra det nuværende PAS system. Indtil udrulningen af den fulde patientjournal skal aftaler derfor oprettes ved at oprette almindelige bookinganmodninger, og aftaledato og tid skal manuelt skrives i PAS. Medicinmodulet er klar med ny struktur Lone Handberg, ledende farmakonom, Hospitalsapoteket. har været primus motor på at få Medicinmodulet klar til MidtEPJ. - Fredag 4. februar har jeg en kollega, samt vores superbruger i MidtEPJ, til at hjælpe mig med tastearbejdet fra kl. 15.00, til vi er færdige hen på aftenen, siger Lone Handberg. Lone Handberg og hendes kolleger skal arbejde med at kode om i systemet, så al data bliver korrekt udlæst, når Medicinmodulet åbner i den nye struktur i MidtEPJ lørdag morgen. Hun mener, at opgaven har været til at overskue på trods af, at forberedelserne har krævet flere timer foran PC en af hende: Side 8
- Vi har jo haft en superbruger med under uddannelse fra Hospitalsapoteket, og hun bruger bl.a. tid på at træne vores personale i MidtEPJ. Medicinmodulet vil være uændret dog med nye afsnitsnavne 5. februar lukkes Medicinmodulet ned kl. 7.00, og åbner i ny logistik kl. 8.00. I den ene time uden adgang til Medicinmodulet, skal der anvendes nødrapporter til dokumentation af medicin. Derfor opfordrer vi til, at I har opdaterede printede lister over patienternes medicin før kl. 7.00 5. februar på sengeafsnittene, så administration af medicin kan dokumenteres. Når der åbnes for MidtEPJ kl. 8.00 vil Medicinmodulet fungere, som det plejer - blot med de nye afsnitsnavne. Patientens ordinationer ligger fortsat i patientens journal så de skal ikke oprettes på ny. OBS! Helt ny info betyder, vi har rettet i nedenstående tekst markeret med fed: OBS! Helt ny info betyder, vi har rettet i nedenstående tekst markeret med fed: Det giver lidt arbejde i afsnittene, at vi går over til nye koder, da de indlagte patienter skal udskrives og indlægges. I sengeafsnittene skal I være opmærksomme på, at patienter bliver udskrevet fra det nuværende afsnit inden kl. 7.00 lørdag 5. februar. Hvis I ikke har printet medicinlister ud fra nødrapporter, er det vigtigt, at I har en liste over patienternes CPR-numre, således I kan søge dem frem i forbindelse med, at de skal indlægges på ny afsnitskode. Fra kl. 8.00 lørdag d. 5. februar skal patienterne indlægges på de nye afsnit. Apoteket har sørget for, at standardsortimenter er læst ind på de forskellige afsnit i den nye logistik. Inden 5. februar vil jeres MEM-konfiguratorer sørge for, at standardordinationspakkerne og lægemiddelblandinger for de enkelte afsnit er lagt ind og tilgængelige præcis som I er vant til dem i medicinmodulet i dag. Samtidig vil de senge, der er oprettet i jeres afsnit i dag også være oprettede i de nye afsnit, så de er klar, når I logger på fra lørdag 5. februar. Hjælpen er nær! Sidder du fast i MidtEPJ, er hjælpen nær. Online-hjælpen giver dig mulighed for at få hjælp direkte, hvor du er i MidtEPJ. Ved et klik på F1 tasten går du direkte til Side 9
hjælp indenfor det område, du er i MidtEPJ. Du kan også finde hjælp ved at læse i indholdsfortegnelsen, hvor du kan se en beskrivelse af alle funktioner i MidtEPJ. Desuden kan du via EPJ-hjemmesiden eller ved tryk på Midt-EPJ link til vejledninger på skrivebordet finde huskesedler, vejledninger mm. til brug af Rekvisition/Svar, Medicinmodulet, Booking og generel brug af MidtEPJ. Et FIF Er du i tvivl i EPJ - så prøv at højreklikke! I mange tilfælde giver det adgang til valgmenu, som måske er det, du leder efter. Husk nyt log on til MidtEPJ fra 5. februar Når du logger på MidtEPJ for første gang efter 5. februar kl. 8.00 skal du logge på med dit 6-cifrede RegionsID og adgangskode, som du i dag anvender til bl.a. e- Dok, Outlook eller CPR-opslag. På www.selvbetjening.rm.dk kan du teste, om din RegionsID og adgangskode virker. Hvis du ikke kan huske dit RegionsID, eller ikke tidligere har aktiveret dit RegionsID, kan du også gøre det her. Selve adgangskoden vil være den samme, som du anvender til Windows. På EPJ-hjemmesiden, eller ved at klikke på MidtEPJ link til vejledninger på skrivebordet, kan du finde en vejledning til, hvordan du logger på MidtEPJ. Nye afsnitsnavne i MidtEPJ Et væsentligt skridt i overgangen til MidtEPJ, er tilpasning af afsnitsnavne til strukturen i MidtEPJ. Når du logger på MidtEPJ fra 5. februar vil afsnitsnavne og afsnitskoder være anderledes fra det, du kender. Alle ambulatorier, sengeafsnit, skadestuer mm. har to niveauer i MidtEPJ. Det første niveau er afsnittets/ambulatoriets navn og en 7 cifret kode. På dette niveau kan man trække lister på tværs af tilknyttede patienter. F.eks. Kirurgiske Senge Herning HEV 66.50.31.2. Når du skal arbejde med patientens journal, skal du være logget ind på afsnitsniveauet dvs. 7 cifre plus en tillægskode bestående af en række bogstaver. F.eks. Kirurgisk sengeafsnit 1 Herning HEV 66.50.31.2.KSHE1. Du kan via EPJ-hjemmesiden eller ved tryk på MidtEPJ link til vejledninger på skrivebordet finde de nye afsnitsnavne i Hospitalsenheden Vest. Side 10
Ekstra support i weekenden I weekenden har vi ekstra support ved problemer med log on og adgangskode. Se plan (pdf) over support i weekenden på EPJ-hjemmesiden. Hent planen for weekendudrulningen OBS! Planen er revideret pr. 2. februar Nedlukninger og ændringer - hvad sker hvornår? Weekendplanen for udrulningen af RSM (Rekvisition/Svar) og BOM (Booking) 5.-6. februar er nu online i revideret udgave - print den her. I planen kan du se de vigtigste tidspunkter mht., hvornår du skal gøre noget hen over weekenden, og hvornår der er overgang til Rekvisition/Svar, Booking, skift til nye hospitalsnavne og koder samt ændringer af dit log on. Nyhedsbrevet udgives af EPJ-kontoret og Kommunikation i Hospitalsenheden Vest. Spørgsmål om indhold til nyhedsbrevet, udgivelser og abonnement kan rettes til kommunikation@vest.rm.dk Fotos: Kommunikation/Colourbox EPJ-kontoret Overgade 22 DK 7400 Herning www.epj.rm.dk Side 11