Bilag 1: Påbud om at sikre, at stor arbejdsmængde og tidspres ikke forringer medarbejdernes sikkerhed og sundhed Virksomhed BALLERUP KOMMUNE, Hold-An Vej 7, 2750 Ballerup Beskrivelse af de faktiske forhold Udkast til beskrivelsen har været sendt i skriftlig høring. Arbejdstilsynet har indarbejdet virksomhedens bemærkninger med kursiv. Arbejdstilsynet har på baggrund af den samlede beskrivelse foretaget sin endelige vurdering, der fremgår af begrundelsen. Virksomheden Rødbo er et botilbud med egne lejligheder til voksne med vidtgående fysiske og/eller psykiske handicap. Beboerne har i voksenlivet fået et alvorligt handicap, som har medført fysisk og/eller psykisk funktionsnedsættelse på grund af erhvervet hjerneskade, Sclerose eller anden sygdom. Boområderne består af huse til beboelse og en fælles bygning til administration, terapi og aktivitetstilbud. Afdelingen Denne afgørelse retter sig mod medarbejdere som arbejder i dag- og aftenvagt i boområderne. Disse består af Hus A+B og Hus D+E. Hvert af de fire beboelses huse er U-formede med et stort køkken/alrum i midten. Der bor 10 beboere i hvert hus. I dagvagten er der 3-4 medarbejdere på arbejde, og endvidere en husassistent som hjælper med praktiske ting, herunder forbereder hun madlavning. I aftenvagten er der 2 medarbejdere i hvert hus og en flyver, som er der i 6 timer til deling mellem husene. En af medarbejderne om dagen er mellemvagt (M -vagt). Denne deltager ikke i de almindelige opgaver omkring beboerne, men laver andre aktiviteter med en beboer ad gangen. Der er derudover en fast nattevagt i hvert hus. Virksomheden: Der er ikke en fast nattevagt i hvert hus. Der en nattevagt til to huse, samt en ansvarshavende til alle fire huse. Så der er i alt tre nattevagter om natten. Medarbejderne er uddannede Pædagog eller Social- og sundhedsassistent, social- og sundhedshjælpere, pædagogmedhjælpere og pædagogiske assistenter. Grundlag for påbuddet Besøg på virksomheden Arbejdstilsynet har aflagt besøg på Botilbud Rødbo den 1. og den 2. december 2014.
Besøgene foregik som led i en særlig indsats med fokus på psykisk arbejdsmiljø i udvalgte brancher. Samtaler med ledelse og medarbejdere Indledende møde med Forstander Marianne Sinding, Viceforstander Dorte Lis Hansen, Arbejdsmiljørepræsentant Jack Borring Olsen og Arbejdsmiljørepræsentant Helene Karagös Sørensen den 1. december 2014. Arbejdstilsynet har afholdt 1 gruppesamtale med 5 medarbejdere fra Hus A og B, og 1 gruppesamtale med 6 medarbejdere fra Hus D og E den 1. december 2014. Udvælgelsen af deltagerne var aftalt med ledelsen med hensyn til funktions- og arbejdsområde. Vi tog ved samtalerne udgangspunkt i arbejdsmiljøvejviser nr. 32 Døgninstitutioner og hjemmepleje og spørgeguiden for døgninstitutioner. Vi spurgte om tilstedeværelsen af følgende risikofaktorer: Stor arbejdsmængde og tidspres, høje følelsesmæssige krav, vold, trusler og traumatiske hændelser og mobning og seksuel chikane. Desuden spurgte vi, om medarbejderne har kendskab til konsekvenser for virksomheden af eventuelle problemer i det psykiske arbejdsmiljø. Arbejdstilsynet har afholdt samtale med ledelsen i Rødbo den 2. december 2014. Emnerne for samtalerne var de samme, som blev drøftet under gruppesamtalerne. Desuden drøftede vi de data, som Arbejdstilsynet har indsamlet. Tilsynet blev afsluttet med et møde med ledelsen og Arbejdsmiljørepræsentanterne, hvor vi redegjorde for Arbejdstilsynets vurdering af arbejdsmiljøet. Telefonsamtale med Forstander Marianne Sinding den 15. med december 2014. Forekomst af stor arbejdsmængde og tidspres Ledelsen og medarbejderne oplyser, at der siden oktober 2013 har været problemer med stor arbejdsmængde og tidspres i husene. Blandt andet fordi bostedet har været hårdt ramt af langtidssygefravær, idet 23 medarbejdere har været sygemeldte. Af de 23 langtidssygemeldte, er 15 ansatte vendt tilbage, men endnu er alle ikke på fuld tid. Ledelsen oplyser, at det er lykkedes, fordi de i Rødbo er gode til at sluse medarbejderne tilbage i et tempo, de kan magte. De sygemeldte medarbejdere er således ikke vendt tilbage på fuld tid med det samme. Der er også i månederne september, oktober og november 2014 ansat 9 nye medarbejdere. Dette skyldes, at det har været nødvendigt, at afskedige 9 af de sygemeldte medarbejdere. Ledelsen oplyser, at det har været en lang men nødvendig proces. Ledelsen oplyser endvidere, at en omlægning af vagter pr. 1/1-2013, hvor medarbejderne overgik til at arbejde i både dag- og aftenvagter, kan være medvirkende årsag til tidspresset. Organiseringen, herunder M- vagts ordningen, skal evalueres med henblik på, om det er hensigtsmæssigt, at opretholde den, set i forhold til de øvrige opgaver og tidspresset. Ligeledes skal der ses på opgaver i relation til Hulen. Hulen er en kiosk, og opgaver i relation til den er også ressourcekrævende. Medarbejderne oplyser, at der er et højt arbejdstempo i husene, at de løber stærkt og skal holde styr på mange ting i en ofte uforudsigelig hverdag. Uventede ting sker hver anden dag, oplyser medarbejderne. De oplyser, at de laver brandslukning på opgaverne, og de beskriver tidspresset på denne måde: "At komme på arbejde er som at hoppe på en karrusel i fuld fart, og uden at vide, hvad vej den kører". Der oplyses af medarbejdere om overarbejdstimer på 100-160 timer på et år, fordi de ellers ikke kan nå
administrative opgaver. Virksomheden: Vedr. overarbejdstimer på 100-160 timer på et år. Det er korrekt, at nogle medarbejdere har haft et stort antal overarbejdstimer, men det største antal overarbejdstimer skyldes ikke den administrative opgaveløsning, men har været ekstra vagter for at sikre en faglig forsvarlig bemanding, så der ikke kun var vikarer tilstede grundet det store sygefravær. Ledelsen og medarbejderne oplyser, at medarbejderne er engagerede og glade for at arbejde med beboerne, men at mange medarbejdere nu er meget slidte. Det er en ond cirkel, og det er svært at komme ovenpå. Især i HUS A og B har det været ren overlevelse, oplyser ledelsen. Næsten alle stillinger er nu besat, og Rødbo skal igang med at se på organiseringen jvf. ovenstående og i forhold til, om en anden organisering af opgaverne kan afhjælpe problemerne med tidspres. Ledelsen oplyser endvidere, at den håber og tror på, at de nu har nået bunden, og at højeste prioritet aktuelt er, at få ro på. Beboere og arbejdsopgaver Ledelsen oplyser, at de fire huse er ens, forstået på den måde, at beboerne ikke er inddelt efter diagnose, alder eller andre parametre. Beboerne lejer deres bolig på almindelige vilkår jvf. lejelovens bestemmelser. Lejlighederne bliver derfor kun ledige ved dødsfald, eller hvis beboerne selv ønsker at fraflytte lejligheden. En afdeling kan derfor godt have flere beboere med en given problematik i en periode eller årrække. Det kan fx dreje sig om, at en afdeling kan have særligt mange beboere som skal sondemades, eller en overvægt af beboere, som nemt frustreres og "kører meget op". Medarbejderne oplyser, at beboerne kan have en adfærd som er svær at rumme for de øvrige beboere, og som kræver meget af medarbejderne. Beboerne kan "komme ind under huden på medarbejderne", som det udtrykkes, og kan sige grænseoverskridende ting, som også går på medarbejdernes og andre beboeres person. Nogle beboere har svært ved at huske, og de spørger af den grund om det samme igen og igen. Andre beboere gentager vedvarende bestemte ord og sætninger. Dette kan påvirke de øvrige beboere, som bliver frustrerede og kører mere op, som medarbejderne udtrykker det. Medarbejderne oplyser endvidere, at nogle beboere kan true med at begå selvmord. En beboer truer fx indimellem med at sætte ild til sig selv. Medarbejderne oplyser, at det er nødvendigt, at være på forkant, fordi beboerne ellers bliver frustrerede. En del beboere har svært ved at udsætte behov, og bliver insisterende og kalder gentagne gange på medarbejderne, indtil de imødekommer deres ønsker. Beboerne bliver mere højtråbende, når medarbejderne ikke har tilstrækkelig tid til at være på forkant. Ledelsen og medarbejderne oplyser, at medarbejdernes opgave basalt set er, at hjælpe beboerne med alle daglige aktiviteter. Hjælpen og omfanget varierer, alt efter beboernes funktionsniveau. Nogle beboere er i vegetativ tilstand og skal have hjælp til alt, andre beboere har kognitive problemer og skal støttes både adfærdsmæssigt og praktisk. Beboerne får hjælp til personlig pleje, måltider, herunder sondemad for nogle beboeres vedkommende, toiletbesøg, tøjvask, at blive lagt til hvil/taget op fra hvil, at komme op om morgenen og i seng om aftenen, madlavning, rengøring og aktiviteter ud ad huset. Herudover har medarbejderne ansvar for at åbne Kiosk Hulen. Medarbejderne oplyser, at opgaverne tager lang tid. Fx kan en morgentoilette vare fra 1-2,5 time, for de kan ikke skynde på beboerne. De oplyser endvidere, at det er svært at spare tid, ved fx at springe et bad over. Det skyldes, at en del beboere skal have et klyster for at kunne komme af med afføringen, hvilket ofte kræver et bad efterfølgende. Hvis beboerne ikke får klyster, kaster de op. Medarbejderne oplyser, at selvom beboerne har aktiviteter ud ad huset, fx ridning og ergoeller fysioterapi, er der altid beboere hjemme. Herudover er arbejdet
uforudsigeligt, idet man aldrig helt kan vide, hvad dagen bringer. Fx har nogle beboere jævnligt problemer med at holde på urin og afføring, og medarbejderne må derfor slippe det, de er igang med. Herudover har medarbejderne administrative opgaver som udarbejdelse og vedligeholdelse af handleplaner, kommunikationsskemaer, notater i EKJ og udarbejdelse af Neuro faglige skemaer. Sidstnævnte er et grundlæggende arbejdsredskab, idet de beskriver hvor beboerne er i forhold til deres mål, hvilke skader de har og hvordan medarbejderne skal hjælpe dem. Utilstrækkelige Neurofaglige skemaer kan medføre, at tilgangen til beboerne ikke bliver hensigtsmæssig. Ledelsen tilføjer, at skemaerne danner grundlag for handleplanerne, og at de skal sikre, at overlæggeren hverken bliver for høj eller for lav i forhold til målene i handleplanen. Endvidere har medarbejderne samarbejde eksternt med læge og andre samarbejdspartnere. Samarbejdet kan, foruden samtaler, bestå i at forberede nødvendige papirer og at følge beboerne til aftalerne. Medarbejderne oplyser, at de er kontaktperson for 1 til 2 beboere, men at forholdene omkring kontaktpersonssystemet er et hængeparti, idet de mangler en forventningsafstemning i forhold til varetagelse af rollen som kontaktperson. De ved dog godt, at det ikke er meningen, at kontaktpersonen skal tage sig af alle opgaver omkring de beboere, de er kontaktperson for, men de mangler at få det nærmere defineret, oplyser de. Medarbejderne oplyser endvidere, at selvom alle skal tage ansvar, kan alle ikke tage ansvar, til dels pga. de mange vikarer. De oplyser, at de faste medarbejdere ikke kan leve op til deres faglighed, når de hele tiden skal hjælpe vikarerne, og at de har dårlig samvittighed over ikke at kunne være ordentligt tilstede for beboerne. Vikarer/vagtplan Ledelsen oplyser, at det seneste år har været hårdt for de tilbageblevne medarbejdere. De har arbejdet sammen med mange vikarer siden sygemeldingerne begyndte, og de har derfor fået ekstra ansvar og opgaver. Mange nyansatte vikarer har medført, at den faste stab har skulle udføre megen kontrol. Ledelsen oplyser, at den ofte italesætter, at de fastansatte medarbejdere skal styre vikarerne, men at det er ledelsens opfattelse, at medarbejderne har svært ved at bede vikarerne om at tage opvask og andre praktiske opgaver. Ligeså ønsker ledelsen, at medarbejderne henvender sig, hvis vikarerne ikke er velfungerende. Medarbejderne oplyser, at arbejdet er meget ustruktureret, når der er vikarer på vagt. Vikarerne kan ikke udføre opgaverne som de faste medarbejdere. Vikarer udefra læser ikke handleplaner, ser ikke mål osv., og de kommer ikke videre med beboernes handleplaner, oplyser medarbejderne. Vikarerne skal have megen hjælp, og de faste medarbejdere må samle op på vikarernes arbejde. Medarbejderne oplyser, at de mange skiftende vikarer også påvirker beboerne. Fx er der beboere, som ønker at blive lagt i seng kl. 14, før aftenvagtens begyndelse. Dette fordi de ikke kender de medarbejdere, der kommer i aftenvagt. Medarbejderne oplyser, at et andet stress moment er, at der ikke altid er medarbejdere på arbejde, som kan varetage nødvendige opgaver, som fx at give medicin. Man skal enten være uddannet Social- og sundhedsassistent, eller have et medicinkursus for at kunne give medicin. De øvrige medarbejdere har ikke nøgle til medicinskabet. Det giver indimellem problemer. Medarbejderne oplyser, at dosering og tidspunkter er vigtige i forhold til medicin håndtering, idet fejl og forglemmelser kan få konsekvenser for beboernes helbred. Ledelsen oplyser, at beboerne kan være følsomme i forhold til, at de skal have medicinen i rette tid, da de ellers får kramper pga. epilepsi. Medarbejderne oplyser, at de eksempelvis for nyligt havde brug for at give en beboer PN medicin. Der var ikke en medarbejder i vagt, som måtte give medicin, og medarbejderne måtte derfor ringe hjem til en kollega. Andre
gange, kan de få hjælp af husene imellem, men medarbejderne oplyser, at de flere gange har været udsat for, at der ikke har været en medicinkyndig medarbejder på arbejde, eller, at de har måtte bruge tid på at finde en i de andre huse. De oplyser, at der bruges unødig tid i så tilfælde, og at de bliver stressede, fordi de ikke ved, om tingene bliver set og taget hånd om, da deres faglige leder er nytiltrådt og ikke kender medarbejdernes kompetencer, herunder, om de kan være medicin ansvarlig. Medarbejderne oplyser, at vagtplanen jævnligt er lagt uhensigtsmæssigt. Fx var de for nyligt 8 medarbejdere på vagt, istedet for de normerede 4. På andre tidspunkter mangler der mennesker. Meningen er, at de skal kende deres vagter i et 12 ugers rul, men der laves meget ofte om på vagtplanen, og de har derfor svært ved at planlægge deres fritid. Medarbejderne oplyser, at de er på 6. rul på halvandet år. Nogle gange finder de tilfældigt ud af, at de ikke har fri alligevel, hvilket er meget stressende, oplyser de. Et andet problem er besked systemet. Flere kollegaer ved ikke, hvordan de skal skrive beskeder i kalendersystemet. Beskederne er derfor ufuldstændige, for der er ikke konsensus om, hvordan tingene beskrives. Det kan fx dreje sig om bestilling af kørsel, hvor kollegaer ikke har skrevet, hvad tid der er bestilt kørsel, eller de har skrevet det på en gul lap, som er blevet væk i mængden af gule lapper. Medarbejderne oplyser, at de bruger megen tid på at rede den slags knuder ud, og at det er tidskrævende, at lave dette detektivarbejde. Virksomhedens forebyggelse Ansættelse af faglige ledere og personaleleder Ledelsen oplyser, at der nu er ansat en faglig leder i henholdsvis A+B og D+E, samt en personaleleder for alle 4 huse. Planen er, at de faglige ledere skal have overblikket over opgaverne, både kontaktpersons ordningen, fordeling af opgaver, hjælp til prioritering af opgaver og møder, fx om morgenen, hvor det er meningen, at medarbejderne på tavlen skal danne sig et overblik over dagens opgaver. Det kan fx dreje sig om medicindosering, tømning af kateterposer, at give insulin samt fordeling af ressourcer. Dette fungerer ikke optimalt, men der ses på det aktuelt, så møderne/ressourcerne kan blive brugt hensigtsmæssigt. Det løser, ifølge ledelsen, ikke alt, men det er en del af det. Derfor skal de faglige ledere mere på banen, og konkret skal de ud i praksis for at se på, hvad årsagen/årsagerne til tidspresset er. De 2 faglige ledere skal i det hele taget have overblikket og fortælle medarbejderne, hvilken vej de skal gå, når de er i tvivl. De faglige ledere har dog ikke haft mulighed for at varetage disse opgaver endnu, idet en er relativt nytiltrådt, en er sygemeldt og fordi de har haft andre opgaver, men planen er, at de hurtigt skal påbegynde varetagelsen af ovenstående opgaver. Der er personalemøde 1 gang månedligt, tværfagligt teammøde 2 gange årligt og pædagogisk møde mellem 2 huse 1 gang om måneden. Medarbejdere og ledelsen oplyser, at møder ikke er fast indlagt i arbejdsrullet. Møde deltagelse er derfor frivilligt, og det influerer på arbejdet, idet det er svært at komme videre, når ikke alle kollegaer deltager. Ledelsen oplyser endvidere, at det er meningen, at medarbejderne skal have sparringsmøder ved vagtens afslutning, hvor de kan spørge ind til hinanden og læsse af samt drøfte opgaveløsningen. Disse bliver dog ikke afholdt som de skal. Ledelsen har derfor haft en snak med Hus D og E primo oktober, og de er begyndt at holde disse møder. Planen er, at Hus A og B ligeledes fremover skal holde møderne. Medarbejderne og ledelsen oplyser, at personaleleder endvidere skal lave vagtplanen ud fra hvilke kompetancer medarbejderne har. Medarbejderne oplyser, at hun ikke kender disse endnu, hvilket er et problem, fx når det medfører, at der ikke er en medicinansvarlig på arbejde. Ledelsen tilføjer, at
vagtplanen har fået et fagligt løft, men at den fortsat at er en kæmpe logistisk udfordring. Ledelsen er derfor aktuelt ved at gennemgå de fire huses vagtplaner. Faglig leder skal ind over med henblik på, om de rette ressourcer er på arbejde. Medarbejderne oplyser, at nogle medarbejdere ligeledes er usikre på, hvad de kan bruge henholdsvis faglig leder og personaleleder til. Medarbejderne oplyser, at de faglige ledere siger et og personaleleder noget andet. Dog ikke sådan at forstå, at de modsiger hinanden, men på den måde, at det virker som om de kke ved, hvordan de står i forhold til hinanden. Ledelsen oplyser, at der er et skriv, som omhandler ledernes opgaver, men medarbejderne oplyser, at de ikke kender til det. Medarbejderne oplyser endvidere, at der mangler en generel forventningsafstemning kollegaerne imellem, fra og til ledelsen og til og fra pårørende. Endvidere mangler der, ifølge medarbejderne, en fordeling af hvem der varetager hvilke opgaver, og hvad de kan forvente af hinanden, idet medarbejderne er usikre på, hvilke forventninger ledelsen har til dem. Selvom der er klasificeret rød, gul og grøn opgaver ved sygdom og andet fravær, oplyser medarbejderne, at der mangler struktur, og at de har svært ved at se, hvad de kan skære væk. De skal se individuelt på beboerne, samtidigt med, at de får husene til at køre, og det er ikke realistisk at skære noget fra. Ledelsen oplyser, at der skal ses på dette, bl.a. ved at personaleleder kommer mere ned i husene, idet det er nødvendigt, at ledelsen er meget på et godt stykke tid fremover. Ledelsen oplyser endvidere, at medarbejderne ikke er enige om prioritering af opgaver. Selvom ledelsen har italesat en prioritering i form af ovenfor nævnte rød, gul og grøn opgaver, er det ikke fuldt integreret i husene. Der arbejdes envidere på, at medarbejderne skal kende begge huse godt, så de bedre kan hjælpe hinanden på tværs. Ledelsen oplyser, at afdelingerne har en flyver, som de skal dele imellem sig efter behov. Meningen er, at medarbejderne ved vagtens begyndelse skal drøfte, hvor der er mest brug for flyveren. Ledelsen oplyser, at begge afdelinger typisk vil synes, at de har brug for flyveren, og at de derfor nødigt giver afkald på denne. Det skyldes, at de er bange for, at den anden afdeling tager flyveren næste dag også, hvis de først har givet afkald på flyvervagten. Ledelsen ønsker, at medarbejderne har en diaglog om dette, at man ser fælles på, hvornår der er brug for flyveren, og til hvilke opgaver i hver vagt. Ledelsen oplyser, at det kan skyldes, at medarbejderne ikke har den fornødne tillid endnu, og derfor forsøger at holde på vagten, når den først er deres. Ledelsen oplyser, at der arbejdes på dette, men at det tager tid. Ledelsen oplyser, at de mange overarbejdstimer har været oppe og vende, og at det i september blev besluttet, at medarbejderne, når de har M-vagt, godt må bruge 1/3 af tiden på administrativt arbejde. Nogle medarbejdere har dog ikke M- vagter, så der skal ses på dette. Derudover kan medarbejderne henvende sig til personalelederen, hvis de mangler tid til administrativt arbejde. Ledelsen oplyser, at der aktuelt er igangværende dialog møder, hvor det psykiske arbejdsmiljø drøftes. Ledelsen oplyser, at souschefen har tilbudt medarbejderne undervisning i de forskellige registreringssystemer/beskedsystemer, men at medarbejderne ikke deltog i undervisningen. Derfor skal de faglige ledere tage sig af denne opgave, så alle medarbejdere klædes på til opgaverne med at registrere og videreformidle information. Medarbejderne oplyser, at de får god støtte af ledelsen i tilfælde af klager fra pårørende. Medarbejderne oplyser, at Rødbo har en god oplæringspolitik, og at man kan sige, hvad man mangler, for at føle sig parat til arbejdet. Medarbejdere og ledelsen oplyser, at medarbejderne kan få supervision ved behov, og også aktuelt har fået det i forhold til en udadreagerende beboer,
men medarbejderne oplyser, at de ikke altid har overskud til at bede om det. Ledelsen oplyser, at det vigtigste lige nu er at lukke huller. Derfor venter de med generel supervision til der er kommet mere ro på, dvs. til nyansatte er kommet godt igang. Medarbejderne oplyser, at der er ansat husassistenter som hjælper med at lave mad. Men, da husassistenterne også varetager andre opgaver, er det ikke altid deres tid bruges hensigtsmæssigt. Fx hvad angår mødetider. Arbejdsmæssige konsekvenser Medarbejderne oplyser, at de sjældent når ud af døren til tiden, og ofte må ringe ind, fordi de har glemt noget. De laver ren brandslukning og får dårlig samvittighed. De når jævnligt ikke de administrative opgaver i arbejdstiden, og arbejder derfor en del over. De oplyser, at de igennem det sidste år er blevet i tiltagende længere tid efter arbejde, og at enkelte medarbejdere også indimellem tager administrativt arbejde med hjem. Nogle gange springer medarbejderne over at skrive i EKJ, og det medfører, at kollegaer ikke får at vide, hvad der er sket den pågældende dag, hvilket er uheldigt i forhold til, at det er vigtigt at være forberedt, fx så man kan imødegå konflikter med beboerne. Der er flere eksempler på, at handleplaner ikke bliver udarbejdet/revideret. De tværfaglige teams skal mødes hver 3 måned for blandt andet at lave handleplaner, men de har indenfor det sidste år kun mødtes 1 gang. Arbejdet på møderne har derfor ikke udviklet sig til en handleplan, og målsætningen om at beboerne skal deltage i handleplans udarbejdelse følges ikke i det omfang det er meningen. Ledelsen oplyser, at kravet om udarbejdelse af handleplaner stilles af Det Sociale Tilsyn, men at handleplaner altid har været et krav, fordi de danner baggrund for arbejdet med beboernes ønsker og mål. I vores beskrivelse af de tværfaglige teams opgaver er beskrevet processen for udarbejdelsen af handleplanen, hvor teamet mødes til et formøde og til selve handleplansmødet. Der ud over skal teamet mødes efter behov alt afhængigt af den enkelte beboers behov og problemstillinger. Medarbejderne oplyser, at de mange gange ikke når, at lave og revidere Neurofaglige skemaer og kommunikationsskemaer på beboerne. De oplyser, at de kommer til at "famle i blinde", fordi de dermed ikke har en korrekt basis at arbejde ud fra. Det skyldes, at de Neurofaglige skemaer danner baggrund for arbejdet med beboernes mål. Der er klager fra pårørende og kollegaer pga. mangelfuld rengøring og mangelfuld vask af tøj. Det skyldes, at medarbejderne ikke har tid til at sortere tøjet og at maskinen overfyldes for at spare tid. Medarbejderne oplyser, at tidspresset påvirker beboerne, idet de bliver mere udadreagerende, når de ikke er tilstrækkeligt med medarbejdere på arbejde, eller når der er mange vikarer i vagten. En del beboere har brug for længere og tættere kontakt, end medarbejderne har tid til at give dem, De kan finde på at råbe " du har aldrig tid" til medarbejderne. Jo mindre tid medarbejderne har, jo mere højtråbende bliver nogle beboere. Medarbejderne oplyser, at nogle beboere råber så højt, at det bogstaveligt talt gør fysisk ondt i deres ører. Medarbejderne beskriver det som, at de føler, at "de får sat en finger ned i et åbent sår". Ledelsen oplyser, at det også er ledelsens opfattelse, at beboerne er påvirkelige i forhold til travlhed i afdelingen. En del beboere støjer, og nogle beboere ringer hele tiden efter medarbejderne. Medarbejderne bliver dermed afbrudt og hevet ud af opgaverne, og det bliver dermed svært for medarbejderne "at tænke to tanker", oplyser ledelsen. Medarbejderne oplyser, at det er meget stressende med råbende og kaldende beboere, når de samtidigt er pressede i forhold til at nå opgaverne. Ledelsen oplyser, at langt hovedparten af sygefraværet skyldes forhold, som ikke kan relateres til arbejdet. Dog er enkelte sygemeldinger
arbejdsrelaterede. Medarbejderne oplyser, at de har kendskab til at medarbejdere er stoppet pga. langtidssygemeldinger og psykiske belastninger i arbejdet. Medarbejderne oplyser, at der er krav om registrering af utilsigtede hændelser, men at der er eksempler på, at medarbejderne ikke får registreret disse og ikke når at dobbelt tjekke medicinen. Utilsigtede hændelser er fx fejl i medicinen, tryksår og urinvejsinfektioner. Medcinen ligger til næste dag, og de nedprioriterer at registrere den utilsigtede hændelse, og tager sig istedet af insisterende beboere for at undgå, at der opstår en ond cirkel, hvor beboerne bliver endnu mere insisterende. Nogle gange er der haste sager. fx tandlægebesøg, som forsinkes. Som eksempel oplyses om en beboer, som havde et stort hul i en tand. Der skulle udfyldes flere vigtige papirer. Papirerne skulle bruges i forbindelse med tandlægebesøget, bl.a. papirer til narkoselægen. Pludseligt var der gået 14 dage, selvom det var en hasteopgave. Papirerne var udfyldt, det stod i meddelelsesbogen, var registreret i EKJ og faxet til lægen. Medarbejderne oplyser, at ansvaret ligger hos dem, men at de er fortravlede og fyldt op, og de har derfor svært ved at bevare overblikket. Medarbejderne oplyser, at de er "kørt i knæ og løber rundt som hovedløse høns", hvilket er årsagen til, at en hasteopgave venter så længe. Det er meningen at medarbejderne skal have et møde ved vagtens slutning, men de oplyser, at de sjældent når det. Indholdet af mødet er, at de kan læsse af, spørge ind til kollegaer, og også diskutere tilgang til beboerne. Ledelsen oplyser, at det er ledelsens opfattelse, at det også er et spørgsmål om organisering og prioritering, for der vil altid ligge bunker. Ledelsen oplyser, at de faglige ledere skal hjælpe med denne prioritering, men at de ikke kan være på afdelingerne aktuelt, og at en faglig leder tillige er sygemeldt. Personlige konsekvenser, oplyst af medarbejderne: De når ikke at læsse af på arbejdet, og tager derfor frustrationerne med hjem. Det går ud over familielivet, fordi familien er trætte af at høre på det. De er trætte, når de kommer fra arbejde. Nogle medarbejdere føler sig så slidte, at de oplever, at det er svært at have et privatliv og samtidigt passe deres arbejde. Nogle medarbejdere bruger fridage til at "ligge brak". Nogle medarbejdere kan høre beboernes høje råb inde i hovedet, også når de har fri. Arbejdet fylder så meget, at de kan komme til at kalde deres familiemedlemmer beboer navne og omvendt. De er så fyldte, at de et øjeblik glemmer, hvor de er og derfor kan komme til at banke på døren hjemme, før de går ind. Omvendt glemmer de at banke på beboernes døre, som de ellers skal. Nogle gange har medarbejderne svært ved at komme ud af bilen, når de holder foran deres arbejdsplads. Dette skyldes, at de spekulerer på, hvad der venter dem, og de spørger sig selv, om der er kvalificeret hjælp, når de møder ind. Begrundelse for påbud Begrundelsen for påbuddet tager udgangspunkt i en vurdering af, om og hvordan problemer med stor arbejdsmængde og tidspres er til stede i arbejdet, og hvordan virksomheden har søgt at forebygge problemerne. Arbejdstilsynet vurderer, at arbejdet med beboere i afdelingen Rødbo Hus A+B og Hus E+D ikke er planlagt, tilrettelagt og udført, så det er sikkerhedsog sundhedsmæssigt fuldt forsvarligt. Der er risiko for, at de konstaterede
problemer med stor arbejdsmængde og tidspres kan forringe medarbejdernes sikkerhed eller sundhed og dermed have indvirkning på medarbejdernes fysiske eller psykiske sundhed på kort eller lang sigt. Vi har ved vurderingen lagt vægt på, at den sikkerheds- og sundhedsmæssige risiko ved stor arbejdsmængde og tidspres ikke er forebygget tilstrækkeligt. Det bygger vi på følgende: Medarbejderne og ledelsen oplyser, at tidspresset har stået på siden oktober 2013. De oplyser, at tidspresset har baggrund i et stort sygefravær med mange langtidssygemeldte, og måske til dels også indførelsen af en ny vagtplan, som bl.a. har medført omorganisering af mødetidspunkter og opgaver, herunder etablering af en M-vagt. Medarbejderne og ledelsen oplyser endvidere, at medarbejderne er meget nedslidte, og at det er svært for dem, at komme ovenpå, fordi de i så lang tid har arbejdet sammen med skiftende vikarer, som de, foruden arbejdet med beboerne, også har måtte hjælpe og støtte, idet de må kontrollere og følge op på vikarernes arbejde. Medarbejderne arbejder med beboere, som har fysiske og psykiske problemer, som følge af en erhvervet hjerneskade eller en neurologisk sygdom, fx Sclerose. Beboerne kræver meget af medarbejderne, som skal være på forkant for at minimere risikoen for at beboerne bliver insisterende og evt. udadregerende. Nogle beboere kan derudover true med selvmord på voldsom vis, idet det blev oplyst, at en beboer kan true med at sætte ild til sig selv. Endvidere er medarbejdernes arbejde fysisk krævende. Medarbejderne løber stærkt, er meget på, når de er på arbejde, og de skal tillige kunne takle en til dels uforudsigelig hverdag. Medarbejderne har endvidere et stort ansvar i forhold til beboerne, som er afhængige af medarbejdernes hjælp og opmærksomhed til de daglige aktiviteter, herunder også hjælp i forhold til korrekt medicinering, fx Insulin og medicin mod kramper, som, hvis den ikke gives korrekt, kan få konsekvenser for beboernes helbred. Udover de direkte beboerrelaterede opgaver som basal pleje, måltider m.v., varetager medarbejderne en lang række administrative opgaver, som danner grundlag for deres arbejde med beboerne. Det er Arbejdstilsynets vurdering, at disse i sig selv er mentalt krævende og fordrer, at medarbejderne har mulighed for at koncentrere sig, mens de varetages. Det er Arbejdstilsynets vurdering, at dette udfordres af, at medarbejderne oplever mange forstyrrelser i arbejdet. Endvidere blev det oplyst, at mange opgaver ikke nås, herunder udarbejdelse af handleplaner, Neurofaglige skemaer og registrering af utilsigtede hændelser. Endvidere er der eksempler på, at hastesager forsinkes, fordi medarbejderne har travlt og er kørt i sænk, som de udtrykker det. Som eksempel herpå, oplyses at en beboer måtte vente 14 dage på at få ordnet et stort hul i sin tand, selvom alle papirer var i orden. Ligeledes er det svært for medarbejderne, at være på forkant, og det medfører øget forekomst af udadreagerende adfærd fra beboerne, som let påvirkes af travlheden. Dertil kommer, at det daglige møde, hvor dagens opgaver skal drøftes, ikke fungerer hensigtsmæssigt, og at møder ved dagens afslutning ikke afholdes konsekvent. Medarbejderne får derfor ikke struktureret dagen og får ikke læsset af, som ellers tiltænkt. Ligeledes er det Arbejdstilsynets vurdering, at medarbejderne, trods benævnelse af rød, gul og grøn, opgaver, er usikre på, hvad der forventes af dem og ikke ved, hvad de kan/skal bortprioritere, og der oplyses om tidsspild i forbindelse med registrering og videreformidling af information, hvor medarbejderne må lave et ressourcekrævende detektiv arbejde. Endvidere har tidspresset personlige konsekvenser for medarbejderne, idet familielivet påvirkes, når de tager frustrationerne med hjem, at de kan
glemme, hvor de er, og at de er meget trætte i fritiden. Der er eksempler på medarbejdere som er så slidte, at de bruger fridagene på at "ligge brak". Nogle medarbejdere kan høre beboernes høje råb inde i hovedet, også når de har fri. Arbejdet fylder så meget, at de kan komme til at kalde deres familiemedlemmer beboer navne og omvendt. De er så fyldte, at de et øjeblik glemmer, hvor de er. De kan derfor komme til at banke på døren hjemme, før de går ind. Omvendt glemmer de, at banke på beboernes døre, som de ellers skal. Nogle gange har medarbejderne svært ved at komme ud af bilen, når de holder foran deres arbejdsplads. Dette skyldes, at de spekulerer på, hvad der venter dem, og de spørger sig selv, om der er kvalificeret hjælp, når de møder ind, dels pga. sygefravær, men også fordi vagtplanen jævnligt ikke er velfungerende. Arbejdstilsynet anerkender, at ledelsen har fokus på og arbejder med det psykiske arbejdsmiljø i husene, herunder, at der aktuelt er igangværende dialog møder, hvor det psykiske arbejdsmiljø drøftes, at der er ansat faglige ledere og personaleleder, som skal have overblikket over opgaverne og disses fordeling/prioritering, samt, at de faglige ledere skal være med til at udrede forholdene omkring stor arbejdsmængde og tidspres, samt manglende afholdelse af møder i husene. Ligeledes anerkender Arbejdstilsynet, at der er ansat en flyver, som kan hjælpe husene ved tidspres, men da tiltagene enten ikke var fuldt implementeret ved Arbejdstilsyntes besøg, ikke virkede efter hensigten, eller ikke havde været igangsat tilstrækkeligt længe, til at have en virkning, kan Arbejdstilsynet ikke vurdere, om de er tilstrækkelige i forhold til at forebygge stor arbejdsmængde og tidspres. Arbejdstilsynet vurderer derfor samlet, at arbejdet med beboere i Rødbo, Hus A+B og Hus D+E udsætter medarbejderne for en sikkerheds- og sundhedsmæssig risiko. Utilstrækkelig forebyggelse af den sikkerheds- og sundhedsmæssige risiko ved stor arbejdsmængde og tidspres forøger medarbejdernes risiko for at få stress og stressrelaterede sygdomme som fx angst, depression og hjertekarsygdomme. Påbud Virksomheden påbydes at sikre, at stor arbejdsmængde og tidspres ikke forringer medarbejdernes sikkerhed og sundhed. Virksomheden skal sikre, at arbejdet planlægges, tilrettelægges og udføres sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarligt. Virksomheden skal derfor sikre, at stor arbejdsmængde og tidspres ikke - hverken på kort eller lang sigt - forringer medarbejdernes sikkerhed og sundhed i forbindelse med arbejdet med beboere i Rødbo, Hus A, B, E og D. Påbuddet skal være efterkommet senest den 15. august 2015. Hjemmel for påbud 38 og 77, stk. 1, i lovbekendtgørelse nr. 1072 af 7. september 2010 af lov om arbejdsmiljø med senere ændringer. 4 og 7, stk. 1, i bekendtgørelse nr. 559 af 17. juni 2004 om arbejdets udførelse med senere ændringer. Vejledning Arbejdstilsynet kan rådgive generelt om metoder til at forebygge problemer med stor arbejdsmængde og tidspres. Områder, som kan være centrale med henblik på varige løsninger, er nævnt nedenfor. Det kan være hensigtsmæssigt, at I selv finder frem til konkrete og specifikke løsninger til at forebygge problemerne med stor arbejdsmængde og tidspres, og at I inddrager medarbejderne i dette arbejde.
For at forebygge problemerne med stor arbejdsmængde og tidspres kan I fx: Opstille klare og skriftlige retningslinjer for mål, løsning og prioritering af arbejdsopgaver. Der kan fx arbejdes videre med en fravalgspyramide, som beskriver hvilke opgaver der kan nedprioriteres ved spidsbelastninger. Det er vigtigt, at der er bred enighed om, hvad der skal nedprioriteres. Det kan være hensigtsmæssigt jævnligt at se på, hvordan og om fravalgspyramiden virker i praksis. Tillrettelægge arbejdet hensigtsmæssigt og med realistiske målsætninger og tidsrammer, således at opgavemængde og antal svarer til de ressourcer der er til rådighed. Afklare og afstemme forventninger til forskellige arbejdsopgaver, så man sikrer tydelig rolle- ansvars- og kompetencefordeling internt mellem medarbejderne og mellem ledelse og,edarbejdere. Skabe tilstrækkelig mulighed for faglig sparring på både medarbejder- og ledelsesniveau. Fx ved faste mødestrukturer eller ved tydeliggørelse af kommunikationsvejene i virksomheden. Sørge for, at medarbejderne både kan udføre det planlagte arbejde og de uforudsete opgaver på en forsvarlig måde. Stil ikke krav, der er modsætningsfyldte. Synliggøre hvad et godt og veludført arbejde er, herunder hvordan medarbejdernes indsats og resultater anerkendes og respekteres af kollegaer og ledere. I kan læse mere om at forebygge problemer med stor arbejdsmængde og tidspres i At-publikationen om arbejdsbetinget stress på adressen www.at.dk/arbejdsbetingetstress. Se også håndbog om psykisk arbejdsmiljø på adressen www.at.dk/handbog-ompsykisk-arbejdsmiljo. I kan læse mere om, hvordan I kan arbejde med at skabe et godt psykisk arbejdsmiljø i virksomheden i pjecen "Et godt psykisk arbejdsmiljø - hver dag" på adressen www.at.dk/psykisk-hver-dag. Til Arbejdstilsynets brug P-nr. 1003259030 - Vores sag: 20140072591/7 - Arbejdsmiljøproblem nr. 519377 - Kategori: Psykisk arbejdsmiljø
...... Tilbagemelding om efterkommelse af påbud Sendes til: Arbejdstilsynet Tilsynscenter Øst Postboks 1228 900 København C Tilbagemelding om efterkommelse af påbud om at sikre, at stor arbejdsmængde og tidspres ikke forringer medarbejdernes sikkerhed og sundhed Afgivet til: BALLERUP KOMMUNE, Hold-An Vej 7, 2750 Ballerup Afdeling: Botilbuddet Rødbo Klausdalsbrovej 621, 2750 Ballerup P-nr. 1003259030 Blanketten skal indsendes til Arbejdstilsynet, så vi har den senest den 22. august 2015. Blanketten skal underskrives af virksomheden og arbejdsmiljørepræsentanten. Beskriv, hvordan påbuddet er efterkommet: Undertegnede bekræfter at være blevet gjort bekendt med ovenstående Dato Underskrift ledelse Dato Underskrift arbejdsmiljørepræsentant Til Arbejdstilsynets interne brug: Vores sag: 20140072591/7 Arbejdsmiljøproblem nr. 519377 Vores ref.: Bente Jensen 1003259030 20150076865 T