ARBEJDERNES BOLIGSELSKAB I GLADSAXE Søborg, den 27. februar 2014 JLS/gj ORGANISATIONSBESTYRELSEN REFERAT fra ordinært møde torsdag den 20. februar 2014 kl. 17.00 i selskabets administration, mødelokalet, Høje Gladsaxe Torv 2 B, 2. sal Til stede: Administrationen: Afbud: Fraværende: Ryno Scheil, Steen Pedersen, Mogens Rysgaard, Flemming Larsen, Palle Nielsen, Majbrit Jørming, Finn Sørensen, Carsten Petersen, Erik Bengtsson, Emilce Nielsen, Ole Juel Larsen, Michael Kristensen, Anne Schiøler Lone Larsen, Henning Juul Hovmand, Jesper Loose Smith Lars Ulrik Hansen Lenny Dueholm Åben del Sag 8339 Godkendelse af referat Sag 8340 Revisionsprotokol Sag 8341 Regnskab for selskabet og dets afdelinger revisionsberetning Sag 8342 De før mødet udsendte skrivelser Sag 8343 Udlejningsforhold Sag 8344 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål Sag 8345 Støtte til visse boligafdelinger Sag 8346 Skoleparken 1 Triumfvej 47 byggeregnskab Sag 8347 Styringsdialog 2014 Sag 8348 Forslag til ændring af vedtægter bestyrelsens sammensætning Sag 8349 Selskabets beretning Sag 8350 Repræsentantskabsmøde den 17. marts 2014 Sag 8351 Mission, Visioner og Værdier Sag 8352 Orientering fra administrationen Sag 8353 Kredsudvalget Sag 8354 Fritidsudvalget Sag 8355 BL-cirkulærer Sag 8356 Eventuelt Sag 8357 Næste møde Sag 8358 Øvrige datoer Lukket del Sag 8359 Eventuelle sager til behandling
Åben del 8339 Godkendelse af referat B-sag Referat fra ordinært bestyrelsesmøde Referat fra ordinært bestyrelsesmøde den 23. januar 2014 er udsendt den 30. januar 2014. Godkendt. 8340 Revisionsprotokol B-sag Revisionsprotokollatet af 21. februar 2013 vedrørende regnskabet for 2011/12, siderne 576-592 er godkendt på bestyrelsesmødet den 21. februar 2013. Videre foreligger revisionsprotokollat siderne 593 623 knyttet til regnskabets afslutning for 2012/13. Der henvises til nærværende dagsordenspunkt 8341. Videre foreligger revisionsprotokollat siderne 624 626 knyttet til byggeregnskab for afdeling 17 Skoleparken 1 (Triumfvej 47). Der henvises til nærværende dagsordenspunkt 8346. Godkendt. 8341 Regnskab for selskabet og dets afdelinger revisionsberetning B-sag Regnskabsmaterialet for selskabet og dets afdelinger for perioden 1. oktober 2012 til 30. september 2013 foreligger til underskrift af bestyrelsen på mødet. Kopi af endeligt regnskab for selskabet 2012/13, spørgeskema 2012/13 samt revisionsprotokol for 2012/13 siderne 593 623 vedrørende årsregnskabet udsendtes til bestyrelsen med dagsordenen. 2
Statsautoriseret revisor Bjarne Ingstrup, Revisionsinstituttet A/S, deltog i mødet under punktets behandling, hvor revisionsprotokol blev gennemgået. Afdelingsregnskaberne behandles i januar og februar 2014 på afdelingsmøderne subsidiært afdelingsbestyrelserne (afhængig af, hvilken ordning de enkelte afdelinger har vedtaget). For afdeling 46 Søborgparken var der uafklarede forhold omkring fordelingen fra Ejerforeningen. Dette er blevet afklaret og afdelingsbestyrelsen har underskrevet regnskabet. Endelig behandling af selskabets regnskab sker af Repræsentantskabet på mødet den 17. marts 2014. I henhold til beslutning på Repræsentantskabsmødet i 1997 er endelig godkendelse af afdelingernes regnskaber henlagt til bestyrelsen. Det indstilles endvidere, at Organisationsbestyrelsen på mødet godkender og underskriver regnskab for 2012/2013 for følgende afdelinger, da disse ikke har en afdelingsbestyrelse: * 06 Hulegårdsparken * 14 Lykkeparken * 34 Stationsparkens børneinstitution * 40 Buddinge Mølle Regnskab for 2012/13 samt revisionsprotokol og spørgeskema for boligorganisationen inkl. regnskaber for ovenstående afdelinger blev godkendt og underskrevet. 8342 De før mødet udsendte skrivelser E-sag Udleveret på mødet den 23. januar 2014 * Kopi af brev dateret den 23. januar 2014 til Kredsudvalget vedrørende invitation til weekendkonference på Konventum / LO-skolen lørdag den 8. marts til søndag den 9. marts 2014 * Kopi af brev dateret den 24. januar 2014 til modtageren af huslejeindbetalingskort Udsendt den 30. januar 2014 * Kopi af brev fra Gladsaxe Kommune dateret den 24. januar 2014 vedrørende invitation til styringsdialog 2014 * Kopi af brev til samtlige afdelingsbestyrelser dateret den 30. januar 2014 vedrørende budget 2014/2015 afholdelse af budgetmøder i april og maj måned 3
8343 Udlejningsforhold a. Udlejningsoversigt E-sag Udlejningsoversigt for januar 2014 udsendtes med dagsordenen. 8344 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål a. Kollektiv Råderet E-sag Organisationsbestyrelsen behandlede og godkendte på deres møde den 22. august 2013 sag 8220 d nye rammer for Kollektiv Råderet. De første sager, som udnytter de nye rammer er ved at blive behandlet hos Gladsaxe Kommune. I den forbindelse er vi blevet gjort opmærksom på, at de nye beløbsrammer skal godkendes på afdelingsmøderne. Der henvises til beboerorientering som udsendtes med dagsordenen. I de afdelinger som har Kollektiv Råderet, vil vi på afdelingsmøderne i april og maj måned 2014 fremsende forslag om godkendelse af de nye rammer. b. Afdeling 26 Toftegården indskudsforhøjelse B-sag Afdelingsbestyrelsen i Toftegården anmoder i brev af 7. februar 2014 (udsendt med dagsordenen) om forhøjelse af indskud fra 11.095 kr. til 19.000 kr., hvor det maks. beløb er 225 kr. pr. m². Boligtype m² Gammelt indskud 114 kr. m² Nyt indskud 196 kr. m² Forhøjelse 97 m² 11.095 kr. 19.000 kr. 7.905 kr. Det indstilles, at anmodning om forhøjelse af indskud til 196 kr. pr. m² imødekommes. Det er over for afdelingsbestyrelsen blevet præciseret, at indskudsforhøjelsen kun gælder for nye lejere. Godkendt. 4
8345 Støtte til visse boligafdelinger B-sag Ingen sager til behandling. 8346 Skoleparken 1 Triumfvej 47 byggeregnskab B-sag Med henvisning til behandling på Organisationsbestyrelsens møde den 24. oktober 2013 sag 8262 kan det oplyses, at byggeregnskabet nu er blevet revideret uden ændringer, hvorfor godkendt byggeregnskab, revisionserklæring og revisionsprotokollat udsendtes med dagsordenen til endelig behandling og underskrift. Godkendt og revisionsprotokol blev underskrevet. 8347 Styringsdialog E-sag Brev fra Gladsaxe Kommune af den 24. januar 2014 vedrørende invitation til Styringsdialog 2014 udsendtes til bestyrelsen den 30. januar 2014 Heraf fremgår det for Arbejdernes Boligselskab i Gladsaxe: Aflevering af styringsrapport senest den 1. maj 2014 Afholdelse af møde den 4. juni 2014 Tidsplanen internt i Arbejdernes Boligselskab i Gladsaxe vil derfor være følgende: Regnskabet afsluttet 30. september 2013 Indberetning til Landsbyggefondens regnskabsdatabase, medio marts 2014 Information og gennemgang på repræsentantskabsmødet 17. marts 2013 Oplysningsskemaerne udsendes til afdelingsbestyrelserne, ultimo marts 2014 Til behandling på afdelingsbestyrelsesmøderne i april 2014 Tidsfrist for tilbagemelding fra afdelingsbestyrelserne, ultimo april 2014 Til gennemgang på Organisationsbestyrelsens møde den 24. april 2014 Aflevering af styringsrapport til kommunen senest den 1. maj 2014 Afholdelse af møde med kommunen den 4. juni 2014 5
Som det fremgår af tidsplanen, vil der igen i år ske en inddragelse af afdelingsbestyrelserne i Styringsdialogen, og da det er tredje gang, håber vi, at der sker en mere kvalificeret dialog i afdelingsbestyrelserne. 8348 Forslag til ændring af vedtægter bestyrelsens sammensætning B-sag På Organisationsbestyrelsens møde den 23. januar 2014 sag 8323 besluttedes følgende: Efter en dialog i Organisationsbestyrelsen blev forslaget om at der ikke længere skal være 3 medlemmer udpeget af Gladsaxe Byråd godkendt til forelæggelse på Repræsentantskabsmødet den 17. marts 2014. Hvis forslaget om at der ikke længere skal være 3 medlemmer udpeget af Gladsaxe Byråd vedtages af Repræsentantskabsmødet, besluttede Organisationsbestyrelsen, at det er op til Repræsentantskabsmødet, at afgøre om det skal erstattes af 1 eller 3 beboervalgte medlemmer. Ifølge vedtægterne kan vedtægtsændringer kun vedtages, hvis 2/3 af repræsentantskabsmedlemmerne er fremmødt. Hvis 2/3 af repræsentantskabsmedlemmerne ikke er mødt og mindst 2/3 af de fremmødte stemmer for, skal der indkaldes til et ekstraordinært Repræsentantskabsmøde. For at fremme processen indkaldes der til ekstraordinært Repræsentantskabsmøde i umiddelbar forlængelse af det ordinære Repræsentantskabsmøde. Udkast til forslag samt dagsorden for ekstraordinært møde i forlængelse af det ordinære Repræsentantskabsmøde udsendtes med dagsordenen. Godkendt. 8349 Selskabets beretning E-sag En samlet beretning forelå til mødet. 6
8350 Repræsentantskabsmøde den 17. marts 2014 E-sag I henhold til tidligere aftale på bestyrelsens møde den 24. oktober 2013, sag nr. 8266, er det aftalt, at der afholdes ekstraordinært møde (formøde) samme dag kl. 17.00 i mødelokalet på administrationens kontor. Efter mødet deltages der i den fælles spisning fra kl. 18.00 til kl. 18.30 på Grønnemose Skole i aulaen inden Repræsentantskabsmødet starter kl. 18.30. Der er blevet arbejdet videre med at finde et kulturelt indslag. Indslaget bliver fra Poul Sverrild fra Forstadsmuseet, som vil omhandle en fortælling om udviklingen af den almene bolig som alternativ til skiftende tiders kommercielle boligmarked sammen med overvejelser om betydningen af beboerdemokratiet. Herudover er det blevet aftalt, at tidligere bestyrelsesmedlem Erik Andersen vil være dirigent. Der afholdes dirigentmøde primo marts 2014. Endvidere var der være en kort orientering om de praktiske gaver til repræsentantskabsmedlemmerne til brug for afdelingsbestyrelsesarbejdet. Der blev informeret om, at afdelingsbestyrelsen for Egeparken 1 havde fremsendt forslag til Repræsentantskabsmødet. Der har i den forbindelse været en dialog med dem herom, hvorefter de har trukket forslagene, da disse var af mere administrativ karakter. 8351 Mission, Visioner og Værdier E-sag Som status på arbejdet udsendtes med dagsordenen strategikort og handlingsplan for 2014/15 til orientering. Dette blev gennemgået på mødet. På det kommende medarbejderseminar den 2. april 2014, vil der i forbindelse med nogle teambuildingsøvelser blive arbejdet med værdierne Fornyelse Ansvarlig - Troværdig. 7
8352 Orientering fra administrationen a. Energimærker udbud O-sag 6 firmaer var prækvalificeret til at afgive bud ved begrænset licitation mandag den 27. januar 2014 kl. 12.00 i selskabets administration. 3 firmaer afgav bud ved forudgående mail, og de 3 øvrige firmaer dukkede op ved licitationen. Laveste bud kom fra ingeniørfirmaet Danakon a/s, og det var på 649.950 kr. ekskl. moms for alle de beskrevne boligafdelinger. Buddene spændte fra det laveste bud ved Danakon og op til det højeste bud på 1.172.316 kr. ekskl. moms. På udbud.dk har vi anslået en udgift på 800.000 kr. ekskl. moms, så der er stor tilfredshed med licitationsresultatet. Der er ved at blive udarbejdet kontrakt med Danakon a/s, og Danakon er allerede i gang med 1. prioritet boligafdelinger. Der kan komme krav om lidt ekstrahonorar til fremskaffelse af tegningsmateriale. Her har Danakon dog adgang til det digitale arkiv i Gladsaxe Kommune, hvis boligafdelingerne ikke ligger inde med tilstrækkeligt tegningsmateriale. b. Virksomhedsnævnet O-sag Til orientering udsendtes med dagsordenen referat fra Virksomhedsnævnets møde den 21. januar 2014. 8353 Kredsudvalget a. Møder E-sag Seneste møde i udvalget har været afholdt den 21. november 2013. Referat herfra er udsendt den 16. januar 2014. Næste ordinære møde i udvalget afholdes den 27. februar 2014. 8
8354 Fritidsudvalget a. Møder og referater E-sag Seneste møde i udvalget har været afholdt den 20. januar 2014. Referat herfra er udsendt den 30. januar 2014. Næste møde i udvalget afholdes den 24. februar 2014. b. Ansøgning om arbejdskapital B-sag Fritidsudvalget ansøger jf. referat fra møde den 20. januar 2014 om en arbejdskapital på 70.000 kr. til afvikling af AB-festen 2014, som afholdes lørdag den 12. april 2014. Godkendt. 8355 BL- cirkulærer E-sag Ikke udsendt * BL informerer nr. 03 af den 17. januar 2014 vedrørende Renover prisen 2014 * BL informerer nr. 04 af den 30. januar 2014 vedrørende NBO s priskonkurrence * BL informerer nr. 05 af den 31. januar 2014 vedrørende Brev fra NETS vedr. brug af betalingsservice * BL informerer nr. 06 af den 4. februar 2014 vedrørende Digital underskrift på lejekontrakter med Nem-id * BL informerer nr. 07 af den 4. februar 2014 vedrørende Indstil jeres indsatser til ny CSR-pris * BL informerer nr. 08 af den 5. februar 2014 vedrørende Ny pjece om boligstøtten 2014 * BL informerer nr. 09 af den 6. februar 2014 vedrørende Sidste udkald til bedste boligorganisation på nettet 2014 er fredag den 4. marts 2014 51 9
8356 Eventuelt O-sag Der var en kort dialog om indkøb af hjertestarter til alle afdelingerne efter forslag indsendt af Lars Ulrik Hansen. Der arbejdes videre hermed herunder eventuel ansøgning til Tryg Fonden. 8357 Næste møde O-sag a. Ekstraordinært bestyrelsesmøde Ekstraordinært bestyrelsesmøde afholdes den 17. marts 2014 kl. 17.00. b. Ordinært bestyrelsesmøde Næste ordinære bestyrelsesmøde afholdes den 27. marts 2014 8358 Øvrige datoer O-sag * Dato for offentliggørelse af dagsorden (udsendelsesdato) Dagsorden for bestyrelsesmøde den 20. februar 2014 er udsendt den 13. februar 2014. * Eventuelle bemærkninger til referatet Referat fra bestyrelsesmøde den 20. februar 2014 udsendes den 27. februar 2014 og eventuelle bemærkninger skal være administrationen i hænde senest den 6. marts 2014. * Offentliggørelse af referat Referatet offentliggøres den 7. marts 2014. 10
Lukket del 8359 Eventuelle sager til behandling E-sag Ingen sager til behandling. 11
Igangværende sager status Best. Adm. Afd-best. Repr. GK. Udvalg Afsluttet Pileparken 2 trappetårn x x x Udamortiserede prioriteter x x x Skoleparken Helhedsplan x x x x Udlejningsbekendtgørelse ændrede bestemmelser x x Fjernvarme E.ON sagen Energiaftale x x Skoleparken 1 Triumfvej 47 Byggeregnskab x x x Buddingeparken Byggeregnskab x x x 12