Medlemmer af FSU D E T T E K N I S K E F A K U L T E T F O R I T O G D E S I G N N I E L S J E R N E S V E J 1 0 P O S T B O K S 159 9 1 0 0 A A L B O R G S AG S B E H A N D L E R A N N E C H R I S T O F F E R S E N T E L E F O N : 9 9 4 0 9 6 8 0 E M A I L : A C H @ A D M. A A U. D K 24. M A R T S 2 0 1 7 Referat fra FSU-møde, Det Tekniske Fakultet for IT og Design Tirsdag den 14. marts kl. 9-11 Niels Jernes Vej 10, mødelokale 8 Indkaldte: Eskild Holm Nielsen (formand) (EHN), Christina Breddam (CBR), Kristian G. Olesen (KGO), Ole Busck (næstformand) (OLEB), Troels Jacob Hegland (TJH), Lars Bo Larsen (LBL), Karin Nesheim (KARIN), Camilla Kristensen(CAKR). Afbud: Ole Busck (OLEB), Karin Nesheim (KARIN) Gæst: Morten Kjeldsen (MOBK), Økonomiservice og Nina Schjoldager (NS), Kontraktenheden Referent: Anne Christoffersen, HR-centeret Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden blev godkendt. 2. Orientering fra formanden og næstformanden (10 min.) Formanden gennemgik TECH organiseringen; herunder er fakultetsledelsen på plads med udpegning af prodekanen for uddannelse. I opstartsfasen af det nye TECH fakultet har der været afholdt Kick Off dage afviklet på henholdsvis Campus CPH og Campus Aalborg med knap i alt 200 deltagere. Formålet var at komme i dialog med medarbejderne tidligt i TECH fakultetets opstartsfase. Det der gav størst anledning til debat var uddannelsesdelen og PBL vinklen. Formanden meddelte, at fakultetet har fokus på konsolidering samt skarp økonomistyring, så der gives rum til at arbejde på det strategiske plan. Der arbejdes med fire strategiske indsatser; talent, vidensamarbejde, tværfaglig uddannelse/forskning og internationalisering. Der løber en workshop af stablen d. 22. marts, som skal initiere involvering og inddragelse af nøglepersoner på TECH fakultetet i den forbindelse. Der arbejdes desuden på en kommunikationsstrategi omkring TECH profilen. Formanden oplyste, at der arbejdes med en ny budgetmodel. Det første møde har været afholdt i TECH ledergruppen d. 1. marts, herfra arbejdes der videre på modellen og FSU
inddrages til mødet d. 31. maj. Der er lagt op til en enklere og mere transparent model. Et fokusområde er fortsat husleje problematikken, så der kan frigives flest mulige ressourcer til hoveder fremfor kvadratmeter. Formanden orienterede om den ny organisering for skoleområdet. Baggrunden for reorganisering er, at fakulteterne vil løse udfordringerne omkring studielederens reference set i lyset af behov for øget fokus på kvalitetssikring af uddannelserne. Der skal desuden være et øget fokus på det udviklingsmæssige og strategiske sigte samt at få genereret de rette uddannelser til gavn for de studerende. Kvalitetssikring af uddannelser kræver et større tidsforbrug, og der er meget administrativ og bureaukrati omkring kvalitetsstyringssystemet, som studielederne skal have en bedre understøttelse i. LBL løfter problematikken, at netop bureaukratiseringen forringer fornyelse af uddannelserne, da der ikke kan ske de nødvendige justeringer rettidigt. CBR kunne i relation til det oplyse, at der er nedsat en styre- og arbejdsgruppe for at analysere det studieadministrative område. Det vil munde ud i en analyse på alle niveauer. Der er pt. nogle del-analyser, som viser, at der mangler IT understøttelse af opgaverne samt standardisering. Formanden oplyste, at spørgsmålet omkring arbejdsmiljøorganisering på fakultetsniveau er afklaret. FSU får til opgave to gange om året at drøfte arbejdsmiljø i fakultetet. FSU skal på den baggrund have tilpasset årshjulet og forretningsordenen. Formanden gav en status på arbejdsmiljø påbuddet i KBH. Der er iværksat flere tiltag, og der er nu klarhed over, hvordan medarbejderne er organiseret bl.a. i sektioner for VIP erne og dermed har en direkte og synlig ledelse at gå til. Der er kun få, der ikke direkte er knyttet til en sektion. 3. Præsentation af Fakultetets årsregnskab (MOBK) (10 min.) Morten Kjeldsen fremlagde årsregnskabet. I forhold til det budgetterede resultat med et overskud på 4,5 mio. kr. har TEKNAT realiseret et overskud på 28,3 mio. kr. Der blev justeret efter 2. periode i forhold til estimat på baggrund af manglende indtægter på de frie studieaktiviteter samt færre indtægter på færdiggørelsesbonus. På forbrugsomkostninger er der realiseret færre grundet bl.a. manglende indflytning på Thomas Manns Vej. Resultatet er også påvirket af manglende ansættelser. Det har været svært at besætte og genbesætte stillinger på institutterne grundet større konkurrence fra det private i rekruttering af medarbejdere. Der er generel tilfredshed med årsregnskabet, da resultatet har været påvirket af hændelser uden for ledelsens råderum, samt det faktum at rekruttere og ansætte ikke er forhold, man kan styre. Udfordringerne for 2017 lyder på:
Ansættelse af nye medarbejdere Omstillingsparathed og mulighed for at agere og lave rejusteringer Eksekvering på den eksterne portefølje Vækste i hjemtag på den eksterne portefølje Resultatet er for TEKNAT, og LBL spurgte derfor til fordelingen TECH og ENG. ENGINEERING har i 2017 budgetteret med eksterne indtægter for samlet 848,6 mio. kr. i forhold til 754,5 mio. kr. på TECH. I 2017 er der budgetteret med et overskud på 24,5 mio. kr. på TECH, hvilket skyldes fakultetet skal have oparbejdet egenkapitalen for at kunne opfylde kravene til soliditetsgradens størrelse, som er 9 %. 4. Orientering om organisering af fakultetskontoret (CBR) (10 min.) (PUNKTET BLEV FLYTTET OP FRA PUNKT 10) (Bilag F) CBR orienterede kort om organiseringen af fakultetskontoret. Fakultetskontoret består af 5 områder, herunder et ledelsessekretariat med et TECH team bestående af 4 medarbejdere. Sekretariatet for de tre fakulteter vil forblive samlet, dermed kan fakultetskontoret levere bæredygtig og professionel administration til dekanerne og have specialister på relevante områder. Der er fortsat mange samarbejder mellem bl.a. TECH og ENG, hvorved fakultetskontoret bedre vil kunne understøtte initiativer på tværs ved en fælles administration. CBR udtrykte også, at en udfordring er, at der selvfølgelig ikke bliver mindre arbejde, men det må håndteres ved bl.a. at arbejde ud fra en baseline for alle tre dekaner. Der bør køre fx ensartede lønforhandlingsprocesser m.m., som kan gøre arbejdet effektivt. Men der kan også være nødvendige forskelligheder, fx forskellige budgetmodeller. LBL spurgte ind til, hvor i strengen studielederne vil være i den nuværende organisering. Formanden meddelte, at der vil blive et ledelsessekretariat til de tre studieledere, og at de vil referere til prodekanen for uddannelse. De øvrige skolemedarbejdere vil blive placeret i de relevante fagforvaltninger på fakultetskontoret. CBR supplerede, at det stadig kan være relevant, at skolemedarbejdere fra tid til anden sidder ude i miljøerne i forhold til at være tæt på uddannelserne og det som rører sig her. 5. Delegationsinstruks (NS) (10 min.) Generel gennemgang og drøftelse Nina Schjoldager lavede en generel gennemgang af den ny delegationsinstruks. Tidl. udarbejdet delegationsinstruks var gået i høring i 2014, og NS fik efterfølgende høringssvar til gennemlæsning. På den baggrund fortsatte hun arbejdet med den ny instruks, som er gældende pr. 15. februar 2017. NS fastsatte, at man har en delegationsinstruks qua universitetsloven, som giver al kompetence til rektor, og det skal videredelegeres ned ad på universitetet. Gennemgangen gik på de fem elementer, som ligger i delegationen;
Økonomisk ledelseskompetence, bygninger og lokaler, personaleledelse, forskningsbevillinger og samarbejdsaftaler, faglig ledelseskompetence og kompetence til at repræsentere universitetet. FSU bidrog undervejs med spørgsmål og input, herunder drøftedes konkret studieledernes kompetence. Studieledere og institutleder er ligestillet i delegationen på niveau 3. I forhold til personaleledelse kan studieledere sagtens have personaleledelse for TAP efter aftale med institutlederen, hvorunder TAP er ansat. I forhold til VIP er der ikke lagt op til at studieledere får delegeret kompetence til at ansætte DVIP og VIP. Formanden spurgte til studielederes mulighed for at give instruks til institutledere i forbindelse med kvalitetssikringsarbejdet, hvilket NS mente i princip godt kunne lade sig gøre under dekanens ledelse. Oplægget sendes med ud. 6. Gennemgang af tidligere indgåede aftaler i FSU regi (Alle) (20 min.) (Bilag A-B) Aftalerne blev ikke gennemgået grundet tidsbekneb. Formanden lagde op til, at FSU næste gang drøfter, hvordan FSU fornyer og arbejder videre med aftalerne. Der var umiddelbar positiv tilkendegivelse, men samtidig bemærkes, at der var nogle input og kommentarer til aftalerne, som medlemmerne gerne vil komme med. Det kunne så være udgangspunkt for den videre drøftelse. Sekretariatet indhenter kommentarer inden næste møde. 7. Implementering af TR-aftalen (Alle) (10 min.) (Bilag C) TR-aftalen blev kort drøftet grundet tidsbekneb. Formanden indledte med at understrege, at aftalen er centralt aftalt og centralt forankret. FSU medlemmerne vedkendte sig som sådan aftalen, men drøftelsen drejede ind på institutternes kompensation som det centrale problematikpunkt, samt om hvordan aftalen forventes håndteret/udmøntet ude i institutterne. Det blev påpeget af TJH, at det krone beløb, som institutterne kompenseres med ikke dækker de timer, som TR bruger på TR-arbejdet et arbejde som ofte ligger uden for instituttet. Udkommet blev, at: at formanden bringer drøftelsen videre på et ledermøde i forhold til om den praktiske implementering er på plads i institutterne 8. Kommissorium for Kompetencefondsudvalget (revision) (Alle) (5 min.) (Bilag D) Kommissoriet for kompetencefondsudvalget blev godkendt. 9. Orientering om sammensætning af SU på institutterne (Alle) (5 min.) (Bilag E) Punktet udsættes til næste møde d. 31. maj.
10. Orientering om SU-kursus (Alle) (10 min.) Deltagelse SU-kursus på arbejdspladsen eller individuel deltagelse FSU besluttede, at sekretariatet pr. mail indhenter tilbagemelding fra medlemmerne i forhold til, om de ønsker at deltage i et SU-kursus. Der samles op på antal deltagere efter ENG FSU mødet. 11. Evt. herunder punkter til næste møde. (Alle) (5 min.) Ingen nye punkter udover de for ovenstående aftalte. Til orientering: Referat 11012017 Punkter til kommende møder: Proces for lønforhandling ved nyansættelser (VIP) Sygefraværsstatistik Mødeplan 2017: Dato Tidspunkt 11.01.2017 8.30-10.30 14.03.2017 9.00-11.00 31.05.2017 10.30-12.30 08.09.2017 9.00-11.00 07.12.2017 9.00-11.00