Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT) leverance af trafikdetektorer Rammeaftale juli 2013
2 af 8 Indholdsfortegnelse 1. Alment... 3 2. Orientering... 3 3. Udbud... 3 3.1 Udbudsform... 3 3.2 Udbudsmateriale... 4 3.3 Udvælgelse... 4 3.4 Tildeling... 4 4. Spørgsmål til udbudsmaterialet... 6 5. Tilbud... 7 5.1 Alternative tilbud... 7 5.2 Forbehold... 7 5.3 Aflevering af tilbud... 7 6. Dokumenter der skal vedlægges tilbuddet... 8 7. Underleverandører... 8 8. Vedståelse... 8 9. Vederlag... 8 10. Ændringer i udbudsmaterialet... 8 11. Annullation... 8
1. Alment 3 af 8 Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT) indeholder dels orienterende oplysninger om det udbudte indkøb af varer, dels bindende bestemmelser for udbud og tilbud. BUT er gældende frem til indgåelse af kontrakt, hvorefter BUT bortfalder. Ordregivende myndighed: Vejdirektoratet Niels Juels Gade 13 Postbox 9018 DK-1022 København K Danmark Yderligere oplysninger om Vejdirektoratet kan findes på www.vejdirektoratet.dk. 2. Orientering Udbuddet er benævnt Rammeaftale for leverance af trafikdetektorer og omfatter rammeaftale for levering af trafikdetektorer til Vejdirektoratets Trafikledelsessystemer i Danmark i en periode på 2 år. Aftalen kan efterfølgende forlænges 2 gange 12 måneder. Detektorerne skal være beregnet for montering over (langsskydende) eller ved siden af vejen (tværskydende) og det forventes, at der i 2014 er behov for ca. 20 langsskydende detektorer og ca. 50 tværskydende detektorer. Behovet for detektorer i de følgende år er ikke kendt på nuværende tidspunkt. Behovet for detektorer vil således kunne ændre sig løbende, hvorfor opgaven udbydes som fuld variabel afhængigt af det til enhver tid værende behov. Den første detektoreleverance skal leveres i januar 2014 og omfatter 7 stk. tværskydende detektorer og 5 stk. langsskydende detektorer. Foruden detektorer omfatter udbuddet udvikling af Adaptor software, som skal sikre, at detektordata bliver lagret i en MySQLdatabase. Vejdirektoratet vil ud fra tildelingskriteriet i afsnit 3.4 "Tildeling" vælge det tilbud for hver af de to detektortyper, der er økonomisk mest fordelagtigt og herefter indgå to rammeaftaler. Rammeaftalerne er ikke eksklusive, dvs. Vejdirektoratet kan i konkrete situationer vælge at indkøbe detektorer fra anden leverandør, hvis det f.eks. er nødvendigt at erstatte eksisterende detektorer, som ikke er omfattet af rammeaftalerne. 3. Udbud 3.1 Udbudsform Indkøbet af varer udbydes i begrænset udbud i henhold til udbudsdirektivet. Prækvalifikation er gennemført på grundlag af udbudsbekendtgørelse nr. 2013/S 091-154895 og supplerende information 2013/S 096-162594, som er offentliggjort i Supplement til Den Europæiske Unions Tidende og i TED-databasen den 13.05.2013 og 17.05.2013.
4 af 8 3.2 Udbudsmateriale Udbudsmaterialet omfatter følgende materiale med bilag: a) Udbudsbekendtgørelse b) Opfordringsskrivelse c) Nærværende BUT d) Udkast til aftale e) Tilbudsliste (TBL) f) Eventuelle rettelsesblade og spørgsmål/svar samt evt. yderligere oplysninger oploadet i tilbudsfasen g) Tilbuds- og afregningsgrundlag (TAG) h) Technical Specification (TS) 3.3 Udvælgelse Udvælgelsen er sket ved prækvalifikation og opfordringsskrivelse af 28. juni 2013. 3.4 Tildeling 3.4.1 Generelt Kriterium for tildeling er det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Tilbud på langsskydende detektorer og tværskydende detektorer vurderes uafhængigt af hinanden. 3.4.2 Økonomisk mest fordelagtige tilbud Karaktererne for de enkelte underkriterier sammenlægges. Det tilbud der opnår den højeste totalværdi, opgjort med 1 decimal, er det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Rammeaftale tildeles tilbudsgiver med det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Resultatet af detektortesten indgår i tilbudsevalueringen, og tilbud på detektorer, der ikke opfylder minimumskravene i henhold til udbudsbekendtgørelsens punkt III.2.3, anses for ukonditionsmæssige. Underkriterium Vægt 1. Pris 40% 2. Målenøjagtighed mellem 60 og 120 km/t 20% 3. Måleområde og målenøjagtighed ved høje trafikkoncentrationer 10% 4. Målestabilitet, selvovervågning og servicevenlighed 10% 5. Leveringstid 10% 6. Serviceorganisation 10%
5 af 8 3.4.3 Tildelingsmodel Hvert underkriterium bedømmes ud fra en karakterskala. Summen af de vægtede karakterer for de enkelte underkriterier udgør den samlede karakter. Den samlede karakter kan blive maksimalt 10. Ved bedømmelsen af de kvalitative underkriterier 2, 3, 4 og 6 anvendes en 11-trins karakterskala fra 0 til 10. Bedømmelsen sker iht. følgende karakterskala: Karakter Beskrivelse 10 9 8 Gives for det fremragende tilbud som bedst muligt opfylder underkriteriet med ingen eller få uvæsentlige undtagelser 7 Gives for tilbud med god opfyldelse af underkriteriet 6 5 Gives for tilbud med middel tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet 4 3 Gives for tilbud med mindre tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet 2 1 0 Gives for tilbud, som kun netop er konditionsmæssigt (underkriteriet lige netop opfyldt) Mellemliggende karakterer finder anvendelse til at udtrykke nuancer i forhold til ovenstående definition af skalaen. Bedømmelse af underkriterium 1 - Pris: Som grundlag for prisbedømmelse anvendes den samlede sum fra tilbudslisterne. For langsskydende detektorer, der kun kan detektere køretøjer i én vognbane, anvendes en korrigeret tilbudssum som grundlag for evalueringen. Karakteren for pris findes ved følgende omregning af pris til karakter: Laveste tilbud tildeles karakteren 10. Et tilbud, som er 1.500.000 kr. over laveste pris, gives karakteren 0. De øvrige tilbudskarakterer findes ved at interpolere og ekstrapolere retlinet ud fra disse to punkter. Tilbud, som ligger mere end 1.500.000 kr. over laveste pris tildeles negative karakterer. Bedømmelse af underkriterium 2 - Måleøjagtighed mellem 60 og 120 km/t: Vurderingen af målenøjagtigheden mellem 60 og 120 km/t baseres på resultatet af detektortesten. Vurderingen af målenøjagtighed for middelhastighed og antalstælling vægtes henholdsvis 60% og 40%.
Bedømmelse af underkriterium 3 Måleområde og målenøjagtighed ved høje trafikkoncentrationer: Vurderingen af måleområde og målenøjagtighed ved høje trafikkoncentrationer baseres på resultatet af detektortesten. Vurderingen af måleområde og målenøjagtighed for middelhastighed og antalstælling vægtes henholdsvis 60% og 40%. 6 af 8 Bedømmelse af underkriterium 4 - Målestabilitet, selvovervågning og servicevenlighed: Vurderingen af målestabilitet, selvovervågning og servicevenlighed baseres både på resultatet af detektortesten og de i tilbuddet udfyldte dokumenter. Følgende forhold vil indgå i vurderingen: Utilsigtede afbrydelser af dataopsamlingen Målenøjagtighed ved kraftig regnvejr Selvovervågning af hardware og software Mulighed for online-konfigurering Selvkalibrering Bedømmelse af underkriterium 5 - Leveringstid: Vurderingen af leveringstid baseres på den i tilbuddet garanterede leveringstid ved samtidig stående bestilling af maksimalt 5 detektorer. En garanteret leveringstid på 2 uger eller kortere giver 10 point, og en garanteret leveringstid på 8 uger giver 0 point. For andre leveringstider interpoleres retlinet mellem disse 2 punkter. Det er et mindstekrav, at den generelle leveringstid for detektorer maksimalt må være 8 uger. Bedømmelse af underkriterium 6 - Serviceorganisation: Vurderingen af serviceorganisationen baseres på de i tilbuddet udfyldte dokumenter. 4. Spørgsmål til udbudsmaterialet Såfremt noget i udbudsgrundlaget giver anledning til afklarende spørgsmål, kan den bydende fremsende sådanne spørgsmål til Vejdirektoratet senest 10 kalenderdage inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages efter ovennævnte tidspunkt, vil kun blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare dem senest 6 kalenderdage inden tilbudsfristens udløb. Alle henvendelser skal ske på dansk via e-mail til aag@vd.dk. Mailens emnebeskrivelse skal starte med Spørgsmål vedr. Rammeaftale for leverance af trafikdetektorer" Vejdirektoratet vil foranledige spørgsmål og tilhørende besvarelse offentliggjort løbende og senest 6 kalenderdage inden tilbudsfristens udløb på Vejdirektoratets hjemmeside under menupunktet: Leverandørportalen \ Aktuelle Udbud under overskriften Trafikdetektorer. Det vil ikke af besvarelsen fremgå, hvem der har stillet de pågældende spørgsmål.
7 af 8 Vejdirektoratet forbeholder sig ret til at offentliggøre supplerende meddelelser i form af rettelsesblade, der erstatter eller supplerer dele af udbudsmaterialet, indtil 6 kalenderdage inden tilbudsfristens udløb. Supplerende meddelelser offentliggøres på Vejdirektoratets eget initiativ eller som følge af afklarende spørgsmål rejst af de bydende. Det er tilbudsgivers ansvar, at gøre sig bekendt med spørgsmål, svar samt eventuelt supplerende yderligere oplysninger og eventuelle rettelsesblade uploaded under spørgerunden. Ansvaret for eventuelt mangelfuldt tilbud, som følge af manglende hensyntagen til spørgsmål, svar samt eventuelt yderligere oplysninger og eventuelle rettelsesblade, påhviler alene tilbudsgiver. 5. Tilbud 5.1 Alternative tilbud Alternative tilbud modtages ikke. 5.2 Forbehold og mindstekrav Såfremt tilbuddet indeholder forbehold eller oplysninger, der strider mod grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, vil dette medføre, at tilbuddet afvises af ordregiver. Såfremt tilbuddet indeholder ikke-væsentlige forbehold, kan tilbuddet afvises eller forbeholdene prissættes. Det er et mindstekrav, at leveringstiden for detektorer maksimalt er 8 uger. Derudover er krav i Technical Specification (TS) mindstekrav med mindre andet er angivet. Tilbudsgiverne anmodes derfor nøje om at overveje karakteren og omfanget af evt. forbehold, og søge alle usikkerheder afklaret i tilbudsfasen inden tilbudsafgivelsen. 5.3 Aflevering af tilbud Der skal afleveres særskilte tilbud på langsskydende detektorer og tværskydende detektorer. Hvert tilbud skal afleveres i 2 eksemplarer. Kopi af underskrevene tilbud skal endvidere afleveres på elektronisk form (usb eller andet), som pdf. Alle bilag skal være mærket med tilbudsgiverens navn. Tilbud skal være modtaget hos Vejdirektoratet, receptionen Niels Juels Gade 13 DK-1022 København K senest mandag den 21. oktober 2013 kl. 13:00. Tilbud modtaget efter dette tidspunkt vil blive afvist. Åbning af tilbud vil ske uden tilbudsgivernes tilstedeværelse. Tilbud skal mærkes: "Vejdirektoratet, Rammeaftale for leverance af trafikdetektorer, TIL- BUD" samt "Må ikke åbnes i receptionen".
8 af 8 6. Dokumenter der skal vedlægges tilbuddet Tilbudsgiver skal disponere tilbuddet i overensstemmelse med nedenstående disposition. 1. Udfyldt "Tilbudsliste" (TBL) 2. Stykliste med eksterne interfacemoduler, strømforsyninger mm. der tænkes anvendt, med angivelse af fabrikant, teknisk informationer og typeidentifikation. 3. Beskrivelse af udstyr/software til indstilling, konfiguration, kalibrering og test af detektorerne. Beskrivelsen skal dække tilbudslistens post 3 Hjælpeudstyr. 4. Beskrivelse af selvovervågning af hardware og software. Beskrivelsen indgår i vurdering af underkriterium 4. 5. Beskrivelse af procedure for indstilling, konfiguration og kalibrering af detektorerne. Beskrivelsen indgår i vurdering af underkriterium 4. 6. Angivelse af garanteret leveringstid ved samtidig stående bestilling af maksimalt 5 detektorer. Leveringstiden indgår i vurdering af underkriterium 5. 7. Beskrivelse af serviceorganisationen. Beskrivelsen indgår i vurdering af underkriterium 6. Dokumenterne skal være affattet på dansk. Bilag af teknisk karakter skal være affattet på dansk eller engelsk. 7. Underleverandører Tilbudsgivers eventuelle brug af underleverandører skal fremgå af Tilbudsgivers tilbud. 8. Vedståelse Tilbud skal vedstås i 3 måneder fra tilbudsfristen. 9. Vederlag Der udbetales ikke vederlag for deltagelse i test eller tilbudsgivningen samt efterfølgende kontraktindgåelse. 10. Ændringer i udbudsmaterialet Vejdirektoratet forbeholder sig ret til at ændre i udbudsmaterialet, herunder forlænge tilbudsfristen. 11. Annullation Vejdirektoratet forbeholder sig ret til at annullere udbudsforretningen og/eller gennemføre nyt udbud, hvis der er saglige grunde eller forhold, der tilsiger dette.
Vejdirektoratet har lokalkontorer i Aalborg, Fløng, Middelfart, Næstved og Skanderborg samt hovedkontor i København. Find mere information på vejdirektoratet.dk. VEJDIREKTORATET Niels Juels Gade 13 Postboks 9018 1022 København K Telefon 7244 3333 vd@vd.dk vejdirektoratet.dk