Opfølgning på projekt om serviceniveauer for områderne udenfor virksomhedsaftaler

Velfærdsservice Notat Til: Økonomiudvalget Sagsnr.: /09647 Dato: 08-03-2011 Sag: Sagsbehandler: Opfølgning på projekt om serviceniveauer for områderne udenfor virksomhedsaftaler Lise Møller Jensen Udviklingskonsulent 1. Indledning Økonomiudvalget tog den 7. april til efterretning, at direktionen iværksatte et projekt, der skal sikre udarbejdelsen af serviceniveauer for udgiftsområder i budgettet, der ikke er omfattet af virksomhedsaftaler. Det vedrører primært myndighedsopgaver, som varetages af områderne Skole og Undervisning, Familie og Børn, Velfærdsservice samt Forebyggelse og Sundhed på Rådhuset. Kommissoriet for projektet oplister de serviceniveauer områderne i løbet af en to-årig periode vil udarbejde under projektet. Denne opfølgning fokuserer primært på status i forhold til udarbejdelsen af disse serviceniveauer. Derudover opridses kort læring fra formuleringsprocessen samt fremtidige udfordringer og opgaver. Som led i bestræbelserne på at medvirke til at etablere et bedre styringsgrundlag har projektet også fokus på, at der i de enkelte områder skabes en fælles faglig forståelse og et skærpet fokus på at faglighed og økonomi skal gå hånd i hånd. I projektet er derfor valgt en tilgang, hvor det enkelte område er ansvarligt for udviklingen af serviceniveauer, herunder tilrettelæggelse af en individuel proces. Det overordnede projekt har karakter af et paraplyprojekt, hvor der samles op og udveksles erfaringer på tværs af områderne samt kan indhentes bistand til formuleringsforløb. Kvalitetsstandard eller serviceniveau Serviceniveauer forelægges oftest til politisk behandling i form af kvalitetsstandarder for ydelserne. I denne opfølgning og i projektet skelnes ikke mellem serviceniveauer og kvalitetsstandarder. Ifølge KL er centrale emner i et serviceniveau en beskrivelse af: 1. Behov o Mål for hjælpen (formål med tilbuddet) o Kriterier for at få adgang til hjælpen (målgrupper) 2. Indsats o Indhold o Omfang o Varighed 3. Virkning o Opfølgning på hjælpen og virkning o Vurdering af behov for evt. revisitation

Under projektet udarbejdes 1. generations serviceniveauer. Det vil sige, at der ikke forud for projektet har været nedskrevne og politisk serviceniveauer, f.eks. i form af kvalitetsstandarder. Formuleringen af serviceniveauer er med til at kortlægge den nuværende praksis og skabe økonomisk fokus. Derfor er der på flere områder ikke et klart billede af f.eks. fordelingen af udgifter, borgere e.l. før formuleringen af serviceniveauer. Økonomiske effekter kan derfor i flere tilfælde ikke klart henføres til udarbejdelsen af serviceniveauer. Resultater i form af ændret praksis er i fokus i opfølgningen, blandt andet som en pejling på, om der kan forventes økonomiske effekter på længere sigt. Hvor det er muligt opsamles økonomiske effekter. 2. Opsummering på tværs af områderne Størstedelen af de serviceniveauer/kvalitetsstandarder, der er oplistet i kommissoriet, er udarbejdet og politisk vedtaget i løbet af. Det gælder særligt for ydelser i Forebyggelse og Sundhed samt Velfærdsservice. Områderne arbejder videre med udarbejdelsen af de resterende serviceniveauer, og forventer at disse kan politisk behandles i løbet af 2011. I Familie og Børn har været igangsat et længerevarende forløb til udarbejdelse af serviceniveauer, idet der har været lagt vægt på udvikling af en fælles faglig platform og kompetenceudvikling hos medarbejderne som del af formuleringsforløbet. Forløbet er blevet understøttet af eksterne konsulenter. Kvalitetsstandarderne forventes politisk behandlet i løbet af foråret 2011. I Skole og Undervisning var udgangspunktet i projektet, at det først skulle defineres, hvilke opgaver der meningsfyldt kan udarbejdes serviceniveauer for. Denne proces er så småt ved at gå i gang. De økonomiske effekter er oftest ikke opgjort direkte relateret til kvalitetsstandarderne, men områderne erfarer, at kvalitetsstandarderne er medvirkende til at skærpe fokus på økonomien og kvalificere drøftelser vedrørende faglighed og økonomi. I både Velfærdsservice, Skole og Undervisning samt Familie og Børn er der endvidere skærpet opmærksomhed på visitationen, herunder er der ændret på sammensætningen i visitationsudvalg og tilført af ledelseskraft. Ikke i alle tilfælde betyder udarbejdelsen af kvalitetsstandarder en nedsættelse af det eksisterende serviceniveau, men kvalitetsstandarderne giver mulighed for en kvalificeret drøftelse af niveauet og mulighed for justeringer. Kvalitetsstandarderne medvirker til en forventningsafstemning i forhold til borgerne, og er et synligt prioriteringsredskab for medarbejderne. 3. Status for udarbejdelse af serviceniveauer Serviceniveauer/kvalitetsstandarder nævnt i kommissoriet for projektet er medtaget i nedenstående skemaer, som opridser status indenfor de enkelte områder. Kvalitetsstandarderne for praktisk og personlig pleje (Forebyggelse og Sundhed) er ikke medtaget i projektet, da disse fremlægges til politisk godkendelse en gang om året. Side 2 af 8

Velfærdsservice Kvalitetsstandard/ Serviceniveau Behandlet i Byrådet Antal borgere omfattet / nuværende udgiftsniveau (brutto) (Forventet) økonomisk effekt Andre resultater/effekter Bevilling af Aktivitets- og samværstilbud efter Servicelovens 104. Byråd 14/9 59 borgere 2011: ca. 7,2 Også fokus på pris pr. dag Bevilling af beskyttet beskæftigelse efter Servicelovens 103. Byråd 14/9 74 borgere 2011: ca. 11,0 Også fokus på pris pr. dag Støtte til merudgifter Servicelovens 100 Byråd 1/2 2011 Oprindelige budget var på 1,6 mio. kr. Efter endt praksis viser regnskab 0,5 mio. Bevilling af kontaktperson til døvblinde efter Servicelovens 98 Byråd 14/9 Meget få borgere Kvalitetsstandard Frederiksværk Krisecenter UVS 19/1 2009 Meget få borgere Bevilling af Ledsageordning 97 Byråd 11/5 Alkoholmisbrugsområdet, Sundhedsloven 141 Byråd 10/11 2009 61 borgere Stofmisbrugsområdet, Servicelovens 101 Byråd 10/11 2009 82 borgere Borgerstyret Personlig Assistance (BPA), støtte efter Servicelovens 95 og 96. For 95 og 96 er udarbejdet 8 kvalitetsstandarder. Byråd 12/1 Kvalitetsstand ard nr. 1, 5 og 8 er ændret 11/5 11 borgere 2011: ca. 12,8 Behandling af administrationssager Byråd 11/5 39 borgere det forventes at der i Færre udsættelser og dermed færre Side 3 af 8

løbet af en kortere periode vil være ca. 80 administrationssa ger (tidligere administrationskli enter) fraflytningsregninger og nye indskudslån. Antal kan ikke gøres op. Formuegrænser ved beboerindskudslån Byråd 8/6 2009: 40 afslag : 58 afslag Ingen mulighed for at differentiere mellem årsagerne til afslagene. Personlige tillæg Byråd 8/6 I 2009: 10 borgere og en udgift på kr. 73.130,-. I : 13 borgere og en udgift på kr. 103.305,-. Der kan ikke tales om effekt, idet der ikke var politisk godkendelse af det daværende forslag til sænkning af serviceniveauet. Fribefordring Byråd 8/6 Udgifter til kørsler: 2009: 527.861 : 528.240 STU- fastlæggelse af serviceniveau i Halsnæs Kommune Byråd 12/10-38 borgere 2011: ca. 12,1 Midlertidige tilbud 107 Byråd 11/1 2011 29 borgere 2011: ca. 17,0 Varige botilbud 108 Byråd 11/1 2011 45 borger 2011: ca. 39,7 Ophold på forsorgshjem eller herberg 110 Byråd 8/3 2011 Ikke budgetteret Side 4 af 8

Velfærdsservice har i /11 udarbejdet 12 nye kvalitetsstandarder. Det er en vigtig læring fra processen, at kvalitetsstandarder og serviceniveauer er uundværlige fundamenter for en fortsat drøftelse og udvikling af rammen for rådgivernes faglige arbejde med de borgerrettede ydelser. De viser sig vigtige i forhold til at træffe en politisk beslutning om, hvilken kvalitet/service, der skal ydes, i forhold til at afstemme borgernes forventning til ydelserne i Halsnæs Kommune, og i forhold til at gøre det nemmere for rådgiverne at modstå pres fra borgeren og evt. pårørende. I forhold til det fremtidige arbejde med kvalitetsstandarderne vurderer området, at der er behov for at gøre kvalitetsstandarderne mere operationelle og mere egnede som beslutnings grundlag i det daglige socialfaglige arbejde. I endnu højre grad er der behov for at gennemgå gamle og nye sager set med de nye briller og udfordre grænserne i praksis. Ud over vedtagelsen af kvalitetsstandarder arbejder området på flere fronter for at styrke den daglige styring og sikre at økonomisk bevidsthed går hånd i hånd med fagligheden. Der er fokus på følgende: At bevidstgøre medarbejderne om, at alle foranstaltninger har en pris. Bevillingerne skal gøre en forskel, som står mål med omkostningen. At der tages udgangspunkt i en normal verden ved vurdering af kompensation og forventninger til, hvad man selv kan som borger. Et mål for borgeren er altid social rehabilitering, personlig udvikling og ansvar for eget liv. At sager indstilles til og besluttes i faglig visitation. Sager indstilles med flere alternativer, og der er fokus på revisitation. At foretage tæt månedlig økonomi-opfølgning. At finde billigere alternativer til de foranstaltninger, som normalt anvendes. At opgaver hjemtages, hvor det er muligt og fagligt forsvarligt. At alle de anbefalinger som KL og Finansministeriet har fremsat stort set er fulgt. Forebyggelse og Sundhed Kvalitetsstandard/Servic eniveau Behandlet i Byrådet Antal borgere omfattet (Forventet) økonomisk effekt Andre resultater/effekter Boligændringer: Der er ikke udarbejdet kvalitetsstandarder på boligændringer. Forebyggelse og Sundhed opererer med model bedst og billigst. Ikke behandlet En til to borgere pr. år. De beløber sig typisk til 1-1½ mio. kr. pr. borger/ boligændring. Det er for tidligt på året til at kunne aflæse gennemslag. Det kan endnu ikke aflæses Der udarbejdes hen over foråret 2011 en tydelig procedure samt kriterier for boligændringer til politisk behandling. Side 5 af 8

Kropsbårne hjælpemidler: Forebyggelse og Sundhed har udarbejdet kvalitetsstandarder på 15 kropsbårne hjælpemidler i efteråret. Der udarbejdes hen over foråret 2011 standarder på de resterende. Byråd den 7. december Det er for tidligt på året til at kunne aflæse gennemslag. Der, hvor Forebyggelse og Sundhed har hentet den største umiddelbare gevinst i sidste halvår af, er på handicapbiler, men de er ikke kropsbårne (snarere omvendt). Det kan endnu ikke aflæses Visitationskriterier for udadreagerende borgere: Der er udarbejdet kvalitetsstandarder og kriterier for de midlertidige døgnpladser på Løvdalen/Rosen (Specialtilbud for udadreagerende demente borgere) Byråd den 7. december Rosen har fem pladser, og der har stort set været fuld belægning siden ibrugtagningen i april Driften af Rosen er budgetteret til 4,1 mio. Ibrugtagning af Rosen har betydet, at der i første kvartal kun er forbrugt 447.720 kr. af puljen til udadreagerende borgere. Til sammenligning blev der i 2009 brugt knap 6,6 mio. på de udadreagerende borgere. Puljen til udadreagerende var i på 5 Ved budgetrevisionen I blev der af puljen lagt 1 mio. i kassen og i forbindelse med genåbning af budgettet endnu 1,5 mio.kr., i alt 2,5 mio. kr. i. Puljen til udadreagerende er i 2011 nedskrevet til 2,8, heraf er de 2,4 anvist til det økonomiske beredskab. Der resterer således 0,4 i puljen. Alle serviceniveauer/ kvalitetsstandarder revideres årligt, og der er derigennem en god anledning til drøftelse på såvel administrativt som politisk niveau. Ud over udarbejdelsen af ovenstående serviceniveauer arbejder Forebyggelse og Sundhed kontinuerligt, jf. gældende regler på området, med at redefinere hjælpemidler til forbrugsgoder. I forhold til det fremtidige arbejde, er en af de store økonomiske udfordringer gruppen af ældre borgere, der modtager mere end 20 timers hjemmehjælps- og Side 6 af 8

hjemmesygeplejeydelser. Når der ydes 20 timers hjælp om ugen, er det samme pris som en plejebolig med fuld døgndækning. Familie og Børn Kvalitetsstandard/ Serviceniveau Behandlet i Byrådet Antal borgere omfattet (Forventet) økonomisk effekt Andre resultater/effekter Servicelovens 11 stk. 3. 52 stk. 3 nr. 1-9 52 a 54 Paragraf-numre er ændret ift. kommissoriet pga. ny lovgivning. Serviceniveauer og kvalitetsstander er under udarbejdelse og forventes forelagt Udvalget for Familie og Børn i 2. og 3. kvartal 2011. Endnu ikke opgjort Der er taget skridt til ændret praksis ved f.eks. indførelse af visitationsorganer på de udgiftstunge foranstaltningsområder. Herved er der kommet fokus på udgiften til de forskellige foranstaltninger, idet der skal angives pris, mængde m.v., ligesom der skal opstilles alternativer. Med baggrund i Familieområdets øgede udgifter på bl.a. anbringelsesområdet er der i gennemført en analyse af anbringelsesområdet samt igangsat arbejde med fastlæggelse af serviceniveauer. Med baggrund i analysen på anbringelsesområdet stod det klart, at der i lige så høj grad på øvrige foranstaltningsområder var brug for ændring af hidtidig praksis i forhold til iværksættelse af foranstaltninger. Dette har medført, at den enkelte sagsbehandlers kompetence er blevet indskrænket, og der er oprettet visitationsudvalg med det formål at ensarte sagsbehandlingen. Herudover tages i løbet af foråret 2011 et nyt registreringssystem i brug, som vil tydeliggøre økonomien på foranstaltningsområdet. Arbejdet med fastsættelse af serviceniveauer og kvalitetsstandarder har omfattet en proces med inddragelse af alle sagsbehandlerne i Familieafdelingen i forhold til afdækning/ præcisering af behov, indsats og virkning (jævnfør afsnit 1 i dette notat) for de enkelte foranstaltninger, samt drøftelse af muligheder for fremtidige serviceniveauer og kvalitetsstandarder. Processen er gennemført med bistand fra Deloitte og blev afsluttet i januar 2011. Inddragelse af medarbejderne i forhold til serviceniveauer/ kvalitetsstandarder har allerede medført et andet fokus på foranstaltningsområdet, og dette har sammen med indførelse af visitationsudvalg bevirket, at der er gang i ændring af praksis og mere ensartethed i sagsbehandlingen. Side 7 af 8

Der er for Familieafdelingen udarbejdet en udviklings- og effektiviseringsplan, som forelægges Udvalget for Familie og Børn ultimo marts 2011. Skole og Undervisning I kommissoriet for projektet er det specialundervisning af vidtgående karakter, der er i fokus, og i relation hertil PPRs rolle. Det skal blandt andet vurderes, hvor mange opgaver, der kan fastsættes et serviceniveau for. Opgaver omkring fastsættelsen af serviceniveauer har afventet ændring i den organisatoriske struktur, hvor PPR er flyttet fra Skoleområdet til Familie og Børn, samt ansættelsen af nye Skolechef og ny Familiechef. Skoleområdet opstarter et samarbejde med Økonomistyring og Analyse samt KL om at undersøge specialområdet uden for virksomhedsaftalerne. Dette med henblik på: - At fastlægge et ensartet serviceniveau i visitationen - At undersøge forretningsgange i forhold til visitationen - At kunne styre bedre på økonomien Visitationsmidlerne for de enkelt-integerede elever på skolerne er udlagt til den enkelte skoleleder fra den 1. oktober. Hermed skabes der større mulighed for: - Fleksibel brug af midlerne på den enkelte skole - Styring på økonomien i forhold den der visiterer (nu skolelederen) og den som bærer det økonomiske ansvar (også skolelederen) 4. Det videre arbejde i projektet I projektets næste fase vil der være fokus på at sikre formuleringen af serviceniveauer/kvalitetsstandarder inden for de områder i kommissoriet, der endnu ikke er formuleret serviceniveauer for. For de områder, der har formuleret serviceniveauer, går arbejdet ind i 2. fase, hvor aktivitetsniveau og antal borgere skal forholdes til det beskrevne serviceniveau. Heri ligger også overvejelser om alternativer til eksisterende ydelser og hvornår borgere bør overgå fra en ydelse til en anden. Opfølgning og fokus på ydelsernes midlertidige karakter vil i det hele taget komme mere i fokus i projektets 2. fase. Økonomien er blevet endnu mere styrende, idet servicedriftsrammen lægger yderligere bånd på udgiftsstigninger. Derfor vil der i højere grad være tale om at finde finansiering indenfor rammen. En opgave på tværs af områderne er i næste fase at koordinere serviceniveauer og sikre sammenhænge mellem serviceniveauer i overgangene fra for eksempel barn til voksen og til ældre. I tilknytning til projektet om serviceniveauer igangsættes formuleringen af økonomistyringsprincipper for områder udenfor virksomhedsaftalerne. Projektet om serviceniveauer og projektet om økonomistyring skal på sigt være gensidigt understøttende. I forhold til styringen af de specialiserede områder lægger serviceniveauprojektet særlig vægt på de redskaber til styring og prioritering (KL og Finansministeriets udgivelse fra 2009), der vedrører den politiske styring, kvalitet i sagsbehandlingen og helhedstænkning i opgaveløsningen. Side 8 af 8