ARBEJDERNES BOLIGSELSKAB I GLADSAXE Søborg, den 31. oktober 2013 JLS/gj ORGANISATIONSBESTYRELSEN REFERAT fra ordinært møde torsdag den 24. oktober 2013 kl. 17.00 i selskabets administration, mødelokalet, Høje Gladsaxe Torv 2 B, 2. sal Til stede: Ryno Scheil, Steen Pedersen, Mogens Rysgaard, Flemming Larsen, Palle Nielsen, Majbrit H. Jørming, Finn Sørensen, Carsten Petersen, Lars Ulrik Hansen, Erik Bengtsson, Ole Juel Larsen, Erik Andersen, Michael Kristensen, Anne Schiøler Administrationen: Lone Larsen, Henning Juul Hovmand, Jesper Loose Smith Afbud: Ole Skrald Rasmussen Åben del Sag 8256 Godkendelse af referat Sag 8257 Revisionsprotokol Sag 8258 De før mødet udsendte skrivelser Sag 8259 Udlejningsforhold Sag 8260 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål Sag 8261 Støtte til visse boligafdelinger Sag 8262 Skoleparken 1 - Triumfvej 47 - renovering af beboerhotel Sag 8263 Buddingeparken Sag 8264 Det årlige møde med Gladsaxe Byråd Sag 8265 Introduktionskursus for nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer Sag 8266 Bestyrelsesmøder 2014 Sag 8267 Afdelingsmøder 2014 Sag 8268 Orientering fra administrationen Sag 8269 Kredsudvalget Sag 8270 Fritidsudvalget Sag 8271 BL-cirkulærer Sag 8272 Eventuelt Sag 8273 Næste møde Sag 8274 Øvrige datoer Lukket del Sag 8275 Eventuelle sager til behandling
Åben del 8256 Godkendelse af referat B-sag Referat fra ordinært bestyrelsesmøde Referat fra ordinært bestyrelsesmøde den 26. september 2013 er udsendt den 3. oktober 2013. 8257 Revisionsprotokol E-sag Revisionsprotokollatet af 21. februar 2013 vedrørende regnskabet for 2011/12, siderne 576-592 er godkendt på bestyrelsesmødet den 21. februar 2013. 8258 De før mødet udsendte skrivelser E-sag Udleveret den 26. september 2013 * Invitation til Martin Vagner Nielsens svendegilde tirsdag den 29. oktober 2013 * Invitation til julekomsammen fredag den 29. november 2013 * Skrivelse vedrørende julegaver 2013 * Høje Gladsaxe Bladet nr. 9 september 2013 2
8259 Udlejningsforhold Udlejningsoversigt Udlejningsoversigt for september 2013 er udsendt den 3. oktober 2013. E-sag 8260 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål a. Afdeling 12 Pileparken 4 - Husorden B-sag Husorden for afdeling 12 Pileparken 4 med de ændringer der vedtoges på afdelingsmødet den 22. april 2013 udsendtes med dagsordenen til bestyrelsen med indstilling om godkendelse. Ændringerne var markeret i margen. b. Afdeling 19 Buddingeparken B-sag Husorden for afdeling 19 Buddingeparken med de ændringer der vedtoges på afdelingsmødet den 20. juni 2013 udsendtes med dagsordenen til bestyrelsen med indstilling om godkendelse. Ændringerne var markeret i margen. c. Afdeling 25 Egeparken 1 - Husorden B-sag Husorden for afdeling 25 Egeparken 1 med de ændringer der vedtoges på afdelingsmødet den 29. april 2013 udsendtes med dagsordenen til bestyrelsen med indstilling om godkendelse. Ændringerne var markeret i margen. 3
8260 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål d. Afdeling 12 Pileparken 4 indskudsforhøjelse B-sag Afdelingsbestyrelsen i Pileparken 4 anmoder ved rapport af 17. september 2013 (udleveret til bestyrelsen på møde den 26. september 2013) om forhøjelse af indskud fra 90 kr. til 180 kr. pr. m 2. For de enkelte boligtyper i afdelingen vil en forhøjelse udgøre: Boligtype m² Gammelt indskud Nyt indskud Forhøjelse 180 kr./m² 66 m² 5.895 kr. 11.880 kr. 5.985 kr. 78 m² 7.002 kr. 14.040 kr. 7.038 kr. 90 m² 8.100 kr. 16.200 kr. 8.100 kr. Det indstilles, at anmodning om forhøjelse af indskud til 180 kr. pr. m² imødekommes. e. Afdeling 20 Mølleparken 2 tilladelse til låneoptagelse B-sag På Organisationsbestyrelsens møde den 28. april 2011 sag 7673 c blev følgende godkendt: Beboerne i Mølleparken 2 har på afdelingsmødet den 29. september 2009 vedtaget afslutning af altanudskiftningsprojekt, kloakrenovering samt renovering af varmeanlæg. De samlede udgifter kan opgøres således: Altanentreprisen Kloakrenovering og optimering af varmeanlæg Samlede udgifter 13.860.000 kr. 2.706.000 kr. 16.566.000 kr. Det finansieres således: Realkredit 30-årigt lån Trækningsret Henlæggelser 15.566.000 kr. 700.000 kr. 300.000 kr. 16.566.000 kr. I afdelingen er det vedtaget, at fordelingen af ydelserne i forbindelse med realkreditlånet, for det, der vedrører altanentreprisen sker pr. boligenhed, medens ydelsen for den del, der vedrører kloakrenoveringen og varmeanlæggets optimering sker pr. et.m². Afdelingens nuværende gennemsnitlige leje udgør 600,35 kr./et.m². 4
Det indstilles, at ansøgning om tilladelse til optagelse at et 30-årigt realkreditlån på 15.566.000 kr. imødekommes. På afdelingsmødet den 13. december 2010 godkendte beboerne at udvide projektet med konvertering til fjernvarme. Denne udvidelse blev ikke medtaget i godkendelsen fra 28. april 2011. Udvidelsen forelægges hermed formelt til godkendelse: Finansiering: 15-årigt realkreditlån Trækningsret Henlæggelser Samlet udgift 800.000 kr. 1.600.000 kr. 100.000 kr. 2.500.000 kr. Det kan oplyses, at trækningsretten er ansøgt og godkendt i Landsbyggefonden. Det indstilles, at den formelle ansøgning om tilladelse til optagelse af et 15-årigt realkreditlån på 800.000 kr. imødekommes. 8261 Støtte til visse boligafdelinger B-sag Ingen sager til behandling. 5
8262 Skoleparken 1 - Triumfvej 47 - renovering af beboerhotel B-sag Administrationen har udarbejdet byggeregnskab som udsendtes med dagsordenen. Sammenligning af budget og byggeregnskab, for byggeudgift og finansiering: Budget Byggeregnskab Forskel Byggeudgift 15.848.000 16.973.400 1.125.400 Finansiering: Støttetlån 12.820.000 13.076.400 256.400 Ustøttetlån 1.428.000 1.428.000 0 Dispositionsfonden 800.000 1.400.000 600.000 Afd. henlæggelser 800.000 1.069.000 269.000 Som det fremgår, er der en merudgift på byggeregnskabet på 1.125.400 kr., som skyldes uforudsete tillægsarbejder på 1.883.699 kr., som dog modsvares af mindre byggelånsrenter og besparelse på øvrige finansielle udgifter. Merudgiften foreslås dækket af opskrivning af den støttede sag med 2 % svarende til 256.400 kr., af yderligere tilskud fra dispositionsfonden 600.000 kr., samt af yderligere henlæggelse fra afdelingen 269.000 kr. På Organisationsbestyrelsens møde den 24. november 2011, blev det besluttet, at dispositionsfonden stiller garanti for eventuelle manglende uforudsete udgifter, for at undgå at gå på kompromis med kvaliteten. På Organisationsbestyrelsesmødet den 20. december 2012, blev status på uforudsete udgifter behandlet, og det blev besluttet, at dispositionsfonden dækker 600.000 kr. af de uforudsete udgifter. Byggeregnskabet udviser nu at dette fastholdes, således af dispositionsfonden i alt dækker 1.400.000 kr. Der har i afslutningen af byggesagen været en del ønsker til byggesagen, som har forhøjet de uforudsete udgifter. Disse uforudsete udgifter dækkes af afdelingens henlæggelser, således at afdelingens henlæggelser dækker 1.069.000 kr. af finansieringen. Herudover afholder afdelingen selv udgifter vedrørende erhvervslejemålene i kælder. Her fremgår det af byggeregnskab, at der var planlagt udgifter på 421.750 kr., men at der også har været uforudsete udgifter på 189.756 kr. Samlet afholder afdelingen selv udgifter for 1.680.506 kr. til renovering af boligerne og erhvervslejemålene. Det indstilles, at dispositionsfonden i alt dækker 1.400.000 kr. 6
8263 Buddingeparken E-sag Den 27. september 2013 blev der afholdt møde mellem bygherre, dennes rådgivere og hovedentreprenøren. Formålet med mødet var at afklare slutøkonomien for hovedentreprisen, herunder slutregning, tilbagehold og eventuel dagbod. Der er foretaget tilbagehold i slutafregning til afklaring af el- og vandforbrug, ikke færdiggjorte arbejder samt eventuel dagbod. El- og vandforbrug er afklarede og arbejder jf. hovedentreprisen er færdiggjorte. Dagboden er hægtet op på en forsinket færdiggørelse af fællesarealer inde og ude. Der er således ikke tale om manglende mulighed for indflytning men udelukkende genevirkning ved udvendig entreprenørarbejde i boperioden samt byggepladsrod på fællesarealer, som ikke kan tilskrives entreprenøren alene. Det var således selskabets holdning at tvisten om dagboden skulle løses mindeligt, at beboerne skulle have en lille kompensation af hovedentreprenøren samt at en håndværkerydelse vil have den største værdi som kompensation. Det blev aftalt, at entreprenøren etablere en skillevæg i det store fælleslokale i kælderen Desuden etablerer entreprenøren et tekøkken med tilslutning til el, vand og afløb. Ekstra krav fra rådgiver om honorar, der til dels kan tilskrives entreprenørens forsinkelse, dækkes af byggesagen. Arbejdet med byggeregnskab ved Kuben pågår. Beboerne i Buddingeparken er indkaldt til ekstraordinært afdelingsmøde den 21. oktober 2013. På dagsordenen er beslutning om fremtidige brug af ledige kælderlokaler. 8264 Det årlige møde med Gladsaxe Byråd E-sag Fællesmødet blev afholdt den 30. september 2013. På mødet var der en dialog om fællesmødet herunder positive bemærkninger til kommunens seriøsitet omkring mødet og emnerne. Nu hvor Styringsdialogen er blevet indført, skal rammerne for fællesmødet nok gennemtænkes herunder fælles emner fra alle almene boligorganisationer. 7
8265 Introduktionskursus for nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer E-sag Introduktionskursus for nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer har været afholdt torsdag den 3. oktober 2013. Fra afdelingerne var i alt tilmeldt 14 deltagere (repræsenterende 10 afdelinger). Til mødet kom 13 deltagere, idet 2 havde meddelt afbud og 1 mødte frem uden forudgående tilmelding. 8266 Bestyrelsesmøder 2014 B-sag Ifølge gældende forretningsorden afholdes ordinære bestyrelsesmøder den 4. torsdag i måneden juli måned dog undtaget. Følgende datoer er således aktuelle for året 2014: Januar - torsdag den 23. januar 2014 Februar - torsdag den 20. februar 2014 (3. torsdag) Marts - mandag den 17. marts 2014 (ekstraordinært) Marts - mandag den 17. marts 2014 (Repræsentantskabsmøde) Marts - torsdag den 27. marts 2014 April - torsdag den 24. april 2014 Maj - torsdag den 22. maj 2014 Juni - torsdag den 26. juni 2014 August - torsdag den 28. august 2014 September - torsdag den 25. september 2014 Oktober - torsdag den 23. oktober 2014 November - torsdag den 27. november 2014 December - torsdag den 18. december 2014 (3. torsdag) Ovennævnte datoer for afholdelse af bestyrelsesmøder i 2014 indstilles godkendt. Endvidere skal dato for afholdelse af sommerskovtur og julearrangement 2014 planlægges. Godkendt med beslutning om afholdelse af bestyrelsesmøde den 3. torsdag i februar måned. Kredsudvalgsmødet, som er planlagt til afholdelse denne dag, flyttes. Det besluttedes endvidere, at afholde julearrangement fredag den 28. november 2014 og at sommerskovturen afholdes i juni eller august, hvor den konkrete dato er op til Skovtursudvalget. 8
8267 Afdelingsmøder 2014 E-sag Ved skrivelse af 17. oktober 2013 (udsendt med dagsordenen) til afdelingsbestyrelser i afdelinger hvor der afholdes 2 møder (i alt 6 afdelinger), er der fremsendt skema til fastsættelse af dato for afdelingsmøde i januar eller februar måned 2014. Frist for returnering af skema er fastsat til den 20. november 2013, således at fordeling af afdelingsmøderne kan ske på bestyrelsesmødet den 28. november 2013. 8268 Orientering fra administrationen a. Ny hjemmeside O-sag Selskabets nye hjemmeside gik i luften torsdag den 10. oktober 2013. Der var på mødet en orientering om reaktioner herpå. Herudover var den en kort dialog om forskellige forhold omkring den nye hjemmeside. b. Bestyrelsesseminar O-sag Program til bestyrelsesseminaret, som afholdes lørdag den 9. november 2013, er udsendt med referat fra bestyrelsens møde den 26. september 2013. På mødet blev der foretaget endelig til/-framelding. Der blev endvidere opfordret til, at man forbereder sig inden seminaret. 9
c. Boligbladet O-sag Det nye Boligbladet er uddelt til beboerne medio oktober 2013. På mødet ønskes en dialog herom. På mødet var der en dialog herom med positive tilbagemeldinger. 8269 Kredsudvalget a. Møder E-sag Seneste møde i udvalget har været afholdt den 24. september 2013. Referat herfra er udleveret til bestyrelsen på mødet den 26. september 2013. Næste ordinære møde i udvalget afholdes den 21. november 2013. b. Samarbejdsaftale kompetence/roller E-sag Program for afdelingsbestyrelsesseminar vedrørende samarbejdsaftale kompetence/roller, som er planlagt til afholdelse lørdag den 18. januar 2014 fra kl. 09.30 til kl. 16.00 på Gladsaxe Stadion udsendes som aftalt ultimo oktober 2013 med tilmelding ultimo november 2013. 10
8270 Fritidsudvalget a. Møder og referater E-sag Seneste møde i udvalget har været afholdt den 23. september 2013. Referat herfra er udleveret til bestyrelsen på mødet den 26. september 2013. Næste møde i udvalget afholdes den 28. oktober 2013. b. Ansøgning om tilskud Motionsklubben Pileparken 6 B-sag Motionsklubben i Pileparken 6 har ved ansøgning af 12. september 2012 ansøgt om tilskud på 17.335 kr. til indkøb af rekvisitter. Fritidsudvalget har behandlet ansøgning, som har været langstrakt og til dels også uacceptabel, og vil i den anledning se bort fra de nye skærpede krav for ansøgninger og anbefale et tilskud på 5.000 kr. 8271 BL- cirkulærer E-sag Udsendt den 3. oktober 2013 * BL informerer nr. 46 af den 30. september 2013 vedrørende Digital Tinglysning ændret praksis vedrørende dokumentation for de tegningsberettigede Ikke udsendt * BL informerer nr. 45 af den 27. september 2013 vedrørende Pulje til helhedsorienteret boligsocial indsats * BL informerer nr. 47 af den 30. september 2013 vedrørende Orientering om tilmeldingsordning til trappemodel ved spildevandsbetaling * BL informerer nr. 48 af den 30. september 2013 vedrørende Udbud ved entreprenørs/leverandørs konkurs * BL informerer nr. 49 af den 2. oktober 2013 vedrørende Tilmelding til Workshop for Bedste boligorganisation på nettet 2014 * BL informerer nr. 50 af den 7. oktober 2013 vedrørende Hvor mange praktikanter mv. er ansat på jeres byggesager? 11
* BL informerer nr. 51 af den 8. oktober 2013 vedrørende Konferencen på Almene Boligdage 2014 Vi har brug for ideer og input! Der blev givet en kort orientering og gennemgang af BL informerer nr. 46 vedrørende digital tingslysning. 8272 Eventuelt O-sag a. Orientering om Fællesdriften i Høje Gladsaxe Flemming Larsen gav en kort orientering om status på samarbejdet i Fællesdriften. b. Ejendomsskat På forespørgsel fra bestyrelsen blev der givet en kort orientering om ejendomsskat. Det aftaltes, at der udsendes en kort orientering herom til afdelingsbestyrelserne. 8273 Næste møde O-sag a. Ordinært bestyrelsesmøde Næste ordinære bestyrelsesmøde afholdes den 28. november 2013. 12
8274 Øvrige datoer O-sag * Dato for offentliggørelse af dagsorden (udsendelsesdato) Dagsorden for bestyrelsesmøde den 24. oktober 2013 er udsendt den 17. oktober 2013 * Eventuelle bemærkninger til referatet Referat fra bestyrelsesmøde den 24. oktober 2013 udsendes den 31. oktober 2013 og eventuelle bemærkninger skal være administrationen i hænde senest den 7. november 2013 * Offentliggørelse af referat Referatet offentliggøres den 8. november 2013 13
Lukket del 8275 Eventuelle sager til behandling E-sag Ingen sager til behandling. 14
Igangværende sager status Best. Adm. Afd-best. Repr. GK. Udvalg Afsluttet Pileparken 2 trappetårn x x x Udamortiserede prioriteter x x x Skoleparken Helhedsplan x x x x Udlejningsbekendtgørelse ændrede bestemmelser x x Fjernvarme E.ON sagen Energiaftale x x 15