s Referat LSU-LAU (fællesadministrationen) Mødedato: 8. december 2016 Starttidspunkt: Kl. 9:30 Sluttidspunkt: Kl. 11:30 Dokumentnavn: Dagsorden LSU-LAU Sted: Vestre Engvej 51 C (mødelokale 3.210) Deltagere: Afbud: Prorektor Steffen Svendsen HR- og Kommunikationschef Carsten Vikkelsøe Teknisk chef Christian Jansson Studiechef Ambrosia Fladager Hansen IT Supportmedarbejder Leila Damkjær Pedersen (TR HK) (næstformand) IT Supportmedarbejder Lone Petersen (AR for fællesadm. (- bygningsområdet) i Vejle og Odense) Lone deltog ikke i mødet Teknisk servicemedarbejder Jens Peder Wojcik (AR for bygningsområdet i UCL) Teknisk servicemedarbejder Jørgen Markussen (TR 3F) Studieadministrativ medarbejder Dorte Brygger (TR HK) IT Supportmedarbejder Frank Staal Voigt (TR Prosa) Studieadministrativ medarbejder Kathrine Bøtker Krogh (AR Studieadministrationen) Tilstede v. pkt. 2-4 Sekretariatsbetjening: Økonomichef Lars V. Lund HR Juridisk-konsulent Lene Synnøve Andersen (ref.) DAGSORDENSPUNKTER Indhold 1. Godkendelse af dagsorden... 2 2. Estimat af årsresultat 2016 for de centrale stabe v. Lars V. Lund... 2 3. Budget 2017 for de centrale stabe v. Lars V. Lund... 3 4. Status/flytning - Niels Bohrs Allé... 4 5. TAP-pris... 4 6. Opfølgning på trivselsarbejdet... 4 7. Job på særlige vilkår... 5 8. Nyt fra HSU (skriftlig orientering)... 5 9. Nyt fra HAU (skriftlig orientering)... 5 10. Korte Punkter... 5 11. Eventuelt... 6
1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt uden bemærkninger. 2. Estimat af årsresultat 2016 for de centrale stabe v. Lars V. Lund Økonomichef Lars V. Lund orienterede om estimat af årsresultat 2016 for de centrale stabe: Samlet underskud for UCL er estimeret til -6,5 mio. kr. Der ses en positiv budgetafvigelse for stabene på 6,4 mio. kr. (resultat: -8,3 mio.kr., budget -1,9 mio. kr.) bedre end budget. En af de væsentlige forklaringer til dette er Fælles puljer, hvor der er afsat puljer til strategiske indsatser, som ikke kommer i spil i 2016. Puljerne ventes anvendt i 2017. Heruover ses en positiv afvigelse på Bygningningsområdet grundet lavere udgifter til vedligehold. Gennemgang af de enkelte stabe: Direktionen: Der ses en positiv budgetafvigelse - grundet færre driftsudgifter. Ledelsessekretariatet: Der ses en positiv afvigelse i personaleomkostninger (grundet vakant stilling). Økonomi og Personale: Der ses en negativ budgetafvigelse, hvilket primært skyldes et andet Cash flow (renteudgifter) end budgetteret i forhold til Niels Bohrs Allé. Fælles studieadministration: Der ses en negativ budgetafvigelse, hvilket primært skyldes en negativ afvigelse på personaleomkostninger. Fælles administrationen: Dette ansvarsområde er alene et område, hvor indtægter/udgifter under stabsområdet posteres ikke en egentlig enhed. Grundet dispositionsbegrænsninger (indkøbsaftaler) har taxameterindtægterne været mindre. Det svarer til ca. 500.000 kr. for hele 2016. Elever: Den negative afvigelse skyldes primært større personaleomkostninger (mange elever afslutter uddannelse), da der ved budgettering ikke er afsat til ferieregulering. Bygninger: Der ses en positiv budgetafvigelse. Den positive afvigelse på driftsomkostninger, skyldes, at rent regnskabsteknisk tages Niels Bohrs Alle i brug fra den. 1. september 2016 samt den senere ibrugtagning af Cortex Park. Der ses en negativ budgetafvigelse på personaleomkostningerne. Kantinen Jelling: Her ses et negativ budgetafvigelse, hvilket skyldes en negativ afvigelse for personaleomkostninger (grundet sygdom), men en positiv afvigelse for driftsomkostninger. Fælles puljer: Her ses en positiv afvigelse, hvilket skyldes periodeforskydninger. HR og Kommunikation: Det estimerede resultat viser samlet set en positiv afvigelse. Dog ses en negativ budgetafvigelse på personaleomkostninger grundet barsel og sygdom og en positiv budgetafvigelse på driftsomkostnin- Side 2 af 6
ger grundet periodeforskydninger (budgettering af personalearrangement, som er udsat til januar 2017) IT-afdelingen: Der ses et estimeret resultat, der positivt afviger fra budget. Den positive budgetafvigelse er på driftsomkostninger. Det blev fra medarbejdersiden bemærket, at skyldige timer påvirker de respektive afdelingers resultat. Som udgangspunkt, må den enkelte medarbejder jf. TAP-aftalen have, hvad der svarer til 2 arbejdsuger. I overtid. Handlepunkter: Ingen. Konklusion: Det estimerede resultat for 2016 på -1,9 mio. kr. vurderes som realistisk. Udvalget tog orienteringen til efterretning. 3. Budget 2017 for de centrale stabe v. Lars V. Lund Orientering af konsekvenser af budget 2017: Prorektor Steffen Svendsen orienterede med afsæt i PowerPoint (udsendes med referatet) indledningsvis om særlige forhold omkring budget 2017 for det studieadministrative område, hvor afskedigelser kan komme på tale som konsekvens af budget 2017. Udfordringer på det studieadministrative område er større end vurderet tidligere på året. De påkrævede besparelser fremgår af referatets bilag 3.1. I 2017 er de påkrævede besparelse 800.000 kr. Der er fundet ca. 500.000 kr. på drift. Herefter mangler der stadig 300.000 kr., som vurderes at skulle findes på personaleudgifterne. Da processen med eventuel reduktion først kommer i gang i januar 2017 - og der med høringsperiode og opsigelsesvarsel, først ses en nettogevinst fra medio år 2017, kan det betyde, at der må opsiges op til 2 medarbejdere for at opnå den krævede besparelse. Udvalget drøftede processen og kvalificerede den med enkelte tilføjelser. Med henblik på at forhindre/reducere afskedigelserne, er det frem til den 2. januar 2017 mulighed for at sende forslag til alternative besparelser på det studieadministrative område til studiechef Ambrosia Fladager Hansen. Herudover indbydes medarbejderstaben i Studieadministrationen i perioden frem mod den 2. januar 2017 til at indgå fratrædelsesaftaler og anmodning om nedsat tid. På baggrund af ovenstående, afholdes ekstraordinært møde i udvalget den 3. januar 2017. Studieadministrationen fra KomU er ikke i spil i denne proces. I 2017 laves der en langsigtet plan for kapacitetsrammer for den samlede studieadministration for perioden 2018-20. Her vurderes om medarbejdersammensætningen svarer til den samlede opgaveløsning. I forbindelse med de påtænkte personalereduktioner, er det vigtigt at være opmærksom på flexsaldi altså at reduktion i Studieadministrationen, ikke må øge den samlede flexsaldo. Gennemgang af budget 2017: Økonomichef Lars V. Lund orienterede om under hensyntagen til de centrale besparelseskrav, skal stabene drives for 8,4 mio. kr. (altså nominelt uændret). Der kan dog komme forskydninger mellem stabene. Handlepunkter: Side 3 af 6
Forslag til alternative besparelser sendes til studiechef Ambrosia Fladager Hansen senest den 2. januar 2017. Ekstraordinært møde i LSU-LAU for de centrale stabe holdes den 3. januar 2017. Findes alternative besparelser svarende til de påkrævede besparelseskrav, annulleres det ekstraordinære møde den 3. januar 2017. Konklusion: Udvalget godkendte processen for de påkrævede besparelser. Udvalget drøftede budget 2017 og tog det til efterretning. 4. Status/flytning - Niels Bohrs Allé Teknisk chef Christian Jansson orienterede med afsæt i PowerPoint (udsendes med referat) om masterplan for flytningen til Niels Bohrs Allé. Stabene flyttes fra Blangstedgårdsvej i perioden 19.-23. december 2016. Uddannelsesaktiviteterne flyttes til NBA i perioden 27.-30. december 2016. Som ved indflytningen i august, vil der stå arbejdsmiljørepræsentanter klar til at byde velkommen fra den 2. januar 2017. Pedellerne/serviceassistenterne får et fremskudt kontor i lokale E.119. Handlepunkter: Ingen. Konklusion: Udvalget tog orienteringen til efterretning. 5. TAP-pris LSU-LAU for de centrale stabe har tidligere aftalt, at der skulle laves en TAP-pris efter samme princip som Underviserprisen. Begge priser tænkes uddelt på Personaledagen den 13. januar 2017. Udover æren gives ophold med fagligt indhold indenfor en given ramme (20.000 kr.). Indførelse af TAP-pris på TAP-området indføres for at anerkende, at der også er medarbejdere på dette område, der udmærker sig. Alle medarbejdere gives mulighed for at indstille kandidater. Priskomité med Steffen Svendsen, Carsten Vikkelsøe, Jørgen Markussen og en Lone Petersen blev nedsat. Kriterierne bliver offentliggjort, når der tirsdag 13. december 2016 bliver åbnet for indstillingerne (se mitucl.dk). Handlepunkter: Priskomité med Steffen Svendsen, Carsten Vikkelsøe, Jørgen Markussen og Lone Petersen blev nedsat. Konklusion: Udvalget nedsatte priskomité og tog orienteringen til efterretning. 6. Opfølgning på trivselsarbejdet Udvalget drøftede opfølgning på trivselsarbejdet fra Økonomi og Personale samt Studieadministrationen Side 4 af 6
Handlepunkter: Ingen. Konklusion: Udvalget tog orienteringen til efterretning. 7. Job på særlige vilkår Handlepunkter: Ingen. Konklusion: Udvalget tog orienteringen til efterretning. 8. Nyt fra HSU (skriftlig orientering) Kompetencestrategi (justeringer tilføjet, jf. referat 26.09.2016) - læs her Studentermedhjælpere i UCL Orientering om lønforhandlinger 2017 Handlepunkter: Ingen Konklusion: Udvalget tog orienteringen til efterretning. 9. Nyt fra HAU (skriftlig orientering) Der er intet nyt, da HAU-mødet pga. afbud er udsat til medio december. 10. Korte Punkter 1. Indberetninger i Easy Der er ingen nye anmeldte arbejdsskader 2. Mødekalender 2017 (alle kl. 9.30-11.30) Den 16. marts Niels Bohrs Allé Den 15. juni Vestre Engvej Den 5. oktober Niels Bohrs Allé Den 7. december Vestre Engvej Mødekalender er afstemt efter HSUs mødekalender 2017. Handlepunkter: Der indkaldes til ekstraordinært møde i udvalget den 3. januar 2017 (jf. pkt. 3). Mødekalender 2017 blev godkendt, hvorefter udvalgets medlemmer indkaldes i kalendersystemet. Side 5 af 6
Konklusion: Udvalget tog orienteringen til efterretning. 11. Eventuelt Steffen Svendsen orienterede om, at der grundet organisationsændringer i UCL - udvides udvalget til at dække Læringsteknologi og evt. også Nationalt Videncenter for historie- og kulturformidling. Med dette revurderes forretningsordenen. Næste møde er den 16. marts 2017, kl. 9.30-11.30, Niels Bohrs Allé, Odense Godkendelse af dagsorden Regnskab 2016 for de centrale stabe Sygefravær 2016 Orientering fra MOVE-området. Nyt fra HSU Nyt fra HAU Kønsopdelt lønstatistik Indberetninger i Easy (medarbejders arbejdsskader) Revurdering af forretningsorden Orientering om ny ESDH-løsning Side 6 af 6
Bilag 3.1 Besparelser i Studieadministrationen 2017 Møde LSU-LAU for de centrale stabe den 8. december 2016
Begrundelser for besparelser i Studieadministrationen Regeringen indførte sidste år et krav om årlige effektiviseringer på uddannelserne på 2 procent. Regeringen viderefører kravet frem til 2020,og professionshøjskolerne skal spare 1,2 milliarder i alt. Besparelserne på administrationen skal bl.a. findes ved effektivisering og digitalisering af arbejdsprocesserne og med færre medarbejdere Studieadministrationen har gennem effektiviseringsprogrammet over en årrække fået tilført midler for at kunne digitalisere indenfor eksamens- og praktikområdet. Andre tiltag med udvikling af workflows, der kan føre til effektive arbejdsprocesser er sat i gang. Flytningen til Campus Odense vil også føre behov for færre medarbejdere. Der vil desuden være en forventet effektivisering med flytningen af KomU. Begrundet i effektivisering af opgaver, stordriftsfordele, matrikelopgaver udfases mv.
Begrundelser for besparelser i Studieadministrationen Direktionen og ledelsen af Studieadministrationen udarbejder i januar 2017 en plan for personalereduktionen i de kommende år, der modsvarer den forventede effektivisering og dermed behov for færre medarbejdere Studieadministrationen skal dermed holde sig inden for de budgetterede rammer, der er reducerede som følge af kravet om besparelser på de 2 % Allerede nu er der med budgettet for 2017 behov for besparelser i Studieadministrationen begrundet med Merudgift til løn begrundet i overenskomstmæssig aftale Merudgift til licenser til digitalisering Færre indtægter fra Indsatsprogrampuljen
Begrundelser for besparelser i Studieadministrationen Samlet set en nødvendig besparelse på 800.000 kr., som skal findes ved at reducere på omkostninger til drift og løn Ledelsesgruppen har allerede fundet besparelser på ca. ½ mio. kr. Der igangsættes derfor en proces, der indebærer, at der på lønomkostninger i 2017 skal findes 300.000 kr. Dette betyder, at to medarbejdere skal opsiges og fratræde i 2017 Ovenstående skal ses i en sammenhængende budgetmæssig proces, for de kommende år, hvor besparelsen på løn vil slå fuldt igennem
Tidsplan 8. december: Steffen og Ambrosia orienterer LSU-LAU for de centrale stabe om personalereduktioner i Studieadministrationen pga. besparelser. Orientering og drøftelse af konsekvenserne. Drøftelse af alternative løsningsmuligheder. Orientering om og drøftelse af ledelsens oplæg til proces. 8. december: Ambrosia udsender orienteringsmail til alle medarbejdere i Studieadministrationen om besparelsesbehovet, konsekvenserne og tidsplanen herfor. Der orienteres desuden om ekstraordinært LSU-LAU møde den 3. januar og om et efterfølgende personalemøde i Studieadministrationen 8. december 2. januar: Høringsperiode hvor der er mulighed for at indgå frivillig aftale om fratrædelse, nedsat tid mv.
Tidsplan 3. januar: Ekstraordinært LSU-LAU møde: Orientering om samt drøftelse af proces og planlægning af orientering af medarbejdere generelt og af de konkret udvalgte 3. januar: Personalemøde (video) om de forestående afskedigelser, proces og antal 3. januar: Efter personalemødet skal alle medarbejdere være tilgængelige på mobiltelefon. Ca. ½ time efter personalemødet er slut, vil Ambrosia ringe til de medarbejdere, der påtænkes opsagt. De vil blive orienteret om tid og sted for høringssamtalen samme dag 3. januar: Ambrosia og funktionsleder gennemfører høringssamtale med de berørte medarbejdere TR og HR deltager i samtalen Derefter høringsperiode på 14 dage HR sender mail til ledere i UCL om mulighed for genplacering 18. januar: Afskedigelse meddeles de berørte over telefon og fremsendes via mail
Bilag 4.1 Flytning etape 2 Hovedtidslinje og aktiviteter
Følgende aktiviteter forgår i perioden 12-18 dec. Levering og montering af nyt inventar 12 16. december 2016 Flytning af pedelgruppen til Nordfløjen, forventes at kunne ske den 14. december Forberedelse af Flytning af Faglokaler (Michael og Helle) Flytning af Faglokaler Æstetik, Musik & Drama, Bevægelsessal. Lørdag den 17. december (ADAM + Michael) Udpakning af Faglokaler (ADAM + underviser) Pedel tilknyttes. Opmærkning af Inventar (Pedel + Michael) Ophæng af møbleringsplaner i Nordfløjen 16. december (Pedel)
Følgende aktiviteter forgår i perioden 19-23. dec. Blangstedgårdsvej: Økonomi & personale, Direktionen samt HR & kommunikation flyttes den 19. december. (ADAM) IT Flyttes den 20. december (ADAM) KomU og Studieadministrationen flyttes den 21. december. (ADAM) Teorilokaler flyttes i takt med at de frigives fra undervisning. (ADAM) AV Centeret starter med demontering af TV skærme fra den 19. dec. (Jan Apollo) Demontering af Kabeltromler i teorilokaler den 22 og 23. december. (Pedel) Flytning af Kantiner BLA + TOL (ADAM) Depoter til Administrative afdelinger flyttes. (ADAM) Flytning af Kopimaskiner (Konica Minolta+ Helle)
Følgende aktiviteter forgår i perioden 19-23. dec. Biblioteker BLA, NBA & TOL: Nedpakkes og flytte til Cykelkælder i blok D (ADAM) Reolmontage (Mørk montage fra den 19 30. december.) UCL Campus Odense: Administrative medarbejder møder ind på midlertidige kontor i sydfløjen. (UCL) Indflytning i Nordfløjen. (ADAM) Flytning af Inventar der står forkert til Penthouse. (ADAM) Udpakning af Kantine ( ADAM + Kantinepersonale ) Tolderlundsvej: Opmærkning af inventar (Michael + Pedel) Flytning af Kopimaskiner (Konica Minolta + Helle)
Følgende aktiviteter forgår i perioden 27-30. dec. Blangstedgårdsvej: Uddannelse personale Flyttes 27 28. december (ADAM) Fællesområder Flyttes (ADAM) De sidste teorilokaler flyttes (ADAM) Kunst flyttes. (ADAM) Demontering af PH-lamper + Kartell lamper (Pedel kan udføres i Uge 1) Jeg forventer at vi er færdig med Blangstedgårdsvej den 28 december. Bibliotek inventar flyttes 2. Januar
Følgende aktiviteter forgår i perioden 27-30. dec. Tolderlundsvej : Demontering af Kabeltromler 27. december. (Pedeller ) Flytning 28-30. december (ADAM) Kunst flyttes 29 30. december UCL Campus Odense: Indflytning ( ADAM) Montering af kabeltromler Penthouse 19 30. december (Pedeller 2 mand) Gennemgang af lokaler for mangler 27 30. december (Pedeller)
Følgende aktiviteter forgår i uge 1 2017 UCL Campus Odense: Udpakning af Bibliotek (UCL Bibliotek personale) Udpakning af Depotrum (ADAM) Opfølgning på evt. ekstra inventar fra TOL / BLA. (ADAM + Michael) Blangstedgårdsvej Bibliotek inventar flyttes (ADAM) Lamper demonteres og flyttes ( Pedeller ) Evt. ekstra inventar afhentes (ADAM + Michael) Tolderlundsvej: Evt. ekstra inventar afhentes (ADAM + Michael)