UC Effektiviseringsprogrammet Indsatsprogrammet Generel Administration Projektet Effektivt Indkøb Ajourført efter behandling på fællesworkshop med Økonomichefudvalget og Indkøbsnetværket 19. december 2013 og efter kommentarer fra Moderniseringsstyrelsen Version 1.1 Devoteam A/S Lautrupsgade 13 DK-2100 Copenhagen Denmark Tel +45 20 45 07 00 Fax +45 39 43 07 77 E-mail info@devoteam.dk www.devoteam.dk 24. januar 2014 IFS i UC-sektoren: Perspektiver og muligheder Moderniseringsstyrelsen har iværksat udbud af en afløser for IndFak med arbejdstitlen Indkøbs- og Fakturahåndteringssystem (IFS). Dette system kan også være relevant for professionshøjskolerne (University Colleges, UC), og der kan være gensidigt udbytte af en dialog om systemet. UC erne gennemfører for øjeblikket et effektiviseringsprogram. Som led heri er bl.a. indsamlet en række erfaringer med Bedste Praksis omkring indkøb og fakturahåndtering. Disse erfaringer fra UC-sektoren kan være et nyttigt input til Moderniseringsstyrelsen ved udvælgelse af den kommende løsning, og ved den efterfølgende opsætning af løsningen m.v. Samtidigt vil UC erne gennem en dialog med Moderniseringsstyrelsen kunne få værdifuld viden om de muligheder, der vil ligge i at indføre IFS, når det bliver tilgængeligt. Nærværende notat har været drøftet med Moderniseringsstyrelsen med henblik på at drøfte perspektiver for anvendelse af det kommende indkøbs- og fakturahåndteringssystem (IFS) ved UC erne. Fra UC erne har været involveret økonomichef Ole Ejdrup Christensen, UCC, Indkøbs- og regnskabschef Ib Thyge Christensen, UCC samt Bedste Praksis-konsulent Claus Hensing, UC Sjælland. Moderniseringsstyrelsen har tilbudt at invitere UC erne til en demonstration af en pilotversion af systemet omkring august 2014, hvor der vil blive mulighed for en konkret vurdering af, om løsningen lever op til UC ernes behov og ønsker, eller evt. kan bringes til det. UC-repræsentanterne vurderer, at den kommende IFS-løsning forekommer klart interessant og vurderer, at sektoren bør tage imod tilbuddet om orientering og samarbejde fra Moderniseringsstyrelsen. VAT N DK78068213 PBS: 02394154 Bank: Danske Bank, Branch N 4260, Account N 4260 1335 27 IBAN: DK 46 300 4260 1335 27 CVR N 78068213
2/8 Planerne for IFS I henhold til tidsplanen skal der indgås kontrakt om IFS i februar 2014 og gennemføres test og pilotforløb frem til efteråret 2014. Herefter starter udrulning. Udrulning til IndFakbrugere (inkl. de pågældende UC er) forventes gennemført inden 1/7 2015. Udrulning til øvrige UC er, der måtte ønske IFS, vil formentlig tidligst kunne ske i andet halvår af 2015. IFS forventes at skulle dække de løbende indkøbsopgaver fra og med rekvisition frem til bogføring af faktura. Systemet skal også kunne understøtte aftaleindgåelse, i hvert fald for så vidt angår registrering af leverandører og elektroniske varekataloger. Systemet forventes at skulle være et standardsystem, der kan tilpasses gennem opsætninger. Der findes en version 01 af kravspecifikationen på Moderniseringsstyrelsens hjemmeside. Nedenfor resumeres kravene til systemet ud fra kravspecifikationen: Systemet skal understøtte: Effektiv, enkel og brugervenlig håndtering af elektroniske fakturaer og fuldt digitale indkøb Effektiv organisering i administrative fællesskaber såvel inden for som på tværs af ministeransvarsområder Effektivisering af indkøbsområdet, herunder anvendelsen af både fællesstatslige og lokale indkøbsaftaler Systemet skal understøtte følgende opgaver: Oprettelse og vedligeholdelse af leverandører og aftaler/varekataloger Rekvisition og Indkøb via katalog eller ordrer Varemodtagelse, herunder accept i forhold til ordre eller faktura Fakturamodtagelse, herunder automatisk match med ordre, og automatisk routing til disponent Systemet skal håndtere følgende roller: Varebestilling: Rekvirent, Indkøber, Disponent Fakturabehandling: Fakturamanager, Disponent, Se-bruger Tværgående: Indholdsansvarlig, Systemadministratorer Systemet skal endvidere Integrere til Navision Stat og Statens Datavarehus Fungere med Single Sign On Der er lagt stor vægt på krav om effektiv administration af brugerroller og værktøjer hertil. Der stilles ikke krav om, at systemet skal rumme faciliteter til analyse af compliance og andre analyser på fakturadata af den type, som kendes fra f.eks. SAS analyseværktøjer.
3/8 Karakteristik af indkøb og fakturahåndtering på UC erne I det følgende gives en kortfattet, generaliseret karakteristik af indkøbs- og fakturahåndtering ved UC erne. Beskrivelsen tilsigter bl.a. at illustrere det meget brede spektrum af organisering og tilrettelæggelse, man finder på UC erne. De syv UC er er statsfinansierede selvejende institutioner. De omsatte i 2012 tilsammen for ca. 5 mia. kr., heraf omsatte den største for ca. 30% og de mindste for hver ca. 10%. (Det samlede omfang af indkøb er ikke gjort op). Hvert UC behandler mellem 50.000 og 20.000 fakturaer årligt, hvoraf anslået 25-35 % stammer fra varekøb og ad hoc serviceydelser, mens de øvrige vedrører huslejer, serviceaftaler etc. Hvert UC er typisk opdelt i et antal faglige afdelinger (fx uddannelser eller højskoler ), og et antal geografisk adskilte lokationer (campus er). Graden af administrativ og driftsmæssig autonomi for afdelinger og lokationer varierer fra UC til UC. Set på tværs af UC er tegner sig nedenstående billede vedr. indkøb: Det er udbredt, at alle ansatte kan bestille materialer, f.eks. bøger o.l. til eget brug (typisk i nær tilknytning til undervisningen). For disse indkøb gælder, at der anvendes et stort antal leverandører, og at den enkelte medarbejder selv vælger leverandør. For standardvarer, der anskaffes i større antal og/eller til fælles brug (f.eks. aftørringspapir, kontormaterialer, møbler, IT, telefoni mv.), er indkøb som regel centraliseret på nogle få indkøbere typisk i de respektive administrative afdelinger (møbler i bygningsafdelingen osv.) eller på de respektive geografiske lokationer. Det generelle billede er, at de store, fælles vareområder er aftaledækket (SKI, FM, egne leverandøraftaler). For større enkeltindkøb kan der være flere forskellige beslutningsgange mellem den, der har et behov, den der disponerer over en bevilling samt den der faktisk udfører bestillingen. Dette giver efterfølgende anledning til et fakturaflow, der ligeledes omfatter de tre parter i varierende orden. Leverandøraftaler (og typisk link til leverandørernes hjemmesider/varekataloger) findes tilgængelige på hvert UC s intranet. Flere steder findes også vejledning og anden information om indkøb til UC et. Indkøb på de store fællesområder sker hovedsagligt via leverandørernes internet-varekatalog/web-shop, hvor UC ets indkøbere er oprettet med specifikt brugernavn og log-in. Alle UC er anvender et it-baseret fakturabehandlings-system med integration til Navision. Der anvendes i alt fire forskellige fakturabehandlingssystemer, jf. Tabel nedenfor. Ingen steder er der direkte integration mellem de anvendte leverandør-drevne løsninger til indkøb og fakturahåndteringssystemerne eller Navision. En meget høj andel af fakturaer modtages i elektronisk form (97-100 %), men en vis del (op til 10%) modtages uden tilstrækkelig angivelse af bestiller (initialer, mailadresse el.lign.).
4/8 Funktionaliteter i fakturabehandlings-systemerne anvendes i forskelligt omfang. Det drejer sig fx. Om Auto-routing (automatisk videresendelse til fakturagodkender), påmindelse om fakturagodkendelse mv. Arbejdsdelingen mellem bogholderiet og fakturagodkender vedrørende kontering varierer noget. Nogen steder angiver bogholderiet konteringen inden fakturaen sendes til godkendelse, mens konteringen andre steder først påføres af fakturagodkender og efterfølgende kontrolleres af bogholderiet. Som understøttelse af sidstnævnte arbejdsform er nogle steder er oprettet alias er, der letter faktura-godkenders valg af kontering. Tabel. Oversigt over it-understøttelse af indkøb og fakturahåndtering ved UC'erne UC Varebestilling (for centrale indkøbere) Fakturabehandling Antal faktura/år UCC Leverandørs varekatalog/web-shop IndFak 25.000 UC Metropol Leverandørs varekatalog/web-shop IndFak 20.000 Regnearks-workflow (rekvisitioner) UC Sjælland Leverandørs varekatalog/web-shop IM Soft 18.000 UC Lillebælt Leverandørs varekatalog/web-shop IndFak 18.500 UC Syddanmark Leverandørs varekatalog/web-shop SignFlow 17.500 VIA UC Leverandørs varekatalog/web-shop IndFak 50.000 Sharepoint-workflow (teleydelser) UC Nordjylland Leverandørs varekatalog/web-shop Ibistic 25.000 Moderniseringsstyrelsens bemærkninger hertil: De beskrevne forhold ligger inden for det ret vide billede af indkøb og fakturahåndtering, som har ligget til grund for kravspecifikationen, Der er ikke beskrevet forhold, som man ikke også vil kunne finde andre steder i staten/selvejeområdet. Ønsker til IFS fra UC-sektoren Med udgangspunkt i observationerne om UC ernes behov og praksis fremhæves i det følgende nogle krav og ønsker til et indkøbs- og fakturahåndteringssystem for UC erne. Disse ønsker er ikke nødvendigvis specielle for UC-sektoren, og en del af dem vil allerede være indeholdt i den foreliggende kravsspecifikation. I det følgende er Moderniseringsstyrelsens bemærkninger angivet med kursiv. Moderniseringsstyrelsen har svaret ud fra forventninger og de stillede krav. Den endelige løsning vil afhænge af, om den vindende løsning evt. har taget forbehold over for enkelte krav.
5/8 Overordnede krav 1. Der er et åbenbart behov i sektoren for et indkøbssystem. Det er forventningen, at et indkøbssystem med adgang til nem bestilling inden for indgåede aftaler vil kunne effektivisere indkøbsområdet, dels gennem øget compliance i forhold til indgåede aftaler, dels gennem forenkling af administrative rutiner. Det er også formålet med IFS. 2. Forenkling af de administrative rutiner afhænger naturligvis af sammenhængen mellem IFS og Navision, der bør være så automatisk som muligt. Ja, og der forventes bedre integration, end det er tilfældet med IndFak. 3. I lyset af, at flere UC er har implementeret andre fakturahåndteringssystemer, vil det være ønskeligt, hvis IFS kan integrere til disse, og ikke kun fungere sammen med egen fakturahåndterings-del. Der er ikke stillet krav herom. Muligheden vil afhænge af, om den konkrete løsning i forvejen er opbygget således, at det er muligt. Moderniseringsstyrelsen vurderer, at det vil være meget uhensigtsmæssigt med to forskellige systemer og deraf følgende dobbelte kontoplanopsætninger, dobbelt brugeradministration etc., hvortil kommer mulige funktionalitetsbegrænsninger m.v. i samspillet. 4. UC ernes opgaver og organisation tilsiger, at indkøb ikke må begrænses til kun at omfatte indkøb i forhold til indgåede aftaler. Indkøbssystemet bør således også kunne understøtte et friere varevalg, således at indkøbsprocedurer mv. i størst muligt omfang er ens og effektive, uanset om der købes på eller uden for aftaler. Ja, IFS skal have mulighed for tekstordrer, der ikke er bundet til et leverandørkatalog. Og der kan modtages fakturaer, som ikke hidrører fra en IFS-Ordre 5. Den meget brede indkøbsorganisering giver anledning til, at sektoren vil lægge stor vægt på en nem, fleksibel og brugervenlig opsætning, som gør det let at implementere og vedligeholde organisationsforandringer, rokering med roller etc. Der lægges stor vægt på nem, fleksibel og brugervenlig opsætning. Se bemærkninger til pkt. 11. 6. I det hele taget vil den samlede effektivisering afhænge af, at arbejdet med at sætte systemet op, indlægge og vedligeholde indkøbsaftaler etc. ikke overstiger de gevinster, systemet kan give. Enig. 7. Ud over overføring af data mellem IFS og Navision kan peges på følgende ønsker til integrationer: Adgang til fakturadata på fakturalinjeniveau mv. til brug for analyse af indkøb, fx af compliance. Vil kunne hentes i ØS-LDV eller i Navision. IFS vil kræve kontering på alle fakturalinjer Opsætninger af kontoplan, personer/rettigheder kan arves fra Navision og/eller AD. Kontoplan vil kunne overføres fra Navision. Mulighederne for at overføre brugerstyringsoplysninger vil afhænge af de enkelte leverandørers muligheder. Opslag direkte fra Navision over i IFS. Vil næppe blive muligt. Men der vil blive overført oplysninger fra Navision til IFS, så brugerne har mulighed for fx at se, om en godkendt faktura er betalt.
6/8 8. Der er givet udtryk for, at systemet skal fokuseres på indkøbs- og fakturahåndtering, og fx ikke have ambition om at vise disponenten det til rådighed værende budget eller hidtidige forbrug. Der er heller ikke stillet krav som de nævnte. Understøttelse af organisering/interne processer 9. Introduktion af et elektronisk indkøbssystem kan muligvis give anledning til en koncentration af indkøbsbeføjelser, dels i almindelighed for at stramme op på indkøb, dels af hensyn til de nødvendige indkøbskompetencer. Omvendt kan et elektronisk indkøbssystem skabe de formelle og praktiske ramme omkring en organisering med vidstrakt delegation og mange indkøbsbemyndigede. Den kommende løsning bør understøtte begge scenarier (der meget vel kan skulle realiseres samtidigt på samme UC, men på forskellige indkøbsområder). Der skulle ikke være problemer i at understøtte mange eller få indkøbere. Moderniseringsstyrelsen forventer dog, at indførelse af elektronisk bestilling vil medføre, at færre vil få bemyndigelse til at købe ind. 10. Vidstrakt delegation vil forudsætte, at det er muligt at opsætte et sæt af dispositionsbemyndigelser/-begrænsninger for den enkelte bruger eller grupper af brugere. Elementært må det være muligt at angive en dispositionsgrænse pr. indkøb, pr. periode eller pr. omkostningsbærer. Dertil kommer, at det fx bør være muligt at begrænse en brugers adgang til bestilling i forhold til leverandører, hhv. pr. varegruppe eller enkelte varenumre. Samtidigt forventes det, at den enkelte bruger kun vil kunne kontere på de konti/kontosegmenter, som den pågældende er bemyndiget til. Der er stillet vidtgående krav herom, men de konkrete muligheder vil afhænge af den konkrete leverandørs muligheder. Moderniseringsstyrelsen peger samtidig på, at en kompliceret brugerbemyndigelsesstruktur vil kræve megen vedligehold og indebære en risiko for falsk tryghed. Man peger derfor på, at opfølgende kontrol kan være en mere operationel styringsmodel. 11. Som anført oven for i beskrivelsen, foregår de indledende stadier af indkøb ved UC erne ofte på forskellig måde, afhængigt af situationen. Der er derfor bl.a. behov for, at medarbejdere uden bestillingsbemyndigelse kan udsøge sig varer i katalogerne, og sende bestilling videre til en indkøber (evt. via godkender), og at indkøber kan forberede bestilling af varer, som først bestilles, når bestillingen er godkendt. Der er stillet krav om en sådan Rekvirent -funktionalitet. Det er dog ikke sikkert, at det vil kunne leveres af det konkrete system. 12. Den decentraliserede økonomistyring, kombineret med en muligt ønskelig koncentration af indkøbsopgaver og -bemyndigelser, tilsiger endvidere, at nogle ordrer vil angå indkøb, der skal afholdes over flere bevillinger. Det vil derfor være nødvendigt, at en bestilling/leverance, og/eller en faktura, kan opsplittes på flere bestillere og/eller godkendere. Ja, det bør være en grundlæggende funktionalitet, men en faktura vil ikke kunne godkendes til delvis betaling.
7/8 13. I kraft af opdelingen i afdelinger opstår der behov for intern fakturering af ydelser. Det vil være en fordel, hvis sådanne interne ordrer og fakturaer kan håndteres af systemet. Håndtering af fakturaer sendt fra eget Navision kræver muligvis et ekstra EANnummer. IFS er ikke tænkt til at håndtere leverandørens ordrebehandling, men det vil være muligt at lægge kataloger med egne ydelser op, hvis man selv har et system, der kan behandle ordren. Varebestilling 14. Det formodes at IFS vil give mulighed for præsentation af varekataloger i henhold til indgåede aftaler og til direkte bestilling via disse kataloger. Ja. 15. I UC-sammenhæng vil der i supplement til de fællesoffentlige aftaler være behov for at kunne administrere og vedligeholde varekataloger for egne indgåede aftaler, samt for fælles aftaler for to eller flere UC er, evt. med differentieret vareudbud. Aftaler vil kunne publiceres for en eller flere institutioner, en eller flere brugere etc. 16. Det vil i øvrigt være ønskeligt, hvis IFS understøtter forvaltningen af aftaler, fx med påmindelser om forestående aftaleudløb. Der er stillet krav om mulighed for tasks og alarmer Praktisk fakturabehandling 17. Med hensyn til den praktiske, løbende håndtering af indgående fakturaer kan peges på følgende behov: Automatch mellem (godkendt) bestilling, levering og faktura, således at uproblematiske fakturaer ikke skal godkendes af bevillingshaver. Ja Auto-routing til rette godkender ud fra bestiller- eller godkenderid Ja Automatisk (hhv. manuel) videresendelse til anden godkender (fx ved dispositionsbegrænsninger eller delte bestillinger) Det er ikke sikkert, at der kan findes en hensigtsmæssig automatikfunktion. Midlertidig overføring af roller (ved sygdom etc.), herunder dels bemyndigelser, dels rollen som modtager/behandler af de enkelte fakturaer og meddelelser i relation her til. Ja både og Mulighed for definition og anvendelse af korte koder som alias for den faktiske, ofte mangeleddede kontering. Der er stillet vidtgående krav om kontoplan i IFS. Det forventes dog at blive en udfordring for systemleverandørerne at kunne håndtere alle de kontostrukturmuligheder, som benyttes i Navision. De konkrete muligheder vil derfor afhænge af den konkrete leverandør. Alias er indgår i kravene. 18. I ikke helt simple tilfælde kan der være behov for følgende yderligere funktionaliteter: Hver bruger skal kunne søge efter tidligere fakturaer ( Har vi fået den tidligere?. Hvad var det nu, der skete sidst? ). Ja. Forventes klart bedre end IndFak. Det skal være muligt at tilknytte kommentarer/noter til en faktura eller til videregivelse i processen. Ja, interne og eksterne.
8/8 Det skal være muligt at vedhæfte underbilag (fx konteringsvejledning fra bogholderiet eller fx et bilag, der uddyber leverancen ). Ja, men dokumenttyper og omfang begrænses af standarden. Superbrugere på UC et bør have adgang til at rette fejl/låse op, uden involvering af Moderniseringsstyrelsen. Ja, Moderniseringsstyrelsen ønsker ikke at skulle levere en sådan support. 19. Som nævnt udgøres 2/3 af fakturastrømmen af fakturaer, der ikke hidrører fra umiddelbart forudgående varekøb, men hidrører fra stående aftaler, som husleje, telefoni, energi, services, osv. Det vil derfor være ønskeligt, hvis der kan etableres en facilitet, der kan understøtte eller helt automatisere behandlingen af sådanne fakturaer. Ja. En sådan funktionalitet er krævet, men ikke nøjere specificeret. Forskellige leverandører har forskellige løsningsmodeller. 20. Med hensyn til håndtering af kontering kan peges på, at der er behov for håndtering af følgende, der erfaringsmæssigt volder problemer: Momskoder. Vil blive overført til IFS Omposteringer. Ja. Kan håndteres.