REFERAT ordinær generalforsamling E/F Isefjord Tirsdag d. 22. marts 2011 afholdtes ordinær generalforsamling i fælleslokalet i ejerforeningen. Til stede var følgende ejere (usikker oplysning): 1, 2, 3, 11, 12, 14, 18, 22, 25, 26, 27, 30, 31, 33, 34, 37, Isefjord/Lejerby repræsenteret af Nico Sparboom Desuden var administrator DEAB repræsenteret ved Nicki Frøiland Til generalforsamlingen forelå følgende endelige dagsorden: Valg af dirigent a) Bestyrelsens aflæggelse af beretning for det senest forløbne år. b) Bestyrelsens forelæggelse til godkendelse af årsregnskab og status med påtegning af revisor, v. administrator Nicki Frøiland, DEAB c) Bestyrelsens forelæggelse af driftsbudget for det løbende regnskabsår v. Nicki Frøiland 1) Bestyrelsen foreslår at fællesudgifterne og den ekstra opkrævning slås sammen og at opkrævningsbeløbet er det sammen som vi betaler nu. Grundet prisstigninger og et tidligere ikke budgetteret snerydningsudgift opsættes fællesudgifterne, se listen over hvad du skal betale. Bestyrelsen henstiller til, at der skal oparbejdes en reservefond, ifølge vedtægtens 19. d) Valg af medlemmer til bestyrelsen. 2 personer for en ét års periode og 2 personer for en to års periode. På valg er: Marianne (modtager ikke genvalg) Mette (modtager ikke genvalg) Børge (er indtrådt i bestyrelsen stedet for Per Møller, som er udtrådt. Modtager ikke genvalg som suppleant) Susie blev valg i 2010 for 2 år og er ikke på valg Der skal vælges 4 medlemmer til bestyrelsen, jf. sidste års generalforsamlingsbeslutning om 5 siddende personer i bestyrelsen. e) Valg af suppleant til bestyrelsen for ét år. f) Valg af revisor og revisorsuppleant. Bestyrelsen foreslår genvalg af Dansk Revision og John Ellebæk. 20-07-2011 1
g) Behandling af indkomne forslag: 1) Bestyrelsen forestår at opkræve et administrationsgebyr for opsætning af navn på postkasser, hoveddør og dør tlf., både ved tilflytning og ved ændringer, pris pr. gang 100 kr. (opkrævning via administrator). Intet arbejde er gratis, og indtil nu har det været gratis at få opsat navn på postkasser, hoveddør og dør tlf. Da arbejdet tager tid (og bestyrelsen er frivilligt arbejde), mener vi det er rimeligt, at der fremover bliver betalt et gebyr som går i foreningens kasse. 2) Bestyrelsen forestår at opkræve et administrationsgebyr for bestilling af nøgler mv., pris pr. gang 50 kr. (opkrævning via administrator) 3) Bestyrelsen foreslår at der afsættes et beløb til brug til advokat til opkrævning af overkørsels- og snerydningsgebyr fra vores naboer. Bestyrelsen ønsker at bruge x antal kr. på en advokat (i budgettet er afsat 10.000 kr. som udgangspunkt) så vi kan få juridisk hjælp til at opkræve penge for overkørelse og snerydning fra vores naboer, hvilket vi er i vores gode ret til, ifølge den korrespondance vi har haft med Holbæk Kommune (som er vejmyndighed) samt inddrage vores jordstykke igen (asfaltstykket), som Vennely nu benytter til parkering med 3-4 biler. Vi er nødsagiget til at bruge advokat, da naboerne er meget svære at få i dialog om dette, desuden skal en efterfølgende aftale tinglyses (penge endnu ikke afsat). Nogle af pengene fra naboerne skal hensættes, til når der skal ny asfalt og andre går direkte til udgifterne på snerydning, se budget for 2012. 4) Bestyrelsen foreslår at der nedsættes en arbejdsgruppe omkring parkeringsforhold. Bestyrelsen ønsker, at inddrage beboerne omkring parkeringsforholdene, og lade denne arbejdsgruppe undersøge og fx indhente tilbud til parkeringsfirmaer eller om vi hellere skal opgive vores numre på parkeringspladserne eller hvad gruppen nu kommer frem til og kan forelægge bestyrelsen. Personer til gruppen 3-5 personer, inklusiv min. 1 person fra bestyrelsen. 5) Lene og Eric (4F 2.th), har indsendt: Baggrund: at vi har igennem flere vintre konstateret kulde- og trækproblemer i vores taglejlighed. Forslag: Hvis andre har / eller har haft lignende problemer, vil vi meget gerne høre om, hvordan problemerne er blevet afhjulpet / eller tænkes at blive afhjulpet. 6) Aniela Pawlak (4E 2.th) har indsendt: Træk i lejlighederne pga. utætheder og evt. manglende isolering 7) Birthe og Per Porsborg (4B 3. th) har indsendt: At bestyrelsen tager kontakt til bygherre. Så mangelfuld isolering kan blive udbedret nu. Så vi kan holde varmen i vores lejligheder. Begrundelsen for at det skal gøres nu og ikke vente til 5års eftersynet, er at vi ikke har kunnet varme vores lejlighed op her i vinter, har været nød til at købe el-varme-blæser, for at supplere opvarmningen. For det første mener vi ikke at det kan være rigtigt, at man har købt en dyr ny lejlighed, at man så oven i købet ikke kan holde varmen i sit hjem, for at andet bliver det en ekstra stor 20-07-2011 2
økonomisk udgift i opvarmning. Som efter vores mening kunne have været undgået, hvis bygherre havde sørget for at tingene var i orden. Hvor er den faglige stolthed? Vi føler kulde/træk fra vægge, lofter, gulve, fra og omkring vinduer. Der er sikkert andre der har de samme problemer som os? Har man på foreningens vegne fået lavet en termografi rapport, der belyser problemet? 8) Ilse og Carsten Johansson (4F 1. th) har indsendt: Hvad ER der sket efter 1.årsgennemgangen? 9) Ilse og Carsten Johansson (4F 1. th) har indsendt: Hvad vil der ske af udbedringer? (hos os i lejl. 37 er der alene opsat skinner på altanen, som har givet mere vand i ALLE samlinger og v. boldhullerne) 10) Aniela Pawlak (4E 2.th) har indsendt: Manglende forenings protokol 11) Ilse og Carsten Johansson (4F 1. th) har indsendt: Hvilke aftaler er der indgået med Pedel Brian 12) Birthe og Per Porsborg (4B 3. th) har indsendt: At der bliver afsat et beløb på budgettet, så bestyrelsens medlemmer og deres hustru/mand kan gå ud at spise en lækker middag som tak for det store arbejde de gør for os alle. h) Eventuelt: REFERAT: Formanden Susie Carlsson bød ejerforeningens medlemmer velkommen, og pegede på Flemming Dalum som dirigent samt Nicki Frøiland som referent, hvilke generalforsamlingen tiltrådte. Dirigenten konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indvarslet, og gennemgik dagsordenen. Under punkt G indkomne forslag var der flere enslydende forslag, hvorfor dirigenten oplyste, at punkterne 5 9 ville blive behandlet som et punkt. Herefter blev ordet givet til bestyrelsen vedrørende punkt a: a) Bestyrelsens beretning: Formanden indledte beretningen med at informere om året i foreningen. Sidste år lovede flere af os bestyrelsens medlemmer, at vi ville sende mere information ud. I det seneste år har vi udsendt 2 infobreve, hhv. i juli og november/december og vi synes selv at vi har været flittige med løbende at sætte opslag i opgangene. Vi håber, at I har været tilfredse med den løbende info vi har haft og har kunne give jer i løbet af året. Vi har længe informeret om, at der har været problemer med udebelysningen på parkeringspladsen. Problemet opstår når det regner meget eller er meget fugtigt. Hvilket gør 20-07-2011 3
at sikringerne slår fra og alt belysning på parkeringspladsen slukker. Forsikringen har været inde over, og de har accepteret at betale omkostningerne. Vi har haft og har stadig en elektriker på, som har fundet fejlene på ledningerne i jorden og nu afventer at nye kabler kan graves ned, så han kan gøre det sidste arbejde færdigt. Indgangen ved KlipIn har flere at jer talt meget om, hvor bliver den færdig bliver lygtepælen fjernet og airconditionen må da slet ikke sidde på facaden. Ja i forhold til vores husorden og til lokalplanen må airconditionen ikke sidde på facaden. Bestyrelsen har bedt Henrik Hansen/KlipIn om at se en godkendelse fra kommunen hvilket vi ikke har set endnu. Så vi har fået Nicki til at skrevet til kommunen og afventer nu et svar derfra. Tidshorisont for hvornår indgangsområdet er færdigt tja, godt spørgsmål. Jeg har selv flere gange talt med bla. Nico, Henrik Hansen og Ole fra KlipIn om indgangen. I dag har vi Nico tilstede, og han kan forhåbentlig efter vores beretning fortælle hvornår den bliver lavet færdig. Forholdet til naboejendommene, der benytter foreningens indkørsel. Man har forsøgt at indgå aftale med naboejendommene om vedligeholdelse af indkørsel etc. samt om snerydning, men dette har på nuværende tidspunkt ikke resulteret i en endelig aftale. I forbindelse med 1-årsgennemgangen af ejendommen, er der stadig en række uafklarede punkter som Henrik Hansen er ved at få klarlagt. Der blev oplæst brev fra HHs advokat, hvor man har bedt redegørelse for hvornår MT Højgaard forventer at udbedre fejl og mangler i ejendommen. I forbindelse med gennemgang af fyret, er det konstateret, at fyret har været indreguleret forkert. Der er derfor indgået serviceaftale med Stjerneservice, så dette ikke gentages. Der har gentagne gange været påfyldt vand på varmeanlægget, men dette må ikke gøres, da varmeanlægget skal bruge blødt vand (en anlæg der evt. skal tilkøbes). Endelig opfordrede bestyrelsen til, at fyrrummet skal aflåses, så ikke alle kan pilles ved fyret. Der er lavet aftale med en ny vicevært Brian. Der blev udtrykt ønske om bedre information til ejerne fra bestyrelsen. Der blev ligeledes informeret om, at kuldebroer i karnapperne samt om generelle kolde ydervægge. b) Forelæggelse af årsrapport 2011 v/nicki Frøiland Før gennemgang af årsrapporten blev revisionsprotokollen oplæst, og revisor har under punktet særlige bemærkninger noteret, at størrelsen af foreningens fælleudgifter bibeholdes, således foreningens egenkapital kan genskabes. Egenkapitalen er pr. 31/12 2010 negativ med kr. 110.000. Såfremt generalforsamlingen kan godkende årsrapporten i dens nuværende form, vil revisor forsyne årsrapporten med revisionspåtegning uden forbehold og 20-07-2011 4
supplerende oplysninger. Herefter blev regnskabstallene gennemgået nøje, hvorefter regnskabet for 2010 blev godkendt af generalforsamlingen. c) Forelæggelse af budget 2011 til godkendelse: Budgettet for 2011 blev gennemgået og godkendt af generalforsamlingen. d) Valg til bestyrelsen: Børge Christensen blev valgt for 1 år John Ellebæk blev valgt for 2 år Birte Porsborg blev valgt for 1 år. Flemming Dalum blev valgt for 2 år. Susie Carlsson blev valgt i 2010, og sidder i 1 år endnu. e) Valg som suppleant: John Schultz blev valgt f) Valg af revisor og revisorsuppleant: Dansk Revision blev genvalgt som revisorer, og Irene Jeppesen blev valgt som revisorsuppleant. g) Indkomne forslag: 1. Administrationsgebyr for navneskilte kr. 100 pr. gang Vedtaget 2. Administrationsgebyr for bestilling af nye nøgler kr. 50 pr. gang Vedtaget 3. Afsat beløb til brug for advokat vedr. opkrævning af snerydningsgebyr fra nabobygninger kr. 10.000 Vedtaget 4. Der foreslås en arbejdsgruppe vedr. parkeringsforhold Vedtaget, gruppen består af: Ilse Johansson Irene Jeppesen Et medlem fra bestyrelsen 5. Punkterne 5 + 6 + 7 blev slået sammen og gennemgået som et punkt: Der er mangelfuld isolering i ydervægge samt ved karnapper. Der er konstateret gennemgående problemer i byggeriet, og der er lavet en termografi rapport af en lejlighed. Der manglede en konklusion på termografi rapporten. Der er desuden fremkommet en Bolius redegørelse, hvor der ligeledes manglede kommentar til termografi rapporten. Der blev oplæst en skrivelse fra advokaten vedrørende sokler og isolering til MT Højgaard. Flere steder i byggeriet trækker der vand ned af væggene fra altandørene, og det ses som våde ydervægge. Bestyrelsen vil kontakte bygherre for gennemgang af trækgener, men de enkelte ejere bedes indsende redegørelse for evt. gener til bestyrelsen, som så vil sende dem til Henrik Hansen. Derefter var der en generel snak om fejl og mangler ved byggeriet. Der blev desuden spurgt til garantien hos Dansk Kaution, hvad denne er nedskrevet til, hvilket skal undersøges af bestyrelsen. 20-07-2011 5
6. Punkterne 8 + 9: er behandlet under punkterne 5 7 7. Forenings protokol: Der var stillet forslag om en foreningsprotokol til bestyrelsesmøderne, men efter debat, blev det konstateret, at bestyrelsesreferaterne var uddybende og beslutningsdygtige nok. 8. Hvilke aftaler er der med Vicevært Brian Aftalen ligger fremme 9. Forslag om at bestyrelsen går ud og spiser en middag for indsatsen Vedtaget h) Eventuelt: Atter snak om vand på fyret Der er nogle ejere der har fået fuget om vinduer, hvilket ikke har hjulpet husorden skal udleveret til nye beboere samt til Henrik Hansens lejere. Herefter sluttede generalforsamlingen, og dirigenten takkede for god ro og orden. Formand Susie Carlsson Dirigent Flemming Dalum For referat: Nicki Frøiland 20-07-2011 6