ARBEJDERNES BOLIGSELSKAB I GLADSAXE Søborg, den 21. december 2010 SH/gj ORGANISATIONSBESTYRELSEN REFERAT fra ordinært møde torsdag den 16. december 2010 kl. 17.00 i selskabets administration, mødelokalet, Høje Gladsaxe Torv 2 B, 2. sal Til stede: Administrationen: Ryno Scheil, Mogens Rysgaard, Flemming Larsen, Karin Petersen, Palle Nielsen, Majbrit H. Jørming, Finn Sørensen, Steen Pedersen, Erik Andersen, Erling Schrøder, Ole Juul Larsen, John Monberg, Anne Schiøler Lone Larsen, Henning Juul Hovmand, Sv.Aa. Hansen Afbud: Thomas Dreyer, Jesper Langkilde Åben del Sag 7570 Godkendelse af referat Sag 7571 Revisionsprotokol Sag 7572 De før mødet udsendte skrivelser Sag 7573 Udlejningsforhold Sag 7574 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål Sag 7575 Skoleparken 1 ejendommen Triumfvej 47 Sag 7576 Skoleparken 1 fugtproblemer tilstandsvurdering og helhedsplan Sag 7577 Stengårdsparken indskudsforhøjelser Sag 7578 Høje Gladsaxe, Punkthuset Sag 7579 Støtte til visse boligafdelinger Sag 7580 Afdeling 19 Buddingevej 203 205 Sag 7581 Boligsocial helhedsplan for Høje Gladsaxe Sag 7582 Reviderede regnskaber 2009/10 Sag 7583 Afdelingsmøder vedrørende tilslutning til fjernvarme Sag 7584 Afdelingsmøder (regnskab) 2011 Sag 7585 Selskabets beretning Sag 7586 Repræsentantskabsmøde 21. februar 2011 Sag 7587 Styringsdialog 2010 Sag 7588 Kredsudvalget Sag 7589 Fritidsudvalget Sag 7590 BL-cirkulærer Sag 7591 Eventuelt Sag 7592 Næste møde Sag 7593 Øvrige datoer Lukket del Sag 7594 Eventuelle sager til behandling
Åben del 7570 Godkendelse af referat B-sag Referat fra ordinært bestyrelsesmøde torsdag den 25. november 2010 er udsendt den 2. december 2010 Godkendt. 7571 Revisionsprotokol E-sag Revisionsprotokollatet af 17. december 2009 vedrørende regnskabet for 2008/09, siderne 531-543 er godkendt på bestyrelsesmødet den 25. februar 2010. 7572 De før mødet udsendte skrivelser E-sag Udsendt den 18. november 2010 * LB orienterer nr. 515 af den 12. november 2010 vedrørende Ændring af bekendtgørelse om drift af almene boliger m.v. ændring af tidspunkt for indsendelse af regnskab m.v. Udleveret den 25. november 2010 * Høje Gladsaxe Bladet 11 november 2010 Udsendt den 2. december 2010 * Kopi af brev dateret 1. december 2010 til afdelingsbestyrelserne samt ejendomsfunktionærerne i 9 afdelinger vedrørende personaleforhold 2
7573 Udlejningsforhold E-sag a. Udlejningsoversigt Udlejningsoversigt for november 2010 er udsendt den 2. december 2010. b. Udlejningsbekendtgørelsen ændrede bestemmelser E-sag Gladsaxe Kommunes behandling af aftaleforslag til udlejningsbekendtgørelsens 4 og 8, stk. 2 afventes fortsat. 7574 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål Skoleparken 1 E-sag Til mødet orienteredes om afholdt ekstraordinært afdelingsmøde i Skoleparken 1 vedrørende valg af ny afdelingsformand, som følge af meddelelse om at hidtidig formand Thomas Dreyer ønskede at udtræde af afdelingsbestyrelsen. Til efterretning med oplysning om at Lars Ulrik Hansen var valgt som ny afdelingsformand samt tillige med orientering om funktionærforholdene i afdelingen. 3
7575 Skoleparken 1 ejendommen Triumfvej 47 E-sag Afklaring af de rådgivermæssige forhold foreligger, og viser, at det som følge af udbudslovgivningen næppe vil være muligt at overdrage rådgiverydelsen til DK Byg A/S uden forudgående udbud. Der arbejdes dog videre med sagen til afklaring af hvorvidt det nuværende projekteringsmæssige stade, kan danne grundlag for udbud i totalentreprise. Såfremt dette ikke vil være tilfældet, vil det formentlig være mest hensigtsmæssigt at afvente udvikling omkring Skoleparken 1 s renovering, idet Landsbyggefonden under alle omstændigheder forudsætter at projektet Triumfvej 47 udgør etape 1 af det samlede projekt (der således vil være etape 2). Til efterretning med tilslutning til at sagen (etape 1) sammenkobles med renoveringssagen (etape 2) til et samlet forløb (jf. tillige sag 7576). 7576 Skoleparken 1 fugtproblemer tilstandsvurdering og helhedsplan B-sag Forundersøgelsesarbejdet omkring udarbejdelse af en Helhedsplan for afdelingen pågår. Imidlertid viser det foreløbige tids- og dermed omkostningsmæssige niveau, at det må forventes, at det økonomiske omfang formentlig betinger annoncering efter udbudsloven subsidiært udbud. Det foreslås derfor allerede på nuværende tidspunkt at involvere Landsbyggefonden for drøftelse af dels de økonomiske aspekter henset til støttemulighederne, dels aspekterne omkring den mest rigtige fremtidige løsning. Samtidig vil spørgsmålet om sammenkobling af de to etaper (jævnfør bemærkninger herom under sag 7575), være hensigtsmæssigt at drøfte med Fonden. Forslaget følges. 4
7577 Forhøjelse af indskud i afdelinger a. Stengårdsparken B-sag Afdelingsbestyrelsen i Stengårdsparken anmoder i afdelingsrapport af 7. december 2010 om forhøjelse af indskud til 216 kr. pr. m². For de enkelte boligtagere i afdelingen vil en forhøjelse udgøre: Boligtype m² Gammelt indskud Nyt indskud Forhøjelse 90 kr./m² 216 kr./m² 58,40 5.256 kr. 12.614 kr. 7.358 kr. 76,30 6.867 kr. 16.481 kr. 9.614 kr. 84,40 7.942 kr. 18.230 kr. 10.288 kr. 88,50 7.965 kr. 19.116 kr. 11.151 kr. Det indstilles, at anmodning om forhøjelse af indskud til 216 kr. pr. m² imødekommes. Indstillingen følges. b. Torveparken B-sag Afdelingsbestyrelsen i Torveparken anmoder i rapport af 1. december 2010 om forhøjelse af indskud til 216 kr. pr. m 2. For de enkelte boligtyper i afdelingen vil en forhøjelse udgøre: Boligtype m² Gammelt indskud Nyt indskud Forhøjelse 90 kr./m² 216 kr./m² 68,50 6.165 kr. 14.796 kr. 8.631 kr. 73,90 6.651 kr. 15.962 kr. 9.311 kr. 76,90 6.921 kr. 16.610 kr. 9.689 kr. 86,20 7.758 kr. 18.619 kr. 10.861 kr. Det indstilles, at anmodning om forhøjelse af indskud til 216 kr. pr. m² imødekommes. Indstillingen følges. 5
7578 Høje Gladsaxe, Punkthuset B-sag a. 4. 5. sal - boligetablering Byggeregnskab for sagen udvisende en samlet anskaffelsessum på 13.850.754 kr. udsendtes til bestyrelsen med dagsordenen. Anskaffelsessum (skema C) fordeler sig således (t. kr.) Skema C Skema B Besparelse Grundudgifter 1.914 2.218 304 Håndværkerudgifter 9.666 9.879 213 Omkostninger 2.054 2.592 538 Gebyrer 217 216-1 Byggeudgift 13.851 14.905 1.054 Samlet udviser ombygningen en mindreudgift på ca. 1.054.000 kr. i forhold til Skema B. Mindreudgiften anvendes til nedbringelse af Realkreditlånet samt lånet fra Landsbyggefonden. Revisionsprotokollat vedrørende sagen udsendtes med dagsordenen. Kopi af skema C relevante sider udsendtes tillige til bestyrelsen med dagsordenen. Det indstilles, at byggeregnskab udvisende en samlet anskaffelsessum på 13.850.754 kr. tillige med skema C for sagen godkendes til videre fremsendelse til Gladsaxe Kommune for godkendelse. Byggeregnskab skema C godkendtes til videre fremsendelse til Gladsaxe Kommune til godkendelse. b. Sammenlægning af 4. 5. sal og 9. sal valg af fælles E-sag afdelingsbestyrelse Ved det afholdte afdelingsmøde den 30. november 2010 for 4. 5. og 9. sal i Punkthuset kunne ikke vælges fælles afdelingsbestyrelse. Organisationsbestyrelsen er således fortsat afdelingsbestyrelsen for de 2 byggeafsnit. Referat fra afdelingsmødet den 30. november 2010 udsendtes med dagsordenen. 6
7579 Støtte til visse boligafdelinger E-sag a. Vadgårdsparken, byggeskaderenovering Gladsaxe Kommunes tilbagemelding vedrørende godkendelse af forbrug af afsatte midler i byggeregnskabet samt anvendelse af restbeløb (mindreforbrug) afventes fortsat. b. Pileparken 6-8 - facaderenovering E-sag Arbejdet med klargøring af byggeregnskabet herunder med indhentning af sidste regningsopgørelser pågår fortsat. 7580 Afdeling 19 Buddingevej 203 205 E-sag I forlængelse af bestyrelsens behandling og godkendelse af det ændrede støtteomfang ifølge Landsbyggefondens oplæg samt godkendelse af støtteansøgning Skema A er dette fremsendt til Kuben A/S med henblik på videre ekspedition til Landsbyggefonden og Gladsaxe Kommune. Landsbyggefondens udspil afventes herefter. 7
7581 Boligsocial helhedsplan for Høje Gladsaxe E-sag Der arbejdes videre med sagen. 7582 Reviderede regnskaber 2009/10 E-sag Regnskabsudarbejdelse samt revision af samme pågår. Det forventes, at revisionen er afsluttet, således at reviderede regnskaber tillige med revisionsprotokol foreligger til mødet. I forbindelse med regnskabsafslutningen skal tillige afholdes generalforsamling i Bygningsejerforeningerne, Hulegårdsparken og Søborgparken. 7583 Afdelingsmøder vedrørende tilslutning til fjernvarme E-sag Afdelingsmøder afholdes / er afholdt på følgende datoer: Buddinge Mølle: tirsdag den 23. november 2010 Lyngparken 1: torsdag den 2. december 2010 Lyngparken 2: tirsdag den 7. december 2010 Vadgårdsparkens Ungdomsboliger: onsdag den 8. december 2010 Mølleparken 1: torsdag den 9. december 2010 Mølleparken 2: tirsdag den 14. december 2010 Stengårdsparken: torsdag den 9. december 2010 Tinghøjparken: tirsdag den 14. december 2010 Til efterretning med orientering om at det på samtlige afholdte afdelingsmøder i anførte afdelinger var vedtaget at tilslutte sig fjernvarme, når udbygningen var gennemført. 8
7584 Afdelingsmøder (regnskab) 2010 E-sag Endelig mødeoversigt vedrørende afdelingsmøder i januar 2011 udsendtes til bestyrelsen med dagsordenen. Respektive afdelinger er endvidere tilskrevet om tildeling af mødedatoer i overensstemmelse med de fremsatte ønsker og datomuligheder i forbindelse med ønske om deltagelse fra bestyrelsen og administrationen. 7585 Selskabets beretning 2009/10 E-sag Følgende delafsnit foreligger og udsendes med nærværende dagsorden: * Byggesager * De større renoveringssager * Dispositionsfonden * Energibesparelsesmuligheder Til mødet forelå endvidere delafsnit * Indledning * Lovændringer på stribe vedtægter regnskabsforhold - udlejningsbekendtgørelse * Styringsreformen * Udbygning af fjernvarme * Personaleforhold Til efterretning med aftale om tilbagevenden med eventuelle bemærkninger inden julen herunder med tilbagevenden med bemærkninger til afsnit fremsendt med nærværende referat. 9
7586 Repræsentantskabsmøde den 21. februar 2011 B-sag Forretningsorden for Repræsentantskabsmødet: Forretningsorden for Repræsentantskabsmødet den 21. februar 2010, udarbejdet i overensstemmelse med de nye vedtægter 2010 for selskabet udsendtes med dagsordenen. Forretningsorden dateret 16. december 2010 til brug for Repræsentantskabsmødet 21. februar 2011 godkendtes. 7587 Styringsdialog 2010 E-sag Afholdelse af dialogmøde med Gladsaxe Kommune den 21. januar 2011 afventes. 7588 Kredsudvalget E-sag a. Møder Møde i udvalget den 3. december 2010 blev aflyst på grund af manglende tilslutning. Næste møde i udvalget afholdes efter nærmere aftale. 10
7589 Fritidsudvalget a. Møder og referater E-sag Seneste møde i udvalget har været afholdt den 29. november 2010. Referat herfra udsendtes med dagsordenen. Næste møde i udvalget afholdes 24. januar 2011. 7590 BL- cirkulærer E-sag Ikke udsendt * BL informerer nr. 61 af den 24. november 2010 vedrørende Skatteministeren standser mulighed for at spare moms ved forudbetaling 7591 Eventuelt Ingen sager. 11
7592 Næste møde O-sag Næste ordinære møde afholdes den 27. januar 2011. 7593 Øvrige datoer O-sag * Dato for offentliggørelse af dagsorden (udsendelsesdato) Dagsorden for bestyrelsesmøde den 16. december 2010 er udsendt den 9. december 2010 * Eventuelle bemærkninger til referatet Referat fra bestyrelsesmøde den 16. december 2010 udsendes den 23. december 2010 og eventuelle bemærkninger skal være administrationen i hænde senest den 6. januar 2011. * Offentliggørelse af referat Referatet offentliggøres den 7. januar 2011 Til efterretning med orientering om at referatet udsendes den 21. december 2010. 12
Lukket del 7594 Eventuelle sager til behandling Ingen sager. 13
Igangværende sager status Best. Adm. Afd-best. Repr. GK. Udvalg Afsluttet Pileparken 2 trappetårn x x x Renovering, Pileparken 6/8 x x x Udamortiserede prioriteter x x x Punkthuset 4. og 5. etage x x x Skoleparken 12 familieboliger x x x Helhedsplan x x x x Buddingevej 203/205 x x x 14